Planavimas ir užsakymas biuro perkraustymo į Vokietiją paslaugų: vadovas iš vidaus

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt trečią metą ir galiu pasakyti viena – tai niekada nesuvyksta taip lygiai, kaip piešia PowerPoint’e. Planavimas ir užsakymas biuro perkraustymo į Vokietiją paslaugų dažniausiai prasideda su entuziazmu, o baigiasi nervų priepuoliais prieš pat pakrovą. Vokietija – tai ne Lietuva, ten tikslumas yra religija, o mūsiškiai dažnai elgiasi kaip "kažkaip išsivažiuosim". Jei norite, kad jūsų kompiuteriai ir serveriai neatkeliautų kaip keksnas iš maišų, reikia žinoti keletą smulkmenų, kurias retas pasakytojas papasakos akcentuodamas "puikų klientų aptarnavimą". Čia ne apie laukiančius kavos puodelius, o apie tai, kaip išvengti tūkstančių eurų nuostolių ir badyto vadybininko telefonų rytoj.

Kas tiek tų dokumentų ir kada pradėti gyventi normaliai?

Kada realiai reikia pradėti planuoti biuro išvežimą?

Nesuokėjau, kiek kartų girdėjau „o, mes dar galvojome, kad tai užtrunka dvi dienas“. Planavimas ir užsakymas biuro perkraustymo į Vokietiją paslaugų yra procesas, kurį reikia pradėti ne savaitę, o mažiausiai mėnesį prieš datą. Reikia nustatyti tikslią dieną, nes vokiečiai nepriima "kažkur tarp 9 ir 12" – jie turi būti ten 9:00 ryto. Be to, jei turite specialią techniką, reikia laiko ją paruošti, nebeliekant viskam paskutinei dienai.

Ar jums patys reikia paruošti dėžes?

Tai priklauso nuo paslaugos rango, bet dažniausiai taip. Mes parsivedame dėžes, bet jas klientas turi surinkti (arba mums užmokėti už surinkimą). Kartais atvykstame, o klientas tikrai mano, kad mes atvežame ir surinkome visas dėžes su lipdukais. Ne, mes ne vaikų darželio auklės. Geriausia užsisakyti dėžes iš anksto, kad žmonės turėtų ką daryti prieš savaitę.

Kas su inventoriumi? Ar jūs sąrašą darote ar aš?

Idealu – abu. Bet realybėje klientas dažnai nupasakoja "va tiek stalų, tiek kėdžių". Tada atvažiuoja vadybininkas, pamato, kad dar yra du dideli serveriniai spintos, kurios nenurodytos, ir kaina šoktelnija. Geriausiai padaryti nuotraukas arba paprastą Excel lentelę. Be to, jei dingsta kažkas maža (pvz., stalinė lempa), o sąraše jo nebuvo, tada nebekaltokite vairuotojo.

Ar reikalingas koks nors specialus draudimas Vokietijai?

Būtinas. Tai ne privatus daiktų pervežimas, čia verslas. Standartinis "CMR" draudimas dažnai nedengia visos kompiuterių ar serverių vertės, jei įvyksta avarija. Ypatingai jei vežate brangią įrangą. Rekomenduoju papildomą "All risk" draudimą. Vieną kartą mašina nuslydo nuo kelio Vokietijoje (lietus, ne vairuotojo kaltė), ir tik dėl to, kad klientas pasirūpino draudimu, jis gavo 30 tūkst. eurų kompensaciją, o ne tik keletą centų už kilogramą.

Biuro technika ir baldai: kaip tai išgyventi

Kaip pervežti serverius? Aš juos neduodu į rankas.

Serveriai – tai atskira istorija. Juos reikia išjungti, pažymėti laidus (nors dažnai niekas to nedaro ir vėliau kančia sujungti atgal) ir uždėti į specialias, amortizuotas dėžes. Negalima tiesiog padėti ant grindų sunkvežimio. Jei serveris kainuoja daugiau nei mano automobilis, nedarokite eksperimentų. Mūsų įmonė dažnai siūlo specialistas, kurie tai atlieka, nes IT žmonėms dažniau tingia arba nėra įrankių.

Ar išmontuojate ir montuojate baldus Vokietijoje?

Taip, tai įeina į paslaugas, bet... (pataisau: ne visada įeita į bazinę kainą). Jei turite standartinius "IKEA" tipo biuro stalus, tai greita. Bet jei turite sudėtingų, perforuotų sienelių ar didelių suvirintų konstrukcijų, reikia pranešti iš anksto. Kartais tenka išardyti net sienas, kad pro durias pritraukti didelį stalą. Vokiškose patalpose dažnai būna siauros liftai arba jų nėra – tada tenka kelti laiptais, o tai papildomai kainuoja.

