Perkraustymo logistikos sprendimai biuro pervežimui į Vokietiją: praktiko vadovas

Man beveik dvidešimt penkeri metai nuo kelių – matęs esu viską. Pradedant nuo tų sezonų, kai Lenkijoje sniegas užkliudo tris dienas, ir baigiant klientais, kurie manydavo, kad baldų pervežimas į Vokietiją yra kaip kavos atgabenti iš Kiemas. Sakyčiau taip: perkraustymo logistikos sprendimai biuro pervežimui į Vokietiją nėra tik apie tai, kaip padėti kompiuterį į dėžę. Tai – nervai, dokumentai ir daugelis valandų važiavimo vokiškais automagistralėmis (Autobahn), kur viskas turi būti taip pat kaip laikrodis. O jei ne tai, tada skambina telefonas ir klausia, kur jūsų krovinys. Rašau tai ne iš vadovėlio, o iš to, ką turiu ant odos – tikiuosi, tai padės išvengti tų klaidų, kurias dažnai darote pasitikdami „pigiausiais“ pasiūlymais internete. Todėl tiesiai ir be popierių – apie tai, kaip tai vyksta iš tikrųjų.

Susipažinimas su kaina ir organizavimu

Kiek paprastai kainuoja biuro pervežimas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, kaip parduotuvėje su kaina ant etiketės. Viskas priklauso nuo to, kiek turite tos „biuro erdvės“ ar tiesiog daiktų. Jei tai tik keletas stalų ir kompiuterių, galima ir susitarti dėl fiksos, bet perkraustymo logistikos sprendimai biuro pervežimui į Vokietiją kai kainuoja nuo tūkstančio eurų, o kai ir daugiau, jei reikia specialių kėdžių ar seifų keliamųjų. Paskaičiuokite taip: vairuotojo darbo valanda, kuras (kur Vokietijoje, žinoma, brangiau), bei mokesčiai už kelių naudojimą. Nebijokite klausti detalaus skaidinio, nes jei mažai, tai vėliau papildomai priderins tiesioginei.

Ar reikia mokėti avansą ar galima visą atiduoti vėliau?

Daugelis klauso šito, ir suprantu kodėl – niekas nenori prarasti pinigų. Tačiau logistikoje be avanso dažnai neina eiti, nes mums reikia užsakyti kuro ir, jei reikia, keliamąją techniką. Paprastai imame apie 30 procentų, o likutį – kai daiktai jau pas mus arba jau iškraunami vietoje. Buvo atvejų, kai atvykdavome ir klientas sakydavo „aš dabar neturiu pinigų“, tai va, dėl to ir toks reikalavimas. Geriau susitarti iš anksto, kad nereiktų gesti rankų vietoje.

Kokios yra paslėptos išlaidos, apie kurias niekas nesako?

Oho, štai čia yra raudona vėliava. Paslėptų išlaidų gali būti daug, pavyzdžiui, jei įmonės patalpose nėra keltuvo, o mūsų vairuotojas turi nešti rankomis penkias aukštus – tai papildomai. Arba jei Vokietijoje reikia specialios leidimo transporto priemonei įvažiuoti į miesto centrą (pvz., į Miuncheno environmental zone). Taip pat, tikrininkite ar įkainiai apima draudimą – dažnai jis yra neįskaičiuotas. Būkite tikri, klausiate apie „visos įkainos“ (All-inclusive), kitu atveju gali būti nemalonūs stebuklai.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo pirmo skambučio iki išvežimo?

Nesuokite galvos, jei jums sako, kad reikia savaitės dvi. Geri perkraustymo logistikos sprendimai biuro pervežimui į Vokietiją reikalauja laiko, nes reikia sudaryti inventorizacijos sąrašą, kuris vokiškai vadinamas „Packing List“. Be to, reikia suderinti laiką su patalpų savininkais abiejuose galuose. Paprastai, jei viskas tvarkinga, galime padaryti per 3-5 darbo dienas, jei tai ne sezono viršūnė (pabaiga mėnesio ar penktadienis). Nepaskubėkite, greitasis pervežimas dažnai baigiasi sužalotu pianinu.

