Profesionalus biurų kraustymasis mikroautobusais į Vokietiją: kas verta žinoti

Sveiki, ilgai laukiau šios temos, nes kasdien susiduriu su visais įmanomais situacijomis kelyje. Dirbu jau beveik dvidešimt penkerius metus srityje, o profesionalus biurų kraustymasis mikroautobusais į Vokietiją visada yra kažkas ypatingo, nes pats procesas dažnai būna chaotiškas. Dažniausiai žmonės galvoja, kad tiesiog įmeta kompiuterius į keleivinį transportą ir važiuoja, tačiau realybėje viskas yra sudėtingiau ir brangiau. Turbūt ne kartą girdėjote istorijas apie tai, kaip dingsta svarbūs dokumentai ar lūžta monitoriai dėl blogo prifixavimo. Čia svarbus ne tik talpa, bet ir logistikos planavimas, ypač kai kalbame apie ofisų perkėlimą į tolimus užsienio miestus kaip Berlynas arba Hamburgas, kur eismas tiesiog siaubingas.

Pagrindiniai klausimai apie organizavimą

Kiek kainuoja kraustytis?

Profesionalus biurų kraustymasis mikroautobusais į Vokietiją kainuoja labai įvairiai, priklauso nuo tūrio, bet paprastai mažiems biurams tai svyruoja nuo 600 iki 1500 eurų. Prieš metus turėjau užsakymą iš Kauno, kur ten tilpo tik trys stalai ir kompiuteriai, tai tai atsiėjo gana pigiai, jei lyginsime su pilnu vagonu. Verta prisiminti, kad kainą įtakoja ir degalai, kurie Vokietijoje brangesni nei čia, tad neskubėkite tiksliai prognozuoti iš karto.

Ar jūsų įmonė sugeba sutvarkyti visus susijusius dokumentus, reikalingus pervežimui per sieną, ar man reikia viską daryti paties?

Paprastai mes padedame su vadybiniais dokumentais, o biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja tik kelių formų užpildymo, jei nepervežiate draudžiamų daiktų. Esu matęs, kaip klientai pasakoja, kad viską nupirko parduotuvėje, tai važiuoja su sąskaitomis, bet dažniausiai vienas CMR (tarptautinė vežimo sutartis) užtenka. Nebūtinai reikia jums rūpintis visa biurokratija, jei pasirinksite patikimą pervežėją, kuris žino standartus, tačiau dėl VAT pervedimų reikia pasikalbėti su buhalteriu.

Kodėl reikėtų rinktis būtent mikroautobusą?

Mažiems biurams, kuriems nereikia 40 pėdų priekabos, mikroautobusas yra idealus sprendimas dėl manevravimo mieste. Vokietijos miestuose, tokie kaip Fiurtas arba net centriniame Štutgarte, sunkvežimis tiesiog negalės privažiuoti prie pat įėjimo dėl ženklų. Mikroautobusas lengviau įvažiuoja į siauras gatves ir užtikrina, kad krovinys bus pristatytas arčiau durų, be to, biuro inventorius pervežimas tampa daug paprastesnis.

Ar galima sujungti keleivius ir krovinius?

Pagal taisykles neleidžiama vežti keleivių krovininiame automobilyje be tam tikrų leidimų, nors mažiems autobusams taisyklės šiek tiek kitokios. Dažnai žmonės bando sėdi su vairuotoju, kadangi tai jų biuras, bet aš to nedaryčiau dėl draudimo ir galimų baudų kelyje. Geriau susitarti, kad vairuotojas jus pasitinka paskirties vietoje, nors tai kelia nemažai nepatogumų.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Iš Vilniaus į Berlyną važiuojame apie dvylika valandų su poilsiais, bet jeigu eikime į pietus, prie Miuncheno, tai gali užtrukti ilgiau dėl eismo įgulų. Profesionalus biurų kraustymasis mikroautobusais į Vokietiją neapsieina be to, kad vairuotojų poilsis būtų laikomas, tad ne tiksliai skaičiuokite pagal GPS. Kartais užtrunkame dėl statybų prie Lenkijos-Vokietijos sankryžos, kurios ten esti be galo ilgos.

Techniniai dalykai ir krovinys

Kiek dėžių reikia biurui?

Vidutiniškai vienam stalui su priedais reikia penkių ar šešių dėžių, bet tai labai preliminarus skaičius, kuris gali smarkiai keistis. Kartais, žiūrėdamas į biurą, matau, kad tiek daiktų susikaupė, jog net nežinau, kaip tai visą sutalpinti viename reise. Tą kartą, kai vežėme tą archyvą (ten buvo ne pelėsių lentynos, o tik seni dokumentai) iš Vilniaus, dėžių prireiko dvigubai daugiau nei numatėme, nes popieriaus svorio nepagailėjome.

Ar saugu vežti brangią techniką?

