Persikraustymas biurui į Vokietiją su moderniais sprendimais: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo puikių, organizuotų pervežimų iki tokių, kai norėtųsi akis uždaryti. Persikraustymas biurui į Vokietiją nėra tas pats kas perkėlimas gyventi, čia daugiau biurokratijos ir techninių niuansų. Nors sako, kad pasaulis pasidarė skaitmeninis, fizinis daiktų judinimas vis dar sukelia daug streso. Modernūs sprendimai, tokie kaip liftai ar specialios dėžės, tikrai padeda, bet be žmogiškojo faktoriaus ir patirties niekas neveikia. Čia ne tik apie vairuotojus, bet ir apie tai, kaip suprasti vokiečių sistemą, kuri kartais būna griežtesnė negu atrodo.

Bendri klausimai apie procesą ir organizavimą

Kiek laiko užtrunka persikraustymas biurui į Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kiek tiksliai turite daiktų ir kur į Vokietiją važiuojate. Jei tai mažas biuras į Berlyną, tai gali užtrukti vos dieną ar dvi, tačiau jei reikia važiuoti gilyn į Bavariją, ten kelių eismas gali viską suklijuoti. Įprastai planuokite, kad patys pervežimas užtruks 1-3 darbo dienas, bet reikia įskaičiuoti ir paruošimą. Vieną kartą turėjome atvejį, kai klientas nepasakė, kad trečias aukštas be lifto, tai mes ten stovėjome visą dieną su rankomis. Geriau viską iš Anksto susitarti.

Kiek tai kainuoja ir nuo klausomasi kaina?

Kainos šiais laikais, deja, nėra pastovios, degus brangsta, taip ir darbo rankos. Negaliu tiesiog pasakyti skaičiaus, kai nežinau, ar turite penkias ar penkiasdešimt biuro kėdžių. Persikraustymas biurui į Vokietiją kainuoja nuo tūrio ir atstumo, taip pat nuo to, kiek papildomų darbų reikia. Gali būti, kad užteks ir tūkstančio eurų, o gali būti ir daugiau, jei reikia išmontuoti labai sudėtingas sistemas. Mes visada darome apžiūrą, kad nekiltų nesusipratimų pabaigoje.

Ar reikia apdrausti krovinius ir kodėl tai svarbu?

Be abejo, tai būtina, ypač kai važiuojate užsienien. Nors mūsų vairuotojai yra patyrę, kelyje visada gali nutikti staigus stabdymas ar kažkas panašaus. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl atsakomybės, todėl jei sugadinsite kliento brangų serverį, be draudimo galite prarasti daugiau negu uždirbote per mėnesį. Drąsiai pasakysiu, kad geriausia yra „viskas rizika“ draudimas, tada jūsų nervai bus ramesni. (Nors tikiuosi, kad jo niekada teks naudoti).

Kaip susitvarkyti su dokumentais ir custom?

Reikia turėti tvarkingą sąrašą daiktų, vadinamąjį packing list, ir CMR draudimą. Jei vežate naują įrangą, kurią dar nenaudojote, gali kilti klausimų dėl PVM ir importo mokesčių Vokietijoje. Persikraustymas biurui į Vokietiją dažniausiai yra laikomas vidinės prekybos (jei esate įmonė), bet vis tiek reikia turėti visus dokumentus. Vieną kartą mūsų vairuotoją sulaikė pasienyje trims valandoms dėl blogai užpildyto deklaracijos lauko. Geriau leiskite šį darbą profesionalams.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas, pvz., buitines chemijas?

Tai yra gana pikti dalykas. Biuruose dažnai būna valymo priemonių, toneriais užpildytų kasetių ir panašiai. Toneriai nėra pavojingi, jei dėžutės neužeista, o čia jau reikia žiūrėti atskirai. Vokietijos pareigūnai labai nepatinka, jei randa kažką, kas dega ar sprogsta be etikečių. Aš patariu viską tokį palikti čia arba išmesti ir nusipirkti naujų ten, kad būtų mažiau galvos skausmo. Nėra verta rizikuoti dėl keleto valymo priemonių buteliukų.

Kas gi tas „modernus sprendimas“ iš tikrųjų yra?

Daugelis sako, kad tai yra programėlės kur sekti krovinius, bet man atrodo, kad tai yra labiau techninis aprūpinimas. Tai yra specialios dėžės kompiuteriams, kurių nereikia klijuoti, o tik užsegti. Tai yra hidrauliniai keltuvai, jei name nėra lifto, arba specialios padėklų sistemos. Persikraustymas biurui į Vokietiją su tokia technika vyksta kelis kartus greičiau ir saugiau. Anksčiau mes viską nešiojome rankomis, o dabar tai atrodo visai kitaip.

