Perkraustymo paslaugos biurams iš Vokietijos su pilnu sprendimu: kas slypi už užuolaidų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir pasakysiu tiesiai – perkraustymas iš Vokietijos niekada nebūna taip paprastas, kaip atrodo kataloge. Vokietija yra tvarkinga šalis, tačiau kai kalba eina apie perkraustymo paslaugas biurams iš Vokietijos su pilnu sprendimu, tenka susidurti su biurokratija, kuria gąsdintų net patys mostas gatvės. Dažnai klientai mano, kad tai tiesiog "užvežė ir iškraupė", bet realybėje tai sudėtingas logistinis sprendimas. Štai kodėl noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražiųjų žodžių, tikra tiesa apie rūpesčius, kylančius keliuose tarp Berlyno, Miuncheno ir Vilniaus. Jei ieškote konkretaus, o ne reklaminio teksto, skaitykite toliau.

Bendros klausimai apie procesą ir kainą

Kiek kainuoja perkraustymo paslaugos biurams iš Vokietijos su pilnu sprendimu?

Tai yra klausimas, kurį girdžiu kiekvieną kartą pirmiausia. Atsakymas, žinoma, nėra vienas skaičius. Viskas priklauso nuo tūrio, o ne tik nuo svorio. Biurai turi daug daiktų, kurie yra "buvę" – t.y., nestandartiniai. Jeigu turite standartinę erdvę su 10-15 darbo vietų, kaina gali būti ganėtinai įprasta, tačiau jei reikia vežti didelius serverius ar brangią techniką, su tuo daugiau galvos skausmo. Be to, kelio atstumas taip pat įtakoja galutinę sumą. Reikėtų nurodyti, kad kaina apima ne tik vairuotoją, bet ir visą komandą Vokietijoje, kurie reikalingi pakavimui. Taigi, paprašykite apžiūros, o ne kainos iš klausimo.

Kiek laiko užtrunka visa operacija?

Nesakyčiau tiksliai, nes viskas priklauso nuo to, kiek laiko trukmei pasiruošti. Patys vežimai (t.y. fizinis pervežimas) iš, tarkime, Frankfurto iki Vilniaus užtrunka apie 1-2 dienas priklausomai nuo srautų ir pasienio kontrolės (nors ji pigiausia, bet kartais užstringa). Bet jeigu kalbame apie perkraustymo paslaugas biurams iš Vokietijos su pilnu sprendimu, tai procesas gali trukti nuo savaitės iki mėnesio, įskaitant dokumentų surinkimą, dėžių pristatymą į biurą prieš pat perkraustymą (kad darbuotojai susirinktų daiktus) ir galų gale iškrovą. Vieną kartą turėjau atvejį, kai vokiečių pusės (nuomininko) leidimai užtruko dvi savaites, tad nenukrypkit nuo to.

Ar į kainą įeina ir dėžių nuoma bei pakavimas?

Taip, tai yra būtent tas "pilnas sprendimas", apie kurį dažnai kalbame. Net nebesinaudoju terminu "pilnas sprendimas", tiesiog vadinas "viskas įskaičiuota". Mes atvežame dėžes, lipdukas, juostas, burbuliuką. Viską. Svarbiausia yra tai, kad klientas neturi rankų kišti į sandėlius, kad gautų dėžes. Viską parūpiname mes tiesiai į jūsų vokišką biurą. O pakavimas? Jei pasirinksite "raktą rankose" variantą, tai mūsų vaikinai viską supaks. Žinoma, tai brangiau. Jei norite taupyti, darbuotojai gali susipakuoti patys į mūsų atvežtas dėžes, bet tada už duomenų praradimą neatsakome (juokuoju, bet dal tiesos yra).

Ar dirbate savaitgaliais ar poilsio dienomis?

Galime, tačiau tai kainuoja brangiau. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl ramybės (Ruhezeit), ypač gyvenamuosiuose namuose, o jei jūsų biuras yra miesto centre arba bendrame pastate su butais, savaitgalis gali būti problema. Iš patirties – ne visada pavyksta pristatyti mašiną sekmadienį ryte, nes kiemas užrakintas arba prižiūrėtojas negerai nuotaiką. Geriau planuoti išvyką penktadienį arba pirmadienį, nors biurai dažnai nori perkraustyt šeštadienį, kad neprarastų darbo laiko. Reikia tik iš anksto užtikrinti, kad prieangis būtų atidarytas.

