Perkraustymo paslaugos biurams iš Vokietijos be jokių rūpesčių

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, frazė „perkraustymo paslaugos biurams iš Vokietijos be jokių rūpesčių“ skamba kaip svajonė. Realybėje, ypač kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, visada kažkas klysta. Vieną kartą vokiškas liftas neveikia, kitą – muitinė (nors ir ES viduje) klausia neįprastų klausimų. Tačiau esu čia, kad jums padėčiau šiuos rūpesčius minimizuoti iki minimumo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos – tai ne tik baldų vežimas, tai sudėtingas logistinis šokis, kurį reikia sužiūrėti pro pirštais. Jei viską suplanuosite teisingai, išvengsite nervingų skambučių vėlai vakare.

Kas per tą Vokietiją ir kaip ten viskas veikia?

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį perkraustymą?

Visada sakau klientams – kuo anksčiau, tuo geriau, bet nereikia per daug panikuoti. Idealus variantas būtų pradėti galvoti apie tai maždaug prieš mėnesį ar du, ypač jei statote biurą Miunchene ar Berlyne, kur nuoma brangi ir reikia tiksliai laikytis grafiko. Tačiau gyvenime pasitaiko situacijų, kai viskas nutinka per savaitę. Turime patirties ir su „greitaisiais“ sprendimais, bet tada kaina gali šoktelėti, nes reikia per organizuoti vairuotojus, kurie šiuo metu gali būti kitose užduotyse. Geriau susiderinti su grafiku iš anksto.

Ar brangu visi tie reikalai iš Vokietijos atvežti?

Kaina – tai visada kintantis dydis, priklausantis nuo degalų, kurie dabar... na, žinote, kokie yra. Perkraustymo paslaugos biurams iš Vokietijos be jokių rūpesčių kainuoja nemažai, jei norite tik kokybės. Jei norite pigiau – galite rasti „žiogus“ su vairuotojais be patirties, bet tada nebegarantuju, kad jūsų serveriai atvyks sveiki. Vokiškai kelti brangiau nei lietuviškai dėl darbo sąnaudų ten. Paprastai, tarkime, 20 kubinių metrų kaina gali svyruoti, bet viską apskaičiuojame individualiai pagal krovinio svorį ir atstumą.

Ar atvykstate į bet kurį Vokietijos miestą ar tik didmiesčius?

Mus domina viskas, net ir tas mažas kaimelis prie Reino, kur jūsų buvo sandėlis. Žinoma, jei reikia važiuoti gilyn į Bavarijos kalnus, kelių gali būti blogesnių, ir reikės mažesnės mašinos, kad įvažiuotume į kiemą. Didmiesčiuose, kaip Hamurgas ar Kelnas, visada yra problema su vietomis stovėjimui, todėl ten reikia ypatingo leidimo (Einbahnstraße ir visokie dalykai). Mes išsiaiškiname vietinę tvarką, kad jums nereikėtų bartis su vokiečių policija.

Ką daryti, jei Vokietijoje nebelieka vietos parkuoti sunkiajam sunkvežimiui?

Tai klasika. Vokiški miestai seni, gatvės siauros. Vieną kartą turėjome situaciją Frankfurte, kur sunkvežimis neįvažiavo net į gatvę, nes buvo statomas bokštas. Teko įrenginėti „ilgąją“ ranką (kraną) arba perkrauti į mažesnę transporto priemonę. Tai kainuoja papildomai, bet kitaip neišeina. Jei žinote apie tokias problems iš anksto, pasakykite mums. Mes galime pasirūpinti specialiais leidimais (Erhaltungsnachweis), jei reikia stovėti ant šaligatvio.

Ar tikrai padedate supakuoti visus tuos smulkius daiktus?

Žinoma, mes ne tik vežiame. Turime komandą, kuri atvyksta su dėžėmis, burbuliuku plėvele ir lipnia juosta. Kartais žiūriu į tuos biurus ir pagalvoju – kaip jie čia visą gyvenimą dirbo? Pilna popierių, spalvotų užrašų, žirklių, kurias niekas nemato. Viską supakuome į tvarkingas dėžutes su etiketėmis. Svarbiausia – nepamirškite nurodyti, kas yra „labai skubu“ atidaryti atvykus į Lietuvą, o kas gali laukti sandėlyje.

