Planuokite biuro transportavimą į Vokietiją efektyviausiu būdu: Vadovas iš vidaus

Sąmoningai ar ne, biuro kėlimas visada yra chaosas, o kai reikia planuoti biuro transportavimą į Vokietiją efektyviausiu būdu, tas chaosas padauginamas iš dviejų. Esu šioje srityje jau beveik pusantro amžiaus – ir galiu pasakyti viena: nėra tobulo reiso, yra gerai paruoštas reisas. Vokiečiai mėgsta tvarką, o mūsų, lietuvių, dažniausiai trūksta laiko. Todėl norėčiau padėti jums išvengti tų klaidų, kurias matau kasdien. Čia nebus sausų instrukcijų, o praktiški patarimai, kaip išgyventi tą kelionę be nervų išsiplėtimo.

Biuro inventorius ir kaip su juo nebešokti

Kada pradėti rinkti dėžes?

Gerai, klausimas paprastas, bet atsakymas į jį visada stumia į nirvaną. Jei norite planuoti biuro transportavimą į Vokietiją efektyviausiu būdu, pradėkite rinkti dėžes mažiausiai prieš savaitę, o dar geriau – prieš dvi. Ne taip, kad paskutinią dieną visi kabinetai atrodo kaip po bombos smūgio, o darbuotojai paniką bėgioja su laikraščiais rankose. Turite užsisakyti pakavimo medžiagas iš anksto, nes jos visada baigiasi pačiu blogiausiu momentu.

Ar verta pirkti naujas dėžes ar galioti naudotas?

Naudotos dėžės yra pigios, tačiau ar jos atlaikys 1200 kilogramų spaudimą? Kartais ne. Pirkite naujas, stiprias dėžes su dangteliais. Aš mačiau, kaip vienas klientas norėjo taupyti ant dėžių, o paskui vairuotojas teko surinkti serverius iš asfalto Ulm mieste. Nenaudokite kiauros formos dėžių iš parduotuvės, jos suyra vos užkrovus ant kėbulo.

Kaip pažymėti dėžes, kad nebūtų painiavos?

Nenaudokite "pieštukų", kurie nusitrina. Užsirašykite stiklinais pieštukais ar lipdukais – kabinetas, turinys, "Neskęsti". Vieną kartą gavome siuntą, kur visos dėžės buvo pažymėtos "Biuras", o viduje buvo ir asmeninės drabužių pakyros, ir akvariumas su žuvelėmis (be vandens, laimei). Žymėkime aiškiai, tai sušmins laiką iškrovimo metu.

Ar reikia išpakuoti kompiuterius prieš vežimą?

Labiausiai rekomenduoju išpjauti laidus ir uždėti juos į pažymėtas maišelius. Neleiskite IT žmonių tiesiog išjungtų monitorių palikti ant stalo. Vienas smūgis ir vaizdas dingsta. Jei jums svarbu efektyviausias biuro transportavimas į Vokietiją, investuokite į antrojo naudojimo putlas plastiką arba bent kokius senus pledus įdėti tarp monitorių. Nekančiu, kai matau į monitorius suvyniotas spaudas.

Ką daryti su svarbiais dokumentais?

Dokumentus vežkite su savimi (ne sunkvežimio dalis). Nėra nieko blogiau, nei kai vairuotojas praranda dokumentų dėžę arba ją drėgina lietus. Jei jų daug, idėkite į hermetiškas dėžes ir užrakinkite, o jei galima – vežkite atskiru automobiliu. Turėjau atvejį, kai klientas dėl prarasto sutarties rinkinio vos neišėjo iš verslo.

Ar galima vežti atviras vandens butelius?

Niekada nedarykite to. Vokietijoje yra labai griežtos taisyklės dėl skysčių, o be to, jei buteliukas užsileis ant brangios technikos – viskas išdegės. Užkrovimo metu vienas vadybininkas išpylė kavę ant serverio, ir mes prarandame tris dienas bandydami tai išdžiūvinti. Gerkite iš puoduko, o ne iš plastiko.

Kaip elgtis su baldais, kurie neišsirenka?

Tiesiog juos apvyniokite. Nerimauja, kad kai kas bando priversti įlindžioti didžiulę sofą pro liftą, kai ji tikrai netelpa. Išardykite, ką įmanoma, o likusį apvyniokite burbuliukine plėvele. Vokietijos vairuotojai nebus laimingi, jei turės nešioti 200 kilogramų spintą per trečią aukštą be lifto (nors kartais tenka).

Ar verta kviesti profesionalų pakavėją?

Jei turite pinigų – taip. Jie tai daro greičiau ir pažeidimų tikimybė mažesnė. Bet jei taupote – paaiškinkite darbuotojams, kaip ne laužyti nugaros. Pastebėjau, kad darbuotojai dažnai į dėžes deda per daug daiktų, tik kad greičiau baigtų. Tai ne efektyviausias būdas, jei vėliau teks traukti dėžes, nes jos plyšta.

