Planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją

Sakyčiau taip, po dvidešimt penkerių metų šioje srityje, jau mažai kas gali mane nustebinti, bet biuro perkraustymai visada daro savo. Viskas prasideda nuo chaoso, kai žmonės supranta, kad prieš perkraustant reikia viską sudėlioti į dėžes, o baigiasi tuo, kad vokietiškas muitininkas arba policija klausia, kur yra visi dokumentai. Planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją nėra paprastas dalykas, jeigu žmogus nėra pasiruošęs tam, kad keliukas gali trukti ilgiau nei planavote. Aš čia ne iš to kampo, kad jus gąsdinti, o tiesiog noriu pasakyti, kad be gero organizavimo su savimi vežite daugiau galvos skausmo nei reikia. Geriau viską susitvarkyti iš anksto, negu vėliau gaišti valandas prie kažkokių vokiškų sankryžų laukiant įleidimo leidimo.

Pagrindiniai pasiruošimo žingsniai ir biuro perkraustymo procesas

Kaip tinkamai susiplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Viskas prasideda ne nuo to, kai atvažiuoja sunkvežimis, o dar prieš mėnesį ar du. Geriausia padaryti detalią inventoriaus lentelę, kurioje būtų pažymėta, kiek yra stalų, kompiuterių ir, kas svarbiau, ar yra kažkas ypatingo sunkaus. Planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją reikalauja tikslumo, nes jeigu pamiršite paminėti, kad turite seifą, sveriantį toną, man atėjus gali netekti vairuotojo, kuris su tokiu kroviniu tiesiog nenorės važiuoti be specialios įrangos. Patyręs logistas visada pasakys – brangiau papildomai užsisakyti keltuvą vienai dienai, negu stovėti ir mokėti baudas už neplanuotą stabdymą.

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Nebūkite naivūs, viena diena tikrai neužteks. Paprastam biurui reikia maždaug savaitės dvi, kad viską sudėlioti, sudėti į dėžes ir paruošti kelią. (Aišku, jei turite tik vieną kabinetą, tai užtruksite valandą, bet kalbame apie rimtus dalykus). Turite numatyti laiką ir tų dalykų, kurių nematote – pavyzdžiui, ar liftas naujame pastate veiks jūsų atvykimo dieną. Vėl gi, planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją susiduria su tokiais smulkmenų velniais, kurie sugriauna grafikus kaip kortų namus.

Ar verta patiems dėti į dėžes?

Žinau, kad visi nori sutaupyti, bet pasidarykite garbę ir nenuimkite savo darbuotojams nuo jų tiesioginių pareigų dėl to. Profesionalios komandos tai daro greičiau ir, kas svarbiau, saugiau. Maža to, jei kas nors nukris ar sulūžins netyčia, įmonės draudimas tai padengs, o jei tai padarys jūsų buhalterė, galiu garantuoti, kad ją teks gydyti ilgai. Geriau leiskite jiems dirbti, o pakrovimą palikite mums, mes žinom, kaip padėti, kad neužkristų ant kojų vėliau.

Kas daryti su brangia technika?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – visa tai turi eiti specialiomis dėžėmis. Negalima tiesiog mesti monitoriaus į pilną padėžė su popieriumis. Vakar sakiau vienam klientui, kad serveriai turi važiuoti atskirai, jis nesiklausė, ir rezultate – trys sulūžę diskai. Planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją turi apimti ir IT infrastruktūros apsaugą, nes duomenų praradimas gali kainuoti daugiau nei visi perkraustymo išlaidos kartu paėmus.

Biuro įrangos ir baldų išvežimo niuansai į Vokietijos miestus

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų darbą, bet turiu pasakyti – kai kurios senos parduotuvės baldų sistemos yra tiesiog kosmosas. Prieš metų važiavome į Miuncheną vienai įmonei, ir ten buvę stalai tokie sudėtingi, kad mūsų vairuotojas be instrukcijų juos nesurinktų per šimtmetį. Todėl visada klauskite arba užtikrinkite, kad turite surinkimo schemas, jei baldai yra nestandartiniai. Nenusimanykite, kad mes visiame pasaulyje matėme kiekvieną lentyną.

