Perkraustymo sprendimai biurams į Vokietiją greitai: Vadovas iš vidaus

Sveiki, tiesiog šiek tiek papasakosiu, kaip tai vyksta iš tiesų. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo puikių, šlifuotų biurų Miunchene iki tokių chaoso kupinų perkraustymų, kad norėjosi užmerkti akis ir važiuoti toliau. Jei ieškote efektyvių perkraustymo sprendimų biurams į Vokietiją greitai, turite suprasti, kad "greitai" ir "saugiai" dažnai eina pasaliniu keliu, jei visiškai nepasiruošiate. Vokietija nėra kaimyninis kaimelis, ten tvarka ir reikalavimai kiti, o biuro technikos gabenimas – tai atskira menų šaka. Čia nėra apie tai, kad užsukite dužą ir pavėluote, čia apie tai, kad kitą rytą turi dirbti žmonės. Pažiūrėkime, su kuo turite susidurti, kai nusprendžiate kelti verslį per sieną.

Kokios yra pagrindinės biuro perkraustymo į Vokietiją paslaptys?

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka toks perkraustymas?

Tai labai retai kada užtrunka tiek, kiek parašoma sutartyje, jei kalbame apie tikslų valandų skaičių. Vidutiniškai, jei reikia greitų perkraustymo sprendimų biurams į Vokietiją greitai, planuokite mažiausiai savaitę iki pat išsikraustymo, o patis procesas – nuo 1 iki 3 dienų, priklausomai nuo krovinio apimties. Viskas priklauso nuo to, ar padėsite mums, ar ne. Kartais vairuotojas laukia valandą, kol surandate raktus nuo sandėlio, o tai lauką prailgina iki vakaro. Geriausia yra numatyti rezervą, nes vokiški keliai, nors ir geri, gali sukelti nemalonių staigmenų įsėdus į spūstis.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalus, ar galima pačiam?

Galima ir pačiam, jei norite prarąsti nervus ir galbūt pusę serverių. Esu matęs situaciją, kuomet direktorius norėjo sutaupyti ir vežė kompiuterius savo furgonu, o atėjo į Vokietiją su sulaužytais monitoriais, nes vairuotojas staigiai stabdė. Mūsų perkraustymo sprendimai biurams į Vokietiją greitai apima ne tik vežimą, bet ir pakavimą, įkrovą bei iškrovą su specialia įranga. Profesionalai žino, kaip užfiksuoti kėdes, kad jos nešoktų furgono viduje. Sutaupyti galite ant dėžių (nors ir tai abejotina), bet ne ant krovininio transporto ir vairuotojų, kurie nežino, ką daro.

Ką daryti su labai jautria technika?

Tai viena svarbiausių dalių. Serveriai, dideli spausdintuvai, taisymo stalai – viską tai reikia ne tik įdėti, bet ir užfiksuoti. Vokiški muitininkai ar policija gali sustabdyti ir paprašyti parodyti, kas per daiktai, o jei pamatys nėšiotą techniką, gali būti problemų dėl sąskaitos. Mums patinka naudoti specialias putų dėžes, kurios absorbuoja smūgius. Vieną kartą teko vežti labai brangų medicininį mikroskopą – tiek apkrovėm, kad sunkvežimis vos neįlėkė ant priekinės ašies. Taigi, jautria technika turi būti pirmokas, kai planuojame logistiką.

Ar galima nuvežti viską per naktį?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai sunku. Vairuotojų poilsio režimas yra griežtas, ir jeigu reikia nuvežti į Berlyną ar Hamburgą, tenka organizuoti komandą, kad vienas važiuotų, kitas ilsėtųsi. Greiti perkraustymo sprendimai biurams į Vokietiją dažnai reiškia dvigubas ekipažus, kas brangiau. Be to, Vokietijoje naktiniais valandomis, ypač miestuose, griežtai ribojamas triukšmas. Negalima statyti liftų ar versti dėžių ant asfalto trijų ryto, jei gyvenate arba įsikūręte prie gyvenamųjų namų. Fines ten yra užkietėjusios.

Kaip susitarti dėl laiko su vokiška puse?

