Perkraustymo sprendimai į Vokietiją pritaikyti jūsų biurui: vadovas be rūbų

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir, pasiduodu, kaskart kai matau naują klientą, kuris mano, kad perkraustymas į Vokietiją yra tik dėžių krautimas į sunkvežimį, turiu šypsnį ant veido. Juk realybė yra daug kampesnė, ypač kalbant apie įmonių relokaciją. Perkraustymo sprendimai į Vokietiją pritaikyti jūsų biurui neapsiriboja tiesiog transportu; tai yra sudėtingas puzzle, kurį sudaro dokumentai, vokiškas kietas nuotykinis su biurokratija ir logistinės naktinės maratonai. Esu matęs viską – nuo dingusių serverių iki tų, kurie bandė įveži inkarus nelegaliai. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių iš katalogų, tiesiog taip, kaip yra.

Popieriaus darbas ir Vokietijos biurokratai (be kurio nepraeisi)

Kokius dokumentuos reikia tur�ti paruošus dar prieš pakrovimą?

Sąrašas ilgas, bet pagrindas aiškus. Jums reikės krovinių manifestą, kuris turi būti labai tikslus, nes jei vokietis muitininkas ras neatitikimą, prasidės nervai. Be to, būtina transporto sutartis ir draudimo polisas. Taip pat ne užmirškite GAL (Goods Accompanying List) formos, jei keliaujate savo transportu. Dar vienas dalykas, dažnai pamirštamas, yra įgaliojimas jei pervežimą atlieka trečioji šalis – be jo jie neleis gauti jūsų daiktų. Pasidarę šitą namų darbus, išvengsite didžiausios dalies streso (bent tikiuosi).

Ar tikrai reikia vertinimo aktą kiekvienam stalui?

Galvodami apie perkraustymo sprendimus į Vokietiją pritaikytus jūsų biurui, daugelis klausia apie vertinimus. Jei daiktai yra naudoti ir jūs juos naudojote ilgiau kaip 6 mėnesius, oficialai vertinimo aktas nėra būtinas muitinės išleidimui (tarifo 8400), tačiau labai rekomenduoju jį turėti. Kodėl? Nes jei dingsta ar sulenda kokia vertingia technika, draudikas be to liudijimo nepadmokės nė cento. Vokiškas biurokratas mėgsta popierius, todėl geriau turėk per daug nei per mažai. Tegu tai kainuoja truputį laiko, bet apsaugos jūsų turtą.

Kas daryti jei trūksta kokių nors dokumentų krovinių vietoje?

Nieko gero. Esu matęs situaciją, kai vairuotojas atvyko pasienio punkte, o CMR konosamentas nebuvo pasirašytas teisingai. Rezultatas – mašina stovi 12 valandų, o jūsų komandos laukia. Jei trūksta dokumentų, skambinkite iš karto savo logistikos koordinatoriui. Kartais galima išsiųsti skenuotą kopiją el. paštu, jei tai nėra originalas, dažniausiai tai laikinai užtenka, kad pajudėtum. Bet nereikia tuo tikėtis kaip taisykle – tai išimtis, kuri priklauso nuo to, kokia rimta yra muitinės tarnyba toje dienoje.

Ar reikia mokėti PVM importuojant įrangą?

Čia viskas priklauso nuo to, ar esate PVM mokėtojas Vokietijoje. Jei turite Vokietijos PVM mokėtojo numerį, dažniausiai galima taikyti 0% PVM importo tarifą vykdant vidaus įsigijimo procedūrą. Tai sutaupo daug pinigų, nes pinigai užsuka tiesiai į saskaita (o ne valstybei). Tačiau jei to numerio neturite, teks sumokėti 19% vokiško PVM iš karto, o vėliau bandyti gražinti per mokesčių deklaraciją. Pasitikrinkite savo buhalterį prieš kelionę, kad nereiktų griebti galvos.

Ar galima atlikti importą vienoje šalyje o krovinius vežti į kitą?

