Perkraustymo procesas biurui iš Lietuvos į Vokietiją: kas tikrai laukia ir kaip neišprotėti

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, tačiau perkraustymo procesas biurui iš Lietuvos į Vokietiją visada sukelia tą patį malonumą – mišinį tarp adrenalino ir pykinimo. Klientai dažnai įsivaizduoja, kad tai tiesiog užsakoma mašina, padėjėjai susirenka, pasideda dėžės ir važiuojate, bet realybė yra daug raupsnėtenė. Čia ne tik fizinis darbas, bet ir dokumentų chaosas, kurį sunku suvaldyti net patyrusiems logistikams. Aš ne iš tų, kurie duoda tuščius pažadus, todėl sakysiu tiesiog – gali būti, kad viskas nuės kaip pažiūrai, tačiau viena klaida su sąskaita arba deklaracija gali viską sustabdyti sienoje. Būkite pasiruošę, kad reikės kantrybės ir gero kavos virimo įgūdžio, nes šis procesas išbandys visus jūsų nervus.

Pradžia: kainos, susitarimai ir nervai

Kiek tai viso gi kainuos? Turiu biurą Vilniuje, o važiuojame į Miuncheną.

Žinote, klausimas labai paprastas, bet atsakymas... vargiai. Viskas priklauso nuo to, kiek turite tos "mėsos" – kėdžių, stalų, serverių. Jei tai tik penkių žmonių kontora, galima susitvarkyti už porą tūkstančių, bet jei turite sandėlį Pabradėje, tai kaina šoks į dešimtis tūkstančių. Vieną kartą teko vežti architektų biurą, buvo tiek brangios technikos, kad man net rankos drebėjo kraunant. Taigi, niekas neduods jums fiksuotos kainos nematę, ką reikia krauti. Reikia kvieti ekspertą, kad jis apsižiūrėtų akimis, o ne spėliotų per telefoną.

O ar galima kažkaip taupyti? Gal patys vežti su savo vadybininku?

Žinoma, galima, bet ar verta? Jei pasirašysit su "kaimyno berniuku", kuris turi "Gazelę", tai sutaupysit šimtą eurų, bet prarasite nervus. Esu matęs, kaip taupytojai vėliau ieškojo savo dėžių su svarbiais kontraktais Šiaulių pakelėse. Perkraustymo procesas biurui iš Lietuvos į Vokietiją reikalauja profesionalaus draudimo, o jei vairuotojas be licencijos, draudimas neveiks. Geriau sumokėti už profesionalų ir miegoti ramiai. O galvojate apie tą patį "kaimyno berniuką"? Jis nežino, ką daryti su muitinės deklaracija, o ten prasidėjus cirkui, jums teks mokėti baudas už vėlavimus.

Kada geriausia planuoti tą perkėlimą, kad nebūtų skandu?

Idealų laiko nėra, bet jei klausiate, tai aš nerekomenduočiau vasaros pabaigos. Visi grįžta iš atostogų, keliauja, ir kainos šoka į viršų. Geriausia rasti tokį langą, kai jums neaktuali darbo diena – tarkime, tarp švenčių arba penktadienį, kad galėtumėt susitvarkyti naujoje vietoje iki pirmadienio. Vienas klientas bandė persikelti prieš Naujuosius, tai buvo siaubas – vairuotojai buvo pavargę, o keliai užšalę. (tiesa, ne visada įmanoma pasirinkti, bet bandykite). Planuokite bent mėnesį iš anksto, o dar geriau – du.

Ar reikia sudaryt sutartį? Ar pakanka žodžio ir rankos paspaudimo?

Žodis – ne duona. Jei kas nors pasako "sutarkime", ir nėra nieko rašytinai, bėkite toliau. Mus, logistikus, sutartys gelbėja nuo kvailų situacijų. Turiu omenyje situaciją, kai klientas pasakė, kad viskas įskaičiuota, o paskui atsisakė mokėti už pakavimo medžiagas, nes "apie tai nekalbėjome". Rašytinė sutartis užfiksuoja, kas, kiek ir kada. Be to, Vokietijoje teismai labai griežti, be dokumentų ten nieko neįrodysit. Taigi, pasirašykite viską, net jei tai atrodo per daug formaliai. Geriau sausu, nei vėliau gailėtis.

