Perkraustymas biurui su patikimomis paslaugomis į Vokietiją: tiesa be pūstųjų formulų

Dirbu šitoje srityje jau virš dvidešimt metų, galvoju, kad mažai ką gali nustebinti. Bet kas kartą, kai ateina kalbėtis apie tai, kaip atrodo tikrasis biuro perkėlimas į Vokietiją, žmonės visada nusteba. Ne todėl, kad tai yra kažkas kosminio, o todėl, kad realybė visada pasirodo žymiai šiurkštesnė nei brangūs reklaminiai prospectai. Sakyčiau, perkraustymas biurui su patikimomis paslaugomis į Vokietiją yra tas dalykas, kurį geriausia suprasti iš anksto, kol vagonai dar stovi vietoje. Čia ne tik apie dėžių kėlimą, tai komplikuota logistika, kur viena klaida gali pridirbti daugiau galvos skausmo nei visi tavo "Monday morning" meetingai kartu paėmus. Visgi, jei žinai į kur kerti, viskas vyks gerai.

Kainos ir biudžeto nustatymas: kodėl taip brangu?

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Nėra vieno atsakymo, bet pabandykime sužiūrėti realiai. Viskas priklauso nuo tūrio, kadangi sunkvežimiai turi savo limitus. Jei turite tik kabinetą su dviem stalais, tai viena, o jei perkeliate visą call centrą – tai visai kita. Vidutiniškai, kai kalbame apie biuro perkėlimą į Vokietiją, kainos svyruoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Atsimenu vieną klientą iš Vilniaus, kuris mania, kad pervežti penkis didelius serverius į Miuncheną kainuos kaip du pizzos cezalvių. Ten, beje, dar reikėjo specialios technikos, tad kaina pašoko iki keturių tūkstančių. Geriau tiksliai išmatuoti kiekvieną stalą ir spintelę, kad gautumite fiksuotą užsakymo apskaitą (o ne valandinį mokestį, kuris vėliau auga nenustojant).

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Kodėl gi tuomet visi neperka pigiausių marškinų? Ne, nėra verta. Perkraustymas biurui su patikimomis paslaugomis į Vokietiją reikalauja draudimo, kurį pigiausi "kunigai" dažnai neturi net susimokę. Turėjau atvejų, kai atvažiuodavo seni "Scania" sunkvežimiai su vairuotojais, kurie nebesimoka įkelti spintelės neapsibrėžiant ją. Galiu pasakyti vieną: taupyti ant draudimo ir profesionalumo – tai lengviausias būdas pavogti pats sau. Užsidėkite į galvą, kad kaina turi įtraukti ir pakavimo medžiagas, ir darbo rankas, ir patį vežimą. Jei kažkas siūlo kainą, kuri žemiau rinkosios 30 proc., tikėkitės, kad jūsų kompiuteriai važiuos atvirame priekabos krovinyje.

Kokia yra įmoka už užsakymą (deposit) ir kodėl ji būtina?

Dažniausiai imama apie 30-50 proc. avanso. Tai ne mūsų kaprizas, o būtinybė užtikrinti, kad klientas nedingtų paskutinę minutę. Kartais nutinka taip: sutariame savaitei, išsinuomame keltuvą, o paskui klientas sako, kad perkėlimas atidėliojamas mėnesiui. Mums tai tiesiog piniginiai nuostoliai. Perkraustymas biurui į Vokietiją – tai planinis renginys, ne pietūs "McDonald's". Avansas užrakina datas ir resursus. Viena vertus, suprantu, kad nepatogiau išmokti iš karto, bet kita vertus – be to niekas nenori pradėti darbo. Apsauga ir abipusis pasitikėjimas čia svarbiau nei bet kokie įpročiai.

Ar yra paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Žinoma, yra. Pavyzdžiui, jei sunkvežimiui negalima priartėti prie pat patalpų ir reikia tiems daiktams nešti 50 metrų rankomis – tai papildomai mokama. Vokietijoje griežtai reglamentuojama, kur ir kiek laiko gali stovėti sunkvežimis. Jei reikia įrenginėti specialią kelią ar užtikrinti leidimus "Verkehrsverbund" (transporto susisiekimo asociacijos), tai viskas kainuoja. Nerealia situacija buvo Berlyne, kur tenka mokėti už vietą aikštelėje, kitaip tiesiog nuveša stovėjimo bilietą, kuris kainuoja brangiau nei vairuotojo Pietūs.

