Persikraustymo sprendimai biurams į ir iš Vokietijos: Vadovas pragmatikams be paslapčių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, ir galiu pasakyti viena – persikraustymas visada yra chaosas, net ir jeigu jis atrodo tvarkingai. Ypač kai kalbame apie persikraustymo sprendimai biurams į ir iš Vokietijos, kur vokiečių kruopštumas susiduria su mūsiškių „kaip nors nusigausim“ mentalitetu. Dažnai klientai mano, kad tai tik tiesiog baldų vežimas, bet iš tikrųjų tai sudėtingas logistinis mazgas. Ten ir dėžės, ir dokumentai, ir pačios įrangos transportavimas, kurį reikia įvertinti su galva, o ne tik pagal kainą. Čia ne vien apie vairuotojus, o apie tą, kad verslas nestotų. Jeigu ieškote ilgu ir nereikalingų teorinių užsiėmimų, tai ne čia, aš kalbu apie tai, kas vyksta iš tikrųjų kelyje ir sandėliuose.

Kaip viskas prasideda ir kodėl visada kažką trūksta

Oi, kada tiksliai reikia pradėt viską planuot?

Nekalbu apie tą metų, kai nusprendžiate kraustytis, o apie konkretų datų įvedimą. Geriausia būtų pradėti maždaug prieš 2–3 mėnesius, ypač jeigu persikraustymo sprendimai biurams į ir iš Vokietijos reikalauja specialių leidimų miesto centre. Buvo atvejis, kai klientas skambino prieš savaitę ir norėjo perkelti visą IT skyrių į Miuncheną. Žinote, ką aš jam sakiau? Kad aš ne burtininkas. Reikia laiko, kad surastume vairuotojus, kurie turi teises vairuoti didelius sunkvežimius Vokietijos miestuose, ir užsakyti liftą. Nevelkite iki paskutinės minutės, tiesiog nėra tokių „greitųjų“ variantų, kurie kainuotų pigiai ir nesukeltų streso.

Ar jūs ten viską supakuot už mane, ar aš turiu pats suktis?

Tai priklauso nuo to, kiek norite susitaupyti ir kiek turite laiko. Mes galime atvykti su dėžėmis, popieriumi, burbuliukais ir padaryti viską nuo A iki Z. Tačiau dažniausiai biurai pasirenka „pusiau“ variantą – darbuotojai susuka smulkius daiktus asmeninėse dėžėse, o mes imamės baldų ir technikos. Svarbiausia – nerašykite ant dėžių „ dokumentai“, jeigu ten yra kavos virimo aparatai. Vieną kartą teko išpakavoti tris šimtus dėžių, nes kas pažymėjo viską vienodai, o vadybininkas Berlyne laukė kompiuterių, o ne spausdintuvų.

O galima viską nuvežti per savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai sunku. Vokietijoje, pavyzdžiui, naktinis ramybės laikas ir sekmadieniai yra griežtai reglamentuoti, ypač gyvenamuosiuose rajonuose. Jeigu atvyksite su sunkvežimiu į Miustero ar Frankfurto centrą sekmadienį rytą, galite tikėtis apkaršto policininko ir didelių baudų. Persikraustymo sprendimai biurams į ir iš Vokietijos reikalauja gero išplanavimo, todėl dažniausiai stengiamės tai daryti darbo dienomis, arba bent jau gauti specialų leidimą iš savivaldybės, kuris kainuoja nemažai.

Kodėl tie daug reikalaujat inventoriaus sąrašo?

Nemanau, kad jums tai patiks, bet be jo neišsiversite su muitine. Inventoriaus sąrašas tai ne tik sąskaita, tai jūsų draudimas. Jeigu dėžė su svarbiais serveriais dings (o tokių atvejų buvo), be sąrašo mes negalėsime įrodyti, kad ji buvo pakrauta. Be to, vokiečių muitinės pareigūnai mėgsta tikslumą. Jeigu parašysite „baldai“, jie gali pradėti klausinėti, kokių baldų. Užrašykite „4 biuro stalai, 3 kėdės, 1 spinta“. Tai užtrunka valandą, bet sutaupo dienų nervų vėliau.

Ką daryt su serveriais? Jie jautrūs, tiesa?

Absoliučiai tiesa. Serverius negalima tiesiog įmesti į dėžę ir įmesk ant grindų kaip bulvių maišą. Reikia specialios pakuotės, šoku amortizacijos, ir svarbiausia – jie turi būti išjungti tinkamai (duomenų bazės išjungtos). Kartais nedarome patys, o kviečiame IT specialistus, tai jų žemė. Aš galiu tik garantuoti, kad fiziškai nenukris. Esu matęs, kai viena firma bandė taupyti ir vežė serverius „Volvo“ bagažinėje per Lietuvą. Veliau mokėjo už duomenų atstatymą daugiau nei už visą kraustymąsi.