Taip, biurų kraustymasis mikroautobusais į Vokietiją dažnai apima ir jautrią techniką, ypač IT sektoriuje, bet reikia ypatingos apsaugos. Prieš porą savaičių turėjau atvejį, kai reikėjo pervežti tris didelius serverius – laikiau juos ant specialių pledų, kad neišslystų posūkiuose. Ypač svarbu užfiksuoti jų būklę prieš pakrovimą, nes jei kas nors nukristų, atsakomybės klausimas gali tapti problemu dėl draudimo limitų.

Ar vežiate augalus į ofisą?

Galime, tiesa, augalų gabenimas gali būti problematiškas dėl karščio ar šalčio automobilyje (t.y. temperatūros svyravimų). Kadažnin vežėme didelę palmę, kurią klientas pirko kaip dovaną naujam biurui Brėmene, ir laimė, kad ji neišdžiūvo viso kelio metu, nes buvo šalta. Rekomenduoju jas gerai užkloti ir nepadėti tiesiai ant saulės langų, jei toks įmanomas pasirinkimas.

Kas daro išpakavimą tame pačiame mieste?

Tai priklauso nuo pasirinkto paketo, bet standartiškai mes padėdame iškrauti dėžes į patalpas, bet ne visada ir suvyniojame šiukšles. Ne visada mūsų vairuotojai turi laiko statyti baldus atgal, jeigu sutartyje to nėra numatyta, tai reikia aiškiai pasakyti. Turiu omenyje, kad reikia aiškiai pasakyti, ką tikisi, prieš važiuojant į Leipcigą, nes vienas klientas nusteiko, kai teko statyti spintas paties be jokios pagalbos.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Negalime, tai yra griežtai draudžiama, jeigu nėra specialių leidimų, kurių gauti yra labai sudėtinga ir brangu. Kartai klientai bando užmesti į dėžes buitines chemijas ar dažus, likusius po remonto, bet tai tiesiog neįmanoma. Vokiečių policija tikrina labai griežtai, ir jei randa kažką panašaus, baudos yra milžiniškos, tad geriau tą daiktą palikti čia.

Ką daryti su šiukšlėmis po išpakavimo?

Atsisakome nešti į sąvartyną tik jei tai sutarta, o kitaip tai yra papildoma paslauga, kurią apmoka klientas pagal laiką. Kai perkėlėme ofisą Hamburge, teko rasti vietą vietiniam sąvartynui, o tai užtruko apie valandą ir sukėlė stresą. Geriau viską susirūpinti iš anksto, kad nereiktų važinėti po miestą ieškant kur išmesti spąstus, kai vairuotojai pavargę.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar reikia mokėti mokesčius už daiktus?

Jei tai tik ofisų perkėlimas ES viduje, tai mokesčių už daiktus nėra, nebent tai yra naujos prekės, kurios yra apmokestinamos. Nors biurų kraustymasis mikroautobusais į Vokietiją ir yra lengvesnis nei iš trečiosios šalies, visada reikia turėti dokumentus, kad neįtiktų muitinėje. Vokiškai muitininkai gali būti labai tikslūs, jei pamatys daug naujos technikos, tad gerai turėti pirkimo sąskaitas.

Ar reikalingi CMR dokumentai?

Be CMR dokumento (tarptautinės krovinių vežimo sutarties) negalima važiuoti per sieną su kroviniu, tai yra pagrindinis taisyklės reikalavimas. Tai pagrindinis dokumentas, kurį užpildo vairuotojas, ir jame įrašoma visa informacija apie siuntą bei jos vertę. Prašau niekada neleisti važiuoti be šio lapo, nes muitinėje gali būti didelių problemų ir ilgų patikrinimų.

Kas dėl draudimo aprėpties?

Kiekvienas biuro inventorius pervežimas yra apdraudžiamas pagal įstatymus, bet suma gali būti ribota iki 8,33 SDR vienam kilogramui, kas dažnai neužtenka. Jei turite brangų serverį, verta jį papildomai apdrausti, o ne tik remtis standartine sutartimi, kuri apsaugo tik minimaliai. Kartais klientai mano, kad visa atsakomybė mūsų, bet tai netiesa, jeigu pridėtas ypatingas brangumas.

Ar reikia vertimų į vokiečių kalbą?

Oficialių vertimų dažniausiai nereikia, jeigu dokumentai yra anglų kalba, kas būna dažniau, bet kalbos barjeras kartais gaišta laiką. Turiu atvejį, kai vokiškai neišmano niekas, ir mes turėjome kvieti vietinį brokerį, kad viską paaiškintų policijai sustojus. Verta pasirūpinti, kad bent vairuotojas žinotų kelias pagrindines frazes, kad nebūtų nereikalingų nesusipratimų.

Smulkmenos ir pasiruošimas

Ar dirbate savaitgaliais ir šventėmis?

Galime ir šeštadienį, bet tada kaina yra šiek tiek aukštesnė, nes vairuotojai turi teisę ilsėtis. Vokietijoje parduotuvės ir biurai dažnai uždaromi anksti penktadieniais, tad kartais tenka pradėti kraustymą anksti ryte arba savaitgalį. Planuokite tai iš anksto, nes paskutinę minutę sunku gauti laisvą automobilį.