Kaip taupyti neprarandant kokybės?

Geriausias būdas – susirūpinkite dėžėmis patys. Jei darbuotojai susiruošia ir įpakuos asmeninius daiktus, tai sutaupysite nemažai valandų darbo. Taip pat, jei galite atiduoti baldus, kurių jums nereikia, tai taip pat sumažina svorį (o kaina dažnai priklauso nuo svorio). Tiesiog būkite sąžiningi dėl to, kas keliauja, o kas – šiukšlių dėžė. Kartais, kai atvyksta įmonė daryti biuro perkėlimo į Vokietiją, pasirodo, kad pusė kroviniio yra seni, suplėšyti foteliai, kuriuos nereikia vežti.

Organizaciniai klausimai: kaip neprašyti galvos?

Kiek laiko iš anksto reikia planuoti?

Idealu – mėnuo, o jei didelis biuras – tai trys. Ne tik todėl, kad mes turime laisvų datų, bet ir todėl, kad patys turite susitvarkyti dokumentus. Vokietijai reikalingi gan detalius inventoriaus sąrašai, ypač jei perkeliate techniką. Buvo atvejis, kai klientas skambino trečią dieną ir prašė viską išvežti rytoj. Mes padarėm, bet teko uždirbti naktį. Geriau nekarstyti. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti suplanuotas kaip karinė operacija.

Ar reikia išmontuoti baldus ar jie važiuoja surinkti?

Tai priklauso nuo to, ar jie peržengia durų plotį (juokauju, bet dal tiesos yra). Didelės "L" formos sekretoriato seklyčios arba staliniai skyriai (tokia "cube" sistema) turi būti išmontuoti. Jei paliksite surinktus, gali nulūžti arba tiesiog nepaeiti pro liftą. Profesionalios komandos tai darys greitai, tik užsirašykite, kuris varžtas į kurioje dėžėje, kad po to nesekų galvos skausmas surinkiant vėl. Kartais pasitaiko, kad klientai sako "palikite", o paskui vokiškame biure gaunamas krantas metalo detalių, kurių niekas neįžiūri.

Kas daryti su itin vertinga technika (serveriais, tais)?

Tai yra atsakomybė. Serveriai turi būti įpakuoti į specialią pūslių plėvelę ir tvirtai prifixuoti. Beje, dar svarbu – prieš išjungiant nufotografuoti laidus, kad vėliau žinotumėt kur įkišti ką. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasirūpinti atsarginėmis kopijomis (backups) prieš tokį biuro perkėlimą į Vokietiją. Vieną kartą buvo taip, kad vairuotojas staigiai stabdė, ir vienas serveris nukrito nepasitvirtintas. Klijai, duženos, nervai... Geriau saugok daugiau.

Ar galima perveži cheminius reagentus ar maisto produktus?

Tai yra pavojinga sritis. Chemija turi būti deklaruota, o kai kas - draudžiama. Nesu tikras 100%, kaip dabar yra su tais visais "Reach" reglamentais, bet geriau to nedaryti. Vokietijos muitinė labai nemėgsta, kai veža kažką, kas kvapo ar laša be pažymos. Maisto produktus, kurie greitai genda, taip pat nerekomenduoju vežti toli. Gali pradėti "fermentuotis" vidury kažkur A9 autostradoje ir viską sugadinti.

Kaip susitvarkyti su dokumentais?

Geriausias patarimas – vežkite juos su savimi (ne su sunkvežimiu). Jei turi slaptų duomenų, sutarčių, buhalterijos – tai turi eiti su vadovu arba atsakingu asmeniu keleiviniame automobilyje. Nėra nieko baisiau, nei prarasti visus metų apskaitos dokumentus dėl to, kad sunkvežimui nulūžo variklis ar buvo aplipdytas. Atsakomybė per didelė. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra geras momentas pasidaryti skaitmeninę archyvavimą.

Kelionės ir vairuotojai: kas vyksta kelyje?

