Pilnas biuro persikraustymas į Vokietiją: Ką reikia žinoti verslui

Sveiki, kalbėsim apie tai, kas daugeliui vadovų sukelia prakaitą – ne paprastus baldus, o pilną biuro kėlimą į Vokietiją. Esu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską, pradedant nuo paslėptų serverių vienuose kelioniniaiose krepšiuose ir baigiant tuo, kai vairuotojas negalėjo išlipti iš sunkvežimio Hamburge dėl griežtų vietos taisyklių. Pilnas biuro persikraustymas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį galima suplanuoti penktadienį į vakarą ir įgyvendinti šeštadienį rytą. Čia susiduria dokumentai, vokiška kruopštumas ir logistika, kurią gali sugriauti viena maža detalė, apie kurią nesugalvojote. Tad, jei ruošiatės šiam žingsniui, geriau sužinokite iš karto, kas jus laukia kelyje, nei paskui spręskite problemas užsienyje.

Pagrindiniai klausimai ir kainodara

Kiek kainuoja pilnas biuro persikraustymas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, nes viskas priklauso nuo tūrio, bet paimkime vidutinį variantą. Jei turite standartinį 50 kv. metrų ofisą Vilniuje ir keliate į Berlyną, svajokite apie 2500–3500 eurų be PVM. Kaina susideda iš darbo valandų, mašinos nuomos ir kelionės atstumo. Paskutinis užsakymas mums buvo į Diuseldorfą, ten kaina šiek tiek šuolėjo aukštyn dėl tiltų mokesčių. Užsirašykite bent 15 proc. rezervą nepageidaujamoms išlaidoms, nes be jų retai kada apsieinama.

Kas įeina į pilną paslaugą?

Pilnas biuro persikraustymas į Vokietiją pas mus reiškia, kad mes atvykstame, surenkiame dėžes, išmontuojame baldus, pakruvame į mašiną, vežame ir ten iškrauname. Tačiau dažnai klientai mano, kad į tai įeina ir kabelių įvijimas grįžtant – tai jau papildoma paslauga. Reikia aiškiai susitarti dėl pakavimo medžiagų, ar jų kaina įskaičiuota, ar mokate atskirai už kiekvieną dėžę. Kartais tai papildo solidžią sumą prie galutinės sąskaitos, tad būkite budrūs.

Ar brangiau vežti į pietinę Vokietiją?

Vežti į Miuncheną ar Niurnbergą ilgiau nei į Hamburgą, tai aišku, bet ne taip jau ir daug. Skirtumas gali būti viena diena, jei vairuotojas tils kelionėje. Tačiau kuro sąnaudos didesnės, o vokiečių autobanai dažnai užstrigę statybų metu, ypač ties Miunchenu. Vieną kartą mūsų ekipa užstrigo ties Štutgartu šešias valandas – tai reiškia viršvalandžius vairuotojui, kurį tuomet ir mokate jūs. Taigi, atstumas ne viskas, svarbu ir maršrutas.

Ar reikia mokėti už išankstinį apžiūrėjimą?

Absoliučiai taip, ir niekada to nenaikinkite iš savo sąrašo. Bevažiavę į objektą matome, kad liftas per mažas arba, kad jums reikia specialios technikos sunkvežimiui įvažiuoti į kiemą. Praeitą savaitę žiūrėjome biurą Kaune, kuris buvo penktame aukšte be lifto – tai keičia kainą dvigubai. Be apžiūrėjimo mes negalime garantuoti nei kainos, nei terminų. Tai sutaupo pinigų vėliau, kai nebekiltų „nepageidaujamų staigmenų“.

Kaip apskaičiuojamas krovinio tūris?

Mes žiūrime į tai realiai – ne pagal jūsų jausmus, o pagal standartines dėžes. Viena didelė dėžė dažnai lygi 0,5 kubiniam metrui. Jei sakykite, kad turite 30 dėžių, o dar yra didelė konferencijos stalas ir 10 kėdžių, tai viską sumuojame. Kai atvyksta vadybininkas su juosta matuoti, jis nurodo tikslų kubą. Pilnas biuro persikraustymas į Vokietiją dažnai kainuoja brangiau dėl to, kad klientas neįsivaizduoja, kiek tikrai turi daiktų.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Esame verslininkai ir suprantame pinigų srautus, tačiau tarptautiniai pervežimai reikalauja išankstinio užstato. Paprastai imame 50 proc. pradžioje ir likutį – pasiekus tikslą. Negalime vežti jūsų turto per sieną be užtikrinimo, nes kas nutiktų, jei klientas negalėtų sumokėti Vokietijoje? Buvo atvejų, kai tekdavo grąžinti krovinį atgal, tai yra dvigubas nuostolis. Mums svarbu saugumas ir aiškus susitarimas.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis ofise?

