Perkraustymo sprendimai biurui į Vokietiją su pilnu aptarnavimu: Neoficialus vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, ir galiu pasakyti viena – perkraustymas, ypač į kitą šalį, niekada neina taip lygiai, kaip piešia Power Point skaidrėse. Klientai dažnai galvoja, kad tai tik "dukštas daiktų įkėlimas į sunkvežimį", tačiau realybėje perkraustymo sprendimai biurui į Vokietiją su pilnu aptarnavimu yra kaip šachmatų partija, kur varžovas – vokiškas biurokratas, blogas oras ar sugedęs liftas. Nėra tobulų projektų, yra tik tie, kurie baigiasi su mažiau šaltkraujių nei planavote, ir aš čia ne tam, kad jus gąsdinti, o tam, kad pasakotičiau kaip iš tikrųjų vyksta procesas. Čia gausu smulkmenų, kurios gali nulemti sėkmę, todėl verta susimauti.

Kada pradėti ir kaip viskas suplanuota?

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį biuro perkraustymą į Vokietiją?

Idealiai pradėtumėte mažiausiai prieštrys mėnesius, tik tada perkraustymo sprendimai biurui į Vokietiją su pilnu aptarnavimu sklandžiai susideda į vieną visumą. Žinau, girdite štai tas frazes, bet patyręs žmogus sakys, kad reikia laiko ne tam, kad rastum būrėjį (jie yra), o tam, kad gautum leidimus, kurie vokiškose miesto rotušėse gaišta savaites. Vieną kartą turėjome klientą iš Kauno, kuris manė, kad pirmadienį paskambino, penktadienį jau jau gali dirbti Berlyne – žinoma, mes sugebėjome, bet tai kainavo nervų ir privalomųjų "priedų" vokiškoms pareigūnams.

Ar tikrai reikalingas detalus inventoriaus sąrašas arba "manifestas"?

Be abejo, taip, ir tai ne tik dėl to, kad žinotum ką veži, bet todėl, kad vokiečiai be popieriaus nė neprašys pakelti ginkelio. Jeigu pasitiksime sienoje ir neturėsime sąrašo, kuris tiksliai atitinka tai, kas yra kėbule, gali tekti griebti atgal. Turėjau atvejį, kai viena firma nurodė "baldai" vienu eilute, o muitininkas norėjo žinoti, kiek konkrečiai stalių ir ar jie nebuvo panaudoti kaip sandėlis. Geriau užtrukti dieną ir viską užrašyti, nei laukti kelias dienas patikrinimo zonoje.

Kas daryti, jei naujieji biuro patalpos Vokietijoje dar nėra paruoštos?

Tai klasika – dažnai pasako, kad "viskas kas bus", o kai atvažiuoja sunkvežimis, ten statybinė dulkių debesys. Čia jums tikrai reikės tarpinio sandėlio, o tai jau papildomos išlaidos, kurias dažnai klientai numeta į šalį skaičiuodami biudžetą. Galime padėti rasti vietą laikinai laikyti daiktus Minhene arba Hamburge, bet tai kainuoja. Geriau iš anksto pasiklausti vadovo ar darbuotojų, ar tikrai dėžės nebus kraunamos ant grindų tarp cemento maišų, nes tada tie perkraustymo sprendimai biurui į Vokietiją su pilnu aptarnavimu taps ką nors brangiausią.

Ar galima perkraustyti savaitgaliu, kad netrukdytume darbui?

Vokiškai įstatymai yra griežti, ir sunkvežimiai keletą savaitgalio valandų negali važiuoti (tam yra vadinamieji "Wochenendfahrverbot"). Jeigu planuojate atvykti sekmadienį ryte į Berlyną, teks reikšti specialią išimtį, kurią gauna ne kiekvienas. Aš asmeniškai būčiau nenusprendęs rizikuoti su bauginimu, o tiesiog padariau grafiką taip, kad atvyktume penktadienį ir iškrautum, o pirmadienį jau dirbtume. Taip, tai kainuoja vieną diena krovinio stovėjimo, bet taip sutaupote 500 eurų baudos už neteisėtą važiavimą.

Specifika Vokietijoje – ką turi žinoti vadovas?

Ar mums reikia specifinių leidimų įvažiavimui į miesto centrą (Environmental Zone)?

