Perkraustymo paslaugos iš Vokietijos patikimam biuro perkėlimui: kas tikrai laukia

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, ir galiu pasakyti viena – perkraustant biurą iš Vokietijos, viskas niekada nevyksta pagal knygą. Vokietija tai tikslumas, tačiau kai kalba eina apie perkraustymo paslaugos iš Vokietijos patikimam biuro perkėlimui, susiduriame su visa eile smulkių, bet erzinančių problemų. Vieną kartą vairuotojas liko užstrigęs ties Miunchenu dėl techninės apžiūros, kita – klientas pamiršo paminėti, kad jų serverinė yra trečiame aukšte be lifto. Čia ne tik apie dėžių nešimą, tai visa logistika, dokumentai ir nervai. Esu matęs viską – nuo idealiai suplanuotų veiksmų iki visiško chaoso, kai reikėjo skubiai ieškoti sandėlio Liubeke, nes pirkėjas atidėjo sandorio užbaigimą. Tiesiog būkite pasiruošę, kad realumas visada šiek tiek skiriasi nuo gražių prezentacijų.

Kaip prasideda viskas ir klausimai apie kainą

Kiek laiko užtrunka visa operacija?

Tai vienas labiausiai pasikartojantų klausimų. Paprastai, jei kalbame apie standartinį biurą iš Berlyno ar Frankfurto į Vilnių, planuokite savaitę ar dvi nuo pradžios iki galo. Pats važiavimas trunka maždaug dieną abi pusės (priklausomai nuo maršruto ir sankryžų), bet reikia laiko pakavimui, iškrovimui ir, žinoma, muitinės procedūroms. Kartais viskas vyksta greičiau, jei vairuotojas – žmogus žodis ir dirba be perstojo, tačiau dažnai pasitaiko nesklandumų ties sieną, kai trūksta vieno parašo ant deklaracijos. Tad geriau turėti rezervą.

Ar kaina fiksuota iš karto?

Sunku taip sakyti, nes perkraustymo paslaugos iš Vokietijos patikimam biuro perkėlimui kainą apskaičiuoja ne tik pagal atstumą. Čia svarbu kiek daiktų, kiek sunku juos išnešti (ar yra liftas, ar ne), ir kada darome. Jei norite važiuoti savaitgalį ar švenčių metu, tai kainuos brangiau, nes vairuotojai taip pat nori ilsėtis. Prieš keletą metų turėjau klientą, kuris galvojo, kad kaina nesikeis, kai jis pridėjo dar penkis didelius seifus, kurių nebuvo sąraše. Taip, tai pakeitė sumą.

Kas daro įtaką galutinei sumai?

Degalai, kelių mokesčiai Vokietijoje (ypač brangios vokiškos automagistralės), o galų gale ir darbo rankos Lietuvoje. Be to, jei reikalingos specialios pakuotės – dėžės dokumentams, burbuliukai, kėdžių maišai – tai viskas įeina į sąskaitą. Kartais pasitaiko, kad reikia užtikrinti drėgmės apsaugą, o tai papildomų medžiagų kaina. Nežinau, ar žinojote, bet kai kuriose Vokietijos vietose reikia specialių leidimų stovėjimui sunkvežimiams prie pat įėjimo, tai taip pat gali sukelti nenumatytų išlaidų.

Ar galima gauti nuolaidą?

Neslėpsiu, kartais pavyksta. Jei perkraustote ne vieną biurą arba sutinkate laukti, kai mes jau turime grįžtančią mašiną iš Vokietijos (tuomet mums reikia tik kuro ir papildomo darbo užmokesčio), gali būti pigiau. Bet tokius dalykus reikia derinti labai anksti, ne prieš pat išvykimą. Vienas klientas taip taupė pinigus, bet teko jam laukti savaitę ilgiau, nei planavo.

Ar reikia mokėti už išankstinį užstatą?

Dažniausiai taip. Įmonės turi apsidrausti, kad atvyksite ir priimsite siuntą. Nenoriu būti nepasitikintis, bet buvo atvejų, kai siunta atvyksta, o pirkėjas "dingsta" arba atsisako mokėti. Užstatas užtikrina, kad mes nenuvažiuosime tuščiomis. Suma svyruoja, bet paprastai tai 10–30 proc. nuo galutinės sumos.

