Perkraustymo paslaugos biurams į Vokietiją lengvai: kas laukia už ribų?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo subombuotų dėžių, kurias, kaip sakant, „gulėjo peties“, iki dingusių sunkvežimių Lenkijos plentuose. Kai klientai sako, kad jiems reikalingos perkraustymo paslaugos biurams į Vokietiją lengvai ir be galvos skausmo, aš visada nusišypsau. Kodėl? Nes „lengvai“ tai sąvoka, kurios logistikoje iš tikrųjų nėra. Yra tik „profesionaliai“ ir „sėkmingai“. Jei gerai suplanuojate, galite pamiršti stresą, tačiau reikia žinoti, į ką įsijungiate. Vokietija ne Vengrija, ten taisyklės kietesnės, o vokiečiai mėgsta tvarką. Šiandien papasakosiu, kaip tai veikia iš vidaus, be jokių marketingo šlamšto, tiesiog taip, kaip yra.

Pradžia: kaip viskas prasideda ir ką daryti iš karto

Kaip pradėti planavimą, kai biuras jau parduotas?

Visada pradėkite nuo inventorizacijos, o ne nuo to, kad skambinate draugams ir klausote, ar žino kurį vežėją. Buvo atvejis, kai vienas klientas išsiuntė mus į Vokietiją be jokio sąrašo, o ten pasirodė, kad biure stovi milžiniškas seifas sienoje, kurio nebuvo projekte. Mes nenuvežėme to seifo (nesugalvojome, kaip jį ištraukti), ir klientas turėjo samdyti vietinius. Taigi, užsirašykite viską: stalus, kėdes, kompiuterius, net tas keistas vazas tualete.

Kiek laiko užtrunka visa organizacija?

Nepamirškite, kad perkraustymo paslaugos biurams į Vokietiją lengvai neįvyks per vieną dieną, jei šaukiate šauktą iš ryto. Geriausia skirti mažiausiai mėnesį, o optimaliau – šešias savaites. Turite surasti laiką darbuotojams, paruošti dokumentus, suderinti su pašalininkais. Jei spėjate, viskas vyks kaip ant ratukų, jei ne – bus kaip tas kartas su siuntomis per Kalėdas, kurios sustojo pasienyje dėl sniego.

Ar verta rinktis brangesnes firmas?

Kartais kaina nėra vienintelis kriterijus. Buvau matęs, kaip „pigiausios“ kompanijos vairuotojai tiesiog išmeta dėžes ant asfalto Vokietijoje ir sako: „man reikia važiuoti toliau“. Turite rasti tą, kuris duoda realias garantijas, o ne tik pasižymi pigiausia kuro norma. Tačiau ir per mokėti neverta – vadybininkai su kostiumais dažnai nieko nevežia, jie tik perkrauna riziką subrangovams.

Kokios dažniausios klaidos pradžioje?

Didžiausia klaida – nieko nepasirašyti raštu. Jei sutartinės kainos nėra, vėliau gali būti labai nemalonu. Dar vienas dalykas – žmonės pamiršta apie elektros instaliaciją ar IT išmontavimą. Jūs negalite tik taip paimti ir ištraukti kabelių iš grindų, jei nesate specialistas. Padarysite žalą – teks mokėti už remontą iš savo kišenės.

Ar reikia matuoti baldus prieš vežimą?

Būtinai. Įsivaizduokite situaciją: atvežame didelę konferencijos stalą į Berlyną, o durys į naująjį biurą yra 80 cm pločio. Stalo – 1,5 metro. Kas dabar? Ar laužome stalą, ar ardomame duris? Tokių situacijų norisi išvengti, nors kartais tenka improvizuoti vietoje. Matuokite viską dukart.

Dokumentai ir Vokietijos specifika: kur tikrai reikia griežtumo

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Pagrindinis dalykas – TIR karnas (jei kuriamas) arba CMR draudimas. Be CMR beveik niekas nevažiuos, nes tai jūsų ir vairuotojo „gyvybės draudimas“. Taip pat reikės pakavimo sąrašo (packing list), tikslaus, su svoriais. Vokiečiai muitininkai (Zoll) mėgsta, kai viskas aišku. Jei sąrašas rašytas „ant kelio“, gali būti delay.