Taip, tai vadinamas „importas į kitoje ES valstybėje“ procedūra, bet ji yra sudėtinga ir brangi. Daugeliu atvejų perkraustymo sprendimai į Vokietiją pritaikyti jūsų biurui numato tiekimą tiesiai į galutinį vietą. Jei bandysite importuoti Olandijoje o vežti į Miuncheną, gali tekti mokėti dvigubai daugiau garantinių įnašų. Mano patirtis rodo, kad paprasčiau ir pigiau daryti tiesioginį importą į tos vietovės muitinę, kurioje bus biuras, nebent jūsų muitinis brokeris turi kažką ypatingai įdomaus pasiūlyti (kas nutinka retai).

Ar sunku susitvarkyti su vokiška kalba dokumentuose?

Labai sunku, jei nemoki nei žodžio. Vokietijos pareigūnai dažnai kalba tik savo kalba, ypač provincijoje. Mes visada rekomenduojame turėti vertimą arba brokerį, kuris kalba vokiškai. Vieną kartą klientas bandė aiškinti su pirštais, kas yra „kompiuteris“, ir buvo laikomas kontrabandininku. Geriau užsidirbkite gerą vertėją arba pasitikėkite logistika, kuri turi savo vokiškai kalbančią pagalbą. Tai pigiau nei baudos.

Logistika, technika ir fizinis darbas (kur dažniausiai viskas sugenda)

Kiek laiko užtrunka visa operacija vidutiniškai?

Vidutiniškai? Tai sunku pasakyti, nes tai nėra važiuojimas į parduotuvę. Paprastai planuojame 2-3 dienas kelionės, kelių dienų iškrovimas, bet gali užtrukti ir savaitę, jei kalbame apie didelę įmonę. Kartais užtrunka ilgiau dėl nedidelio avarijos incidento ant A9 magistralės – ir viskas stovi. Geriausia planuoti taip, kad įmonė dirbtume paskutinę dieną senoje vietoje, o pradėtume tik po savaitės naujoje, tada turite laiko rezervą.

Ar galiu vežti savo asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai – galima, bet legaliai – labai nepatartina. Muitininkai mėgsta kaupti duomenis, o jei rasi asmeninių daiktų (pvz., drabužių ar virtuvės indų) tarp kompiuterių, gali įtarti, kad darote prekybą. Reikėtų tuos daiktus atskirti ir užpildyti atskiras deklaracijas. Esu matęs, kai direktorius mėgino įveži motociklą atgalinėse sunkvežimio gurguolėse – tas gėdos jausmas, kai gavom baudą, buvo neišreiškiamas. Geriau nedarykite to.

Kaip apskaičiuoti mašinų kiekį reikalingą biurui?

Mes įprasčiau taikome rule: vienam 3,5 tonos sunkvežimiui sukelia maždaug 10-12 standartinių europaletų vietų. Jei jūsų biure daug baldų, paviršių, serverių spintų, tuos skaičius reikia mažinti. Bet neapsiriskite – vienas klientas sakė, kad daiktų nedaug, o gavome 4 sunkvežimius vietoje dviejų. Geriau, jei atvykstate įvertinti objektą gyvai, o ne nešioti akis per telefoną. Nėra nieko blogesnio kaip vairuotojui stovint kieme ir suvokti, kad daiktų netelpa.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams Vokietijoje?

Jei mašina viršija 7,5 tonas, daugelyje miestų, pvz., Miunchene ar Frankfurte, reikia leidimų įvažiuoti į „Environmental zone“ (Umweltzone). Be to, yra griežti apribojimai naktimis ir savaitgaliais. Dabar jie labai griežtai stebi, kad mašinos netrukdžytų miesto eismui (žr. „Güterverkehr“ taisykles). Viena sykį mes negavome leidimo važiuoti per Brandenburgo vartus Berlyne dėl aukščio ir tekdva važiuoti apie 50 km aplinkui. Planuokite maršrutą iš anksto.

Kokias mašinas rekomenduojat – su uždangomis ar atviras?

Būtinai su uždangomis (tentinės). Vokietijos klimatas yra neprognozuojamas, net ir vasarą gali lyti kaip iš kibiro. O biuro technika vandens nemėgsta. Be to, saugumo sumetimais, mažiau žmonių matys, ką mes vežame. Atviras priekaba tinka tik tiems, kas veža statybines medžiagas, bet ne serverius ir architektūros brėžinius. Uždaras konteineris yra privalumas, net jei jis kiek brangesnis, jis apsigyvena per vieną lietų naktį.