Kas vyksta su biuro šiukšlėmis, kurias nebereikia vežti?

Nuvežti šiukšles per sieną neapsimoka, tai pinigų švaistymas. Rekomenduoju iš anksto susitarti su vietine šiukšlių ivežimo kompanija Vokietijoje (pvz., „AWB“ arba panašiais). Vieną kartą klientas mums įkalbėjo vežti senus kompiuterius, o pas mus jie tiesiog gulėjo sandėlyje metus, nes niekas nežinojo, kaip juos legaliai išmesti. Geriau palikite ten tai, kas jums nereikalinga. Mums reikia tik to, kas vežėjasi į naująjį biurą.

Dokumentai ir vokiška biurokratija

Ar reikalingi kokie nors specialūs dokumentai, jei judame ES viduje?

Esame Europos Sąjungoje, taigi sienų nėra, tačiau muitinė gali sustabdyti ir patikrinti. Reikalingas daiktų sąrašas (inventorius), idealiai dvikalbis (vokiškai ir lietuviškai). Jei vežate įrangą, kuri priklauso ne jums, o, tarkime, nuomojate iš Vokietijos firmos, reikės sutarčių kopijų. Be šių dokumentų gali būti nemaža galva, jei kelys užsibrėž „raudona šviesa“. Mūsų vadybininkai padeda parengti tuos popierius, kad jie atitiktų reikalavimus.

Kaip turiu užpildyti tą inventoriaus sąrašą?

Nereikia būti detalų kaip moksleivis, bet ir parašyti „baldai“ nėra pakanka. Geriausiai rašyti: „4 stalai, 5 kėdžių, 1 spinta, 2 kompiuteriai Dell“. Skaičiai svarbūs. Vieną kartą buvo nerašius „monitorių“ sąraše, ir muitininkai klausinėjo, ar mes juos pavogę. Žinoma, išsiaiškinome, bet buvo nervinga. Būkite tikslūs su technika – jos serialiniai numeriai dažnai būna užrašyti ant galo.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius už perkraustymą?

Jei esate įmonė, turite PVM mokėtojo kodą, ir mes taip pat, tai paprastai tai yra PVM paslaugų mainai tarp ES šalių (PVM atskaitymas). Jei esate fizinis asmuo ir perkraustote savo asmeninę verslo įrangą, situacija gali kisti. Aš čia ne toks didelis teisės ekspertas (geriau pasitarkite su savo buhalteriu), tačiau įprastai tarptautinis pervežimas yra paslauga. Svarbiausia, kad sąskaitoje būtų visi jūsų ir mūsų duomenys teisingi.

Kas dėl draudimo? Ar jis veikia per visą kelią?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą (CMR), kuris galioja nuo to momento, kai pasiemei daiktus Vokietijoje, iki momento, kai juos atiduodame Lietuvoje. Bet yra vienas „bet“. Draudimas neapima jūsų duomenų, jei serveris nukrenta ir jūs neturite atsarginės kopijos. Fiziškai atlyginsime už serverį, bet už prarastus duomenis ne. Todėl visada primenu IT žmonėms – padarykite backup prieš mums atvykstant.

Ką daryti, jei Vokietijoje įmonė uždaroma ir tai bankrotinis atvejis?

Tai yra labai jautri tema. Tada reikia labai tiksliai sekti, kas priklauso bankrotų valdytojui (Insolvenzverwalter), o kas jums. Negalima tiesiog tuštinti biuro be leidimo, nes tai gali būti laikoma vagyste. Mes tokiais atvejais reikalaujame raštiško bankrotų valdytojo pritarimo arba dokumento, kad daiktai gali būti išvežti. Geriau nedarykite nieko slapto, vokiečiai tai labai greitai sužino.

Ar galite padėti su „Gewerbeabmeldung“ (verslo deregistracija) dokumentais?