Dokumentai ir muitinės subtilybės

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinai reikia sandorio ar sutarties, patvirtinančios, kad keičiate biuro adresą arba perkėliate įmonę. Be to, krovinių manifestas ir invetorizacijos sąrašas. Vokietijoje griežtai tikrinama, kas tiksliai keliauja mašina. Jei sąraše bus parašyta "kompiuterinė įranga", o viduje rasime asmeninius daiktus, gali būti nemalonumų. Tikrai verta sąrašą daryti kuo tiksliau, nors tai ir laiko imla procesas.

Kaip vyksta muitinės procedūra?

Jei esate ES viduje, tai techniškai tai ne eksportas/importas, o vidinis perkėlimas, tačiau dokumentus vis tiek reikia pateikti. Muitinės tarnybos turi žinoti, kad tai ne prekybinis krovinys (parduodamas prekės), o įmonės turtas, kuris keliauja į kitą adresą. Kartais pasitaiko, kad muitininkas užklauso apie konkretaus serverio serijinį numerį, todėl turėkite šiuos duomenis po ranka (arba bent jau galėkite greitai juos surasti).

Ar reikia mokėti PVM?

Jei perkraustote savo įmonės turtą tarp dviejų ES šalių ir esate PVM mokėtojas, tai paprastai taikoma 0 proc. PVM tarifas, jei pateikiate teisingus dokumentus (VIES patvirtinimą ir t.t.). Bet čia aš nebučiau 100 proc tikras, nes taisyklės kartais keičiasi, tad geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu prieš kelionę. Vieną kartą klientas neteisingai užpildė dokumentus ir teko mokėti visą PVM Vokietijoje, o vėliau prašyti grąžinimo – tai nervuojantis procesas.

Kas nutinka, jei trūksta dokumentų?

Tada mašina stovi sienoje arba sandėlyje, kol viskas nepasitvarko. Laikas – pinigai. Esu matęs, kaip vienas vadybininkas pamiršo parodyti galios patvirtinimą, ir mes praradome pusę dienos. Geriau turėti visus popierius dviejuose egzemplioriuose, vienus duoti vairuotojui, kitus laikyti sau el. paštu.

Ar jūs užsiimate dokumentų ruošimu?

Mes galime padėti su transporto dokumentais, bet teisiniais dalykais (įmonės reorganizacija, leidimai) užsiimkite patys arba savo juristais. Mūsų darbas – gabenti, o ne vesti teisinių procesų. Nors, žinoma, patariame, ką matome iš patirties, bet neatsakome už jūsų įmonės vidinius reikalus.

Techninė įranga ir brangūs daiktai

Kaip pervežti serverius ir IT įrangą?

Tai pati jautriausia dalis. Perkraustymo paslaugos iš Vokietijos patikimam biuro perkėlimui visada įtraukia ypatingą dėmesį IT sektoriui. Serverius reikia išjungti tinkamai (ne taip, kad tiesiog ištraukti lizdą), uždėti į specialias dėžes su amortizacija. Rekomenduoju iš anksto susitarti su savo IT žmogumi, kad jis viską išjungtų ir paruoštų. Nešiojant juos laiptais – tikra naktmarė, jei nėra lifto.

Ar saugu kelti brangų meną ar baldus?

Žinoma, bet reikia tai užfiksuoti. Prieš pakavimą mes darome nuotraukas arba įrašus būklės apyraše. Jei po atvykimo pasirodo, kad brangus vitrinas sužalotas (nors buvo geros būklės), tai turi įrodymų. Vienas kartą teko ginčytis dėl XVII amžiaus veidrodžio, kurį privertėme įsigyti specialią dėžę. Atėjo sveikas.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, spinteles, sekcijas neįmanoma tiesiog išnešti ir įkišti į liftą ar mašiną. Mūsų komanda turi įrankių, tai padarome greitai. Tik prašau nenukentėjusių varžtelių ar detalių nepamesti – dedame jas į specialius maišelius su užrašais "kryžminis stalas". Kartais pasitaiko, kad seni baldai sugenda tiesiog nuo amžiaus, kai juos bandome atskirti.

Kaip elgtis su archyvais?

Dokumentus reikia dėti į tvirtas dėžes, jei jos nėra uždarytos, viskas iškris. Vokietijos įmonės dažnai turi milžiniškus kiekius popieriaus. Prisimenu vieną atveją, kai teko pervežti 300 dėžių dokumentų, ir klientas tik po to suprato, kad pusė jų buvo drėgnos, nes stovėjo po vamzdžiu. Taip pat patikrinkite, ar archyvuose nėra jokiems draudžiamų daiktų.