Kas su garažo vartais arba įvažiavimu į naująjį biurą?

Tikrinkite aukštį ir plotį. Vokiški biurai dažnai būna senose pastatuose, kur įvažiavimas yra per ankstyvųjų XX a. vartus. Turime pamatuoti aukštį su liftu, nes vairuotojas negalės nuleisti mašinos, jei aukštis per mažas (tai būna dažna problema su „Jumbo“ sunkvežimiais). Negi jūs norite, kad jūsų biuro baldai liktų gatvėje, nes neįlenda pro vartus? Tikrinimas iš anksto taiko nervus.

Kas daryti su dėžėmis – ar jūs duodate ar reikia pirkti?

Įprastai mes parduodame arba įtraukiame į kainą standartines dėžes. Jos yra tvirtos, 5 sluoksnių, su paspirtukais. Gaila, kai klientai sako, kad „pasidarys patys“ iš senų prekybos centrų dėžių – tiesiog sugęsta po 20 metrų. Tautos turėtų suprasti, kad gera dėžė yra investicija. Taip pat, jei reikia, mes juos ir surenkame bei surenkame (išskaidom) vėliau, bet tai jau papildoma paslauga, kurią aptarinėjame atskirai.

Ar saugu vežti serverius paprastoje sunkvežimio dalyje?

Nėra. Serveriai reikalauja specialio pakavimo – ant vibracijos slopininčiu paspirtukų. O jei ten yra duomenys, kurie brangūs kaip auksas, rekomenduoju juos vežti specialiuose IT relokacijos sunkvežimuose su klimato kontrole. Ypač jei perkraustymo sprendimai į Vokietiją pritaikyti jūsų biurui apima duomenų centrą. Vieną kartą gavome prašymą vežti 10 komplektų be jokio apsaugos – atsisakėme, kad nenorim būti atsakingi už sugadintus „diskus“.

Ar reikia išjungti techniką prieš pakavimą?

Absoliučiai taip. Ne tik išjungti, bet ir atjungti nuo elektros tinklo. Ir labai svarbu – fotografuoti laidus ir jungtis prieš išjungimą! Nes kai atvyksite į Vokietiją ir bandysite viską pajungti atgal, be nuotraukų taps chaosas. Esu girdėjęs istoriją, kai IT specialistas pamiršo pažymėti, kurias eilutes sujungė, ir jie dieną nebuvo galėję dirbti. Paprastas dalykas, bet svarbus.

Kaip apsaugoti konfidencialius dokumentus per kelionę?

Geriausia juos užrakinti ir vežti atskirame, nedideliame seife, arba juos pasilikti su savimi ne mašinoje. Mums tūkstančius popierių nebegaila, bet jei ten yra sutartys su konfidencialumo klauzulėmis, geriau juos saugoti. Muitinė turi teisę tikrinti krovinius, ir jei atidarys dėžę su svarbiaisiais dokumetais, kas nors gali juos pamatyti (nors tai nelegalu, bet nutinka). Geriau saugok kaip šunį.

Ar reikia atsarginių kopijų (backup) prieš vežimą?

Tai ne klausimas, tai taisyklė. Prieš bet kokią judėjimą su IT įranga, darykite pilną backupą į debesį arba į išorinį diską, kurį nešit su savimi (o ne su kroviniu). Jei mašina užsidegs arba nukrypsta nuo kelio (tokia situacija buvo prieš 5 metus ant A2), jūs neteksite technikos, bet ne duomenų. Duomenys brangiau už geležį.

Kas daryti su senomis spausdintuvais – ar verta vežti?

Jei jie jau seni ir spausdina prastai, negerbkite pinigų už transportą. Vokietijoje elektronikos atliekų surinkimas yra griežtai reguliuojamas (WEEE direktyva). Nusinešti seną spausdintuvą gali kainuoti brangiau negu nupirkti naują. Geriau jį išmesti Legalai šalyje pagal taisykles, o vežti tik tą, kas veikia 100%. Taip pat nepamirškite išimti spalvų kasetes – jos dažniausiai nėra įskaitomos į svorį, bet gali išsilieti jei dėžė nukrenta.

