Pervežimo paslaugos biurams persikraustant iš Vokietijos: praktiniai patarimai ir rūpesčiai

Žinote, persikraustyti biurą nėra taip paprasta kaip nupirkti bilietą į kinus ir važiuoti, ypač kai kalba eina apie sienų kirtimą. Esu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir matavau viską – nuo dėžių, kurios išsilydo lietuje, iki vadovų, kurie manyjo, kad serveris telpa į keleivinį liftą be problemų. Pervežimo paslaugos biurams persikraustant iš Vokietijos reikalauja ne tik stiprių rankų, bet ir kantrybės, nes vokiečiai yra disciplinuoti, o mūsiškiai dažnai viską palieka paskutinę valandą. Turėjau atvejų, kai teko laukti prie paties Hamburgo uosto, nes klientas neįsileido vairuotojo į sandėlį dėl kokio nors nedirbančio kodo. Taigi, jei planuojate kelionę iš Berlyno, Miuncheno arba mažesnio miestelio, geriau viską užrašyti ir pasiruošti iš anksto, o ne tikėtis stebuklo.

Kainodara ir procesas

Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Tai klausimas, kurį girdžiu kiekvieną kartą, tiksliau sakant, jis yra pirmasis sąraše. Kaina priklauso nuo tūrio, svorio ir atstumo, bet jei kalbame apie vidutinį biurą iš Frankfurto į Vilnių, tai svyruoja nuo dviejų iki penkių tūkstančių eurų. Viskas labai priklauso nuo to, ar reikia mums daryti išpakavimą, ar tik nuvežti dėžes į naują vietą. Paskutiniu metu degalai brango, tai ir kainos šiek tiek pakilo, tad nustebinkite, jei pasakysiu daugiau nei prieš metus. Reikia žinoti, kad pervežimo paslaugos biurams persikraustant iš Vokietijos nebus pigios, jei norite, kad viskas atvyktų sveika.

Ar brangu užsisakyti pakavimą?

Jei turite brangų techniką, geriau mokėkite už pakavimą, nei vėliau verkti dėl sugadinto projektoriaus. Mūsų komanda atveža dėžes, burbuliukus, įvynioja viską į foliją, tai yra pilnas komplektas. Kartais klientai sako, kad jie patys įsirašys "lūžio", bet tada tas "lūžis" nutūpsta ant grindų vairuotojui stabdiant prie Vilniaus rotušės. Vokiškose firmose dažnai viskas yra labai tvarkingai supakuota, o mums tenka išardyti lentynas, kurios buvo pritvirtintos prie sienos prieš dešimt metų.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Atstumas aišku, bet dar ir prieigos vietos sąlygos. Jei reikia nešti penkias aukštus be lifto, tai kaina augs kaip mielės lietuje. Taip pat laikas – jei reikia važiuoti sekmadienį ar švenčių dieną, vairuotojai reikalauja papildomai mokėti už darbo laiką. Vieną kartą teko vežti biurą iš Miuncheno centro, kur ten neįvažiuoja didelis sunkvežimis, teko perkrauti į mažesnį automobilį už miesto ribų. Tai tas pats vadinamasis "paskutinis kilometras", kuris kainuoja dvigubai.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai tai trunka nuo dviejų iki penkių dienų, priklausomai nuo maršruto. Jei važiuojame tiesiai iš Berlyno, tai gali būti net per dvi dienas, jei vairuotojas nebus pavargęs. Bet dažnai tenka sukti pro kelias miestus, paimti papildomą krovinią, tai užtrunka. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra tas dalykas, kurį galima padaryti per valandą, tai ne picos pristatymas. Reikia numatyti laikui patikslinimus, nes muitinėje taip pat gali užstringti, jei dokumentai bus blogai surašyti.

Ar galima gauti nuolaidą?

Žinoma, visada galima susitarti, ypač jei turite didelį krovinių kiekį arba jei planuojate reguliarius pervežimus. Bet nedarykite to įprasto, nes jei atvykstate su maža dėžute dokumentų ir prašote 50 proc. nuolaidos, aš tiesiog juokiuosi. Didelės korporacijos dažnai turi sutartis su fiksuota kaina, o mažoms firmoms teka mokėti rinkos kainą. Kartais galiu padaryti nuolaidą, jei klientas lankėsi mano puslapyje ir parašė tinkamą užklausą, o ne tiesiog nusiuntė "labas".

