Perkraustymas biurui į Vokietiją su saugos garantijomis ir kaina: kas tikrai verta dėmesio

Sveiki, tą kalbą pradėsiu tiesiai nuo durų. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir matyta yra nemažai. Klientas visada paklausia panašaus: „Kiek kainuos perkraustymas biurui į Vokietiją su saugos garantijomis ir kaina, kuri neudus ant kaklo?“. Žinote, atsakymas niekada nėra paprastas, nes biuras nėra tik stalai ir kėdės, tai yra jūsų verslo širdis, ir jei ji sustoje, prarandate pinigus. Rašysiu čia kaip būčiau šalia geriant kavą, be jokių oficialių „esių“ ir reklamų. Sakau iš karto – pigiai ir kokybiškai pervežti 500 km neįmanoma, todėl reikia ieškoti ne žemiausios kainos, o racionalumo. Pasikalbėkime apie tai, kas iš tikrųjų laukia kelyje.

Kainos ir pasiūlymų šlyksčiai

Kiek tikrai kainuoja perkraustymas biurui į Vokietiją su saugos garantijomis ir kaina apskritai?

Tai, žinoma, klausimas nr. 1. Kaina svyruoja kaip oras Baltijos jūroje – vieną dieną viena, kitą kitą. Paprastai pradedama nuo 30-50 eurų už valandą darbo Lietuvoje plius kuro ir laiko mokestis Vokietijoje, bet tai tik bazė. Jei randama pasiūlyma už pusę mažiau nei rinka, būkite tikri, kad kažką trūksta – arba draudimo, arba sąžiningumo. Paskaičiuoti galima tik tada, kai žinome tikslų kiekį ma3. Dažniausiai galutinis sąskaitos faktūros sumos vidurkis smulkesniam biurui (apie 5-10 vnt. baldų) svyruoja nuo tūkstančio iki dviejų tūkstančių eurų, priklausomai nuo to, ar reikia išmontuoti/serverius. Tiesiog nebeklyskite su pigiaisiais „vabaliukais“ iš skelbimų, tai galų gale brangiau atsiduria.

Ar kaina keičiasi jei perkraustome savaitgalį ar naktį?

Žinoma, keičiasi, ir ne dėl to, kad mes norime uždirbti daugiau, o dėl vairuotojų darbo laiko normų. Vokietijoje tai labai griežta – jei sustojame patikrinti laiką, o tachografas rodo viršytą valandą, baudos tokios, kad akys išlenda. Taigi, jei norite perkraustyti penktadienį vakare ar šeštadienį, tam taikomi priedai, paprastai nuo 20 iki 30 proc. Turėčiau paminėti, kad kartais, jei labai įkalbame, galime padaryti nuolaidą (ypač jei grįžtame tuščiai), bet tai retas atvejis. Geriau planuoti darbo dienomis, nors suprantu, verslas negali sustoti. Beje, vienas kartas Vokietijoje (gal Hamburge, ar ne, Miunchene) mus sustabdė pusančios nakties tikrai dėl to, kad važiavome per leistino laiko ribą.

Kodėl viena firma kainuoja 500 EUR, o kita 2000 EUR?

Tai klasikinis klausimas. Pirmuoju atveju turbūt ateis du vyrai su pasenusiu „Volkswagen“ keleiviniu mikroautobusu be lifto. Jūsų serverius jie neš ant pečių, o seifą numes ant grindų. Antruoju atveju – tai profesionali ekspedicija su kėbuliniu sunkvežimiu, hidrauliniu liftu, pakavimo medžiagomis ir pilnu draudimu. Skirtumas tas, kad su pirmąja tikimybė, kad viskas nuvirs ant kelio, yra 90 proc., su antrąja – beveik nulis. Perkraustymas biurui į Vokietiją su saugos garantijomis ir kaina turi būti subalansuoti, neieškokite pigiausio, ieškokite to, kuris atvyks su įrangą.

Kas įeina į kainos sudėtį, o ką mokėti papildomai?

Įprastai į kainą įeina: krovinys į automobilį Lietuvoje, vairuotojo darbas (pakrovimas/iškrovimas), kuras, kelių mokesčiai (Vokietijoje jie brangūs, tas „vignette“ dalykas). Papildomai dažniausiai reikia mokėti už pakavimo medžiagas (dėžės, burbuliukai, juosta), jei nenupirksite patys. Taip pat, jei reikia išmontuoti ir vėl surinkti sudėtingus baldus, tai taip pat yra papildomą valandinis darbas. Ir vienas dalykas, kurį visada pamiršta – jei Vokietijoje reikia specialios leidimo vietai stovėjimui gatvėje (pažymėjimas), tai irgi gali kainuoti, vietos savivaldybės taip nori užsidirbti.