Ar reikia specialių leidimų duomenų perdavimui?

Ne transporto, bet duomenų apsaugos (GDPR) požiūriu – taip. Jei vežate fizinius diskus su asmeniniais duomenimis į Vokietiją, jūs turite užtikrinti, kad jie saugūs. Be to, jei duomenys keliauja debesimis, tikrinkite ar serveriai yra ES teritorijoje. Vokiečiai yra labai griežti dėl privatumo, todėl perkraustymo sprendimai į Vokietiją pritaikyti jūsų biurui turi apimti ir IT saugumo auditą (bent jau taip sakoma knygose, o realumas kartais kiek kitoks).

Pinigai, kainos ir nelaimingi atsitikimai

Kiek apytiksliai kainuoja toks perkraustymas?

Kainos labai svyruoja. Vienas kvadratinis metras biuro ploto su kroviniu gali kainuoti nuo 50 iki 150 eurų priklausomai nuo atstumo ir kiekio. Kalbant apie perkraustymo sprendimus į Vokietiją pritaikytus jūsų biurui, maža įmonė (5-10 žmonių) gali susikainuoti 2-3 tūkstančius eurų, o didelė – ir dešimtis tūkstančių. Bet čia įskaičiuota ir draudimas, ir dokumentai, ir darbas. Neklauskite „kiek“ klauskite „ką įtraukia“, kad nustotumėte stebėtis.

Ar imate užstatą (deposit) prieš darbus?

Įprastai ne, jei sutartis pasirašyta ir yra tvirtas kompanijos įsipareigojimas. Tačiau jei klientas turi prastos kredito istorijos arba tai nauja įmonė be istorijos, gali paprašyti 20-30% užstato. Tai apsauga nuo tų atvejų, kai atvykstame, o klientas sako: „O, pamiršom, kad šiandien nebevažiuojam“. Mums taip pat reikia mokėti degalus ir vairuotojus (jie nemoka sąskaitų).

Kas nutinka jei daiktai sugenda kelyje?

Visi mūsų kroviniai yra apdraudžiami (CMR draudimas). Standartiškai tai apie 8,33 SDR vienam kilogramui (apie 10 eurų), bet galima padidinti sumą iki „All Risk“. Jei dėžė nukrenta ir sulaužo monitorių, mes atsimokame. Bet čia svarbu – privalote nurodyti apytikslę vertę manifeste. Jei parašysite, kad serveris kainuoja 0 eurų, ir jis sugs, atsimokysime 0 eurų. Būkite sąžiningi su vertinimu.

Galima susiderėti dėl kainos?

Visada galima šiek tiek pasuką, bet iki ribos. Jei kalbate apie didelį projektą (pvz., 5 sunkvežimius vienu metu), galiu duoti nuolaidą apie 5-10%. Tačiau jei jūsų biuras tėra 2 kambariai ir kabinetas, kaina yra kaina. Taip pat nepamirškite, kainos auga dėl degalų (ir dabar jie yra aukšti), todėl spėkite užsakyti kuo anksčiau (nors dabar ir taip brangu).

Ar mokėti už pateikimą ar už darbo valandas?

Mes darome pateikimą (fixed price) – tai geriau abiems šalims. Jūsų nebejaudina, jei vairuotojai užtrunka pietų metu, o mes nebebijome, kad kas nors gins už kiekvieną minutę. Tačiau jei atsiranda papildomų darbų, kurių nebuvo numatyta (pvz., reikia išmontuoti baldus, nors buvo sakoma, kad jie jau išmontuoti), tai mokama atskirai už valandą. O už tai, kad kas nors sugedo dėl savo kaltės, nemokėkite nieko.

Kas daryti jei vokiškas bankas neleis pervesti lėšų laiku?