Kas nutinka, jei pasikeičia planai?

Tai kasdienybė šioje srityje. Jei pranešate iš anksto, mes galime perkelti reisą kitą dieną be didelių problemų, bet jei skambinate tada, kai vairuotojas jau stovi prie jūsų durų, tai bus problemų. Vokiečiai labai nepatinka, kai keičiasi planai jau paties proceso metu, jie turi savo grafikus ir juos laikosi. Mums tenka skambinti vairuotojui, prašyti palaukti, o jis gali tiesiog nuvažiuoti, jei jo laikas baigiasi.

Ar reikia mokėti už išankstinį užsakymą?

Daugelis firmų prašo depozito, kad užtikrintų, kad klientas nenukryps į kitą pasiūlyą paskutinę minutę. Aš paprastai neimu didelio avanso, pakanka 10–20 proc., kad padengčiau išlaidas degalams, jei kas nutiktų. Yra buvę atvejų, kai žmonės rezervuoja datą, o po savaitės sako, kad jau rado pigiau. Tada laikau laisvą mašiną ir prarandu pinigus, todėl avansas yra būtinas saugumo sumai.

Kokia yra mokėjimo tvarka?

Įprastai reikalaujame sumokėti pavedimu prieš išvykstant arba grynaisiais pristatymo metu. Sąskaitą išrašome iš karto, kai sutartis pasirašoma. Kai kurie klientai bando mokėti per 60 dienų, kaip ir jų kiti tiekėjai, bet mes esame pervežimo paslaugų biurams persikraustant iš Vokietijos tiekėjai, o ne didelio mažmeninio tinklo partneriai. Mums reikia pinigų degalams ir algoms, tad ilgos atidėtos mokėjimo terminai netinka.

Ar į kainą įskaičiuotas draudimas?

Pagal įstatymą yra minimalus draudimas, kuris dažnai būna labai mažas, tik kelių centų už kilogramą. Jei vežate brangų įrangą, būtinai papildomai pasidrauskite. Vieną kartą klientas iš Štutgarto neįsigijo draudimo, o vairuotojas užplūdo riedulį ir visi serveriai nuskendo. Buvo labai nemalonu paaiškinti, kad gaus tik simbolinę sumą, kuri neuždeng net penktadalio nuostolių.

Ką daryti, jei biuras netelpa į vieną mašiną?

Tai dažna situacija, ypač jei persikraustote didelę įmonę. Tuomet siunčiame du ar tris sunkvežimius, arba darome kelis reisus. Jei tai LTL – dalinė krovinių krova, tai galima sujungti su kitais krovinais, bet biurai dažniausiai reikalauja pilno automobilio (FTL), kad niekas nesimestų. Geriau iš anksto parodyti mums nuotraukas ar vaizdo įrašus, kad galėčiau įvertinti, kiek mašinų tikrai reikia.

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Būtinas yra krovinio manifestas, sąskaita-faktūra ir pakavimo sąrašas. Be šių dokumentų jūs neprasversite pro Lietuvos muitinę. Jei prekės yra naudotos, tai turi būti nurodyta sąskaitoje, kad nebūtų mokamas PVM. Vokiški partneriai dažnai išrašo dokumentus labai tiksliai, o mūsiškiai kartais užmiršta nurodyti prekių kodus (TN kodus), dėl ko kyla nereikalingų klausimų.

Ar reikia EX1 dokumento?

Jei tai yra galutinis eksportas iš ES, taip, EX1 yra būtinas. Jis patvirtina, kad prekės išvyksta iš Vokietijos ir nebus parduotos kitur ES teritorijoje. Be šio popieriaus gali būti pritaikytas mokesčio. Esu matęs, kaip muitininkai sulaikė krovinį Kelne dėl to, kad EX1 buvo neteisingai užpildytas – viena skaitmenį suklydo, ir visa kompanija stovėjo tris dienas.

Kas dėl PVM mokėjimo?

Jei vežate savo nuosavybę tarp savo padalinių, PVM mokėti nereikia, tik reikia įrodyti nuosavybės teisę. Bet jei tai yra prekybinis krovinys arba įranga, kuri bus parduota Lietuvoje, tuomet reikės sumokėti PVM importui. Čia geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, nes aš esu vairuotojų ir mašinų žmogus, o ne mokesčių ekspertas (nors per tuos metus kažką ir išmokau apie tarptautinę prekybą).