Ar galite padėti su technikos prijungimu vietoje?

Mes galime padėti išnešti ir pastatyti į vietą, bet prijungti prie elektros tinklo ar interneto – tai jau ne mūsų kompetencija (tai yra, jei kalbame apie sudėtingas IT sistemas). Paprastus spausdintuvus pastatysime, bet serverių klasterius palikite IT specialistams, nenorime būti kaltinami dėl to, kad neveikia jūsų tinklas.

Rizikos, nesklandumai ir realus gyvenimas

Kas daroma, jei vairuotojas vėluoja?

Vokietijoje eismas gali būti neprognozuojamas. Buvo atvejų, kai dėl avarijos A9 autostradoje vairuotojas vėlavo 6 valandas. Mes visada informuojame klientą. Jei vėlavimas trukdo jūsų darbui, stengiamės rasti sprendimą, bet kartais tiesiog reikia kantrybės. Nereikėtų planuoti svarbaus susirinkimo tą pačią valandą, kai planuojamas atvykimas.

Kas nutinka, jei daiktas sugenda?

Turiame civilinę atsakomybės draudimą. Vis dėlto, verta pasidomėti draudimo sąlygomis. Kai kurios brangios prekės gali reikalauti atskiros įvertinimo procedūros. Esu matęs, kaip klientai bandydavo įkalbėti, kad jų senas biuro kėdė buvo „designerinė“ ir kainavo tūkstančius, nors tiesiog buvo nuplėšta. Sąžiningumas čia labai svarbu.

Ar galima pervesti ir asmeninius daiktų?

Techniškai – taip, jei tai nedidelis kiekis (pvz., vairuotojo ar darbuotojo krepšys). Bet jei bandysite pervesti visą savo butą biuro krovinio priekabyje, tai gali būti laikoma kontrabanda arba apgaulingu muitinės deklaravimu. Geriau to nedaryti, muitinės sistemos pastebi tokius dalykus.

Kokios ypač dažnos problemos su Vokietijos klientais?

Vokiečiai yra labai tikslūs. Jei sutarta 8:00 val., jie laukia 7:55. Jei mes vėluojame 10 minučių, jau gauname pranešimus. Be to, jie dažnai labai detaliai užpildo inventoriaus sąrašus, kas yra gerai, bet kartais sulėtina procesą, kai reikia tikrinti kiekvieną pieštuką. (Tiesa, kartais tai išgelbėja nuo painiavos).

O kas su Lietuvos puse – ar yra skirtumų?

Lietuvoje dažniau viską sprendžiame „iš karto“, o Vokietijoje reikia viską užpildyti ir laukti. Taip pat, čia dažniau pasitaiko, kad naujasis biuras dar nėra paruoštas priimti krovinius – nėra įrengto lifto arba dar statomi namai. Tada tenka iškrauti lauke arba ieškoti sandėlio, o tai papildomai kainuoja.

Ar pasitaiko apgavysčių šioje srityje?

Deja, taip. Yra įmonių, kurios siūlo itin pigias kainas, o paskui reikalauja dukart daugiau pinigų prieš pat išvykimą, sakydami, kad krovinis svorio daugiau, nei buvo manyta. Todėl pasirinkdami perkraustymo paslaugas iš Vokietijos patikimam biuro perkėlimui, tikrinite įmonės reputaciją, ne tik kainą. Aš asmeniškai niekada nedaryčiau tokių dalykų, bet rinka yra įvairi.

Kas daryti, jei biure liko daiktų, kurių neplanavome vežti?

Tuomet juos paliekame. Mes negalime imti ir vežti visko, kas matosi. Jei tai šiukšlės – išmesime. Jei tai vertingi daiktai, kurių nepaminėjote sąraše – reikės tartis dėl papildomo kelionės arba dėl to, kad juos paliksite sandėliuke iki kitos progos.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas. Galiu siųsti nuorodą, kur matote, kur mašina yra. Tai padeda susiplanuoti darbą, ypač jei vairuotojas užstringa eismuose. Nors kartais signalas pradingsta Vokietijos miškuose arba tuneliuose, bet paprastai matoma.

Kaip elgtis su parkavimu miesto centre?