Ar galima pervežti biurą šeštadienį ar sekmadienį?

Teoriškai – taip, praktiškai – brangiau. Vokietijoje gamybos įmonėse ir sandėliuose dažnai dirbama tik iki 12:00 šeštadienį, o sekmadienį viskas uždaryta (arba labai brangu). Jei norite atvykti savaitgalį, reikia tikrinti, ar galėsime iškrauti. Kai kuriuos vokiečių objektus apskritai sunku uždaryti ne darbo laiku be saugumo. Geriau planuokit penktadienį ar pirmadienį, taip bus ir pigiau, ir ramiau (ir mes su vairuotojais busime labiau linkę padėti).

Dokumentai, muitinė ir vokiškas tvarkaraštis

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti kelyje?

Būtinai turite turėti CMR kontraktą – tai pagrindas. Be to, reikia sandorio su mumis ir inventorizacijos sąrašą (kai kada vokiškai ir angliškai). Jei pervežate techniką, gali prireikti serijinių numerių sąrašo, nes muitinė gaišta klausinėti (ypač jei tai ne nauja įranga). Pasitikrinkite ar darbuotojų asmens dokumentai tvarkingi, jei važiuoja su kroviniu, nors įprastai vairuotojas yra vienas. Be dokumentų – neina nei pro Lenkiją, nei pro Vokietiją.

Ar reikia eiti pro muitinę, jei tai tik biuro perkėlimas?

Jei tai yra perkėlimas dėl verslo veiklos (transfer of residence / business relocation), tai dažnai galima gauti atleidimą nuo PVM ir importo mokesčių. Tam reikia pateikti dokumentą, patvirtinantį, kad įmonė keičia adresą ar steigia filialą. Čia daug kas sugenda, nes užpildo anketas neteisingai. Aš pats nėra muitininkas, bet mūsų ekspeditoriai žino, ką daryti, kad neužstrigtų sienoje su pilna mašina ir klientui beliktų mokėt baudas. Geriau klauskite mūsų iš anksto.

Kas dėl to „Packing List“ – kame tiksliai jis ta svarbus?

Vokietai mėgsta tvarką, be jų niekur nenuvažiuosite. Packing List yra sąrašas, kuriame surašyta kiek dėžių, ką jose yra ir kiek svorio. Jei vokiečių pareigūnai sustabdys mašiną, jie pasižiūrės į šį lapą. jei ten parašyta „20 dėžių su biuro reikmenimis“, o viduje rasite sunkias statybineles – bus bėdų (ir baudos). Geriau užtrukti rašant sąrašą, nei vėliau aiškintis su ginkluota priežiūra. Tai ne kokių tai dėlė, tai svarbi dokumentacija.

O Kas dėl draudimo – ar jis apima viską kelyje?

Standartinis draudimas (CRT) dažnai apima tik 10 EURų už kilogramą, o tai tarkim jūsų brangų serverių neužkirs. Jei turite brangios įrangos, reikia susitarti dėl „All Risk“ draudimo. Buvau atvejų, kai mašina suvirto (ne mūsų kaltė), bet klientas gavo pinigus tik už dalį, nes nepasidarė papildomo draudimo. Neužsižiūrėkite į tuos skaičius kontrakte – klauskite, kas nutinka, jei vairuotojas patais į stulpą arba jei pavogą.

Kaip tvarkoma buhalterija Lietuvoje ir Vokietijoje?

Pervežimas į Vokietiją yra vidinės ES prekybos operacija, tačiau reikia teisingai pasidaryti sąskaitas. Jei esate PVM mokėtojas, mes išrašome sąskaitą su PVM 0% (jei pateikiate PVM mokėtojo numerį ir kitus duomenis). Jei ne, mokėkite pilną. Vokiškai reikia turėti "EORI" numerį, jei prekės yra prekinės (nemušamosios), nors biuro daiktų dažnai nebūna. Visą šį ritualą reikia atlikti prieš važiuojant, ne paskutinę minutę.

Fizinis darbas, pakavimas ir įranga

Ar pats reikia pakuoti ar tai jūsų darbas?