Kas dėl depozito? Kodėl reikia mokėti iš karto, dar neįvykus darbui?

Depozitas – tai jūsų garantas, kad mes atvyksime. Aš pats nemėgstu imti pinigų iš anksto, bet... (ai, turiu pripažinti, kad kartais tai būtina). Jei užsakote didelę mašiną, pvz., 40 tonų sunkvežimį, negalime jo laisvai leisti į kelionę be užtikrinimo. Vienas kartas mus išviliojo, mašina stovėjo pasienyje tris dienas ir valgiojo mūsų pelną. Taigi, 10-30 proc. avansas yra normalu. Jei pervežėjas neprašo depozito, tai gali reikšti, kad jis arba labai pasitiki, arba... turi problemų su pinigais. Pasidomėkite įmonės reputacija.

Kas vežame? Kompiuteriai, stalai ir paslaptys

Kaip su kompiuteriais? Ar reikia juos visus išpakuoti?

Geriau juos išpakuoti, tikrai. Vairuotojai moka krauti, bet ne IT inžinieriai. Esu matęs, kaip vienas vadybininkas padėjo visus monitorius ant vienos kėdės, kaip bokštą. Suprantate, kas buvo toliau? Vaizdo plokštės lūžo kaip sausų lazdelių. Kiekvieną kompiuterį reikia įpakuoti į originalią dėžę (jei dar turit) arba bent į putų plastiką ir stiprią dėžę. Perkraustymo procesas biurui iš Lietuvos į Vokietiją nėra vieta eksperimentams su jautria technika. Jei neturite laiko, susitarkite dėl IT paslaugų – mes paprašysime specialistų, jie padės, tai jų duona.

O serveriai? Tai juk mūsų verslo širdis, negali juos taip tiesiog nešioti.

Serveriai tai... tai atskira istorija. Jei turite didelį serverinį, tai neįsivaizduoju, kaip jį galima krauti į paprastą sunkvežimį su šokais. Reikia specialios transportavimo technologijos, o dar geriau – leisti tai padaryti tiems, kurie turi sertifikatų. Aš asmeniškai bijau liesti serverius, viena neteisinga rankena ir jūsų duomenys gali išskristi į orą. Be to, jei serveris buvo įjungtas ir karštas, jį reikia atvėsinti prieš kraunant. Nemanau, kad norit rizikuoti verslo duomenimis dėl taupymo.

Ar galima vežti dokumentus? Ar saugu juos duoti į bendrą mašiną?

Galima, bet atsargiai. Esu girdėjęs istorijų, kai dėžė su svarbiais kontraktais dingo kažkur tarp Kauno ir Berlyno. Žinoma, mes ne pavogėme, bet... pasigailėkite, žmonės yra žmonės, kartais tiesiog pamiršta padėti į mašiną arba sužiūri, kad dėžė atsivėrė. Jei turite konfidencialių dokumentų, geriau juos vežti su savimi, o ne krauti į bendrą krovininę. Arba užrakinti specialų seifą, kurį vairuotojas negalės atidaryti. Nemanau, kad norit, kad jūsų partneriai sužinotų apie naują sandorį iš gatvės.

Kas su baldais? Ar juos visus reikia išardyti?

Daugeliu atvejų – taip. Dideli staliniai kompleksai, seifai, lentynos – tai nepraeis pro duris be išardymo. Mes turime savo meistrus, kurie tai padaro greitai, bet tai kainuoja. Kartais klientai sako: "O mes nusipirkome šią lentyną prieš metus, ji tokia brangi!" Tad ką? Jei neišardysit, ji tiesiog sulūš per krautuvę. (Tiesa, kartais pavyksta prasibrauti pro langą, jei pirmame aukšte, bet tai retai). Geriau leiskite mums išardyti, o vėliau surinkti tai atgal Vokietijoje. Tai paprasčiau.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų? Jie prašo...

