Perkraustymas biurui į Vokietiją saugiu ir greitu būdu: kas tikrai nutinka kelyje

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti viena – perkelti verslą ne visada yra taip paprasta, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Dažnai klientai sako: „ tiesiog pakelkite reikalus ir vežkite “, tačiau realybėje susiduriame su gausybė smulkių, bet svarbių niuansų. Vokietija yra arti, tačiau jų reikalavimai ir kelių tvarka gali stipriai nustebinti net patruščiausių verslininkų. Perkraustymas biurui į Vokietiją saugiu ir greitu būdu reikalauja ne tik stiprių rankų, bet ir galvos, nes biuro technika ir dokumentai yra svarbiau nei sofų gobelenai. Štai trumpas vadovas, paremtas mano, o ne teorininko, patirtimi, kaip viskas vyksta iš tikrųjų, be paslėptų jų ir netikėtų nemokamų pietų.

Pradžiamokslis ir pasiruošimas (ir ką daryti su tais kabeliais)

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka toks pervežimas?

Visada klausiu, kiek klientas skyrė laiko, ir dažniausiai girdžiu: „važiuojame rytoj“. Tai didelė klaida. Jei reikia organizuoti pilną biuro perkėlimą į Miuncheną ar Berlyną, reikia planuoti bent savaitę iš anksto. Pati kelionė gali užtrukti nuo 1 iki 3 dienų priklausomai nuo to, kiek yra krovinių ir ar reikia statyti liftą. Vokietijoje eismas gali būti intensyvus, o statybos darbai automagistralėse – nuolatinis reiškinys. Taigi, neskubėkite su terminais, geriau turėti rezervą dieną-dvi.

Ar jūsų komanda pati supakuos visus daiktus, ar tai mums reikia padaryti?

Galime padaryti abejompus dalykus, bet rekomenduoju pasirūpinti smulkmenomis patys. Žmonės geriau žino, kur yra jų asmeniniai daiktai ar svarbūs failai, nors pas mus yra profesionalių pakavėjų. Vienas kartą matėme, kai klientas bandė supakuoti serverį į seną dešrų dėžę – nerekomenduoju to daryti. Mes pristatome dėžes ir juos užklijame, o jūs turite užtikrinti, kad į juos nepatektų kas nereikalinga. Perkraustymas biurui į Vokietiją saugiu ir greitu būdu prasideda būtent nuo tvarkingo pakavimo.

Ką daryti su šimtais kompiuterinių kabelių?

O, tai yra košmaras. Kiekvieną kartą sakau: „žymekite, žymekite, žymekite“. Jei užmesite visus laidus į vieną didelį maišą, Vokietijoje praleisite savaitę juos išmaišant. Nusipirkite spalvotas etiketes arba užrašinėkite, kuris kabelis priklauso kuriam monitoriui. Kartais klientai sako, kad „vėliau susirinks“, bet pasitikiu, vėliau jie verčia kvieti IT specialistą, kuris už tai ima nemažai pinigų. Geriau praleisti valandą dabar nei tris dienas vėliau.

Ar reikia išardyti biuro baldus prieš atvykstant?

Įprastai taip. Didelės darbo stotys, konferencijos stalai – visa tai turi būti išardyta, kad tilptų į sunkvežimį ir nenukentėtų. Mūsų vairuotojai turi įrankius, tačiau jei baldai yra labai seni ar sudėtingi, gali prireikti jūsų meistro. Vieną kartą teko nešti surinktą stalą pro laiptus, nes jis nebuvo išardytas, ir beveik nulūžome. Geriau padarykite tai ramiai kelyje.

Kiek dėžių reikės maždaug 20 žmonių biurui?

Tai labai priklauso nuo to, kiek daiktų turite. Vidutiniškai vienam darbuotojui reikia 3-5 dėžių, jei nekeliamos didelės spintelės. Tačiau dažnai būna taip, kad „archyvai“ užima daugiau vietos nei visi kompiuteriai kartu sudėti. Pas mane patirtis tokia, kad visada užsakykite 10-15% dėžių daugiau, nei manote, kad reikės. Jos visada pasirodo esamos naudingos, o likusias galima lengvai susigriebti atgal arba panaudoti sandėliavimui.