Vokietija – šalis, kurios laikas eina pagal minutes. Jei sutarėte aštuntą ryto, reiškia aštuntą, ne aštuntą dešimt. Mums patys vairuotojai tai sako, kad ten žmonės laukia su laikrodžiu rankoje. Todėl visada praneškite iš anksto apie vėlavimą, net jei tai tik penkios minutės. Tokio pobūdžio perkraustymo sprendimai biurams į Vokietiją greitai sužlugsta, jei klientas ten laukia, o jūs užstrigote pasienyje arba ties keliu dėl avarijos. Komunikacija čia yra pusė sėkmės.

Kiek kostuoja tokia operacija?

Kaina svyruoja labai stipriai. Nenuostatau čia konkrečių skaičių, nes kiekvienas atvejis unikalus, bet galiu pasakyti, kad pigiau nebus. Tiesiog negali būti. Degalai, keliai mokesčiai, vairuotojo atlyginimas, draudimas – viskas brangsta. Jeigu ką nors pasiūlo per pigiai, tai greičiausiai jūsų daiktai nuvažiuos kažkur į Rytus ir jų daugiau nematysite. Normalus biuro perkraustymas kainuoja nuo kelių tūkstančių eurų, jei kalbame apie pilną įrangą ir darbo jėgą abiejose pusėse.

Ar reikia įsigyti draudimą?

Be abejo. Ir tai ne paprastas kasko, o specialus krovinio draudimas, kuris apimtų ir tarptautinį pervežimą. Vienas mūsų klientų atsisakė papildomo draudimo, sakydamas, kad "nieko nepasibaigs". Rezultate – užkariuotas biuras vienoje šviesoforo spustelėjimo akimirką, kai kas sušoko priešais sunkvežimį. Gera žinia ta, kad tada įmonė viską padengė, bet nebūtų buvę nervų. Draudimas privalo būti įtrauktas į sąskaitą, nes be jo tai ne profesionalūs perkraustymo sprendimai biurams į Vokietiją greitai, o lošimas.

Kas nutinka, jei pasienio punkte užstrigsu?

Pasienio kontrolė tarp Lietuvos ir Lenkijos dažnai būna intensyvi, ypač jei ten važiuoja daug sunkvežimių. Jei turite visus dokumentus (sąskaitas-faktūras, eksporto deklaracijas), tai turėtų eiti sklandžiai. Bet jei pamiršote dokumentą arba jame yra klaida (pavardės rašybos klaida gali sukelti šauksmus), gali tekti laukti valandas ar net dieną. Patariu visada turėti su savę kopijas visų dokumentų el. pavidalu, kad galėtumėte išsiųsti vairuotojui, jei jis pametęs popierių.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai, rusiškai, o vokiškai – labai bazinėmis frazėmis. Tačiau to dažniausiai užtenka, nes dauguma dalykų susitariama su dispečeriu arba su jūsų atstovu Vokietijoje. Jei reikia kalbėtis su vietinės policijos pareigūnu arba apsauga, tada gali kilti nesklandumų. Todėl geriau, kad Vokietijos pusėje būtų kas nors, kas gali padėti susikalbėti, jei atsiras situacija.

Biudžetas ir papildomi išlaidos

Kodėl kaina gali padidėti procese metu?

Dažniausiai dėl to, kad klientas pats nežino, ką turi. Pavyzdžiui, atvykstate į biurą, o ten sėdi 20 dėžių, kurių nebuvo sąraše. Arba reikia išmontuoti didelę pergolę, kurios nėra projekte. Kiekvienas papildomas valanda, kiekviena papildoma kilograma įtakoja kainą. Taip pat, jei reikalingos specialios technikos (keltuvas) arba leidimai užimti gatvę, tai viską reikia mokėti. Mūsų perkraustymo sprendimai biurams į Vokietiją greitai apima pradinį apžiūrą, kad išvengtume tokių staigmenų, bet jos vis tiek įvyksta.

Ar galima mokėti kortele?

Sunkvežiminiai pervežimai – dažniausiai pinigai reikalingi grynaisiais arba pavedimu dėl degalų ir kitų išlaidų kelyje. Vairuotojas gali neturėti terminalo, o jei ir turi, mokesčiai gali būti dideli. Geriausia susitarti dėl avanso, kad vairuotojas turėtų pinigų kelyui, o likutį apmokėti pagal sutartį. Vokiškose degalinėse kortelės veikia gerai, bet tai reikalauja, kad bendrovė turėtų susitarimus.

Kas yra INTRASTAT ir ar tai mane liečia?

