Perkraustymo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją: kas realiai laukia jūsų verslui?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir mačiau viską – pradedant nuo prarastų sunkvežimių Kazachstano stepėse iki biurų, kurie perkėlimą į Vokietiją organizavo kaip šventę, o baigė kaip nelaimę. Perkraustymo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją atrodo paprasti popieriuje: pasirinkite firmą, supakuokite dėžes, važiuokite. Bet realybėje tai dažniau chaotiškas procesas, pilnas smulkių nereikalingų detalių, kurios griaudyti planus. Vokietija – tai ne Lietuva, čia tvarka yra religija, o jei neturite tinkamų dokumentų arba vairuotojas užmiega vairu, problemos garantuotos. Štai tiesi ir be jokių uždažinėjimų apie tai, kas laukia, kai nuspręsite kelti verslą per sieną.

Dokumentų chaosas ir pinigai (arba kodėl viskas brangiau?)

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Žiūrėk, aš negaliu pasakyti tikslios sumos, nes niekada nežinau, kiek daiktų turite. Vienam tai kelios dėžės su popieriais, kitam – šimtas kampų su serveriais. Vidutiniškai, jei kalbame apie nedidelį biurą (10-15 žmonių), tai gali kainuoti nuo trijų iki penkių tūkstančių eurų priklausomai nuo atstumo. Vokietijoje darbo jėga labai brangi, o vokiečių keltotojai dažnai niekur neskuba. Taigi, jei kas pasakys, kad atveš viską už šimtą eurų, bėkite toli. Geriausia kreiptis į tuos, kas kasdien dirba su tarptautiniais pervežimais, o ne ne "Vakarų express" tipo firmas.

Ar reikia mokėti PVM ir kaip tai veikia su mūsų įmone?

Tai vienas sudėtingiausių klausimų, kurį dažnai sprendžia buhalteriai, o ne pervežėjai. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir pervežate savo turtą į filialą Vokietijoje, tai dažnai laikoma vidiniu perkėlimu, o ne prekyba. Tokiu atveju gali būti taikoma 0 proc. PVM tarifas, jei pateikiate tinkamus dokumentus (t.y. PVM deklaraciją ir inventoriaus sąrašą). Bet jei tik perkraustote biurą be juridinio perkėlimo, tai gali būti įvardijama kaip paslauga. Aš čia ne ekspertas, todėl patartina pasikalbėti su savo buhalteriu, kad nebūtų nemalonumų su Vokietijos finansų policija (Finanzamt).

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti sau rankose?

Būtinai reikia sandorio (pervežimo) sutarties, kurioje aiškiai parašyta, kas atsakingas už ką. Dar reikia detalaus inventoriaus sąrašo – ne "5 dėžės", o "5 dėžės: 3 su popieriais, 1 su kompiuteriais, 1 virtuvės reikmenimis". Vokietijos muitinė arba policija gali sustabdyti sunkvežimį ir prašyti parodyti, kas vyksta. Be šių dokumentų gali tekti stovėti valandas arba net dienas. (Beje, užsirašykite vairuotojo numerį, jei jis nuskuba į "kavinę" be jūsų žinios).

Ar galima pasitikėti verbaliniam susitarimui su vadybininku?

Niekada. Niekada. Niekada. Aš mačiau daugybę situacijų, kai vadybininkas pažada "auksinius kalnus" per telefoną, o kai atvažiuoja sunkvežimis, vairuotojas nieko nežino ir reikalauja pinigų iš karto. Viskas turi būti užrašyta sutartyje. Jei vadybininkas sako, kad "pavyks susitarti vėliau", tai reiškia, kad jis nori užglaistyti skylę. Perkraustymo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją turi būti įforminti teisiškai, kitaip rizikuojate likti be daiktų pusiaukelėje.

Ar verta drausti turtą ir kiek tai kainuoja?

Be abejo. Vokietijoje viskas yra brangu, o jei vairuotojas, pabudęs po nakties, užkirs šaltąs užkietėjusį vokišką „Opel“ į jūsų biuro inventorių, jūsų nuostoliai bus dideli. Draudimas paprastai kainuoja apie 2-3 proc. nuo vertės, bet tai verta. Vienas klientas taupė ant draudimo, o vėliau mes su juo praleidome pusę metų bylinėdamiesi dėl sulaužyto brangaus serverio. Geriau permokėti šiek tiek už ramybę.

Kas daryti, jei įmonė siūlo per žemą kainą?

Tarkime tiesiog – tai arba apgaulinga įmonė, arba jie naudos "neregistruotus" vairuotojus. Ypač jei kalbame apie kelią į Vokietiją. Kuro kainos, mokesčiai už kelius ir maitinimas – viskas brangsta. Jei kainos per mažos, tai reiškia, kad kažką kuria – arba draudimo, arba vairuotojas neils miegos. Nenaudokite tokių paslaugų, jei nenorite, kad jūsų verslo duomenys pasirodytų "Darknete" arba parduotuvėlėje prie kelio.

