Planuokite biuro kraustymąsi į Vokietiją patikimai ir greitai: Vadovas iš vidaus

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro kraustymas niekada neįvyksta taip lygiai, kaip piešiate Excelio lentelėje. Ypač kai kalba eina apie Vokietiją. Žmonės dažnai galvoja, kad tai paprasčiausiai užsakyti sunkvežimį, padėti dėžes ir važiuoti, tačiau realybėje ten susiduria su biurokratija, kurios gali apimti panika. Jei norite planuokite biuro kraustymąsi į Vokietiją patikimai ir greitai, turite žinoti, kas vyksta "už scenos". Čia ne tik fizinis darbas, bet ir dokumentai, vokiškas preciziškumas bei staigmenos, kurias dažniausiai sukelia patys klientai nepranešę apie detales. Štai kaip tai atrodo iš mano, patyrusio logisto, perspektyvos.

Dokumentai, kurie sukelia miglą

Ar tikrai reikia ATB dokumento jei mes ne perkame, o tiesiog keliamės?

Tai vienas dažniausių klausimų. ATB, arba išankstinio mokesčio apskaitos dokumentas, yra būtinas ne tik prekėms, bet ir įrangai, kuri keliauja į kitą šalį net jei tai tik laikinas perkėlimas. Be šio dokumento muitinėje gali užstrigti valandomis, o vairuotojas gali net netekti kantrybės. Vokiška muitinė labai griežta ir jei ji pamato kompiuterių ar serverių be dokumentų, laiko tai nelegalia prekyba. Geriau tai užpildyti iš anksto, nei vėliau aiškintis prie sienos.

Kas daryti, jei pasirašiau sutartį, bet pamiršau įrašyti keletą stalų?

Nebūkite nervinasi, tai įvyksta dažnai. Tiesiog parašykite mums pranešimą arba pridėkite juos prie galutinio inventoriaus sąrašo, kurį vairuotojas pasirašo pasiekęs vietą. svarbu, kad vairuotojas žinotų apie tai prieš įsikraunant, kad tilptų į mašiną. Kartais klientai sako, kad daiktų mažiau, o paskui pasirodo, kad dar duomenų serveriai, kuriuos buvo nuspręsta vežti paskutiniu momentu. Tokios netikslumos vargina visus.

Kiek laiko užtrunka gauti leidimus iš Vokietijos pusės?

Tai priklauso nuo miesto, bet žiūrėkite, Miunchene ar Berlyne tai gali trukti net savaitę ar dvi, ypač jei reikia speciali leidimį stovėti centre. Mažesniuose miestuose, kaip antai Leipcigas ar Hanoveris, viskas vyksta greičiau. Negalima laukti paskutinės dienos, nes vokiečiai neįleidžia mašinos be "Verkehrsbeschränkung" leidimo, jei svorio ar išmatavimai viršija normą. Planuokite tai bent mėnesį iš anksto, kitaip planuokite biuro kraustymąsi į Vokietiją patikimai ir greitai tiesiog neįmanoma.

Ar reikia mokėti už muitinės deklaravimą?

Jūsų atveju, tai yra laikinas įrangos išvežimas iš Lietuvos į Vokietiją, tačiau formaliai tai yra eksportas ir importas, todėl deklaravimas reikalingas. Mums dažnai tenka kreiptis į brokerį, kuris suformuoja eksporto deklaraciją Lietuvoje ir importo Vokietijoje. Kaina svyruoja, bet tai ne milžiniškos sumos, jei viskas tvarkinga. Jei turite senų kompiuterių, gali tekti mokėti atliekų mokestį, tai jau kita istorija.

Kas nutinka, jei vairuotojas neturi CMR kopijos?

Tai didelė problema, nes CMR yra pagrindinis vežimo dokumentas. Be jo vokiečių policija gali nuimti mašiną iš eismo arba baudžia už nelegalų vežimą. Visada užtikrinkite, kad vairuotojas turi pasidavęs jums originalą arba elektroninę versiją iš karto po įkrovos. Kartais nutinka taip, kad vairuotojas užmiršta spausdintuvo... na, žmonės yra žmonės, bet mes stengiamės tai sekti.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai – ne, tai yra sumaišymas krovinių rūšių, o draudimas to nedengia. Jei vairuotojas sulaikomas ir randamas jūsų dviratis ar vaikų žaislas tarp serverių, gali būti didelė rūpesčių. Geriau tuos daiktus vežti atskirai arba aiškiai deklaruoti, kad tai yra "personal effects", bet tada kaina gali pakisti. Negerai kai taip daroma be žinios.

