Perkraustymo sprendimai biuro patalpų kroviniams Vokietijoje: praktinis vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas į Vokietiją visada yra kaip loterija. Vieną kartą viskas vyksta lyta pagal protokolą – vairuotojas atvyksta laiku, kranas veikia, o vokiečiai net padeda palydyti. Kitą kartą... na, tada prasideda naktiniai skambučiai dėl to, kad sunkvežimis nepriležiamas į „Umweltzone“ zoną arba lifte netilpta stalo viršus. Jei ieškote patikimų perkraustymo sprendimų biuro patalpų kroviniams Vokietijoje, turiu pasakyti tiesiog – nėra vieno universalios formulės, bet yra būdų, kaip išvengti didžiausių nelaimės. Čia ne tik apie tai, kaip pakrauti dėžes, bet ir kaip neišprotėti nuo biurokratijos.

Bendri klausimai apie procesą

Kiek laiko užtrunka toks perkraustymas?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur tiksliai Vokietijoje važiuojate. Jei tai nedidelis kontoris iš Vilniaus į Berlyną, tai susitvarkome per vieną-dvi dienas, jei sėkmingai praeisime custom’us. Tačiau jei reikia perkraustyti visą aukštą į Miuncheną, tai gali užtrukti ir savaitę. Paskutiniu metu Vokietijos keliai, ypač prie Hanoverio, tiesiog katastrofa – nuolatos kasos ir remontai. Geriau planuokite su dideliu laiko rezervu, kitaip vairuotojai gali pradėti verčti papildomus mokesčius už laiko viršijimą, o jūsų vadovas bus nepatenkintas.

Ar reikia dėti prekių ženkles ant kiekvienos dėžės?

Būtina, turiu pasakyti, būtina. Buvo atvejų, kai klientai sakydavo „o, mes viską pažįstame, sužinosime“. Pasirodo, kai atvykstate į naują patalpą Frankfurte ir ten stovi šimtas vienodų dėžių, niekas nieko nebežino. Rašykite ant viršaus, kas viduje: „IT skyrius“, „buhalterija“ ar tiesiog „Asmeniniai daiktai: nebraižyti“. Tai sutrumpina iškrovimą kelias valandas. O laukas, kaip žinote, pinigus. Be to, vokiškai reikalavimai dėl pakuočių pažymėjimo gali būti griežti, jei keliaujate sandėliavimo keliu.

Ką daryti su kompiuteriais ir jautria technika?

Čia esu labai atsargus. Geriausia, jei technika yra originalioje pakuotėje, bet aš suprantu, kad po penkerių metų niekas jų neišlaiko. Jei originalių nėra, reikia naudoti stiprius burbulus ir uždengti visas angles. Vairuotojai mūsų komandoje yra protingi žmonės, bet jiems reikia papildomai užmokėti už ypatingą atidžiumą, jei turite brangų serverių. Aš visada patariu duomenis pasidaryti atsarginę kopiją (nors tai ne mano darbas, tiesiog patirtis kalba). Vieną kartą monitorius nukrito nuo rampų... labai nepavykus vaizdas.

Ar jūsų vairuotojai moka vokiškai?

Pagrindiniai vairuotojai moka pagrindinius žodžius kaip „Ausfahrt“ arba „Stau“, bet sudėtingesnių derybų su vietine policija ar nuomininkais jie nevedės. Jei reikia kalbėtis su pastato administratoriu dėl leidimo užstoti priešais įėjimą, geriau, kad jūs arba jūsų atstovas būtų ten vienu metu. Vokietijoje tvarka yra tvarka – jei užstojate pertrauką be leidimo, gausite baudą, kurią teks mokėti klientui, o mums – įvaizdžio praradimą. (Tikrai, geriau turėti vietinį kontaktą).

Ar galima vežti biuro kėdes neišardytas?

