Perkraustymo logistika biurų patalpų keitimui Vokietijoje: kas negeruja ir kaip išgyventi

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai suregistruotų IT sistemų perkėlimo per vieną naktį iki tų situacijų, kai vairuotojas tiesiog „dingdavo“ Vokietijos autostradoje su visais įmonės dokumentais. Sakyčiau, perkraustymo logistika biurų patalpų keitimui Vokietijoje nėra tiesiog krovinių vežimas, tai visas nervų išbandymas. Dauguma vadovų galvoja, kad viskas vyksta kaip magija: užsakote, atvažiuoja sunkvežimis, pakrauna ir nuveža. Bet realybėje yra daugiau niuansų – nuo vokiškų parkingų leidimų iki to, kad jūsų buhalterė pamišins dėl pasikartojančių sąskaitų. Čia pasakysiu taip, kaip yra, be jokių gražių apkalbų, o jei kas nesusitinka – atsiprašau, seniai jau nebežinau, kas yra „standartas“.

Pradinis chaosas ir planavimas (Kartais be jo)

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į Vokietiją?

Visada klausia šito, o aš visada atsakau – „kiek turite pinigų ir kantrybės“. Jei viskas eina kaip pagal knygą, perkraustymo logistika biurų patalpų keitimui Vokietijoje gali užtrukti nuo dviejų dienų iki savaitės. Viskas priklauso nuo to, kiek turite to sunkaus ir brangaus inventoriaus, pvz., serverių ar didelių seifų. Viena kartą vežėme firmą iš Liuksemburgo į Miuncheną ir dėl didelio degimo ant kelių mes užstrigome valandą. Taigi, pridėkite bent vieną dieną atsargai tikrai, nes vokiečiai tikslūs, bet keliais ne visada.

Ar reikalingas detalus inventorius?

Ne tik kad reikalingas, jis būtinas, kad neprarastum protų. Be jo bus pilnas chaosas, ypač jei įmonė didelė. Turime žinoti, kur stovėjo konkretus kompiuteris ir kieno jis yra, kitaip galite gauti tuos pačius baldus sugrąžintus, bet be raktų nuo stalčių. Manau, geriausia pažymėti visas dėžes spalvomis ar numeriais, o ne tik rašyti „biuras“, nes taip pasakė mano tėvas, kuris irgi dirbo logistikoje (nors jis vežė miltus, ne kompiuterius).

Kaip išsirinkti datą?

Nenaudokite šeštadienio ar sekmadienio, jei nors kiek mylite savo vairuotojus. Vokietijoje sekmadieniais galima būti baudžiamas už net netinkamą mašinos parkavimą, o krovos darbai gali būti draudžiami vietinėse taisyklėse. Geriausia sekadienis-toekmadienis, bet ne pirmadienis (nepakanka miego po savaitgalio). Taip pat patikrinkite, ar to dieną nėra jokių didelių mugių mieste, pavyzdžiui, Hampurguje ar Hanovere, nes viešbutis gali kainuoti astronomines sumas.

Ką daryti su dokumentais?

Dokumentus geriau vežti atskirai, pas save automobilyje ar su kuria nors atsakinga asistente. Vieną kartą mes netekome dėžės su sutartimis (trumpam, vėliau radome po sėdynių), o tas stresas nebuvo vertas jokių pinigų. Perkraustymo logistika biurų patalpų keitimui Vokietijoje neapsibrėžia tik baldų metimu, tai yra duomenų apsauga. Nenaudokite pašto dėžučių, geriau pasiimkite specialias lockable dėžes.

Ar reikia pranešti kiems?

Žinoma, ir ne tai, kad jie džiaugsiais. Reikia pranešti namų vadovams (Hausverwaltung), kad bus sunkvežimiai. Jei nepranešite, gali būti, kad kelias užblokuos policija arba kaimynai iškvišsandėrį. Vokiškas tvarkumas čia yra griežtas, ir jei blokuojate įvažiavimą ilgiau nei valandą be leidimo, gausite užrašą ant stiklo (rašomąją žinučę, ne kvitą, o tai griežtas perspėjimas).

Vokiškas "Bürokratie" ir kelių nuotraukos

Ar reikia specialių leidimų sunkvežimiams?

