Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją: kaip užtikrinti sklandų procesą

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo idiliškų perkėlimų, kurie baigiasi piestu prie Vokietijos ambasados, iki tų, kur virš galvos kyla lėktuvai (o ir vairuotojai). Žmonės visada klausia tas pačias dalis, o aš stengiuosi sakyti tiesą, net jei ji įkandžioja. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją sklandus neįvyksta savaime, jis reikalauja blogo nuojautos ir gero planavimo. Jei manote, kad tiesiog užpildysite kelis dežes ir viskas gerai, greitai nustebsite. Čia ne tik apie tai, kaip pakelti stalą, tai apie tą, kaip nenukristi nuo verslo ritmo.

Kas tikiai reikia žinoti prieš pradedant?

Kada tikrai reikia pradėti ruoštis sklandžiam biuro persikraustymui į Vokietiją?

Ne šiandien ir ne rytoj. Idealus laikas yra mažiausiai mėnuo, geriau du prieš planuojamą datą. Vokietija nėra kaimynas, kurį galima nuvykti su viena kėde ant stogo. Ten reikia planuoti maršrutą, leidimus, o dar blogiau, jei tenka važiuoti per Lenkiją, kur keliai gali būti... na, jūs supratot. Sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją prasideda ne nuo dėžių, o nuo kalendoriaus. Jei laukiat paskutinės minutės, kainos šoks į dangų.

Ar verta taupyti ant dėžių ir pakavimo medžiagos?

Niekada. Serioziai, nenaudokite senų prekybos centrų dėžių, jei jose yra buvę bananai ar kiaušiniai. Vokietijos klientai arba jūsų nauji darbuotojai nenorės matyti smaržančių dėžių. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją reiškia ir tai, kad turite tinkamą įrangą. Geros dėžės, burbuliukai, antklodės – tai pigu lyginant su tais, jei sulūžus jūsų brangiai serveriui (ar bent jau vadovo kėdei).

Ką daryti su dvarais, kuriais nebeina naudotis?

Nevežkite šiukšlių į Vokietiją, muitinė arba naujasis savininkas jums neačiūs. Turime tokią taisyklę – jei daiktas nebuvo naudojamas metus, jis turi eiti arba į šiukšliadėžę, arba dovanų. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris bandė pervežti "istorinį" archyvą, pilną suluošintų popierių. Vairuotojas beveik sustabdė sunkvežimį pakelėje. Taip nelengvai pasiekiame sklandaus biuro persikraustymo į Vokietiją rezultato.

Ar reikia iš anksto sudaryti inventoriaus sąrašą?

Būtina. Be sąrašo tai chaosas. Jums reikia žinot, ką vežiate, ne tik dėl draudimo, bet ir dėl to, kad pristatant viską į naują vietą, žinotumėt, kas dingo (o kažkas visada dingsta). Sąrašas taip pat padeda mums suprasti, kiek mašinų reikia. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją be inventoriaus yra kaip vairuoti automobilį su uždarytais akimis – technikai įmanoma, bet kodėl tai daryti?

Kaip susitvarkyti su įmonės dokumentais?

Dokumentus reikia vežti atskirai, su savimi (jei galima) arba specialiai pažymėtoje, užrakintoje dėžėje. Negalima jų tiesiog įmesti į krūvą su stalais. Vokietijoje duomenų apsauga yra šventa tema. Jei prarastum kokį nors svarbų kontraktą kelyje, sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją pasitarnaus tarsi pranašystė, bet ne tokią, kurią norite.

Ar reikia iš anksto apžiūrėti naujas patalpas Vokietijoje?

Labai rekomenduoju. Ne visada nuotraukos atitinka realybę. Kartais įleidimo angos yra per mažos, arba lifte neįsileis standartinės euro paletės. Vieną kartą teko išmontuoti biuro duris, kad įvežtume didelę conferencijos stalą į pastatą Miunchene. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją gali tapti statybomis, jei nesitiksite.

Pinigai, kainos ir nepagyvenami biudžetai

Nuo ko priklauso kaina?

Nuo visko. Atstumo, svorio, darbo valandų Vokietijoje (ten darbuotojai brangūs!), kuro kainos (kurios dabar aukštos). Negaliu tiesiog pasakyti "tas kainos". Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją kainuoja nuo tūkstančio eurų, bet gali siekti ir dešimtis tūkstančių, jei kalbame apie didelius korporacinius biurus ar serverines.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai įeina pagrindinis, bet jis yra ribotas. Jei turite brangių daiktų, geriau papildomai apsidrausti. Vokietijoje, kažką nuplikšius iš sunkvežimio, reikalavimai gali būti... stiprūs. Nenorite sužinot, kiek kainuoja "Röders" sofa su prastesniu draudimu. Tai dalis sklandžio biuro persikraustymo į Vokietiją užtikrinimo.