Jei pervežate prekes (tai yra biuro įrangą, kuri nėra asmeninio naudojimo), tai INTRASTAT deklaracija Vokietijoje yra privaloma, jei vertė viršija tam tikrą ribą (paprastai tai tūkstančiai eurų). Tai ne mūsų darbas, tai jūsų buhalterio darbas, bet mes turime pateikti teisingus duomenis apie svorį ir vertę. Jei sumesite, gausite baudą iš vokiškų institucijų, o jos nenusileidžia mūsų.

Ar taupo pinigus dėžių paėmimas pats?

Sutaupykite šiek tiek, bet praraskite laiką. Mes siūlome dėžes, nes jos yra standartinio dydžio, telpa ant euro palečių ir lengvai kraunamos. Jei naudosite savo senas dėžes iš maisto prekių parduotuvės, jos gali neatsilaikyti sunkios įrangos. Vienas kartą bandėme taip daryti ir rezultate buvo sugadintas vienas "Mac" prosesorius, nes dėžės dugnas išlindo. Nebenaudokite to, kas skirta kiaušiniams, pervežiant kompiuterius.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Nėra paslėptų, bet yra "užmirštų". Pavyzdžiui, leidimas užimti gatvę Miunchene (Straßenbenutzungsgenehmigung) gali kainuoti nemažai, ir jį reikia gauti iš anksto. Jei ne, gausite baudą, o sunkvežimį nuvys į aikštelę. Taip pat, jei biure yra liftas, kuris netelpa įėjimo, reikės keltuvų. Tai viskas kainuoja. Mums patinka aiškios sąskaitos, bet mes negalime užtikrinti, kad vietinės valdžios nepasididins.

Kaip suskaičiuoti apimtį?

Geriausia matuoti ne dėžėmis, o palečių vietomis. Vienas standartinis sunkvežimis (tarpinės ašies) telpa apie 33 europaletes. Jei turite daug mažų dėžių, jas galima sukrauti aukštai, bet jei turite baldus, tai kitaip. Mes visada siūlome atvažiuoti ir pažiūrėti, nes telefonu duoti apimtį yra kaip spėti loterijoje – kartais pataikome, kartais ne.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei vykstate didelį biurą (pavyzdžiui, 50+ žmonių) arba sutariate apie ilgalaikę bendradarbiavimą (pvz., kelios kelionės per mėnesį), taip, visada galima pasikalbėti. Bet nedarykite to parduotuvėje lyg būtumėte pirkę obuolį – čia logistika, maržos nėra tokios didelės. Tačiau esame lankstūs, jei matyti, kad klientas supranta procesą ir nedaug mums vargina su nereikalingais reikalavimais.

Techninės detalės ir specifika

Kokį transportą naudoti?

Naudokite tarpinės ašies sunkvežimius (MEGA), jie turi aukštą grindų aukštį, kas leidžia įvežti daugiau dėžių. Jei biure yra ribojimas aukštyje (pvz., žemas įvažiavimas į požeminį garažą), gali tekti naudoti "keliamą" sunkvežimį su liftu arba mažesnį 7,5 tonų furgoną. Perkraustymo sprendimai biurams į Vokietiją greitai reikalauja tinkamo techninio parinkimo, kitaip tiesiog neįvažiuosite.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, spinteles, sekcijas reikia išskruusti, kitaip užima per daug vietos ir gali subygti. Vokiški baldai, pvz., "Wilkhahn" ar "Sedus", dažnai turi sudėtingas mechanizmas, kuriuos reikia mokėti išmontuoti. Geriau palikti tai mums arba jūsų IT ir aptarnavimo komandai, bet nepamirškite supakuoti visų varžtų ir detalių į pažymėtas maišelius, kad paskui nebūtų galvos skausmo surinkti atgal.

Kaip su serverių patalpa?

Tai yra labai jautri sritis. Prieš išvežant serverius būtina juos išjungti tinkamai (shutdown), o ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo. Vieną kartą matėme, kaip viena įmonė prarado visus duomenis, nes vairuotojas išjungė generatorių, kai įkėlė krovinį (nors tai ne jo kaltė, bet buvo chaosas). Serverius reikia krauti ant specialių amortizuotų vežimėlių, o ne ant grindų furgone.

Ar atvežiate ir dėžes iškart atgal?

