Perkraustymo logistika biurų perkraustymui į Vokietiją: kas tikrai svarbu žinoti

Sveiki, čia vėl aš, jūsų „senas“ pažįstamas iš kelių. Būnu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, tai mačiau viską – nuo puikių, lyg laikraščiuotų biurų iki tokių chaoso arenų, kur norėjai bėgti pro akis. Kalbėsime apie tai, kaip organizuoti biuro perkėlimą į Vokietiją, nes tai ne tas pats kas kelti sofą į giminėms ūkyje. Čia reikalinga gera perkraustymo logistika biurų perkraustymui į Vokietiją, o ne tiesiug „kažką įsikelti ir važiuoti“. Vokietija – tai tvarka, bet ji kainuoja. Dažnai girdžiu, kad klientai mano, jog viskas vyks kaip piešiniuke, bet realybėje pasitaiko nesklandumų su dokumentais, arba tiesiog vairuotojas užstringa ties Štutgarto „Stau“ (spūstimi). Štai paprastas, beveik „virtuvės“ patarimų vadovas, kaip tai padaryti nepasitraukiant plaukų.

Pagrindiniai klausimai apie procesą ir planavimą

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka viskas?

Tai labai priklauso nuo to, kiek turite to daikto. Jei tai mažas ofisas penkiems žmonėms, tai užtruks dieną, dvi. Jei didelė korporacija su trimis aukštais – tai savaitės reikalas. Vieną kartą vežėme firmą iš Vilniaus į Berlyną, ir viskas vykdyta per 48 valandas, nes klientas buvo puikiai pasiruošęs. Kita vertus, jei nebus suderinta perkraustymo logistika biurų perkraustymui į Vokietiją iš anksto, gali užtrukti ir ilgiau nei planavote, nes vokiečiai mėgsta kruopštumą.

Kada geriausia pradėti planuoti?

Nebent norite gyventi stresuje, pradėkite bent prieš mėnesį, o geriau prieš du. Reikia užsakyti mašiną, suderinti dėžes, o jei tenka įrenginėti baldus naujame vietoje – tai dar ir meistrus. Vokietijoje geriausi specialistai užimti savaitėmis į priekį. Taip pat, nepamirškite, kad perkraustymo logistika biurų perkraustymui į Vokietiją reikalauja ir laiko taršos vokų (Umweltplakette) užsakymui, jei tenka važiuoti į „žaliąsias“ zonas.

Ar reikia vizito į objektą iš anksto?

Labai rekomenduoju. Telefone galima pasakyti, kad turite 10 dėžių, o atvykus pasirodo, kad tai 10 dėžių po 50 kilogramų ir trys dideli seifai. Be vizito aš negaliu pasakyti tikslios kainos. Prieš metis vienas klientas taip nuklydo, kad teko skambinti papildomai keltuvas, kas pakėlė sąskaitą dvigubai. Geriau, jei aš pats pamatysiu, ką reikės kelti pro siaurus laiptus arba įsirengti liftą.

Kas dėl dokumentų – ar sudėtinga?

Nėra labai sudėtinga, jei viskas tvarkinga. Reikia inventorinio sąrašo (packing list). Jis turi būti bent apytiksliai tikslus, nes jei vokiškai muitinės pareigūnai (Zoll) sustabdys ir rasite daugiau daiktų nei parašyta, gali būti bauda arba prastovos. Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, vis tiek egzistuoja tam tikros kontrolės taisyklės, ypač jei vežate techniką, kuri gali būti naudojama komerciniais tikslais.

Daiktų pakavimas ir techninė įranga

Ar jums patys reikia rūpintis dėžėmis?

Galite rūpintis, bet mes paprastai pristatome. Mums geriau, kad būtų mūsų standartinės dėžės, nes žinome, kiek jos kelia ir kaip jas sukrauti į sunkvežimį. Jei naudosite savo senas "Maxima" dėžės, jos gali neišlaikyti sunkių knygų ar dokumentų. Vienas kartą klientas bandė kelti serverius paprastose dėžėse – žinote, kas bufo? Nėra.

Kaip elgtis su kompiuteriais ir serveriais?

Tai yra pati jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti ir jei įmanoma, supakuoti į originalias pakuotes. Jei originalių nėra – reikia specialios putos. Perkraustymo logistika biurų perkraustymui į Vokietiją neapsieina be rizikos, todėl visada įkelkite duomenis į debesy prieš važiuodami. Fiziškai pažeisti kompiuteriai galima sutaisyti, bet duomenys – tai jūsų verslas.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir kambarį, į kurį ji turi patekti (pvz., "Aplinkosauga", "Vadovas", "Virtuvė"). Jei parašysite tik "Biuras", vokiečių pusėje darbuotojai dėžes tiesiog užmes vieną krūvą koridoriuje, ir jūsims teks jas perrišti visą dieną. Pasirašykite lipdukus aiškiai, dideliais raidėmis.