Ar reikia mokėti muitą ar PVM, jei vežame į Vokietiją?

Nuo Lietuvos į Vokietiją vežant įmonės turtą, PVM mokėti nereikia (jei turite PVM mokėtojo kodą ir tai yra įmonės turto perkėlimas), tačiau reikia užpildyti atitinkamus deklaracijas. Esu matęs, kai mažos firmos bandydavo vežti daiktus kaip asmeninį turtą, o muitinė sustabdydavo ir klausdavo: „Kodėl jūs turite 15 vienodų kompiuterių?“ Tuos paaiškinimus išgirsti nėra smagu.

Kas daryti, jei dingsta dokumentai?

Tai baisiausias scenažius. Buvau atvejį, kai vairuotojas pametė dėžę su dokumentais degalinėje. Teko viską atkurti elektroniniu būdu, rašyti pareiškimus policijai. Dabar viską darome digitaliai, bet fiziniai originalai kartais vis dar reikalingi. Venkite chaoso – darykite kopijas visiems.

Ar sunku gauti leidimus sunkiasvoriams masinėms į Vokietijos miestus?

Vokiški miestai, ypač senamiestiai, yra labai griežti dėl sveikatinimo zonų (Umweltzone). Be „Umweltplakette“ (žaliosios kortelės) ten nevažiuosi. Ir dar – leidimai už važiavimą pėsčiųjų zonomis. Reikia tai nurodyti užsakyme, kad ekspeditorius užpildyti paraiškas iš anksto. O ne kad vairuotojas stovėtų priežiūros punkte ir verktų mobiliuoju.

Ar tikrai reikia TIR karno?

Jei važiuojate pilnu fūru biuro įrangos, o ne prekybos prekių (kurių nereikia muitininkui tikrinti), TIR gali būti per daug. TIR privalomas, kai keliates per muitines iš trečiųjų šalių, bet ES viduje dažniau naudojame vidines procedūras arba tiesiog CMR su nurodytu „nekomercinis turto perkėlimas“. Neklauskite manęs, kodėl kai kurie vadybininkai verčia imti TIR ir ES viduje – turbūt jiems taip lengviau uždirbti ant priemokų.

Pakavimas ir technika: kaip neišsitempti ir nenukenkti

Ar geriau pakuoti paties ar samdyti?

Kiekvienas sako, kad gali pakuoti pats. O paskui atsiduria situacijoje, kai monitorius stovi virš 30 kg knygų krūvos be apsauginės putos. Manau, kad perkraustymo paslaugos biurams į Vokietiją lengvai įmanomas tik tada, kai pakavimą daro profesionalai, kurie turi tiek dėžių, tiek burbulių. Neklausote, kiek tai kainuoja – klauskote, kiek kainuos sudaužytas serveris.

Kaip pakuoti IT įrangą?

Ji yra jautriausia. Serveriai turi būti išjungti teisingai (ne taip, kad viena akimirka ištraukiate laidą, paskui duotojas keikiasi). Diskus reikia, jei įmanoma, išimti arba užfiksuoti. Geriausia – originalios dėžės. Jei jų nėra – tai specialios „kartoninės“, kurios kainuoja kaip nėra, bet taip užtikrintum duomenų saugumą.

Kokias dėžes naudoti baldams?

Nenaudokite mažmeninių prekybos centrų dėžių – jos plyšta po 20 kg. Mums naudojame storas, penkių sluoksnių dėžes. Dar yra specialios dėžės dokumentams („ archival boxes“), kurios leidžia visus popierius iš karto sudėti ir nepermesti į kasą. Pasitikėkite, dokumentų rikiavimas vėliau Vokietijoje pravers.

Ar reikiaardyti baldus?

Dauguma biuro baldų (tokie kaip IKEA tipo sistemos) turi būti išmontuotos. Kai kurios „manager“ lentynos – ne, bet jas reikia užfiksuoti. Jei būsite bandyę vežti surinktą didelę spintą per laiptus, ji tiesiog nulūž ties viduriu. Ir tada vėl – problema su atsiskaitymomis.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis biure?

