Perkraustymo į Vokietiją terminų optimizavimas verslo klientams: kas tikrai veikia gyvenime

Dirbu šitoje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, taip kad mačiau viską – nuo katastrofų ant autostrados A9 iki tobulų biurų Miunchene, kurie užkastos per vieną dieną. Verslo klientai visada klausia to paties: „kada?“. Bet taip paprasta tai nebuvo niekada. Perkraustymo į Vokietiją terminų optimizavimas verslo klientams nėra tik apie tai, ką parašome eksliuose. Tai apie tai, kaip suvaldyti lūkesčius, kai vairuotojas sustoja pietų pertraukai arba kai vokiškas muitininkas nusprendžia, kad jam įdomiai atrodo dokumentai. Reikia ne tik gero žinio, bet ir realaus supratimo, kad kelyje viskas gali pasikeisti per valandą. Tiesiog stenkitės būti realistais.

Susirinkimas ir planavimas (arba kaip visada prasideda)

Kiek laiko tik reikia parengti biurą išvežimui?

Tai kaip su kūdikiu – reikia daugiau laiko nei manote, net jei jums atrodo, kad viskas supakuota. Vidutiniškai biurui iki 50 kv. m. reikia vienos pilnos dienos, jei mes darome viską, jeigu jau spėjote su daiktais – tai gali būti ir 4 valandos. Bet dažnai pasitaiko, kad darbuotojai negali susitarti dėl stalų išdėstymo ir prarandame valandą tiesiai čia. Perkraustymo į Vokietiją terminų optimizavimas verslo klientams prasideda ne nuo išvykimo, o nuo to, kiek gerai paruoštas pakavimo sąrašas.

Ar galima atvykti ryte ir išvežti viską tą pačią dieną?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai retai. Jei turgaus aikštėje stovi didelis sunkvežimis, o jums reikia išleistus jį į gatvę, kurioje yra apribojimai... tai prasideda problema. Vokietijoje su vietiniais savivaldybėmis reikia sutarti daugiau nei savaitę iš anksto, o mūsų partneriai ten ne visada yra tokie greiti. Vienintelis būdas tai padaryti greitai yra jei turite savą pravažiavimą į sandėlį, o ne centrą.

Kiek užtrunka surinkti visus kompiuterius ir serverius?

Serveriai yra tas keiksmas, kuris visada sukelia stresą. Negali tiesiog įmesti į dėžę. Prieš tai reikia nuimti laidus, pažymėti juos (kas nepadaro niekas, visada sako „žinau kur kas eina“), o tada vėl prijungti. Paprastai tai užima ilgai, nes informacinių sistemų žmogus negali atsakyti ar jis išjungė viską tinkamai. Aš ten ne specialistas, bet man atrodo, dažnai tiesiog bijo atsakinėti.

Dėl ko dažniausiai vėluojame pradėti darbus?

Dažniausiai dėl to, kad darbuotojai dar yra biure. Jums atrodo, kad jie dirba iki 17:00, o mes pasirodome 16:00 ir pradedame griauti sienas. Žmonės nedirba taip pat efektyviai, kai matyti, kad jų stalas juda į Liftą. Geriau visada nustatyti pradžią ankstyvai ryte, pvz., 7:00 val., arba išvis padaryti tai savaitgalį (kas Vokietijoje brangu).

Kas nutinka su baldais, kurie nesimontuojasi?

Kartais nusipirkote biuro baldus iš IKEA prieš 10 metų, o dabar juos reikia išmontuoti, o jie sugedę. Negaliu išvežti to kardo lygiai tokio, nes jis susilūš per kelias. Turiu juos pjaustyti, o tai laiko reikalauja. Aš kartą taip padariau vienam klientui Berlyne, jis vos nešoko (nors aš iš anksto perspėjau!).

Ar verta patiems dėti viską į dėžes?

Nėra verta, jei jums rūpi jūsų duomenys. Jei įdėsiteMonitoriu į dėžę be putų, jis nuvirs pas mane vairuotojui stabdiant greitokai (o vokiški keliai leidžia važiuoti greitai). Idealumas būtų, jei mes darytume, bet jei norite sutaupyti – naudokite geras dėžes.