Kelias, Vokietijos niuansai ir kelyje iškylęs problemos

Ar sunku pravažiuoti muitinę su biuro reikmenimis?

Dažniausiai ne, jei tai nėra prekybinis krovinių siuntimas, o įmonės perkėlimas. Tačiau reikia turėti tvarkingus dokumentus: sąskaitas, inventorizacijos sąrašą ir, svarbiausia, TSL dokumentą (transporto priemonės komercinio pobūdžio kelionės aprašas). Vokietijos muitininkai yra labai disciplinuoti, jei pamatys, kad trūksta parašo ar duomenys nesutampa, gali uždelsti mašiną valandoms. Perkraustymas biurui į Vokietiją saugiu ir greitu būdu be šių popierių yra tiesiog neįmanomas.

Ar reikia vokiškų numerių ant mašinos?

Absoliučiai taip. Vokietijoje galioja „Umweltplakette“ – aplinkos apsaugos ženklas, leidžiantis važiuoti į miesto centrus (žalias zona). Be jo, gausite didelį baudą, o mūsų vairuotojas gali būti net nušalintas nuo vairo. Užsakydami pervežimą, pasitikrinkite, ar transporto kompanija turi šias kortelės, kitaip jūsų biuro baldai gali likti miesto pakraštyje.

Kas jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Esu girdėjęs istorijų, kai vairuotojai važiuoja su „Google Translate“ ir viskas gerai, bet aš sau to neleidžiu. Mūsų komandoje dirba žmonės, kurie bent supranta pagrindinius terminus. Vokietijos keliuose gali atsitikti avarija ar policijos patikra, ir turi būti su kuo susikalbėti. Nesenai vienas mūsų vairuotojas neteko orientacijos Hamburge, bet laimingai vietinis policininkas padėjo išsiaiškinti maršrutą.

Ar reikia susirūpinti parkavimu vietoje?

Tai yra jūsų, kaip kliento, atsakomybė, arba mes galime tai padaryti už papildomą mokestį. Vokietijos miestuose, ypač centruose, parkavimas sunkvežimiui yra košmaras. Reikia iš anksto gauti leidimus iš savivaldybės arba rezervuoti vietą. Kartais klientai sako: „tiesiog sustokite prie durų“, tačiau ten gali būti „stojimo draudžiama“ ženklas, kuris Vokietijoje reiškia draudžiama. Baudos už neteisingą parkavimą ten yra kosminės.

Ką daryti, jei kelyje sugenda sunkvežimis?

Tai retas atvejis, nes techniką tikriname prieš kiekvieną išvykimą, tačiau gamta yra neprognozuojama. Turime draudimą ir pagalbos tarnybą, kurios atvyksta per valandą. Esu matęs, kaip konkurentų mašina stovėjo šalia kelio tris dienas, o klientas skambino ir verkdavo. Mes stengiamės, kad tokios situacijos neišsitųtų, bet jei įvyksta, pranešame iš karto ir organizuojame perkrovimą į kitą mašiną.

Pinigai, kainos ir nepageidaujami siurprizai

Kiek maždaug kainuoja toks perkėlimas?

Noriu pasakyti aiškiai, bet negaliu, nes kainos svyruoja nuo 1000 iki 5000 eurų ir daugiau. Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo (ar tai Vokietijos pasienis arba Miunchenas), ir to, ar reikia keltės su liftu. Degalai Vokietijoje brangesni nei Lietuvoje, o mokesčiai už kelių naudojimą (mautai) suka ratą. Perkraustymas biurui į Vokietiją saugiu ir greitu būdu nėra pigus malonumas, tačiau geriau sumokėti už kokybę nei taisyti sulūžusius serverius.

Ar imate avansą ar mokama tik atvykus?