Geriau, jei tai daro profesionalai. Mes atvežiame dėžes, o jūsų žmonės reikia surinkti smulkius daiktus, o mums palaidoti sunkius baldus. Žinoma, galime padaryti ir „pilną pakavimą“ (full packing), bet tai papildomai kainuoja. Kartais klientai nori sutaupyti ir renka patys, o tada gauname padėtus monitorius ne į that specialias dėžes, o o į paprastas – tiesiog stresas vairuotojui. Pasiderėkime, kas kas daro.

Kaip elgtis su IT įranga ir serveriais?

Čia yra jautriausia vieta. Serverius reikia išjungti laikamai (geriau dar dieną prieš) ir supakuoti į originalias dėžes, jei dar turite (jei ne – mes turime specialias). Nerekomenduoju juos mesioti kaip bulvių maišus. Taip pat, klausykite, ar jums reikia pažymėti kabelius, kad vokietijos IT specialistas neužstrigtų montuodamas. Perkraustymo logistikos sprendimai biuro pervežimui į Vokietiją itin dažnai suklampa ties būtent šia technika – jos sugedimas gali sustabdyti visą verslą keletą dienų.

Ar galite pervežti seifus ar ypatingai sunkius daiktus?

Taip, turime keliamuosius mechanizmus („Hefte“), kurių pagalba pakeliame iki 300-400 kg. Bet čia būtinai reikia žinoti iš anksto – negalima tiesiog ateiti ir sakyti „o, štai čia seifas, neškit“. Reikia matuoti duris, aukštį, ar telpa liftu. Buvau situacijų, kai seifą tekdavo nešti pro langą, nes durys per siauros. Tai papildomi darbo valandas ir kaina. Neklauskite, kodėl brangu – kūnas skauda.

Kas dėl augalų ir „gyvų“ daiktų biure?

Vokietija yra griežta dėl fitosanitarinių taisyklių. Biuro augalus galima vežti tik su specialiu sertifikatu (pas phytosanitary inspection), kuris gali kainuoti brangiau nei pats augalas. dažnai klientams paprasčiau juos dovanoti kaimynams ir nusipirkti naujus Berlyne. Nebijokit pasakyti tiesą – tokių smulkių daiktų pervežimas gali sukelti daugiau galvos skausmo nei naudos.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš važiuojant?

Didžiąją dalį – taip,特别是 didelius stalus, spinteles, presformas. Tai padės sutaupyti vietos mašinoje (ir pinigų) bei išvengti sugadinimų. Mes turime savo mechaniką, tai tai padarysime. Jei norite išmontuoti patys,tikėkitės, kad varžtai bus vienoje vietoje, o ne po visą kambarį. Kartais tenka ieškoti varžtų po pusę valandas, o tai vėl jūsų laikas ir pinigai.

Vokietijos specifika, vietovės ir problemos

Kaip su jumis susisiekti kelyje, jei aš esu Lietuvoje?

Kiekvienas vairuotojas turi mobilųjį telefoną (dažnai du – vienas darbui, kitas asmeninis). Jei suteiksite mums kontaktą (geriau kelis), mes skambinsime. Tačiau neprisiminkite laiko zonų – kai mes jam 10:00 ryto, jums gali būti 11:00. Kartais signalas Vokietijos miškuose arba požeminiuose tuneliuose prapūtą. Būkite kantrūs, jei neatsiliepiame iškart – vairuotojas gali būti užimtas vairuodamas arba iškrovant.

Kas nutinka, jei atvykstame į vieną, o ten niekas nėra?

Tai klasika. Buvo atvejis Breme, kai atvažiavome į sandėlį, o jis uždarytas ir raktų neturi niekas. Mes turime laukimo mokestį (pvz., 50 EUR/val). Tie laikas skaičiuojamas nuo tada, kai atvykome. Jei užtrunkate valanda ir pusę – turėsite sumokėti už tai. Tokie perkraustymo logistikos sprendimai biuro pervežimui į Vokietiją tampa brangūs dėl tokių smulkių nesutvarkymų. Užtikrinkite, kad kas nors laukia.

Ar galima užeiti į Vokietijos miesto centrą su sunkvežimiu?

