Perkraustymo paslaugos biuro patogiam perkėlimui į Vokietiją: vadovas nuo veterano

Sąmoningai dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nevyksta taip, kaip piešia idealistiniai vadovai. Viskas prasideda nuo chaoso dėžėse ir baigiasi vokišku tikslumu, kuris kartais sukelia šaltus sweatus. Dažnai klientai klausia, kodėl perkraustymo paslaugos biuro patogiam perkėlimui į Vokietiją kainuoja tiek, kiek kainuoja, tačiau jie nemato to, kas vyksta užkulisiuose. Čia ne tik apie tai, kad padėtume kompiuterius į dėžes. Čia apie logistiką, dokumentus, kurie kartais dingsta (o vėliau randami po vairuotojo sėdynės), ir nervus, kurie reikalauja plieno. Rašau šią tiesą be jokio „content marketingo“ ausinukų, tiesiog kaip yra.

Kainos ir pinigai, kuriuos visi bijo

Ar perkraustymo paslaugos biuro patogiam perkėlimui į Vokietiją yra brangios?

Žiūrėkime tiesiai į akis – nebus pigu, jeigu norite, kad viskas atvyktų sveika. Kainos svyruoja labai stipriai, priklauso nuo to, kiek turite tos technikos ir baldų. Negaliu pasakyti tikslios sumos be vaizdo įrašo ar apžiūros, nes vienas „biuras“ yra du stalai ir kėdės, kitas – penkiios paskirstos vietos su serveriais. Vidutiniškai reikėtų numatyti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, bet tai labai apibendrinta. Viskas priklauso nuo distancijos – ar važiuojame į Miuncheną, ar į kažką prie Lenkijos sienos.

Ką daro kaina? Kas įeita į paslaugą?

Į kainą įeina darbo valandos, sunkvežimio nuoma, kuras ir, svarbiausia, mano ramybė. (O šiaip dar ir pakavimo medžiagos, bet jei norite savo dėžių – tai gali būti pigiau). Taip pat įskaičiuojamas draudimas, kuris, žinoma, ne visada padengia viską, jei patys supakavote brangų serverį į seną „Lietuvos pašto“ dėžę. Vokietijoje keliai ir mokesčiai už juos (Maut) yra dideli, taigi tai taip pat atsispindi sąskaitoje. Negaliu pamiršti ir apie galimas pridėtines paslaugas, jei reikės išmontuoti lentynas.

Ar galima gauti nuolaidą, jei važiuojame darbo dieną?

Galima, bet ne visada. Vokietijai nėra svarbu, ar jūsų „VW“ dirba, ar ne, jiems svarbu, kad sunkvežimis nevažiuotų per miestą sekmadienį. Jei galime planuoti perkraustymo paslaugas biuro patogiam perkėlimui į Vokietiją darbo dienomis, tai galiu truputį nuleisti kainą, nes vairuotojai darbo dienoms pigesni (ne, ne, tiesiog lengviau suplanuoti grafiką). Be to, rūpindamiesi jūsų kišenės, patariu vengti švenčių laikotarpio, nes tada viskas brangsta.

Kokius mokesčius reikia mokėti Vokietijoje?

Čia yra vienas klausimas, kurį dažnai užmiršta. Jei atvežate daug technikos ar įrangos, kuri buvo nusipirkta neilgai prieš tai, gali kilti klausimų dėl PVM ar net importo mokesčių, nors ES viduje tai retai, bet vis tiek gali būti problemų su vokiškais muitininkais, jei dokumentai tvarkingi ne 100%. (Arba jei vairuotojas užmiršta pasiimti CMR sąskaitą). Geriausia pasidaryti konsultaciją su buhalteriu prieš kelionę, kad nereikėtų mokėti baudų vokiškaiems pareigūnams.

Ar imate mokestį už apžiūrą?

Dažniausiai ne. Jei esate Vilniuje ar netoliese, aš ar vadybininkas užvažiuojame pažiūrėti, ką reikia vežti. Jei jūs esate Klaipėdoje, o reikia važiuoti į Berlyną, tai gali tekti susimokėti benzinui, arba mes susitariame dėl vaizdo skambučio. Bet stengiamės būti lankstūs, suprantame, kad perkraustymo paslaugos biuro patogiam perkėlimui į Vokietiją prasideda ne nuo krovėjų, o nuo pasitikėjimo.

Ar reikia mokėti pradinį įnašą?

Įprasta praktika yra ta, kad imame maždaug 30-50 proc. užsakymo vertės pradžiai. Tai ne todėl, kad nepasitikiu jumis, o todėl, kad turiu užsisakyti kuro ir, svarbiausia, užstatyti vairuotojų laiką. Buvo atvejų, kai klientai pasigailėdavo po apžiūros ir tiesiog dingdavo, o aš jau buvau atsisakęs kitų užsakymų. Taigi taip, įnašas būtinas.

