Pristatymo terminai ir biuro kraustymosi eiga į Vokietiją: kas vyksta iš tikrųjų

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje virš dvidešimt metų ir per šį laiką mačiau viską – nuo prarastų konteinerų iki užšalusius vairuotojų kabinose. Biuro kraustymasis į Vokietiją atrodo paprasta: užkraunai, važiuoji, iškraunai. Bet realybėje tai chaosas, kurį suvaldyti gali tik tas, kas žino, kur užeiti už akių vokiškai sistemai. Vokietijos logistika – tai ne tik greiti autostradai, tai ir griežti taisyklės, kurios gali sutrukdyti pristatymą dienoms, o kartais ir savaitėms. Kalbėsime ne iš vadovėlių, o iš to, kas nutinka kelyje ir kaip išvengti tų situationų, kai nori viską mesti.

Baziniai klausimai apie laiką ir maršrutus

Kiek trunka standartinis biuro kraustymasis į Vokietiją?

Tai klausimas, kurį girdžiu kiekvieną kartą, ir atsakymas visada nėra vienas. Jei važiuojate į Berlyną arba Hamburgą ir turite paruoštus dokumentus, tai fiziškai kelyje praleisite apie 12–15 valandų taip sakykant vieną kryptį. Tačciau reikia prisiminti, tai ne lenktynės. Permainos vairuotojui būtinos, o kartais stovėjimas ties pasienio punktu Kalvarijoje gali užtrukti ilgiau negu pati važiavimo dalis. Geriausia planuoti, kad pristatymas įvyks per vieną darbo dieną, jei važiuojame ryte, tačiau nustotiems terminams visada tinka dviejų dienų laisva intervalas, kad nešoktume iš opos.

Ar skubus pervežimas į Miuncheną įmanomas?

Įmanomas, bet tai kainuoja nervus ir pinigus. Viena kartą teko vežti serverius į Miuncheną, kur klientas primygtinai reikalavo, kad visa įranga būtų vietoje iki ryto, nors sutartis pasirašyta tik vakare. Teko naudoti du vairuotojus vienam automobiliui ir važiuoti be sustojimų. Jei jums reikia tokio "skubos režimo", pasidarykite sąskaitą už dvigubą krovos darbą naktį. Vokiškai įmonės neleidžia degti šviesų naktį sandėliuose be ypatingo leidimo, todėl tenka čiuožti per raudonus šviesoforus, kad spėtų iki 22 valandos.

Kas daro įtaką pristatymo terminams dažniausiai?

Dauguma klientų kaltina vairuotojus, tačiau dažniausia problema yra pačių klientų neorganizuotumas. Pristatymą gali uždelsti neteisingai surašyta EX1 deklaracija (eksporto), kuri užstrigga muitinėje, arba nesutvarkyti prieškroviai darbai. Vokietijoje, pavyzdžiui, Frankfurte ar Diuseldorfe, sandėliai dirba pagal griežtą grafiką – pavėlavai penkias minutes, reiškia, nepriims šiandien. Taip pat orai žiemoje – jei kelyje į Leipcigą užsnigs greitkelis, viskas sustoja, nes vokiečiai niekaip nenori stumti tiek sunkvežimių po sniegu.

Kas nutinka, jei furgonas sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Prieš metus keliuose ties Štetinu mums sprogo variklis, o kėbule buvo jautrios optinės laidų sistemos naujam biurui. Tokiu atveju veikia pagalbiniai automobiliai – krovininės techninės pagalbos. Vokietijoje tai veikia efektyviau nei Lietuvoje, bet reikės laukti 3–4 valandas bent jau. Paprastai siuntlų pervežimo apdraudimas (jei jis yra padarytas teisingai) turi padengti ir šią laiko nuostolį bent jau dalinai, tačiau reikia nedelsiant skambinti brokeriui, kad jis praneštų gavėjui apie vėlavimą.

Ar sunkvežimiai turi apribojimų važiavimui miestuose?

