Planuotas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pakavimo priemonėmis: Praktinis vadovas vadovams

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, ir jei kažką galiu pasakyti tikrai, tai tai, kad planuotas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pakavimo priemonėmis visada sukelia daugiau streso nei tikisi vadovai. Viskas atrodo paprasta popieriuose: pakuok, uždek, vežk. Bet realybė? Ten, pvz., Miunchene esantis klientas paskutinę minutę prisimena, kad turi du didžiulius serverius, kurie netilpti į liftą. Tada prasideda naktinės pamainos ir papildomi mokesčiai už kraną. Aš jau mačiau viską – nuo pažymėtų dėžių iki to, kai vokiečiai uždaro sandėlius ir nepaleidžia mūsų vairuotojo įterpti paskutinės kėdės. Todėl reikia žinoti, į ką įsileisti, kad nebūtų nemalonumų.

Pagrindiniai pasiruošimo klausimai

Kada pradėti planuoti?

Pradėkite bent prieš du mėnesius. Vėliau bus per vėlu, ypač jei planuojate planuotas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pakavimo priemonėmis intensyviuoju sezono metu. Tada sunkvežimių trūksta, o kainos šoka į dangų. Geriau susitarti su vadybininku iš karto, kai tik pasirašomas nuomos pabaigos aktas.

Ar reikia vizito vietovėje?

Tikrai taip. Negaliu tiksliai įsivaizduoti, kaip aš galiu pasakyti kainą, jei nematau, ar išvis įvažiuos sunkvežimis į kiemą. Prieš metus turėjau atvejį Frankfurte, kur gyvenamųjų namų komplekso apsauga neleido įvažiuoti mažiau nei 7,5 tonos sunkvežimiui. Teko visas dėžes perkrauti į mažesnį „Volkswagen“ Crafterą – tai užtruko visą dieną.

Kas, jei biuras šeštame aukšte be lifto?

Tuomet reikės keltuvo. Nerekomenduoju taupyti čia, nes vairuotojai fiziškai nekelia sofos per penkis aukštus – jiems tiesiog neatsimoka mokėti už nugaros gydytoją. Be to, jei reikės planuotas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pakavimo priemonėmis organizuoti su uždaromis patalpom, vėlgi, keltuvas būtinas.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spausdintuvų kasetes, balas, chemikalus reikia deklaruoti. Negalima tiesiog numesti į dėžę su popieriumi. Vairuotojai, matęs nutekėjimą, gali atsisakyti vežti visą krovinį, nes gąsdina muitinė ir baudos. Užsidėkite tai į atskirą, gerai uždarytą dėžę.

Ar galima keltis šeštadienį?

Galima, bet už tai reikia sumokėti papildomai. Vokiečiai labai mėgsta savo poilsį, o vairuotojų darbo laiko apskaita yra griežta. Jei norite atvykti į Berlyną savaitgalį, užsidėkite prie 20-30 proc. prie kainos.

Pakavimo medžiagos ir proceso ypatumai

Kur gauti dėžes?

Geriau, kad jas pateiktų pervežėjas. Tada jų tikimai bus pakankamai ir jos bus tvirtos. Mažmeninėse parduotuvėse parduodamos dėžės dažnai būna per silpnos knygoms, neleižusiosems. O planuotas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pakavimo priemonėmis reikalauja, kad dėžės išlaikytų 20-30 kg svorį.

Ką daryti su taurėmis ir stiklu?

Vėlgi, reikia specialių dėžių su skyrieliais. Nenaudokite naujienraščių – jie palieka dėmes ir neapsaugo nuo smūgių. Geriau investuoti į burbuliukų plėvelę, kurią galima panaudoti tiek kompiuteriams, tiek porcelianui. Pats mačiau, kaip vienas klientas išsiuntė brangų servizą į dėžę be vidinio užpildo, ir... va, viskas buvo susmulkinęs į griovelius.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalai, lentynos, seifai turi būti išardomi. Jei paliksite surinktą didelį vitriną su stiklu, tikimybė, kad jis susilaužyja per vibraciją kelyje nuo Hamburgo iki Vilniaus, yra 90 proc. Mūsų komanda tai daro, bet tai užtrunka laiko, taigi apie tai praneškite iš anksto.