O jei aš pamirščiu pasakyti apie tą didelę spintą?

Tuomet mes tiesiog nepavešime jos, arba pavėluosime visą procesą. Vairuotojai turi griežtą grafiką, jei tūris viršija planuojamą, gali reikėti antra mašinos reiso. Tai reiškia dvigubą kainą. Geriau vieną kartą nueiti per visą biurą su vadybininku ir parodyti, kas kelia, nei vėliau stebėti, kaip jie bandė įspaudžti spintą į liftą ir sugadino grindis.

Ką daryti su pašalinių daiktų (šiukšlių) išvežimu?

Turime žinoti, ką daryti su seniais spausdintuvais ir suirusiais kėdėmis. Negalima juos tiesiog mesti prie vokiško biuro šiukšliadėžės – ten griežtos taisyklės. Reikia sutarti išvežimą į šiukšlių perdirbimo centrą arba elektroninės atliekų surinkimo punktą. Daugelis klientų apie tai niekada nesugalvoja, o vokiečiai už tai gali rašyti baudas.

Ar galiu užsakyti dalinį krovinį, jei mažai daiktų?

Galima, bet planavimas ir užsakymas biuro perkraustymo į Vokietiją paslaugų su daliniu kroviniu yra sudėtingesnis dėl terminų. Reikia laukti, kol užpildys mašiną. Jei jums skubia, geriau paimti "part load" (dalį mašinos) su garantuota data, arba net nedidelę 3.5 tonų mašiną vienai įmonei. Dalinis krovinys gali užtrukti savaitę dėl kitų klientų.

Kelias ir Vokietijos biurokratija

Kaip su muitinės formalumais? Mes įeiname į ES, tai gal nereikia?

Nebūtinai. Lietuva ir Vokietija yra ES, tačiau jei įmonė perregistruojama (išsikrausto visiškai), tai gali būti laikoma prekių eksportu/importu arba perkėlimu tarp šalių. Reikia turėti pridėtinės vertės mokesčio (PVM) dokumentus, invnetorizacijos sąrašus. Jei nieko neparašysite, muitininkas gali uždelsti mašiną sienoje patikrinimui, o tai laisvas dienas ir pinigai stovėjimui.

Kiek laiko užtrunka nuvežti viską į Miuncheną ar Berlyną?

Priklausomai nuo maršruto, bet paprastai 1-2 dienos, jei važiuojama tiesiai. Jeigu turite didelį krovinį (40 tonų sunkvežimį), reikia atsižvelgti į vairuotojo poilsio laiką. Jis negali vairuoti 10 valandų be pertraukos. Jeigu sakykite, kad dėžės turi būti ant stalo ryte 8:00, reikia važiuoti prieš tai dieną arba dviem vairuotojais. Manyčiau, dviejų vairuotojų komanda geriausiai tinka greitiems pervežimams.

Ar vokiškai kalbantys vairuotojai?

Geriausia klausti. Mūsų komandoje daugiausia lietuviai, kurie kalba rusiškai ir angliškai. Jeigu Vokietijoje reikia kalbėtis su sandėlio personalu ar apsauga, angliškai dažnai užtenka, bet kartais seniau sėdėdavau prie Vokietijos sienos ir pagalvojau: o jei vairuotojas nemoka išvis nieko kalbėti? Geriau užtikrinti, kad asmuo su mašina bent suprastų pagrindinius komandus.

Kas daryti, jei Vokietijoje patalpose neįleidžia sunkvežimio?

Tai labai dažna problema. Miuncheno ar Frankfurto senamiestyje sunkvežimis įvažiuoti negali. Todėl reikia suplanuoti "shuttle" pervežimą – statome didelę mašiną toliau, o į patalpas vežame mažesne 7.5 tonų arba su liftu. Tai užtrunka ilgiau ir kainuoja. Neklauskite, kodėl vokiečiai pasidarė tokias siauras gatves, jie tikriausiai nenorėjo, kad čia važinėtų vilkikai.

Kokia Vokietijos specifika dėl iškrovos laiko?

Vokiečiai labai griežti dėl laiko. Jeigu sutarta, kad iškrovoma nuo 14:00 iki 16:00, reikia tiksliai. Negalima atvykti valanda anksčiau ir mums reikalauti pradėti, nes mums taip patogiau. Tiesiog nesupras. Kartais tenka net leisti "delšpinigius" užeidimui, jeigu vairuotojas laukia. Planuokite laiką su rezervu.