Ar moka PVM? (Svarbu Lietuvos ir Vokietijos įmonėms)

Tai priklauso nuo jūsų ir mūsų (pervežėjo) statuso. Jei esate PVM mokėtojai ir turite PVM kodą, dažniausiai taikoma 0% proc. tarptautinio pervežimo tarifas (jei tai nėra prekyba), bet gali būti ir atvirkščiai. Geriau pasitarti su buhalteriu prieš pasirašant sutartį. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti aiškus ir mokesčių atžvilgiu.

Kas yra "valandinis mokestis" Vokietijoje?

Jei mūsų komanda ten praleidžia naktį ar dirba viršvalandžius, tai kainuoja. Vokiečių įstatymai griežti. Negalima privelt vyrų dirbti 12 valandų be poilsio. Jei planuojate iškrovą vakare, pasiruoškite mokėti daugiau. Tai nepakenks sklandžiam biuro persikraustymui į Vokietiją, bet biudžetui gali pavojingai smogti.

Ar galima užsidėti papildomus užduotis vietojje (pvz., suremontuoti stalą)?

Galima, bet tai kainuos. Mūsų vairuotojai – ne staliai. Jie gali atsukti koją, bet jei reikia sujungti sudėtingas IT sistemas, geriau pasikviesti lokalų meistrą iš Vokietijos. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją neužtikrina, kad mums patiks surinkti jūsų IKEA spintą (tiesą sakant, mes jos nekenčiame).

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Persvarstykite, ką tikrai reikia vežti. Galimas dalykas, pigiau nusipirkti naujus stalus Berlyne nei vežti senius iš Vilniaus (ypač dabar, kai kuras brangus). Kartais sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją reiškia palikti senus daiktus šalyje ir pradėti gyvenimą nuo nulio.

Kelionės rūpesčiai: keliai, muitinė ir vairuotojai

Ar reikia eiti per muitinę?

Nors abi šalys yra ES, dar kartą pasitarkite su konsultantu, jei pervežate techniką ar daug daiktų, kurie gali būti laikomi preke (o ne turtu). Aš asmeniškai retai girdžiu apie problemas dėl biuro turtas, bet jei pervežate parduotuvę su prekėmis, tai jau kitas reikalas. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją dažniausiai praeina be sustojimų, bet dokumentai turi būti tvarkingi.

Kiek laiko trunka kelionė?

Priklauso nuo to, kur važiuojame. į Berlyną ar Hamburgą – tai diena, į Miuncheną – ilgiau. Reikia atsižvelgti į poilsio laikus. Negalima tiesiog "nuvažiuoti ir atvažiuoti". Jei reikia sklandaus biuro persikraustymo į Vokietiją, reikia suprasti, kad vairuotojas turi privalomą poilsį po 4,5 valandos vairavimo.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dažniausiai taip, bent pagrindinius žodžius. Bet jie ne vertėjai. Jei turite sudėtingų instrukcijų vietiniam saugikliui (Hausmeister), geriau turėkite kontaktinį asmeną Vokietijoje, kuris kalba vokiškai. Niekada nežinai, kur kils nesusipratimas. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją neapsiriboja vairavimu, komunikacija taip pat svarbu.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Turime techninę pagalbą, bet jei lūžta prieš pat Frankfurtą, gali užtrukti. Tuo atveju sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją tampa labai nestabilus. Visada turiu Planą B – ar tai pagalbinis automobilis, arba skubus pervežimas kitu būdu (pavyzdžiui, jei labai svarbių dokumentų dėžė).

Ar galima sekti krovinių judėjimą?

Taip, šiandien tai standartas. Mes siunčiame GPS nuorodą. Bet nenuokite vairuotoją kas valandą, kai jis yra prie Kauno ir turi dar 800 km iki tikslo. Jis turi vairuoti saugiai.

Ar saugu važiuoti per Lenkiją? (pvz., jei važiuojame link pietų)

Keliai gerėja, bet vis dar yra vietų, kur reikia būti atsargiam. Ir ne tik dėl kelių, bet ir dėl "gebležių" (aš taip vadinu pavogtus krovinius). Stengiamės važiuoti saugiais maršrutais, bet kai kurie klientai visgi prašo nevažiuoti tam tikromis trasomis. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją reiškia ir maršruto planavimą su saugumo galva.

Vokietijos specifika: vietiniai niusansai

Ką daryti su biuro šiukšlėmis Vokietijoje?

Jei nuspręsite išmesti senius spintas ar stalus tiesiai ant gatvės Miunchene, gausite didelę baudą. Vokietijoje atliekų tvarkymas yra ritualas. Reikia išsiregistruoti juos išvežti (Sperrmüll). Sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją baigiasi tik tada, kai po jūsų nelieka jokių rūpesčių, įskaitant šiukšles.

Kaip elgtis su namų savininku (Hausmeister)?

Jis yra čia paties žmogus. Nuo jo priklauso, ar gausite vietą parkui sunkvežimiui. Geriau jį paprašyti (ir šiek tiek "pagirdyti" arba padovanoti kažką iš Lietuvos), nei pyktis. Hausmeisteris gali sukelti tiek problemų, kad profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją virs košmaru.

Ar reikia rezervuoti vietą parkui (Ladezone)?

