Perkraustymo paslaugos biurams į ir iš Vokietijos patikimai: kas tikrai laukia kelionėje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – tarptautinis biuro perkėlimas niekada nesuvyksta kaip laikrodis, net jei viskas atrodo idealiai planuota. Ypač kai kalba eina apie perkraustymo paslaugas biurams į ir iš Vokietijos. Vokietija arti, tačiau logistikos smulkmenos, vietiniai įstatymai ir paprasti žmonių faktoriai gali nulaužti nervus net patramusiam verslininkui. Žmonės dažnai mano, kad pakrauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti yra paprasta, tačiau čia daugiau apie koordinavimą, draudimą ir vokiškus reikalavimus, kuriuos ne visi supranta iš pirmo karto. Šiame straipsnyje (jei galima tai taip pavadinti) papasakosiu iš tiesų, kaip viskas vyksta, be jokių gražių paveikslėlių iš reklamos brošiūrų.

Kodėl viskas kainuoja tiek daug ir kaip neapsipulti

O kiek maždaug kainuoja toks reisas į Vokietiją?

Kainos šiandien svyruoja kaip oras lauke, todėl netikėkite, kai kas pasako fiksuotą sumą neįžiūrėjęs. Negaliu tau pasakyti tikslios skaičius, kol nežinau tūrio kubiniais metrais, nes tai pagrindas. Ką tik vežiau mažą kontorą iš Kauno į Miuncheną – tai atėjo po 1200 eurų, o didelis banko skyrius iš Vilniaus į Berlyną kainavo dešimtis tūkstančių. Visada klauskite apie važiavimo kainą už valandą arba už kilometrą, nes kai kurie vežėjai moka už grįžtamąjį važiavimą tuščiais, o tai užsideda ant kliento pečių. Patikrinkite, ar pateikta sąskaita faktūra be PVM, jei vežate į kitą ES šalį, tai gali būti svarbu. (Tikrai, labai svarbu).

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, kurių aš nematau?

O, čia yra mėšlas, kurį dažnai išbarsto mažosios firmos. Pasirodo, kad užvažiavimas į pirmą aukštą yra nemokamas, o už kiekvieną laiptą viršuje reikia mokėti atskirai. Dar gali būti mokestis už kilnojamo krovininio išvažiavimą į užmiestyje, jei ten nėra normalaus kelyno. Vokiški klientai mėgsta viską detaliau surašyti, tad jei sutartyje parašyta tik „kelionės išlaidos“, tai gali būti ir kelių mokesčiai, ir feribai, ir paros užmokestis vairuotojui viešbutyje. Geriausia klausti tiesiogiai ir drąsiai: „o ar už šį dalyką aš mokėsiu papildomai?“. Nesikreipkite į tą firmą, kurios atstovas vengia akivaizdaus atsakymo.

Ką dėl kainų degalu? Ar jums padidina sąskaitą?

Degalų kainos šokinėja aukštyn žemyn labai intensyviai. Vokietijoje benzinas dažnai būna brangesnis nei pas mus, todėl kainos skaičiuojamos atsižvelgiant į dabartines rinkos kainas. Jei degalai staiga pakyla 20 proc., o mums dar liko važiuoti pusę Europos, ir mums teks kelti kainas, jei sutartyje nėra fiksuotos sumos. Dauguma sutarčių yra fiksuotos, tačiau atkreipkite dėmesį į „fuel surcharge“ (kuro priemoką) punktą. Jei jo nėra – tai gerai, jei yra – susimąstyk. Dabar daugiau važinėjame elektromobiliais miestuose, bet tolimiems maršrutams į Vokietiją degaliniai dar neįsivaizduojami.

Ar galiu susitarti dėl nuolaidos, jei turiu daug daiktų?

Galima bandyti, bet nesižadėkite stebuklų. Jei turite tikrai didelį biurą, pavyzdžiui, 50 vietų, galima derėtis dėl bendros sumos. Tačiau mažoms firmoms nuolaidų duodame retai, nes maršrutas į Vokietiją ir tiek pat trunka, tiek tu veži vieną dėžę ar šimtą. Pinigiai daugiausiai eina ne už kėlimą, o už vairuotojo darbo laiką ir degalus. Taigi, jei kam sako „tau duosime nuolaidą 50 proc.“, galvojame, kad kažkur jie kitur nupins.

Dokumentai ir teisiniai dalykai, kuriuos visi vengia

Ar man tikrai reikia customs deklaracijos?