Mes ne teisininkai, todėl to tiesiogiai nepadarysime. Tačiau galime padėti logistiškai – paimti dokumentus iš biuro, paruošti techninę dalį, kad jūs turėtumėte įrodymus, kad turtas išvežtas. Kartais reikia nuotraukų tuščio patalpos. Tai gali prireikti bankui arba nuomininkui. Užfiksuojame viską vaizdo medžiagoje arba nuotraukose.

Baldai, serveriai ir techninė įranga

Ar transportuojate labai jautrią IT įrangą be vibracijos?

Įranga yra mūsų kasdienybė. Naudojame specialias transporto priemones su pneumatinės pakabos (vokiškai „Luftfederung“), kad būtų mažiau vibracijos. Be to, serveriai uždedami ant specialių guminių kilimėlių ir užfikuojami, kad jie neišslystų. Niekada nepervežame įrangos „kaip yra“, visada uždėta į dėžes arba apvyniota. Vieną kartą (pataisymas: ne vieną, o prieš penkerius metus) vairuotojas staigiai stabdė, ir stovintis serveris nukrito – nuo tada mūsų taisyklės yra griežtesnės.

Ką daryti su labai dideliais safais arba metalinėmis spintomis?

Metalinės spintos ir seifai yra košmaras, nes jie sveri kaip tankas. Prieš atvykdami turime žinoti grindų keliamąją galią ir liftų matmenis. Kartais seifus tenka išmontuoti (jei įmanoma) arba kelti per langą su kranu. Vokiški seifai dažnai yra įmūryti, tad reikės ir statybinės technikos. Tai ne paprasta perkraustymo paslauga biurams iš Vokietijos, o visas projektas, tačiau mes į tai žiūrime ramiai.

Ar sumontuosite baldus naujame biure Lietuvoje?

Taip, mūsų komandos turi šaltkalvių ir montuotojų. Atvežame, išpakuojame ir surenkame viską į vietas. Žinoma, jei tai „Ikea“ tipo baldai, tai greita, o jei tai tai senoviški, vokiški mediniai baldai su kompleksine mechanika – tai gali šiek tiek užtrukti. Svarbu, kad klientas būtų nurodęs, kur kuris stalas turi stovėti, kad neperneštume jų tris kartus.

Kas dėl augalų? Ar juos vežate?

Augalus vežame, tačiau su svarbia arešta – ne visada leidžiama vežti tam tikras rūšis arba dirvožemį dėl karištinio (fitosanitarinio) kontrolės. Paprastai biuro kaktusai nėra problema, bet jei turite didelį medį su dideliu kiekiu žemės, gali tekti turėti specialius sertifikatus. Be to, augalai negali būti šalti vagonuose žiemą, todėl juos dažniau vežame keleivinėje mašinos dalyje, jei erdvės užtenka.

Ar galite sujungti kompiuterius ir vietinį tinklą atvykus?

Mes esame logistika, ne IT kompanija, tačiau daugelis mūsų vairuotojų jau nemažai matę ir sugeba prijungti monitorių prie kompiuterio, įkišti lizdą. Bet jei reikia konfigūruoti serverius, nustatyti maršrutizatorius arjungti prie „cloud“ – tai palikite IT specialistams. Mes paprašysime jūsų IT žmogaus būti ten tuo momentu, kad mes tiesiog padėtume techniką ant stalų.

Kaip elgiatės su pavojingomis medžiagomis, pvz., toneriais ar chemija?

Toneriai ir dažai yra pavojingi kroviniai (ADR). Negalima jų mesti į paprastą dėžę su knygomis. Jas reikia segreguoti ir uždėti į specialius konteinerius, kad netyčia išsilietų. Vokietijoje tam yra griežti reikalavimai. Jei turite sandėlį pilną chemijos, praneškite iš anksto – mes paruošime tinkamą transportą, kad mums nebaigtų baudos už kelyje.

Pinigai, kainos ir nemalonios staigmenos

Kodėl kainos gali pasikeisti paskutinę minutę?