Pinigai, kainos ir nerealu lūkesčiai

Kiek tai maždaug kainuos? Apytiksliai.

Klausimas kaip „kiek kainuoja automobilis“. Viskas priklauso nuo tūrio metrais (m3) ir atstumo. Mažam biurui (apie 20 m3) kelionė į Berlyną su kėlimu gali kainuoti nuo 1.5 iki 2 tūkstančių eurų. Didelį kontorą perkeliant į Hamburgą gali užsiekti ir 10 tūkst. Degalai Vokietijoje brangesni, keliai mokesčiai (maut) aukšti. Jeigu kas siūlo kainą, kuri atrodo per gera, kad būtų tiesa, tikėkitės, kad jūsų baldus veš senas „Scania“ be draudimo.

Ar bus kažkas papildomai mokėt, apie ką nesakote?

Gerai, klausimas į temą. Pridedu prie kainos tik tai, kas nėra standartiniame rate. Pavyzdžiui, jeigu reikia naudoti laiptų kėlimą, nes liftas neveikia (o Vokietijoje seni pastatai dažnai turi siaurus liftus). Arba jeigu reikia išmontuoti sudėtingą sistemą su seifais. Taip pat, jeigu kelionės diena yra šventė Vokietijoje. Aš visada stengiuos pasakyti iš karto, bet kartais pats sužinau tik vietoje – tada skambinu ir pasitariu. Neslėpsiu, bet galiu užmiršti paminėti, jeigu tu nepaklausai.

Kaip su PVM Vokietijoje? Ar mums reikia jo mokėti?

Čia yra įdomi vieta. Jeigu jūsų įmonė yra PVM mokėtoja Lietuvoje ir turite PVM kodą, o paslauga yra tarptautinė pervežimo, dažniausiai taikoma 0 % PVM arba atvirkštinis apmokestinimas. Vokietijos partneriai reikalauja jūsų PVM kodo ir VAT ID patvirtinimo. Be to, gali būti problemų, jeigu savininkas yra asmeninis, ne įmonė. Tada gali tekti mokėti Vokietijos PVM (19%), kurio negrąžins. Taigi, persikraustymo sprendimai biurams į ir iš Vokietijos visada turi būti planuojami su buhalteriu, o ne tik su logistiku.

Kiek laiko galioja jūsų pasiūlymas?

Standartiškai – 30 dienų. Degalų kaina šiandien nėra ta pati kaip rytoj. Prieš metus kaina šoko taip, kad kai kurie pasiūlymai tapo bevaisiais. Jeigu jums patiko kaina, pasirašykite sutartį greičiau. Negaliu aš laikyti kainos pusę metų, tai ne gamyba, kur kaštai pastovūs. Čia rizika, kurią dalinamės. Jeigu praeis du mėnesiai, teks skaičiuoti iš naujo.

Ar draudimas įeina į tą kainą?

Įeiną, bet jis yra ribotas. Paprastai tai yra apie 3-5 EUR už kilogramą arba fiksuota suma (pavyzdžiui, 10 tūkst. EUR). Jeigu vežate brangų serverį ar meno kūrinius, privalote tai paminėti ir papildomai apdrausti. Vienas klientas nepranešė apie 50 tūkst. vertės spaudą, ji buvo sugadinta (drėgnė), ir standartinis draudimas padengė tik nedidelę dalį. Buvo nemalonu kalbėtis su teisininkais.

Vokietijos specifika, dokumentai ir muitinė

Ar mums reikalingas kažkoks Intrastat ar kaip kas?

Intrastat tai statistika, reikalinga, jeigu prekių apyvarta tarp ES šalių viršija tam tikrą slenkstį (dažniausiai 400-500 tūkst. eurų per metus). Jeigu perkeliate tik savo biurą ir tai vienkartinis veiksmas, Intrastat gali būtinai nereikalingas. Bet aš nėra jūsų buhalteris, tai patikrinkite su juo. Jeigu tai ne perkelimas, o prekių pirkimas-pardavimas, tai Intrastat būtinai. Su persikraustymo sprendimai biurams į ir iš Vokietijos susiję daugiau fiskaliniai reikalavimai nei atrodo.

Kokius dokumentus reikia ruošti muitinei? Tik sąskaitą?