Kas su tais labai svarbiais dokumentais?

Dokumentus, brangius popierius, sutartis geriausia vežti su savimi asmeniniame automobilyje arba rankiniame bagaže. Neduokite jų į bendrą krovinią. Nors mes ir saugūs, bet dėl įvairių neprognozuojamų situacijų (gaisras, avarija) geriau saugoti svarbiausius dalykus šalia savęs. Pasitikėjimas – tai puiku, bet dokumentų praradimas gali sukelti didelių teisinių problemų Vokietijoje.

Ar galima vežti augalus į biurą?

Galima, bet tikriausiai ne visus. Vokietija turi griežtas fitosanitarines taisykles. Jei tai keli puokiai vazone, tai paprastai praeina, bet jei turite didelę kolekciją palmių, gali reikėti sertifikatų. Be to, augalai gali užšalti žiemoje kelyje. Geriau juos palikti arba vežti atskirai, o ne tarp baldų, kur juos galima sutraiškyti.

Vokietijos specifika ir biurokratija

Ar sunku su parkavimu miestuose kaip Berlyne ar Miunchene?

Labai sunka. Jei naujas biuras yra miesto centre, negalima tiesiog sustoti „kur bekelka“. Reikia iš anksto gauti specialų leidimą stovėjimui (Halteverbot) iš vietinės policijos arba miesto valdžios. Be to, reikia įrengti užtvaras (Absperrung). Jei to nepadarysite, gausite baudą, o mašina bus nuvaryta. Aš tai mokiausi savo kailiu prieš penkerius metus Hamburge – teko išpirkti mašiną iš impoundo aikštelės.

Kas tas "Umweltplakette" ir ar tai būtina?

Tai yra taršos ženklelias, kurį reikia įklijuoti į priekinį stiklą. Be jo negaliva važiuoti į daugumą Vokietijos miestų centrų (žaliosios zonos). Mūsų mašinos jį turi, bet jei planuojate važiuoti savo automobiliu priešakyje ar vežti kažką maža, tikrinkite, ar turite žaliąjį geltonąjį lipduką. Be jo baudos didelės.

Ar reikia ką nors daryti su muitine?

Formaliai, judant ES viduje, muitinės net nėra. Tačiau jei vežate daug technikos ar prekių, kurios atrodo kaip prekybos siuntos, gali sustabdyti patruliai. Turi būti aišku, kad tai yra "perkelimas" (Umzug), o ne pardavimas. Turi turėti kvitą, kad ši technika jums priklauso ir buvo naudojama Lietuvoje. Nors aš ir ne teisininkas, bet manau, jei trūksta dokumentų, gali būti nemalonių klausimų.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai, o kai kurie ir basic vokiškai. Bet neskubėkite tikėtis, kad jie sugebės aptarti su jūsų vokiškuoju administratorium dėl interneto jungties. Geriau, jei vienoje pusėje būtų kas nors, kas kalba bent anglų kalba, kad nesusidarytų nesusipratimų dėl iškrovimosi vietos.

Kas su šiukšlėmis ir pakuotėmis?

Tai dažnai užmirštamas dalykas. Vokietijoje labai griežtai tvarkoma šiukšlių rūšiavimo taisyklė. Negalima tiesiog užmesti visų dėžių į vieną konteinerį. Paprastai mes susitariame, kad pakuotes išvežame atgal arba jas susmulkiname. Jei paliksite krūvą kartono gatvėje, kaimynai gali paskųsti, ir Jums teks mokėti už šiukšlių išvežimą.

Kainos ir sutartys

Kiek kainuoja vidutiniškai perkraustymo logistika biurų perkraustymui į Vokietiją?

Tai kaip kainuoja automobilis – nuo 1000 iki 10 000 eurų. Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo (į Miuncheną toliau nei į Berlyną) ir papildomų paslaugų (krovėjai abiejuose galuose, pakavimas). Paprastai darome apskaičiavimą pagal valandas arba fiksuotą kainą. Fiksuota kaina dažniausiai saugesnė klientui, kadangi nenukryptų biudžetas.

Kaip susiformuoja kaina?

Paimame atstumą, pridedame krovėjų valandas, pridedam degalus, mokesčius už kelių naudojimą (Vokietijoje kai kurie keliai mokami), ir taip pat įskaičiuojame grįžimą tuščia. Taip pat, jei reikia specialios technikos (keltuvas), tai tas dalykas brangiai kainuoja. Perkraustymo logistika biurų perkraustymui į Vokietiją tampa brangesnė, jei tenka dirbti naktį arba šventę.

Ar draudimas įskaičiuotas į kainą?