Ar reikia vertimo į lietuvių kalbą?

Muitininkai Lietuvoje dažnai prašo vertimo, ypač jei dokumentuose yra specifinių techninių duomenų arba jei pareigūnas tiesiog nenori nuskaityti vokiškų rašmenų. Vokiškai dokumentai dažnai būna labai ilgi, todėl vertimas gali kainuoti nemažai. Patartina vertinti tik svarbiausius dokumentus, o ne kiekvieną dėžės etiketę, nebent to reikalauja inspektorius.

Kaip elgtis su techninėmis įrangomis?

Kompiuteriai, serveriai, taisyklių spausdintuvai – viskas turi būti inventorizuota. Reikia nurodyti serijinius numerius, nes muitinė gali manyti, kad tai yra prekybinis krovinys. Kai pervežėme biurą iš Niurnbergo, vienas serveris be numerio buvo sulaikytas dviem savaitėms, kol gavome paaiškinimą iš gamintojo. Geriau turėti visą tą techninę dokumentaciją su savimi, o ne palikti ją senajame biure.

Ar Lietuvos muitinė tikrina biuro krovinius?

Kartais tikrina, kartais ne. Viskas priklauso nuo rizikos analizės. Jei krovinys atrodo įtartai arba dokumentuose yra nesutapimų, tikrai sustos. Pervežimo paslaugos biurams persikraustant iš Vokietijos visada turi būti paruošusios tokiai situacijai. Aš sakau vairuotojams: "jei sustojo, nedarykite problemų, tiesiog laukite". Vieni šaukia, kiti mėgina duoti kyšį, bet su Lietuvos muitinė to daryti negalima.

Kas yra CMR sąrašas?

CMR – tai tarptautinis vežimo orderis, kuris patvirtina sandorį tarp siuntėjo ir vežėjo. Be šio dokumento jūs negalite pretenduoti į jokį atlyginimą, jei krovinys dingtų. Vokiški klientai labai vertina šį popierių, jie jį tikrina iš karto, kai vairuotojas atvyksta pakrauti. Jame turi būti nurodytas tikslus svoris ir prekių kiekis, kitaip vėliau bus bėdų su draudimu.

Ar reikia galiojančio TIR padėjimo?

Tik tada, jei krovinys vyksta muitinės kontrolės režimu, o tai biurų perkėlimui nėra būdinga. Dažniausiai važiuojame paprastu režimu, todėl TIR kortės vairuotojui nereikia. Bet jei jūsų krovinys yra labai vertingas, gali būti naudinga naudoti tinkamai uždarytą sunkvežimį su muitinės antspaudais, nors tai papildomai brangina procesą.

Ką daryti, jei prarandate dokumentus kelyje?

Tai košmara. Jei vairuotojas pameta CMR arba sąskaitą, reikia greitai daryti dublikatus. Vokiški siuntėjai dažnai gali padaryti tai greitai elektroniniu būdu, bet jei tai popierinis originalas, gali tekti laukti. Būna, kad vėjas nupučia pro atidarytą langą, tai tiesiog stebuklas, kad dar nebuvo atvejų, kai dingo visi krovinio dokumetu (čia tą klaidą palikau specialiai, matote, pavargęs esu). Geriau viską daryti elektroniniu būdu ir turėti kopijas savo telefone.

Ar sunku gauti leidimus specialioms prekėms?

Jei biure yra pavojingų medžiagų, chemikalių ar ginklų (saugumo tarnybai), tai reikia specialių leidimų. Paprastai biurai veža baldus ir kompiuterius, todėl čia paprasta, bet jei turite laboratoriją, reikės daugiau popierių. Vieną kartą teko vežti medicinos įrangą iš Leipcigo, ir ten reikėjo sanitarijos inspekcijos pritarimo, tai truko ilgiau nei pati vežimo dalis.

Pakavimas ir technika

Ar patys turite pakavimo medžiagas?

Taip, turime viską: dėžes, juostas, burbuliukus, užpildus. Jei reikia, galiame atvežti medines dėžes, kurios yra tvirtesnės. Kartais klientai sako, kad jie patys supaks, o tai pasirodo esą senos prekybos centro dėžės, kurios suyra vos tik jas pakėlus. Tada mums tenka spėlioti, ar tas monitorius atvyks gyvas, ar ne.

Kaip supakuoti baldus?