Ar galima gauti fiksuotą kainą ir jos nepakeisti?

Galima, ir netgi rekomenduoju daryti tokias sutartis. Tačiau ji turi būti labai detali: nurodytas tikslus kiekis baldų, aukštis, ar nereikia nešti per 5 aukštus be lifto. Jei vietoje 10 dėžių atsiranda 50, o prie stalo pridėta didelė konferencijos sala, tai fiksuota kania iškerta. Aš asmeniškai visada stengiuosi įvertinti su 10 proc. rezerva, kad nereikėtų vėliau ginčytis. Tiesiog būkite sąžiningi apibrėždami, kas turi būti vežama, tada ir kaina nelips į viršų.

Ar taip, kad atvykus kaina pakyla?

Deja, taip nutinka, jei klientas nenurodo visų detalių. Pavyzdžiui, sako: „turime keletą stalų“, o atvyksta – tai 10 storų masyvo medžio stalų, kuriuos nešti reikia 4 vyrams. Tokiu atveju aš turiu oportumą padidinti kainą, nes darbo trukmė auga triskart. Geriausia daryti vaizdo įrašą ar nuotraukas. Vieną kartą man taip nutiko Berlyne – klientas „pamiršo“ paminėti, kad turi grandininį liftą namie, kuris neveikia... tai teko nešti per pentą aukštą su laiptais. Kaina, žinoma, padidėjo.

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelionės metu?

Nors Vokietija ir ES, tai ne reiškia, kad galima važiuoti tuščiomis. Reikalingas svarstymų sąrašas (inventoriaus sąrašas), geriausiai dvikalbis (lietuviškai/vokiškai arba angliškai), ir sutartis su pervežėju. Taip pat reikia įsigyti CMR draudimą, tai yra privaloma. Jei vežate techniką, rekomenduoju turėti serijinių numerių sąrašą, nes muitinė (nors tai retas atvejis vidinėse siuntose) gali sustabdyti ir patikrinti, ar tai ne vagystės laukinis objektas. Geriau turėti viską ant popieriaus (arba telefone), negu aiškinti pasienyje valandomis.

Ar reikia eiti per muitinę?

Techniškai ne, nes Lietuva ir Vokietija yra Schengeno ir ERŽ erdvėse, nėra vidinės muitinės kontrolės. Tačiau kartais, kai važiuojate per Lenkiją, gali būti papildomos patrolavimo akcijos, ypač jei transportas atroda įtartinai. Jei vežate naują įrangą, iš kurios nebuvo sumokėtas PVM (arba vežate įmonės turtą, kuris yra ilgalaikio turto objektas), reikia turėti teisingus dokumentus, įrodančius nuosavybės teisę. Vieną kartą mus sustabdė ties Frankfurto uzu... (tarkime, ties sankryžomis), nes numeriai ant automobilio buvo purvini. Tik patikrino dokumentus ir paleido, bet nervų suvalgėme.

Kaip reikia surašyti daiktų sąrašą?

Sąrašas turi būti suprantamas ne tik mums, bet ir bet kuriam pareigūnui. Nerašykite „baldai“ – rašykite „4 biuro stalai, 2 spintos, 10 kompiuterių“. Būtina nurodyti apytikrę vertę. Jums tai gali atrodyti per daug detalu, bet kai įvyksta įvykis (pvz., apvirta mašina), draudimo kompanija klauso apie tikslų daikto pavadinimą ir vertę. Be to, Vokietijoje kartais būna griežtesni reglamentai dėl elektros atliekų, jei tenka kas nors išmesti, tai irgi reikia dokumentų.

Ar reikia deklaruoti, kad tai ne pardavimas, o perkraustymas?

Taip, tai svarbu. Sąraše arba sutartyje turi būti pažymėta „Perkraustymas (Relocation) – nekomercinė siunta“. Tai užtikrina, kad nesusidursite su PVM mokesčiais muitinėje, jei staiga atsiras kontrolė. Yra buvę atvejų, kai nesąžiningi pervežėjo bandydami įvežti naudotas technikas kaip „prekes“ ir gaudavo sau galvas. Mums, dirbantiems legaliai, tai nėra problema, tiesiog reikia aiškiai suformuluoti dokumentus.

Kas daryti, jei dingsta dokumentų mapa su duomenimis?