Ar jūsų komanda atlieka išmontavimą ir montavimą?

Taip, darome tai, nes klientai dažniausiai nemoka arba neturi laiko tai daryti. Mes susimontuojame stalus, spintas, kai kurias lubines sistemas. Žinoma, kai kas daryti nesiimsime, pvz., jei ten yra kokia labai sena ar neįprasta konstrukcija, gali prireikti_specialisto. Bet įprastą biuro baldą mūsų vyrai surenka per valandą. Svarbiausia yra tai, kad visus varžtus ir detalmes reikia sudėti į maišelius, kad niekas nedingtų kelyje.

Ką daryti su senais baldais, kurie nereikalingi?

Galime juos išvežti į šiukšliadėžę Vokietijoje, bet tai kainuoja papildomai, ten yra griežtos rūšiavimo taisyklės. Kartais klientai sako, kad tiesiog paliks biure, bet vokiečiams tai nepatinka, jei ten turi būti švaru. Galima juos duoti labdarai arba parduoti pigiau, jei dar yra tinkamos būklės. Geriau apie tai pagalvoti iš anksto, o ne važiuoti su kroviniu, kurio pusė yra šiukšlės.

Kaip elgtis su parkavimu miesto centre ar prie verslo centro?

Čia yra viena sunkiausių dalių, ypač Miunchene ar Frankfurte. Negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio ant raudonos juostos ir galvoti, kad viskas gerai. Reikia iš anksto gauti specialų leidimą iš savivaldybės – vadinamąjį „Verkehrszeichen“. Persikraustymas biurui į Vokietiją be šio popieriaus gali baigtis gana didelėmis baudom, kurias teks mokėti klientui. Mes paprastai imame šį rūpestį ant savęs, jei tik gautume informaciją laiku.

Ar dirbate savaitgaliais ar naktimis?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Vokietijoje yra naktinio ramumo ir darbo taisyklės, todėl jei norite iškrauti biurą sekmadienį ryte, reikės gauti ypatingą leidimą ir mokėti vairuotojams papildomai. Dažniausiai klientai renkasi penktadienį arba pirmadienį, tačiau jei verslas negali sustoti, mes pritaikomės. Buvo atvejų, kai dirbome iki vidurnakčio, kad klientas rytoj galėtų dirbti.

Ką daryti su brangia IT įranga ir serveriais?

Tai reikalauja labai didelio atidumo. Serverius negali tiesiog įmesti į dėžę, jie turi būti išjungti tvarkingai (jei dar veikia) ir supakuoti į specialias, smūgiams atsparias dėžes. Persikraustymas biurui į Vokietiją su IT infrastruktūra visada yra rizikingas momentas. Aš visada patariu, kad IT specialistas būtų kartu arba bent jau paruoštų viską. Jei dings duomenys, mūsų draudimas jų neatkurs.

Ar darbuotojai gali vežti savo asmeninius daiktus?

Taip, dažnai taip ir būna, kad žmonės turi savo puodukus, augalus ar priešgaisrinius seifus turi po savo stalais. Tai galima vežti tame pačiame krovininyje, tik reikia tai aiškiai pažymėti sąraše, kad muitinė nekreiptų dėmesio. Bet turiu omenyje, kad asmeninės elektronikos pervežimas gali būti truputį kita istorija, jei jos yra per daug. Geriau nedaryti didelių kavos virimo mašinų pervežimo kaip asmeninio daikto.

Vokietijos specifika ir teisiniai dalykai

Kas nutinka, jei padarysite žalą turtui?

Turi draudimą, kuris to padengia. Esu matęs situacijų, kai buvo nulaužta koridoriaus lubos dalis arba įbrėžta brangus grindinys. Tokiu atveju mes apžiūrime, vertiname žalą ir išmokame kompensaciją. Žinoma, mes stengiamės dirbti taip, kad to nebūtų. Vokietijoje žmonės yra labai tikslūs, todėl jei kažką sužeisite, jie tikrai ne tylės. Geresnis ryšys su klientu išvengia didelių problemų.

Ar reikia mokėti užsakymo užpakalį iš karto?