Ką daryti su dėžėmis, kurios nėra pažymėtos?

Vokiečiai mėgsta tvarką, todėl kiekviena dėžė turi turėti numerį ir turinio aprašymą. Jei radome dėžę be etiketės, mes ją žymime "X" ir užrašome sąraše "nežinomas turinys". Tai sulėtina iškrovą, nes vokiečių klientas gali atsisakyti pasirašyti priėmimo aktą, kol neįsitikins, kas viduje. Prašau, nenaudokite "krūva dėžių" metodo, tai sukelia stresą pabaigoje.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą dokumentams?

Ne visada, bet labai rekomenduoju. Ypač jei tai techninės specifikacijos ar pavojingų medžiagų (buitinės chemijos sandėlyje) sąrašai. Muitinės pareigūnas gali užštokti, jei pamatys lietuvišką tekstą ir nebuvo linkęs versti. Angliškas dažnai užtenka, bet vokiškas visada geriau ir greičiau. Nemanau, kad vertimas kainuoja taip brangiai, kad verta rizikuoti.

Kelionės eiga ir laikas

Kiek realiai užtrunka nuvežti krovinią iki Berlyno?

Jei visai gerai keliaujate be didelių spūsčių prie Lenkijos-Vokietijos sienos, tai maždaug 10-12 valandų važiavimo. Tačiau reikia prisimti, kad vairuotojas turi poilsio laikus. Jei išvykstame ryte, kitą dieną anksti ryte jau gali būti vietoje. Bet neįsivaizduokite, kad jis atvažiuos ir iš karto pradės nešti – jam reikia poilsio. Planuokite atvykimą prieš dieną arba vėlai vakare.

Ar galima važiuoti sekmadienį Vokietijoje?

Sunkvežimiams su kroviniu Vokietijoje sekmadienis ir šventės yra tabu. Jūs negalite važiuoti, jei tai nėra ypatingas atvejas, pavyzdžiui, kai keliauja šviežia mėsa ar kai kurios pervežimo rūšys. Biuro baldai ir kompiuteriai nėra šviežia mėsa. Taigi, jei planuokite biuro kraustymąsi į Vokietiją patikimai ir greitai, neskubėkite planuoti atvykimo sekmadienį, nes mašina tiesiog stovės sienoje.

Kas daryti, jei vairuotojas užstrigs spūstyje?

Tai įprasta nuotaka, ypač prie A2 autostrados netoli Magdeburgo ar ties sankirtomis prie Hanoverio. Mes stebime mašiną GPS ir pranešame jums. Jei vėluojame daugiau kaip valandą, mes susisiekime su jūsų kontaktu vietoje, kad jis nebūtų nustebęs. Kartais vairuotojai bando rasti trumpesnius maršrutus pro kaimus, bet ten dažnai būna tiltų aukščio apribojimai, tai geriau laukti autostradoje.

Ar reikia mokėti už vairuotojo apgyvendinimą?

Paprastai ne, jei tai vienos dienos kelionė arba jei vairuotojas miega kabinoje. Kabinoje jis turi viską, ko reikia. Tačiau jei dėl kažkokių priežasčių, pavyzdžiui techninės gedimo ar ilgesnio uždelsimo, jam reikia viešbučio, tada šios išlaidos gali būti pridėtos prie sąskaitos (tai yra "dispacho" mokesčiai). Geriau apie tai kalbėti iš anksto.

Ar galima sekti krovinių sekimą realiu laiku?

Taip, mūsų mašinos turi GPS sekimo sistemas. Galiu jums siųsti nuorodą, kurioje matysite, kur mašina yra. Bet nereikia skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti "kur jūs". Tai jį nervina ir yra nelegalu vairuojant. Pasitikėkite sistema, jei mašina sustojo ilgiau kaip pusvalandį ne poilsio zonoje, tuomet mes sužinosime.