Nereikia, jei judate tarp ES šalių, tačiau... čia visada būna taip „tačiau“. Jei gabenate daug technikos ar dalykų, kuriai atrodo kaip prekybinis krovinys, vokiečiai ant sienos gali sustabdyti ir tikrinti. Turi turėti pakankamai dokumentų, kad įrodytum – tai ne parduodama prekė, o tai yra biuro inventorius, keičiant vietą. CMR draudimas yra privalomas, o jo apimtimi dažnai gaunami nesusipratimai. Užsirašyk gerai, ką veži, nes jei ką nors prarasime kelyje, draudikas už tusčią dėžę be turinio atlyginti nenorės. (Na, išskyrus atvejus, kai kalba eina apie labai brangią techniką).

Kas tas CMR draudimas ir kodėl visi jo gąsdina?

CMR draudimas yra pagrindas, tiesiog. Be jo negali važiuoti į Vokietiją su komerciniu transportu, tai nelegalu. Jis apsaugo tavo daiktus nuo dūžių, gaisro ar vagysbių kelyje. Bet žiūrėk į limitus – standartinis gali būti tik kelių šimtų eurų už kilogramą. Jei veži brangų serverį, kuris sveria 10 kg, bet kainuoja 10 tūkstančių, gausi tik nereikšmingą sumą. Reikia papildomo draudimo „all risk“ arba bent jau didelės apimties ribos. Būna, kad įmonės čia taupo, o paskui klientas verkia prie suskristų stalų. Perkraustymo paslaugos biurams į ir iš Vokietijos be draudimo yra laukimas nelaimes.

Ar pasirašote oficialų kontraktą?

Žinoma, be rašto šnekos su mumis nevyksta. Mūsų sutartyje aiškiai aprašyti mūsų įsipareigojimai ir tavo atsakomybės. Perskaityk punktą apie atsakomybės apribojimus, tai svarbu. Jeigu tu pats supakuoji stiklinę vitriną į plonas dėžes be putų, ją uždaužiame, mes neatsakome. Raštas apsaugo abiejomes puses nuo nesąmonių. Vokiški teismai yra labai greiti ir griežti, jei kas nors nepavyksta, viskas remiais dokumentais, o ne žodžiais.

Ar jūsų įmonė turi visus reikalingus licencijas?

Turi būti. Žiūrėk į jų svetainę arba prašyk parodyti pažymėjimų. Jei veža ką tik nupirktą „Gazelę“ be jokios transporto licencijos, tu dideliame rizikuoje. Vokiškai pareigūnai mėgsta stabdyti lietuviškas mašinas ir tikrinti dokumentus. Jei trūksta kurio nors nors, gali praeiti ne tik krovinys, bet ir mašina. Mes turime visą šūsnį popierių, kad galėtume vežti saugiai ir legaliai.

Kaip viskas vyksta fiziškai: pakavimas ir kėlimas

Ar jūs man viską supakuosite, ar aš turiu pats?

Galime daryti abu variantus. Jei norite sutaupyti, supakuokite dokumentus ir smulkius daiktus patys į dėžes. O didelius baldus ir techniką geriau palikti mums, nes mes žinome, kaip juos fiksuoti, kad nenukristų. Vienas kartas klientas bandė supakuoti istorinius archyvus į mažas krepšelius, ir vėliau juos surinkti truko ilgiau nei patį perkėlimą. Geriau pasakykite mums iš anksto, ką darysite, o mes atvešime reikiamą kiekį dėžių ir juodųk snuklių.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Mažam biurui iki Berlyno gali užeiti viena diena, jei vairuotojai pakeis vietomis arba jei tai greitas reisas. Dideliam biuro perkėlimui į Hamburgą arba Miuncheną planuok dvi dienas, bent jau pilną pakrovimą ir važiavimą. Kartais vokiečiai leidžia įkrauti tik tam tikru laiku, pvz., nuo 8:00 ryto iki 10:00, tai reikia laukti. Ir nepamiršk iškrovimo – jei ten nėra lifto arba įvažiavimas per siauras, tai galima praleisti pusę dienos stumiant dėžes per koridorių. Geriau pasakykite mums iš anksto apie tokias pavojingas vietas.

Ar jūsų žmonės sugeba surinkti baldus vokiškai?

