Perkraustymo logistika biurams į Vokietiją – paprasta ir greita

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, perkraustymo logistika biurams į Vokietiją niekada nebūna taip paprasta, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Vieniems tai tik kelių dėžių metimas į sunkvežimį, kitiems – tikras košmaras su dokumentais ir muitinės užkardomis. Per šį laiką mačiau viską – nuo idealiai suskaičiuotų pervežimų iki tokių, kai reikėjo išgelbėti situaciją tiesiog gatvėje, laukiant vokiško policijos patrulio. Čia ne tik apie fizinį darbą, bet ir apie tai, kaip suvaldyti procesus, kad verslas nestotų. Nors ir sakyčiau, kad viskas paprasta, bet yra niuansų, apie kuriuos geriau žinoti iš anksto, kad nereikėtų mokėti už savo klaidas dvigubai. Toliau papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus.

Dokumentai ir reikalingi lapai

Kokius dokumentus tikrai reikia tur�ti savigai?

Pradžiai visiems kyla panika dėl popierių, bet iš tiesų sąrašas nėra toks ilgas. Būtinas turi būti krovinio manifestas, kuris tiksliai nurodo, ką vežame, ir CMR draudimas. Jei įmonė perveža techniką, verta turėti jos sąrašą su serijiniais numeriais – vokiečiai dėl to gali būti labai griežti. Be to, jei prekės yra naujos, reikės sąskaitų faktūrų, o jei naudotos – galima pateikti pažymą apie tai, kad jos nėra parduodamos (tik perkeliamos). Nereikia daugiau nei penkių-septynių puslapių, jei viskas tvarkinga.

Ar reikia deklaruoti viską muitinei?

Jei tai yra įmonės turto perkėlimas į kitą filialą ar įmonės perregistravimą, dažniausiai muitinės procedūros nėra taip sudėtingos. Tiesa, perkraustymo logistika biurams į Vokietiją reikalauja aiškumo – turi nurodyti, kad tai ne prekybinis krovinys. Vokiškoje muitinėje gali sustabdyti ir klausti, ką veži, todėl turi turėti paruoštus visus įmonės registravimo dokumentus. Jei trūksta kokio nors lapo, gali tekti laukti valandas ar net dieną pasienio punkte, o laukas biurui – tai pinigai.

Kas daryti, jei dingsta dokumentai kelyje?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Privalai nedelsiant skambinti savo logistikos vadovui ir prašyti kopijų. Sunku pasakyti, kaip elgtis konkrečiame atvejbe, nes kartais padeda elektroninės versijos, o kartai – ne. Vokiškai pusėje dokumentai be antspaudų gali būti nepriimtini, todėl visada turi turėti bent spausdintas kopijas bagažinėje (geriau paslėptai). Geriau saugok tą originalą kaip akį, o jei dingo – tai tikrai didelių nervų ir laiko nuostoliai.

Ar reikia vertimo dokumentų į vokiečių kalbą?

Ne visada, bet labai rekomenduoju. Techninės specifikacijos ar inventoriaus sąrašai geriau, jei suprantami vokiškai. Muitininkas gali tiesiog nuspausty mygtuką „STOP“, jei nemėgsta to, ką mato. Nebūtina verkti kiekvieno lapo, bet pagrindiniai dalykai turi būti aiškūs. Esu matęs situaciją, kai vokiškas muitininkas nieko neleidė pro šališkai parašyto sąrašo. (Nors prieš tai sakiau, kad ne visada, bet čia tikrai verta investuoti šiek tiek pinigų).

Pakavimas ir paruošimas

Ar jūs pakuojate, ar tai reikia mums daryti?

Galime abu. Jei norite sutaupyti, tai pakuoja patys darbuotojai, bet tada neatsakome už tai, jei kažkas sulūžta. Jei pasirinksite mūsų „pilną paslaugą“, mes atvežame dėžes, įkeliame viską į jas ir užklijavame. Tiesą sakant, perkraustymo logistika biurams į Vokietiją yra geriausiai vyksta, kai mus leidžiate dirbti su pakavimu – žinome, kaip padėti, kad nekrėstų. Darbuotojai dažnai bando įpilti per daug dalykų į vieną dėžę ir tada ji plyšta.