Štai čia yra pilnas chaosas. Oficialiai, jei tai yra įmonės krovinys, negalima maišyti su asmeniniais daiktais, nes muitinė gali užšikti. Bet realybėje? Visi veža. Vienas darbuotojas įdės savo dviratį, kitas – motinos paveikslą. Jei tai nedidelės bagažinės, dažniausiai praeina, bet aš nieko nepromise. Jei muitininkas nuspręs tikrinti kiekvieną dėžę, tai gausit baudas. Perkraustymo procesas biurui iš Lietuvos į Vokietiją turi būti skaidrus, o ne "viskas į vieną krūvą". Geriau pasakykite darbuotojams, kad pasirūpina savimis, arba deklaruokite tai kaip "įmonės turtą" (nors tai irgi nelegalu, bet... kas klaus).

Kelionės metu: kelią, muitinę ir vairuotojus

Kiek laiko užtruks važiuoti? Mes skubame.

Paprastai, jei be kliūčių, tai į Berlyną arba Hamburgą važiuojame apie 12-14 valandų. Bet "be kliūčių" yra toks mitas, kaip Šventasis Velnias. Vieną kartą stovėjome ties Lenkijos siena 6 valandas, nes buvo eilės sunkvežimiams. Arba, jei mašina sugenda (o tai nutinka), tai prarandate dieną. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad vairuotojai turi poilsio laiką. Jie negali važiuoti 24 valandas be sustojimo, tai nelegalu. Taigi, jei užsakote antradienį, tikėkitės, kad atvyksime ketvirtadienį ryte. Neapsisukite.

Kas su kelių mokesčiais Vokietijoje? Mums reikia kažką mokėti?

Vokietijoje yra mokesčiai už sunkvežimius (vadinamasis LKW-Maut). Jis įskaičiuotas į mūsų kainą, todėl jums nereikia rūpintis bilietais ar kokiais nors dėžėmis ant stogo. Bet jei jūsų biure yra asmeninis automobilis, kurį vežiate savo, tai jums reikės susimokėti už vairuotojo laiką ir galbūt kelių mokesčius, jei jis nebus įtrauktas į sutartį. Man atrodo, dabar ten sistema tokia, kad viskas elektroninė, bet... nežinau, tikrai, gali būti pasikeitę. Geriau klauskite vadybininko, kad nenuviltumėt prie užkardos.

Ar reikia eiti per muitinę? Mes į ES važiuojam.

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, tai techniškai tai yra vidinis rinkos pervežimas, tačiau... (čia yra vienas "bet"). Jei daiktai yra naudoti ir jūs juos perkeliate savo reikmėms, tai dažnai muitinės nebereikia. Bet jei tai nauja įranga, kuri buvo nupirkta Lietuvoje ir vežama į Vokietiją pardavimui arba įkūrimui, gali reikėti deklaruoti. Nemanau, kad norit rizikuoti su mokesčiais, jei muitininkas sustabdys. Mes visada patariame pasidaryti eksporto deklaraciją (EX), tai pigu ir saugu. Tai apsaugo nuo problemų toliau kelyje.

Kas nutinka, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įmanomas. Turiu omenyje situaciją, kai mums sprogo padangą ties Varšuva, o atsarginės nebuvo (nežinau, kodėl vairuotojas nepasirūpino). Teko laukti pagalbos 5 valandas. Jei taip nutinka su jūsų krovininiu, mes skubiai išsiunčiame pagalbą arba, jei įmanoma, perkrauname į kitą mašiną. Tai gali atidėlioti atvykimą, bet mes stengiamės pranešti iš karto. Jūs tiesiog turite būti kantrūs. Technika yra technika, ji nekalba, kai lūžta.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju? Noriu stebėti procesą.

Paprastai ne. Sunkvežimiuose yra vietos tik vienam arba dviem vairuotojams, o tai yra darbo vieta, ne turistinė autobusas. Be to, draudimas neapima keleivių, jei jie nėra įrašyti į dokumentus. Esu matęs, kaip vadovai norėjo važiuoti "stebėti", bet vairuotojams tai tik trukdo. Jie turi kalbėti per radiją, griežtai laikytis grafiko. Jei labai norite, galima susitarti dėl keleivinio pervežimo, tai kainos brangiau. Bet tikrai, neįsivaizduoju, kaip jums bus patogu sėdėti ant šokinėjančios sėdynės 10 valandų.