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dažniausiai ne, arba kalba labai truputi. Didžioji dalis mūsų vairuotojų kalba rusiškai, lietuviškai ar angliškai. tai gali sukelti problemų su muitinės arba policijos nustatymais jei atsirasta nesklandumų. Visgi, dažniausiai viskas vyksta be kalbų, nes dokumentai kalba už save. Tačiau jei reikia susitarti dėl įvažiavimo į miestą, kartais tenka rašyti vertėją telefone arba prašyti pagalbos iš kliento Vokietijoje. (Tai tikrai svarbu pasirūpinti kontakto asmeniu gavėjo pusėje).

Kiek laiko užtrunka nuvežti daiktus?

Įprastai tai trunka 1-2 dienas, priklausomai nuo to, kur keliatės. į Berlyną ar Miuncheną galima nusvęsti ir per dieną jei vairuotojai važiuoja poromis. Bet jei vienas – tai reikės poilsio pertraukų, tai užtruks ilgiau. Žinoma, sulaikymai tiražuose (Stau) yra standartinis dalykas, ypač prie Hamburgo arba Dresdeno. Prisimenu, kaip užstrigome statybose kelias dienas - neįsivaizduojate, kaip ilga tai laika atrodo, kai tu tiesiog sėdi kabinoje.

Kas daroma, jei pasibaigia degalai ar sulūžta mašina?

Tai yra mūsų problema, ne jūsų. Turime savo pagalbos tarnybą. Bet tai sukelia vėlavimą. Vieną kartą mums teko įsigyti naujus padangas Vokietijos automagistralėje, nes viena tiesiog sprogo. Tai brangu, bet tai įeina į riziką. Jums tiesiog reikia kantriai laukti atnaujintos pristatymo datos. Galvodamas apie biuro perkėlimą į Vokietiją, visada reikia skirti laiko maržai bent porai dienų.

Ar galima sekti krovinių judėjimą realiu laiku?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Mes galime duoti jums nuorodą, kur matysite, kur yra mašina. Tačiau, galiu pasakyti iš patirties, signalas kartais dingsta tarpumiuose arba vairuotojas tiesiog užmiršta įjungti terminalą. Jei nematote mašinos valandą - nedėkite panikos, tikriausiai jis valgo Pietus arba kabo pasienio punkte.

Ar vairuotojas padės iškrauti daiktus?

Jei tai įtraukta į sutartį (o dažniausiai įtraukta "perkraustymo raktas"), tai taip. Bet jei jūs užsakėte tik transportavimą (t.y. mašiną su vairuotoju), tai vairuotojas gali atsisakyti nešti dėžes po 30kg. Jis yra vairuotojas, ne krovikas. Būkite tikri, ką pasirašote. Vienas klientas buvo labai nustebintas, kai vairuotojas sėdėjo kabinoje ir gėrė kavą, o jie patys turėjo nešti kompiuterius. Geriau užsisakyti pilną paslaugą.

Dokumentai ir Vokietijos specifika: burokratijos velnias

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinas yra sandėliavimo-sąrašas (inventorius). Be to, reikia CMR kvitą (vežimo sutartis). Jei perkeliate įmonę, gali prireikti įmonės registracijos dokumentų kopijų, kad muitinė nepagalvotų, kad tai pardavimas. Vokietijai svarbu, kad daiktai būtų naudoti, o ne nauji prekes. Jei vežate naujus stalus iš sandėlio tiesiai į biurą, gali būti manyta, kad tai prekyba, ir reikės mokėti PVM.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Jei tai yra įmonės perkėlimas (perleidimas), tai dažniausiai yra laikoma vidine perkėlimo operacija tarp filialų, todėl PVM nėra taikomas (tiksliau, atsiskaitoma su nuliniu tarifu). Bet čia gudri vieta. Nerašiau savo gyvenimu, kaip kai kurie "gudruoliai" bando tai išnaudoti prekiaudami technika be mokesčių. Muitinė tai mato per. Geriausia pasitarti su sąskaitų buhalteriu (arba mūsų brokeriu), kad viskas būtų švaru. Perkraustymas biurui su patikimomis paslaugomis į Vokietiją turi būti teisiškai aiškus.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jis man reikalingas?