Ką daryti, jei mašina sugedo kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turiam pagalbos tarnybą Vokietijoje, kuri atvyksta per 2-3 valandas. Jei gedimas rimtas, mes organizuojame krovinių perkrovą į kitą mašiną. Tai gali atidėlioti pristatymą dienai ar dviem. Už tai prašome supratimo, mes ne stebuklininkai, o technika sena. (Tikriausiai reikėtų atnaujinti parką, bet šiuo metu taip yra).

Ar saugu vežti serverius per žiemą?

Žinoma, jei dėžės yra izoliuotos ir pažymėtos. Vairuotojas užtikrina, kad kabinoje būtų teigiama temperatūra, bet jei mašina stovi -20 laipsnių šaltyje prie sienos, tai rizikuojama. Serverius geriau vežti termo dėžėse. Buvo atvejų, kai sugedo kietieji diskai dėl šaltumo, todėl nedarykite taip savarankiškai be konsultacijos.

Ar galima užsakyti ekspressą, t.y. važiuoti be sustojimų?

Galima, bet tai kainuos dvigubai arba trigubai. Tai vadinama "part load" kai mašina važiuoja tik su jūsų kroviniu. Standartiškai mes deriname krovinius, kad būtų pigiau. Jei jums labai skubu, pavyzdžiui, serveriai turi skirti rytoj, taip, tai įmanoma, bet reikia galvoti apie vairuotojo poilsį – jis vis tiek turi sustoti.

Pinigai ir nemaloni staigmenos

Kiek vidutiniškai kainuoja vienas kubinis metras?

Kainos svyruoja labai stipriai, dabar yra kilusios kuro kainos, tai viskas brangsta. Galima sakyti, kad nuo 50 iki 100 eurų už kubą, priklausomai nuo krovinio tipo ir vietos. Jei tai tik popieriniai dokumentai archyve, pigiau, jei sunkūs seifai – brangiau. Nebijokite klausti konkretaus pasiūlymo, mes visada paskaičiuojame atskirai.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, kurių aš nematau sąskaitoje?

Mums įstatymai draudžia daryti paslėptus mokesčius, viskas turi būti aišku. Tačiau yra dalykų, kuriuos klientas dažnai pamiršta, pvz., lifto naudojimas mieste arba speciali leidimė už stovėjimą. Tai nėra paslėpta, bet tai yra "papildomos paslaugos", kurios atsiranda vietos. Jei nieko tokio nereikia, sąskaita liks tokia, kaip sutarta.

Ar reikia mokėti iš karto ar galima atidėti?

Standartiškai mes prašome 30-50 proc. avanso, kad užtikrintume, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę (kaip jau buvo). Likusią dalį mokate gavę prekes pasirašydami priėmimo aktą. Galima susitarti dėl mokėjimo išperkamuomenės, bet tada reikia didesnio užstato. Pinigai – tai dažniausiai ginčų taškas, tačiau mes stengiamės būti lankstūs.

Ką daryti, jei paskutinę minutę nusprendžiau nevežti sofą?

Jeigu mes jau esame pasiruošę ir mašina atvyksta, o jūs sakanete "nebereikalinga", tai bus skaudu. Jūs turėsite sumokėti už tai, kad mes atvykome tuščiomis (vadinamas "kilometražas" ir laikas). Geriau apie tai pranešti bent prieš dvi dienas. Mes ne esime blogi žmonės, bet mums taip pat reikia maitinti šeimas.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos neatsižvelgiant į degalų kainą?

Taip, galima užfiksuoti kainą sutartyje, jei jos pasirašymo diena ir vežimo diena nėra labai toli. Jei užsakinėtate mėnesį iš anksto, degalai gali pakilti 20 proc., todėl mes įtraukiame koregavimo eilutę ("fuel surcharge"). Bet dažniausiai klientai nori žinoti galutinę sumą ir mes sutinkame, jei tai ne per toli laiko.

Ar atsiskaitymas grynaisiais yra problema?

Vokietijoje grynaisiais atsiskaityti didelėmis sumomis yra problematiška dėl plovimo įstatymų, o Lietuvoje – dėl saugumo. Mes labiau pageidaujame banko pavedimo. Jei vairuotojas reikalauja grynųjų vietoje (pavyzdžiui, dėl muitinės mokesčio), tai bus aiškiai sutarta. Nerekomenduoju nešti tūkstančius eurų kišenėje į naują biurą.