Kaip vežami seifai ir ypatingai sunkios statulos?

Tik su specialia technika. Negalima įsivaizduoti, kad keli vyrai pernešs tonos svorio seifą laiptais be keltuvo. Jei jūsų biure tokių daiktų yra, privalome tai žinoti iš anksto, kad atvyktume su kitokiu sunkvežimiu. Planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją ypatingiems kroviniams reiškia, kad reikia gauti specialias leidimus vietovėse, kur negali važiuoti sunkiasvorės mašinos, ypač centriniuose miestuose kaip Frankfurtas ar Hamburgas.

Ar reikia prižiūrėti dėžių įkėlimą?

Geriau taip. Nors mūsų vaikinai savo darbą moka, bet jei jums svarbu, kad pirmadienio ryte ant stalo būtų konkrečios dėžės, su jūsų vadybininku reikia tai suderinti pažymėjimo etape. Aš pats mačiau situaciją, kai vadybininkas užmiršo pažymėti "VIP" dėžę, ir ji važiavo giliausiai sunkvežimyje. Turėjome viską iškrauti prie gyvenamojo namo Vokietijoje, kad ją išimtume. Gerai, kad oras buvo šiltas.

Kas nutinka su baldais, jei jie netilps į liftą?

Tenka vežti laiptais. Ir tai kainuoja. Daugelis klientų pamiršta, kad Vokietijoje senesniuose pastatuuose liftai kartais būna labai maži. Jeigu jūsų sofa netilpta, gali tekti išmontuoti langą arba net liftą (nors tai retai). Visada reikia išmatuoti iš anksto. Ne taip seniau vienas klientas pasakė, kad viskas "tilps", o gale teko kviesti industrialinius kėlimus. Pinigai viršijo patį perkraustymą.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet su sąlygų gausa. Žiema nebandykite vežti tropinių gėlių, jei kabinoje nebus šilumos, tiesiog jūsų atvykus Jas sudžiūs. Vasarą reikia užtikrinti, kad jie gautų vėdinimą. Be to, kai kurios rūšys gali būti karantininiu augaliniu kroviniu, nors tarp ES šalių paprastai lengviau. Vis geriau pasitikrinti, ar jums nereikia fitosanitarinio pažymos, ypač jei augalai yra dideli ir reti.

Dokumentai ir Vokietijos reikalavimai bei perkraustymo eiga

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Būtinas CMR kontratas, krovinių sąrašas (packing list) ir, jei reikia, draudimo polisas. Vokietija griežta šiuo atžvilgiu. Jei sustings policija arba Finansų kontrolė (Finanzkontrolle) ir rasite, kad sąraše parašyta "biuro baldai", o omenyse turite asmeninius daiktus, gali būti nemalonumų. Planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją be teisingų popierių yra kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – galima iki tol, kol sustoja patrulė.

Ar reikia deklaruoti krovinius muitinei?

Nėra muitinės kontrolės tarp ES valstybių, tačiau jei vežate daugiau nei asmeniniam naudojimui skirtą prekių kiekį (pavyzdžiui, naują įrangą, skirtą parduoti), tai jau yra prekyba. Tada reikia PVM mokėjimo procedūrų (Intra-Community Supply). Jei tiesiog perkraštotėte savo biuro įrangą iš vieno filialo į kitą, tiesiog turiite turėti dokumentus, kad tai yra vidaus perkėlimas, ne pirkimas-pardavimas.

Ką daryti, jei prarandame dėžę kelyje?

Tai baisiausias scenerijus. Visą kelią stebime GPS, bet kartais nutinka, kad dėžė nukrenta arba susižaloja. Tuomet skubiai kviečiame draudimo įmonę. Jeigu neturite draudimo arba sąrašas nebuvo pasirašytas "pristačius", bus sunku įrodyti, kad dėžė buvo pilna. Vienas klientas Teisingose (Trier) prarado visus archyvus, todėl visada patariu daryti nuotraukas prieš įkėlimą.

Ar reikia specialių leidimų važinėti po Vokietijos miestus?