Daugelyje miestų (Miunchenas, Hamburgas, Štutgartas) yra zonos (Umweltzone), kur įleisti tik transporto priemones su žaliaisiais etiketėmis. Be to, centruose dažnai reikia specialių leidimų. Mes viską patikriname prieš kelionę, bet jei jūsų adresas yra kur „pėsčiųjų zona“, teks nešti rankomis arba nuominti mažesnį automobilį vietinei distancijai. Apie tai reikia kalbėti ne tada, kai mašina jau stovi prie durų.

Ką daryti, jei vokiečių kaimynai ar administracija pradeda spręsdami?

Vokietija yra griežta šalis tvarkos atžvilgiu. Jei mašina stovi ant važiuojamosios dalies ar trukdo kitiems – gali skambinti policija. Mūsų vairuotojai žino, kur statyti, bet jei jūsų objektas yra gyvenamajame name, kaimynai gali būti nepatenkinti triukšmu. Būkite protingi – derinkite laiką, kad netrukdytumėt. Nustokite galvoti, kad visi turi jus mylėti tik todėl, kad jūs atkeliauate.

Kaip su elgesiu su vokiečių klientu ar sandėlininku?

Visada būkite punktualūs. Vokiečiai nemėgsta vėlavimo ir netvarkos. Jei sutarėte 08:00 – būkite ten 07:55. Atiduokite dokumentus iš karto, ne laukite, kai jie jūsų prašys (nors kartais vokiečiai taip pat lėti). Bendraukite tyliai ir tvarkingai – tai sukuria gerą įspūdį. Mūsų vairuotojai dažnai susiduria su griežtais prižiūrėtojais, todėl mes visada stengiamosi elgtis kaip profesionalai.

Ar yra skirtumas tarp šiaurės Vokietijos ir pietų?

Tiesiog kelių kokybė ir eismo intensyvumas. Piečiau (Bavarijoje) kalnai ir greitis gali būti mažesnė, o šiaurėje (Hamburgas) – lygumos ir greičiau. Taip pat, vietiniai dialektai gali būti sunkiai suprantami net mums. bet logiškai tai įtakos nebeturi, tik laiko atžvilgiu. Keliai Vokietijoje geri, mokesčiai už juos aukšti, tai važiuojame patogiai (kol niekas nesugedo).

O jei kelyje pasidaro avarija ar sugenda mašina?

Tai blogiausia scenarijus, bet įvyksta. Mes turime pagalbos servisas visoje Europoje. Jei sugenda, mes skambinam technikui, o jūs informuojame apie vėlavimą. Neberūpinkitės – daiktai yra apdrausti ir saugūs (vairuotojas juos prižiūri). Buvau, kai padangos plyšo šalia Frankfurto – teko laukti 4 valandas, tačiaj viską išvežėme saugiai. Tokios yra šito darbo rizika.

Galite padėti su iškraunimu Vokietijoje pagal vietinius standartus?

Žinoma. Mūsų komanda ne tik iškrauna, bet ir padeda išdėlioti daiktus pagal jūsų nurodymus (žymėjimą). Jei reikia surinkti baldus vietoje – tai darome. Vokiškas standartas reiškia, kad viskas turi būti padaryta tvarkingai ir be dulkių. Mes tokiu tikslu ir dirbame. Nereikia mums paaiškinti, kas yra „Hazardous waste“ – mes tai žinome (ir kad to negalima mesti į bendrą kiemą).

Kaip užtikrinti, kad nieko nepasimes (pavogti)?

Tiesa sakant, vagystės reti, bet įvyksta, ypač poilsio vietose. Mes niekada nepaliekame mašinos prižiūrėtos arba atidarytos (jei reikia, vairuotojas miega kabinoje). Taip pat, patikrinkite, kad tarpininkai neperėmė kažko jūsų sandėlyje prieš užkraunant. Geriausias draudimas nuo vagystės – yra pasitikėjimas kurjeriu. Pasirinkite patikimas firmas, ne tas, kurios siūlo kainą du kartus mažesnę nei rinkoje.

Kas dėl grįžimo tuščia mašina – ar tai įeina į kainą?