Spausdintuvų kasetės, valymo priemonės, tai kas yra cheminiame kambaryje. Tai negali būti tiesiog įmesta į fūrą kartu su kėdėmis. Vokietija turi labai griežtas taisykles apie ADR krovinius. Mes dažnai prašome klientų pašalinti tai patys arba vežti atskirai, o ne mums įsisukti į pyktį su policija dėl nusprendusios tonerio kasetės.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai tikras galvos skausmas. Vokietijai svarbu fitosanitarija, jei tai yra daug, o ne vien kaktusas vadybininko stale. Be to, augalams reikia vandens ir oro, o fūre per šaltą naktį jie gali tiesiog užšalti ir numirti. Nerekomenduoju vežti jūsų brangų palmę, jei nėra garantijų, kad vairuotojas šildys kabinetą (o jis dažniausia nešildo).

Kaina ir biudžetas: kodėl visada brangiau negu numatėte?

Iš ko susideda kaina?

Pagrindas – kuras (kaip pakilo kuras, visi verkia), darbo valandos (pakavimas, įkėlimas, iškėlimas) ir atstumas. Taip pat – mokesčiai už užsakymo priėmimą Vokietijoje (jei reikia keltis su liftu arba įrasti į specialią vietą). Neklauskite manęs, kodėl kuras Vokietijoje brangesnis, tiesiog yra.

Kodėl vienos firmos brangios, o kitos pigios?

Pigios firmos dažnai naudoja „subrangovus“ – t.y. jieims tiesiog paskambina kaimynui su „Scania“ ir pasako: „važiuok“. Jie nėra atsakingi už kokybę. Brangesnės firmos turi savo vairuotojus, savo (arba patikimų partnerių) techniką ir drąą už tai atsakyti. Kartais perkraustymo paslaugos biurams į Vokietiją lengvai pasidaro brangios, kai tenka išgelbėti situaciją, ką padarė kiti.

Ar galima sutaupyti darydamas pats?

Taip, galite padėti nešti smulkius daiktus, tačiau nemanau, kad verta taupyti ant kėlimo kranų ar lifto. Tas vienas kartas, kai klientas bandė nuleisti sofą pro langą su virvėmis... Visiems buvo juokinga, išskyrus sofos savininką. Sutaupykite ant kavos, ne ant draudimo.

Kas yra „valandinis“ ir „fiksuotas“ mokestis?

Fiksuotas mokestis geriausiai, jei viskas aišku. Valandinis – tada, kai nežinome, kiek laiko užtruks išardyti sudėtingą sistemą. Beje, vokiečiai skaičiuoja laiką labai tiksliai. Jei sutarėte 8 valandas, o truko 8 valandas ir 5 minučių – gali būti diskusija (su kai kuriais). Mes stengiamės būti lojalesni, bet ne visi.

Ar draudimas įeina į kainą?

Draudimas būna CMR (privalomas, bet jis labai mažas, apie 8-10 SDR/kg) ir papildomas (All risk). CMR užteks tik tada, jei kaina nėra svarbi. Jei vežate brangų serverį ar meno kūrinius, reikia specialaus draudimo. Klientai dažnai šokinėja nuo draudimo kainos, bet paskui gauna dėžę su „skrebučiais“ ir nelaimingus akis.

Ar už privalumus Vokietijoje reikia mokėti atskirai?

Žinoma, vietiniai porūšiai, gatvių uždarymas, leidimai važiuoti naktį (jei reikia) – tai visi papildomi mokesčiai. Vokietijoje už viską reikia mokėti, net už orą (ne, už orą dar nemokam, bet už kvapą gal jau taip pat). Nuomonę apie tai turi susiformuoti patys.

Rizikos ir realios situacijos: kas blogiau gali nutikti?

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja?