Žinoma, ir per dideli. Į Vokietijos miesto centrus, pvz., į senamiestį Kelne arba netgi į dalį Berlyno, sunkvežimiai negali važiuoti be specialaus leidimo. Prieš planuodami biuro kraustymosi į Vokietiją procesą, turime tiksliai žinoti adreso zona – užtenka vienos klaidos ir automobilį gali uždėti ant ratų pareigūnai. Vien klientas norėjo vežti baldus tiesiai į "Mitte" rajoną be leidimo, teko ilgai aiškintis su vietine policija ir mokėt baudą. Geriau išsikrauti apylinkių terminale ir vežti mažesniais automobiliais.

Vasarą ar žiemą dažniau užtrunka?

Stabiliau būna žiemą, jei nėra didelių stipriųjų atšiaurių vėjų, o vasarą yra daugiau nelaimingų atsitikimų dėl didesnio eismo intensyvumo. Dar vienas dalykas – statybos sezono. Vokietijoje visur kažkas kasama, taisoma, ir uždarojamos juostos autostradose, ypač link Miuncheno arba Štutgarto. Gali tekti sūkuriuoti 50 kilometrų aplinkkeliais, kurie būna įtempti. Geriau daryti atsargą laiko vasarą, kai visi važiuoja atostogauti.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra?

Jei turite PVM mokėtojo kodą ir viskas tvarkinga, tai 15 minučių reikalas. Jeigu ne, tai gali trukti iki dviejų dienų. ES viduje technikai muitinės nebėra, bet yra išvykimo procedūros, kurias reikia atlikti Lietuvoje arba paskutinėje ES šalyje. Pavogti ar prarasti dokumentus – tai mirtinas nuodėmė terminams. Geriausiai, kai brokeris viską padaro elektroniniu būdu iš anksto, mums užtenka tik parodyti kodą vairuotojui.

Kainos biudžetas ir paslėpti mokesčiai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro kraustymasis į Vokietiją?

Kaina svyruoja labai stipriai priklausomai nuo to, kiek daiktų turite ir kur tiksliai važiuojame. Jei kalbame apie standartinį LTL (dalinę krovą), panašaus į tai, ką važiavo į Niurnbergą, tai koks 1500–2000 eurų už maždaug 2 tonų krovinią gali būti realus. Bet tai be pakavimo, be liftų ir be visų tų "gerų norų", kuriuos klientai pasako, bet įrašo į papildomus punktus. Kaina visada priklauso nuo degalų, todėl užsakyti bilietą iš anksto galima tik savaitei iš anksto.

Ar brangiau į Rytų ar Vakarų Vokietiją?

Į Vakarus dažniausiai brangiau, nes ten yra didesnis paklausa ir yra brangiau darbo jėga sandėliuose. Vežimas į Miuncheną arba Frankfurą kainos prasideda aukščiau negu į Leipcigą ar Dresdeną. Taip pat, jei reikia užlipti į kalnus (pvz., netoli Miuncheno, link Alpių tai jau nebe mūsų marsrutas), tai kaina gali šokti dėl papildomo kuro sąnaudų. Darbas vakarinėmis valandomis Vokietijoje taip pat įkainojamas labai drąsu pinigais.

Kas yra "Standby" mokestis ir kodėl jis atsiranda?

Tai mokestis, kurį moka klientas, jei vairuotojas turi laukti, nes reikia iš anksto nepranešto iškrovimo. Vokiški logistikos centrai labai nemėgsta, kai sunkvežimiai atvažiuoja be rezervacijos. Vieną kartą teko laukti prie Hamburgo sandėlio beveik 5 valandas, nes klientas pamiršo perspėti, kad krovinys važiuoja. Laukimas kainuoja apie 50–60 eurų per valandą, kartais ir daugiau, priklausomai nuo tarpininko. Verta turėti gerus ryšius su tuo gavėju.

Ar kainuoja daugiau, jei reikalingas liftas?

Tiesiogiai per mus ne, tačiau tarpininkai už tai ima savus "mokesčius". Jei įranga yra labai sunki, pvz., didelis serverinis spinta, ir nėra įrengto lifto biure, reikia samdyti autokraną arba suvirinimo komplektą (kai laikinai išardinamas langas). Tai gali kainuoti nuo 300 iki 1000 eurų vieną kartą. Dėl to vis kartu su klientu einame į vietą iržiūrime, kaip kas bus iškelta, kad nebetų pinigų vėliau.