Kaip saugiai pakuooti kompiuterius ir serverius?

Tai yra pati jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti ir, jei įmanoma, išimti iš spintų. Kietuosius diskus geriausia išimti visiškai ir vežti su savimi (jei ypač svarbu duomenys). Kompiuterius dedame į specialias putų dėžes, o ne į paprastas kartonines. Buvo atvejis, kai vienas vadybininkas padėjo monitorių ant kėdės ir vairuotojui staigiai stabdant – monitorius nuskrido. Nereikia būti genijumi, kad suprastum – technika reikalauja putų.

Ar imate ir atiduodate baldus (išmontavimas/montavimas)?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Atvykstame dieną anksčiau, išmontuojame stalus, spintas, sekcijas, visą tą „Lego“ sudedame atgal Vokietijoje. Čia svarbu neišmesti varžtų! Įdedame juos į pažymėtas maišelius ir priklijujame prie to baldo, kuriam jie priklauso. Kitaip surinkti vokiškoje pusėje bus baisu sunku, o laikas – brangus.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Butinai. Be jokio abejo. Rašykite ne tik „Biuras“, bet ir „Vadyba“, „Buhalterija“, „Serverių kambarys“. Taip sutaupysite valandas išpakavimui. Kada nueini į naują biurą Miunchene ir matai 200 vienodų dėžių, nori nusižudyti. Pažymėkime jas aiškiai, o dar geriau – susitarkime dėl spalvų kodų, tada vyks kaip laikrodžio mechanizmas.

Transportas ir vykimas

Kiek laiko užtrunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso nuo to, kur važiuojame. į Berlyną ar Hamburgą nuvažiuojame per 10-12 valandų su poilsiais, jei kelyje nėra didelių spūsčių. į Miuncheną gali užtrukti ilgiau, apie 14-16 valandų. Reikia suprasti, kad vairuotojai turi poilsio režimus, tai ne lenktynės. Kartais klientai klausia, kodėl neįveikiame per 8 valandas – žiūrėk, mes ne „Formulė-1“, o sunkvežimis su 20 tonų kroviniu.

Kas jei vairuotojas užstringa spūstyje?

Vokietijoje, ypač netoli Frankfurto arba prie Ruhr srities, spūstys yra kasdienybė. Jei vairuotojas užstringa, jis praneša dispacheriui, o mes – jums. Paprastai tai nulemia 1-2 valandų vėlavimą. Nieko katastrofiško, bet jei turite planuotą montavimą ryte, geriau turėti rezervą. Pasakysiu taip – planuok atvykti dieną anksčiau arba prašyk vairuotoją išvykti naktį, kad išvengtum streso.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius: „Ausfahrt“, „Stau“, „Polizei“. Bet sudėtingesniems dalykams reikalingas vertėjas arba mūsų pagalba telefonu. Vokiškai kalbantys klientai dažnai nori kalbėtis tiesiogiai su vairuotoju, bet gali būti nesusipratimų. Geriau, jei viską koordinuoja logistikos vadovas iš Lietuvos, o vairuotojas tiesiog vairuoja.

Kokia mašina reikalinga biurui?

Nesakyk man, kad telpa į „Volkswagen Transporter“... Vidutinio dydžio biuras reikalauja 7,5 arba 20 tonų sunkvežimio su liftu. Reikia įvertinti ne tik tūrį, bet ir svorį – popieriaus dėžės yra baisiai sunkios. Geriau, jei atvyksta mašina su liftedu (pakėlimo platforma), nes tai greitina įkėlimą ir iškėlimą. Nors mažesnės mašinos gali pravažiuoti giliau į miesto centrą, jose telpa mažiau, ir reikės daugiau kelionių.

Vokietijos specifika ir iššūkiai

Ar sunku rasti vietą prieš biurą Vokietijoje?