Galima, bet tai labai neefektyvu. Jei kėdės nėra sukamos (su spyruoklėmis), jos užima daug vietos. Tarkime, turite 50 kėdžių – jas galima sukrauti vienas ant kitos, jei jas apversių. Tačiau jei jos brangios odelės, gali nukristi. Aš visada rekomenduoju išardyti tai, kas išsideda. Stalų kojas irgi. Taip sutaupote 30 proc. vietos sunkvežimyje, o tai reiškia mažesnę kainą. Viena kartą vežėme biurą, kur klientas nesileido išardyti „design“ kėdžių – jas teko vežti atskirame mikrobeiblyje, kas atėjo labai brangiai.

Kas nutinka, jei sunkvežimis neužsilenkia į kiemą?

Tai klasika. Seni miestai, pavyzdžiui, Kelne arba Hamburge, turi labai siaurus kiemus. Mes visada stengiamės iš anksto patikrinti aukščius ir pravažiavimo plotį naudodamiesi Google Street View, bet kartais ten yra paslėpti medžiai arba žemės paviršius pasikeitęs. Tada turime samdyti „pūslę“ – mažesnį sunkvežimį su kranu, kuris perkrauna krovinius iš didelio į mažą. Tai užtrunka valandą-dvi ir kainuoja papildomai, bet kitaip niekaip. Negi vairuotojas ims lentas pjauti? Ne.

Ar reikia mums atvykti į vietą Vokietijoje?

Būtina bent vienam atstovui būti vietoje. Negalima tiesiog mums duoti raktų ir sakyti „padėkite ten kur reikia“. Mes nežinome, kur turi stovėti direktoriaus stalas, o kur – printeris. Be to, gali kilti techninių klausimų dėl elektros instaliacijos arba durų atrakinimo (Hafeno sistema). Vieną kartą mes iškrauname viską į sandėlį, nes kliento atstovas užmigęs viešbutyje... buvo šiurkštūs pokalbiai ryte.

Kaip elgtis su pavojingomis atliekomis, pvz., toneriais?

Tai labai svarbu. Toneriai ir dažai yra pavojingos atliekos (ADR). Negalima jų tiesiog įmesti į dėžę su popieriumi. Turi būti specialios pakuotės ir deklaracijos. Jei mus sulaiko policija arba customas, o mes ten turime nedeclaruotų pavojingų medžiagų, gausite didžiulę baudą. Geriau juos išvežti atskirai arba parduoti vietinei firmai, kuri juos surenka. Negeriau už tai daryti, rizikuodami visą krovinį.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Kiek vidutiniškai kainuoja vienas kubinis metras?

O, tai kaip klausiate „kiek kainuoja automobilis“. Perkraustymo sprendimai biuro patalpų kroviniams Vokietijoje kainuoja skirtingai priklausomai nuo sezono. Vasarą brangiau. Rudenį, kai visi grįžta iš atostogų, taip pat. Jei turite 10 kubinių metrų (tai mažas biuras), tai gali būti apie 500-800 eurų. Jei 100 kubinių – tai jau tūkstančiai. Be to, į kainą įeina tik kelias vienas pusę? Ar ir darbas? Ar dėžės? Visada klauskite detalaus sąrašo, kad nesistebėtumėte galutinės sumos.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių Vokietijoje?

Vokietija yra žinoma savo mokesčiais. Yra „Maut“ – kelių mokestis už sunkvežimius, jis įskaičiuotas į mūsų kainą. Bet yra dalykai, kurių mes negalime numatyti. Pavyzdžiui, jei reikia samdyti kelią (nelegalus užstatymas, kai „policija neleidžia“), tai kainuoja apie 150-200 eurų valandą. Arba jei reikia naudoti liftą su operatoriumi (ne įmontuotą pastate, o atvežamą). Tokios paslaugos dažnai mokamos vietinių rangovų grynaisiais.

Ar imate užpakalio mokestį (deposit)?

Įprastai taip, ypač jei dirbame be tarpininkų arba jei tai didelė, sudėtinga operacija. Imame apie 20-30 proc. avansą, kad galėtume užsakyti degalines ir vairuotojus. Negalima mums dirbti iš sąskaitų, o paskui gauti pranešimą, kad mokėjimas bus po mėnesio. Mes ne bankas. Avansas užtikrina, kad jūs rimtai planuojate perkraustymą biuro patalpų krovinius į Vokietiją, o ne tik tyrinėjate kainas.

Ar galima susimokėti atvykus į vietą?

