Perkraustymo proceso etapai biurui persikraustant į Vokietiją

Įvadas

Perkraustymo proceso etapai biurui persikraustant į Vokietiją prasideda ne tada, kai atvažiuoja mašina, o tada, kai kas nors pirmą kartą pasako: „Reikia perkelti biurą.“ Tada atsiranda darbo vietos, serveriai, spausdintuvai, dokumentai, klientų susitikimai, darbuotojų grafikai ir klausimas, kas iš tikrųjų atsakingas už raktus. Biuro perkėlimas į Berlyną, Frankfurtą, Miuncheną ar Hamburgą reikalauja daugiau organizacijos negu buto perkraustymas.

DUK – Perkraustymo proceso etapai biurui persikraustant į Vokietiją nuo audito

Nuo ko pradėti biurui persikraustant į Vokietiją?

Nuo paprasto audito: kiek darbo vietų, kiek kompiuterių, kiek serverių, kiek archyvų, kiek baldų lieka, kiek išmetama. Be šito visos sąmatos bus iš oro. Mes dažnai prašome plano, nuotraukų ir sąrašo pagal zonas: vadovybė, sales, sandėliukas, IT, virtuvėlė. Jei klientas nežino, kiek turi kėdžių, tai jau pirmas ženklas, kad reikės kantrybės.

Ar reikia žinoti tikslius matmenis prieš skambinant vežėjams?

Idealu – taip, bet realybėje dažnai turime tik apytikrius duomenis. Pakanka žinoti, kiek stalų, spintų, seifų, posėdžių stalų ir kiek dėžių. Jei biuras 120 kvadratinių metrų, tai dar nereiškia, kad telpa į vieną mikroautobusą. Kartais 40 kvadratinių metrų biuras turi tiek popieriaus, kad reikia atskiro reiso. Todėl matmenys svarbūs, bet turinys svarbesnis.

Ką daryti su dokumentais, kurie negali dingti?

Juos reikia atskirti nuo bendro perkraustymo srauto. Finansų aktai, sutartys, asmens duomenys, klientų bylos – tai ne tos dėžės, kurias galima palikti koridoriuje. Geriausia daryti atskirą sąrašą, numeruoti dėžes ir skirti atsakingą žmogų iš kliento pusės. Jei dokumentai keliauja į Frankfurtą, atsakomybė negali būti „kažkas veš“. Čia reikia konkretaus vardo.

Kaip suskirstyti biuro daiktus prieš perkraustymą?

Patogiausia pagal zonas ir prioritetus. Pirmoji grupė – tai, ko reikia pirmą darbo dieną: kompiuteriai, telefonai, dokumentai, kavos aparatas, spausdintuvai. Antroji – baldai ir įprasta įranga. Trečioji – archyvai, sezoniniai daiktai, nereikalingi baldai. Kartais klientai nori viską vežti, nors pusė senų kėdžių Vokietijoje taps tik našta. Nesakau išmesti, bet pagalvoti tikrai verta.

Kas turėtų būti projekto vadovas iš kliento pusės?

Žmogus, kuris turi teisę priimti sprendimus, ne tik užrašinėti pastabas. Jei kiekvieną dėžę reikia derinti su direktoriumi, buhalterija, IT ir administratoriumi, procesas stringa. Gerai, kai yra vienas kontaktas, kuris žino, kas atsakingas už raktus, liftą, leidimus ir darbuotojų informavimą. Be tokio žmogaus net paprastas klausimas „kur dėti spausdintuvą?“ tampa mažuoju karu.

DUK – Perkraustymo proceso etapai biurui persikraustant į Vokietiją ir IT įranga

Kada į IT perkėlimą reikia žiūrėti rimtai?

Visada, bet ypač kai yra serveriai, tinklo įranga, VoIP telefonija, kasos aparatai ar specializuota programinė įranga. IT skyrius turi pasakyti, ką galima išjungti pirmą, ką vežti atskirai, ką paleisti naujoje vietoje. Buvo biuras, kuris persikraustė į Kelno centrą, o serveris atvyko sveikas, tik niekas nepažymėjo laidų. Pusę dienos visi sprendė, kuris kabelis kam.

Ar kompiuterius geriau vežti atskirai?

Dažniausiai taip, ypač jei darbuotojai ryte turi dirbti senoje vietoje, o po pietų jau naujoje. Nešiojamus kompiuterius geriau vežti asmeniškai arba specialiose dėžėse, ne bendrame krūvyje. Stacionarius kompiuterius reikia apsaugoti nuo smūgių ir dulkių. Jei biuras kraustomas penktadienį, pirmadienį viskas turi veikti, todėl IT rizikos negalima palikti paskutinei minutei.

Ar reikia iš anksto išjungti serverius?