Sąskaita faktūra (jei prekiaujate) arba perdavimo aktas (jei tai įmonės turtas), pakavimo sąrašas (packing list) ir važiaraštis CMR. Muitinė dažniausiai nebando ištraukti mokesčių, jeigu tai turtas, priklausantis tai pačiai įmonei (tikrovės perkėlimas). Bet jeigu turtas parduodamas Vokietijos filialui, tai jau gali būti PVM ir kitos smulkmenos. Dokumentai turi būti lietuviškai ir vokiškai (arba angliškai), kitaip pareigūnas tiesiog nenusimano.

Kas tas EX-1 dokumentas, apie kurį visi kalba?

EX-1 tai eksporto deklaracija, kuri reikalinga, jeigu išvežate turtą iš ES į... na, jeigu į Šveicariją ar Norvegiją, bet jeigu į Vokietiją (ES viduje), tai EX-1 nereikalingas. Atsiprašau, nusipyliau. Jeigu įvežate iš trečiosios šalies (pvz., iš Jungtinės Karalystės po Breksito) per Vokietiją, tai EX-1 gali prireikti tranzitoui. Bet jeigu tiesiog Lietuva-Vokietija, tai mums užtenka CMR. Dažnai žmonės painioja šiuos dalykus, nes seniai taip nebuvo.

Kiek laiko užtrunka sienoje?

Sienos nėra (Schengen), bet muitinės patikros gali būti. Esu matęs, kaip vokiškai muitininkai sustabdo lietuvišką sunkvežimį ir ima tikrinti kiekvieną dėžę, nes jų kompiuterinis sistema „pypsojo“. Tai gali trukti nuo valandos iki visos dienos. Jeigu dokumentai tvarkingi, dažniausiai tiesiog važiuojate pro „žaliąją juostą“ (jeigu tokią turite) arba tiesiog važiuojate be sustojimo. Bet garantuoti niekas negali. Vokietijos muitinė labai technologiška.

Ar galima vežti naudotus baldus be mokesčių?

Taip, jeigu tai įmonės turtas, kuris buvo naudojamas ir toliau bus naudojamas (tai vadinamas „perkėlimu į kitą ES valstybę narę“). Mokesčių nėra. Bet jeigu įsivežite naudotus baldus iš bankroto bylos ir parduosite juos Vokietijoje, tai jau gali būti PVM ir importo mokesčiai. Svarbu turto pobūdis ir paskirtis. Geriausia turėti dokumentą, kad šie baldai buvo įmonės balanse mažiausiai 6 mėnesius.

Kelionės, vairuotojai ir realus gyvenimas

Kokio dydžio sunkvežimis atvažiuos?

Nesakysiu „didelis“. Priklauso nuo vietos. Jeigu Vokietijoje esate sename mieste su siauromis gatvelėmis, atvažiuos 7.5 tonų sunkvežimis („keliasėlis“), kuris gali važiuoti kaip lengvasis automobilis. Jeigu pramonės rajone, tai ir 40 pėdų priekaba. Aš asmeniškai visada siūlau atsiųti matuotojus, o ne spėlioti per telefoną. Vienas kartą nusprendžiame siųsti didelę mašiną, o pasirodė, kad vartai į kiemą buvo per žemi 5 cm. Teko iškrauti ant gatvės.

Vairuotojas kalba lietuviškai?

90% atvejų – taip. Mes siunčiame lietuviškas ekipažus. Kartais, jeigu trūksta vairuotojų, dirbame su patikimais partneriais iš Latvijos ar Lenkijos, bet tuos kalbame tik lietuviškai (vedėjai). Vokiškai dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius, bet su muitininkais ar policija kalbėti dažniausiai tenka mums per telefonu. Taigi, jeigu reikia something paaiškinti vietoje, geriau, kad kas nors iš jūsų komandos mokėtų angliškai ar vokiškai.

Kur statyti mašiną Vokietijoje? Gi ten griežta.

Tai viena didžiausių bėdų. Negalima tiesiog sustoti ant raudonos linijos „kadangi kraustom“. Reikia iš anksto gauti leidimą stovėjimui (Halteverbot). Mes tai padarome už jus, reikia tik tikslaus adreso ir laiko. Jeigu nenurodysite, vairuotojas gali rasti vietą už 2 km ir nešti dėžes rankomis. O tai kainuoja brangiau. Vokietijai eismo tvarka yra šventa.

Kiek užtrunka pakrauti viską?