Įprastas draudimas (CMR) yra, bet jis padengia labai mažą sumą, kažką apie 10 EUR už kilogramą. Jei krenta brangus serveris ar tapyba, tai nieko neatsigausite. Būtinai pasidomėkite papildomu draudimu "Viso rizika" (All risks). Tai kelia papildomus keletą dešimčių eurų, bet suteikia ramybės. Neklausote? O aš visada primenu.

Kas vyksta, jei pasidaro šlapia arba kažkas sulūžta?

Jei tai mūsų kaltė, mokame. Jei daiktas buvo blogai supakuotas (jūsų kaltė), tai ne. Jei pasidaro lietus ir drėgna – mes naudojame pleistrus, bet jei banga užlieja garažą, tai tai jau priverstinė situacija. Visada darykite nuotraukas prieš ir po. Be įrodymų draudimo kompanijos nieko nemoka.

Ar galima apmokėti kortele ar tik grynais?

Priimame ir taip, ir taip. Bet Vokietijoje daug kas mėgsta banko pervedimus. Sutartyje visada nurodome sąskaitą. Geriau, jei mokėjimas vykdomas prieš išvykstant arba atvykus (grynaisiais vairuotojui, jei sutarta). Niekada neneškite didelių sumų grynaisiais rankinėje – pavojinga.

Bėdos, nesklandumai ir realus gyvenimas

Kas nutinka jei vairuotojas užstringa spūstyje?

Vokietijoje autobanai dažnai užsistovi dėl avarijų. Jei vairuotojas vėluoja, jis mus informuoja. Mes negalime nieko padaryti su eismu. Kartais klientai pyksta, kad vėluojama valanda, bet kas aš galiu daryti, jei ten kažkas užsidegė sunkvežimis? Tiesiog reikia kantrybės. Geriau, jei turite kontaktinį asmens numerį Vokietijoje, kuris galėtų laukti.

Ar galima vežti darbuotojų asmeninius daiktus?

Taip, bet tai turi būti aiškiai atskirta. Jei darbuotojas nori vežti savo dviratį ar vaiko vežimėlį, tai turi būti užrašyta inventoriaus sąraše kaip jo asmeninis daiktas, o ne įmonės turtas. Vokiečiai gali įtarti, kad tai prekyba, jei matys 30 vienodų dviračių be paaiškinimų.

Kas dėl tokių dalykų kaip akvariumai ar žuvinės?

Akvariumus tuščius vežti galima, bet jie labai trapūs. Žuvas vežti negalima – tai gyvūnai, turi būti veterinariniai pažymėjimai ir specialios sąlygos. Nė vienas normalus logistikos vadybininkas neleis jums įdėti žuvų į dėžę su vandeniu. Tai tiesiog neįmanoma ir nelegalu be dokumentų.

Kas jei naujame biure neįleidžia vėluojančių?

Vokietijoje laikas yra laikas. Jei sutarta aštuoni, reikia būti aštuoni. Jei vėluojate, pastato administratorius (Hausmeister) gali tiesiog neatidaryti durų ir išvykti. Tada teks laukti kitos dienos arba mokėti baudą už jo laukimą. Visada susiderinkite su vietiniais žmonėmis, kad jie būtų pasiruošę palaukti šiek tiek ilgiau.

Ar dirbate savaitgaliais ar šventėmis?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Vokietijoje šventės yra šventės, parduotuvės uždarytos, o kai kurie keliai – taip pat. Jei planuojate atvykti sekmadienį, įsitikinkite, ar galite patekti į pastatą (dažnai kodai ar raktai neveikia šventėmis, jei nėra apžiūros).

Kas jei aš pats noriu važiuoti su vairuotoju?

Galite, jei yra vietos (kabinoje 2-3 vietos). Bet tikėkitės, kad tai bus ilga ir monotoniška kelionė. Vairuotojai dažniausiai kalba rusiškai arba lietuviškai, ir jie nebus jūsų asmeniniai gidai. Be to, jei įvyksi avarija, tai bus sudėtingiau su draudimu, jei ten buvo neįregistruoti keleiviai (priklauso nuo policijos nuotaikos).

Ar galima suskleisti baldus čia, o išskleisti ten?

Taip, tai mūsų darbas. Mūsų komanda atvyksta, išmontuoja stalus, spintas, užpakuoja. Vokietijoje tada vėl viską surenka. Vienintelis dalykas – prarandate galą, kuris varžtas nuo kurio stalo, jei nepažymėsite. Dėl to patariu dėžes su varžtais pažymėti kaip "virtuvės stalas".

Kas dėl to, kad aš nežinau tikslaus adreso?

Tai problema. Be tikslaus adreso negalime susiformuoti maršruto ir paskaičiuoti kainos. Vokietijos adresai gali būti paini (pvz., gatvės numeris ir pastato numeris skirtingi). Kol nežinote, kur įsikursite, galime tik numatyti apytikslę vietovę, bet tikslią kainą pasakysime tik paskutiniame etape.