Kaip žymėti dėžes?

Nerašykite tik „Biuro reikmenys“. Parašykite kambario numerį ir, svarbiausia, kur ši dėžė turi patekti naujoje vietoje. Paskui vairuotojai (jie nebuvo čia anksčiau) stovės koridoriuje ir klaus: „Šita kur?“. O jei dar ir planuotas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pakavimo priemonėmis vyksta dideliame biure, chaosas užtikrintas.

Kas dėl kompiuterių ir serverių?

Jei įmonė turi didelį serverinį, reikia kvieti IT specialistą išmontuoti ir pakuoti. Mes neesame IT inžinieriai, ir jei mes išjungsime mygtuką, o vėliau nepasileis – mes neatsakome. Atsakingai (geriau sakant – protingai) padarysite, jei IT įranga bus supakuota į originalias dėžes.

Transporto logistika ir maršrutai

Kiek užtrunka kelionė iš Berlyno?

Pats važiavimas truko apie 12-14 valandų, bet su ikrovimu ir iškrovimu tai visas diena ar dvi. Priklauso nuo to, ar vairuotojas turi poilsio laiką. Negalima važiuoti 20 valandų iš eilės – tai nelegalu ir pavojinga. Taigi, neskubėkite skambinti kas valandą.

Kokį sunkvežimį reikia?

Jei daugiau nei 10 europaletinių vienetų (EPV), tai reikės vilkiko. Mažiau – tilps ir į 3,5 tonos sunkvežimį su kėbulu. Bet nepamirškite, kad 3,5 tonos sunkvežimis turi mažiau vietos aukštyje. Jei turite ilgas lentynas, gali netilpti.

Ar saugu per žiemos kelią?

Vokiškai keliai dažniausiai valomi puikiai, bet Lenkijoje ar Lietuvoje gali būti slidu. Vairuotojai turi grandines, bet jei orai siaubia, gali tekti stovėti. Todėl planuotas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pakavimo priemonėmis žiemos sezono metu turi turėti laiko rezervą – pridėkite dieną prie termino.

Ką daryti, jei vairuotojas pavėluoja?

Patikrinkite, kur jis yra. Kartais jis tiesiog užstrigo spūstyje prie Kelno arba sugedo technika. Esu matęs, kaip dėl padangos plyšimo vėluojama 4 valandas. Tai ne mūsų kaltė, bet mes padėsime suorganizuoti iškrovą, kai tik atvyks. Nervinkitės šiek tiek vėliau.

Ar galima susitvarkyti LTL transportu?

Jei turite tik keletą dėžių ir kelias kėdes, galima. Bet planuotas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pakavimo priemonėmis kaip LTL (dalinė krovinio vežimo) gali būti rizikingas dėl pakrovimo/iškrovimo perkelimo sandėliuose. Gali dingo smulkmenos arba susidaužyti, jei dėžės bus pastatytos ant viršaus sunkių detalių. Geriau imti dalinį sunkvežimį, bet ne bendrą krovinį.

Kainodara ir biudžetas

Kiek kainuoja vienas kubinis metras?

Kainos svyruoja, bet paprastai tai nuo 80 iki 120 eurų už kubinį metrą, priklausomai nuo atstumo. Jei keliate iš Miuncheno (kur toli), bus brangiau nei iš Miunsterio. Taip pat įtakos turi pirmas ir paskutinis aukštas – ar reikia keltuvo.

Kas įeina į kainą?

Į standartinę kainą įeina transportas, vairuotojo darbas, pakavimo medžiagos (jei sutarta), o ir draudimas. Bet čia gudruoti nereikia – visada klauskite, ar įskaičiuota iškrova antrame gale. Kartais planuotas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pakavimo priemonėmis pasiūlyme atrodo pigus, bet paskui pridedami „stovėjimo“ mokesčiai.