Tai blogiausias siaubas, geresnis už gaisrą. (Bent jau tokiu atveju atsiranda duomenų atkūrimo galimybė, o be dokumentų – ne). Visada darykite kopijas: vieną duokite vairuotojui, antrą palikite biure, trečią padėkite debesų saugykloje. Jei mapa dingsta kelyje, iš karto reikia pranešti policijai ir draudikui. Be CMR ir inventoriaus sąrašo įrodyti, kas buvo mašinoje, bus beveik neįmanoma. Aš visada sakykime (t.y. primenu) savo vairuotojams, kad padėtų svarbiausius popierius į plastikinį maišelį, o ne tiesiog į gurną.

Ar reikia mokėti PVM už pervežimą?

Jūsų įmonei, perkraštančiai biurą, PVM už paslaugą (jei pervežėjas iš Lietuvos ir yra PVM mokėtojas) paprastai taikomas pagal Lietuvos standartus. Jei pervežėjas iš Vokietijos, gali būti taikomas jų PVM (19%), o tai gali būti brangiau. Svarbu patikrinti PVM kodą sutartyje. Jeigu tai reverse charge mechanizmas (tarp įmonių), tai gali būti ir paprasčiau. Geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu, aš asmeniškai tiesiog išrašau sąskaitą pagal įstatymus, o klientas jau ją tvarko.

Vokietijos specifika ir logistika

Kiek laiko užtrunka kelionė į Berlyną ar Miuncheną?

Į Berlyną važiuojame apytiksliai 10-12 valandų į vieną pusę, jei nėra didelių spūdzių ties Kaunu ar Varšuva. į Miuncheną – ilgiau, gal 14-16 valandų. Tačiau tai yra grybas važiavimo laikas, be poilsio. Profesionalus vairuotojas turi privalomai poilsį po 4,5 valandos vairavimo. Taigi realiai į Berlyną atvyksta kitą dieną. Reikia planuoti, kad biuras Vokietijoje nebus veikiantis bent dieną-dvi. Nepasakykite klientui, kad „atvyksime priešpiečia“, jei išvykome ryte – tai melas.

Ar sunku važiuoti Vokietijos keliais?

Vokietijos autobanai – tai atskira planeta. Čia leidžiama važiuoti greitai, kai kur net be greičio limito (tokiose vietose aš visada įtampu), bet taip pat ir griežtai taikomos juostos. Jei sunkvežimis įvažiuoja į kairę, skirtą lengviesiems automobiliams, baudos milžiniškos. Be to, yra daug darbų vietų ir eismo įvykių, todėl planuokite laiką su atsarga. Be to, ten griežtai stebima aplinka, netyčia išbėgantis dulkių debesis gali baigtis bauda, jei matuoja tam tikrose zonose.

Ką daryti, jei atvykstate, o naujieji biuro darbuotojai dar nėra ten?

Tai klasika. Atvykstame su pilna mašina, o pastatas užrakintas, arba atsakingas asmuo nėra pasiruošęs priimti krovinių. Tada laukimas mokamas pagal valandą. Man atsitiko, kad atvykome į Niurnbergą penktadienį vakare, o raktų turėtojas buvo išvykęs į savaitgalį... teko ieškoti sandėlio, kur galima laikinai padėti daiktus. Nuo tada visada prašau kontaktinio telefono, kurį galima paskambinti 30 min. iki atvykimo.

Ar reikia specialių leidimų važiavimui miesto centruose?

Daugelis Vokietijos miestų turi „Umweltzone“ – aplinkos zonas. į jas negali važiuoti seni, kvapą gaminantys sunkvežimiai. Mūsų automobiliai, dėka Dievo (ir techninės priežiūros), yra Euro 6 standarto, todėl turime leidimą (žaliąją kortelę). Tačiau reikia tikrai patikrinti, ar jūsų reikalaujamas adresas nėra pėsčiųjų zonoje, kur sunkvežimiui įvažiuoti draudžiama be specialaus leidimo, kurio gauti trunka savaites. Geriau iš anksto sužinoti vietovės tvarką.

Kaip yra su parkavimu dideliu mieste?

Parkuoti 18 ar 20 metrų ilgio sunkvežimį centre – tai košmaras. Reikia aiškiai numatyti, kur numesime daiktus. Jei nėra kiemo ar specialios vietos, tenai nuvežti ir iškrauti neįmanoma neblokuojant eismo. Kartais reikia užsisakyti specialų laikiną stovėjimo vietą iš miesto savivaldybės, tai kainuoja, bet privalu. Vieną kartą bandėme „greitai“ užstoti prie pašto dėžutės Berlyne, ir po penkių minučių jau buvo Policija su sparnu (t.y. su nešiojamu baudų terminalu).

Ar reikia mokėti už privalomus kelių mokesčius Vokietijoje?