Vokietijos miestuose, pvz., Hamburge ar Miunchene, tai didelė galva. Reikia gauti specialius leidimus stovėjimui sunkvežimiams (Ausnahmegenehmigung). Mes tai darome iš anksto, jei klientas nurodo adresą. Jei bandysite stovėti be leidimo – gausite baudą, o mašiną gali tempti. Vieną kartą teko mokėti 150 eurų baudą už 20 minučių stovėjimą, nes klientas „nežinojo“, kad reikia leidimo.

Ar dirbate savaitgaliais ir šventėmis?

Galime, bet tai papildomai kainuoja. Vokiečiai labai gerbia "Ruhetag" (poilsio dieną), tačiau jei verslas reikalauja greito perkėlimo, mes dirbame. Tik prisiminkite, jei reikia įrengimo ar pirkimo parduotuvės (Baumarkt) atidaryti prieš darbą, tai savaitgaliais neįmanoma.

Kokias garantijas galite duoti?

Rašome sutartį, kurioje įrašome terminus ir atsakomybę. Tai pagrindinė garantija. Be to, mes ne vienus metus šioje rinkoje, tad mūsų reputacija mums brangi. Jei kas nutinka, stengiamės išspręsti be teismo.

Ar reikia kliento buvimo vietoje?

Ne būtinai visą laiką, bet pradžioje ir pabaigoje – labai praverčia. Reikia parodyti, kas ką yra, o paskui – pasirašyti perdavimo aktus. Jei siuntate atstovą, jis turi turėti notarišką arba įgaliojimą (paprastai el. parašu netenka, reikalingas popierinis).

Kaip apmokėjimas vyksta?

Įprastai – pavedimu į sąskaitą prieš išvykimą arba grynaisiais prieš iškrovimą (tai retesnis atvejis, dažniau pasitaiko mažesnėms siuntoms). Sutartis nurodo sąlygas. Nenaudojame kriptovaliutų ar kitokių egzotiškų metodų – paprastas bankinis pavedimas.

Ar gabenate ir labai neįprastus daiktus?

Gabename viską, kas netelpa į standartinę dėžę – nuo didelių akvariumų iki skulptūrų. Viskas priklauso nuo to, ar įmanoma tai užfiksuoti ir užtikrinti saugumą. Turiu atvejų, kai vežėme netgi didelę laikrodžio mechanizmą iš senos gamyklos.

Kas daryti, jei naujas biuras per mažas?

Tai jūsų, kaip kliento, problema. Mes tik atvežame ir iškrauname. Jei daiktų per daug, jie lieka koridoriuje arba lauke (jei leidžia oras). Patariu išmatuoti erdvę iš anksto. Kartą teko iškrauti 50 dėžių tiesiog kieme, nes klientas suskaičiavo erdvę neteisingai.

Ar galite padėti su baldų surinkimu vietoje?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Iškrauname, atnešame į biurą ir surinkime atgal. Tiesiog prašome, kad visi varžtai būtų savyje. Jei kažkas dingsta kelyje (kas pasitaiko retai, bet būna), surinkimas gali užtrukti ilgiau.

Kaip elgtis su konfidencialumu?

Mes nežiūrime, kas yra dėžėse, jei jos uždarytos. Jei matome dokumentus, juos tiesiog nešime. Dirbame su įmonėmis, kurios dirba su duomenimis, tad suprantame šią svarbą. Niekada nebuvo nutekėjimų mūsų kaltė.

Ar verta rinktis brangesnę paslaugą?

Dažniausiai – taip. Pigiausios paslaugos dažnai turi paslėptų niuansų (pvz., draudimo ribos per mažos). Biuro perkėlimas – tai didelė rizika, verta pasirūpinti ramybe.

Pabaigai – ką pasakyti?

Viskas priklauso nuo pasiruošimo. Jei turite gerą planą ir patikimus partnerius, perkraustymo paslaugos iš Vokietijos patikimam biuro perkėlimui gali vykti net sklandžiai, nors aš visada laikosi nuomonės, kad visada kažkas nutinka. Būkite kantrūs, turkite dokumentus ir gerai pasikalbėkite su vadybininku.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nors biuro perkėlimas iš Vokietijos atrodid kaip tikras logistikos košmaras, su tinkama komanda viskas įmanoma. Nereikia tikėti idealų, kur niekas nešoks ir nebus jokio triukšmo – tai neįmanoma. Svarbiausia yra tuo triukšmu ir chaosu suvaldyti. Jei ieškote patikimų rankų, kreipkitės į tuos, kurie nedaro didelių pažadų, o tiesiog dirba. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti bent dalies bėdų kelyje.