Įprastai prašome 30-50% avanso, kad užfiksuotume datą ir užsakytime degalų. Esu patyręs situacijų, kai atvykome į vietą, o klientas pasakė: „o aš pamiršau kortelę“ arba „pinigų nebus iki pirmadienio“. Mums reikia mokėti vairuotojams ir degalams. Pasitikėjimas yra gerai, bet versle reikia ir garantijų. Avansas taip pat rodo, kad klientas rimtai planuoja tą reikalą.

Ar imama papildomai, jei reikia nešti daiktus laiptais?

Taip, jei nėra lifto arba jo neduoda naudoti. Vairuotojas nėra robotas, o nešti 30 kilogramų spintelę penktu aukštu be lifto yra fiziškai sunku ir pavojinga. Paprastai tai įskaičiuota į valandinį mokestį už krovėjo darbą. Vieną kartą teko nešti biuro paslaptis laiptais, nes klientas užmiršo pranešti, kad liftas neveikia jau mėnesį. Nepatirkite to, patikrinkite iš anksto.

Kas nutinka su kaina, jei užtrunkame ilgiau nei planavome?

Jei dėl mūsų kaltės (pvz., sugedo mašina), tai mokame draudimą arba padengiam nuostolius. Jei dėl jūsų – pavyzdžiui, nebuvo paruošti dokumentai arba vėluojate išsivežti daiktus, tada gali būti taikomas mokestis už vairuotojo laukimą. Vokietijoje vairuotojo darbo laikas yai griežtai reglamentuojamas, jis negali tiesiog „palaukti“ 10 valandų nelegaliai.

Ar galima kažkaip sutaupyti?

Galite susirūpinti pakavimu patys ir paruošti dėžes prieš išvykstant taip, kad vairuotojas tik užkrautų. Taip pat, jei galite atvežti daiktus artimiau prie išvažiavimo, tai taip pat sumažina laiką. Tačiau netaisykite ant kokybės, ypač kai kalbame apie jautrią techniką. Sutaupyti 100 eurų dabar gali kainuoti tūkstančius vėliau, jei kažkas sulūžta.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Gera klausimas. Kartais tai yra naujokai, kurie nežino, ką kainuoja degalai Vokietijoje, o kartais – tai firmos, kurios dirba „pilka zona“ be draudimo. Aš galiu pasakyti vieną: jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, ji tikriausiai tokia ir yra. Jūs rizikuojate likti be krovinių arba gauti sulūžusius baldus be jokios atsakomybės. Geriau pasirinkti patikimą partnerį.

Technika, dokumentai ir biuro paslaptys

Kaip saugu pervežti brangius serverius ir duomenų laikmenas?

Serveriai turi būti supakuoti į specialias, amortizuojančias dėžes. Prieš išjungiant būtina padaryti atsargines kopijas (backup), nors mes ir stengiamės važiuoti labai atsargiai. Kelias gali būti banguotas, o vairuotojas gali staigiai stabdyti (nors stengiamės to daryti). Geriau pasiduoti įrankių dėžę, o ne į stalčių su monitoriumi. Duomenys yra brangiausia, ką turite, o ne patas metalinis dėžė.

Ar saugu duoti vairuotojui biuro paslaptis?

Vairuotojui rūpi krovinių saugumas fiziniame lygmenyje, jį ne domina, kas parašyta ant popieriaus, jei tai ne pinigai. Tačiau, jei turite labai konfidencialių dokumentų, patariu juos paslėpti arba vežti atskirai, pvz., su savimi. Mūsų komanda yra pasitikėjinga, bet visada geriau būti per daug atsargiam nei per daug atviram.

Kokius dokumentus būtina turėti su savimi?

Sąrašas yra ilgas: TSL, eksporto sąskaita faktūra (jei reikia), krovinių manifestas, draudimo polisas. Be to, jei pervežate įrangą, kuri yra nuomojama, reikės leidimo iš nuomos davėjo. Vokietijai svarbu, kad viskas būtų oficialu. Jei trūksta bent vieno parašo, gali būti problemų sienos kirtimo metu. Mums patinka, kai klientai viską paruošia iš anksto į specialų aplanką.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterį atskirai?