Kas nutinka, jei pasienio pareigūnai sustabdys mašiną?

Nors Vokietija ir Lietuva yra ES, tai nereiškia, kad važiuojam be stabdymų. Jeigu keliame prekių (turtą), kuris nėra asmeninis daiktų siunta, o įmonės turtas, gali būti tikrinama ar teisingai deklaruojamas pervežimas. Yra kažkas panašaus į TIR procedūras arba paprastos prekių sąskaitos (tiksliau – važiavimo dokumentai). Bet jei viskas tvarkingai suruošta – t.y. turite inventoriaus sąrašą ant dėžių – problema išsprendžiama per 5 minutes. Turėjau vieną atveją, kai mums trūko vieno parašo ant dokumento (pats savo kaltės, praleidau), tai laukėme porą valandų ties Kaunu, kol advokatas išsiuntė naują variantą el. paštu. Būkite pasiruošę.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia paruošti išvykai iš Vokietijos?

Būtinas yra turtinės atsakomybės draudimas (o tai nebūtinai dokumentas, bet reikalavimas), bet pagrindinis dalykas – tai inventoriaus sąrašas. Jis turi būti bent dvikalbis (vokiškai ir lietuviškai arba angliškai). Be to, jei pervežate kompiuterinę įrangą, gali prireikti serijinių numerių sąrašo (tai ypač svarbu, jeigu esate didelė IT įmonė). Dar reikėtų patikrinti, ar nėra "no-move" klauzulės nuomos sutartyje. Kartais vokiečiai (nuomininkai) reikalauja, kad po perkraustymo paliktumėte biurą "taip kaip buvo", tai reiškia, kad reikės statyti grindų dangas ir t.t. (tai jau kita tema).

Ar reikia mokėti PVM Vokietijoje?

Tai yra sudėtingas klausimas. Jeigu pirkote įrangą Vokietijoje ir ją pervežate į Lietuvą, tai yra vidinė ES sandoris (vartotojo perkėlimas), dažnai PVM netaikomas. Bet jeigu tiekiate paslaugas (t.y. mes pervežame), tai čia jau mokestiniai klausimai. Esu logistikas, ne buhalteris, tačiau iš praktinės patirties žinau, kad reikia aiškiai suderinti su jūsų apskaitos skyriumi. Kartais klientai bando atsisakyti mokėti Vokietijos mokesčius, pasakydamas tiesą – tai priklauso nuo to, ar įmonė yra PVM mokėtoja Vokietijoje. Aš tiesiog užsiimu ratais ir dėžėmis.

Kaip elgtis su dėžių lipdukais?

Tai yra labai svarbu. Negalima tiesiog užrašyti "stalas". Užrašykite, kas viduje, kuris skyrius ir kada tai supakuota. Vokiškas tikslumas reikalauja, kad kiekviena dėžė turėtų unikalų numerį. Kai mes atvykstame iškrauti, pagal numerį iš karto žinome, į kur kelti. Be to, jei dėžė dingsta (retai, bet nutinka), tikslus aprašymas padeda draudimo atveju. Pas mane buvo kartą situacija, kai klientas užrašė ant visų dėžių "biuro reikmenys". Nežinajome, kur yra brangūs projektoriai, o kur popierius. Taip prarasome valandas.

Ar reikia gauti leidimą iš pastato administratoriaus Vokietijoje?

Absoliučiai taip. Vokiečiai myli "Hausordnung" (namų tvarkos taisykles). Negalite tiesiog privažiuoti su 7,5 tonos sunkvežimiu prie durų ir pradėti krėsti. Reikia iš anksto (geriausia parašytu prašymu) gauti leidimą naudoti liftą (jei jis telpa), užtikrinti, kad nėra "Ausladeverbot" (iškrovimo draudimo) ženklo prie pat įėjimo. Kartais reikia uždegti apsauginius rūbus ant grindų, kad ne jas užteptumėte. Be to, reikia užtikrinti, kad kieme būtų vietos manevruoti. Vieną kartą Frankfurto centre turėjome važiuoti 3 km atstumu, kad suktumėmės su mašina.

Ar mokate išpakuoti daiktus į naujas vietas?

