Perkraustymo kainos biurų komplekso perkėlimui į Vokietiją

Perkraustymo kainos biurų komplekso perkėlimui į Vokietiją dažniausiai atrodo paprastas skaičius iki pirmo skambučio – tada paaiškėja, kad yra durų kodai, liftų rezervacijos, serveriai, darbo vietos, dokumentai, IT įranga ir žmonės, kurie sako „mes tik kelias dėžes turime“, nors tų dėžių stoviniuoja prie sienos kaip maža biblioteka. Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau daugiau nei dvidešimt metų ir galiu pasakyti tiesiai: biuro perkėlimas nėra tas pats kaip buto perkraustymas iš Vilniaus į Kauną. Čia reikia koordinuoti laiką, atsakomybę ir dažnai dar naktį atliekamą darbą. Perkraustymo kainos biurų komplekso perkėlimui į Vokietiją priklauso nuo daugelio detalių – nuo Kelno iki Frankfurto atstumas nėra vienintelis klausimas. Svarbu ir tai, ar reikia išmontuoti stalus, supakuoti kompiuterius, paženklinti zonas A/B/C/D ir ar naujame biure viskas turi veikti pirmadienį ryte be „ai, kažkas ne taip“.

Bendras vaizdas: kiek realiai kainuoja biurų komplekso perkėlimas į Vokietiją

Pirmiausia reikia nusimesti tą iliuziją, kad galima paskambinti ir gauti vieną „gražią“ sumą be apžiūros ar bent normalaus inventorizacijos sąrašo. Perkraustymo kainos biurų komplekso perkėlimui į Vokietiją labai dažnai prasideda nuo apžiūros nuotoliniu būdu – vaizdo skambutis, nuotraukos iš telefonų, planai kvadratiniais metrais ir sąrašas „kiek žmonių dirba“. Bet tada ateina realybė: viena įmonė turi tris spausdintuvus, kita – šešias konferencijų sales ir sandėlį su senais katalogais nuo 2018 metų.

Jei kalbame apie mažesnį biurą iki 15–20 darbo vietų Lietuvoje ir kelionę iki Berlyno ar Hamburgo, orientacinė kaina gali svyruoti maždaug nuo 1800 iki 4500 eurų, priklausomai nuo paslaugų apimties. Vidutiniam biurui su 40–80 darbo vietomis kaina jau lengvai lipa į 6000–14000 eurų zoną. Dideliam biurų kompleksui ar keliems aukštams – čia jau kalbame apie 15000–35000 eurų ir daugiau, ypač jei reikia dirbti savaitgaliais arba naktį.

Kodėl taip? Nes biuro perkėlimas į Vokietiją reiškia ne tik sunkvežimį Vilnius–Miunchenas ar Klaipėda–Diuseldorfas. Reikia dėžių etiketavimo sistemos, darbuotojų instrukcijų, IT įrangos apsaugos, baldų išmontavimo, dokumentų konfidencialumo tvarkymo ir kartais net laikino saugojimo Frankfurte ar Berlyne prieš atiduodant krovinius į naują pastatą.

Kainas formuojantys veiksniai: tūris, aukštai, laikas ir atsakomybė

Dažniausias klaidingas klausimas kliento pusėje būna toks: „Tai kiek kubų ten turime?“ Biure kubai nėra vienintelis rodiklis. Galite turėti mažai baldų ir daug labai vertingos įrangos – serverius, monitorius, laboratorinius prietaisus arba dokumentus su konfidencialia informacija. Perkraustymo kainos biurų komplekso perkėlimui į Vokietiją tada skaičiuojamos ne tik pagal tūrį m³, bet ir pagal riziką bei darbo valandas.

Jei biuras yra trečiame aukšte be lifto arba su vienu liftu bendrame verslo centre, kaina kyla greičiau negu atrodo sąmatoje. Liftas Vokietijoje gali būti rezervuojamas konkrečiam laikui – tarkime, nuo 8:30 iki 11:30 Frankfurto pastate – ir jei vėluojate dėl sienos perėjimo ar eismo prie Hannoverio, viskas pradeda griūti kaip kortelių namelis. Todėl mes beveik visada paliekame laiko rezervą bent pusdieniui didesniems projektams.