Tai priklauso nuo distancijos. Jei važiuojame į Berlyną ir atgal tą pačią dieną, tai galima sutvarkyti, jei greitai iškraunate. Jei tai toliau į Vokietijos gilumą, dėžės gali būti paimtos kitą kartą arba (tai rečiau) paliekamos ten. Dažniausiai klientai prašo juos palikti, kad paskui patys iškrautų likusius daiktus, bet tada reikia suprasti, kad dėžės kainuoja.

Ką daryti su atliekomis?

Vokietijoje labai griežta atliekų segregacija. Negalita tiesiog mesti visko į vieną krūvą ir palikti gatvėje. Paskutinis kartą, kai tai padarė viena mūsų ekipažą (ne mūsų, tiekėjo), vietinis valdytojas vos nepaskambino policijai. Reikia susitarti dėl konteinerių arba vežti atliekas atgal į Lietuvą, kas nėra pigu. Geriau iš anksto pasirūpinti šiuo klausimu.

Ar vežiate augalus?

Taip, bet tai atskira istorija. Augalai turi būti sveiki, be kenkėjų, ir jie gali būti tikrinami sienoje. Žiema tai pavojinga – jei furgone bus šalta, jie užšals. Aš asmeniškai nerekomenduoju vežti didelius augalus su kitu kroviniu, jei tai ne specializuotas pervežimas. Vienišas fikusas ant direktoriaus stalo dar kažkaip praeis, bet 20 metrų ilgio liana – jau problemų šaltinis.

Ar saugu palikti daiktus furgone per naktį?

Nerekomenduoju. Vokietijoje yra vagių, kurios seka sunkvežimius, ypač ties poilsio aikštelėmis. Jei furgone yra brangi technika, geriau rasti saugomą aikštelę arba važiuoti per naktį. Mūsų vairuotojai turi GPS ir galimybių sekti krovinius, bet jei kas nors "pradurs" spyną, niekas nepadės. Todėl perkraustymo sprendimai biurams į Vokietiją greitai dažnai reiškia be stabdžių važiavimą, kad neužtruktume per naktį poilsio aikštelėse.

Kaip fiksuojate krovinią?

Naudojame "gobelenus" (stiprius audinius), dirželius ir plasčias juostas. Kiekvienas daiktas turi judėti kuo mažiau. Jei girdite kažką barškiant furgone – tai blogas ženklas. Vokiški keliai, nors ir geri, turi daug šaltkalvių (kelių siūlių), o tai sukelia vibraciją. Užfiksuotas krovinius – tai mūsų prioritetas.

Pavojai ir realijos (iš patirties)

Kas blogiausiai gali nutikti?

Blogiausia – tai gaisras ar avarija. Bet dažniau nutinka tai, kad sugenda technika dėl blogo pakavimo. O ar buvote tokioje situacijoje, kai atvykstate į naują biurą, o jis dar nėra paruoštas? Vieną kartą važiavome į Štutgartą, o klientas pamiršo pasiimti raktų. Teko laukti pusę dienos lauke, o vėliau jie dar skundėsi, kad vairuotojas buvo "neproduktyvus". Tai ne mūsų kaltė. Tokios situacijos gali sugriauti visus greitųjų perkraustymo sprendimų biurams į Vokietiją greitai planus.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mūsų kompanija – nė kiek. Bet girdėjau istorijų apie kitas firmas, kurios vežia "pavienių pervežėjų" būdu. Ten ko tik nėra – nuo pavogtų nešiojamųjų kompiuterių iki išmestų dėžių, kadangi vietos nebeužteko. Todėl visada tikrinkite įmonės reputaciją. Jei kaina per žema, tai gali būti, kad jūsų daiktai bus parduoti "Aliexpress" type (juokauju, bet dal tiesos yra).

Ką daryti, jei vokiškas klientas atsisako priimti krovinių?

Tai baisiausia košmaras. Jei jis atsisako dėl to, kad dokumentai neteisingi, arba dėl to, kad daiktai sugadinti, turite problemą. Teks vežti atgal į Lietuvą savo sąskaita, arba ieškoti sandėlio Vokietijoje, kuris laikinai priims. Tai kainuoja pinigus ir laiką. Todėl dokumentai ir komunikacija yra raktas.

Ar yra problemų su muitine?