Kas daryti, jei kaina viršija biudžetą?

Tada tenka mažinti kiekį arba kepti laiką. Jeigu jums reikia biuro kraustymosi į Vokietiją pigiai, važiuokite keliomis dalimis su kitais kroviniais (kolektyvinės siuntos). Tačiau rizikuojate, kad jūsų stalai keliaus po Vokietiją savaitę, nes vairuotojas sustojs penkiuose sandėliuose. Biudžetą geriau taupyti ant plano, o ne ant krovinių saugumo. Blogiausias jausmas – kai klientas sau sako, kad įmonėms "užtrunka", o paskui verkia dėl sulaužytos kėdės.

Ar galima apmokėti atvykus į vietą?

Teoriškai taip, praktiškai – nerekomenduočiau. Vokiški vairuotojai dažnai nemoka lietuviškai ar angliškai, o pinigų grynaisiais jie neima pagal savo vidaus taisykles. Viskas turi būti apmokėta banku iki išvykimo arba perleidus grynaisius vairuotojui prieš išvykimą (jei jis sutinka). Jei sumokėsite ne iš karto krovinys nebuva išleidžiamas, jis tiesiog stovi ir laukia mokėjimo, o dienos kainuoja brangiai.

Dokumentai ir juridiniai niuansai

Kokius dokumentus būtina tur�ti?

Baziniai dalykai – krovinio sąrašas (packing list), sutartis ir CMR konosamentas. Be CMR (tarptautinio vežimo sąvados) vos nelegalu judėti beveik visur. Taip pat reikalingas eksporto deklaracijos numeris (jei reikia). Vokietijoje pasikeitusiais poreikalais gali reikėti ir papildomų leidimų, jei vežate elektroninius atliekas arba pavojingas medžiagas. Visus dokumentus geriau turėti anglų ir vokiškai kalbomis, kad muitininkas nesusirauktų ant kaktos.

Kas yra Intrastat ir ar jis reikalingas?

Jūsų įmonėje, kurios apyvarta viršija tam tikrą ribą (tai nėra mūsų domena, pasitarkite su buhalteriu), Intrastat deklaracija yra būtina statistikai. Tai ne mūsų problema, tai jūsų problemos dalykas, mes tiesiog perduodame duomenis. Kai kurie klientai painioja šį terminą su EX1, tai skirtingi dalykai. Intrastat – tai tik statistinė deklaracija šalių viduje, nedaro įtakos paties krovinio judėjimui, bet baudos už nepadarymą ne menkos.

Ar reikia vertimo dokumentų į vokiečių kalbą?

Ne visada, bet labai rekomenduojama. Muitinėje arba policijai sustabdžius gali sumaišyti biuro techniką su kažkuo kitu. Tarkime, "Server" lietuviškai ir vokiškai panašiai, bet dėžių su "atliekomis" aprašymai gali sukelti didelių problemų. Prieš metus vienas klientas vežė dalį biuro inventoriaus su angliškais aprašymais, vokiečiai bandė priskaityti kaip importą iš trečiosios šalies, ir teko ilgai aiškintis. Vertimas kainuoja nedaug, bet taupo nervus.

Kas nutinka su prarastu CMR konosamentu?

Tai didelė bėda. Be originalaus konosamento krovinys gali būti išleidžiamas tik su banko garantija arba draudiko pažadu, kad atsakys, jei atsiras savininkas. Tai užlaiko visą procesą. Biuro kraustymosi į Vokietiją metu būna, kad vairuotojas pamesta popierių užkandžiant. Tada reikia rašyti pareiškimus dėl praradimo, laukti patvirtinimo. Geriau padaryti kelis originalų ir po vieną duoti vairuotojui, kitus išsiųsti el. paštu gavėjui, jei įvyksta nesklandumų.

Ar sunki technika reikalauja specifinių leidimų?