Gali būti labai sunku, ypač miestuose su sena architektūra. Prieš išvykdami mes visada prašome adreso nuotraukų. Jei ten yra „žalioji zona“, reikia leidimo iš savivaldybės, o tai gali trukti savaitę. Kartais tenka krauti krovinį 100 metrų nuo įėjimo ir nešti rankomis. Vokiški policininkai nejuokauja ir gali baudyti net 100 eurų už neteisingai pastatyta mašiną.

Kaip su šiukšlėmis? Ar galima mums palikti pakuotės?

Ne taip paprasta. Vokietijoje atliekų surinkimas yra griežtai reglamentuotas. Negali tiesiog mesti pakuotės į gatvę. Paprastai mes susitvarkome su pakuotėmis – jas suskleidžiam ir vežame atgal į Lietuvą arba į specialią perdirbimo aikštelę už papildomą mokestį. Jei paliksite dėžes prie vokiško biuro, savininkas gali būti labai nuliūdęs ir paskaičiuoti jums išvalymo sąskaitą.

Ar tikrai reikia „Anmeldung“ (registracijos) pervežimui?

Tai ne mūsų (logistikos) reikalas, bet dažnai klausiate. „Anmeldung“ reikalinga asmens registracijai, ne baldų pervežimui. Tačiau, jei pervežate įmonę, reikės pakesti adreso duomenis įmonės registre (Handelsregister). Nereikia mums rodyti to lapo, bet jums jis būtinas, kad galėtumėte legaliai dirbti toje patalpose. Informacija gali būti šiek tiek pasenusi, tai patikrinkit su savo buhalteriu.

Kodėl vokiečiai taip griežti dėl laiko?

Jie tiesiog taip užaugę. Jei sutarėme, kad atvyksime 8:00 valandą ryte, tai reiškia 8:00, ne 8:15. Vėlavimas Vokietijoje laikomas neprofesionalumu. Todėl perkraustymo logistika biurams į Vokietiją reikalauja tikslumo. Mes stengiamės būti tikslūs, bet kelionėje viskas gali nutikti – automobilio gedimas, eismo įvykis. Jei žinote, kad vėluojate, praneškite iš karto, o ne kai jau jų laukiate.

Kas daryti, jei pažeidžiame ką nors kelyje (ne mūsų kaltė)?

Tai retas, bet įmanomas dalykas. Jei mūsų vairuotojo kaltė, mūsų draudimas (CMR) tai padengia. Reikia nedelsiant užfiksuoti žalą, paskambinti policijai ir padaryti nuotraukas. Nebijokite reikalauti protokolo. Vokiškai draudikai labai greitai išmoka kompensacijas, jei viskas tvarkingai užpildyta. Esu matęs, kai klientas bandėjo išpešti pinigus iš vairuotojo kišenės vietoje to, kad paskambintų draudikui – nereikia daryti taip.

Kainos ir mokėjimai

Iš ko susideda kaina?

Kaina priklauso nuo atstumo, krovinio tūrio, vairuotojų skaičiaus ir papildomų paslaugų (pakavimas, montavimas). Taip pat įeina kuras ir mokesčiai už kelių naudojimą Vokietijoje. Paskaičiuoti gali būti sudėtinga, todėl visada rekomenduoju atvykimo apžiūrą (jei įmanoma). Kartais kaina kyla dėl to, kad reikia įvežti krovinį per antrą aukštą be lifto – tai darbo intensyvu.

Ar galima mokėti atskirai už kiekvieną etapą?

Galima, bet tai dažniausiai brangiau. Jei paimate kompleksinę paslaugą (viskas įskaičiuota), gaunate nuolaidą. Jei norite tik vežti, o pakuoti patys – taip pat galima. Bet atsiminkite, kad jei kas nors sugenda per jūsų pakavimą, mes neatsakome. Geriau susitarti dėl fiksuotos sumos už visą procesą, kad išvengtumėte nemalonių staigmenų pabaigoje.

Ar imamas avansas?