Atvykimas: kas laukia Vokietijoje

Kas su iškrovimu? Ar ten kas laukia su rankomis?

Viskas priklauso nuo to, ką susitarėme. Jei tai "durys į duris" (door to door), tai mes atvykame tiesiai prie jūsų naujo biuro Vokietijoje ir iškrauname. Bet jei sutartyje parašyta "kraunamas prie kiemo", tai ten mes ir paliekame dėžes. Vokietijoje griežtos taisyklės – negalima stovėti kur tik nori, reikia leidimo iš policijos, jei reikia užimti vietą gatvėje. Vieną kartą mes gavome baudą, nes stovėjome ant dviračių tako (vairuotojas nebuvo matęs ženklo). Taigi, pasirūpinkite vieta iš anksto, arba mums teks rasti sandėlį netoliese.

Ar reikia kalbėti vokiškai? Mūsų niekas nemoka.

Nebūtinai jums, bet mums – taip. Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai arba rusiškai, bet su vokiečiais lengviau sutarti vokiškai. Jei atvykstate į miesto centrą, o namelio prižiūrėtojas kalba tik vokiškai, gali būti nesusipratimų. Aš pats nemoku vokiškai (tik "danke" ir "bitte"), todėl visada imame vairuotoją, kuris bent šiek tiek supranta. Jei jūsų komanda nekalba, geriau, kad kas nors iš mūsų būtų vertėjas, kitaip gali pavėluoti su iškrovimu.

Kas dėl parkavimo dideliuose miestuose, pvz., Frankfurte ar Hamburge?

Tai košmaras. Vokietijos miestuose vietos sunkvežimiams yra kaip auksas. Jei jūsų biuras yra senosiose pajėgose, ten gali tiesiog neįvažiuoti. Reikia gauti specialų leidimą (Verkehrsschilder), o tai užtrunka. Kartais teka krauti dėžes į mažesnę transporto priemonę (priešgaisrinę arba "Gazelę") ir vežti dalimis. Tai brangiau, bet kitaip nieko nebus. Perkraustymo procesas biurui iš Lietuvos į Vokietiją didmiesčiuose reikalauja detalaus planavimo, ne tiesiog "atvažiuosim ir numesim". Pasidomėkite vietos iš anksto.

Ar padedate surinkti baldus atgal? Ar tai įskaičiuota?

Taip, tai mūsų darbas. Mes ne tik išardome, bet ir surinkime. Tiesa, tai užtrunka daugiau laiko nei išardymas, nes reikia surasti visus varžtus ir detalių (kurios dažnai dingsta). Vieną kartą surinkome stalą be vienos kojos, tiesiog užpylėme medienos... (juokauju, nepadarytume taip). Bet rimtai, surinkimas įtrauktas į kainą, jei tai buvo sutarta. Jei ne, mūsų meistras gali tai padaryti už papildomą mokestį arba jūsų vietiniai darbuotojai gali susitvarkyti, jei turi įgūdžių.

Kas atsitinka, jei kažkas sulūžo kelyje?

Tuomet įsijungia draudimas. Bet čia yra gudrybė – jums reikia užfiksuoti žalą iš karto, kai atvyksta mašina, o ne po savaitės. Vienas klientas skambino po mėnesio ir sakė, kad stalo kampas nulūžo. Kaip mes žinome, kad mes tai ne padarėme? Gal kas nors ant jo užlipo? Užpildykite protokolą (damage report) vietoje. Mes turime atsakomybės draudimą, tačiau jis neapima visko, pvz., duomenų praradimo arba jautrių dalykų, kurie buvo blogai supakuoti. Būkite atidūs.

Baisiausi scenarijai ir kaip jų išvengti

Ar buvo, kad dingsta visi kroviniai? Aš girdėju istorijas.