Įprastai taip. Mūsų kaina apima kelionę į Vokietiją ir grįžtant į Lietuvą (arba kitą užsakovą). Tačiau jei jums reikia, kad vairuotojas būtų pasiekiamas kitą dieną (pavyzdžiui, dar vieną dieną padėtų surinkti), tai gali kainuoti papildomai. Dažnai klientai klausia, ar galima susitarti dėl „kelionės dalijimo“ (jei yra koks kitas krovinys tame rajone) – kartais pavyksta, bet ne garantuojame.

Ar reikia pažymėti dėžutes kaip „kairė“, „dešinė“?

Labai padėtų. Ypač jei dėžėse yra subręstantis daiktas (knypkės). Mes žymime savo spalvomis, bet jei jūs pažymėsite, kur ką reikia statyti, iškrovimas bus greitesnis. Vokiečiai mėgsta, kai viskas eina sparčiai, tad taip sutaupysite laiko. O laikas – tai pinigai (kitaip sakant – vėl tas pats).

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (pavyzdžiui, valymo priemonėmis)?

Jos turi būti deklaruojamos ir gerai uždarytos. Negalima mesti į tą pačią dėžę su dokumentais. Gali būti baudų arba net arešto mašinos (jei tai yra pavojinga chemija). Užtikrinkite, kad tokios medžiagos yra atskirai pažymėtos ir supakuotos. Mes tokių daiktų neimame be instrukcijų.

O dėl to, kad biuro perkėlimas gali trukti ilgiau nei planuota?

Nenuostebkite. Vokietijoje dažnai pasitaiko, kad vienoje vietoje reikia laukti, kol kita komanda išsiveš daiktus, arba kol gaus leidimą. Planuokite savo darbą taip, kad turėtumėt rezervą dienos ar dviems. Jei viskas bus greičiau – puiku, bet jei ne – nebus streso. Geriau būti saugus, nei versti vairuotoją važiuoti virš greičio (kas Vokietijoje gali baigtis labai brangiai).

Ar reikia rašyti atsiliepimą po paslaugos?

Nebūtina, bet labai padeda mums. Jei viskas gerai – parašykite keletą žodžių. Jei buvo problemų – pasakykite mums tiesiai, ne internete, mes bandysime ištaisyti. Mes vertiname sąžiningą bendravimą. (Žinau, kad skamba kaip standartinis kalbos įrašas, tačiau tiesą sakant pageidaujame, kad klientas būtų laimingas).

Ar jūsų įmonė atsakinga už sugadintas grindis ar sieneles?

Taip, jei tai atsitiko mūsų kaltė. Todėl mes tikriname patalpas prieš pradedant dirbti. jei ten jau buvo įbrėžimų – mes tai užfiksuojame. Neklausote, kodėl mes tai darome? Dėl to, kad vėliau ką nors apkaltinti. Būkite sąžiningi, ir mes busim sąžiningi. Žinoma, jei įbrėžėte jūs pats prieš mūsų atvykimą – mes neatsakysime.

Kaip geriausiai susisiekti su jumis dėl užsakymo?

Geriausia el. paštu, nes reikia gauti vizualizaciją (nuotraukas ar sąrašus). Telefonu galima greitai susitarti, detalius dalykus reikia rašyti. Nenaudokite tik SMS – ten nepavyks išdėlioti visų detalių. Darome taip jau 20 metų, šis metodas veikia geriausiai.

Kokios išvados?

Visokie perkraustymo logistikos sprendimai biuro pervežimui į Vokietiją atrodo sudėtingi tik tuo momentu, kai bandote juos suprasti be patirties. Tiesiog susitarkite su protingu ekspeditoriu iš anksto, padarykite inventorizaciją ir būkite kantrūs. Vokiška tvarka reikalauja, kad ir jūs būtumite organizuoti. Nenorite gyventi su įtampa, ar jūsų serveriai atvyks saugiai? Pasidėkite telefoną ir rašykite mums – mes išspręsime tiek biuro, tiek gyvenamojo būsto perkėlimo rūpesčius lengviau, nei jums atrodo. Sėkmės kelyje.