Daugeliu atvejų imame mažą užstatą (avansą), kad užtikrintume, kad klientas nesitrauks paskutinę minutę. Likusią dalį galima sumokėti gavus daiktus. Persikraustymas biurui į Vokietiją yra brangus procesas, todėl mums reikia užtikrinimo, kad degalai ir algos bus apmokėtos. Esu patyręs, kai žmonės atšaukia važiavimą ir mes liekame be darbo, o laikas jau užimtas.

Kaip tiksliai susiskaičiuoti tūrį (kubinius metrus)?

Jei nežinote, mes galime atvykti ir apžiūrėti. Apytiksliai – viena didelė biuro spinta užima apie 2-3 kubinius metrus. Galite padaryti nuotraukas ir nusiųsti mums, mes pabandysime įvertinti nuotoliniu būdu, bet tai yra mažiau tikslu. Nesakyčiau, kad visada pataikome 100%, dažnai išeja daugiau, nei klientas galvoja, nes žmonės pamiršta apie mažus dalykus, kurių daug.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Šiuolaikinėse sistemose taip, mes turime GPS sekimo programas. Tačiau reikia suprasti, jei vairuotojas pietauja arba stovi spūstyje prie Hamburgo, tai ne reiškia, kad jis stovi vietoje valandas. Kartais signalas pradingsta sandėlyje. Bet bendrai žinot, kur jūsų turtas yra, padeda ramiau užmigti. Persikraustymas biurui į Vokietiją tampa mažiau stresingu, kai matai, kad mašina jau pasiekė ribą.

Ką daryti su biuro augalais arba žole?

Augalus vežti į šią šalį galima, bet turi būti tikrinama, ar jie nekenksmingi aplinkai. Be to, augalams ilgas kelias be vandens ir šviesos yra pavojingas. Žiemą juos tikrai negalima palikti šaltame krovinyje. Aš asmeniškai neprimygtinai patariu palikti augalus senajame biure arba duoti darbuotojams. Neverta rizikuoti, kad jie užšals arba išdžius.

Ar reikia išpilti vandenį iš visų aparatūrų?

Būtinai. Kavos aparatai, vandens filtrai, drėkintuvai – viskas turi būti išpilita ir išdžiovinta. Jei vandens lieka, jis tikrai išsilieps kelyje, ir gali sugadinti kitus daiktus, pvz., popierinius dokumentus ar kilimus. Vieną kartą teko išvalyti visą priekabą, nes išsiliejus buitinė technika padarė nuotėkį. Tai buvo baisu.

Kaip susitarti dėl iškrovimo laiko Vokietijoje?

Reikia tiksliai žinoti, kada galima įvažiuoti į objektą. Ten dažnai taisyklės griežtos – negali įvažiuoti iki 8:00 ryto arba po 16:00 valandos. Jei vėluosite, gali tekti laukti iki ryto. Persikraustymas biurui į Vokietiją reikalauja tikslumo, nes vokiškas punktualumas čia ne stereotipas, o taisyklė. Geriau būti vietą 15 minučių anksčiau.

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pagrindus, nes tai padeda susitarti su vietine policija arba apsauga. Bet aš neduotų galvos garantuoti, kad jie galės aptarti Verslo filosofiją vokiškai. Sudėtingesniems dalykams mes turime vadybininkus, kurie gali paskambinti ir paaiškinti. Kalbos barjeras kartais sukelia juokingų situacijų, bet paprastai susideriname.

Kas dėl lifto naudojimo namuose?

Jeigu yra liftas, tai puiku, bet reikia tikrinti jo keliamąją galą. Kartais seni liftai netelpa didelių dėžių arba per daug sveria. Tokiu atveju reikia naudoti laiptus arba išorinį liftą. Prieš tai reikia susitarti su namų administracija, kad nėra neapykantos. Kartais gyventojai pyksta, kai užimamas liftas valandomis.

Ar galima apmokėti mokėjimo kortele?

Taip, galite, bet dažniausiai mums patinka pavedimai arba grynaisiais pinigais pabaigoje (jei tai nedidelė suma). Dėl didelių sumų grynaisiais yra problema dėl plovimo aktų. Vokietijoje mokėjimo terminalai ne visada veikia su Lietuvos kortelėmis be papildomo patvirtinimo, tad geriau pasirūpinti bankiniu pavedimu iš anksto.

Problemos ir nesklandumai, su kuriais susiduriame

Ką daryti jei mes vėluojame iš Lietuvos?