Visi baldai turi būti išardyti tiek, kiek įmanoma. Stalai, lentynos, sekcijos – viskas eina atskirai. O daiktai, kurie neina išardyti, užvyniojami storomis stretch plėvėmis. Vokiški baldai dažnai būna labai kokybiški, bet sunkūs, o mūsiškiai – dažniausiai sprendžiamos (lmdo), bet pervežti juos reikia taip pat atsargiai. Nemanau, kad norite, kad jūsų vadovo stalas būtų įbrėžtas.

Ar galima vežti atidarytus kompiuterius?

Negalima. Jie turi būti išjungti, ištrauktos laidai ir viskas uždaryta į dėžes. Vėlgi, jei ne, neišvengsite vibracijos ir dulkių. Buvo atvejis, kai klientas bandė vežti atidarytą serverį, kuris buvo įjungtas, kad nenukristų duomenys. Rezultatas – standžiojo disko galva įsirėžė. Nežinau, ką jis galvojo, bet technika nėra skirta važiuoti po duobėmis įjungta.

Kaip elgtis su archivaliais dokumentais?

Dokumentai turi būti supakuoti į dėžes, kurios yra uždarytos ir pažymėtos "Dokumentai". Gerkite, kad dėžės nebumtų, jei lietus. Jei dokumentų yra labai daug, geriau juos vežti mašinos dalyje, kurioje mažiauiausia vibracija. Archyvai dažnai būna labai sunki, viena dėžė gali svoriuoti nustebinti net patį vairuotoją, kai jį pakelia į sunkvežimį.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežimą?

Būtina. Vokiškose firmose yra griežtos higienos taisyklės, todėl ten dažniausiai visai švaru. O mūsiškiai kartais užmiega su kava ant stalo. Niekas nenori vežti dulkių ir senų sumuštinių, todėl prašome išvalyti viską prieš mūsų atvykimą. Tai taip pat gerina įvaizdį, kai vairuotojas atvyksta į naująją vietą su švariais baldais.

Kaip apsaugoti jautrią techniką?

Jautri technika, kaip kad dideli monitoriai ar projektoriams, turi būti supakuota į specialias kietas dėžes su putomis. Jei neturite originalių dėžių, mes galime pasigaminti individualų pakavimą. Tai kainuoja, bet sutaupo nervų. Vieną kartą gavau skambutį iš kliento, kad jo "iMac" ekranas sužalojo, nes buvo padėtas ant normalios dėžės viršaus. Dabar viską užrašau su raudona spalva.

Ar galima vežti augalus?

Taip, galima, bet tik jei tai nėra saugomos rūšys. Paprasti biuro augalai turi būti gerai uždaryti, kad nebeiškristų žemės. Žiema reikia apvynioti juos, kad nešaltų. Vokiškai augalai dažnai būna dideli ir gražūs, bet sunkiai perkelia temperatūros pokyčius. Geriau juos vežti atskirai, ne su baldais, kad jų ne laužytų.

Kas daryti su skysčiais?

Visi skysčiai turi būti išpilti arba uždaryti taisyklingai. Kava, vanduo, spausdintuvų rašalai – viskas gali nutekėti. Esu matęs, kaip rašalo kasetės sprogo per važiavimą per kelio duobę, ir visa įranga buvo violetinė. Nėra nieko blogiau nei išpakavus dėžę rasti, kad viskas viduje yra lipni ir juoda.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir aprašymą, kas viduje yra. Padarykite sąrašą, kad žinotumėte, kiek dėžių turite. Vienas klientas iš Miuncheno pažymėjo tik "Biuras", o tada negalėjo rasti svarbių sutarčių savaitę. Mes padėjome ieškoti, bet laiko praradome nemažai. Sistemingumas čia svarbiau už greitį.

Rizikos ir nesklandumai

Kas nutinka, jei sugenda mašina kelyje?

Tai realus dalykas, technika sensta, o keliai Vokietijoje, nors ir geri, bet statybos visur. Jei sugenda, mes siunčiame pagalbinę mašiną perkrauti. Tai gali užtrukti pusę dienos arba ilgiau. Klientai dažnai pyksta, kai vėluoja, bet aš negaliu pakeisti fizikos dėsnių. Jei variklis užsidega prie Hanoverio, reikės laukti mechaniką, o jis neatskuba per penkias minutes.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, taip kad kalbos problemų nebūna. Bet jei reikia, galiu siųsti ir vokiškai kalbančius vairuotojus, jie yra brangesni, bet kartais praverčia, kai reikia susitarti su vokišku sandėlio vadovu. Vokiškai kalbantys vairuotojai taip pat yra labai disciplinuoti, bet kartais per lėtai dirba pagal mūsų standartus.