Taip, bet tai turi daryti IT specialistai, ne perkraustymo žmonės su atsuktuvais. Reikia žinoti, ar serveris išjungiamas normaliai, ar yra duomenų bazės, ar reikia paleidimo procedūros. Kartais serveris keliauja specialiu transportu, kartais tiesiog saugioje dėžėje. Aš ne visada 100% žinau konkretaus serverio technines subtilybes, todėl čia pasitikiu kliento IT žmonėmis. Ir taip turi būti.

Kaip pažymėti kabelius, kad naujame biure nebūtų painiavos?

Kabelius žymėkite abiejuose galuose, ne tik viename. Užtenka numerių arba spalvų, pavyzdžiui, ST-01, ST-02, POS-01. Fotografuokite galinius skydelius prieš išjungdami. Tai atrodo kaip smulkmena, bet ta smulkmena sutaupo valandų. Jei biuras kraustomas į Miuncheną, o IT žmogus atvyksta tik antradienį, pirmadienį visi ieškos, kodėl spausdintuvas „neprisijungia“.

Ką daryti, jei biure yra kasos aparatas arba terminalai?

Reikia derinti su tiekėjais, buhalterija ir IT. Kai kurie terminalai turi būti perregistruojami, kai kurie kasos aparatai – patikrinami pagal naują adresą. Tai ne mūsų pagrindinė kompetencija, bet mes matėme situacijų, kai aparatai atvyko, o dirbti negalėjo dėl adresų ar ryšio klausimų. Todėl šituos dalykus reikia spręsti prieš perkraustymo dieną, ne po jos.

DUK – pakavimas, žymėjimas ir baldai

Ar biurų baldus reikia išmontuoti prieš kelionę?

Dažniausiai taip, nes taip jie užima mažiau vietos ir mažiau daužosi. Stalai, spintos, lentynos, posėdžių stalai – daugelis gerai išsirenka. Bet kai kurie baldai po išmontavimo nebesusirenka taip pat, ypač pigūs ar seni. Todėl prieš ardomi reikia įvertinti, ar verta. Kartais geriau vežti nesuardžius, jei telpa ir rizika mažesnė.

Kas atsakingas už baldų surinkimą naujame biure?

Tai turi būti aiškiai parašyta pasiūlyme. Vienos įmonės tik atveža išardytus baldus, kitos surenka, trečios ima papildomą mokestį. Jei biuras persikelia į Hamburgą, o baldai guli maišeliuose, pirmoji darbo diena gali tapti remontininkų diena. Todėl klausimas paprastas: ar surinkimas įeina, ar ne? Jei ne, kas jį daro?

Kaip apsaugoti stiklines pertvaras ir vitrinas?

Stiklas reikalauja ypatingo pakavimo: kampai, plėvelė, standūs skydai, vertikalus vežimas. Jei pertvara didelė, reikia žmonių ir tinkamo transporto. Ne visada verta vežti seną stiklinę pertvarą, ypač jei Vokietijoje biuras jau turi naują išplanavimą. Buvo atvejis, kai pertvara atvyko į Diuseldorfą sveika, bet naujame biure nebetilpo pro duris. Tai skaudus, bet realus pamokymas.

Ar verta vežti senus baldus į Vokietiją?

Priklauso nuo būklės ir kainos. Jei baldai geri, mylimi arba specialiai pirkti, vežti verta. Jei tai seni, sunkūs, pigūs baldai, kartais pigiau nusipirkti naujus vietoje. Reikia skaičiuoti ne tik transportą, bet ir laiką, pakrovimą, iškrovimą, galimus įbrėžimus. Vokietijoje naudotų biuro baldų rinka gana normali, tad ne visada senas stalas yra vertas kelionės iki Štutgarto.

Kaip sutvarkyti virtuvėlę ir bendro naudojimo daiktus?

Virtuvėlę reikia išvalyti prieš kraunant: šaldytuvas, kavos aparatas, indai, maisto atsargos. Maisto geriau nevežti, nebent tai uždarytos atsargos. Kavos aparatą reikia išjungti, ištuštinti, saugiai supakuoti. Keista, bet būtent kavos aparatas dažnai tampa pirmuoju klausimu naujame biure. Be jo žmonės dar gali dirbti, bet nuotaika jau kita.

DUK – laikas, darbuotojai ir darbo sustabdymas

Kiek laiko reikia biurui persikraustant į Vokietiją?

Mažam biurui dažnai užtenka 1–2 dienų, vidutiniam – 2–4 dienų, dideliam – savaitės ar daugiau. Jei reikia perkelti serverius, baldus, archyvus ir dar surengti darbo vietas, vienos dienos gali nepakakti. Geriausia planuoti perkraustymą penktadienį–šeštadienį, kad pirmadienį darbuotojai galėtų dirbti. Bet jei Vokietijoje iškrovimas leidžiamas tik darbo dienomis, grafikas griūva.

Ar galima perkraustyti biurą taip, kad darbas nesustotų?