Taip, tai yra dalis mūsų siūlomo pilno sprendimo. Mes atvežame dėžes, iškrauname, pašalinome dėžes, o tada pagal pageidavimą išpakuojame daiktus ant stalų. Svarbu pasakyti, kad aš asmeniškai rekomenduoju išpakuoti bent jau tuos daiktus, kurie reikalingi pirmąją darbo dieną. Nėra nieko blogiau, negu atvykti į naują biurą pirmadienį rytą ir viską rasti susuktą į dėžes. Tokiu atveju darbuotojai tiesiog sėdi ir geria kavą, kol mums leidžia juos išlaisvinti (kas gali užtrukti labai ilgai).

Techniniai dalykai: IT, baldai, rizikos

Kaip pervežami serveriai ir duomenų centrai?

Čia nėra vietos humorui. Serveriai yra jautrūs. Prieš juos išjungiant, būtina juos išjungti teisingai (IT specialistų reikalas), o mes tada atvykstame su specialiomis antsmukėmis ir vibracijos slopinimo priemonėmis. Jeigu kas nors sako, kad serverį galima tik pasidėti į padėklą į sunkvežimį, – bėkite toliau. Mums kartais teko juos vežti atskirame, mažesniame transporto priemonėje (vokietiškai "Sprinter"), kad būtų mažiau kratos. Tai brangiau, bet saugiau. Patarčiau pasitikrinti, ar duomenys yra pasidaryti atsarginės kopijos (backup), bent jau dėl ramybės.

Ar demontuojate ir montuojate biuro baldus?

Žinoma. Niekas nevežia surinktų stalų per 500 km – jie tiesiog neilga. Mūsų komanda turi įrankius (varžtai, raktai, grąžtai), viską išskiriame, padėliojame į apsauginias medžiagas, o Lietuvoje vėl surandame. Vienintelis dalykas, kur gali kilti bėdų – tai senos, nestandartinės sistemos (pvz., seni itališki ar vokiški baldai), kurių detalių nebėra. Kartais reikia pasidirbti "magijos", kad viskas suktųsi. Paskutinis kartą turėjau stalą, kurio raktas neėjo į varžtą (buvo užsėdęs dažas), tai teko dėti visą įgūdžius, kad nepažeistume medienos.

Kas daroma su elektronika (kompiuteriais, monitoriais)?

Viskas įtraukiama į specialias dėžes su putomis. Jeigu neturite originalių dėžių (kas dažna), mes turime savo modulines sistemas. Monitoriai yra lengvai sudūžtys, juos reikia apsaugoti ypač. Svarbu: prieš pakavimą viską išjunkite. Ir patikrinkite, ar ištraukti visi kabeliai arba juos suriškite, kad ne užliktų kitų daiktų. Vieną kartą teko gaišti valandą, kol išsitraukėme įsprustą spausdintuvo laidą iš stalinių kojų, kur kažkas tiesiog užspaudė juos statydamas stalą ant dėžės.

Ar draudžiate turtą pervežimo metu?

Taip, draudimas yra privalomas. Mes sudarome sutartį, kurioje nurodomas turtinės atsakomybės limitas (dažniausiai 10-20 tūkst. EUR, bet galima didinti). Tačiau svarbu suprasti: jeigu Jūs pats supakote brangų "iMac" į dėžę be putų, o jis nukrito, draudimo kompanija gali atmokėti tik dalį arba visai ne, nes pažeidote pakavimo taisyklių. Mums geriau, kai mes supakuojame – tada mes ir atsakingi. Svarbu skaityti sutarties smulkesnias sąlytas (ypač apie "force majeure" arba nenumatytus incidentus).

O jeigu pas mane yra pavojingų medžiagų (pvz., dažai, chemija)?

Biuruose tai nebūna dažnai, bet jei turite sandėlį su priedais, tai svarbu. Cheminius skysčius negalima vežti kartu su baldais, jei jie yra degūs arba pavojingi. Juos reikia aptverti atskirai arba vežti laikantis ADR taisyklių (tai yra pavojingų krovinių pervežimas). Paprastai patarčiau klientams tuos dalykus išmesti Vokietijoje pagal vietines nuostatas (Recyclinghof), o ne vežti per pusę Europos. Vokietijos atliekų tvarkymas yra griežtas, ir už neteisingą išvežimą gali gauti didelę baudą.

Problemos ir neapykantos (realios situacijos)

Kas nutinka, jei sulaikoma moka Vokietijoje (tolerancijos mokestis)?