Kai kurie dideli serveriai ar mažos gamybos linijos gali reikalingi specialių leidimų, ypač jei keliuose sudaro "nepaprastąjį krovinį". (čia aš nežinau tiksliai ar tuomet reikalingas palydovas, bet manau, kad taip geriau pasirūpinti iš anksto). Jei krovinis yra platesnis nei 2,5 metro arba aukštesnis nei 4 metrai, be valstybės leidimo neprašversit. Reikia kreiptis į "Road Information" tarnybą abiejose šalyse (Lietuvoje ir Vokietijoje).

Kas darytu, jei gavėjas atsisako priimti krovinį?

Tai vyksta, jei dokumentai netinka arba krovinys pažeistas. Tada mums tenka vežti jį atgal į sandėlį Lietuvoje arba laikyti jį Vokietijoje mūsų sąskaita. Laikymas Vokietijoje (demurrage) kainuoja labai brangiai – kažkur po 150 eurų per dieną prasideda. Todėl prieš išvykstant darome vizualinę krovinio apžiūrą, kad gavėjas negalėtų sakyti, kad spinta buvo laužta iš pradžių. Nuotraukos – mūsų geriausi draugai.

Praktiniai patarimai ir įrangos tvarkymas

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius ir IT įrangą?

Niekada nekelkite jų paprastomis dėžėmis, jei nenorite, kad priartus į vietą matytumėti stiklo laužą. Reikia specialių antistatinių dėžių putas ir užpildų. IT įranga yra jautri ir vibracijai. Prieš savaitę vežėme biurą į Štutgartą ir vienas monitorius atėjo su sutryptu pikseliu, nes buvo padėtas ant kieto grindinio furgono gale. Dabar visada užsakome įrangą tvirtomis juostomis ant sienelių.

Ar galima vežti asmeninius daiktus drauge su verslo kroviniais?

Formaliai ne, tai gali būti įvardyta kaip kontrabanda arba nelegalis prekybos paslėpimas. Muitinėje gali įtarti, kad jūs parduodate asmeninias daiktas be PVM. Jei darbuotojas nori pasivežti savo dviratį arba kuprinę, tai turi būti aiškiai pažymėta sąraše kaip "asmeninis turtas, be komercinės vertės". Geriau to nedaryti iš viso, kad neblaškytų pervežėjo dėmesio.

Kaip susitvarkyti su baldais ir spintomis?

Baldą reikia išardyti. Niekas nepriims didelės križminės spintos surinktos formoje, nebent ji yra labai maža. Išardymas ir surinkimas vietoje – tai papildomos paslaugos, kurias reikia užsakyti iš anksto. Vokiški montuotojai dirba tiksliai pagai valandas, jei jie turi laukti, kol mūsų vyras išardys spintą, pinigiai degina. Vieną kartą teko išardyti tiesiog gatvėje prieš įvažiavimą į "Tiergarten" zoną, nes nebuvo kur užsukti.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis ofise?

Ofisuose dažnai būna valymo priemonių, buitinės chemijos ar spausdintuvų toneriai. Tai yra pavojingos kategorijos 3 arba 9 (ADR). Neleidžiama juos tiesiog padėti į furgoną be specialių ženklų. Reikia deklaruoti "limited quantities" (ribotus kiekius), jei jų nedaug, bet vis tiek reikia ADR sertifikato vairuotojui. Nekenčia, kai klientai sako "o tai tik keletas purškiklių" – už tai gali konfiskuoti visą mašiną.

Ar reikia sudaryti draudimo polisą?

Būtinai. Standartinis draudimas dažnai dengia tik 10 eurų už kilogramą, tai reiškia, jei prarasite vertingą serverį, kuris sveria 20 kg, gausite tik 200 eurų. Reikia tikslinio (All Risk) draudimo. Biuro kraustymosi į Vokietiją metu su technika draudimas yra privalomas, nes rizika aukšta. Vienas klientas taupojo ant draudimo, o vairuotojui užsukus ant šalinuko ant žemės nukrito kaina brangi spausdintuvo galvutė ir ant kelių tūkstančių eurų nuostolio.

Kokias problems sukelia blogai pažymėtos dėžės?

Jei dėžėje parašyta "Knygos", o viduje yra metalinės lentos, tai sukels neapykantą ir įtarimų. Vokiški sandėlininkai gali atsisakyti priimti tokį krovinį be peržiūros. Be to, jei padaužsite dalykus, kurie buvo pažymėti kaip "lengvi", draudikas nemokės. Etiketės turi atitikti realybę, geriausiai naudoti skaitmeninius kodus, kad vairuotojas žinotų dėl eigos, kur ką padėti.