Kelionė ir muitinė (kur viskas sustoja)

Kiek laiko užtrunka nuvykti iki Vokietijos?

Depends, where you go. To Berlin it is about 10-12 hours pure driving, but we must take breaks. To Munich – add 4-5 hours. Tai nėra tiesiai, kad nuvažiavai ir atvykai. Mes vairuojame pagal tachograus – nebijokite, mes nenusimuls. Bet jei reikia Perkraustymo į Vokietiją terminų optimizavimas verslo klientams atlikti per 2 dienas, tai reikia važiuoti be mažų sustojimų.

Kodėl kartais reikia laukti muitinėje?

Kadangi vežate ne asmeninius daiktus, o biuro įrangą, tai tai yra prekė arba perkėlimas. Tarkime, įmonė perkelia savo padalinį. Muitininkas gali užklausti kodė tiek daug serverių važiuoja. Kartais jie tiesiog nuobodužių ir sustabdo viską patikrinti. Vakar buvo toks atveju su viena Lenkijos transporto firma – stovėjo 6 valandas.

Ar mokate už „Maut“ (kelių mokestį Vokietijoje)?

Žinoma, tai įskaičiuota mūsų kainoje, nebent kursime kažką ypatingai didelio. Vokietijoje keliai mokami sunkiasvoriams, be to, nėra vienodo kainų skirstymo – kur brangu, kur geriau. Mes tai žinome, o jums nereikia galvoti apie kokius nors kvitus prie vairuotojo.

Ar saugu vežti brangią įrangą per rytus?

Rytas yra geriausias laikas, nes mažiau kamščių. Tačiau rytas Vokietijoje reiškia „Stau“. Ką tik atsibundame ir judame, viskas sustoja. Todėl Perkraustymo į Vokietiją terminų optimizavimas verslo klientams turi apimti planavimą apie piko valandas. Jei atvykti į miestą 8:00 ryto, neužsitebsite ten iki vidurdienio.

Kas daryti, jei vairuotojas užmiega arba susirgo?

Tai sunku. Mes turime pakeitimo vairuotojus, bet jei jis suserga per naktį tarp Kauno ir Varšuvos... tai reikš laukti. Ir tai yra viena tų situacijų, kai garantuoto termino nebėra. Niekas negali garantuoti sveikatos, nors mes stengiamės turėti gerus vairuotojus, kurie miego po 4 valandas.

Ar reikia kur kas nors lydėti?

Nebūtinai, jei turite gavėją Vokietijoje, kuris gali priimti prekes. Bet jei dėžių yra daug ir reikia dėti į konkretų stalą, tuomet reikia „vado“, kuris nurodys kur ką dėti. Be to, jei reikia pasirašyti dokumentus, tai reikia kažko, kas kalba bent angliškai arba vokiškai.

Ar einate pro Lenkiją arba per Švediją?

Dažniausiai pro Lenkiją, nes trumpiau ir pigiau (kiek įmanoma), tačiau keliai ten blogesni. Per Švediją einame tik jei važiuojame į Šiaurės Vokietiją (Hamburgas arba netoli) arba yra apribojimų. Bet per Švediją reikia laiko – keltas brangus ir lėtas.

Vokietijos specifika (kad nežiūrėtum kaip turistas)

Ar galima iškelti biurą sekmadienį Vokietijoje?

Formaliai ne. Vokietijoje galioja griežti iškėlimo draudimai sekmadieniais ir švenčiadieniais (Ausbeladungsverbot). Yra išimčių, bet jos kažkiek brangios ir reikalauja leidimo. Geriau neskambinti man ryte sekmadienį ir klausti „kur jūs esate?“. Mes būtume pasiruošę, bet neįvažiuosime. Tai viena svarbiausių dalykų Perkraustymo į Vokietiją terminų optimizavimas verslo klientams kontekste – žinoti šias taisykles, kad netyčia nesugadinti plano.

Ką daryti su šiukšlėmis po iškėlimo?

Lietuvoje galima numesti į konteinerį biurną, o Vokietijoje tai nėra taip paprasta. Turi rasti vietą (Wertstoffhof), o jei tai statybinės atliekos – ten yra kainos. Klientai visada nustemba, kai sako, kad turi mokėti už savo senų stalų išvežimą. Įskaičiuokite tai į biudžetą.

