Perkraustymas biurui į Vokietiją – kaip pasiruošti procesui

Sveiki, va, čia aš, žmogus kuris pamatė viską ką tik įsivaizduoti galima kelyje tarp Vilniaus ir Berlyno. Dirbu su šita daiktia jau geriau nei dvidešimt metų, ir turiu pasakyti – paprastas buto persikėlimas yra vaikų piesinys lyginant su tuo, kas vyksta kai reikia nutraukti biurą ir viską nustumti į Vokietiją. Čia ne tik kartonai su popieriais, čia yra atsakomybė, serveriai, brangios kėdės, kurios gali nulūžti, jei jas blogai paginsite, ir vokiškas biurokratas, kuris laukia, kad ką nors padarytumite neteisingai. Tiesiog susikaupkite, gėrėkite kavos ir skaitykite, kaip tai daroma be nervingų šauksmų paskutinei sekundei.

Ką reikia žinoti prieš pradėdamas

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka toks perkraustymas į Vokietiją?

Tai labai sunku pasakyti iš karto, nes tai priklauso nuo to, kiek daug turite to daikto. Paprastai, jei kalbame apie mažą biurą, tarkime, 10-15 darbo vietų, tai patysį supakuotimą reikėtų skirti maždaug dviem dienoms, o kelionė į Vokietiją su iškrovimu užtrunka dar vieną. Bet jei ten yra daug technikos ar sudėtingų sistemų, tai gali užtrukti ilgiau. Aš mačiau situacijų, kai planavome dvi dienas, o galiausiai žmonės nebuvo viską išsijungę ir teko laukti iki vakaro. Geriau numatykite rezervą dienai-dviem, kad nebūtų nervų.

Ar verta rinktis brangesnę pervežimo firmą?

Žinau, kad kaina daug kam svarbiausia, bet šitam atveju, kai reikia perkraustyti biurą į Vokietiją, pigiausias variantas gali tapti brangiausiu klaida. Jei pasamdoma "kaimyno berniuko" kompanija be draudimo, ir jie numuša brangų serverį arba tiesiog dingsta su jūsų archyvu, jūs nieko negalėsite padaryti. Patirtis rodo, kad profesionalios kompanijos gali atrodyti brangios, bet jos duoda garantijas. Aš kažką uždirbu tik iš to, kai klientas ramus, o ne tada, kai reikia ieškoti prarastų failų.

Ką daryti su dokumentais, jei juos reikia vežti?

Dokumentų gali būti labai daug, ir ne visi turi būti vežami fiziniu būdu. Pirmiausia, pasidarykite skenavimus viskam, kas galėtų reikėti pirmąją savaitę. Fiziniai dokumentai turi būti supakuoti į tvirtas dėžes, uždarytos ir pažymėtos, kad jų niekas neatsitrenktų. Vokietijoje yra griežti taisyklės apie duomenų apsaugą, todėl negalite tiesiog mesti sutarčių į atvirą kėbulą. Turiu omenyje, kad jei dėžė nukris ir viskas išsibarstys ant kelio, tai bus didelė bėda. Geriau juos sudėti į užrakstinę dėžę, kurios raktą laikote pas save.

Kaip supakuoti kompiuterius ir serverius?

Kompiuterius reikia išjungti ne paskutinę minutę, o geriau dieną anksčiau, kad viskas atvėstų. Monitoriai turi eiti į originalias dėžes, jei jas išsaugojote, jei ne – į specialias putų dėžes. Serveriai yra pačios svarbiausios ir jautriausios dalys, aš tikrai nerekomenduoju juos kelti patys, nebent žinote exactly ką darote. Mačiau, kaip viena firma bandė vežti serverį be originalios pakuotės, jį užgriuvo vienas kėdės rankena ir... viskas, nėra serverio. Geriau palikite tai profesionalams, kurie turi įrangą pririšti.

Ar reikia apdrausti daiktus beje?

Absoliučiai taip, tai ne pasirinkimas, o būtinybė. Net jei vairuotojas yra šventasis ir niekada nenuvažiuoja į griovį, Vokietijos keliai gali būti staigūs, o ir kiti vairuotojai... kartais būna keisti. Standartinis draudimas paprastai padengia dalį sumos, bet biuro technika verta daug, todėl pasidomėkite papildomu draudimu. Vienas mano klientas taip nedarė, ir kai kilo gaisras (ne dėl mūsų kaltės, tiesiog technikos gedimas pradėjo rūkstyti), jis prarado tūkstančius eurų. Geriau saukuoti negu vėliau verkti.

Biuro baldai ir įrangos gabenimas

Kaip elgtis su dideliais stalais?

Dideli staliniai skydai yra tikras košmaras, jei jie nenaudojami standartinių matmenų. Juos reikia išmontuoti, o ne nešti kaip yra, nes jie tiesiog neįeis į liftą ar duris Vokietijoje. Priešingu atveju jums teks juos laiptais nešti, o tai kainuoja brangiau ir yra pavojinga. Aš dar kartą primenu – suraskite originalius raktus nuo baldų, nes be jų montavimas gali trukti dvigubai ilgiau. Kartais netgi teisiame savo gamyboje papildomas dalis, jei klientas prarado kažką svarbaus.

Ar galiu vežti augalus į biurą?