Jei tai yra įmonės turtas, perkeltas į kitą padalinį, dažniausiai nereikia kompleksinio importo deklaravimo, tačiau reikia tikslios inventorizacijos. Muitinė gali sustabdyti ir patikrinti, ar serijiniai numeriai sutampa su sąrašu. Vieną kartą turėjome problemų, nes klientas buvo parašęs „nešiojamas kompiuteris“ be serijinio numerio, o tai sukėlė papildomų klausimų.

Ar galite padėti suformuoti reikiamus dokumentus?

Galime padėti pateikti pavyzdžius ir patarti, ką rašyti, tačiau galutinis atsakomybė už duomenis teko jums. Mes ne teisininkai, nors ir matome daug dokumentų per savo darbą. Jei reikia labai specifinių muitinės procedūrų, gali prireikti brokerio pagalbos. Aš visada sakau – geriau klausti brokerio iš anksto nei gailėtis vėliau.

Įvairios kliūtys ir galvosūkiai (ir kaip iš jų išsiverži)

Ar galima vežti biuro maisto atsargas (kavą, arbatą, sausainius)?

Techniškai galima, tačiau reikia žiūrėti, ar tai nėra gyvūnų kilmės produktai, kuriems gali reikėti veterinarinių sertifikatų. Kava ir arbatos paprastai neproblema, tačiau jei turite pilną sandėlį maisto prekių, tai jau gali būti traktuojama kaip prekyba. Geriau suvalgyti sausainius dar Lietuvoje arba vežti tik nedidelį kiekį asmeniniam poreikiui.

Ar dirbate savaitgaliais ar švenčių dienomis?

Galime, bet už papildomą mokestį. Vokietijoje taip pat yra apribojimų sunkiasvorių transportų važiavimui sekmadieniais ir švenčių dienomis. Jei reikia, kad biuras pradėtų darbą pirmadienį ryte, dažniausiai atvežame krovinius penktadienį arba šeštadienį, jei leidžia tvarka. Reikia šito tiksliai planuoti, kad vairuotojas nebtų pasmaugtas baudomis.

Kas daryti, jei naujieji patalpose nebeįeina sunkvežimis?

Tai labai dažna problema, ypač senesniuose Vokietijos miestuose. Tada turime naudoti „paskutinę mylią“ sprendimą – mažesnę transporto priemonę (pervėžimą iš didelės mašinos į mažą). Tai kainuoja papildomai, tačiau dažnai būtinai. Prašome klientų išmatuoti kiemą ir vartus prieš skambinant mums, o ne tuomet, kai mašina jau stovi prie vartų.

Ar reikia iš anksto užsakyti liftą naujajame biure?

Absoliučiai taip. Vokietijoje liftai dažnai yra uždedami arba juos valdo administratoriai. Jei atvyksite be užsakymo, gali tekti laukti dieną arba nešti daiktus rankomis. Ką jau kalbėti apie tai, kad liftas gali būti per mažas jūsų dideliam stalui. Patikrinkite matmenis!

Kas nutinka, jei liuja? Ar daiktai apsigauna?

Mes naudojame uždaras sunkvežimius, o dėžės yra storos. Tačiau jei krauname lietingą dieną, dėžės gali būti šlapios iš išorės, todėl rekomenduoju ant viršaus uždėti plastikinę plėvelę. Vairuotojai taip pat stengiasi neleisti, kad vandens patektų į kėbulą. Viena kartą važiavome per audrą, ir viskas buvo sausa, išskyrus vieną dėžę, kuri buvo palikta trumpam ant išsitiesiančio stogo.

Ar galite padėti surūšiuoti šiukšles perkeliant?