Žaliai mišelio (Umweltplakette) lipdukas yra privalomas daugelyje miestų centrų. Be jo, jeigu pateksite į zona, kurioje ribojami taršą sukeliantys transporto priemonės, gausite baudą. Mūsų vairuotojai tokius lipdukus turi, bet jeigu samdote atskirą vairuotoją be patirties, pasitikrinkite, ar jis neturi šitos problemą. Planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją turi apimti ir tokias smulkmenas kaip ekologiniai reikalavimai.

Kaip elgtis su parkavimu miesto centre?

Vokietijoje tai gyvas siaubas. Reikia iš anksto kreiptis į savivaldybę dėl laikino stovėjimo leidimo (Halteverbot). Jeigu tiesiog sustosite ant kelio, greitai atvyks tarnyba su priekaba ir numeskite mašiną ant skylių. Aš mačiau, kaip viena firma taip prarado pusę dienos ir mokėjo šimtus eurų baudų. Geriau užsisakykite vietą prieš savaitę.

Pervežimo kainos ir sąnaudos bei biuro perkraustymo planavimas

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo atstumo, tūrio, svorio ir darbo valandų kiekio. Planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją nėra fiksuota paslauga, negalima tiesiog pasakyti "500 eurų". Pavyzdžiui, jeigu reikia nešti daiktus į fourth aukštą be lifto Berlyne seniniame name, kainos šuolis didelis. Visada turiu omenyje, kad pigu bus tik tuomet, kai klientas viską yra paruošęs kaip reikia – dėžės laukia, durys plačiai atidarytos.

Ar imamas mokestis už laukimą?

Taip, jeigu mes atvažiavome į vietą laiku, o jūsų atstovas vėluoja valandą, šią valandą mokėsite. Negalima tikėtis, kad vairuotojas su sunkvežimiu bus nemokamas laikiklis. Kalbu iš patirties – vienas klientas užmiršo raktus ir ieškojo juos valandą, o sąskaita viršijo 150 eurų už nieką. Neteisingas planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją gali tapti labai brangus dėl tokių nesusipratimų.

Koks vidutinis kainoraštis?

Sakyčiau, kad mažam biurui (apie 20-30 m2) reikia skaičiuoti nuo 1500 iki 2500 eurų, priklausomai nuo to, kur Vokietijoje važiuojate. Jei į Miuncheną ar Štutgartą, brangiau dėl didelių atstumų ir aukštų darbo užmokesčių vietiniams kranininkams. Niekada neduokite garantijų telefonu, kol nepamatysite, kiek tikrai turi daiktų.

Ar galima apmokėti už perkraustymą dalimis?

Įprasta taip: avansas sutartai, likusi dalį – pristačius. Nerekomenduoju mokėti viską iš karto, nors ir esu patikimas žmogus (šypsena). Versle visada gali nutikti nesusipratimų, ir jeigu jūs jau viską sumokėjote, jūsų pozicijos derybose nyksta. Geriau laikyti pinigus rankose iki tol, kol paskutinis stalas stovės savo vietoje.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mums – ne. Mes kalbame atvirai. Bet yra tokių dalykų kaip tiltų mokesčiai (Maut) Vokietijoje, kurie įeina į sąskaitą, arba galimos vietos rinkliavos už specialią transporto priemonę, jei reikės. Aš visada nurodau tai sąskaitoje aiškiai, kad vėliau nebūtų klausimų, kodėl kaina pakilo 50 eurų. Pasitikėjimas – tai viskas.

Realios problemos ir kaip išvengti nesusipratimų kelyje

Kas daryti, jei vairuotojas sužino, kad daugiau daiktų nei planuota?

Tai klasika. Klientas sako "tik kelios dėžėlės", o prie vartų stovi keturių kambarių baldų kalnė. Jeigu netilps į mašiną, reikės skubiai ieškoti papildomos transporto priemonės, ir tai kainuos dvigubai. Nebūkite šykštūs, kai pildote inventoriaus sąrašą, geriau pervyti, nei neivyti.

Ar dažnai sugenda technika kelyje?

