Perkraustymo paslaugos Vokietijos biurų perkelti su geru planavimu: kas tikrai vyksta kulisuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – teorija visada skiriasi nuo realybės, ypač kai kalba eina apie Vokietiją. Dauguma mano klientų galvoja, kad tai yra paprastas procesas: iškrauname dėžes, įkrauname į sunkvežimį ir važiuojam. Bet kai pradedame kalbėti apie biurų perkėlimą, viskas tapsnėja. Čia ne tik apie fizinius darbus, tai apie tą perkraustymo paslaugos Vokietijos biurų perkelti su geru planavimu kombinaciją, kuri iš tiesų gelbėja nervus. Be galo daug kartų mačiau, kaip blogai sudarytas grafikas sugadina pusę metų darbo vienai įmonei, todėl pasistengsiu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių reklaminų frazių.

Kodė viskas prasideda ne nuo dėžių?

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie biuro perkėlimą į Vokietiją?

Idealiai – prieš pusę metų, o jei kalbame apie didelius standartinį biurą su 100+ darbuotojų, tai net prieš metus. Žinau, skamba niekam, kas turi verslą, nepriimtina, tačiau vokiečiai mėgsta tvarką. Jei atvykstate be išankstinio pranešimo į verslo centrą Miunchene arba Frankfurte, ten gali būti didžiulė problema su vietų rezervavimu sunkvežimiui. Taigi, perkraustymo paslaugos Vokietijos biurų perkelti su geru planavimu prasideda ne nuo pakavimo, o nuo to, ar jums leis įvažiuoti kieme.

Ar tikrai reikia profesionalų komandos, ar savo jėgomis neįmanoma?

Galima ir savo, jei turite keturis vairuotojus, kurie moka vokiškai ir nėra dešimt metų nematę tarptautinio pervežimo dokumentacijos. Buvo toks atvejis vienoje Klaipėdos įmonėje – nusprendė padaryti patys, kad sutaupyti. Galiausiai jų sunkvežimis buvo sustabdytas ties pat siena dėl blogų taršos pažymėjimų (Euro 6 reikalavimas yra griežtas). Ir kas dabar? Viskas stovi, o darbuotojai sėdi be kompiuterių. Profesionali komanda žino tais niuansus.

Kas tas "geras planavimas" iš tikrųjų reiškia?

Tai yra detalus sąrašas, kur nurodyta ne tik, kas kurioje dėžėje, bet ir kas turi būti atpakavota pirmiausia, kad verslas neustotų. Vieną kartą teko matyti situaciją, kai visi vadovai atvyko į naująją vietą, o jų biudžetiniai dokumentai buvo pašaldyti dėl to, kad sunkvežimis sugedo viduryje kelio. Geras planavimas numato ir tokias avarines situacijas, o ne tik idealų judėjimą A taške į B tašką. Geriausios perkraustymo paslaugos Vokietijos biurų perkelti su geru planavimu visada turi "Plan B".

Ką daryti su tuo dokumentų chaosu, kai viskas suplota?

Čia daugiausiai bėdų. Jei turite archyvą, kuris nėra neišrūšiuotas, tai bus košmaras. Patarčiau dar Lietuvoje susirūpinti tai daryti, nes vokiškai mokestis už darbą valandinis daug aukštesnis. Reikia nurodyti kuriai dėžei priklauso kurie metai. Nenaudinga vežti tų dėžių pilną, jei po to praleisite mėnesį ieškodami vienos sutarties.

Vokietijos specifika, kuri gali nustebinti net patyrusius

Ar tikrai taip sunku gauti leidimus įvažiuoti į miesto centrą?

Vokiški miestai, ypač didžiausi, turi griežtas zonas "Umweltzone" (Aplinkos zona). Jei jūsų sunkvežimis neturi atitinkamos žalios kortelės, jums tenks važiuoti apeliacija, kas užtrunka valandas. Be to, daugelis verslo centrų turi tik tam tikras įvažiavimo laikas, pavyzdžiui, tarp 8:00 ir 9:00 ryto. Jei vėluojate dvi minutes, vartai užsidarys ir turėsite laukti iki pietų.

Kaip su el. paštu ir internetu, kai atvykstame?

Tai ne mūsų darbas, bet dažnai klientai klausia. Žinau, kad vienas klientas prarado didelį sutartį, nes nenumatė, kad internetas bus įjungtas tik po savaitės. Perkraustymo paslaugos Vokietijos biurų perkelti su geru planavimu turėtų apimti ir patarimus, susijusius su IT infrastruktūra, nors mes tiesiog vežame baldus. Bet patirtis rodo – reikia derinti su teikėjais iš anksto.

Ar dažnai pasitaiko, kad vokiečiai per daug reikalauja?

Kartais jie būna labai... kaip tai pavadinti... formalūs. Buvo atvejis, kai pareigūnas prašė net dėžių schemos patikrinimui. Jiems svarbu, kad krovinys būtų užfiksuotas ir saugus. Jie nepripažįsta "pažadu", jie reikalauja popieriaus. Todėl reikia turėti visus CMR sąskaitas ir inventorius tvarkingai parengtas.