Ar reikia sudaryti inventoriaus sąrašą?

Būtinai. Be jo neišsiversite su draudimu. Užrašykite brangiausius daiktus. Vieną kartą teko ginčytis dėl trūkstamo projektoriaus, kurio niekas neįrašė į sąrašą (tikriausiai jis tiesiog "užklipo" kam nors į kišenę). Sąrašas yra jūsų draugas.

Techniniai dalykai ir vairuotojai

Kokį transportą rinktis – sunkvežimį ar furgoną?

Jei daug mažiausių dalykų – furgonas tiks, tačiau jei perkeliate visą biurą, reikės sunkvežimio su liftu. Planuojant biuro transportavimą į Vokietiją efektyviausiu būdu, nepermainingite dydžio. Per didelis sunkvežimis neprivažiuos prie ofiso miesto centre (ypač Miunchene ar Hamburg centre), o per mažas reiks dviejų reisų.

Kas yra "kelio mokestis" Vokietijoje?

Tai Maut. Jį moka vairuotojas, bet jūsų sąskaitoje tai atsiras kaip išlaidos. Neleiskite savininkams sakyti, kad jo nėra. Jei vykstate keliu be vinietės, baudos yra milžiniškos. (Čia tikrinkite ar jų reikia furgonams, nes taisyklės pasikeitė prieš keletą metų, bet geriau būti saugiam).

Ar vairuotojas turi padėti nešti daiktus?

Tai priklauso nuo sutarties. Dažniausiai jis padeda sukrauti ir iškrauti sunkius daiktus, bet nešiotis dėžutes į trečią aukštą be lifto – tai papildoma paslauga. Nereikia kviesti vadybininko, kai vairuotojas atsisako nešti 30 kilogramų spaudos pakuočiomis nugaros nusikabinęs. Tai nera jo darbas.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugedimas kelyje?

Tai blogiausias scenarijus. Turiu omenyje atvejį, kai sugedo važiuoklė ties Hanoveriu, ir visi dokumentai užstrigo. Gera logistika firma turi turėti atsarginį automobilį. Pasitikrinkite tai iš anksto. Jei jie sako "mes niekada nesugedame", – meluoja.

Ar reikalinga apkrovos technika?

Jei nėra lifto ar platformos, tada taip. Nežiūrėkime į tą, kad tai papildoma kaina, nes kitaip vairuotojas tiesiog nepriims siuntos arba reikalaus neįmanomų pinigų už rankinį nešimą. Vokietijoje darbo saugumas yra prioritetas.

Kaip užtikrinti, kad vairuotojas atvyks laiku?

Užklauskite apie stebėjimo sistemas. Bet vis tiek nustatykite atsarginį laiko tarpą. Vokiečiai eina tiksliai, bet kelyje viską gali sugadinti lietus ar avarija (Arba lenktynininkai ant autobano, nors retai). Būkite kantrūs.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (toneriai, irklai)?

Taip, bet tam yra specialios taisyklės. Niekad nekelkite tonerių be jų originalių pakuočių. Vieną kartą gavome baudą, nes toneris plyšo ir išsiliejo į konteinerį. Vokietijos muitinė to nemėgsta.

Ką daryti su kompiuterių serveriais?

Serveriai yra jautrūs. Juos reikia išjungti tinkamai (ne ištraukti lizdo). Geriausia juos įdėti į specialias transporto dėžes. Girdėjau istoriją, kad vienas IT vadybininkas paprašė vairuotojo "būti labaiAtsargiu" su serveriu, kuris buvo uždėtas ant viršaus dėžių kalno. Nekelkite taip.

Ar reikės vairuotojo apgyvendinimo?

Jei reisas ilgesnis nei viena diena, taip. Užtikrinkite, kad jis turi kur miegoti. Pavargęs vairuotojas yra pavojingas. Aš esu matęs, kaip jie užmiega benzino stotyje prie vairo. Nedarykite to.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei važiuojame į ES šalį?

Vokietija yra ES, tačiau oficialių dokumentų visada reikia. Ypač jei tai yra nauja technika. Jei vežate naujus kompiuterius, gali būti problemų su PVM mokesčiais arba kilmės dokumentais. Būkite pasiruošę parodyti pirkimo sąskaitas.

Kas yra CMR sąskaita faktūra?

Tai pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina sandorį. Be jo niekas niekur nevažiuos. Užpildykite ją tiksliai. Jei rašote "biuro baldai" vietoje "biuro spinta", muitinė gali sustabdyti visą reisą detalesniam tikrinimui. Žodžiai turi atitikti realybę.

Ar reikia draudimo?