Vokietijos specifika ir kelių nuotraukos

Ar tikrai vokiečiai taip griežtai laikosi kelių eismo taisyklių?

Taip, ir dar kaip. Jei jūsų vairuotojas bandys įsivyti sunkvežimį dešinėje juostoje arba viršys greitį, baudos bus milžiniškos. Vokietijoje daug vietovių su greičio apribojimais ir foto radarais. Perkraustymo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją turi apimti ir maršruto planavimą, kad vairuotojas nenuvažiuotų per miesto centrus, kur draudžiama važiuoti sunkvežimiams. Vienas kartą mūsų vairuotojas užvažiavo į pėsčiųjų zoną Miunchene ir teko mokėti 500 eurų baudą, kurią klientas atsisakė padengti.

Kaip su parkavimu miestuose, pvz., Berlyne ar Hamburge?

Tai tikra košmaras. Vokietijos miestuose vietos sunkvežimiams yra tikros brangios arba jų išvis nėra. Jei reikia įvažiuoti į centrą, būtina gauti specialų leidimą (Sondererlaubnis) iš vietos savivaldybės. Tai užtrunka kelias savaites. Nekalbėkime apie tai, jei bandysite statyti mašina "tik penkioms minutėms" – greičiausiai ją tempios šturmanai, o tai kainuos brangiau nei visi pervežimai kartu paėmus.

Ar galima važiuoti sekmadieniais ar švenčių dienomis?

Vokietijoje galioja griežti režimai sunkvežimiams (Fahrverbot). Sekmadieniais ir šventinėmis dienomis draudžiama važiuoti krovininėms transporto priemonėms virš 7,5 tonų. Jei jūsų biuro perkėlimas suplanuotas šventei, gausite didelę problemą. Yra išimčių, bet jos labai retos ir brangios. Geriau planuokite atvykimą darbo dieną ryte, kai vokiečiai tik pradeda dirbti ir yra šiek tiek tolerantiškesni.

Kaip elgtis su "Autobahn" ir greičiais?

Nors Autobahn garsėja neribotu greičiu, dauguma ruožų dabar turi apribojimus (120 ar 130 km/h). Be to, sunkvežimių greitis visada ribojamas (dažniausiai 80 km/h). Nepaisyk to, kai matote "kąsnį" – vokiečiai važiuoja greitai ir atidžiai. Jei jūsų mašina lėta, ji tampa pavojinga. Todėl naudokite šiuolaikines sunkvežimių parkas, kurios gali laikytis tempo.

Ar sunku rasti adresą Vokietijos kaimiškose vietovėse?

Kartais taip, ypač kai GPS nurodo "Gartenstraße 5", o ten yra penki to paties pavadinamo namai. Vokietijoje adresacija dažnai specifinė. Reikia tikslaus kodo (Postleitzahl). Vieną kartą važiavome į vieną ūkį ir praleidome valandą ratuodami tuos pačius kalnelius. Geriau, jei vietinis atstovas jūsų įmonės pasitinka mašiną prie pagrindinio kelio.

Ar yra kokių nors specifinių aplinkosaugos reikalavimų?

Vokietija yra žalia šalis, todėl daugelyje vietų, ypač miestuose, reikia mokėti už aplinkos taršą (vokiečių kalba – Umweltzone). Sunkvežimis turi turėti specialią žalią lentelę (Umweltplakette). Be jos, į miesto centrą neįleis. Tikrai nerekomenduoju rizikuoti, policija tikrai sustabdys ir patikrins.

Dėžės, baldai ir technika (kas gali sugriužti)

Kaip teisingai supakuoti IT įrangą?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai jautriausi daiktai. Jie turi būti supakuoti ne į paprastas dėžes, o į specializuotus dėklus su putomis. Aš mačiau, kaip vienas klientas padėjo serverius į paprastas dėžes su laikraščiais, o atvykus į Vokietiją, ten buvo tik metalo laužas. Perkraustymo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją visada turi įtraukti IT įrangos transportavimą kaip atskirą, ypatingai svarbią etapą.

Ar reikia išmontuoti baldus ar galima vežti surinktus?

Didelės sistemos baldus (pvz., „IKEA“ tipo arba prabangūs dirbtiniai) geriau išmontuoti. Pirmiausia, taip sutaupote vietos. Antra, mažiau tikėtina, kad jie sulūž. Jei bandysite vežti didelę lentyną surinktą per kelias valandas, ji gali įtrūkti nuo vibracijos. Vokietijos keliai, nors ir geri, bet turi savo "gumbų".