Tai vienas įnirštiniausių dalykų. Jeigu jūsų nuoma baigėsi pietų laiku, o mūsų mašina užstrigo dėl techninių priežasčių arba srauto Lenkijoje, vokiečiai gali paprašyti mokėti už kiekvieną praleidžiamą valandą. Tai vadinama "Vertragsstrafe" (nutarčių bauda). Patarčiau į sutartį su savininku įrašyti 1-2 dienų buferį. Aš girdėjau istoriją, kai viena Lietuvos įmonė prarado 5000 eurų tik todėl, kad vokiškas liftas sugedo prieš pat išvykimą. Tai realus gyvenimas, ne pasakojimas.

Ar buvote atvejų, kai dingo daiktų?

Per 20 metų – vienas ar du kartai (iš tūkstančių). Bet tai buvo smulkmenos – pradingo dėžė su užrašu "mikrobangų krosnelė". Pasirodo, ji nukrito į kitos dėžės vidų, kur buvo balda, ir užslinko ten taip, kad niekas nepastebėjo krovinyje. Kai atvykome ir pradėjome numeruoti, viskas suėjo. Tačiau esu girdėjęs apie kitas, mažiau patikimas kompanijas, kurios "pavogdavo" turtą. Todėl visada patikrinkite, ar įmonė yra reali, ar turi atsiliepimus, o ne tik pigią kainą svetainėje.

Kaip elgiate su "nepilnomis" kroviniams (jeigu mašina neužpildyta)?

Tai gerai, kad paklausėte. Kartais kyla nusiskundimų, kad mes bandome "sulipdyti" keletą klientų į vieną mašiną. Taip, darome taip (tai vadinama "grupinis pervežimas" arba "partijos pervežimas"), jei jūs sutinkate. Tai leidžia sutaupyti jums pinigus. Bet tikrai nedarysime to be jūsų žinios. Jei jums reikia "pilno užpildymo" (FCL), tai tiesiog mokėsite už tuščias vietas. Dažniausiai biurai naudoja maždaug 15-20 kubinių metrų, kas gerai telpa į vieną mašiną su kitu nedideliu kroviniu.

Ar galiu važiuoti su jumis atgal į Lietuvą?

Techniškai – taip, jei yra vietos (paprastai vairuotojas vienas). Tačiau reikia pasirūpinti draudimu ir apsauga. Per sienas pervežti keleivį (net darbuotoją) paprastai leidžiama, bet mes ne esame keleivių pervežėjai. Taip pat sunkvežimio kabina nėra lankstus limuzinas. Kai kurie vadovai nori "prižiūrėti" turtą, bet tai neįmanoma, nes jūs nebus matyti krovininėje dalyje. Geriau susitarti dėl sekimo (GPS) arba tiesiog pasitikėti.

O jeigu naujame biure nėra lifto arba įėjimas per siauras?

Mes susitelkiame. Turime nešiklius, kurie gali nešti sunkius dalykus laiptais (taigi, pasiruoškite, kad tai brangiau). Vieną kartą Vilniuje (Old Town) turėjome nešti serverinę į antrą aukštą per siaurą laiptinę be lifto – tai buvo košmaras, bet atlikome. Tačiau jeigu įmanoma, iš anksto pasakykite mums apie tokias kliūtis. Galime pristatyti darbininkų komandą specialiai tam tikram laikui arba panaudoti kraną (jeigu yra langai pro kuriuos galima įleisti stalus). Tai pasitaiko retai, bet būna.

Ar atliekate biuro valymą po perkraustymo Vokietijoje?

Galime už tai užsakyti atskirą komandą. Tai neįeina į standartinę pervežimo kainą. Dažnai sutartys su vokiečiais reikalauja, kad paliksite patalpas "švarias" (sulaistytas grindis, ištrauktas dulkes). Tai nėra mūsų pagrindinis kompetencijos, bet turime partnerių vietose kaip Miunchenas, Hamburgas arba Kelnas, kurie gali atvykti po mūsų ir viską išvalyti. Geriau susitarti šia tema savaitę prieš išvykimą.

Kas darote su senais baldais, kuriuos nereikia vežti?

Galime juos išvežti į šiukšliadėžę (nuosavomis išlaidomis) arba, jei jie dar geros būklės, paskųsti labdarai (vokietiškai "Spenden"). Vokietijoje yra daug vietų, kur priima senus baldus nemokamai, jei jie nėra sugadinti. Tačiau mums reikia žinoti iš anksto, kad nebūtų stebinimosi, kai pamatysime stulpą su užrašu "Sperrmüll" ir nešame jį prie mašinos. Jei tuos baldus reikia išmesti mums, tai papildoma paslauga.