Ar paimkite kredito kortelę?

Deja, mūsų vairuotojai neturi terminalų, o ofisas yra Lietuvoje. Todėl kortele galite apmokėti tik avansą arba likutį iš anksto pavedimu. Vietoje reikia turėti paruoštą pavedimą arba grynus (jei susitarta). Tai pasenęs dalykas, bet logistikoje vis dar taip būna dažnai.

Vokietijos specifika ir įranga

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams labai?

Labai rekomenduoja. Standartinės kartinės dėžės gali neatlaikyti, jei viršutinis dėžė su paspaustu monitoriumi. Mes turime "computer bins" – tai specialios dėžės su putomis. Jos kiek brangesnės, bet sutaupo pinigų remontui. Paskutiniame kraustyme vienas klientas padėjo serverį į paprastą dėžę... na, jo nebeveikia. Nekelkite taip.

Kaip elgtis su liftu, jei jis per mažas?

Tai klasikinė problema. Vokiški biurai dažnai turi siaurus liftus. Jei turite didelį "L" formos stalą, jis gali neįlipti. Tada reikia nešti laiptais, o tai kainuoja papildomai (nešimo mokestis). Užsakydami paslaugą, nurodykite lifto matmenis arba nuotrauką, jei įmanoma. Neklauskite "kodėl jis neįeina", tiesiok fizikos dėsniai.

Ar jūsų komanda dirba sekmadieniais Vokietijoje?

Mūsų vokiečių partneriai arba vairuotojai gali dirbti, tačiau tai brangu. Vokietijoje darbo užmokestis už nedarbo dienas yra aukštas. Jei norite planuokite biuro kraustymąsi į Vokietiją patikimai ir greitai, geriau planuokite darbo dienomis. Sekmadienio mokestis gali padidinti sąskaitą 50 proc. Ar tikrai to verta?

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtų mandagu. Niekas nenori vežti dulkių senų biurų. Taip pat, jei vežate kilimus, jie turi būti išvalyti, kitaip muitinė arba vokiečių dezinfekcijos tarnyba gali sustabdyti krovinią dėl vabzdžių. Buvo atvejis, kai rado kandį kilime ir viską teko deginti. Taip, tai buvo baisu, bet tikra istorija.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis, pavyzdžiui, spausdintuvo toneriais?

Toneriai laikomi pavojingais krovinais (ADR). Jūs negalite juos tiesiog įmesti į dėžę ir vežti kaip paprastus daiktus. Reikia specialios pakuotės ir deklaravimo. Jei jų nedaug, geriau juos išmesti čia, Lietuvoje, pagal taisykles, nei rizikuoti baudą Vokietijoje. Vokiečiai labai griežti dėl aplinkos apsaugos.

Ar galite padėti su baldų surinkimu vietoje?

Taip, mūsų komandos turi įrankius. Bet žiūrėkite, jei jūsų baldai yra "IKEA" tipo, kurie buvo surinkti prieš 10 metų ir dabar išsiskiria, mes negalime užtikrinti, kad jie atsidurs tokiu pat būkle. Mes sumontuojame, kas išsiskyrė, bet jei medis suplyšo – tai ne mūsų kaltė. Pasirašykite sąrašą, kad būtų aišku.

Ar reikia draudimo?

Draudimas yra privalomas. Standartinis draudimas dengia 10 eurų už kg krovinio. Jei vežate brangią įrangą, reikėtų padidinti šią sumą. Tai nedidelis priedas prie kainos, bet suteikia ramybės. Vokietijoje kelią dažnai kerta "elniai" arba vyksta avarijos, geriau būti apsaugotam. (Aš asmeniškai visada draudžiu savo mašiną pilnai).

Kaip susitarti dėl iškrovos, jei biure dar dirba žmonės?

Tai dažnas konfliktų šaltinis. Vokiečiai mėgsta ramybę. Jei atvykstate su didele mašina ir pradėsite barškinti dėžėmis, kai kitame kambaryje vyksta susirinkimas, gausite skundą. Susitarkite dėl "loading window" – laiko, kada galite triukšmingai dirbti. Paprastai tai priešpiečiai arba po 17 valandos.