Kas daryti su smulkiomis detalėmis (sraigtais, raktukais)?

Tai amžina problema. Jei neišmesite visų smulkių detalių į pažymėtas maišelius arba dėžutes su etiketėmis, surinkimas atvykus į naująją vietą taps košmaru. Patirtis rodo, kad geriausia kiekvieną baldų komplektą sukti į atskirą paketą ir prklijuoti prie pačio baldo.

Ar galima vežti chemikalės (piesto spalvos, valymo priemonės)?

Čia reikia būti labai atsargiam. Kai kurios medžiagos yra pavojingos (Gefahrengut) ir jų negalima vežti įprastu būdu be specialių leidimų. Pavyzdžiui, aerozoliai ar degiosios medžiagos. Vokietijos inspekcija labai griežtai tikrina, ką vežate. Jei neabejojate, geriau palikite tai čia ir nusipirkite naujų Vokietijoje.

Kaip su augalais biure?

Augalus vežti į Vokietiją galima, jei jie nėra saugomos rūšys. Bet jie turi būti švari, be žemės (geriausia) arba su specialiu fitosanitariniu pažymėjimu, jei auginate juos lauke. Biuro augalus paprasčiau pasiduoti darbuotojams arba nusipirkti naujus, nes per kelias dienas be vandens jie gali nukirsti (ypač žiemą).

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Ne tik "Biuro reikmenys", bet ir "Buhalterija, stalčius Nr. 3". Taip sutaupysite valandas darbo atvykus. Vokietijai būdingas efektyvumas, jie nė nepagalvos, kad reikėtų atidaryti visą dėžę, kad surastum spausdintuvą. Viskas turi būti aišku iš karto.

Ar įmanoma vežti labai sunkius daiktus (seifus, stakles)?

Taip, bet reikia specialios technikos – kranų arba hidraulinių keliamųjų platformų. Paprastas sunkvežimis su atbulavimu (lifto) to nepadarys. Reikia iš anksto apmokėti šias paslaugas, o jos ne pigios. Vienas kartas teko keisti langą, nes seifas prasirėžė kėlimo metu (tai buvo senas seifas, bet vis tiek nepatogu).

Žmonės, kalbos ir komunikacijos barjerasai

Ar vairuotojai kalba vokiškai ar angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai, lenkiškai arba truputį anglų. Vokiškai kalba nedaug, nebent jie ten gyvena. Tai gali sukelti problemų su vietine policija arba su klientu, kuris laukia naujoje vietoje. Geriau, jei jūsų įmonės atstovas, kuris kalba vokiškai, būtų susisiekęs telefonu, jei įvyksta nesklandumų.

Kaip susitarti su vokiečiu namų savininku (Hausverwaltung)?

Tai vienas sunkiausių dalykų. Vokiečiai yra labai formalūs. Jie nori rašytinių sutarčių, draudimo polisų ir tikslaus atvykimo laiko. Jei atvyksite pirmyn už 20 minučių be įspėjimo, gali neįleisti. Jums reikės labai gerai pasiruošti šiai komunikacijai, arba pasamdyti vietinį brokerį.

Ar darbuotojai gali važiuoti su sunkvežimiu?

Techniškai gali, jei yra vietos (keleivių vieta). Tačiau dauguma firmų to nedaro dėl draudimo ir saugumo. Be to, kelionė su sunkvežimiu nėra labai patogi. Jei norite, kad darbuotojai lydėtų daiktus, geriau juos nuvežti mikroautobusu.

Kas daryti, jei vairuotojas "dingsta" arba neatsiliepia?

Tai įvyksta. Telefonų ryšys Vokietijoje gali būti blogas (miškingose vietovėse), arba tiesiog vairuotojas užmiega. Geriausia turėti GPS sekimą realiu laiku. Taip galite matyti, kur mašina yra. Jei nematysite mašinos valandas – skambinkite dispečeriui, o ne tik vairuotojui.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Lietuvoje tai ne įprasta, bet Vokietijoje, jei vairuotojai padeda iškrauti ir įnešti daiktus į biurą (prieš tai sutarus), smulkus arbatpinigiai (Trinkgeld) yra normalu. Tai padarys juos draugiškesniais ir linkesniais padėti.

Kaip elgtis, jei klientas Vokietijoje nusprendžia keisti planą paskutinę minutę?

Tai įvyksta dažnai. "Mes negalime įleisti šiandien, reikia rytoj." Tokiu atveju reikia kalbėti apie stovėjimo mokestį. Vokiečiai suvokia, kad laukimas kainuoja. Jei jūsų sutartyje nėra punktų apie vėlavimo baudas, gali prarasti pinigus. Būkite griežti, bet mandagūs.

Nereikšmingi, bet svarbūs dalykai (pabaigos smulkmenos)

Ar reikia valyti seną biurą prieš išvykstant?