Mums asmeniškai ne, su mūsų įmone niekada nepasitaikė tokio gėdingo dalyko. Bet girdėjau istorijų apie "pajuodavusius" pervežėjus iš Rytų, kurie pasiima užstatą ir dingsta. Todėl visada tikrinkite įmonės kodą, ar ji tikrai egzistuoja Vokietijoje ar Lietuvoje. Arba naudokite banko garantijas. Jei kaina per maža, tai panašu į apgavystę. Perkraustymo procesas biurui iš Lietuvos į Vokietiją yra brangus dalykas, todėl jei kas nors siūlo už pusę kainos, tai turėtų įspėti. Pasitikėkite tik patikimais žmonėmis.

Kas, jei pasienyje sustabdys ir tikrins? Aš bijoju muitininkų.

Jeigu visi dokumetai tvarkingi, tai nieko baisaus. Jie užlips į mašiną, pasižiūrės į dėžes ir galbūt paklaus, ką vežate. Jei matys, kad tai biuro inventorius, leis toliau. Problemos prasideda, jei bandoma slysti. Pavyzdžiui, jei dėžėse užrašyta "knygos", o viduje yra alkoholis (nors tai ir neįsivaizduojama su biuru). Būkite sąžiningi. Muitininkai turi akis kaip sakalai. Jei truksite, gali tekti mokėti saugojimo mokestį sandėlyje, o jis Vokietijoje yra... kaip pasakyti... ne mažas.

O dėl šiukšlių? Kas tvarko pakavimo medžiagas po iškrovimo?

Tai dažnai problemų šaltinis. Mes atvykstame, iškrauname, o tada lieka kalnas kartono. Vokietijoje šiukšlių rūšiavimas yra religija. Negalima tiesiog mesti visko į vieną dėžę. Reikia atskirti kartoną, plėvelę, polistireną. Dažnai tai įeina į mūsų paslaugas – mes pasiimame šiukšles ir vežame į perdirbimo punktą. Kartais klientai sako, kad patys išmes, bet paskui jūsų vadybininkas Vokiijoje kvailiauja prie konteinerių ir nežino, kur dėti putų. Geriau sutarkite iš anksto, kad mes tai padarysime.

Ką daryti, jei vėluojame su išsinuomotomis patalpomis Vokietijoje?

Tai jūsų, o ne mūsų problema, jei vėluojate dėl savo klaidų. Bet jei vėluojame mes? Tada turime problemą. Paprastai stengiamės rasti laikiną sandėlį, kad nebūtų reikia mokėti baudos už vėlavimą išsinuomotojui. Vieną kartą teko laikyti krovinį mūsų sandėlyje Hanovere dvi dienas, nes klientas negalėjo gauti raktų. Tai kainavo pinigus, bet mes susitarėme. Svarbu kad ir tokius dalykus aptartumėte telefone, o ne tik laiškais, kad greitai galėtume reaguoti.

Ar verta vežti mažus daiktus (kavos viryklę, mikrobangę) ar naujus nusipirkti?

Mano nuomone, mažų buitinių prietaisų vežti neapsimoka. Jei jau seni ir jūsų, tai gali sugesti kelyje. Jei nauji, tai Vokietijoje kainos panašios, o garantija galioja tik ES viduje, bet... (čia aš tikrai nežinau, kaip su garantija, jei perkama Lietuvoje, o vežama į Vokietiją, reikėtų patikrinti). Tačiau jei tai brangus "Jura" ar "Siemens" kavos aparatas, tai neškit. Bet pigus mikrobangėlę? Geriau nusipirkite naują Miunchene, ir taip sutaupysite vietos ir nervų.

Išvados

Visas šis procesas yra sudėtingas, bet įveikiamas, jei turite galią partnerį. Po 20 metų darbo galiu pasakyti vieną – perkraustymo procesas biurui iš Lietuvos į Vokietiją niekada nevyksta idealiai pagal planą, visada bus kažkas nepageidaujamo. Bet su kantrybe ir gerais patarimais galite išvengti didžiausių nelaikių. Nepasiduokite pigiems pasiūlymams, rūpinkitės dokumentais ir būkite kantrūs su vairuotojais. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, jūsų verslas Vokietijoje įsibėgės be jokių logistinių traumų.