Taip, standartiškai imame 30-50% avansą, kad galėtume užsisakyti mašinas ir įsigyti medžiagas (dėžes, juostas). Likusią dalį mokate gavę prekes (arba pasirašę perdavimo aktą). Vengiame grynųjų pinigų – viskas vyksta pavedimu. Tai saugu ir jums, ir mums. Buvo atvejų, kai klientai bandė derėtis po darbo grynaisiais – ne, taip nedirbame.

Ar kainuoja brangiau nei Lietuvoje?

Vokietijoje darbo rankos ir kuras brangesni, taip pat toli važiuojame, todėl naturally kaina bus aukštesnė nei vietinis pervežimas Vilniuje. Tačiau, jei palyginsite su vietiniais vokiškais pervežėjais, mes dažnai būname 20-30% pigesni. Lietuviškas logistika yra konkurencinga, nors ir kuro kainos šoktuoja.

Smulkios problemos ir patarimai

Kas daryti su augintiniais biure?

Jeigu biure yra katinas ar šuo, juos reikia vežti atskirai, ne su baldais. Sunkvežimyje per karšta arba per triukšminga. Geriau, kieno nors darbuotojo pasiimti augintinį į savo mašiną. Kartais darbuotojai bando slėpti šunį dėžėje – tai blogai, nes vairuotojas gali būti alergiškas arba tiesiog užsiduoti toks gyvūnas kelyje.

Ar galima veži maisto produktus iš senojo biuro?

Jeigu tai yra sandėlis, tai taip, bet jei tai biuro virtuvėlė – atidžiai žiūrėkite galiojimo datas. Vokiška muitinė gali uždrausti įvežti mėsos ar pieno produktus iš trečiųjų šalių (jei ne ES gamyba). Geriau viską suvalgyti arba atiduoti darbuotojams prieš išvykdami. Nereikia rizikuoti dėl trijų senų jogurtų.

Ką daryti su vynu ar alkoholiu biuro barui?

Alkoholio pervežimas reikalauja specialių leidimų, jei kiekis didelis (virš tam tikro ribojamo kiekio). Jei tai keletas butelių biuro kolegivui, paprastai nieko, bet jei tai pilna sandėlio partija – tai jau prekyba. Mums reikia žinoti iš anksto, kad galėtume užpildyti tinkamus dokumentus, kitaip gali būti didelės rūpesčiai.

Ar padedate su internetu ir ryšiais Vokietijoje?

Mes ne interneto tiekėjai, bet galiame padėti išpakuoti ir pastatyti techniką ten, kur jums reikia. Ryšio užtikrinimas – tai jūsų (ar IT komandos) darbas. Vokiški tiekėjai gali būti lėti, tad pasirūpinkite internetu bent savaitę anksčiau. Nėra nieko blogiau nei atvykti į naują biurą ir neturėti Wi-Fi.

Kas nutinka, jei aš užmiršau ką nors sename biure?

Jeigu jau mašina važiuoja, o tu pamiršai raktus ar telefoną – bus problema. Galime sustoti, jei dar ne per toli, bet tai papildomai kainuos. Geriausia padaryti galutinę apžiūrą prieš užrakinant duris. Patikrink stalus, stalčius po stalais, tualetus. Žmogus būna pavargęs ir dažnai pamiršta pačius keisčiausius daiktus.

Ar saugu palikti dalykus mašinoje naktį?

Stengiamės taip nedaryti, bet jei reikia, mašina yra užrakta ir dažnai turi GPS bei signalizaciją. Tačiau, jei mašina stovi be priežiūros kur nors nežinomoje vietoje, rizikuojate. Geriau planuoti maršrutą taip, kad vairuotojas naktį būtų saugioje aikštelėje arba pabaigtų darbą ir nuvyktų poilsio. Saugumas – pirmiausia.

Kodėl vienos firmos pigesnės už kitas?