Ar galima atsiskaityti kortele Vokietijoje?

Geriau ne. Mūsų vairuotojai dažniausiai nekašuoja terminalų, o vokiškose bankininkystėse su Lietuvos įmonėmis gali būti bėdų dėl patvirtinimų. Geriausiai pavedimas prieš išvykstant arba grynaisiais pinigais (su kvitu, žinoma) prieš iškraunant krovinį. Taip pat galima pasirašyti įmokos dokumentą, kurį paskui apmokate iš banko.

Dokumentai ir biurokratija, kuri užgriūva ant galvos

Kokius dokumentus reikia turėti?

Sąrašas nėra milžiniškas, bet svarbu. Reikės krovinio manifestą (sąrašą), CMR draudimo dokumentą, kurį duoda vairuotojas, ir asmens dokumentus, jei patys važiuojate. Jei vežate techniką, kuri priklauso įmonei, būtų protinga turėti eksporto kvitą arba bent jau laišką, kuris pažymi, kad tai ne prekybinis krovinys, o įmonės turtas, perkeltas į kitą padalinį. (Nors kartais ir be to praeina, jei vairuotojas moka draudimą).

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Būtų labai gerai, tačiau ne visada privaloma. Jei turite technikos, kurios pavadinimai yra angliškai, tai dažniausiai užtenka. Bet jei dėžėse parašyta „seni failai“ lietuviškai, vokiškas muitininkas gali susirūpinti, kas ten slypi. Aš visada patariu daryti bent bendrą vertimą inventoriaus sąrašo, kad perkraustymo paslaugos biuro patogiam perkėlimui į Vokietiją neuktų į strigsmą pasienyje.

Kas daryti, jei dingsta dokumentai?

Tai kojų nagų traukianti situacija, bet vyksta. Kartais vairuotojas paduoda CMR, o klientas jį padeda į vieną dėžę su dokumentais... ir dabar reikia ją rasti. Jei dingsta originalas, mes galime padaryti dublikatą iš mūsų sistemos, bet tai užtrunka laiko. Geriausia viską daryti skaitmeniniu būdu ir siųsti sau į el. paštą iš karto.

Ar reikia deklaruoti techniką muitinei?

ES viduje tai nėra būtina taip, kaip su trečiosiomis šalimis, tačiau yra ribojimai degalinėms ir tabakui. Biuro technika paprastai nekelia problemų, jei ji atrodo naudota. Jei atvežate 10 naujų dėžių su „Apple“ logotipais, gali tekti įrodinėti, kad tai ne prekyba. Vokietijos pareigūnai yra labai atidūs dėl to, kas vadinama „verslo perkėlimu“ prieš „prekybą“.

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR – tai tarptautinis vežimo dokumentas. Jis įrodo, kad priėmėte krovinį, jis yra draudžiamas ir turi būti pasirašytas abiejų pusių. Be jo, jei kas nors nutiktų kelyje, neįmanoma nieko padaryti formaliai. Vieną kartą turėjau klientą, kuris atsisakė pasirašyti CMR, kol visiškai neiškrauta... laikau, kad tai tiesiog nesąmonė, bet kiekvienam savo.

Ar reikia leidimo iš savininko, jei nuomojamas biuras?

Gali prireikti. Jei išsivežiate didelius baldus, kurie yra įmontuoti sienose, o tai nėra jūsų nuosavybė, tai gali būti problema. Geriau pasikalbėti su pastato administratoriumi iš anksto, kad jis neštumtų skundų, kai matys, kad išvežame virtuvės komplektą. Ypač jei tai Vokietijoje, ten viskas labai tvarkingai užregistruota.

Logistika ir procesas: kaip visa tai vyksta iš tiesų

Kaip planuojamas biuro perkėlimas?

Pradedame nuo to, ką turi. Aš atvažiuoju (arba kalbame telefonu), išsidėliojame planą. Tada nustatome datą. Svarbiausia – suprasti, ar reikia išmontuoti baldus. Vokietijoje dauguma biurų turi standartinius baldus, bet jei turite ką nors specialaus, reikės tikro meistro, o ne tik „rankų“ vyrų.

Kiek laiko užtrunka procesas?

Jei tai mažas biuras – viena diena. Jei didelis – dvi ar trys. Taip pat reikia skaičiuoti važiavimo laiką. Į Berlyną nuo Vilniaus važiuojame maždaug 12-14 valandų su poilsiais. Jei reikia perkraustymo paslaugų biuro patogiam perkėlimui į Vokietiją su išmontavimu, tai pridėkite dar dieną abiems galams. Neskubėkite, greitas perkėlimas dažniausiai baigiasi sulaužytu stalu.

Ar dirbate savaitgaliais ir švenčių dienomis?