Nuo Lietuvos į Vokietiją, tai ES viduje, tai techniškai tai nėra muitinė (tikrinimas), bet jei keliaujate per trečiąsias šalis (pvz., per Čekiją, nors tai ir ES), tai gali būti patikros. Jei krovinys atrodo įtartai (pvz., daug nežymėtų dėžių), gali sustabdyti. Turi būti sąrašas, kas yra viduje, ir gerai, jei dėžės yra skaidrios (su angomis).

Kaip elgtis su nelaimingais atsitikimais kelyje?

Pirmiausia – nieko nedaryti be dokumentacijos. Užfiksuokite vietą, paskambinkite policijai, paskambink mums. Nereikia ieškoti kaltės vietoje, reikia užtikrinti saugumą. Jei tai maža avarija, pakeičiame ratą ir važiuojame toliau. Jei didelė – skambinam techninei pagalbai. Vokiška pagalba brangi, bet greita.

Ar dažnai pasitaiko vairuotojų klaidų?

Žmonės yra žmonės. Kartais gali pamiršti uždaryti furgono durelis (nors tai retai, nes sistema įspėja). Kartas nuo karto gali pamiršti, kur reikia važiuoti, dabar visi naudoja "Google Maps", bet ten visada nepasakys, kur gali važiuoti 3,5 tonos sunkvežimis. Vokietijoje daug miestų centrų uždrausti sunkvežimiams. Vairuotojas pravažiuoja į ženklą – ir jau bauda.

Ką daryti, jei biure trūksta vietos iškraunant?

Tai dažna problema. Vokiški biurai dažnai maži ir kompaktiški. Jei mes atvykstame su pilnu sunkvežimiu, o jūs neturite kur padėti dėžių, tai mes stovime ir laukiam. O laikas – pinigai. Geriau iš anksto susiplanuoti, kur bus laikina sandėliavimo zona. Niekada nevežkite visko vienu metu, jei vietos nėra.

Kas su atsakomybe, jei sugadinamas paviršius?

Mes turime civilinę atsakomybę. Jei vairuotojas užkerta kėdę į sieną ir ją daužo, mes atsilyginame. Tačiau reikia įrodymų – nuotraukų, aktų. Negalima tiesiog pasakyti po savaitės, kad "dabar pastebėjau įbrėžimą". Viskas turi būti fiksuojama vietoje.

Ar verta rūpintis apdaila (paklotais, lipdukais)?

Naudinga. Vokiški grindys dažnai medinės ir jautrios. Naudokame apsauginius paklotus ir lipdukus ant kampų, kad neliestų sienų. Tai užtrunka papildomai 30 minučių, bet sutaupo tūkstančius eurų remonto. Vienas klientas atsisakė paklotų, kad sutaupytų 50 eurų, o paskui mokėjo 2000 eurų už parketo šlifavimą.

Ar galiu būti kartu su vairuotoju?

Techniškai gali, jei yra vietos (pavėjinėje sėdynėje). Bet dažniausia tai neleidžiama draudimo sąlygose arba įmonės politikos. Be to, vairuotojui reikia poilsio, o jis gali jaustis nepatogiai su svetimu žmogumi šone. Geriau susitikti paskirties taške.

Pabaigai – kuo svarbiausia pasirūpinti?

Turėkite gerą sąrašą (inventorių). Be gerai sudaryto inventoriaus sužlugsta net geriausi perkraustymo sprendimai biurams į Vokietiją greitai. Turi būti parašyta: "Monitorius 27 colių, 5 vnt." o ne tiesiog "Technika". Tai užtikrina, kad niekas nepraslys ir niekas nebus pamirštas. Ir, žinoma, gerai užsakykite kavinę mūsų vairuotojams – dirbančius žmonės gerbia.

Išvada

Na, trumpai tariant, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra paprasta, bet su tinkama komanda ir pasiruošimu tai visai įmanoma atlikti be didelių nervų. Nereikia tikėti stebuklais, kad viskas įvyks per valandą be jokių rūpesčių – tai ne taip veikia. Rūpinkitės dokumentais, pakavimu ir, svarbiausia, pasirinkkite patikimus žmones, kurie žino ką daro. Tada ir jūsų įmonės veikla nebus stabdoma, o perkraustymo sprendimai biurams į Vokietiją greitai taps sėkmingu istorijos, o ne košmaru, apį kurį pasakosite dar penkerius metus. Sėkmės kelyje ir laiko susirinkti!