Tai kasdienybė šioje srityje. Vieną dieną degalai brangia, kitą – uždaroma kelio dalė, reikia važiuoti apšviesti. Arba, kaip minėjau, nepageidaujamas malūnas gatvėje. Mes stengiamės kainą fiksuoti iš anksto, bet jei objektyvios aplinkybės pasikeičia (ne dėl mūsų kaltės), tenka derėtis. Nenorėčiau, kad jums būtų staigmena, todėl visada pasakau: palikite biudžete pinigų rezervą 10-15 proc.

Ar imate užstatą arba avansą?

Įprastai imame mažą avansą (apie 30 proc.), kad užfiksuotume datą ir padengtume pradines išlaidas (kurkame medžiagas, degalus). Užstatą imame retai, tik jei tai labai sudėtingas projektas arba jei klientas yra naujas ir neturime istorijos. Patikimumas abipusis svarbu. Mums reikia žinoti, kad klientas nebus dingęs pervežimo dieną.

Kokia mokėjimo forma jums patogiausia?

Labiausiai patogiu banko pavedimu (SEPA), nes tada viskas aišku ir apskaitoma. Grynaisiais pinigais vengiame imti – tai nesaugu ir nereikalinga galvos skausma su deklaravimu. Jei reikia, išrašome sąskaitą-faktūrą iš karto po paslaugos atlikimo arba dalimis, priklausomai nuo sutarties. Svarbu, kad mokėjime būtų nurodytas sutarties numeris.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Stengiuosi kalbėti atvirai. Paslėptų mokesčių nėra, bet yra „neplanuotų išlaidų“. Pavyzdžiui, jei jūsų biure Vokietijoje reikia išmontuoti lubines sistemas, kurios nebuvo minimos sąraše, tai darbo valandos bus skaičiuojamos. Arba jei reikia samdyti vietinį „Träger“ (kėlimo platformą), nes mūsų nepakanka. Apie tai kalbame iš anksto, bet kartais klientai pamiršta pasakyti apie tokius niuansus.

Kas atsitinka, jei aš atšaukiu perkraustymą dieną prieš?

Jei atšaukiate dieną prieš, mes prarandame užsakymą ir laiką. Tada avansas gali nebūti grąžinamas, arba grąžinamas tik dalis, priklausomai nuo to, ar jau buvo išsiųsta komanda į kelią. Reikalingas realus požiūris – mūsų vairuotojai taip pat maitina šeimas. Jei atšaukiate savaitę anksčiau, paprastai viskas tvarkosi be didelių nuostolių.

Ar pasiūlysite pigiau, jei pats padėsiu nešti dėžes?

Žinoma, jei dirbate su mumis kaip partneriai, galime sutaupyti. Tarkime, jūs supakuojate viską smulkmenas, o mes atvežame tik sunkius baldus. Tai sumažina mūsų darbo valandas Vokietijoje, tad kaina gali būti mažesnė. Tačiau nerekomenduoju nešti sunkių daiktų – sužalojate nugarą, o mums reikės sustoti kelias valandas, kol jums ilsėsitės. Geriau palikite tai profesionalams.

Kaip susitarti dėl laiko, kai vairuotojas turi atvykti?

Vokietijoje žmonės labai mėgsta tikslumą. Jei sakome „8:00 val“, reiškia 8:00, ne 8:15. Tačiau Lietuvoje eismo sąlygos gali padaryt savo. Todėl visada pranešame vairuotojo numerį ir sekti jo judėjimą realiu laiku. Jei matome, kad užstrigome ties Kaunu, skambiname ir pranešame, kad atvyksime valanda vėliau. Komunikacija čia raktas.

Išvada

Galiausiai, norėčiau pasakyti, kad nors aš ir esu skeptiškas dėl frazių „be jokių rūpesčių“, su mūsų komanda tai tampa realybe. Matęs esu viską – nuo degančių sunkvežimių (tiesiogiai ne, bet beveik) iki džiaugsmingų vadovų, kurie mato, kad jų biuras atvyko sveikas. Perkraustymo paslaugos biurams iš Vokietijos be jokių rūpesčių reikalauja pasitikėjimo ir gero planavimo. Neleiskite, kad smulkmenos sugadintų jūsų verslo perkėlimą – susisiekite su mumis iš anksto, o mes pasirūpinsime likusiu chaosu. Gero kelio!