Buvo atvejis, kai vairuotojas užmigbo poilsiui (ne jis, o tai buvo ilgas kelias) ir atėjo į Vokietiją diena vėliau. Klientas jau laukė su advokatu. Viską išsprendėme dovanojame nemokamą iškrovą (nors tai mums kaino pinigus), bet tokių dalykų reikia vengti. Vėlavimai dėl techninių gedimų yra įprasti, bet reikia apie tai pranešti iš karto.

Kas daryti, jei daiktai paspaudžiami kelyje?

Jei dėžės supakuotos prastai – jų turinys suspaudžiamas. Ypač jei vairuotojas staigiai stabdo. Vokiečių autostradose visi važiuoja greitai, ir staigus stabdymas yra baisus. Teks daryti nuotraukas vietos, rašyti aktą. Be nuotraukų niekas nenori mokėti kompensacijos.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sąmoningai – labai retai. Logistikoje yra vertybių, tačiau biuro perkėlimuose nėra tiek „auksinio lietaus“. Bet pasiduoda dažniau – lieka sename biure (užmiršta po stalu), nukrenta iš fūros, kai atidaromos gatvės. Sąskaitą už tai, kad pamiršote dokumentus stalinyje, niekas nesurašys.

Kas jei naujasis biuras dar neparengtas?

Tai klasika. Atvykstame į Vokietiją, o ten dar statybininkai, dulkes, nėra elektros. Tada mūsų vairuotojai turi laukti. Laukimas mokamas. Pasiruoškite tai, kad vokiečiai gali vėluoti su remontu, nors deklaruoja, kad „Alles ist fertig“ (viskas baigta). Čia jūsų biudžeto priešas.

Ar tikrai saugu keleiviams važiuoti su kroviniu?

oficialiai – ne, negalima. Bet jei tai yra krovininis mikroautobugas (3,5t) ir sėdi šalia vairuotojo – galima. Jei tai fūra – ne. Nesigydžiau, kad nėra taip, bet žinau, kad dažnai vadovai važiuoja su savo daiktais, norėdami prižiūrėti procesą. Rizikuojate gauti baudą, jei sustabdys policija.

Kas daryti, jei įranga nėra surasta vietose?

Tuomet prasideda ieškojimas. Patikrinkite, ar nebuvo palikta sandėlyje iš kur buvo įkeliamas. Kartais vykdomieji tiesiog uždaro fūrą ir važiuoja, nepažiūrėję į kampą. Tai problema komunikacijos. Gerai, jei turite GPS sekimą dėžėse (taip, toks dalykas egzistuoja).

Svarbiausios išvados ir patarimai pabaigai

Ar verta viską daryti vienam?

Jeigu jūsų biuras mažas – gal vienkart vežti su „nuoma“ (Rent a van). Jeigu tai 50 darbuotojų – ne. Jūs prarasite pusę savaitės ir nervus. Geriau mokėti už tai, kas žino, kaip padaryti už 2 dienas. Perkraustymo paslaugos biurams į Vokietiją lengvai tai ne pasakymas, tai nuotaika, kurią sukuria profesionalai.

Ką būtina patikrinti prieš pasirašant sutartį?

Būkite dėmesmingi dėl draudimo sumų ir atsiskaitymo sąlygų (ar įskaičiuojos PVM ar ne). Kiekviena detalė svarbi. Negailėkite laiko skaityti tas aštuonias puslapių sutartis – tai vienintelis dalykas, kuris apsaugo jus nuo blogo dienos nuotaikos.

Galutinis patarimas iš 20 metų veterano

Būkite kantrūs. Vokietija – šalis, kur viskas vyksta tiksliai, tik ne tada, kai jums to labiausiai reikia. Turite geras kanapias (ar bent jau gerą vadybininką) ir viskas bus gerai. Sėkmės naujame biure, jei jis jau pasiruošęs priimti jus. O jei ne – mes susisiekime su statybininkais (turbūt). Geriau susirasti partnerį, kuris pasako tiesą, o ne gražius sapnus.

O jei dar abejojate, paskambinkite man, paaiškinsiu, kodėl tas jūsų stalas gali netilpti į liftą. (Tikrai gali netilpti, aš mačiau viską).