Dar vienas punktas – atsakomybė už krovinius. Biuro technika dažnai vertingesnė už baldus. Vienas sugadintas serveris gali kainuoti daugiau nei visas mikroautobusas iš Kauno iki Leipcigo. Todėl draudimas nėra formalumas; tai vienas iš punktų, kuris realiai keičia galutinę sumą.

Kaip atrodo praktiškas planavimas prieš kelionę į Vokietiją

Normalus planavimas prasideda ne nuo sunkvežimio užsakymo, o nuo vidinio sąrašo: kas kur sėdi dabar, kas kur sės naujame biure Vokietijoje ir kas turi būti paruošta pirmą darbo dieną. Geruose projektuose mes matome lentelę su skyriais – pardavimai Berlynas A-12–A-24, finansai B-3–B-9 – ir tada viskas juda ramiau. Bloguose projektuose kas nors atneša dėžę „svarbu“ be vardo be numerio ir ji dingsta kaip maža mistika maršrute Marijampolė–Drezdenas (juokauju… beveik).

Prieš vykstant į Vokietiją būtina žinoti: - kiek darbo vietų perkeliama; - ar reikia išmontuoti pertvaras ar baldu sisteminius; - ar IT kabeliai pažymėti; - kas pakuos asmenines darbuotojų dėžes; - ar dokumentai vežami atskirai; - ar reikia laikino saugojimo; - ar naujame biure bus apsauga ir leidimai transportui; - ar reikia darbo naktį ar savaitgalį; - kas pasirašys priėmimą Vokietijoje; - kas bus kontaktinis asmuo krizės metu.

Tai nėra gražu parašyta kaip brošiūroje, bet taip viskas vyksta gyvai – sąrašai taisomi paskutinę dieną prieš vidurnaktį ir vis tiek kažkas pamiršta kavos aparatus (nors jie dažniausiai prisimenami greičiau nei dokumentai).

Pakavimas ir žymėjimas: kodėl tai nėra smulkmena

Biurui perkelti į Vokietiją reikia tvarkingos žymėjimo sistemos net tada, kai atrodo paprasta. Darbuotojai gauna dėžes su numeriais arba spalvomis: mėlyna – IT skyrius Berlynas aukštas 4; geltona – buhalterija; raudona – dokumentai konfidencialu; žalia – konferencijų salės įranga Miunchene. Skamba kaip vaikiškas žaidimas? Galbūt. Bet kai sunkvežimis stovi prie Frankfurto verslo centro ir reikia per valandą iškrauti penkis šimtus dėžių, juokeliai baigiasi greitai.

Perkraustymo kainos biurų komplekso perkėlimui į Vokietiją gali padidėti dėl papildomo pakavimo medžiagų kiekio – burbulinės plėvelės, kampuočių monitoriams, stiprių dėžių dokumentams ir specializuotų talpų kompiuteriams. Kita vertus, geras pakavimas sumažina riziką ir galutinius nuostolius. Kartais klientas nori taupyti ant dėžių ir lipdukų, o tada moka daugiau už sugadintą techniką arba netektus dokumentus – taip nebūna gerai niekam.

Aš visada sakau: jeigu planuojate didelį biurų komplekso perkėlimą į Vokietiją bent trims mėnesiams prieš kelionę pradėkite ruošti inventorizaciją ir žymėjimą dabar pat (ne kitą savaitę). Nes „kitą savaitę“ visada virsta „rytoj“, o rytoj jau sunkvežimis prie durų stovi su vairuotoju klausiančiu „kur tos dėžės?“

Kodėl nereikėtų rinktis tik pagal pigiausią pasiūlymą

Pigiausias pasiūlymas kartais būna labai gražus iki tol, kol atvyksta komanda be pakavimo medžiagų arba sunkvežimis yra mažesnis nei reikėjo. Su tarptautiniais pervežimais aš mačiau visko: tvarkingų komandų iš Vokietijos partnerių prie Leipcigo ir tokio chaoso prie pasienio su Lenkija per audrą vakare po penkioliktos valandos (tikrai ne idealu). Todėl kaina turi būti suprantama kaip sistema – kas joje įskaičiuota ir kas neįskaičiuota.