Ar reikia pranešti apie iškėlimą namų savininkams (hausmeister)?

Visada privalu. „Hausmeister“ (namų prižiūrėtojas) Vokietijoje turi daugiau galios nei mūsų ūkvedžiai. Jei jis pasakys, kad sunkvežimis negali užvažiuoti kieme, jis nenuvažiuos. Jis gali net iškviesti policiją. Todėl reikia derėtis su juo iš anksto, o ne po to, kai atvažiavome.

Kur patogiausia užstoti sunkvežimiui?

Miestuose tai išvis baisu. Jei nėra pravažiavimo, tenka stovėti ant gatvės su įjungtomis „avigaabėmis“ (geltonais mirksinčiais šviesomis). Tai legalu tam tikram laikui, bet vairuotojai bijo, kad gaus baudą (tokios yra aukštos). Geriausia, jei suplanuojame vietą iš anksto su vietos savivaldybe.

Kokie yra apribojimai miesto centruose?

Daugelis miestų turi „Umweltzone“ (Aplinkos zona). Jei mūsų mašina neturi atitinkamos žalios kortelės (Euro 6), mes_negalime įvažiuoti į centrą. Tai gali viską sugadinti – teks iškrauti ant pakraščio ir vežti smulkesniais automobiliais (kas kainuoja). Sekokit kuro ženklą ant mašinos.

Ar reikia vokiškų popierių (Lieferschein)?

Labai padeda. Vietiniai sužinoja, kas keliauja. Mums užtenka ir angliškų arba lietuviškų, bet jei turite vokišką išsiuntimo lapą su vokišku adresu, daugeliui tai lengviau suprasti. Tai taip pat rodo, kad esate rimtas (nėra kažkokia pavogta krovinys).

Daiktų saugumas ir draudimas (kas jei...?)

Kas nutinka jei sužalojame grindis?

Jeigu mes tai padarome, mūsų draudimas tai padengia. Bet turime įrodymus. Kartais klientai sako „ čia buvo įbrėžimas“, o tas įbrėžimas buvo nuo prieš 5 metų perkeltos spintelės. Todėl prieš pradedant daryti nuotraukas. Tai save išgelbės.

Ar apima technikos gedimai dėl vibracijos?

Standartinis draudimas neapima mechaninių gedimų. Jei serveris sėdi ant viršaus ir nukrenta, tai mūsų kaltė. Jei jis tiesiog nebeįsijungia važiavus – tai ne. Verslo klientams siūlau ypatingą technikos draudimą (All Risks), nors jis brangesnis, bet taip saugiau.

Ką daryti su vitrinomis ir stiklu?

Stiklas – blogiausias dalykas. Nors mes pakuoja specialiomis dėžėmis, visada yra rizika. Pasirašome atsakomybės limitą (pvz., iki X sumos), negaliu imti atsakomybės už tūkstančio eurų vitriną be didelio privalomo draudimo. Buvo atvejų, kai vitrita suskildavo tiesiog nuo to, kad sunkvežimis suvirpė.

Ar paimate atsakomybę už dokumentų praradimą?

Dokumentus geriausia vežti patys su savimi (pas mane) arba naudoti kurjerių. Jei dėžė su dokumentais dingsta (tai labai retai, bet įvyksta), mes neatsakingi už informacijos praradimą. Tai yra standartinė taisykė visose vežimo sutartyse. Nesitikėkite, kad aš atsilyginsiu už jūsų sutartis su klientais.

Kaip saugomi pinigai ar brangūs daiktai (safe)?

Pinigų mes nevežiame visai (tai draudžiama mūsų vidinėse taisyklėse). Brangūs daiktai (laptopai, telefonai) turi būti sulygdomi ir perduoti vairuotojui asmeniškai (ne į bendrą krovą) arba vežami atskirai. Negaliu tiesiog įmesti 5000 eur vertės įrenginio į dėžę su spauda.