Dirbame, bet tai kainuoja brangiau. Vairuotojai turi teisę poilsio, o Vokietijoje naktiniai ir savaitgaliniai darbai yra griežtai reguliuojami. Jei norite išvengti papildomų mokesčių, geriau planuokite įprastą darbo dieną, bet jei verslas negali sustoti, mes padėsime ir šventę.

Kuo vežiate? Kokį transportą?

Turime nuo 3.5 tonų „Volkswagen“ „Crafterių“ iki didelių 20 tonų sunkvežimių su liftu. Pasirinkimas priklauso nuo tūrio. Jei tik keletas dėžių ir kėdžių, nėra prasmės kviesti gigantą – jis tiesiog neprižengs prie centro Miunchene dėl aplinkosaugos zonos. (Arba reikės mokėti milžiniškus įvažiavimo mokesčius).

Ar pakavate dėžes?

Taip, tai mūsų darbas. Turime savo dėžių, burbuliukų, lipdukų. Viską pažymime pagal skyrius, kad vokiečiams (ir jūsų darbuotojams) būtų lengviau susirasti, kur dėti kompiuterius. Nenaudojame pažymėtų dėžių iš parduotuvės, nes jos atrodo neprofesionaliai ir gali sugriūti.

Kaip elgiatės su jautria technika?

Serverius, taisomus kompiuterius, didelius spausdintuvus vežame specialiomis dėžėmis su antšokiu. Kartais netgi padedami į vairuotojo kabą, jei oras laukas yra labai šaltas ar karštas, nors technikai tai nepatinka. Bet geriau sausas vairuotojas nei sugedęs serveris už 10 tūkstančių.

Ar montuojate baldus naujoje vietoje?

Žinoma. Nėra prasmės atvežti išmontuotų baldų ir palikti krūvoje. Mūsų komanda turi savo įrankių ir sugeba surinkti net tas sudėtingasias vokiškas sistemas, kurios neturi instrukcijų lietuvių kalba. Kartais pasiklystame su varžtais, bet visada susirandame arba susigaminame.

Kas daryti, jei nėra lifto?

O tai dažna problema Vokietijos senosiuose miestuose. Tada keliaujame laiptais. Tai brangiau ir lėčiau. Jei trečiame aukšte be lifto ir reikia nuleisti seifą, tai turime numatyti papildomus žmones. Būkite sąžiningi apžiūros metu, nenuslepkite to, kad lifto nėra – tai sužinojome kelią, kai sunkvežimis jau stovi kieme.

Rizikos, problemos ir nepatogios tiesos

Ar draudžiate krovinį?

Taip, turime standartinį draudimą, bet jis apima tik mūsų klaidas (pvz., avarija). Jei dėžėje yra jūsų padaryta klaida – pvz., supakavote stiklinę vazą be burbuliukų – mes neatsakome. Perkraustymo paslaugos biuro patogiam perkėlimui į Vokietiją visada turi draudimo, tačiau skaitykite sąlyras. Yra ir „Viso rizikos“ draudimas, bet jis kainuoja.

Kas nutinka, jei sulaužoma kažkas brangaus?

Turiu pripažinti, kad kartais nutinka. Prieš metus vienas vairuotojas bandė įvažiuoti į žemą garažą su aukštu sunkvežimi... ir nupjovė stogą. Draudimas padengė žalą. Jei mes kalti – mokame. Jei ne – aiškinamės. Svarbiausia fiksuoti būklę prieš pakrovimą ir po iškrovimo.

Ar galiu keliauti kartu su vairuotoju?

Techniškai galima, jei yra vietos (dauguma sunkvežimių turi 2-3 vietas). Tačiau tai nerekomenduojama dėl darbo poilsio režimų ir draudimo sąlygų. Jei avarija, ir jūs esate kabine – tai sudėtingiau. Geriau susitikti vietoje arba važiuoti savo automobiliu.

Kaip elgiatės su parkavimu Vokietijos miestuose?

Tai košmaras. Reikia gauti leidimą stovėti (Stellplatzgenehmigung) iš vietos savivaldybės arba policijos. Mes tai darome iš anksto, jei klientas nurodo adresą. Jei tiesiog sustojame ant raudonos linijos – gausite baudą, o mums gali uždaryti kelią. (O vokiečiai mėgsta uždaryti kelią sunkvežimiams).

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Stengiamės taip nedaryti. Jei kelionė trunka ilgiau, vairuotojas privalo ilsėti, tačiau sunkvežimiai turi apsaugos sistemas. Visgi, jei krovinys labai vertingas, patariu rasti saugomą aikštelę. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra tokios dažnos kaip Prancūzijoje, bet įvyksta.

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa sienoje?