Galima dalimis, bet tai sudėtingiau. Viena dalis dirba senoje vietoje, kita jau kraunama arba diegiama naujoje. Reikia laikinų darbo vietų, ryšio, dokumentų prieigos. Toks variantas tinka didesniems biurams, bet kainuoja daugiau. Jei klientas nori „kad niekas nepajaustų“, reikia pasakyti tiesiai: pajus, tik mažiau, jei planas geras.

Kaip informuoti darbuotojus apie perkraustymą?

Reikia paprasto plano: kada pakuojamės, kas kur sėdės, kaip pažymėti asmeninius daiktus, kada kompiuteriai išjungiami. Gerai veikia trumpas instruktažas ir viena bendra lentelė, o ne dešimt žinučių skirtinguose kanaluose. Darbuotojai dažnai pakuoja asmeninius daiktus paskutinę minutę, todėl reikia nustatyti terminą. Vėliau atsiranda „aš maniau, kad kas nors kitas paims“.

Kas turi turėti raktus naujame biure?

Raktus turi turėti atsakingas žmogus iš kliento pusės ir, jei galima, papildomas kontaktas. Vokietijoje kartais raktų perdavimas vyksta griežtu laiku, o vėlavimas gali kainuoti papildomą laukimą. Jei biuras yra verslo centre, reikia žinoti apsaugos tvarką, liftų kodus, krovimo zoną. Be to, raktai nuo senos vietos irgi turi būti saugiai grąžinti.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nėra paruoštas?

Tada reikia laikino sandėliavimo arba perkėlimo etapais. Tai nėra katastrofa, bet reikia tai žinoti iš anksto. Sandėliavimas Vokietijoje arba tarpinis sandėlis Lenkijoje/Lietuvoje gali kainuoti papildomai. Kartais geriau atidėti dalį baldų nei kišti viską į nebaigtą patalpą. Esu matęs biurų, kur perkraustymas baigėsi tuo, kad dėžės stovėjo koridoriuje mėnesį. Nieko gero.

DUK – kainos, sutartys ir rizikos

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Mažam biurui su keliomis darbo vietomis galima matyti 800–2000 eurų. Vidutiniam biurui su IT, baldais ir pakavimu – 2500–7000 eurų. Didesniam biurui su serveriais, sandėliavimu ir montavimu kaina gali viršyti 10 000 eurų. Kainą keičia miestas, aukštas, liftas, pakavimo apimtis, darbo laikas ir atsakomybė. Jei pasiūlyme rašo tik „transportas“, klauskite, kas dar įeina.

Kodėl biuro perkraustymas brangesnis už paprastą daiktų vežimą?

Nes čia yra daugiau atsakomybės: reikia nežlugdyti darbo, sutvarkyti IT, apsaugoti dokumentus, suderinti laiką. Dar reikia žmonių, kurie moka elgtis su biuro įranga. Paprastas vežimas sako: pakeliame ir vežame. Biuro perkraustymas sako: suplanuojame, pažymime, išardome, saugome, atvežame, surenkame, padedame paleisti. Skirtumas didelis.

Ar reikia pasirašyti sutartį prieš perkraustymą?

Taip, ypač kai kalba apie biurą ir tarptautinį maršrutą. Sutartyje turi būti kaina, terminai, atsakomybė, draudimas, papildomi mokesčiai, laukimo sąlygos. Jei viskas tik žodžiu, vėliau sunku ginčytis. Gera sutartis nėra nepasitikėjimo ženklas, tai tiesiog tvarkingas darbas. Blogos įmonės dažnai bijo popierių, nes tada jų pažadai tampa matomi.

Ką daryti, jei perkraustymo dieną atsiranda papildomų darbų?

Pirma, sustabdyti ir aptarti kainą. Antra, užfiksuoti, kas pasikeitė. Trečia, nuspręsti, ar tai būtina dabar, ar gali palaukti. Papildomi darbai – normalu, bet jie turi būti kontroliuojami. Jei klientas prašo dar išardyti 12 stalų, perstatyti serverinę ir išvežti senus baldus, tai jau nebe tas pats pasiūlymas.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą biurui?

Ne visada. Pigiausias variantas gali būti geras, jei aiškiai matyti, kas įeina. Bet jei kaina maža, o atsakymai migloti, rizika didelė. Biuro perkraustymas nėra vieta taupyti ant atsakomybės. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau ir žinoti, kad komanda turi draudimą, įrankius, patirties ir projektų vadovą. Kitaip pirmadienį visi dirbs iš dėžių.

Išvada

Perkraustymo proceso etapai biurui persikraustant į Vokietiją reikalauja aiškumo: kas kraunama, kas atsakingas, kada IT išjungiama, kur važiuoja dokumentai. Sėkmė dažniausiai priklauso ne nuo mašinos dydžio, o nuo pasiruošimo. Perkraustymo proceso etapai biurui persikraustant į Vokietiją praeina sklandžiau, kai klientas ir vežėjas kalba tais pačiais faktais.