Tai pasitaiko dažnai dėl „Fraud detection“ sistemų. Geroji žinia – mes dirbame ir su Lietuvos, ir su Vokietijos sąskaitomis. Galite pervesti mums į Lietuvą, o mes mokame vairuotojams. Taip pat galite naudoti „PayPal“ arba parduoti sąskaitą faktūrą bankui (factoring), jei jums reikia laiko. Tik svarbu apie tai pranešti iš anksto, kad mūsų vairuotojai neleistų mašinos sustoti dėl neapmokėjimo.

Vokietijos specifika (arba kas juos erzina)

Ar sunku rasti parkingą sunkvežimiui Vokietijos miestuose?

Labai sunku. Miunche ar Hamburge vietos net ir „Golf“ automobiliui trūksta, kas jau kalbant apie 18 metrų ilgio gigantą. Todėl visada iš anksto susirandame „Ladestelle“ (krautuvę vietą) arba rezervuojame vietą prie pat pastato. Negalima tik tiesiog sustoti ant gatvės – policija nubaugs akimirksniu. Kartais teko važiuoti ratu pusę valandos, kol vietinis vadovas atsiuntė koordinates kur galima stovėti (ir dar po to gavome raštelį nuo kaimyno).

Ar reikia atskirų šiukšlių konteinerių išpakavus metams?

Taip, Vokietijoje atliekų tvarkymas yra religija. Negalima tiesiog mesti visko į vieną kuprą. Mes dažnai organizuojame „Entsorgung“ paslaugą – atvežame didelius konteinerius: vieną kartonui, vieną plastikui, vieną mišrioms šiukšlėms. Kainos tai nėra didžiulės, bet baudos už pažeidimus gali būti drastiškos. Negerbkite savo reputacijos, išmesk viską tvarkingai (jei noretųšte prasitrinti gerai).

Ar vokiškai meistrai gali padėti su baldų surinkimu?

Žinoma, bet jų valandinis įkainas gali būti šokiruojantis (40-60 eurų/val). Todėl dažniausiai mes vežame savo meistrus iš Lietuvos arba Lenkijos – jie dirba greitai ir kokybiškai. Tačiau jei reikia labai specifinio vokiško baldo montavimo (pvz., „Büromöbel“ su specialiomis fijacijomis), geriau pasikviesti vietinį, kad nepažeistumės mechanizmo (o jie brangūs ir keisti).

Kaip elgtis su kaimynais, kai atvyksta didelė mašina?

Būkite mandagūs. Vokiečiai mėgsta ramybę. Jei planuojate atvežti mašiną anksti ryte (prieš 8 val.) arba vėlai vakare, praneškite kaimynams arba pastato valdybai („Hausverwaltung“). Viena sykį kaimynas iškviestė policiją dėl triukšmo, nors buvo tik 10 val. ryto (irgi buvo šaltą ir rūksta). Geriau uždėti lapelį ant lifto su parašu „Mes čia šiandien, atsiprašome už triukšmą“.

Ar yra skirtumai tarp šiaurės ir pietų Vokietijos dėl perkraustymo?

Ypač kalbant apie kalnus (Alpes). Jei kelsite į Miuncheną ar šalia Alpių, reikės mašinų su varikliais ant ratų arba grandinėmis žiemą. O šiaurėje (pvz., Hamburgas) daugiau problemų su vėju ir drėgme. Taip pat Pietinėje Vokietijoje (Bavarija) žmonės yra šiek tiek konservatyvesni ir griežtesni dėl taisyklių nei šiaurėje, kur visi šiek tiek laisviau. Tačiau logistika panaši, tik keliai vingiuoja daugiau (ir vairuotojai daugiau kalba).

Ką daryti su kava ir pienu naujame biure?

Pirmiausia užsakykite vandenį ir kavą darbuotojams prieš jų atvykimą. Vokiški biurai turi „Kaffeeküche“ tradiciją. Nėra nieko blogesnio nei pirmasis darbo diena be kavos. Tai ne logistika, bet tai padeda užtikrinti, kad komanda nenukris nuo kojų. Pasitikrinkite ar „Espresso“ mašina veikia (ir ar yra kapsulės) – tai yra biuro variklis (be jo neveikia niekas).

Na, ir tiek iš manęs. Sėkmės su persikėlimu – jums prireiks jos.