Nors retai, bet technika gaišta. Tada mes skubiai ieškome pagalbos vietiniuose servisuose arba siunčiame kitą automobilį, jei būtina. Galiu pasakyti, kad perkraustymo paslaugos biuro patogiam perkėlimui į Vokietiją yra planuojamos su atsarginiu laiku, būtent dėl tokių neprognozuojamų situacijų.

Ar dirbate su blogomis firmomis?

Nedirbu, tačiau girdėjau istorijų. Yra firmų, kurios pasiima užstatą ir išnyksta, arba vežia senais „Gaz“ sunkvežimiais, kurie nepraeina techninės apžiūros. Visada patikrinkite įmonės kodą ir atsiliepimus. Jei kaina per žema – tai signalas.

Ar galite padėti su išmetimu atliekų?

Taip, jei senosese patalpose lieka nereikalingi baldai ar šiukšlės, galime juos išvežti į perdirbimo centrą Vokietijoje. Tai papildoma paslauga, nes ten mokesčiai už šiukšles yra dideli. Bet tai daug geriau, nei palikti tai kieme ir gauti baudą.

Ką daryti, jei naujieji patalpos dar nebaigtos?

Tai klasika. Atvykstame, o ten dar dažoma arba nėra elektros. Tada reikia greitai spręsti – ar laukti, ar krauti į sandėlį. Mes turime galimybę laikinai padėti daiktus pas mus sandėlyje Vilniuje, kol jūs susitvarkysite su nuoma. Tai sutaupo nervų.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Nebūtina, bet labai padeda. Lietuviškas vaišingumas Vokietijoje sukelia šypsenas, bet vairuotojai tai vertina. Geras santykis su vairuotoju gali padaryti, kad jis papildomai padės pastumti sunkią spintą be papildomo mokesčio. Žmogiškasis faktorius veikia visur.

Kaip elgiatės su kalbos barjeru?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai arba rusiškai, vokiškai – pagrindines frazes. Jei reikia sudėtingesnio bendravimo su pastatu administratoriumi, aš galiu susisiekti telefonu arba naudoti vertėją. Bet dažniausiai rankos kalba suvieno visus.

Ar galima susiplanuoti dalinį perkėlimą?

Žinoma, jei darote tai etapais. Vieną dieną vežame dokumentus, kitą – baldus. Tai gali būti brangiau dėl daugiau kelionių, bet kartais verslas taip negali sustoti. Mums svarbu tik, kad planas būtų aiškus.

Kokias garantijas duodate?

Garantija – tai mūsų pavardė ir 20 metų patirtis. Rašome sutartis, kurioje viskas užfiksuota. Jei padarome klaidą – ją taisome. Be rašytinės sutarties perkraustymo paslaugos biuro patogiam perkėlimui į Vokietiją nepradedame, nes žodis „žodžiu“ šioje srityje nieko nevertas, kai už kampo stovi vokiškas teismas.

Ar dirbate tik su didelėmis įmonėmis?

Ne, dirbame ir su mažomis, ir su didelėmis. Prieš savaitę perkėlėme vieno vadybininko biurą į Hamburgą – tai buvo tik 4 dėžės ir vienas stalas. Dydis nėra svarbus, svarbu, kad klientas būtų pasiruošęs.

Ką daryti, jei pasikeičia planai paskutinę minutę?

Praneškite kuo greičiau. Jei vairuotojas jau važiuoja, gali tekti sumokėti už praleistą laiką. Jei dar neėjo iš bazės – pakeisime be problemų. Mes suprantame, kad verslas yra dinamiškas, bet mums taip pat reikia planuoti.

Ar verta rinktis jus, o ne pigų „skelbimą“?

Jums sprendžianti. Aš galiu pasakyti, kad pigiai dažnai būna brangiai. Sulaužytas monitorius ar dingęs failas kainuos daugiau nei mūsų paslauga. Dirbame tvarkingai, su draudimu ir su supratimu, kad biuras – tai jūsų verslo širdis.

Ar turite atsiliepimų?

Turim, bet nieko nepublikuoju, nes klientų privatumas svarbiau už marketingą. Jei reikia, galiu duoti vieno ar dviejų klientų telefonus, jei jie sutiks pakalbėti. Tikra patirtis vertesnė už užrašus internete.

Pabaigos mintys

Viskas apie perkraustymo paslaugas biuro patogiam perkėlimui į Vokietiją atrodo sudėtinga tik tol, kol pradedi planuoti. Kai turi patikimą komandą šalia, tai t tiesiog darbo diena. Nenoriu kalbėti kaip konsultantas, tiesiog pasakykite, ką ir kur reikia vežti, o mes padarysime taip, kad jūsų darbuotojai sekmadienį galėtų dirbti be jokio streso. Gerai susitarkime dėl datos ir dokumentų, o likusią galvą skubėkime (t.y, aš padarysiu).