Miunchene, Berlyne ar Frankfurte – be abejo. Be to, jei esate zonoje, kur yra „ Umweltzone“, mašina privalo turėti žalią drobę (įrenginį, rodantį žaląją emisiją). Kai kurioms gatvėms reikia specialaus leidimo, kurį pats miestas išduoda per kelias dienas. Vieną kartą mes su vairuotoju (vėlgi, geras vaikinas, bet ne patyręs) užvažiavome į pėsčiųjų zoną be to leidimo... teko mokėti baudą iš karto, kitu atveju nuvežtu į konfiskatą.

Kas daryti, jei liftas per mažas?

Tai klasika. Seni pastatai Vokietijoje turi mažus liftus, kuriuos netelpa net baldų dalis. Tada reikia kelti per langą ar laiptus. Siūlau pamatyti, ar galima išmontuoti dalis. Turi omenyje, kad tai brangiai – darbo valanda Vokietijoje kainuoja daugiau nei Lietuvoje, o vokiečių krovėjai nėra įpręsti kelti 100 kg įrą per balkoną be keltuvo. Planuokite tai iš anksto, kitaip dienos galo nebus.

Ar galima parkuoti ant važiuojamosios dalies?

Trumpai – ne. Ilgai – tik su leidimu (Sondererlaubnis). Be to, turi tekti statyti „Kreisschild“ (raudoną ir baltą ženklą), kuris nurodo, kad einamoji juosta sumažinta. Jei to nepadarysite, pravažiuojantis automobilis gali pradūpti tuos „purpurinius“ šoninius veidrodžius, o tada jūsų draudimas neapsims (arba apsimoka, bet vargo bus daug).

Ką daryti su vokišku draudimu?

Draudimas privalo būti galiojantis visoje EU (tai yra „cabotage“ taisyklės), bet jei traukiate įrą iš Vokietijos į Vokietiją (viduje), reikalingas ypatingas leidimas. Aš asmeniškai visada patikrinu su draudiku, ar jų polisas uždengia „Gefahrengut“ pavojingas kroveles (jei tokios yra), pavyzdžiui, toneriai ar serveriai su ličio baterijom.

Ar tinkamos Lietuvos įmonės?

Be galo, dauguma mano partnerių yra iš Lietuvos, Lenkijos, Latvijos. Jie dirba greičiau ir (dažniausiai) pigiau, bet turi savo „auksą“. Kartais trūksta vokiško kalbos sugebėjimo pasikalbėti su policija. Siūlau rasti tarpininką, kuris moka kalbėti vokiškai, paaiškinti situaciją, nes kitaip gali būti nereikalingų nesusipratimų, o laikas – pinigai.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Vokietijoje negali tiesiog padėti senų stalų kieme ir tikėtis, kad juos paims kas nors. Reikia rasti „Sperrmüll“ išvežimo paslaugą, tai reiškia tuos daiktus, kurie netilpstanda į normalias šiukšliadėžes. Tai kainuoja, bet nebeidysi to į savo sunkvežimį ir galesi vežti atgal (kaip aną kartą padarė vienas mano klientas, kai nebuvo vietos sandėlyje).

Pinigai, kainos ir nenušauti įmonių

Kodėl kainos tiek skiriasi?

Klausiate, kodėl vienas duoda kainą 2000, o kitas 5000? Gal todėl, kad pirmasis nėra įskaičiavęs PVM arba neįsivaizduoja, kad kelias į antrą aukštą su liftu neveikiančiu. Kompensacija už neplanuotą darbą Vokietijoje yra aukšta. Reikalinga užtikrinti, kad pasiūlyme būtų įtraukti visi papildomi darbai (iš pakrovimo iki iškraunimo), o ne tik „už važiavimą“.

Ar galima sutaupyti ant dėžių?

Galite, bet neapsimoka. Pirkti naujas dėžes yra pigiau nei remontuoti sulaužytus monitorius. Perkraustymo logistika biurų patalpų keitimui Vokietijoje reikalauja quality įrangos. Naudokite „Würth“ ar kitus patikimus gamintojus, o ne tas mažas, kurios skyla, kai užmaunate ant jų antrą dėžę.