Geriau ne. Atvykus į vietą, jei kas nors negerai – dėžės sutrūkinėjusios arba laikas užtruko, kainos gali keistis. Jei sumokėjote iš anksto, mes sutvarkome visus ginčus vėliau. Jei laukiate su pinigais rankose, vairuotojas gali tiesiog neleisti iškrauti krovinio, kol sąskaita nebus apmokėta. Tai sukelia stresą. Geriau viską suderinti administraciškai prieš kelionę.

Ką daryti, jei biudžetas yra labai ribotas?

Tada turite būti pasiruošę daryti daug darbo patys. Galite supakuoti dėžes, išardyti baldus, o mums tik pavesti krovinius į sunkvežimį ir nuvežti. Taip taupote už darbo rankas. Taip pat galite laukti, kai mes surinksime dalinį krovinį (pūslę) – tai pigiau, bet lėčiau, nes mes tenkiname kitus klientus kelyje. Vokietija nėra vieta, kurioje taupant galima viską nuleisti ant pečių – ten už viską reikia sumokėti.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia turėti customams?

Kadangi Lietuva yra ES, o Vokietija taip pat, techniškai tai yra vidinė prekyba. TAČIAU, jei krovinys yra didelis (virš 3 tonų) arba tai yra naudojamas turtas, reikia turėti T2L dokumentą arba prekių apyvardo dokumentą (vadinamą „Intrastat“). Be to, jei technika yra nauja (nepanaudota), gali būti taikomas PVM. Aš visada patariu susisiekti su buhalteriu dėl šių popierių, nes vienas blogas raštas ant sienos su Lenkija gali uždelsti visą eismą kelioms valandoms.

Ar reikia mokėti PVM pervežimui?

Jūs mums mokate PVM pagal Lietuvos tarifus, mes jį sumokame valstybei. Vokietijai jums PVM mokėti nereikia už paslaugą, jei tai yra B2B sandoris ir turite PVM mokėtojo kodą. Tačiau jei pervežate turtą, kuris yra „parduodamas“ kaip prekė, tai jau kita istorija. Čia aš neesu ekspertas, geriau pasiklauskite apie mokestinių atostogų (tax warehouse) galimybes, jei planuojate prekiauti.

Kas daryti su „Umweltzone“ (žalia zona)?

Beveik kiekviename didmiestyje – Berlyne, Miunchene, Štutgarte – yra žaliosios zonos. Sunkvežimiams ten įvažiuoti draudžiama, jei jie neturi atitinkamos klasės (Euro 6) ženklo. Mūsų flotilė yra nauja, taigi problemų nėra, bet jei samdote pigų pervežėją iš Rytų, gali būti, kad jis neįvažiuos į miesto centrą. Tada teks iškrauti ant pakraščio ir vežti mažesniais sunkvežimiais. Žinokite savo maršrutą.

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Mes turime standartinį CMR draudimą, bet jo suma dažnai būna maža (pvz., 8,33 SDR/kg). Jei vežate brangų serverį, vertą 20 tūkstančių eurų, o jis sverdžia tik 10 kg, kompensacija bus mikroskopinė. Būtinai pasidarykite papildomą draudimą „All risk“ visam krovinio vertei. Vokietijoje vagysčių nėra daug, bet įvykiai būna – gali nukristi arba užsidegti sunkvežimis.

Kaip elgtis, jei įmonės vadovas pakeičia vietą iš karto?

Tai košmaras. Vieną kartą važiavome į Leipcigą, o kai vairuotojas buvo 100 km iki tikslo, gavome pranešimą: „adresas pasikeitė, važiuokime į Niurnbergą“. Negalima tiesiog taip pasielgti. Vairuotojui reikia užmokėti papildomus valandas, degalus, o jei jis jau buvo užsakęs vietą sandėlyje Leipcige, ten taip pat gali būti baudos. Pakeitimas įmanomas tik už didelius pinigus ir jei vairuotojas dar nepasiekė paskutinio išsikrovimo taško.

Ar galite padėti su custom’ais jei nėra T2L?