Nebūtinai, jei tai nėra numatyta nuomos sutartyje. Tačiau Vokietijoje labai dažnai reikalauja, kad paliktumėte patalpas "švarias" (besen-Reinigung). Jei paliksite šiukšlių, savininkas išskaičiuos valymo išlaidas, kurios bus kelis kartus brangesnės nei užsisakytėte čia.

Kas daryti su atliekomis (pakuojimo medžiagos)?

Dėžės, plėvelės, putos – viskas turi būti išvežta. Negalima tiesiog palikti tą visa kalną prie vokiško biuro. Reikia arba vežti atgal (brangu), arba surasti vietinį perdirbimo centrą. Vokietijoje atliekų tvarkymas yra labai griežtas.

Ar galima naudoti savo dėžes?

Galima, ir netgi pageidautina, jei jos geros būklės. Tačiau pervežimo firmos dažnai turi standartines dėžes, kurios lengviau kraunasi (europaletėms pritaikytos). Jei jūsų dėžės skirtingo dydžio, kraunasi neefektyviai, o tai padidina tūrį.

Kaip su vitrinomis (stiklas)?

Stiklas – tai pats pavojingiausias dalykas pervežiant. Jis turi būti supakuotas į medines dėžes su putomis, o ne tik apvyniotas plėvele. Vienas sukrėtimas pakeliu ir turite vitrinų smulkles. Aš visada primenu, kad stiklo pervežimas yra atskira rizika.

Ar reikia specialių leidimų miesto centre (Environmental zone)?

Apie tai jau minėjau, bet pakartuoju – jei mašina neatitinka standarto Euro 6, ji negali važiuoti į daugelį Vokietijos miestų centų. Patikrinkite savo transporto priemonės klasę prieš vykdami.

Ar galima susiderėti dėl iškrovos laiko naktį?

Vokietijoje naktinis triukšmas yra griežtai reglamentuotas. Iškrauti biurą naktį gali būti nelegalu, jei gyvenamieji namai yra netoliese. Gausite skundą iš kaimynų ir policiją. Geriau planuokite iškrovą 8:00 ryto.

Ką daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Geriau pasakyti darbuotojams, kad jie patys pasiveža savo dalykus. Įmonė neprivalo vežti jų asmeninių indų ar paveikslėlių. Jei visgi vežiate, tai turi būti aiškiai atskirta nuo įmonės turto, kad nebūtų problemų su muitine arba draudimu.

Ar verta rinktis didelę tarptautinę firmą ar mažą vietinę?

Didelės firmos turi resursus, bet dažnai yra biurokratinės. Mažos firmos gali būti lankstesnės ir pigesnės, bet rizikingos. Jei rizikuojate, rinkitės vidutinį variantą – firmą, kuri turi patirties su Vokietija, bet dar nėra tapusi "milžinu".

Kaip užtikrinti, kad duomenys nebešeis?

Nežinau, ar galiu 100 % užtikrinti, bet fiziškai serverius galite užrakinti. O dėl duomenų saugumo – geriau juos backup'uoti prieš išvykstant. Fizinis pervežimas visada turi riziką.

Ar pervežėjai atiduoda panaudotas dėžes?

Kai kurios firmos tai daro nemokamai, jei dėžės nenukentėjo. Kitos reikalauja, kad jas nusipirktumėte. Susitarkite apie tai iš anksto, kad nereikėtų jų mesti arba vežti atgal tuščias.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nepasiruošęs?

Tai klasika. Atvykstate, o darbininkai dar dažo sienas. Tokiu atveju reikia sandėliavimo paslaugos. Vokietijoje tai nėra pigu. Užtekite sandėlį bent dviem dienoms, kad nebūtų streso.

Ar galima vežti maistą iš senosios buhalterinės virtuvės?

Galite, tik įsitikinkite, kad jis nebus pasenęs arba nutekęs, nes kvapas pustame sunkvežimyje vasarą gali būti nepakeliamas. Geriau viską išmesti.

Paskutinis patarimas – ką nepamiršti?

Nepamirškite vandens. Nėra nieko blogiau, nei bandyti surinkti biurą be vandens, kai lauke +30 laipsnių. O ir vairuotojams padėsite.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta į vieną – planavimą. Perkraustymo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją nėra kaip nusipirkti bilietą į kinus, tai sudėtingas logistikos ir komunikacijos procesas. Jei pasitikėsite tik žodžiais ir taupysite ant dokumentų, gali tekti mokėti dvigubai. Geriau pasirinkti patikimus partnerius, i anksto susitarti dėl detalių ir tiesiog ramiai laukti, kol vairuotojai padarys savo darbą. Sėkmės naujoje vietoje, ten tikrai tikrai reikės kantrybės.