Perkraustymo kainos biurų komplekso perkėlimui į Vokietiją pigiame variante dažnai atrodo patraukliai dėl mažesnės bazinės sumos už transportą Vilnius–Berlynas arba Kaunas–Hamburgas. Bet tada paaiškėja papildomi mokesčiai už aukštyn-lipyn liftu, budėjimą po darbo valandų, pakavimą IT zonai arba saugojimą dėl vėluojančio pastato perdavimo Diuseldorfe. Sąmata privalo būti aiški ne gražiais žodžiais „viskas bus gerai“, o eilutėmis: transportas EUR X + darbas EUR X + pakavimas EUR X + draudimas EUR X + papildomi darbai pagal poreikį EUR X/h arba EUR X/diena.

Blogos įmonės mėgsta paslėpti kaštus smulkiu šriftu arba pasakyti „ten jau matysim“. Tarptautiniame biuro perkraustyme „matysim“ yra blogiausias planavimo žodis po „palikime be numerių“. Geriau turėti šiek tiek brangesnį pasiūlymą su aiškiais punktais negu pigią staigmeną automagistralėje A4 prie Kelnio trečią ryto (ne patarčiau niekam).

Kainoraščio pavyzdys biurų komplekso perkraustymui į Vokietiją

Štai apytikslis orientacinis kainoraštis realiam planavimui: - konsultacija / nuotolinė apžiūra: nuo 49 iki 149 eurų; - inventorizacijos lentelės paruošimas: nuo 120 iki 650 eurų; - pakavimo medžiagos vienam biurui iki 25 darbo vietų: nuo 350 iki 950 eurų; - IT įrangos pakavimas / demontavimas / montavimas: nuo 75 iki 165 eurų už darbo valandą specialistui; - sunkvežimis tarptautiniam maršrutui Lietuva–Vokietija: nuo 850 iki 3800 eurų pagal maršrutą ir tūrį; - papildoma rankinė komanda Lietuvoje arba Vokietijoje: nuo 25 iki 45 eurų už asmens/valandą; - laikinas saugojimas Vokietijoje arba Lietuvoje: nuo 35 iki 95 eurų už m³/mėnesį plius operacijos; - draudimas pagal deklaruotą vertę: dažniausiai apie 1–3 procentus deklaruotos vertės; - darbas naktį arba savaitgalį: priemoka apie 25–75 procentus prie standartinio darbo tarifo; - greito reagavimo / ekspreso maršrutas: gali didinti transporto kaštus apie 25–60 procentų pagal galimybes maršrute Lietuva–Berlynas–Frankfurtas–Miunchenas ir pan.; - dokumentų arkliukinis vežimas konfidencialumui / specialiam saugumui: individualiai pagal poreikį; - baldų išmontavimas / montavimas sisteminiams biurams: dažniausiai nuo 65 iki 145 eurų už darbo valandą komandai / priklausomai nuo sudėtingumo (taip čia truputėlį šlubuoja sakinys).

Svarbu suprasti: tai ne galutinė sąskaita visiems atvejams, o praktiškas rėmas orientacijai prieš tikrą pasiūlymą dėl biurų komplekso perkėlimo į Vokietiją iš Vilniaus ar Klaipėdos į Berlyną / Frankfurtą / Hamburgą / Miuncheną / Leipcigą / Diuseldorfą / Kelną / Štutgartą / Niurnbergą / Dortmundą / Hanoverį / Bremeną / Manheimą / Erfurtą / Potsdamą / Boną / Aacheną / Magdeburgą / Braunšveigą / Kilį arba kitus miestus pagal poreikį (taip sąrašas ilgas bet realybėje miestai tikrai būna visokie).

Dažniausios klaidos rengiant sąmatą biurui perkelti į Vokietiją

Viena didžiausių klaidů yra manyti kad kaina priklauso tik nuo kilometražo nuo Lietuvos iki Vokietijos miesto taip negalima rašyti nes čia klaida natūrali bet mintis aiški .