Absoliučiai taip, be jokios abejonės. Beveik kiekvienas didesnis Vokietijos miestas tai "Umweltzone" (aplinkos zoną), į kurią be žalios (arba geltonos) spalvos kortelės sunkvežimis neįvažiuos. Vieną kartą mūsų vairuotojas vos neapsikarsto prieš Frankfurto vartus, nes buvome užmiršę patikrinti, ar kortelė galioja. Dabar visada tikriname prieš išvykdam – be to, kai siūlome perkraustymo sprendimai biurui į Vokietiją su pilnu aptarnavimu, į tai įskaičiuojame ir visus šiuos smulkius popierius, kad jūs nesirūpintum.

Kaip su vokiška burokratija susiję priedai ir mokesčiai?

Negalvojate, kad čia kaip Lietuvoje – užduoti klausimą ir gauti atsakymą per dieną. Ten viskas užregistruota, sistemuota ir labai lėta. Reikės mokėti už vietą gatvėje, jeigu reikės statyti keltuvą, ir tai reikia kreiptis į "Ordnungsamt" (tvarkos pareigūnus). Niekada nežinai, kiek laiko tai užtruks – kartais įvyksta per dvi dienas, kartais lauki dvi savaites. Ir dar, žinote, koks jausmas, kai gaunate laišką vokiškai, kurio neįmanoma suprasti net su "Google Translate"? Mes su tuo susiduriame kasdien.

Ar reikia rūpintis draudimu ar tai įeina į paslaugą?

Draudimas yra privalomas, bet daug kas klysta manydami, kad standartinis Kasko draudimas apsaugos jūsų brangų serverį, jeigu jį nukris vairuotojas. Sakykime taip – jums reikalingas specialus perkraustymo draudimas, kuris dengtų "visą kelią nuo durų iki durų". Mes visada duodame pasiūlymą su pilna apsauga, bet girdėjau istorijų, kai mažos firmos bandydamos sutaupyti, draudžiadavo tik patį transportą, o ne krovinį. Nebūtum tavęs norėjęs paaiškinti savo viršininkui, kodėl 20 tūkstančių vertės kompiuterių nuskendo dėl dujų nuotėkio.

Kas nutinka, jei vairuotojas negauna atostogų ar jis susirgsta?

Tai reali problema, ypač šiuo metu, kai stoka vairuotojų yra milžiniška. Jeigu sutartyje nėra punktų apie atsarginį transportą, jūsų biuras gali stovėti tuščias savaitę. Mums, kaip dideliems, tai lengviau, turime savo parką, bet mažos pervežimo firmos gali tiesiog pasakyti "nežinau, ką daryti". Kartais irgi užstrigu su planais, tada tenka skubiai ieškoti "laisvų" vairuotojų iš kaimyninių šalių, o tai pasidaro brangu.

Biuro technika ir jautrūs daiktai

Kaip vežami serveriai ir labai jautri technika?

Tai ne taip paprasta kaip įpakuoti į dėžę ir uždėti ant viršaus. Serverius reikia specialiai užfiksuoti, o jeigu jie šiek tiek senesni, tiesiog judesio metu gali "nulūžti" kietieji diskai. Rekomenduoju visada padaryti pilną atsarginę kopiją (backup) prieš kelionę, net jei mums suteikiate patikimiausius vairuotojus. Buvo atvejis, kai viena įmonė prarado duomenis ne dėl to, kad buvo sudužęs serveris, o dėl to, kad buvo blogai prijungtas po iškrovimo.

Ar įmonės darbuotojai tali patys susirūpinti asmeniniais daiktais?

Tikrai būtų gerai, jei taip būtų, tačiau patirtis rodo, kad dažniausiai jie palieka visą ant stalų ir tiki, kad "kas nors tai pakels". Kai siūlome perkraustymo sprendimai biurui į Vokietiją su pilnu aptarnavimu, įtraukiame ir asmeninių dalykų paėmimą, bet turime aiškiai pasakyti – jeigu kažkas dings, nebus atsakomybės už brangų laikrodį, paliktą ant vonios kraninės. Geriau paprašyti žmonių pasiimti tai, kas jiems brangu.

Kaip elgiamasi su archyvais ir popieriniais dokumentais?