Praneškite mums kaip įmanoma greičiau. Jei mes jau važiuojame, tai sustoti nebegalima, bet galime pakeisti planus iškrovimo vietoje. Kartais vėluojame ne dėl mūsų kaltės, o dėl techninių problemų kelyje. Patirtis rodo, kad kantrybė čia labai svarbi. Persikraustymas biurui į Vokietiją ne visada vyksta pagal grafiką, kaip traukinys.

Ar turite atstovą ar partnerių Vokietijoje?

Turime kelis patikimus partnerius didžiuosiuose miestuose, jei reikia pagalbos su sandėliavimu arba papildoma technika. Bet dažniausiai važiuojame savo mašinomis ir savo žmonėmis, tai geriau kontroliuojame procesą. Yra firmų, kurios tiesiog perparduoda užsakymus kitiems, o mes darome patys. Tai užtikrina kokybę.

Ką daryti su statybinių atliekų išvežimu?

Jeigu persikraustant išmontuojate grindis arba lubas, tai atliekos turi būti išvežamos atskirai. Negalima jas maišyti su biuro daiktais. Vokietijoje už tai gali bausti labai griežtai. Reikia užsisakyti specialų konteinerį. Aš visada klausiu, ar yra tokių atliekų, kad nustebtume paskutiniame momente.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Stengiamės to nedaryti. Mašinos stovi saugiomis aikštelėse, bet 100% garantijos nėra niekur. Jeigu reikia pernaktuoti, geriau, kad krovinių nebūtų arba kad jie būtų užrakinti gera spyna. Vieną kartą (nepamenu kur tiksliai) mums bandė išsipilti degalus iš bakų, bet laimei, sargybini pasigirdo. Geriau važiuoti tiesiai be sustojimų.

Kas dėl biuro spintų su kodais ar raktų sistemomis?

Reikia turėti kodus arba raktus. Jei jų neturite, teks laužti, o tai papildomai kainuoja ir gali sugadinti spintą. Persikraustymas biurui į Vokietiją dažnai apima ir saugumo spintas, kurios yra labai sunkios. Jei jose yra pinigai ar dokumentai, reikia juos išimti prieš kelionę, mes neprisiimame atsakomybės už pinigus.

Ar imatės pervežti labai jautrius daiktus, pvz., didelius vitrinus?

Taip, imamės, bet tai kainuoja brangiau dėl specialios pakuotės ir krovimo būdo. Reikia naudoti stropus, uždegimų (knygų). Vitrinos yra labai trapios, jas lengva subraižyti. Aš visada sakyčiau, kad geriau tokius dalykus pervežti atskirai, o ne su bendru kroviniu, jei įmanoma.

Ką daryti, jei naujame biure dar nebaigta remontuoti?

Tai tikrai problema. Jei ten yra dulkės ar dažai, mūsų daiktai gali nukentėti. Geriau sutarti, kad mes atvežame dėžes į atskirą kambarį arba juos uždenkime. Buvo atvejis, kai mūsų vairuotojas padėjo dėžę ant šviežiai nudažyto grindo, ir vėliau teko mokėti už pakartotinį dažymą. Būkite atsargūs su tokiais situacijomis.

Kaip elgtis su drabužiais ar asmeniniais daiktais, kurie buvo biure?

Geriau juos supakuoti atskirai. Jei darbuotojai turi keletą drabužių ant kabyklos, mes jas galime uždėti į specialias dėžes, bet tai nėra mūsų pagrindinė funkcija. Persikraustymas biurui į Vokietiją dažniausia susideda iš technikos ir baldų. Asmeninius daiktus geriau, kad kiekvienas pasiimtų patys.

Ar galite padėti su dėžių išpakavimu?

Galime, tai papildoma paslauga. Atėjame, išpakuojame daiktus, sumontuojame baldus ir paimame šiukšles (dėžes, plėvelęs). Tai labai palengvina gyvenimą klientui, kuris gali tiesiog atėsti ir dirbti. Dauguma klientų topageina, nes nori sutaupyti, bet vėliau gailestis, kai sėdi tarp šimtų dėžių.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nors šis procesas atrody sudėtingas, su gerais pagalbininkais viskas įmanoma. Persikraustymas biurui į Vokietiją su moderniais sprendimais nebe tas košmaras, koks buvo anksčiau, jei viską suplanuojate protingai. Pasitikėkite savo pervežėju, bet būkite akylai, ypač su dokumentais. Sėkmės naujoje vietoje ir tikiuosi, kad jūsų verslis Vokietijoje šoks į viršų be nereikalingų rūpesčių dėl daiktų.