Retai, bet įvyksta. Jeigu dėžės yra gerai užfiksuotos ir uždengtos, pavojus mažas. Didžiausia problema – drėgmė. Jeigu lietus lūžtinąs o atidarytame sunkvežimyje, gali būti bėdų. Mūsų planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją visada įtraukia oro prognozės patikrinimą, bet gamta yra neprognozuojama.

Kaip elgtis su blogomis pervežimo firmomis?

Yra daug tokių, kurie pažada auksą kalnus, o atvažiuoja senais "Gazelės" tipo mikroautobusais. Žiūrėkite ne į kainą, o į atsiliepimus ir vairuotojo statusą. Jeigu jis nekalba jokia kalba, tik rusiškai ar lietuviškai, ir neturi net telefono su GPS, bėkite. Man pačiam teko gelbėti tokius "projektus" viduryje Autobano.

Ar pasitaiko vagysčių?

Vokiškose stovyklose (trucking yards) saugumas geras, bet tarp Lietuvos ir Vokietijos ribų gali nutikti visko. Nerekomenduoju palikti brangios technikos atvirame priekaboje per naktį be apsaugos. Geriau uždaryti sunkvežimį užraktu ir rasti saugią aikštelę. Niekada nepamiršiu istorijos, kai dingo pilnas priekabas su kompiuteriais, nes vairuotojas nusprendė pristoti prie nusprogusio traukinio pervažiavimo.

Ar sunku susikalbėti su vietiniais meistrais jei kažkas sugenda?

Kai reikia iškviesti vietinį electrician ar liftų meistrą, kalba gali būti kliūtis. Vokietijos meistrai yra labai griežti ir punktualūs. Jeigu vėluojate 5 minutes, jie išvažiuoja. Reikia turėti žmogų, kuris moka kalbėti vokiškai, arba pasikliaukite mūsų pagalba, mes turime kontaktų.

Techniniai klausimai apie transportą ir vairuotojus

Kokio dydžio sunkvežimiai naudojami?

Dažniausiai 3,5 tonos (be teisių) arba 7-10 tonų sunkvežimiai. Jeigu biuras didelis, reikės 20 tonų vilkiko su priekaba. Pasirinkimas priklauso nuo to, ar galima privažiuoti prie pat įėjimo. Planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją reikalauja išmatuoti ne tik daiktus, bet ir kelią.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent truputį, bet ne visi laisvai. Techninius dalykus dažniausiai sutvarkome angliškai arba rusiškai (tarp savo). Jei jums būtinas, kad vairuotojas kalbėtų su vokišku saugniku, pasakykite iš anksto, išsiųsime tinkamą žmogų.

Kas vyksta, jei sunkvežimis sugenda?

Skambiname techninei pagalbai. Vokietijoje tai veikia labai greitai (ADAC), bet paslauga nėra nemokama. Jeigu lūžta sunkvežimis ir nebevažiuoja, reikia krovinį perkrauti į kitą mašiną. Tai vadinasi "transhipment" ir tai užtrunka. Tokiu atveju, planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją eina šalčiais, bet mes visada pranešame klientams iš karto.

Ar galima važiuoti savo automobiliu paskui sunkvežimį?

Galima, bet nerekomenduoju be poreikio. Vairuotojai turi poilsio režimus, kurie gali neatitikti jūsų noro važiuoti be sustojimų. Be to, sunkvežimiai dažnai važiuoja keliais, kuriuose lengvieji automobiliai negali. Geriau susitikti paskirtyje vietoje.

Ar reikia rūpintis vairuotojo nakvyne?

Jei tai ne ilgesnė kelionė nei 9 valandos, vairuotojas grįžta atgal. Jei ilgesnė, mes rūpinames nakvyne viešbučiu arba kabinoje. Tai mūsų reikalas, ne jūsų. Jums nereikia maitinti vairuotojo, nebent jūs norite jį paprašyti pavakarieniauti (dėl ko jis bus labai dėkingas).

Bendrai kalbant, Planavimas ir vykdymas biuro perkraustymo paslaugoms į Vokietiją nėra mokslas, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Jeigu viską padarysite sąžiningai ir iš anksto, kelionė bus lygi, o naujas biuras pradės veikti be didelių trikdžių. Sėkmės.