Mes galime padėti užpildyti dokumentus, bet ne garantuojame, kad jie praeis. Jei trūksta T2L, customo pareigūnas gali reikalauti užstatą (guarantee), kuris kartais siekia krovinio vertę. Tai labai nepatogu, nes pinigai „užstringa“ sienoje, kol nebeatvykstate į oficialų importą. Geriau pasirūpinkite dokumentais iš anksto Lietuvoje.

Techniniai niuansai ir įranga

Ar saugu kelti serverius?

Serveriai yra jautriausias dalykas. Jie turi kietuosius diskus, kurie gali sugesti nuo vibracijos. Idealus variantas – specialus supratuotas konteineris su šoku absorberiais. Jei tokio neturite, serverį reikia tvirtai prifixuoti ant rampų taip, kad jis nejudėtų. Aš asmeniškai niekada nepatartčiau vežti serverį be originalios pakuotės – rizika per didelė. Vienas klientas taip prarado visus duomenis.

Kas su vaizdo stebėjimo kameromis?

Kameros dažnai yra sumontuotos ant lubų. Jas reikia nuimti prieš perkraustymą. Ne tik todėl, kad nulūžtų, bet todėl, kad jei jos įrašinėja, vairuotojas gali jausti nepatogumą (privatumo klausimas). Be to, laidai yra trapūs. Geriau palikti korpusą vietoje, o nuimti tik pačias kameras. Instaliatoriai Vokietijoje brangiai įkaino montavimą, taigi geriau nieko nesugadinti kelyje.

Ar galite atvežti dėžes prieš dieną?

Taip, tai vadinama „drop-off“. Mes atvežame tuščias dėžes ir pakavimo medžiagas prieš dieną ar dvi. Jūs supakuotate, o kitą dieną ateiname paimti užpildytas. Tai labai patogu, nes nereikia versti vairuotojo laukti, kol jūsų darbuotojai susiranda popieriaus įrišimo peilius. Tačiau užtikrinkite, kad sandėlis ar biuras bus atidarytas.

Ką daryti su vitrinomis?

Vitrinos ir stikliniai pertvarai – tai dažniausiai gedimų šaltinis. Jūsų perkraustymo sprendimai biuro patalpų kroviniams Vokietijoje turi apimti specialų stiklo pakavimą. Reikia naudoti stiklo nešimo juostas (su siurbtukais) ir storas putų plokštes. Niekada nestatykite vitrinos ant šono be fiksacijos. Vokietijos keliai yra banguoti, ir stiklas tiesiog „susprogo“ nuo savo svorio.

Ar reikia mums rūpintis lifto rezervacija?

Būtinai. Jei esate 4 aukšte be lifto (arba su liftu, bet per mažu), mes turime žinoti iš anksto. Gyvenamiesiuose namuose, kuriuose yra biurai, liftus dažnai reikia rezervuoti namų valdybai. Jei nerezervuosite, kaimynai gali skųstis, o valdyba uždaryti liftą. Mes galime atvežti kelią su kranu, jei nėra lifto, bet tai papildomų išlaidų ir reikalauja vietos lauke.

O jei reikia padėti baldus į sandėlį laikinai?

Mes turime sandėlius Vokietijoje (pavyzdžiui, netoli Berlyno arba Frankfurto), kur galime laikinai padėti krovinius. Tai naudinga, jei naujieji biuro patalpos dar nėra paruoštos arba vyksta remontas. Mokesčiai skaičiuojami už kubinį metrą per mėnesį. Tačiau nepamirškite, kad išsivežti iš sandėlio taip pat kainuoja, tai ne vienkartinė operacija.

Išvada

Galiausiai, perkraustymas į Vokietiją nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir detalaus planavimo. Negeriausia, ką galite padaryti – tai palikti viską paskutinę minutę. Geriausi perkraustymo sprendimai biuro patalpų kroviniams Vokietijoje yra tie, kurie apima ne tik fizinį darbą, bet ir logistinį think-aheadą. Pasirūpinkite dokumentais, pažymėkite dėžes ir būkite susisiekę su vairuotoju. Tada viskas vyks (beveik) sklandžiai, o jūs galėsite gerti kavą naujame biure, o ne ieškoti dingusių kompiuterių dėžių.