Ką daryti, jei kažkas negerai (rizikos valdymas)

Kas nutinka, jei vairuotojas sulaikomas policijos?

Vokietijoje policija dažnai tikrina darbo laiko (tachografus). Jei randa pažeidimų, sustabdo mašiną ir kaltoja vairuotoją. Tada krovinis nebevažiuoja. Mes tokiais atvejais turime atsarginį vairuotojų tinklą, tačiau tai užtrunka. Klientui svarbiau žinoti, kad mes apie tai pranešame iš karto. Nekalbėkime apie tai, kad vairuotojai dažnai bando sukti tachografą – tai ne mūsų problema (nors žinoma, kad vyksta), mes atsiskaitome tik už teisėtus vežimus.

Kaip elgtis su sugadinta įranga vietos vietoje?

Pirmiausia – nenuimkite fotofiksaciją. Nuotraukos turi rodyti pažeidimus ir pakuotę. Tuomet skambinkite mums, o mes skambinsime draudikui. Negalima pradėti taisyti ar montuoti, kol draudikas neleidžia. Vokiški įmonių vadovai mėgsta viską iškart montuoti, kad vežtų, bet tai gali paversti garantiją negaliojančia. Vienas kartą klientas Montenegroje (o ne Vokietijoje, bet pavyzdys panašus) taisėspatį dėlę ir neteko 5000 eurų kompensacijos.

Ar galima kreiptis į teismą dėl vėlavimo?

Galite, bet beveik niekada nelaimite jei sutartyje nėra fiksuotų baudų (penalty clauses). Logistikoje visada yra "force majeure" – oro sąlygos, eismo įvykiai, muitinė. Teisiniai ginčai trunka mėnesius, o jums reikia dirbti. Geriau sutarti dėl sąlyginio atlyginimo už vėlavimą jau sutartyje, nors dauguma pervežėjų to labai atsilaiko. Su vokiečiais įprasta būti labai preciziškomis sutartyse.

Ką daryti, jei dingsta krovinio dalis?

Tai retas atvejis, nutinka tik tada, kai krovinys gabenamas kolektyviai (su kitų klientų daiktais). Tada reikia ieškoti terminaluose. Vokietijoje terminalai dideli ir chaotiški, dėbės gali nukristi į "lost & found" skyrių. Mums taip nutiko su dviem kėdėmis – jos tykojo Hambrunge porą savaičių. Reikia turėti inventoriaus numerius ant kiekvieno daikto, ne tik ant dėžės.

Kaip išvengti sukčių tarpininkų?

Yra daug "fantominių" firmų, kurios siūlo neįtikėtinai mažas kainas, po to ims iš jūsų pinigus už "užlaikymą" ar neegzistuojančias rinkliavas. Patikrinkite, ar pervežėjas turi licenciją. Mums dvidešimt metų rinkoje, mūsų reputacija mums neleidžia sukčiuoti. Nesenai girdėjau, kaip viena įmonė į Vilniaus pasieniečius nuvežė krovinį, o tarpininkas dingsuot su avansu. Pasitikėkite patikimais žmonėmis, o ne "Google" pirmu puslapyje.

Ar verta vienam vadovauti visam procesui?

Jei esate didelė įmonė, turite logistikos vadovą – jo darbas. Jei maža, geriau patikėti profesionalioms kompanijoms "pagrindinis raktas" (turnkey solution) paketu. Bandyti koordinuoti vairuotoją Lietuvoje, sandėlininką Frankfurte ir darbuotojų laiką – tai kelias širdies priepuolių. Biuro kraustymosi į Vokietiją metu geriau būti šalies stebėtoju, o neišprotėjusiu koordinatoriumi.

Galiausiai, jei ruošiatės judėti, pasirūpinkite dėžėmis ir laiku. Nieko neįvyks per naktį. Nepykite ant vairuotojų, jei jie pavargę – jie taip pat žmonės, ir jų darbas yra sunkus. Sėkmės kelyje.