Tai dažna problema, ypač jei turite valymo reikmenų ar spausdintuvų kasetes. Tai yra ADR krovinys, ir jo negalima tiesiog įmesti į bendrą mašiną. Reikia atskiro deklaravimo ir specialių taisyklių laikymosi. Jei paslėpsite tokias dėžes tarp knygų, ir muitinė jas ras – gausite baudą, o mes prarasime licenciją. Geriau iš anksto pasakykite, ką turite, mes surasime sprendimą, pavyzdžiui, atskirą transportą. Tikrai nesiūlau rizikuoti.

Dokumentai ir teisiniai niuansai

Kokius dokumentus reikia turėti kelionės metu?

Pagrindinis dalykas yra inventorizacinis sąrašas dviem kalbomis – lietuvių ir vokiečių. Jis turi būti detalus, ne „dėžės su dokumentais“, o „3 dėžės su buhalterinėmis apyskaitomis“. Be to, reikės CMR sąskaitos faktūros ir draudimo poliso. Jei technika yra naudota, reikia pagrįsti, kad tai ne prekybinis krovinys, o perkėlimas (tai yra, jūsų nuosavybės perkėlimas į kitą šalį). Vokiškai tai vadinasi „Übersiedlungsgut“.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius Vokietijoje?

Jei tai yra biuro persikraustymas į Vokietiją ir prekės buvo naudotos mažiau nei 6 mėnesius, paprastai PVM taikomas pagal atsiskaitymo vietos taisykles, bet dažnai galima taikyti nulinę tarifą perkėlimui. Čia verta pasitarti su buhalteriu, nes aš ne teisininkas ir galiu klaidingai aiškinti dėl naujų ES taisyklių (išimtinai teisinių detalių). Muitinė gali uždelsti siuntą, jei deklaracijos bus neteisingos. Paskutinis klientas neteko 3 dienų laiko dėl blogai užpildytos prekių gabenimo deklaracijos.

Kas nutinka su technikos serijiniais numeriais?

Būtinai juos užsirašykite. Vokietijos muitinė labai mėgsta tikrinti, ar nevežate naują techniką kaip naudotą, kad išvengtumėte mokesčių. Jei turiš 10 kompiuterių, serijiniai numeriai turi atitikti sąrašą. Vieną kartą mums teko įrodyti, kad serveris nėra naujas, nors jo korpusas blizgėjo. Tai sukėlė nemažai problemų ir papildomų patikrinimų. Geriau būti per daug atidžiam negu laukti baudų.

Ar reikia gauti leidimą iš savivaldybės išvykimui?

Lietuvoje paprastai nereikia jokių ypatingų leidimų išvykti su savo daiktais, nebent tai yra archyviniai dokumentai ar ką nors panašaus. Svarbiau yra Vokietijos pusė – ten reikia registruotis gyventojams ir pateikti „Anmeldung“ dokumentus, jei statosi čia. Bet tai jau ne mūsų kompetencija, mes tik vežame. Tiesiog įsitikinkite, kad jūsų dokumentai yra tvarkingi, kad neįtartų, kad tai nelegalus verslas.

Ar galima vežti asmeninį transportą kartu su biuro kroviniu?

Tai gana dažnai pasitaiko, kai direktorius nori nuvežti ir savo automobilį. Tačiau juridiniu požiūriu tai yra du skirtingi procesai – vienas yra verslo krovinys, kitas asmeninis turtas. Reikia atskirų sutarčių ir draudimo. Negalima tiesiog užkišti automobilio gale sunkvežimio be įforminimo, nes tai draudžiama kelyje. Jei užkliūnsite, gali būti didelė problema. Geriau tartis dėl automobilių pervežimo atskirai.

Ką daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Tuomet prasideda nervai. Be pilno sąrašo neišvažiuosite iš Lietuvos muitinės zonos arba neįvažiuosite į Vokietiją. Kartais galima susitarti dėl delspinigių ir dokumentų pateikimo vėliau, bet tai kainuoja brangiai. Esu matęs, kaip biuras stovėjo pasienyje tris dienas, nes nebuvo galima įrodyti, kad krovinys nėra prekybinis. Nelaimei, tai būna dažnai. Nebijokite klausti mūsų pagalbos iš anksto.

Pakavimas, technika ir specifinės situacijos

Kas pakuoja – mes ar jūsų darbuotojai?