Kainos, sutartys ir pinigai

Kaip susiformuoja kaina? Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Kaina dažniausiai susideda iš atstumo, tūrio, svorio ir darbo valandų Vokietijoje. Paslėptų mokesčių nėra, jeigu turime gerą sutartį. Bet yra "nenumatytų išlaidų", pavyzdžiui, jei reikia nuimti langą, kad pro jį įleisti sofą, arba jei negalima statyti mašinos prie pat įėjimo. Tada tenka nešti rankomis 100 metrų, o tai papildomi darbo valandos.

Ar reikia mokėti iš karto?

Paprastai prašome avansą (30-50 proc.), o likutį – gavus prekes arba atlikus darbą. Kai kuriems dideliems korporaciniams klientams galime padaryti atidėjotą mokėją (7-30 dienų), bet tada reikia sudaryti pilną sutartį. Mažoms įmonėms geriau mokėti tiesiogiai, kad nėra nesutarimų vėliau. Pinigai aiškiai sutvirtina verslo santykius.

Ką daryti, jei pasiūlymo kaina per žema?

Bėkite. Jei kažkas siūlo pervežti biurą į Vokietiją už pusę mažesnę kainą nei rinkos, tai reiškia, kad jie arba nebus drausti, arba pavers mums viską įvairiais spalvotais maišais. Vieną kartą matiau, kaip viena "pigia" firma įmetė brangų projektoriumių į vieną dėžę su metalinėmis detalėmis be užpakalinės sienelės. Nuobodus vaizdas buvo vėliau.

Ar galima užsakyti "kietą" kainą?

Taip, ir tai labai rekomenduojama. Sutarkite fiksuotą sumą, kad nebūtų niuansų vėliau. Jei pasakyta "apie 2000 eurų", gali užtekti ir 2500. Fiksuota kaina apsaugo tiek mus, tiek jums, jei aiškiai išsireiškiami apibrėžtas darbo apimtis. Bet jei papildomai parengiate 10 dėžių, kurių nebuvo sąraše, žinokite – koks nors priedas vis tiek bus.

Ar galima atšaukti užsakymą be mokesčio?

Jei atšaukiate savaitę prieš – paprastai nėra baudos. Jei atšaukiate dieną prieš, kai vairuotojas jau užpildęs kuro baką ir važiuoja pas jums – teks susimokėti už dieną arba neleistą pradžią. Mes žmonės, turime mašinas, kuras brangus. Ką tik nusipirkau bilietą į Vokietiją (ne aš, o vairuotojas), tai nelengva atšaukti nemokamai.

Problemos ir kaip iš jų išeiti

Kas daro, jei sugenda liftas Vokietijoje?

Tai košmara. Tada tenka nešti viską rankomis laiptais. Vieną kartą Veimare mus laukė 4 aukštų nešimas be lifto, nes ten tiesiog sugedo. Klientas negalėjo patikėti, kad mes tai padarėme, bet už tai papildomai sumokėjo už kiekvieną kėdę, pakeltą aukštyn. Verta iš anksto patikrinti lifto būklę su nuomotoju.

O jei pasimesta kažkas smulkaus?

Tarkime, pasiduoda pelė arba maitinimo laidai. Mes stengiamės viską sudėti į numeruotas dėžes. Jei dėžė atkeliauja tuščia (retai, bet būna), o vairuotojas sako, kad taip ir įkrovė – tada turi pražiūrėti vaizdo įrašus, jei jie yra kameroje. Be to, niekada negalima krauti piniginės ar brangiausiąjį nešiojamąjį kompiuterį į bendrą dėžę – tą vežkite su savim.

Ar pasitikimate išrankiais vadybininkais?

Kartais būna sunku. Vienas klientas buvo toks išrankus, kad reikalavo įdėti kiekvieną skystą rašalinę į atskirą burbulą. Suprantu, kad tai svarbu, bet kai turi tūkstančius dalykų, tai užtrunka amžinai. Mums svarbu, kad viskas atvyktų sveika, bet ir racionalumas svarbu. Galima pasiekti kompromisą.

Kas daryti, jei vokiečių sandėlis nepriima krovinio?

Reikia turėti kontaktinį asmenį, kuris gali išspręsti situaciją vietoje. Mes negalėsime iš Lietuvos skambinti ir paaiškinti, kodėl reikia atidaryti vartus. Jūsų atstovas Vokietijoje turi būti pasirengęs susitikti su mūsų vairuotoju. Be to, gerai turėjome sandėlio numerį, nes kartais GPS "veda" į vidur miško.