Ar galima mokėti paskui?

Didelėms, patikimoms firmoms – galima susitarti dėl atidėto mokėjimo (pvz., 14 dienų). Bet jei tai pirmas kartas ir reikalinga išankstinine apmoka, tai dažnas dalykas. Mes reikalaujame 50 proc. avanso, kad nevažiuotume tuščiomis, jei klientas pasikeičia mintis.

Kas, jei kainos pasikeičia?

Jūsų kaina dažniausiai fiksuota sutartyje. Bet jei jūs pats pridėsite 50 dėžių, kurios nebuvo sąraše, žinoma, kaina paddės. Arba jei vokiečiai uždarys aikštelę ir teks važiuoti giliau į miestą su dideliu sunkvežimiu – tai gali kainuoti papildomai už vietos užleidimą.

Ar verta imti draudimą?

Be abejo. Standartinis draudimas dengia tik kelis eurus už kg, o biuro technika brangi. Už 3-4 proc. nuo krovinio vertės galite užtikrinti visą vertę. Vienintelė „nepatogi tiesa“ – draudimo kompanijos moka labai lėtai, gali praeiti metai, kol gausite pinigus.

Dokumentai ir administraciniai reikalai

Kokius dokumentus reikia?

Reikės krovinio sąrašo (inventoriaus), pasų duomenų jei reikia, ir sutarties. Be to, jei planuotas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pakavimo priemonėmis įtraukia techniką su serialiniais numeriais, juos būtina nurodyti, kad nesukiltų klausimų apie vagystę. Pavyzdžiui, jei vežate 20 vienodų nešiojamųjų kompiuterių, reikia juos pažymėti.

Ar reikia muitinės deklaracijos?

Jei keliate iš ES į ES (Vokietija -> Lietuva), tai ne, nereikia. Bet jei įmonė persikelia į Šveicariją ar Norvegiją, tai čia jau kita istorija – reikės T1 dokumento ir muitinės brokerio. Tą reikia numatyti iš anksto.

Kas dėl CMR kvito?

CMR – tarptautinio vežimo kvitas (sutarčies įrodymas). Be jo negalima važiuoti. Jis turi būti pasirašytas abiejų pusių. Kai vairuotojas atvyksta, užtikrinkite, kad jums duodamas originalas, o ne kopija. Be to, CMR kvite turi būti nurodytas krovinio svoris ir tipas.

Kas nutinka jei dingsta daiktas?

Jei dingo dėžė, rašykite pretenziją į kvitą. Kuo greičiau, tuo geriau. Vėliau gali būti per vėlu. Kartais vairuotojai „pamiršta“ padėti dėžę gale, o ją kas nors pavogia iš lauko. Tai retas atvejis, bet Diuseldorfe tai nutiko vienam mūsų klientui.

Ar reikia VAT mokėti?

Jei keliate nuosavus daiktus savo įmonei (perkėlimas), PVM (VAT) mokėti nereikia, nes tai ne prekyba. Reikia tik pateikti dokumentus, kad tai yra biuro įrangos perkelimas. Bet jei įkeliate naujas prekes iš Vokietijos sandėlio, tada taip, reikės apmokestinti.

Galutiniai patarimai ir išvados

Viskas susideda iš dalykų, kuriuos galima numatyti, ir tų, kurių numatyti neįmanoma. Planuotas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pakavimo priemonėmis yra sudėtingas procesas, bet jei pasitikite specialistais ir nepasileidžiate į „paskutinės minutės“ sprendimus, viskas gerai nueis. Nėra nieko blogiau, nei kai vairuotojas laukia kieme, o darbuotojai tik tuomet pradeda dėti dalykus į dėžes. Dar kartas: pasirašykite gerą sutartį, įskaitant draudimą, ir tikrinkite inventorių du kartus. O jei abejojate dėl kainos – klauskite, kas įeina, o kas ne. Taip išvengsite nemalonumų paskutinę dieną. Sėkmės kelyje ir gero įsirengimo naujoje vietoje.