Galima variantų. Jei norite sutaupyti, darbuotojai gali susirinkti į dėžes asmeninius daiktus, o mes pakuoja baldus ir techniką. Tačiau pilnas biuro persikraustymas į Vokietiją su mūsų pakavimo komanda yra ramiau. Mes žinome, kaip uždengti grindis, kaip apvynioti sofą, kad jis neįbrigtų. Darbuotojai dažnai dėlioja per sunkius dalykus į dėžes, o paskui keikia, kai dėžės plyšta. Mūsų medžiagos yra pritaikytos ilgai kelionei.

Ar galima perkelti duomenų centrą ar serverius?

Tai atsakomybė milžiniška. Serverius reikia išjungti tinkamai, uždėti ant specialių amortizatorinių lentynų ir drausti ypatingai. Negalima jų mesti kaip paprastų dėžių. Vieną kartą, prieš daug metų, vežėme serverius i Vokietiją (tarkim, į Leipcigą), ir vairuotojas staigiai stabdė – laimei, viską išvengta, bet širdis buvo gerklėje. Jei vertinate savo duomenis, geriau pasirūpinkite jų kopijomis debesyje prieš kelionę.

Kaip elgtis su seifais ir brangia inventoriumi?

Seifus reikia tuščiai ištuštinti arba uždaryti raktą ir užšifruoti kodą, jei raktų nėra. Jei seifas sunkus, mums reikės specialių keltuvų. Brangų inventorių reikia inventorizuoti atskirai ir uždrausti. Vokietijoje yra daug vagysčių statybų aikštelėse, tad nepalikite nieko vertingo mašinoje be priežiūros. Mes visada stengiamės uždaryti sunkvežimį saugumo aikštelėse, bet rizika visada yra.

Ar galima vežti ofiso augalus?

Galima, bet yra pavojus, kad jie nepergyvens kelionės žiemos metu arba perils vasarą. Sunkvežimiuose yra šaltas arba šiltas, tačiau ne visada idealus augalams. Be to, reikia fitosanitarinių pažymų, jei augalai yra reti arba dideli. Paprastus kaktusus ar paprastus žiedus vežame be problemų, bet didelę palmę gali tekti palikti. Pasakykite iš anksto, nuspręsim, ar verta rizikuoti.

Kiek laiko trunka visas processas?

Nuo sutarties pasirašymo iki išvežimo gali praeiti savaitė dėl dokumentų. Pati kelionė į Berlyną trunka apie 18–20 valandų vairuojant be sustojimų. Tačiau iškrovimas Vokietijoje gali užtrukti ilgiau, jei ten nėra lifto arba jei kiemas siauras. Planuokite, kad viskas užtruks 2–3 dienas, įskaitant pakavimą. Skubėti šitame reikale nereikia, praradote bent vieną dėžę – ir prarasite savo protą.

Ar reikia išjungti techniką prieš pakavimą?

Be abejo, ir tai ne dėl mūsų, o dėl jūsų technikos saugumo. Spausdintuvai turi būti išjungti, kad išbėgtų toneris, kompiuteriai – kad nesužistų. Jei paliksite įjungtą kavos aparatą su vandeniu, bus katastrofa. Kažką panašaus mes turėjome važiuodami į Frankfurtą – visas krovimas buvo padengtas kava. Nėra nieko keičia blogiau nei lipnus cukrus ant elektronikos.

Ar dirbate savaitgaliais ar šventinėmis dienomis?

Galime, bet už tai reikia mokėti papildomai. Vokiški ofisai dažnai nori, kad viskas būtų padaryta šeštadienį, kad nepristotų darbo laiko. Tačiau vairuotojų darbo laiko reguliavimas yra griežtas, ir po 6 valandų turi ilsėtis. Jei norite vykti sekmadienį, reikia planuoti taip, kad vairuotojas poilsėtų prieš tai. Brangiau, bet kartais vienintelis būdas išvengti streso.

Kas daroma su statybinėmis atliekomis?

Jei persikrausčiate iš biuro, kurį dar reikia suremontuoti, statybines atliekas mes nevežame į Vokietiją. Tai atliekos, ne krovinys. Mes galime padėti jas išvežti į sąvartyną Lietuvoje prieš kelionę. Vokietijos sąvartynai yra labai brangūs ir griežti, ten neįleis be papildomų dokumentų. Geriau tai atlikti čia, neužkraudami mašinos nereikalingais daiktais.

Draudimas, rizikos bei praktiniai patarimai

Ką daryti, jei sugenda liftas Vokietijoje?