Nemanau, kad yra kokių nors mokesčių (kaip mūsų „vignette“), kuriuos reikia lipdyti ant stiklo sunkvežimiams. Vokietijoje mokesčiai už sankryžas ir tunelius dažniausiai įtraukti į kuro kainą arba mokami per Toll Collect sistemą, kurią turi kiekvienas krovininis transportas. Jums kaip klientui tai neužkrenta į galvą, tai mūsų (pervežėjo) rūpestis, tiesiog žinokite, kad tai įeina į sąskaitos sudėtį.

Ar galima vežti pavojingus krovinius (pvz., toneriai)?

Taip, bet turi būti pažymėta. Toneriai, dažai, aerozoliai – tai pavojingi kroviniai (ADR). Jei jų nedidelis kiekis, galima vežti be specialio vairuotojo pažymėjimo, bet turi būti atitinkami pakavimo reikalavimai. Negalima mesti dažų dėžės tarp stalų, kad viskas nusidažytų. Visada praneškite apie šiuos dalykus iš anksto, nes jei sulaudo mus peržiūrai, ir mes neturime ADR dokumentų, bus didelė bėda.

Saugumas, draudimas ir rizikos

Kokios yra saugos garantijos jūsų įmonei?

Saugos garantijos – tai ne tik gražiai užrašyta frazė svetainėje. Mūsų garantija yra CMR draudimas, kuris dengia žalą iki 8,33 SDR (specialiųjų teisių gavimo vienetas) už kilogramą. Tai standartas. Tačiau, jei norite pilnos vertės draudimo (pvz., 50 000 EUR vertės krovinys), reikia jį papildomai įsigyti. Aš visada siūlau tokią apsaugą, nes jei apvirstame su 10 tūkstančių eurų vertės serveriu, 8,33 SDR nieko nepadengs. Geriau užsidėti ramiai galvą.

Kas nutinka, jei subyrėja staliukas ar lūžta monitorius?

Jeigu subyrėjo dėl to, kad blogai supakavome mes – atstatome. Jeigu jums patys pavyko supakuoti monitorių į dėžę be burbuliukų, o jis sužalojo save kelionės metu, tai jau nebėra mūsų atsakomybė (tik išskyrus atvejus, kai mes važiavome per bumps). Būna taip: klientas sako „pats pakarsiu“, o tada kalbasi, kad pervežėjas neatsakingas. Riboju atsakomybę, kai matysiu blogą pakavimą. Profesionalus perkraustymas biurui į Vokietiją su saugos garantijomis ir kaina visada įtraukia ir mūsų supakuotų dalykų atsakomybę.

Ar turiu draudžiama techniką (serverius, duomenų laikmenas)?

Technika yra jautriausia. Serverius reikia išjungti (jei įmanoma), patikrinti, ar fixed diskiniai diskai (kaip senais laikais) nėra neprafiksuoti, arba tiesiog užtikrinti, kad korpusas nejudės. Mes turime specialias dėžes su putomis (antishock). Be to, duomenų saugumas – tai ne fizinis daiktas, todėl draudimas nedengia duomenų praradimo. Pasidarykite atsarginę kopiją (backup)! Aš nusišypsoju, kai klientas sako, kad duomenys brangiau už auksą, bet jų nėra nukopijavęs.

Kas daryti, jei atsitinka avarija kelyje?

Pirmiausia – saugumas. Vairuotojas turi užtikrinti vietą, paskambinti policijai ir mums. Mes kuriame avarinį protokolą, kviečiame draudimo įvertintoją. Jei krovinys pažeistas, jis perkraunamas į kitą mašyną ir vežamas toliau (jei įmanoma) arba grąžinamas atgal. Tai reiškia vėlavimą. Būna, kad avarija nutinka tą patį vakarą, kai reikia atidaryti biurą ryte... tada prasideda stresas, bet stengiamės išspręsti kuo greičiau.

Ar atsakomybė ribojama, jei aš pats padėjauju dėžę į mašyną?

Taip, vadinama „mišra pakrovimo“ atveju. Jei jūsų darbuotojai padeda dėžes į mašiną, o mes tik uždarom duris ir vežame, mes neatsakome už tai, kas yra viduje, nes nematėme, kas ten yra. Todėl geriau, kad mus supakuotų ir įkrautų mūsų komanda, arba bent jau patikrintų kiekį ir būklę prieš uždarant duris. Taip pat užtikrina, kad dėžės nelenda viena į kitą.

Kaip elgtis su brangia meno kūriniais biure?