Kaip apmokėti už transportą?

Gerai, kai galite mokėti banko pavedimu iš anksto arba dviems dalims (50/50). Pinigus grynaisiais reikia vengti, ypač didelėse sumose, nes vokiškai meistrai tai mėgsta labiau (nereglamentuota), bet dėl mokesčių tai gali būti problema. Mums patinka sąskaitos-faktūros, aiškus sutartys be jokių „priekalbų".

Ką daryti, jei įmonė bankrutuoja?

Tada tave laukia „Schutzschirm“ – apsauginės skiautės procedūra. Bet jei kalbame apie mus, perkraustinčius, tada turi būti draudimas „Insolvenzversicherung“. Tai yra garantija, kad jei mūsų klientas bankrutuoja pusiaukelėje, mes gausime bent dalį pinigų. Darykite tai, jei perstatote labai brangią įrangą.

Ar įmanoma susitarti dėl kainos?

Be abejo, sakyk tiesą. jei turiu savo vairuotojus, galiu pigiau, bet jei turiu nuomoti firmą Vokietijoje, brangu. Nekalbkite apie „pasiūlymus iš interneto“, tuomet suprasite, kad kaina yra reali, o ne „nuolaida“ su sąlyga, kad užsiimate pakavimu patys.

Ar brangu apdrausti techniką?

Nebūtinai, jei turite „Haftplichtversicherung“ (atsakingumo draudimą), bet jis dažnai neapsaugo nuo to, kas nutinka dėl jūsų kaltės (pvz., jei įkritęs monitorius). Pridėkite „Transportversicherung“ – tai kainuoja tik 1-2% nuo vertės, bet gali užtikrinti ramybę, kai vairuotojas staigiai stabdo ant „Autobahn“.

Ar keičiasi kainos pagal sezoną?

Taip, vasarą ir rugsėjo mėnesį (kai visi grįžta iš atostogų) yra „Hochsaison“ - aukštas sezonas. Tada kainos šuoliauja. Planuokite perkraustymą kovo mėnesį arba lapkritį (ne per Kalėdas), tuomet galite susitarti dėl geresnių sąlygų.

Specifiniai dalykai, į kuriuos niekas neatsižvelgia

Kaip elgtis su IT įranga?

Jūsų IT vadybininkas turi būti pirmasis žmogus, kuris sužino apie judėjimą. Serveriai reikalauja išjungimo per planuojamą „downtime“. Turiu omenyje, kad nebegalite tiesiog ištraukti kišenę ir tikėtis, kad viskas veiks – reikia „backupo“. Kartais reikia specialių priemonių, kad sušoktų temperatūra pervežimo metu (ypač jei vasarą).

Ar reikalingas „Übergabeprotokoll“?

Absoliučiai taip. Tai dokumentas, kuriame abi pusės pasirašo, kad viskas buvo perduota be defektų. Be to, kilo problema, kai vienas klientas sakė, kad buvo dingęs „stalus“ (o jis buvo paliktas senajame biure, tiesiog užklijuotas ant sienos). Turi būti tikslus sąrašas, pasirašytas abipusiai.

Kas su „Ergonomie“ įranga?

Vokiškos kėdės ir stalai dažnai turi reguliavimo mechanizmus, kurie gali sudužti pervežant. Geriau juos išmontuoti (nuleisti aukštį minimaliai). Nekreipkite į tai dėmesio kol bus per vėlu – tada reikės ieškoti serviso, kuris „Herman Miller“ kėdę suremontuos (o tai kaip mašinos remontas).

Kaip susitvarkyti su virtuvės įranga?

Biuro virtuvės dažnai turi „Kaffeemaschine“ su vamzdžiais, kurie turi būti atjungti vandens. Viena kartą buvo nutekėjimas, kai vairuotojas bandė pajudinti mašiną su pilnu vandens bakeliu. Nusprendžiau, kad ateityje viską ištuštinu pats prieš judėjimą – saugiau.

Ar leidžiama pervežti augalus?

Taip, bet yra apribojimų dėl vabzdžių ir ligų. Neneškite į Vokietiją augalų su žeme iš kitų šalių, jei turi sertifikatą „Phytosanitary“. Be to, augalai gali būti apšaldyti žiemojant pervežant (jei mašina nešiltai). Aš vieną kartą neteko visų palmonių (vadovė buvo liūdna, bet ką padarysi).