(Juokiuosi, bet ne visada). Mūsų montuotojai yra gyvenę, pamatę, bet jei tu perki „Ikea“ tipo spintas, tai ten pats suprasi. O jei tai sudėtingos vokiškos seksoinės sistemos, reikia instrukcijų. Kartais pats vokiškas „Schreiner“ (meistras) suka galva, kodėl detalės neįeina viena į kitą. Mums reikia, kad klientas paliktų instrukcijas arba bent pažymėtų detales numeriais. Be to, vokiški baldai dažnai būna labai sunkūs, todėl neapvainikuokit, jei mums reikės pagalbininkų vietos. Ką darysi, tokiems ir yra skirtos profesionalios perkraustymo paslaugos biurams į ir iš Vokietijos.

Ar atvežate dėžes ir juodųk snuklius?

Taip, tai privalomas komplektas. Vienintelis dalykas, dėl ko galima ginčytis – dėžių kiekis. Jei sakysi, jog reikia 30 dėžių, o iš tikrųjų sunaudoji 100, tai turėsime papildomai jas užsakyti. Juodųk snuklius, plėvelę ir lipdukus atvežame patys. Būtinai pasirūpink, kad ant dėžių būtų parašyta, kas viduje ir į kur kambarį turi nukeliauti. Nežinau, kodėl žmonės visada rašo „biuras“ ant visų dėžių, nors viduje guli virtuvės reikmenys.

Kiek žmonių atvyksta daryti darbą?

Standartiškai du vairuotojai viename sunkvežimyje. Jei reikia ypatingai greito iškrovimo be lifto pirmame aukšte, gali atvykti trečias vyras (krautojas). Bet kiekvienas papildomas žmogus – tai papildomos kainos ir sudėtingesnis planavimas. Vokietijoje darbo jėga labai brangi, todėl mes negalime siųsti penkių vyrų vien tam, kad jie stovėtų ir žiūrėtų vieni į kitus. Vertinkite savo tūrį realiai. Jei tai 10 dėžių, vieno vairo pakaks, jei 200 – reikės komandos.

Vokietijos specifika ir problemos ant kelio

Ar galima įsivažiuoti į centrą Berlyno su sunkvežimiu?

Niekada nesakyk „ne“, bet labai, labai sunku. Environmental zone (Umweltzone) ten reikalauja žaliųjų emblemų ant stiklo. Be to senamiestyje daugiausia grindinio, ten sunkvežimiams draudžiama važiuoti be specialaus leidimo. Reikia gauti leidimus „Verkehrsbeschränkung“, o tai laiko reikalauja. Geriau planuok iškrovimą prie pat išvykimo iš miesto, arba naudoti mažesnes transporto priemones (7.5t), kurios gali važiuoti kur nori. Vokietija šiuo atžvilgiu yra griežta, o baudos didelės.

Ar reikia iš anksto rezervuoti vietas (parking)?

Būtina, jei neturi privačios aikštelės. Vokiškuose miestuose ant gatvės sustoti sunkvežimiui be leidimo yra beveik neįmanoma nepraradus pinigų. Gausi biuletį (Strafzettel) 50 eurų už 5 minutes yra norma. Jei neturite kiemo, reikia kreiptis į miesto valdžią dėl laikino sustojimo leidimo (No-Parking Schilder). Mes galime padėti su tuo, bet geriau, jei vietos administratorius tai padarys, jis geriau kalba vokiškai ir pažįsta vietinius reikalavimus. Perkraustymo paslaugos biurams į ir iš Vokietijos reikalauja tokio smulkmenų žinojimo.

Kas nutinka, jei vokiškame biure pasidaro švariau nei buvo?

(Na, tai nebūtų blogai). Turėjau atvejį, kai klientas pasiskundė, kad trūko stalų kojų, bet iš tiesų jas patys pamešė renovacijos metu prieš mus atvykstant. Bet jei mes sulaužome grindlentes arba įbrėžiame sieną liftuose, mes visiškai atsakinėjame. Vokietijos pastatuose daugiausia stiklo ir plieno, ten viskas matosi ir jautri. Mes turime civilinę atsakomybės draudimą. Žinok, geriau pasirašyti perdavimo-įteikimo aktą prieš išvykstant ir prieš įvažiuojant, kad nebūtų vėliau ginčų „jūs padarėte, o ne aš“.

Ar galiu duoti patarimą vairuotojui dėl kelio?

Galima, bet dažniausiai jie naudoja profesionalius „TomTom“ arba „Google Maps“ su sunkvežimių nustatymais. Jūsų žinomas „trumpesnis kelias“ per kaimą gali būti peržemas, tiltas per žemas arba gatvė per siaura. Turiu atvejį, kai klientas nukreipė per kaimą, ir ten teko atsukti traktoriumi, nes sunkvežimis įstrigo. Geriau leiskite profesionaliams rasti maršrutą. Jie žino, kur yra vokiški „Lärmschutz“ (triukšmo apsaugos) zonose, kur negalima važiuoti naktį.