Jei turite paveikslų ar skulptūrų, tiesiog mums pasakykite. Negalima jų įkišti tarp biuro kėdžių. Jie reikalauja specialių medžiagų ir, kartais, atskiro transporto (jei labai brangūs). Draudimas tokio tipo daiktams taip pat gali skirtis, gali reikėti vertintojo pažymos. Aš pats neesu meno ekspertas, todėl nebandžiau vertinti paveikslo, tiesiog liepiu juos geriau supakuoti.

Pakavimas ir paruošimas

Ar reikia iš anksto surinkti dėžes?

Geriausia, kad mes atvežtume dėžes prieš dieną ar dvi. Kadangi biuras dirba, sunku surinkti ir užpildyti dėžes per vieną vakarą. Mes turime standartinių dėžių (mažų, vidutinių, didelių), taip pat specialų dėžę prie stalu („wardrobe box“). Jei naudojate savo dėžes (pvz., iš prekybos centro), tikrinkite, kad jos būtų stiprios. Buvo atvejis, kai klientas surinko dėžes iš senų prekybos centų ir jos tiesiog susilankė po kroviniu.

Kaip supakuoti kompiuterius ir įrangą?

Visus laidus reikia pažymėti (fotografuoti ir priklijuoti etiketes), kad surinkimas būtų greitas. Monitoriai turi eiti į specialias dėžes su putomis, ne į paprastas kartonines dėžes, kurioje buvo bananai. Klaviatūros ir pelės gali būti į dėžutes, tačiau geriau jas surinkti į vieną didelę dėžę, kad niekas dingtų. Žinote, kaip būna – viena pelė visada dingsta nežinia kur.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš atvykstant?

Reikėtų. Jei stalai nesiranda į duris ar į liftą, juos reikia išskruosti. Tas pats su didelėmis spintomis. Vokietijose dažnai biurai yra senose pastatuose su siaurais laiptinėmis. Geriau iš anksto susiderėti, kad mūsų meistras tai padaryta ryte, prieš pat krovimą. Negerai, jei atvykstame, o turime laukti valandą, kol darbuotojai išsiima dalykus iš stalinių.

Ar reikia tušti seifus ar spintas?

Būtinai tuščius seifus. Ne tik dėl saugumo (pinigai, dokumentai), bet ir dėl svorio. Užpildytas seifas gali svėriti per daug, net mums neįmanoma jį pakelti net su keliasiese. Aš vieną kartą beveik sužalojau nugarą nešiodamas pilną metalinę spintą, kurioje buvo ne tik dokumentai, bet ir senų žurnalų krūva. Nuo tada draudžiu tuščius spintas nešti su turiniu.

Kaip užtikrinti, kad nieko nedingsta per kelionę?

Mes uždarome mašyną plombuomis. Įvykusiame kelyje plomba neturi būti pažeista. Atidarome ją tik su klientu priešais Jums. Be to, darome nuotraukas prieš uždarant duris. Tai suteikia papildomą garantiją. Kartais dingsta smulkmenos – telefono įkrovikliai, mygtukai. Todėl rekomenduoju visas smulkmenas sudėti į vieną aiškiai pažymėtą dėžę „Smulkmenos“.

Ar reikia nuimti duris nuo baldų jeigu neįeina?

Taip, tai dažna situacija. Ypač su sofomis ar dideliais konferencijos stalais. Jei duris neina išimti (pavyzdžiui, jos yra integruotos), reikia įvertinti, ar kelsime pro langą (jei pirmas aukštas), ar arba teks išmontuoti patį baldą į dalis. Vokietijoje daug kur biuruose yra stiklinės sienos, kur neįmanoma prasibrauti, todėl planavimas čia labai svarbu.

Kaip elgtis su augalais biure?

Augalus geriausia vežti atskirai, ne su baldais, kad nekristų lapai ir nešlaptų. Žiemą svarbu, kad nebūtų per šaltą mašinoje, kitaip augalai gali užšalti. Mes tokių dažnai nepervežame (kai labai šalta), rekomenduojame juos vežti asmeniniu automobiliu arba pasirūpinti specialiomis dėžėmis. Aš pats namuose turiu fikusą, ir jis labai jautrus šalčiui, todėl suprantu klientų rūpesčius.

Išvada

Na, va, tokia tai situacija iš vidaus. Perkraustymas biurui į Vokietiją su saugos garantijomis ir kaina nėra tiesus kelias, bet jei pasiruošiate ir pasirenkate ne pigiausią, o patikimą partnerį, viskas gerai pasibaigs. Svarbiausia – nebijoti klausti ir reikalauti aiškumo sutartyse. Tikiuosi, ši informacija padės išvengti tų bėdų, kurių aš matyta per savo dvidešimt metų.