Kompromisas tarp draudimo ir rizikos. Profesionalios firmos turi draudimą, tačiau patikrinkite jo sumas. 10 eurų už kilogramą – tai standartas. Jei vežate brangų serverį, jį reikia apdrausti atskirai. Neklauskite, kodėl žinau – buvau patyręs tą skausmą.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Nieko nevežkite atgal. Vokietijoje šiukšlių ivežimas yra brangu. Išmeskite viską čia arba susitarkite dėl utilizavimosi ten. Vienas klientas norėjo išvežti senus biuro kėdes į Vokietiją "dovanojimui", bet vokiečiai juos atsisakė priimti.

Ar sunkvežimis gali stovėti miesto centre?

Labai ribotai. Jei nėra specialios leidimo zonos, gausite baudą. Iš anksto susisiekite su savivaldybe dėl leidimo stovėjimui (Halteerlaubnis). Vokiečių policija nėra linkusi į paaiškinimus, kad "tik penkios minutes".

Kaip elgtis su kalbos barjeru?

Dauguma vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, bet Vokietijoje biuruose – vokiškai. Pasirūpinkite vertėju arba联系人 (kontaktu), kuris kalba vokiškai, jei įvyks nesklandumų. Nenorėčiau, kad jūsų vadybininkas mėgintų aiškintis su vokišku muitininku lietuviškais gestais.

Ar yra specialūs reikalavimai elektros įrenginiams?

Ne, jei jie atjungti. Vokietija naudoja 230V, kaip ir mes, tačiao kištukai gali skirtis. Pasirūpinkite adapteriais, kad iš karto galėtumėte prijungti kompiuterius nešdami į kitą kambarį.

Ką daryti, jei pasibaigia darbo laikas?

Vokietijai darbo laikas yra šventas. Jei atvyksite po 17:00 val., niekas jums nepadės. Planuokite atvykti ryte. Buvo atvejis, kai atvykome 18:00 val., o raktus nuo biuro atiduoti buvo uždrausta dėl darbo saugos taisyklių (nors tai atrodį keista).

Pinigai ir neatitikimai

Kodėl kaina padidėja paskutinę minutę?

Dažniausiai dėl to, kad klientas nenurodė tikslios krovinio masės ar tūrio. Jei sakote "mažai dėžių", o jų yra 50, reikės didesnio automobilio. Būkite sąžiningi. Neklauskite, kodėl neleidžia meluoti apie svorį – taip susideda kaina.

Ar uždarbas apima iškrovimą į patalpas?

Visada detalesnai klauskite. "Prie durų" ir "į kabinetą" – dvi skirtingos paslaugos. Vienas klientas nustebo, kai vairuotojas paliko dėžes ant šaligatvio, o sutartyje buvo parašyta "iškrovimas į pirmą langą". Skaitykite smulkmenas.

Kaip apmokėti paslaugas?

Geriausia banko pavedimu, tačiau dažnai reikia avanso. Neišduokite grynųjų vairuotojui – tai labai rizikinga. Yra atvejų, kai pinigai dingdavo. Pasirašykite sutartį su įmone.

Ką daryti, jei kažkas susilaužo?

Skambinkite iš karto. Praneškite vadybininkui. Nefotografuokite tik po savaitės. Draudimo įmonės neduos išmokos, jei neįrodysite, kad tai įvyko pervežimo metu. Fotografuokite iš karto, kai pastebite įtrūkimą.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Galima, bet ne per daug. Jei kaina atrodo per žema, tai greičiausiai paslėpti mokesčiai. Planuokite biuro transportavimą į Vokietiją efektyviausiu būdu, bet ne pigiausiu. Pigiai dažnai išeina brangiau (už klijų juostą ir pataisymus).

Kas yra standartinis pristatymo terminas?

Įprastai 1-3 dienos, priklausomai nuo vietos. Rytų Vokietija arba pietiniai regionai gali užtrukti ilgiau. Neskubėkite rašyti skundų, jei vairuotojas pavėlavo dėl uraganą "Sabine".

Ar grąžinamas užstatas?

Jei davėte užstatą už dėžes ar paslaugas, jis turi būti grąžintas per nustatytą laiką. Jei ne – skambinkite į policiją (pavėlavau nustatyti laiką, bet taisyklės yra griežtos).

Ką daryti su baldais, kurie netilpo?

Jie gali būti palikti sandėlyje. Susitarkite dėl saugojimo. Nespauskite juos į furgoną jėga. Tai galiausiai sugadins kitus baldus.

Išvada

Viskas sukuoasi aplink dėmesį ir planavimą. Jei norite sėkmingai planuoti biuro transportavimą į Vokietiją efektyviausiu būdu, tiesiog neskubėkite ir viską užrašykite. Nėra nieko blogiau nei nesusikalbėjimas dėl to, kur turi stovėti stalas. Naudokitės patirtimi, pasitarkite su specialistais ir laikykitės sutarties. Tada viskas vyks sklandžiai, o jūsų verslas nebus stabdomas dėl trijų dėžių, kurias pamiršote uždėti į automobilį. Sėkmės kelyje – Vokietija laukia, tačiau ji nemėgsta netikėtumų.