Kas daryti, jei mašina sugenda kelyje?

Tai retas, bet nepageidaujamas dalykas. Mes turime pagalbos tarnybą visoje Europoje, su kuria dirbame jau dešimtmetį. Jei mašina sustoja kelyje į Berlyną, mes stengiamės perskrauti krovinį į kitą mašiną kuo greičiau. Gali užtrukti 4-6 valandas, reikia kantrybės. Mes neduodame pažadų, kad viskas bus lyg ir važiuos be problemų, bet mes sprendžiame problems kiek įmanoma greičiau. Draudimas padengia ir šią nuostolį (vėlavimo draudimas), jei tokį įsigijote išmaniai.

Technika, archyvai ir keistenybės

Kas dėl technikos – serverių, kompiuterių?

Technika yra svarbiausia ir pačia jautriausia dalis. Serverius negali tiesiog įmesti į dėžę, juos reikia specialiai užtvirtinti rėmuose. Turiu patirties, kai viena firma taip blogai nepakavo savo serverių, kad atvykę į Vokietiją jie nebeužsileido. Prieš perkraustymą biurams į Vokietiją būtina padaryti atsarginęs kopijas (backup). Mes neesame IT specialistai, mes tik fiziškai perkeliam svorį. Jei jūsų IT žmogus neprižiūri pakavimo, mes nebusime atsakingi už duomenų praradimą. Tikrai nebusime.

Kaip su archyvais? Jų pas mus daug tūkstančiai.

Archyvai tai yra tikras košmaras kiekviename perkėlime. Jie sveria tūkstančius tonų ir niekas nenori jų liesti, nes dulkių ten kažkiek. Jeigu reikia juos vežti į saugykla Hamburge, reikia specialių tvirtų dėžių, kurios nesuirašys po svorio. Vienas kartas pervežiau 500 dėžių su senais buhalteriniais dokumentais ir vairuotojas užstrigo ant sienos (ne fiziškai, o biurokratiškai), nes dokumentai buvo supakuoti blogai. Dabar tikriname kiekvieną dėžę. Ir draudimas čia neveikia taip pat – dokumentų vertės neįmanoma įvertinti, jei jie dingsta.

Ar galima vežti asmeninius daiktus biuro reisu?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta ir užrašyta. Negalima mesti saviškių drabužių ant biuro stalų, nes tai painiova. Vokiečių muitinė (jei kada nors sustos) gali klausti, kodėl veži 10 vyno butelių biuro reisu per sieną. Yra ribojimai, net ir ES viduje. Geriau tuos asmeninius daiktus užrašyti kaip „personal effects“ sąraše, kad nebūtų nesusipratimų pareigūnams. Mums neįdoma ką tu veži, kol tai netilpnėja į mašiną arba yra nelegalu.

Ar galite padėti su išsidėstymu naujame biure?

Tai priklauso nuo sudėtingumo ir to, ką reiškia „padėti“. Mes galime pastatyti spintas ant vietos, padėti stalus pagal numatymą. Bet mes ne dizainerių komanda. Jei turi tikslią planą (piešinį), kur kas turėtų stovėti, laikysimės jo. Jei ne, mes dėsime kaip mums patogu, o paskui tu gali verkti, kad stogai per toli nuo langų. Geriau pažymėk grindis lipdukais. (Vokiškas tikslumas prasideda nuo spalvotų lipdukų ant grindų).

Ar drausiate rūkyti mašinoje?

Taip, griežtai draudžiama, tai mūsų taisyklė. Mašina yra darbo vieta ir ten kvapas turi būti neutralus. Jei vairuotojas pajuoda kita komanda prieš tai kvapo pajaus. Ir tavo baldai įgys rūkyto kvapo, o to vokiečiai nemyli. Vokiški klientai yra labai jautrūs dėl higienos. Jei pastebėsi, kad kažkas rūkyti bando, pranešk man iš karto. Mes turim nulinę toleranciją. (Gal mažą atleidžiame, jei ir tu su mumis, bet geriau ne).

Kaip susisiekti su vairuotojais kelyje jei aš noriu sužinoti statusą?