Absoliučiai taip. Vokietijos miestuose vietos sunkvežimiams yra brangios ir retos. Jei užsuksite be leidimo, gausite baudą, o mašina gali būti tempta. Tai viena brangiausių klaidų, kurią padaro naujokai.

Ką daryti su IT įranga?

Ji yra jautri. Serverius reikia išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištraukti kištuką. Ir pervežti juos reikia stabilioje temperatūroje. Žiemą, kai -20 laipsnių Lietuvoje, o Vokietijoje +5, kondensatas gali sugadinti diskus. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją turi apimti ir šiuos niuansus.

Ar galima dirbti savaitgalį Vokietijoje?

Priklauso nuo pastato taisyklių. Kai kuriose verslo centruose savaitgaliai draudžiami triukšmingi darbai (tame tarpe krova). Reikia gauti leidimą iš administracijos. Nenuokite ten ir rinkit didelius triukšmą, kaimynai skambins policiją.

Kaip su el. energijos ir interneto prijungimu?

Tai jūsų (arba jūsų Vokietijos partnerio) darbas. Mes tik atvežiame daiktus. Jei nėra šviesos ar internero, mūsų vyrai negalės surinkti kompiuterių. Užtikrinkite tai iš anksto, jei norite, kad sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją baigtųsi darbo pradžia tą pačią dieną.

Problemos, iššūkiai ir kas blogiau gali nutikti

Kas daryti, jei dingsta dėžė?

Tai nutinka. Retai, bet nutinka. Todėl svarbus sąrašas. Jei dingo dėžė su popieriais, tai bėda. Jei su kėdėmis – tai nusivylimas. Visada turiame atsarginį draudimą, bet emocijų neatgainsite. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją apima ir rizikos valdymą.

Ar įmanoma perkraustyti biuro, kai darbuotojai dar dirba?

Įmanoma, bet tai kaip šokis su ašaromis. Reikia padalinti biuro pusę ar dirbti naktį. Naktinis darbas Vokietijoje yra brangus. Jei norite taupyti, reikia sutarti su darbuotojais, kad dirbtų iš namų tą dieną. Sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją ir efektyvus darbas retai einasi vienoje linijoje.

Kas nutinka, jei klientas Vokietijoje nepasirodo?

Tai buvo viena keisčiausių situacijų. Atvažiavome, raktų nėra, telefono neatsiliepia. Teko laukti gatvėje 4 valandas. Ir tai mums dar mokėjo už laukimą, bet nervų praradome daug. Visada susitarkite dėl kontakto asmens, kuris bus vietoje 100%.

Ar dažnai gadinate daiktus?

Nėra taip dažnai, kaip galvojate, bet įvyksta. Nutrenkėme kampą į liftą viename Berlyno pastate. Teko mokėt už lifto remontą. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją neapsauga nuo visiško atsitiktinumo. Mes tik žmonės (kartais pavargę).

Kaip elgtis su labai jautriais daiktais (menas, safas)?

Safus reikia ištuštinti prieš vežant (arba bent uždaryti kodą, kad neužraktotų viduje). Meno kūrinius reikia specialių dėžių. Nenaudosime paprastos dėžės nuo bulvių brangiam paveikslui. Tai reikalauja ypatingo dėmesio.

Ką daryti, jei Vokietijos klientas nusprendžia, kad daiktų per daug?

Tai problema, nes mūsų mašinos užpildytos. Mes negalime tiesiog "palikti" dėžių Vokietijos gatvėje. Reikia arba susitarti dėl papildomo pervežimo (už papildomą mokestį), arba grąžinti atgal (kas labai brangu). Geriau iš anksto tiksliai susiskaičiuoti tūrį.

Ar tikrai verta kviesti profesionalus, o ne daryti paties?

Galite nuvežti savo automobiliu, jei tai tik kelios dėžės su dokumentais. Bet jei kalbame apie visą biurą... geriau nemėginti. Vienas mano klientas bandė taip padaryti su nuoma automobiliu, pabaigė ligoninėje su nugaros skausmais (o ir automobilis buvo perkrautas). Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją yra investicija į jūsų sveikatą ir nervus.

Ar turite atsakymą į visus klausimus?

Manau, kad dauguma klausimų išspresti, bet kaskart atsija kažkas naujo. Vokietija yra nuostali šalis, bet kelių eismo taisyklės ar pastatų reguliacijos kartais keičiasi (arba aš tiesiog kažką pamirštu). Svarbiausia yra bendravimas ir kantrybė.

Išvada

Galiausiai, visa šia šou apie tai, kaip viskas vyksta. Profesionalus biuro persikraustymas į Vokietiją sklandus įmanomas tik tada, kai nedarote prielaidų ir pasitikiite patyrusiais žmonėmis. Niekas nesako, kad nebus nervingų momentų ar vėlavimų, bet su gera komanda visa tai tampa tik epizodu jūsų verslo istorijoje, o ne tragedija. Planuokite iš anksto, nedarykite savo galvos skausmo, o jei abejojate – tiesiog paskambinkite ir paklauskite, mes nesąmonių neišgalvojam (net jei kartais pasakoju istorijas, kurios skamba kaip išgalvotos).