Ar galima palikti dėžės koridoriuje?

Tik jei tai neblokuoja evakuacijos kelių. Vokiški gaisrininkai (Feuerwehr) yra labai griežti ir jei rastų užblokuotą koridorių, gali skirti didelę baudą net biuro savininkui, ne jums. Geriau iš kraičio nešti į patalpą, net jei tai ilgiau trunka. Saugumas pirmiausia.

Ar verta rizikuoti su pigiais pervežėjais?

Kodėl kai kurios firmos siūlo kainą dvigubai mažesnę?

Tikriausiai jos nėra legalios arba neturi draudimo. Gali būti, kad tai vairuotojas pats, kuris dirba "pilną šviesą" ir nėra įmonė. Jei dingsta krovinys, niekas neatsakingas. Mes mokame mokesčius, turime licencijas, todėl mūsų kaina yra tokia, kokia yra. Neklauskit, kodėl brangu, klauskite, kodėl kiti pigiai.

Ar galiu pasitiki "Gumtree" skelbimu?

Nenoriau. Kraustymas į užsienį – ne kelionė į parduotuvę. Reikia sutarties, draudimo, garantijų. Jei pasikraunate "kaimyno sūnų su furgonu", ir jis dingsta Lenkijoje su jūsų serveriais, ką darysite? Niekas. Geriau mokėti šiek tiek daugiau, bet miegoti ramiai.

Kaip patikrinti, ar įmonė patikima?

Pažiūrėkite jų tinklalapį – ar jis turi kontaktus, adresą? Ar jie turi atsiliepimus? (Gali būti ir netikrų, tai dabar lengva padaryti). Pagaliau, paklauskite draudimo poliso numerio. Jei jo negali parodyti – bėkite. Aš šioje srityje ilgai ir mačiau daug išsigudrusiųjų.

Ką daryti, jei atvyko kita mašina, ne ta, kurią užsakinėjau?

Kartais įvyksta techninių keičiamųjų, tai normalu. Jei mašina yra to paties tipo arba didesnė, tai net geriau. Jei mažesnė arba purvina – tuomet kvieskite mus. Mes visada stengiamės pranešti apie pokyčius. Vieną kartą klientas atsisakė priimti mašiną, nes ji buvo raudona (nors buva nauja ir švara), žmonės turi keistų pageidavimų.

Ar jums reikalingas depozitas?

Kartais, jei tai didelis ir sudėtingas projektas. Taip apsisaugome, jei klientas atsisako paslaugai vietoje arba neapsimoka. Bet 90 proc. atvejų užtenka sutarties ir avanso. Depozitas grąžinamas iš karto po paslaugos atlikimo.

Kaip elgtis, jei dėžė atėjo sužalota?

Iš karto praneškite vairuotojui ir užfiksuokite nuotrauką. Nerašykite priėmimo akto be pastabų. Vėliau bus per vėlu ką nors reikalauti. Mes turime formą "PRE-RECEPTION DAMAGE REPORT", naudokite ja. Jei pasirašote, kad "visas tvarkingas", o paskui randate sulaužytą monitorių, draudimas nemokės.

Ar galima susitarti dėl ilgalaikio sandėliavimo Vokietijoje prieš įsikraunant?

Taip, mes turime partnerių sandėlius Frankfurte ir netoli Miuncheno. Jei jūsų biuras dar nebaigtas, galima palikti dėžes savaitę ar dvi. Kaina nėra didelė, bet reikia žinoti iš anksto. Neatkelkite mašinos su viskuo ir tik tada sužinokite, kad raktai nuo biuro dar pas meistrą.

Pabaigos mintys

Visas šis procesas atrodo sudėtingas, bet jei pasiruošiate, viskas vyksta sklandžiai. Svarbiausia yra komunikacija – pasakykite mums viską, net tas smulkmenas, kurios atrodo nesvarbios. Jei norite planuokite biuro kraustymąsi į Vokietiją patikimai ir greitai, pradėkite nuo detalaus inventoriaus sąrašo ir tikslaus adreso su pastaba apie liftą. Niekada nežinokite, kas gali nutikti kelyje, bet su patikimu partneriu galite būti ramūs, kad jūsų verslas nebus stabdomas dėl dėžių. Sėkmės naujame biure!