Tai viena labiausiai nemalonių situacijų, ypač senesniuose pastatuose, pavyzdžiui, Hamburge. Jei liftas sugenda, mes turime nešti rankomis, o tai brangu. Sutartyje dažnai būna punktas, kad jei nėra lifto, kaina didinama 20–30 proc. Negalime numatyti visų techninių gedimų, todėl reikia pasirūpinti, kad pastato administracija patikrintų liftą prie mūsų atvykimo. Nėra nieko blogiau nei laukti meistro, kol laikas bėga.

Ar draudžiate krovinius automatiškai?

Taip, turime standartinį transporto draudimą, bet jis dengia tik apie 10 eurų už kilogramą (arba kaip ten dabar yra nustatyta sutartyje). Jei vežate brangią techniką, reikia sudaryti papildomą draudimo sutartį (vis rizikos draudimas). Nerekomenduoju tikėtis, kad standartinis draudimas padengs viską. Praeitą metų vasarą vienas klientas prarado du serverius dėl avarijos, ir gavo tik mažą dalį vertės, nes nebuvo sudaręs papildomo draudimo.

Kaip elgtis, jei atsiranda papildomų daiktų paskutinę minutę?

Tai klasika – „o, dar ši dėžė čia liko“. Jei mašina jau užpakrauta ir vietos nėra, mes negalime jos magiškai pritempti. Reikia arba keisti mašiną į didesnę (brangiau), arba važiuoti antrą kartą. Geriau pasakykite iš karto apie visus kambarius. Kartais nukrypstant nuo temos, klientai pamiršta, kad turi dar sandėlį kitoje gatvės gale. Tokios staigmenos brangiai kainuoja laiku.

Ar verta rinktis pigų pervežėją?

Žinau, kiekvienas nori sutaupyti, bet biuro persikraustymas į Vokietiją ne vieta taupyti. Pigių pervežėjų dažnai neturi nei normalios draudimo, nei patirties su vokiška muitine. Vieną kartą teko gelbėti kliento daiktus iš tokių „specialistų“, kurie tiesiog dingo maršrute. Jūs mokate už patirtį užtikrinimą. Pasidarykite fono patikrinimą, paskaitykite atsiliepimus, ne tik kainą.

Kas nutinka su vandeniu ir vandens vamzdžiais?

Jei turite virtuvėlę ofise, būtinai išjunkite vandenį ir išleiskite slėgį. Nėra nieko keičia blogiau nei sušlapęs krovinys. Dar kartą pasitikite, kad jūsų vadybininkas tai padarė, nes paskutinę kartą vienas vamzdis nutrūko įsijungus varikliui. Tai buvo baisiai. Viskas, kas susiję su vandeniu, turi būti atjungta ir išdžiovinta. Negalima rizikuoti su elektronika aplinkui.

Kokias rizikas daryja nepatikimi vairuotojai?

Didžiausia rizika – laiko neatitikimas. Jei vairuotojas nesugeba įvertinti kelionės trukmės ar pasinaudoja nelegaliu poilsiu, jūsų ofisas gali stovėti be darbo priemonių. Mes dirbame tik su patikimais ekipažais, kurie žino maršrutus. Vokietijoje kelyje daug radarų ir greičio kamerų, o baudos ten didžiulės. Jei gaus baudą sąskaitos faktūros vardu – ją mokėsite jūs. Verta pasirūpti, kad vairuotojas būtų sąžiningas.

Ar galima sekti kroviniu kelionės metu?

Taip, mes įrengiame GPS sekimo sistemas, tačiau ne visada signalas būna tobulas, ypač Vokietijos kalnuotose vietovėse arba tuneliuose. Negalima tikėtis, kad matysite kiekvieną posūkį realiu laiku. Kartais sistema užstringa ir rodo seną vietą. Bet esant reikalui visada galime sujungti su vairuotoju telefonu. Svarbiausia nenuolat jo varyingti, nes tai trikdo vairuoti. Pasitikėjimas čia svarbiau už technologijas.

Galiausiai, tiesiog pasakykite tiesą – jei galite, pasamdykite profesionalus, o ne draugus su „Gazelėmis“ ir pažadais. Pilnas biuro persikraustymas į Vokietiją yra rimtas žaidimas, kuriame klaidos kainuoja nervus ir pinigus. Pasirūpinkite dokumentais iš anksto, nebijokite klausti begalinio klausimų ir tikrai nepalikite vandens įjungto virtuvėje. Geriau erzinti savo logistikos vadovą dabar negu verkti vokiškame poste vėliau.