O kas su parkavimu? Ar yra kur padėti tą didelį sunkvežimį?

Štai čia dažniausiai kyla problema. Jei įmonės būstinė yra senojo miesto dalyje, pvz., Hamburgo centre, ten gali būti tiesiog neįmanoma pristatyti 40 tonų sunkvežimio. Tada reikia naudoti mažesnes "paskutinių kilometrų" transporto priemones, kas padidina kainą. Vieną kartą teko perkrauti dėžes į pavasarius ties gatve, nes vairuotojas negalėjo pasisuktu. Tai nėra mūsų kaltė, tai miesto planavimo kaltė.

Pinigai ir tos nemalonios diskusijos

Kiek maždažiai kainuoja toks dalykas?

Sakykim, jei tai vidutinis biuras 50 vietų, tai galima sakyti nuo kelių tūkstančių iki dešimtų tūkstančių eurų, priklausomai nuo atstumo ir kiekio. Vokietijoje darbo rankos brangios, todėl jei ten reikės iškrauti su jų krovikais, o ne mūsų, laukit šokiruojančio sąskaitos. Geriausia perkraustymo paslaugos Vokietijos biurų perkelti su geru planavimu įtraukia ir savo krovikus, kad išvengtumėt vietos sąnaudų.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Žinoma, visada yra kokių nors. Pavyzdžiui, jei reikia naudoti keltuvą (liftą), kurio nėra pastate, tai papildoma kaina. Arba jei dėl blogo oro (o Vokietijoje dažnai lyja) reikia padengti krovinį specialiu plastiku. Taip pat, kelionės metu gali reikėti vienos nakties viešbuolis vairuotojui, jei jis viršija vairavimo laiką (tachografas).

Kas daryti, jei sąskaita viršija biudžetą?

Tada prasideda derybos. Kartais aš pats nesu tikras, kodėl kaina šoktelėjo, bet paskaičiuojus pasirodo, kad pridėta pramogų mokesčiai arba keltuvo nuoma. Svarbu turėti fiksuotą kainą arenoje, o ne valandinį, nes valandinis su vokiečiais gali būti pavojingas jūsų piniginės sveikatai. (Bet kartais fiksuota kaina irgi neišvengia priedų, jei keičiasi sąlygos).

Ar įmanoma kažką sutaupyti neprarandant kokybės?

Taip, galite susirūpinti pakavimu patys. Jei darbuotojai susirinks ir patys supaks į dėžes savo asmeninius daiktus, tai sumažins darbo laiką mums. Tačiau, prašau, nenaudokite senų prekybos centro dėžių – jos nutrūksta kelyje, o tada turime problemą su trūkstančia koja nuo kėdės.

Technika ir tą „brangų šrotą“

Kaip vežti serverius? Tai aš vis bijau.

Tai labai atsakinga dalis. Serveriai negali būti guliai, jie turi būti tvirtai prifixuoti ir nejudėti. Mums yra specialios dėžės su amortizacija. Prisimenu vieną atveją, kai klientas pasakė "pažadu, jis stovi tvirtai", o atvykus pasirodė, kad jis stovi ant paprasto stalo ratelių. Viskas nukrito. Dirbant su perkraustymo paslaugos Vokietijos biurų perkelti su geru planavimu, IT technika yra pirmasis prioritetas.

Ar reikia išardyti visus stalus?

Paprastai taip. Didelės darbo stotys (L-formos ar U-formos) nepraeis pro duris be išardymo. Mūsų komanda tai daro greitai. Tiesiog pasirūpinkite, kad būtų visi rakteliai nuo stalų, o ne vėliau ieškoti po kilimais. Kartais pamiršti ir reikia laužti... (žinoma, mes stengiamės to nedaryti).

Kas daryti su dideliais vitrinais ar meno kūriniais?

Jie turi būti uždengti storomis durelėmis, o vitrinos – supakuotos į medžio rėmus. Vieną kartą teko vežti istorinę vitriną, kuri buvo brangesnė už visą mano sunkvežimį. Tą dieną aš vairavau kaip senutė, 40 km/h greičiu autostradoje. Visi pykdėsi, bet vitrina atvyko sveika.

Ar apdraudimas apima ir duomenų praradimą iš lūžusio disko?

Ne, niekada. Draudimas aprėpia fizinį daiktą, jei jis sudužo. Jei lūžta kompiuteris, draudimas sumokės už naują "geležį", bet už duomenis, kurie buvidis viduje, neatsakingi niekas. Todėl visada pasakykite savo IT žmonėms padaryti atsarginę kopiją prieš mūsų atvykimą.

Pakavimo procesas ir tos dėžės

Kokias dėžes geriausia naudoti?

Standartinės judvės dėžės, tokios su "U" formos dugnu. Jos stiprios ir viena ant kitos dedamos netirpsta. Nenaudokite mažmeninės prekybos dėžių, jos yra per daus minkštos. Jei jums siūlo kaina be dėžių, paklauskite kokių. Galimai gausite seną bananų dėžių rąstą.