Vairuotojai turi telefonus, bet vairuoti ir kalbėtis be „hands-free“ draudžiama ir Vokietijoje baudžiama labai griežtai. Geriau rašyti žinutes. O jei reikia skambinti, skambink man (koordinatoriui), aš persiųsiu reikalą. Vokiečiai ant kelių stebi labai, jei mūsų vairuotojui uždraudžia važiuoti dėl telefono pokalbio, tai problema bus tava. Naudokis WhatsApp arba SMS, jis greičiausias ir nemokamas tarptautiniu mastu.

Pabaigos smulkmenos ir mokėjimai

Ar priimate banko korteles ar tik grynais?

Daugiausia mums reikia PVM sąskaitos faktūros ir banko pavedimo, taip yra tvarkingiausia. Kortelėmis apmokėti vairuotojui kelionės metu negalima, jis neturi terminalo su savimi. O grynaisiais mokėti nerekomenduoju – pavojinga tiek daug pinigų nešiotis sau ir vairuotojui. Vokiškose firmose viskas vyksta per apskaitą, mums taip pat patogiau ir saugiau. Užstatą (depozitą) dažnai reikalaujama padaryti iš anksto, kad mes būtume tikri, kad mums nebus nutrauktas sutarties pasirašymas paskutinę minutę.

Ar dirbate savaitgaliais arba švenčių dienomis?

Galime, bet tai kainuoja papildomai, dažnai dvigubai. Vokiški darbuotojai labai myli poilsio dienas, jei mes jiems reikalaujame dirbti sekmadienį, reikia mokėti priedus. Jei norite sutaupyti biudžetui, planuokite perkraustymą į ar iš Vokietijos darbo dienomis. Be to, dauguma biurų savaitgaliais uždaryta, o reikia gauti raktus. Iš anksto pasidomėkite, ar turėsite prieigą prie patalpų, kad mums nebutų reikia laukti kieme iki pirmadienio ryto.

Kas nutinka su paliktais daiktais senajame biure?

Jei palikai ką nors seno biure ir mums pasakai „išmeskite“, mes išmesime pagal galimybes. Bet jei mums nepasakai ir mes įsivažiavome viską į mašiną, atvykstame į Vokietiją, o tu sako „o tai čia ne mūsų“, tai tada mes turime grįžti ir vežti atgal. Tai dvigubai brangu ir nervuozinga. Taigi, „žaliasis“ sąrašas (ką vežti) ir „raudonasis“ sąrašas (ką mesti) turi būti paruošti dar Lietuvoje, prieš mus atvykstant. Kitu atveju bus didelė painiava.

Ar reikia valgyti vairuotojus ar tai įeina į kainą?

Nebūtina, bet labai pagerbta, jei pasiūlote kavę arba bent vandens. Jei jie dirba 12 valandų ir nebuvo laiko nuvykti prie kebabinės, jie būna išalkę. (Vienas kartas klientas davė karštos sriubos, vairuotojai buvo taip laimingi, kad dirbo dvigubai greičiau). Tai nėra mūsų reikalavimas, o tik žmogiškas požiūris. O jei nori sutaupyti, duok jiems tiesiog gerai vandens. Vokietijoje vandens čiaupuose (Leitungswasser) yra geriausias ir nemokamas.

Ką daryti su laužamu baldais?

Jeigu seni baldai nereikalingi ir juos nori išmesti, juos galima išvežti į šiukšliadėžę Vokietijoje, bet tai kainuoja. Vokiškos šiukšliadėžės (Wertstoffhof) turi savo kainas už atliekų priėmimą, ypač jei tai yra technika arba pavojingos medžiagos. Geriau viską išsiaiškinti iš anksto. Kartais klientai mano, kad mes tiesiog numesime prie miško kažkur kažką. Negalima, mes ne keliūnai. Mes ekologiška įmonė (tiek kiek įmanoma), tai viską vežome į perdirbimo centrus. Tai užtrunka laiko.

Trumpai tariant, biuro perkėlimas tarp šalių nėra paprastas dalykas, bet su geru planavimu ir pasirinkus patikimą partnerį, tampa įmanomas ir net sklandus. Nereikia visada rinktis pigiausio, kuris pažada auksus kalnuose, o paskui dingsta su telefonu. Pasirink tuos, su kuriais gali kalbėti žmogiškai ir kurie žino, ką daro. Tada tavo biuras atkeliaus į Vokietiją arba atgal saugiai, o tu nenusinsi nervų. Perkraustymo paslaugos biurams į ir iš Vokietijos patikimai – tai ne tik užrašas ant svetainės, tai mūsų kasdienė duona.