Nes jos taupo ant visko – senos mašinos, neprofesionalūs vairuotojai, be draudimo. Esu matęs, kaip pigi firma išmeta kliento dėžę ant grindų, todėl kad jiems taip greičiau. Mes kainuojame brangiau, nes mums reikia sumokėti už gerą draudimą, degalus ir normalius darbuotojus. Neklausk tik pagal kainą, klausk pagal reputaciją. Informacij (kaip ir šio straipsnio) skaityk ir apmąstyk.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Ne privalu, bet labai vertinama. Jei vairuotojai dirbo viršvalandžius, nešė sunkius dalykus trečiu aukštu be lifto ir buvo mandagūs – duok jiems keliasdešimt eurų arba nupirk kavos. Tai sukuria gerą nuotaiką. Žmogiškas faktorius logistikoje svarbiausiai už bet kokius standartus.

Kaip elgtis, jei dingo daiktas iš neapsaugotos dėžės?

Jei dėžė nebuvo uždaryta ar užklijuota, ir kažkas iškrito – sunku įrodyti mūsų kaltę. Mes nuotraukaujame krovinią prieš įkraunant. Jei dėžė atidaryta – mes neatsakome. Todėl dar kartą kartosiu – užklijuokite visas dėžes! Užrakinkite spintas! Neklausk, kodėl taip reikia – tiesiog padaryk.

Ar galima veži pavojingas medžiagas (dažai, chemija)?

Gali, bet turi būti deklaruota. Negali įdėti dažų tarp drabužių. Turi būti specialios talpyklos, hermetiškos. Jei dažai išsilieja ir užteršia baldus – bus didelė bėda. Geriau tuos dalykus veži atskirai arba jau tuščias indus. Nereikia rizikuoti visų baldų dėl vienos dažų skardos.

Kas daryti su personalo duomenų lapais (HR)?

Juos reikia veži saugiai, geriausia su savimi (jei ypač slapti). Jei juos įdėti į dėžę, ir ji dingtų – tai duomenų nutekinimas (GDPR prasme). Mes ne atsakome už jūsų konfidencialumą, jei patys padėjote juos į bendrą krovinį. Pasirūpinkite svarbiausiais dokumentais asmeniškai.

Ar pervežiate augalus?

Taip, bet ne žiemą! Žiemą augalai gali užšalti sunkvežimyje, nors jis ir šiltas. Vasarą viskas tvarkosi. Reikia juos gerai užtvirtinti, kad neišvirtų. Didelius medžius reikia特殊的 dėžėms arba apvynioti. Žinoma, jei augalas brangus ir senas, geriau rasti特种 pervežėją augalams, o ne statybinę mašiną.

Ką daryti su raktų pakaba (raktų pakabukai)?

Labai dažnai dingsta. Suskaičiuok raktus, padėk juos į maišelį ir užklijuok ant to durų, kurios jie priklauso. Arba visus raktus į vieną dėžutę. Niekada nepadėk raktų ant stalo – jie nukris po pirmo posūkio. Raktų pakaba – tai baisus dalykas, kai reikia atidaryti 100 spintų be raktų.

Ar turiote draudimą atveju, jei sugadinate pastatą (liftą, sieną)?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą trečiesiems asmenims. Jei vairuotojas sukramsčia liftą arba nudaužys koridoriaus kampą, draudimas tai padengia. Tačiau reikia nedelsiant pranešti ir užfiksuoti žalą. Nesijaudink, mes nebegyvensime iš jūsų kišenės, jei nutiko nesusipratimas. (Tikrai, tikrai, viskas bus tvarkoje, jei nebus tyčinio vandalizmo).

Išvada

Galiausiai, perkraustymo logistika biurams į Vokietiją – tai ne tik fizinis darbas, bet ir geras planavimas. Jei viską susitarsite iš anksto, dokumentus paruošite ir nebus nusprendę vežti visko paskutinę sekundę, viskas vyks sklandžiai. Nors ir būna nesusipratimų, vėlavimų ar sulūžusių kojų, su patikima komanda šias problemas galima išspręsti be panikos. Svarbiausia – būkite nuoširdūs ir pasakykite mums visus savo baimes, o mes padarysime, kad jūsų biuras Vokietijoje pradėtų dirbti be jokio sustojimo.