Kokios problemos su „Sicherheit“ (apsauga)?

Dauguma biurų Vokietijoje turi apsaugos sistemas, kurios turi būti išjungtos prieš įeinant. Nepamirškite kodų! Kartais reikia susisiekti su firma „Securitas“, kad atjungtų signalizaciją, kitaip gali skambėti sirenos ir atvažiuoti policija (o tai jums kainuos laiką ir nervus).

Ar „Fahrzeugbegrenzung“ apriboja?

Taip, dauguma vietų turi apribojimą 3,5 tonos arba 7,5 tonos. Jei jūsų sunkvežimis didesnis, negalėsite užvažiuoti. Patikrinkite „Tunneln“ ir „Brücken“ aukščius (paprastai 4,0 m). Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo tunelyje prie Fiurte (nėra svarbu), nes nebuvo pasiskaičiavęs aukščio su antena.

Ką daryti su „Möbelmontage“?

Montavimas ir išmontavimas yra atskira paslauga. Vokiečiai mėgsta, kad viskas būtų surinkta pagal instrukciją. Negi jūs manote, kad vėl galite surinkti didelę lentą be to, kad prarastum bent vieną varžtą? Geriau pasamdyti meistrą, kuris turi „Inbusschlüssel“ rinkinį su juo.

Kaip nuspręsti dėl „Lagerung“ (sandėliavimo)?

Jei naujas biuras dar nepasiruošęs, reikės laikino sandėlio. Vokietijoje tai brangu. Užtikrinkite, kad sandėlis yra saugus ir sausas (ne rūsys). Aš (nors tikrai nelabai) turiu vieną patikimą sandėlį netoli Kelno, bet ten dažnai pilna, taigi reikia derėtis savo.

Ar reikia „Abmeldung“ (išsiregistravimo)?

Dabar kalbu ne apie gyventojus, o apie įmonę. Jei atsiskiriate biure, reikia pranešti „Gewerbeamt“ apie adreso keitimą. Tai nesusiję su manim (su logistika), bet dažnai klientai pamiršta ir tada jų paštas ateina į tuščią patalpą (ir mes turime jo pamesti).

Kas su „Verkehrsschilderung“ (kelio ženklais)?

Kai stovite su vilkiku prieangyje, privalote padėti ženklus „Lkw“ sunkvežimis. Be to, reikia įjungti „Warnblinkanlage“ (avarijinę signalizaciją). Vokiškai pareigūnai už tai nemandagūs, jei nenurodote, kad dirbate.

Kaip elgtis su „Mitarbeiter“ (darbuotojais)?

Jūsų darbuotojai turi turėti aiškias instrukcijas, ką daryti su savo daiktais. Nekelkite jų dėžių su asmeniniais daiktais į bendrą sunkvežimį – gali būti painiava. Geriau leiskite jiems pasiimti sau automobilius ir vežti savo dalykus (taip jie jaučiasi labiau atsakingai).

Ar įmanoma perkraustyti naktį?

Taip, dažnai tai darome, kad neblokuoti kliento darbo. Bet, vėlgi, reikia leidimo darymų triukšmo naktį (geriau susitarti su kaimynais). Viena kartą mes perkraustinome naktį ir kaimynai iškvišo policija dėl triukšmo, nors viską darėme ramiai (gerai, kad sutartį turėjom su naktiniu leidimu).

Ką pasakyti išvadoje (ir ko nemiegoti)

Visi šie dalykai gali atrodyti per daug sudėtingi, bet perkraustymo logistika biurų patalpų keitimui Vokietijoje turi būti suplanuota iki mažiausio varžto. Jei manote, kad tiesiog iškviesite mašiną ir viskas bus gerai, labai klystate. Reikia susitarti su vietinėmis institucijomis, pasirūpinti dokumentais ir, svarbiausia, rasti žmones, kurie nemiega kelyje ir žino, ką daro. Sėkmės jums reikės daugiau nei pinigų, tad užsirašykite mano numerį – tikrai prireiks patarimo, kai kas nors nueis ne taip.