Kalbos ir komunikacija (kaip suprasti vienas kitą)

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Dalis šiek tiek, dalis angliškai, dalis rankomis. Bet sunkvežimio vairuotojui nereikia kalbėti vokiškai, kad užkrautu dėžes. Reikia tik vienam žmogui iš jūsų pusės koordinuoti procesą. Jei reikia kalbėti su Hausmeisteriu, Geriau skirti vietinį agentą (kas kainuoja papildomai).

Kas daryti jei negalime susikalbėti su gavėju?

Tuomet mes skambinam mums. Mes turime dispečerius, kurie kalba kelias kalbas. Jei jie nebeatsiliepia, laukiame. Tai vėluoja, bet tai ne mūsų kaltė. Todėl Perkraustymo į Vokietiją terminų optimizavimas verslo klientams turi apimti ir šią komunikacijos grandį – kuris žmogus ryte bus telefone?

Ar gaunate pranešimus apie vėlavimus?

Stengiamėsi pranešti, kai įvyko avarija arba didelis spūstis. Bet vairuotojas vairuoja, jis ne rašo SMS kas valandą. Tikrai gausite pranešimą, kai esame 50 km atstumu. Ankstesnius pranešimus suteikiame tik jei būna didelė problema (pvz., gedimas).

Ar galite organizuoti vietinę pagalbą ten?

Taip, tai vienas iš mūsų „priedų“. Galime užsakyti vokietiškus "Movers" (krovinininkus), kurie padės iškelti iš mūsų mašinos į jūsų biurą. Tai greičiau ir pigiau nei mokėti mums stovėti (už laiką). Verta pagalvoti apie tai dideliems biurams.

Kaip elgiamės su skundais?

Jei kas negerai – skambinkite iškart. Negalima laukti, kol viskas baigsis, o tada sakyti „o stalo koja buvo nulūžta“. Kai mes išvažiavome iš objekto, laikome, kad viskas tvarkoje. Skundą reikia paduoti tą patį dieną (arba pirmą darbo dieną).

Finansai ir pabaiga (kas už ką)

Kaip susiformuoja kaina?

Paprastai: valandinis tarifas (Lietuvoje) + km (Vokietijoje) + dienos normos (už vairuotojo laiką). Tiesiog. Nėra jokių stebuklingų formulės. Jei jums reikia tik vežti dėžes vieną kryptį – pigiau. Jei reikia išmontuoti, susimontuoti, supakuoti – brangiau.

Ar reikia mokėti avansą?

Taip, įprastai reikia 30–50% avanso, kadangi mes turime išleisti pinigus degalams (kurie dabar brangūs) ir užmokesčiui vairuotojui. Negaliu siųsti mašinos be užtikrinimo, kad projektas tikrai vyks. Verslo klientams tai suprantama.

Ką daryti jei klientas atšaukia perkėlimą paskutinę minutę?

Jei atšaukiate prieš 3 dienas – grąžiname avansą, minus administracinius kaštus. Jei atšaukiate ryte, kai mašina jau stovi prie jūsų durų – reikia sumokėti bent už paruošimo darbus ir kelionę ten ir atgal (tuščia). Vairuotojai taip pat turi būti apmokėti.

Ar išrašote sąskaitas-faktūras?

Žinoma, mes PVM mokėtojai (ir Lietuvoje, ir Vokietijoje turime atstovavimą). Gausite sąskaitą su PVM (Reverse Charge galioja ES viduje). Mums paprasčiau su verslo klientais, nes jie visada supranta dokumentus.

Ar galima sumokėti kortele Vokietijoje?

Geriau pervesti į sąskaitą. Jei reikia mokėti vairuotojui grynaisiais – tai rizikinga jums (nes neturi dokumento). Vokiški vairuotojai draudžia priimti pinigus. Visada patariu – bankinis pavedimas yra saugiausia ir aiškiausia forma.

Išvada

Apibendrinant, Perkraustymo į Vokietiją terminų optimizavimas verslo klientams nėra tiesiog logistika, tai daugiau psichologija ir planavimas. Jei suprantate, kad dalykai gali sulūžti, vairuotojai gali užmigti, o keliai gali būti užblokuoti – jūsų projektas bus sėkmingesnis. Neklauskite manęs „tiksliai kiek 17:00?“, Klauskite „kas jei...?“. Tada aš galiu padėti. Sekmės verslui Vokietijoje, ten sunku, bet įmanoma.