Kas jei turiu labai brangų meno kūrinį?

Tuomet reikia neperkraustymo kompanijos, o meno kuratorių ir specializuoto transporto. Mūsų draudimas neapsaugo "Pikaso" paveikslo. Mes galime jį įdėti į saugiausią vietą mašinoje, bet atsakomybę imti nebegalėsime. Geriau pasirašyti atskirą sutartį su meno ekspertais.

Ar reikia mokėti už valandas, jei darbuotojai nieko nedaro?

Jei mes jums atvežėme komandą, o jie laukia, kol jūsų IT žmogus išjungia serverius, tai laikas skaičiuojamas. Jie čia ne poilsiauti. Todėl būtinai pasirūpinkite, kad viskas būtų paruošta jų atvykimo metu. Viena vertus, nemandagu juos laukti, kita vertus – tai pinigai.

Kaip elgtis su keliais įmonės automobiliais?

Jei turite 5-6 firmos automobilius, kurie taip pat turi važiuoti į Vokietiją, tai mes galime tai suorganizuoti, bet tai jau nebe "perkraustymo logistika biurų perkraustymui į Vokietiją" o automobilių pervežimas. Reikės techninių apžiūrų, draudimo "Žalia kortelė". Tai atskira paslauga.

Kas dėl kavinės ar vandens darbuotojams?

Nebūtina, bet labai padeda. Vokiškose firmose yra paprotys nupirkti kavinę ar sūrio pyragą (Käsekuchen) krovėjams. Jei elgsitės pagarbiai, dirbsime greičiau ir geriau. Jei nieko neduosite ir būsite nemandagūs, gali nutikti, kad "kažkur dingsta" varžtas nuo svarbiausio stalą (juokauju, bet... tik pusiau).

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą. Galiu atsiųsti nuorodą, kur matote, kur mašina yra. Tai padeda planuoti savo laiką, ypač jei važiuojate toli, pvz., į Miuncheną arba į Hamburgą.

Kas jei pasidaro blogai su oru – sniegas?

Žiemą Vokietijoje gali būtų sunku. Jei keliai užšąla, vairuotojai gali būti priversti sustoti. Tai yra "Force Majeure". Negalime keliauti ratais 120 km/h per ledą. Saugumas svarbiau nei terminas. Turite būti kantrūs.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą dokumentams?

Inventoriaus sąrašas geriausiai būtų dvikalbis. Jei vokiškai pareigūnai nepažįsta angliškai ar lietuviškai, gali būti nesklandumų. Mes dažnai padedame su pagrindiniais terminų vertimais, bet sudėtingus techninius aprašymus geriau turėti išverčiusius profesionaliai.

Kas dėl to, kad biure darbuotojai dirba?

Jei perkraustote dar metančią įmonę, tai iššūkis. Reikia derinti laiką, kad netrukdytume darbui. Kartais darome vakarais arba savaitgaliais. Jei bandysite krauti per darbo laiką, bus triukšmas, dulkes, chaosas. Darbuotojai bus nepatenkinti. Geriau juos išleisti namo arba organizuoti nuotolinį darbą tą dieną.

Ar atiduodate panaudotas dėžes atgal?

Taip, jei jos nenukentėjo. Galime jas susukti ir vežti atgal, arba jei neturite kur laikyti, pasiimame sau. Tai papildoma ekologija. Nors Vokietijoje perdirbimas labai išvystytas, mums taip pat svarbu nešvaistyti medžiagų.

Kas jei randu trūkstamą daiktą po iškrovos?

Skambuokite iš karto. Tikrinkite viską dar kol vairuotojas yra vietoje. Jei jis išvažiuoja, bus sunkiau įrodyti, kad dalykas nebuvo paliktas senajame biure. Mes turime sąrašus, ir juos pasirašome abiejų pusių atstovai.

Ar galima pasitikėti bet kuria firma?

Deja, ne. Rinkoje yra ir "pėdsekiai", kurie pasiims užmokestį ir išnyks. Pasirinkite firmas, kurios turi ilgametę patirtį, ypa� jei kalbame apie tarptautinius pervežimus. Perkraustymo logistika biurų perkraustymui į Vokietiją reikalauja pasitikėjimo, nes perduodate jiems visą savo verslo turtą.

Išvados

Na, tiek apie tai. Sėkmingas biuro perkėlimas ne taip ir sunkus, jei viską suplanuojate iš anksto ir nepasikliaujate tik viltimi. Perkraustymo logistika biurų perkraustymui į Vokietiją turi būti aiški, abipusiai susitarta ir be staigmenų. Geriau klausti per daug kartų, nei vėliau gailėtis. Sėkmės kelyje ir laukiame jūsų skambučio, kai tik nuspręsite keltis.