Pabaigos ir abejonės

Kaip apmokėti paslaugas?

Dažniausiai imame avansą (30-50%) už pradinių medžiagų (dėžių, juostų) įsigijimą ir užskaitą. Likusią dalį – gavus turtą Lietuvoje arba pasirašius perdavimo aktą. Galite mokėti pavedimu (SEPA pervežimas iš Vokietijos yra labai patogus ir greitas) arba grynaisiais (prieš tai susitariant). Nemėgstu grynųjų, nes nėra aiškumo apie mokesčius, bet jei jums taip patogiau, tai be problemų, tik reikia kvitą. (Na, geriau vistiek pervest, kad būtų įraša apskaitoje).

Ar garantuojate, kad niekas nesulūžins?

Negaliu to garantuoti 100%. Net jei mus apsaugo 3 sluoksniai burbuliukų, o viršuje uždėsime stipraus maisto (kaip kad buvo vieną kartą su soferu, kuris užlipo ant dėžės, kad pasiektų viršų – negerai), gali nutikti nesklandumų. Bet garantuoju, kad jei kažkas sulužina mūsų kaltės, tai atlyginsime. Mums svarbus ilgalaikis ryšis, o ne vienas "pavogtas" euro. Taigi, jei girdite frazę "visada viskas tvarkoje", – tikėkite, kad jums meluoja.

Kiek laiko iš anksto reikia užsakyti?

Idealiai – 2-4 savaites. Reikia laiko dėžių pristatymui, dokumentų sutarimui ir paties pervežimo planavimui. Jeigu skambinate sekmadienį ir sakykite, kad reikia važiuoti antradienį – tai galima tik tada, jei mes turime laisvą mašiną, o kainą už tai reikia atsilyginti dvigubai (brangiai). Biuro perkraustymo logistika nėra taksi, kurį galima paimti gatvėje.

Ar pasitikite jumis mylimųjų augintinių pervežimu?

Ne, mes esame biuro perkraustymo specialistai. Augintinius reikia vežti specialiomis paslaugomis. Biure gyvūnai neturėtų būti (išskyrus šunis vadovams, bet jie patys važiuoja). Net nesiūlykite padėti katiną į dėžę – tai draudžiama dėl gyvybės pavojaus ir higienos. Geriau kreiptis į zoologines paslaugas.

Ką daryti, jeigu pamečiu raktus nuo vokiško biuro paskutinę dieną?

Tai problema. Mes negalime priversti durų atsidaryti. Jums reikės skambinti savininkui arba užeigti (jei tai įmanoma). Kartais padedame susisiekti su vietiniu meistru, bet tai už papildomą mokestį. Patarčiau turėti hobius (raktų kopijas) bent vienam darbuotojui, kuris pasilikti paskutinę dieną. Be to, patikrinkite, ar turite visus raktus nuo lifto (prieškaminio), jei toks yra.

Kodėl aš turėčiau rinktis būtent jūsų firmą?

Nes aš turiu pilkus plaukus (su šypsena). O rimčiau – nes aš žinau, kas nutinka, kai kažkas ne taip. Mokiu išeisi iš situacijų, kai mašina sužeidžia (kai užkliūna už bordiūro), kai dokumentai netinka, arba kai klientas nusprendžia pakeisti planą paskutinę minutę. Naujos firmos tiesiog nedrįsta spręsti problemų, jos baidosi. O mes tiesiog juos sprendžiame, nes tai mūsų darbas.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad perkraustymo paslaugos biurams iš Vokietijos su pilnu sprendimu nėra tik apie fizinį judėjimą. Tai yra apie planavimą, kantrybę ir tikėjimą, kad viskas pasibaigs sėkmingai. Jeigu ieškote pigiausio pasiūlymo, rasi. Jeigu ieškote ramybės, kad tavo biuras bus atidarytas laiku, o darbuotojai galės dirbti, tuomet reikia rinktis patirtį. Ne viskas eina sklandžiai, kartais pasitaiko vėlavimų, bet galų gale svarbiausia – kad turtas pasiektų kryptį (kadangi Vokietija yra užsienio šalis). (Na, tikiuės, kad niekas nepamesta kauptų pinigų dėžėse, tai būtų baisu).