Kaip pažymėti dėžes, kad vėliau nešvaistyti laiko?

Sistema yra tokia: spalva ir numeris. Pavyzdžiui, 3-asis aukštas - mėlyna spalva, numeriai nuo 301 iki 350. Be to, ant kiekvienos dėžės turi būti parašytas konkrečus darbuotojas, jei tai asmeniniai daiktai. Pasirašymu aš turiu omenyje ne vardo, o pavardės parašymą, nes vardo gali būti dešimt.

Ar reikia ištuštinti stalų stalčius?

Absoliučiai taip. Niekada nevilkite spintos su pilnais stalčiais. Stalčiai iššoks, pasidužės bėgeliai, o ir svoris per didelis. Tas pats galioja ir metalinėms spintoms – išimkite viską. Vieną kartą vairuotojas vos nenukrito, kai bandė pastumti pilną spintą.

Kas daryti su pašaliniais daiktais, kuriuos norime išmesti?

Geriau atsikratyti juos iš anksto Lietuvoje. Atvežti šiukšlių į Vokietiją ir jas ten išmesti yra brangu. Ten yra griežti atliekų tvarkymo įstatymai. Galime nuvežti į šiukšlių išvežimo punktą, bet mokėsite svorio ir rūšies atžvilgiu.

Bėdos, nelaimės ir kaip iš to išsiverčiame

Kas daryti, jei sunkvežimis sugesta kelyje?

Tai mano blogiausias košmaras, tačiau jis įvyksta. Tada mes iš kviečiame pagalbą iš artimiausios vietos. Esu turėjęs atvejų, kai teko perkrauti krovinį į kitą sunkvežimį tiesiog autostradoje, nes variklis užsidegė. Dėl to perkraustymo paslaugos Vokietijos biurų perkelti su geru planavimu turi numatyti laiko rezervą bent vienai dienai.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Dingsta retai, jei dirba profesionali komanda. Bet kyla "išnykimo" atvejų, kai klientai patys pasislepia svarbius daiktus ir vėliau kaltina mus. Vieną kartą ieškojome brangiausią projektorių, o jis buvo padėtas į tualetą ant bakelio, nes buvo per maža vieta kambaryje.

Kas nutinka, jei klientas nėra pasiruošęs mūsų atvykstant?

Tada mes laukome. O laukimas mokamas. Darbas nevyksta tuščiomis. Jei biure dar siaučiasi darbuotojai ir bando surinkti dėžes, kai mes jau stovime kieme, tai prarasite valandas. Ir tas laikas bus įkainuotas. Vokietijoje laikas – tai pinigai, nežinau ar pastebėjote.

Ar buvote matęs, kaip niekas nepavyksta?

Kaip tik taip. Buvo toks įvykis, kai viena didelė įmonė perkėlė savo padalinį per savaitgalį, o pirmadienį ryte atėjo darbuotojai, o durys kodu nebuvo programuotos, nes buvo pakeistos spynos. Visi stovėjo lauke lietuje. Štai tokios "smulkmenos" ir sukuria chaosą, nepaisant to, kad baldai buvo vežti idealiai.

Finišas ir pabaigos "smulkmenos"

Kaip vyksta surinkimas naujoje vietoje?

Mes atgabename viską į atitinkamas patalpas pagal planą. Kadangi tą planą darbuotojai dažnai keičia (galvojau, kad vadovas nori su langais, o ne prie sienos), reikia lankstumo. Viską surenkame atgal, patikriname, ar nieko nebeatrankioja.

Ar jums tenka išsinešti ir pakavimo atliekas?

Taip, mūsų paslauga įtraukia ir atliekų išvežimą. Mes surenčiamas visas dėžes, plastiką, popierių ir vežame juos į perdirbimo centrą. Niekada nepaliekame kliento biure šiukšlių kaukės.

Kada galima pasakyti, kad procesas baigtas?

Kai pasirašome perdavimo aktą, kad viskas atvyko sveika ir nenukentėjusi. Ir kai klientas gali atsisėsti prie savo stalo ir įjungti kompiuterį be jokių problemų. Tada aš galiu ramiai iškvėpti ir nueiti pietų.

Ar verta kreiptis į jūsų įmonę, o ne rasti pigesnį variantą iš skelbimų?

Jei jums svarbu, kad jūsų verslas neustotų ir kad biuro reikmenys nenukristų, tai taip. Pigūs variantai dažnai tampa brangiausiais. Perkraustymo paslaugos Vokietijos biurų perkelti su geru planavimu kainuoja, bet tai apsaugo nuo didesnių nuostolių. O jei norite tik nuvežti du sofas – skambinkite kaimynui.

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkėlimas nėra tik fizinis darbas, tai yra psichologinis procesas. Reikia suvaldyti stresą, laiką ir žmones. Tinkamai suplanavus viską, net Vokietijos biurokratija nebus tokia baisi, o naujasis biuras galės pradėti veikti be triukšmo. Sėkmės jūsų verslui.