T1 naudojamas, kai prekelė keliauja nešCustoms procedūra (pvz., tranzitas). Įprastam biuro perkėlimui jis nereikalingas, jei tai tiesiog turtas, kuris keičia savo vietą. Bet jei keliaujate per trečiąją šalį (pvz., per Lenkiją, o tai įprasta, ką gi), tai viskas gali būti traktuojama kaip ES vidinė prekyba. Kai kuriais atvejais, jei reikėtų laikinai įvežti techniką pataisyti, tai T1 būtų. Užsienio reikalai čia ne tokie paprasti.

Kaip elgtis su Vokietijos "Gewerbeamt" (prekybos registru)?

Jūsų naujame mieste jums gali tekti registruoti biurą. Tai ne mūsų darbas, bet svarbu žinoti, kad adresas, į kurį vežame, turi būti legalus. Kartai klientai sako "vežkite tiesiai po tiltą" (juokauju). Bet jeigu adresas neregistruotas, sunkvežimio vairuotojas gali neturėti kur pristatyti ir teks laukti gatvėje, kas sukelia problemų. Pasirūpinkite adresu iš anksto.

Ar turi būti draudimas "All risks"?

Manau, kad taip. Standartinis CMR draudimas dengia tik apie 8-10 SDR (Specialiųjų traukimo teisių) vienetą už kilogramą. Tai labai mažai. Jei jums nukrito 5000 eurų vertės spausdintuvas, gausite tik šiukšlių kiekį pinigų. Užsidėkite papildomą draudimą, ypač kalbant apie biuro perkėlimą į Vokietiją, kur keliai gali būti banguoti. Pinigai sugrąžinami ne visada, o techniką sunku pakeisti.

Rizikos ir nesklandumai: kas gali nueiti ne taip?

Kas nutinka, jei daiktas sugenda ar dingsta?

Pirmiausia reikia sukurti defekto aktą (protokolą) vietoje, su vairuotoju pasirašytą. Negalėkite tik vėliau rašyti skambučius. Jei dėmės ant spintelės nebuvo, kai įkėlėme, ir atsirado, kai iškėlėme – tai mūsų kaltė. Mes žiūrime į tai sąžiningai (bent jau mūsų komanda). Yra įmonių, kurios tik prigiria "buvo taip", todėl fotografuokite viską prieš ir po.

Ar galiu pasitikėti atsitiktiniais "vežėjais" iš skelbimų?

Stipriai nedarykite to. Jie dažnai neturi nei draudimo, nei garantijų. Vienas mano draugas buvo palikęs visus savo baldus tokiam "biudžetiniam" pervežėjui ir... niekas daugiau jo negirdėjo. Gaila, bet tai realybė. Perkraustymas biurui su patikimomis paslaugomis į Vokietiją turi būti atliekamas licencijuotų vežėjų. Jei kaina per žema - tai signalas.

Kaip elgtis su parkavimu mieste (pvz., centre)?

Planuokite iš anksto. Vokiečiai yra labai griežti dėl parkavimo leidimų. Jei reikės užimti 20 metrų eismo juostos, reikia gauti leidimą i� miesto savivaldybės (Straßenverkehrsamt). Tai užtrunka kelias savaites. Jei tiesiog sustosite, gali būti, kad mašina nuvešama aikštelėn, o jums tenka mokėti baudas. Neapsileiskite ant šitų detalių.

Ar reikia rūpintis liftu ar keltuvu?

Jūsų biure arba naujame biure Vokietijoje. Jei nėra lifto, reikia organizuoti kėlimą per langus arba laiptus. Tai brangu. Paskaičiuokite: kiek aukščiau, tuo brangiau. Kartais yra tokių namų Berlyne, kur liftas telpa tik du žmones, o ne sofą. Tuomet reikia išmontuoti sofą per balkoną. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai dažniausia štai tokios fizikos užduotys.

Kas daryti jei vokiškame biure nėra įėjimo keltuvo?

Tegul vadovas ten su tuo susitvarko. Mes atsinešame grindų apsaugas (klijines), kad neteptume grindų, bet jei reikia specialių techninių priemonių tai turi būti aptarta anksčiau. Kartais tenka nešti šimtus metrų ilgio kabelius rankomis, nes šachtos užblokuotos. Tai streso šaltinis, bet mes esame pripratę. Tiesiog pasakykite iš anksto.