Ką daryti, jei naujas biuras nepasiruošęs?

Tai klasika. Atvykstame su dėžėmis, o ten dar dažoma grindys arba neįrengtas liftas. Tuomet mes laikome laiką, o jums tenka mokėti už vairuotojo laukimą. Geriau suderinti valandas iš anksto. Vieną kartą teko nešti biuro įrangą per balkoną, nes liftas neveikė, o tai kainavo kaip du papildomi reisai.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mums retai, nes mes uždaryme mašinas ant spynos ir paveržiame. Bet jei palikite dėžę koridoriuje be priežiūros, ji gali dings. Vokiškose biuruose saugumas yra aukštas, bet Lietuvoje kartais pasitaiko vagysčių statybose. Todėl patariu visą brangiausią įrangą vežti paskutine eile arba laikyti pas save, kol viskas nebus įrengta.

Kaip elgtis su vokiškais partneriais?

Jie yra labai tikslūs. Jei sutartyje parašyta, kad atvyksta 8:00, jie laukia tik iki 8:15. Vėlavimas jiems yra nepriimtinas. Todėl aš visada liepiu vairuotojams važiuoti su rezervu. Vokiškas sandėlininkas gali tiesiog neleiti jums į vidų, jei pavėluote, ir tada diena prarasta. Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja vokiško tikslumo, o ne mūsiško "kaip nors nuspręsim".

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, mes turime GPS sekimo sistemas galiojančiomis visose mašinose. Galite žiūrėti, kur jis važiuoja, ar jis stovi prie kavinės. Tai padeda suplanuoti savo darbą. Kai kurie klientai sėdi prie kompiuterio ir stebi kiekvieną judesį, tai jiems padeda ramiau gyventi. Aš asmeniškai retai žiūri, tik jei skambina, kad vėluoja.

Kas dėl atsakomybės už sugadimus?

Jei mes padarome klaidą, mes atsakome. Jei dėžė buvo blogai supakuota ir viduje visas sužalojo, mes kompensuojame. Bet jei pažymėjote "gulėjo puikiai", o viduje buvo jau sužalota, tai ne mūsų kaltė. Visada reikia patikrinti būklę prieš įkėlimą ir iškėlimą, o ne tuomet, kai jau viskas atvyko į Vilnių.

Ar saugu naudoti jūsų paslaugas?

Esu čia jau daugiau nei dvidešimt metų, jei būtų nesaugu, nebūčiau dirbęs. Turime visus draudimus, licencijas ir patirtį. Žinau, kur yra geriausios keleivinės vietos prie Kauno, kur gauti gerą kavą Berlyne ir kuria keliais vengti, kad neišlaidžtumėte pinigų. Pasitikėjimas šioje srityje yra viskas, be jo nieko nevežsi.

Ką daryti su išmestais šiukšlėmis?

Mes ne vežiame šiukšlių, mes ne šiukšliavežiai. Jei norite atsikratyti seniais baldais, reikia tai susitarti atskirai. Vokiškoje sistemoje labai griežtai tvarkoma šiukšlių atvežimo taisyklės, todėl tenka mokėti už kiekvieną kūgį. Geriau viską parduoti arba duoti labdarai nei mokėti mums už šiukšlių vežimą per šalį.

Ką daryti pabaigai

Viskas baigiasi tuo, kad vairuotojas išvažiuoja tuščia, o jūs liekate su dėžėmis naujame biure. Geriausia yra turėti vieną atsakingą žmogų, kuris vadovauja iškrovimui. Niekas nenori girdėti "kur dėjot tą dėžę?", kai vairuotojas jau toli. Pervežimo paslaugos biurams persikraustant iš Vokietijos baigiasi ne tada, kai mašina sustoja, o tada, kai paskutinis kompiuteris stovi ant stalo ir veikia. Pasiruoškite kavą vairuotojui, jis pavargęs po kelias šimtus kilometrų, tai mažas dalykas, kuris padaro procesą malonesnį. Sėkmės naujoje vietoje ir tikimės, kad daugiau nebereikės kraustytis bent penkerius metus.