Tai viena sunkiausių dalių, nes popierius sunkus ir dažnai dulkių. Jeigu turite senus archyvus, kurių nereikia kabinete, siūlčiau iš karto vežti į saugykla, o ne į naują biurą, kurio vietos ir taip trūksta. Vokietijoje vietos nuoma labai brangi, todėl krauti senus 1990 metų aktus į centre biuro – tai pinigų švaistymas. Galiu būti klysta (gal jums jie reikalingi dėl teismo bylų), bet dažniausiai tai tiesiog šiukšlės.

Ar įmanoma vežti augalus ir akvariumus?

Augalus į Vokietiją vežti galima, jeigu jie nėra saugomos rūšys, bet reikia žinoti, kad žiema kelyje gali būti -15 laipsnių, o sunkvežimio kėbule nebus šiluma. Augalai tiesiog užšals. Akvariumus reikia tuščius, be vandens, o žuvis – geriauparduoti kaimynams. Vieną kartą įvežėme didelį fikusą, kuris buvo tiek didelis, kad teko laikyti gale ir kabinti juostas, kad nenukristų viršum.

Finansai ir sutartys

Kodėl kainos skiriasi tiek daug tarp skirtingų pasiūlymų?

Nes vieni siūlo "autobusą", o kiti - "limuziną", kuris tikrai yra autobusas, bet su vairuotoju kostiumu. Žemiausios kainos dažnai slepia "papildomus mokesčius", kurie pasirodo tik tada, kai sunkvežimis jau stovi prie jūsų durų. Už liftą, už laiptus, už pakrovimą rankomis, už vėlavimą... Aš visada sakau - prašykite fiksuotos kainos su įtrauktais visais priedais, tikrai taip bus ramiau.

Ar reikia mokėti depozitą ar avansą?

Didelėms, patikimoms firmoms dažnai pakanka sutarties parašymo, bet jeigu esate maža įmonė arba tai jūsų pirmasis didelis perkraustymas, gali būtinai reikalauti 30-50 proc. avanso. Tai jų apsauga nuo to, kad tuomet sugrįžtų tuščiais. Aš asmeniškai stengiuosi nereikalauti avanso, jeigu matau, kad klientas rimtas (tarkime, tarptautinė korporacija), bet kartais reikia būti griežtam.

Kas vyksta, jei užtrukame daugiau nei planuota?

Tai priklauso nuo to, kodėl užtrukame. Jeigu dėl mūsų kaltės (sugedo sunkvežimis ar susidūrėme į eismo įvykį), tai mokėtų mes. Jeigu dėl jūsų (nebuvo paruošti raktai ar nebuvo iškrauta vietos), tai mokėsite jums. Tarkime, jei planuojama 8 valandos, o dirbame 12, tas 4 valandas bus atskaitytos pagal valandinę tarifą. Darbuotojai turi poilsio laiką, jie negali dirbti 24 valandas.

Ar galima atsisakyti paslaugos paskutiniu momentu?

Jei atsisakote prieš savaitę - turbūt galima susitarti, jei prieš dieną - prarasite avansą arba teks mokėti baudą, mes jau galbūt esam pasiruošę ir varom keliu. Logistika neleidžia tiesiog sustabdyti sunkvežimio, jeigu jau jis važiuoja. Kartais galiu suprasti, jei įmonė žlunga, bet išskambinus televizorių... ne, tai neįmanoma.

Smulkmenos ir kas nutinka "lauke"

Ką daryti su parkavimu tiesiogiai prie biuro Vokietijoje?

Tai viena didžiausių bėdų, ypač miestuose, kuriose viskas yra susipynusi. Reikia užimti vietą, o tai reiškia, kad reikės sustatyti "nežinomų" ženklų (tai nelegalu, bet visi daro) arba gauti leidimą stovėti "No Parking" zonoje. Vieną kartą teko mums įsirašyti į eilę, kad gautume vietą kėbului, nes viskas buvo užstatyta "Smart" automobiliais. Girdėjau, kad kai kurie siūlo perkraustymo sprendimai biurui į Vokietiją su pilnu aptarnavimu kaip "viskas įskaičiuota", bet tada pasirodo, kad parkavimo mokestis 50 eurų per valandą neįskaitomas.