Ar reikėtų daryti išankstinį inventoriaus sąrašą?

Be abejo, tai būtų labai protingai, nors dažniausiai klientai turi tik galvoje apytikslį daiktų kiekį. Profesionalus biurų kraustymasis mikroautobusais į Vokietiją yra daug efektyvesnis, kai žinome, ką tiksliai vežame, kad galėtume geriau suplanuoti vietą. Be to, jeigu kažkas dingsta kelyje, sąrašas padeda nustatyti, kas buvo įkrauta.

Kodėl kaina kyla paskutinę minutę?

Dažniausiai dėl to, kad klientai nenurodo, kiek tiksliai yra daiktų, arba pamiršta apie sunkius baldus, kuriuos reikia nešti į trečią aukštą be lifto. Turiu omenyje, kad kai atvykstate į vietą ir mataite 50 dėžių vietoj 10, tai kaina automatiškai keičiasi. Nereikėtų meluoti operatoriui dėl apimties, tada bus ir sąžininga kaina.

Kas jeigu sulūžta kelyne?

Apie tai privaloma pranešti iš karto, kai tik iškraunama, o ne po savaitės, kai jau viskas įrengta. Turiu omenyje, kad jei pasirašysite CMR be pastabų apie pažeidimus, vėliau nebepavyks nieko padaryti pagal draudimą. Kartais klientai randą įbrėžimą po to, kai daiktas jau stovi biure, tai jau ne mūsų kaltė ir prašymai dengti išlaidas atmesti.

Ar galite padėti su baldų surinkimu?

Taip, mūsų komanda gali išardyti ir surinkti biuro baldus, bet tai nėra įtraukta į pradinę kainą ir mokesčiai skaičiuojami atskirai. Kartais klientai mano, kad į kainą įeina viskas, įskaitant kompleksinį montavimą, kuris reikalauja laiko ir specialių įrankių. Jei turite sudėtingų sistemų, reikia tai tiksliai nurodyi užsakyme, kad neiškiltų nesusipratimų paskutinę akimirką.

Kaip apmokėti paslaugas?

Grynaisiais pinigais arba pavedimu, bet rekomenduoju pavedimą, kad būtų įrašas apie mokėjimą. Jeigu mokate didelę sumą grynaisiais, reikia ypatingų dokumentų, kad neįtiktų bankui ar policijai kontroliuojant pinigų plovimą. Dažniausiai sutariame dėl 30 proc. avanso, kad užtikrintume, kad klientas neatsisakys ryte.

Ar galima sekti krovinių padėtį realiu laiku?

Dauguma mūsų automobilių turi GPS stebėjimo sistemas, tačiau kai vairuotojas važiuoja per miškus ar tunelius, signalas gali pradingti. Geriau tiesiog susisiekti su vairuotoju telefonu, jei jums labai rūpi kur jis yra, nes sistemos kartais vėluoja atnaujinti duomenis. Nenuvilikite savęs, stebėdami tašką žemėlapyje, kuris parodo, kad automobilis stovi vietoje, nors jis gali būti pietų pertraukoje.

Ar vežiate sofas iš direktoriaus kabineto?

Taip, bet sofų pervežimas yra vienas sunkiausių dalykų, nes jos labai didelės ir dažnai netelpa į standartinį liftą. Prisimenu vieną situaciją Diuseldorfe, kur teko kelti sofą pro langą, kadangi ji neįėjo į laiptinę, kas kainavo papildomai 2 valandas. Tokiu atveju reikia tiksliai išmatuoti erdves iš anksto, kad nektų galvoti kaip ją pro gabenti.

Kas daryti su pavogta technika?

Jeigu technika buvo pirkta legaliai ir turite dokumentus, tai nėra problema, bet be to gali būti įtarimų ir patikrinimų. Kartais girdi istorijas, kad bando nugabenti tokius daiktus, kurie panašu į vagystes, o mes to nedarysime. Mums tokie dalykai nepriimtini, nenorime turėti problemų su policija už sienos.

Ką daryti su rakteliais nuo biuro?

Raktus reikia perduoti vairuotojui prieš išvykstant, kad jis būtų pasiruošęs atidaryti duris įsilipus. Kadažn klientai bando siųsti raktus paštu, bet tai per rizikinga, jei dings arba vėluos. Geriau susitikti pačiame biure ir paduoti asmeniškai, arba palikti pas saugumo tarnybą.

Išvada

Profesionalus biurų kraustymasis mikroautobusais į Vokietiją nėra taip paprasta kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio, bet su geru planavimu viskas įmanoma be didelių nervingumų. Neskubėkite rinktis pigiausio varianto vien tik dėl kainos, svarbiausia yra krovinio saugumas ir tvarkingi dokumentai, kad neištiktų nereikalingų staigmenų. Patariu visada numatyti lėšas atsarginėms išlaidoms, ypač jei reikės montavimo darbų ar papildomo valymo, tai gali nustebinti net patį patikliausią vadybininką.