Ar jau patirėte didelių avarijų su biuro kroviniais?

Per 20 metų buvo visko. Vieną kartą užsidegė priekabos ratas Šiaurės Vokietijoje, ugnis užgožė dalį krovinių dėžių. Dėžės buvo sudegusios, bet viduje dalykai (metalas) liko sveiki. Tai buvo didelis stresas su draudimo kompanija, bet viskas išsprendė. Taigi, net ir tokios situacijos įvyksta, nors retai.

Kaip elgtis su vairuotojais, kurie nori pietauti darbo metu?

Jie turi teisę poilsio. Negalima jiems uždrausti valgyti. Bet jei jie pradeda pietauti 3 valandas, kai skubame – tai problema. Mes stengiamės siųsti disciplinuotus vairuotojus. Jei jums atrodo, kad vairuotojas elgiasi negerai, skambinkite mums iš karto, o ne stėkokite prie mašinos su rankomis. Mes turime ryšius su jais.

O kas su parkavimu mieste? Kas moka?

Paprastai mokės klientas arba mes, įskaičiuodami tai į sąskaitą. Vokietijoje parkavimas miestuose brangus, o sunkvežimiui net ir puse valandos gali kainuoti nemaloniai. Geriau iš anksto susiplanuoti vietą, kur galima laisvai stovėti arba gauti leidimą (išlaikymą). Niekada nežinaik, ar vokiečiai paskambins "Vokietijos vilkikų tarnybą" ir nuveš mašiną.

Ar galite padėti surasti ir įrengti biurą ten?

Mes ne brokeriai, kad ieškotume patalpų, bet galime padėti su logistika. Esame matę daug biurų Berlyne, Hamburge, todėl galime pasakyti, kur logistiškiau būtų įsikurti (ar ten gali važiuoti sunkvežimis). Nors aš asmeniškai ne visada žinau, kur geriausia kava (juokauju, tik tarp kaimynų pasiklausiau).

Ką daryti, jei aš nespėju išsikraustyti iki 17 valandos?

Tuomet vairuotojas turi važiuoti į nakvynę. Jis negali dirbti virš valandų normos. Tai reiškia, kad jūsų biuro daiktai praleis naktį mašinoje (arba sandėlyje), o iškrovą tęsime ryte. Taip atsitinka, kai klientai pradeda dėžiotis darbo metu ir neleidžia mums dirbti. Reikia suprasti, kad vairuotojui taip pat reikia miego.

Ar verta rinktis pigesnę įmonę be apžiūros?

Nemanau. Planavimas ir užsakymas biuro perkraustymo į Vokietiją paslaugų be išankstinio įvertinimo yra lošimas. Jei atvyksta specialistas ir pamato, kad tūris 2 kartus didesnis, nei sakėte telefonu, kainos šuolis garantuotas. Leiskite mums atvažiuoti pas jus, pamatyti, ką turite, ir tada duokite kainą. Tai apsaugo jus nuo nemalonumų.

Galėtum paminėti, kokia problema dažniausiai būna su dėžėmis?

Žmonės dažnai užpildo dėžes per daug sunkiomis knygomis ar metalinėmis dalimis. Tada dėžės plyšta, o jos contentas išsilaipina. Vokietijoje priimamos dėžės turi būti standartinės, ne viršyjančios 20-25 kg svorio (jei nešim rankomis). Jei dėžė per sunki, vairuotojas gali atsisakyti jos pakelti dėl nugaros sveikatos.

Ar jums patinka savo darbas?

Po 20 metų... kartais. Yra moments, kai matai pasitikėjimo žmonių akis, kai viskas atkeliauja saugiai. O yra momentų, kai girtas klientas bando mums paaiškinti, kur dėti stalą, kurio net nėra. Bet apskritai, tai gyvybė. Būtent tokios kelionės į Vokietiją ir padaro šitą darbą įdomiu (nors ir pavargstant).

Išvada

Taigi, planavimas ir užsakymas biuro perkraustymo į Vokietiją paslaugų nėra tik spaudimo mygtukų procesas. Tai reikalauja kantrybės, aiškaus bendravimo ir realaus vertinimo, ką ir kiek turite. Nereikia bijoti klausti nemalonių klausimų apie draudimą, papildomas paslaugas arba vairuotojų poilsį. Geriau tai sužinoti dabar, nei stovėti prie Vokietijos sienos su tuščia sąskaita pilna problemų. Pasiruoškite gerai, pasikalbėkite su ekspertu ir tada viskas kursis taip, kaip turi būti – be šurmulio.