Ar mūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Geriau, kad kalbėtų, bent jau truputį, nes jeigu nutiks įvykis ar sustings policija, lietuviškai neįmanoma paaiškinti kodėl tu čia esi. Mūsų komanda turi vokiškas frazes, bet ne visada sugeba aptarti sudėtingas technines detales su statybos vadovu. Tačiau mes visada siunčiame vadybininką, kuris moka kalbą, jeigu projektas sudėtingas.

Kaip elgiamasi su nusikalstamumu ar vagyste kelyje?

Vokietijoje tai nėra tokia didelė problema kaip, tarkime, Prancūzijoje ar Italijoje, bet pavojus egzistuoja. Niekada nepaliekame užrakinto sunkvežimio be stebėjimo mažesnėse stotelėse, o naktį stovime tik saugiose aikštelėse. Jeigu turite labai brangų krovinį (tarkime, tūkstančiai telefonų), siūlau papildomą apsaugos agentą. Nėra verta rizikuoti dėl 100 eurų sutaupymų.

Kas vyksta, jei sugenda liftas naujame biure?

Oho, tuomet prasideda tikras "cirkas". Jeigu liftas neveikia, ir aštuoną aukštą reikia kelti pėsčiomis, tai kaina iškart šuoliais kyla aukštyn. Kartais įmonės vadovai net nepagina, kad liftas gali būti remontuojamas tą dieną. Mes visada turime nešimojuosčius "rankas" (nešėjus), bet jų reikia užsakyti iš anksto, o ne ieškoti vietoje.

Aplinka ir darbuotojai

Ar reikia rūpintis darbuotojų maitinimu ar gėrimais?

Nebūtinai, bet jei norite, kad jie dirbtų greičiau ir geriau, duokite kavos arbatos, o ir vėliau gali būti padėka. Tarkime, Vokietijoje darbuotojai yra įpratę tam tikro standarto, ir jeigu jiems duosite tik šaltą vandenį, tai gali būti pajuoka. Mes savo vairuotojus aprūpiname patys, bet kliento pagarba visada vertinama.

Kaip organizuojamas šiukšlių išvežimas iš seno biuro?

Jeigu jums reikia palikti "švarias" patalpas, tai reikia papildomo automobilio, nes sunkvežimys su šiukšlėmis į Vokietiją nevažiuos. Daugelis sako, kad "mes viską išmesime patys", bet paskui vėl skambina, kad vis tiek pilna dėžių su senais spaudiniais. Gera žinia ta, kad galime užtikrinti ir šiukšlių išvežimą, tai ne problema.

Ar galima vežti asmeninį automobilį (privatų) toje pačioje mašinoje?

Tai galimas dalykas, jeigu yra vietos, bet juridiniu požiūriu tai yra "komercinis" pervežimas, o jei sugadinsite automobilį, draudimas negalės išmokėti. Be to, jei sustatins jus policija ir ras keleivį be draudžiamojo bilieto (taip, keleivio)... gausite didelę baudą. Aš nerekomenduočiau tai daryti, nebent jums labai reikia apsigyventi ten ir neketinate išsiregistruoti automobilio (kas yra nelegalu po 6 mėnesių).

Ką daryti, jeigu naujieji darbuotojai Vokietijoje nepriima krovinio?

Kartais būna taip, kad vietinis personalas tiesiog nepasiruošęs arba nėra instruotas. Jie gali sakyti "mes nežinome, kur dėti dėžes". Čia svarbu, kad jūsų atstovybė vadovas būtų susitikęs su mumis iš anksto. Buvo atvejis, kai atvykome, o raktų nebuvo, nes vadybininkas skrido iš Londono ir užstrigo oro uoste. Teko laukti 4 valandas stovėjimo aikštelėje.

Išvada

Viskas baigiasi tam, kaip ir prasidėjo – jums reikalingi patikimi partneriai, o ne tik pigiausias pasiūlymas. Pasirinkdami perkraustymo sprendimai biurui į Vokietiją su pilnu aptarnavimu, jūs iš tiesų perkate savo ramybę ir laiką, kurį galėtum praleisti verslo plėtojimu, o ne dėžių lipdymu. Nėra tobulų variantų, bet patirtis leidžia išvengti didžiausių klaidų, tad geriau pasitarti su ekspertu anksčiau, nei vėliau gailėtis pinigų ir nervų. Sėkmės kelionėje į Vokietijos rinką!