Ar kas nors pavogia daiktų?

Retai, bet įvyksta. Svarbiausia neužrakinti įmonės mašinos su daiktais per nakčį neapsaugotame "parkinge". Vokietijoje nusikaltimų lygis gali būti skirtingas, bet prie didelių sandėlių arba statybų aikštelių būna "naktinių lapių". Mes stengiamės vairuotojus apgyvendinti saugiose vietose arba stebėti mašiną.

Pabaigos ir išvados: ar verta to viso?

Ką daryti, jei atvykstant į biurą nėra kas priimti?

Būna ir taip. Vokietijose darbo laikas yra šventas. Jei atvykstate 17:30 valandą, o vokiečiai jau nuėję namo, mes stovime. Todėl reikia turi gavėjo telefoną, kuris gali atvykti arba turėti raktų. (Nebūkite kaip tas klientas iš Kelno, kuris užmiršo, kad penktadieniais jie dirba iki 14 valandų). Mums už tai mokama už laiką, o jums tai nereikalingi nuostoliai.

Kaip apmokėti paslaugas?

Geriausia banko pavedimu prieš arba iš karto po paslaugos atlikimo (gavus sąskaitą faktūrą). Atsiskaitymas grynaisiais vairuotojui yra nepatikimas dalykas (jie gali prapulti arba tiesiog "pamesčiu"). Mums patinka tvarkingos sąskaitos - tai garantija, kad jei kas negerai, mes turime su kuo ginčytis ir turime rašytinį įrodymą, kad mokėjote.

Ar galiu keliauti kartu su vairuotoju?

Teoriškai galima, jei yra vietos miegamajame kambaryje (bunkas). Tačiau tai nėra patogu. Sunkvežimiai garsūs, vibruoja, ir vairuotojui tai darbas, ne turizmas. Jei norite pasižiūrėti Vokietiją, geriau nusipirkti bilietą lėktuvu arba traukiniu. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra ekskursija. Kartais važiuoja vadovų atstovai, bet dažniausiai jie nusivargsta po pirmų 200 km.

Ar reikia padėti arba duoti arbatpinigių?

Nebūtina, bet labai vertinama. Jei komanda daro gerą darbą, neša tūkstančius kilogramų ir yra mandagi, butelis vandens arba kava geriau įvertina jų pastangas nei kalbos. Arbatpinigiai nėra įtraukti į sąskaitą, tai asmeninis dalykas. Aš asmeniškai visada duodu "ką nors" vairuotojams už ilgą maršrutą, tai žmogiška.

Ką daryti su pakavimo medžiagomis po to?

Mes galime jas išvežti suskaldytas (jei sutarta). Kartas nuo karto klientai nori pasilikti dėžes sau, bet dažniausiai jos tiesiog užima vietą. Geriau, kad mes juos paimame atgal ir perdirbame. Tai gamta myli. Ir jūsų biuras atrodys tvarkingiau be tų pilkų dėžių kambario kampe.

Ar yra garantija, kad viskas vyks be priekaištų?

100% garantijos neduoda niekas. net aš, nors ir dirbu 20 metų. Galima užtikrinti 99%, bet visada gali plyšti ratai arba užstrigti oro uoste (jei dalis keliauja lėktuvu). Bet jei pasirenkate patikimas paslaugas, tuomet rizika minimali. Perkraustymas biurui su patikimomis paslaugomis į Vokietiją yra investicija į jūsų ramybę.

Išvadoje noriu pasakyti vieną: nerašykite šio renginio į "paprastus dalykus". Biuro perkėlimas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės ir planavimo. Jei pasiruosite, tikrinęs dokumentus ir pasirūpinęs pakavimu, viskas praės sklandžiai. Geriau pradėti planuoti šiandien nei rytoj panikuoti. Sėkmės jūsų naujuose namuose Vokietijoje, ir tikimės, kad paskutinis stalas bus pastatytas tiksliai ten, kur planavote. O jei kas ne taip – skambinkite, mes pažengę, išspręsime.