Įprastas biuras (apie 3-4 kambariai) pakraunamas per 3-4 valandas. Jeigu daug daiktų, reikia išmontuoti baldus – tai diena. Iškraunama greičiau, nes žinome, kur dėti. Bet čia nėra tiksli mokslo sritis – jeigu liftas užstrigs, ar darbuotojai trukdys, gali prailgėti. Aš visada įskaičiuju +2 valandas rezervui savo planuose. Būna, kad klientas sako „viskas paruošta“, o mes atvykstam, o stalai pilni popierių.

Ar išmontuojat ir sumontuojat baldus?

Žinoma, mes ne tik krovėjai. Turime savo meistrus, kurie žino, kaip išsukti „IKEA“ spintas ir kaip surinkti sudėtingus direktoriaus stalus. Viską užrašome, varžtus dedame į maišelius su pažymėjimu, kad nepasimestų. Nebūna taip, kad kažkas dingsta? Kartais atsitinka, bet stengiamės stebėti. Vienas kartą palikome koją nuo sofos senoje vietoje, teko vežti atskirai, tai buvo juokinga (klientui ne).

Specifika, problemos ir smulkmenos

Kaip su slaptais dokumentais? Aš niekam neduodu.

Suprantu. Galime tiekti užrakstomas dėžes (plombuojamas) arba netgi transportuoti jūsų vadybininko automobiliu, jeigu jis važiuoja už mašinos. Dėžės su dokumentais gali būti pažymėtos kaip „Confidential“ ir padėtos atskirai, kad vairuotojas jų neberištu. Mes turime draudimą atsakomybės, bet pasitikėjimas – svarbiau. Jeigu reikia, pasirašome papildomą konfidencialumo sutartį (NDA), nors retai kas to paklauso.

Ar galima vežti biuro augalus?

Galima, bet tai problema. Augalai turi fitosanitarinius reikalavimus (nors ES viduje lengviau), bet pagrindinė problema – žiema. Sunkvežimyje nėra šilumos, jeigu tai ne šaldytuvas. Jeigu -20 laipsnių užsidegs, jūsų palmės taps ledinukais. Vasarą galima, bet reikia gerai užfiksuoti, kad nenutrintų. Aš asmeniškai nerekomenduoju vežti didelių medžių, pigiau nusipirkti naujus Berlyne, nei gydyti stresą po kelionių.

Ką daryti su šiukšlėmis? Mes paliekam senas kėdes.

Mes ne šiukšliavežiai. Esame susitarę, kad išvežame „turtą“. Jeigu jums reikia išmesti senias spintas, tai papildoma paslauga, galime susitvarkyti, bet tai už papildomą mokestį. Vokietijoje šiukšlių išvežimas (Entsorgung) yra labai brangu, ten skirtingi konteineriai medžiagoms. Jeigu užsidegs užteršta medžiaga, gausite baudą. Geriau išmesti čia, Lietuvoje, arba surasti vietinį „Sperrmüll“ (didelių šiukšlių) ivežimą Vokietijoje.

O jeigu lietus? Ar dėžės neužtekės?

Vairuotojai turi plėvelių (stretch film) ir padangų grandines. Jeigu lyja lietus, mes užklojame baldus prieš išnešimą. Dėžės turi būti kokybiškos. Jeigu jūs naudojate senas prekybos centro dėžes, kurios jau mirkštos, taip, galiu užtekėti. Rekomenduojame nusipirkti naujas dėžes (jas tiekiame). Tai nedidelė investicija palyginti su drėgnų dokumentų problema.

Jeigu pasikeičia planai paskutinę minutę?

Tai kasdienybė. Jeigu mašina jau važiuoja ir jūs sakykite „stabdykite“, tai jums teks mokėti už dieną prastovėtą mašiną ir vairuotojo darbą. Vokiečiai tikslūs, jeigu pasirašėte laiką, jie laukia. Jeigu norite atidėti dieną anksčiau, tai paprastai problema, nes grafikas užpildytas. Bet stengiamės išeiti į priekį, jeigu įmanoma. Komunikacija – viskas.

Baigiamieji žodžiai

Viskas su persikraustymo sprendimai biurams į ir iš Vokietijos atrodo sudėtinga tik tol, kol nepradėjate veikti. Pagrindas yra ne rasti pigiausią kamšį, o rasti žmones, kurie žino, ką daro, kai kažkas ne taip eina. O kažkas ne taip eina beveik visada – nuo sugedusio lifto iki užstrigusios sienos. Nereikia baimintis klausti baudų, kelių ar dokumentų, geriau juos susitvarkyti iš anksto. Tada ir kava ryte bus skanesnė naujame biure, o ne prie dėžių senajame. Sėkmės kelyje.