Mes ne šiukšlių surūšiuotojai, tačiau galime išvežti senus baldus ar nereikalingą techniką į šiukšliadėžę už papildomą mokestį. Vokietijoje labai griežta atliekų rūšiavimo sistema, todėl negalima tiesiog visko numesti į vieną krūvą. Jei norite atsikratyti senių dalykų, pasakykite iš anksto, kad suplanuotume maršrutą pro perdirbimo centrą.

Ar imate mokestį už tuščią važiavimą (furo)?

Taip, jei krovinio viena kryptimi nėra, tai kaina gali būti didesnė, nes turime padengti grįžimo išlaidas. Transporto versle tai vadinama „furo“ mokesčiu. Tačiau jei radome užsakymą Vokietijoje grįžtant, kaina gali būti palankesnė. Visada verta klausti, ar turime grįžtančio krovinio, galbūt pavyks sutaupyti.

Kaip sekti, kur yra mano krovinių?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Galime siųsti nuorodą, kurioje matote, kur mašina yra realiu laiku. Tai suteikia ramybės, ypač kai pervežate brangų inventoriumi. Vienas klientas sėdėjo prie kompiuterio ir stebėjo, kaip jo biuras važiuoja per Kauną, tada per Varšuvą... sako, buvo įdomiau nei filmas.

Ar tikrai saugu leisti brangius daiktus svetimaiems?

Žinau, kad tai didžiausia baima. Esu šioje srityje 20 metų ir galiu pasakyti – incidentai įvyksta, kai dirba neatsakingos kompanijos. Mes turime draudimą, kuris padengia žalą. Taip pat, mūsų vairuotojai yra patikrinti. Žinoma, 100% garantijos nėra niekam, netgi banke, tačiau darome viską, kad pasitikėjimas nebūtų išduotas.

Ką daryti, jei pasirodo, kad daiktų yra daugiau nei planavote?

Tai nutinka beveik kiekvieną kartą. „O, dar ši spintelė, o dar šios dėžės...“. Jei mašina netelpa, reikia organizuoti antrąjį reisą, kas brangiai, arba keisti mašiną į didesnę vietoje (kas taip pat brangu). Geriausia – būkite sąžiningi ir užpildykite kiekio formą kuo tiksliau. Aš jau mačiau viską – netgi vieną kartą klientas norėjo vežti didelį akvariumą su vandeniu (aš atsisakiau).

Ar galite sujungti biuro perkėlimą su asmeninio daiktų pervežimu?

Įmanoma, tačiau reikia tai aiškiai atskirti dokumentuose. Negalima maišyti įmonės turto su asmeniniais daiktais vienoje dėžėje be aiškaus aprašymo, nes muitinė tai gali traktuoti kaip kontrabandą arba sumaišytą siuntą. Geriau krauti atskirai arba aiškiai pažymėti, kad „šioje dėžėje yra direktoriaus asmeniniai daiktai“.

Kodėl svarbu nurodyti tikslius adreso duomenis Vokietijoje?

Jūs galbūt nesuprantate, bet Vokietijoje viename gatvės numeriu gali būti keletas pastatų (pvz., „Haus 1“, „Haus 2“). Jei nurodysite tik gatvę, vairuotojas gali važiuoti ratą ir nerasti vietos. Taip pat reikia nurodyti kontaktinį asmenį, kuris bus vietoje su raktais. Be to, nurodykite, ar yra ribojimai (pvz., „nevažiuoti per geležinkelio pervažą“).

Išvados

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nėra tokio dalyko kaip idealus perkėlimas, visada kažkas nesiseka taip kaip planavote, tačiau su gera komanda viskas išsprendžiama. Perkraustymas biurui į Vokietiją saugiu ir greitu būdu yra įmanomas tik tada, kai abi pusės bendrauja atvirai ir nepaslepia niuansų. Neleiskite, kad smulkmenos sugadintų jūsų verslo pradžią kitoje šalyje – pasirūpinkite dokumentais ir išmatuokite duris. Sėkmės kelyje, ir tikimės, kad jūsų kava Vokietijoje skanesnė nei čia!