Galima, bet yra keletas svarbių dalykų. Vokietija yra griežta šalis dėl augalų importo – jokio vabzdžių, jokios ligos. Jei turite didelius vazonus, juos reikėtų gerai apvynioti, kad nebeiškristų žemės kelyje. Žiema tai tikrai problema, nes augalai gali užšalti kelyje, jei kėbulas nešildomas. Aš vieną kartą vežiau didelę palmę, kurią klientas labai mylėjo, ir mes turėjome ją uždengti specialiomis pledais, kad ji neišmirtų nuo šalto. Beje, kai kurie biurai ten netgi turi augalus draudžiančias taisykles dėl alergijų.

Ką daryti su virtuvės įranga biure?

Kavos aparatai, vandens dyspenseriai – tai gana sunki technika. Pirmiausia, viskas turi būti išleista iš vandens, nes jei jis užšals arba išsilieš, sugadins elektros dalis. Kavos aparatus geriausia palikti serviso pasirūpinti, jie pačiai supaks ir paruoš. Nebandykite pervežti pilno indaplovės ar vandens ballono, jums tikrai to nereikia – padarysite chaosą ir sugadinsite grindis. Pasakykite savo darbuotojams, kad išimtų visus asmeninius daiktus iš šaldytuvo, kitaip atsidurs šiukšliadėžėje.

Ar verti vežti senas kėdes?

Sąžiningai sakant? Dažniausiai ne. Pervežimo kaina kėdei (pagal tūrį) gali būti didesnė nei tos kėdės vertė, jei ji jau senai nusidažiusi ir dužta. Vokietijoje galima nusipirkti naudotų biuro kėdžių pigiai vietinėse svetainėse. Aš visada sakau klientams - atsisakykite seno metalo, nusipirkite naują. Jei kėdė yra "Herman Miller" ar kažkas panašaus brangaus, tai aišku, vežkite, bet tą 15 eurų kėdę iš IKEA, kuri lūžta po dvejų metų, palikite čia.

Kaip užtikrinti, kad nieko nenukristų kelyje?

Viskas turi būti užfiksuota ir užsegama. Mes naudojame specialias juostas, o vairuotojas turi sustoti po 100-200 km ir pasitikrinti, ar kas neimtelėjo. Esu matęs, kaip neatidarytos spintos nuvažiuoja per visą krovinią skydų. Ypač pasidėkite dėmesį į smulkius daiktus, kad jie nešoktų tarp didelių dėžių. Vokiški keliai, nors ir geri, bet turi savo bumps (posūkius), todėl vibracija yra didelė.

Kainos ir mokesčiai Vokietijoje

Kaip suskaičiuojama kaina už tokią paslaugą?

Kaina paprastai susideda iš kelių dalių: darbo valandos Lietuvoje (pakavimas), nuomos kėbului, atstumo iki Vokietijos ir darbo valandos ten (iškrovimas). Taip pat imamas mokestis už keliautojus (jei reikia nakvynei) ir kuro priklauka. Jei perkraustymas biurui į Vokietiją įvyksta savaitgalį, tai gali kainuoti brangiau, nes Vokietijoje ne visada leidžiama dirbti šalia gyvenamųjų namų sekmadieniais. Būtinai paklauskite apie papildomus mokesčius už liftą ar važiavimą pėsčiomis, jei sunkvežimis negali privažiuoti paties artimiau.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Žodis "paslėptas" yra blogai, tačiau yra "neplanuotų". Pavyzdžiui, jei Vokietijoje reikiaspecialios leidimo parkuoti sunkvežimį (Straßennutzungserlaubnis), tai kainuoja. Arba jei reikia padaryti "Stop" stovėjimą gatvėje tam tikru laiku – taip pat reikia mokėti. Taip pat, jei jūsų biure nėra lifto, o kabinetas yra penktame aukšte, tai tai nebus nemokama. Aš stengiuosi viską apskaičiuoti iš karto, bet kartais klientai nutyli apie tai, kad reikės nešti 50 pakuoiamų dėžių laiptais, tuomet kaina šokteli.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate įmonė, kuri turi PVM mokėtojo kodą ir vežate daiktus savo reikmėms (ne prekybai), tai tarptautinis pervežimas tarp ES šalių dažnai yra PVM netaikomas (0 proc.). Tačiau reikia labai gero dokumento sąlygos – turi būti transporto kvitas, sąskaita-faktūra su abiejų šalių PVM kodais. Jei bandysite pravažiuoti kaip fizinis asmuo be mokesčių, vokiečiai gali paprašyti sumokėti Vokietijos PVM, kas būtų skaudu. Geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu prieš vežiant (asmeniškai aš visada patariu).

Ką daryti, jei biuro adresas pasikeitė paskutinę minutę?

Tai nutinka dažniau nei manote. Jei adresas pasikeičia to pat miesto ribose, paprastai tai nėra problema, jei vairuotojas dar neatvyko į vietą. Bet jei jis jau yra Miunchene, o jums reikia važiuoti į Hamburgą... tai jau bus didelė problema. Bus taikomi baudos už vairuotojo laiko laukimą ir papildomi kilometrai. Aš vieną kartą važiavau į Frankfurtą, o klientas parašė "ach, mes perkėlėme į priemiestį" - tas priemiestis buvo 50 km toliau. Mums teko visiems laukti, o galutinė sąskaita išaugo pora šimtų eurų.

Ar galima sumokėti atvykus į vietą?

Dauguma firmų to nedaro, nes yra rizika, kad klientas atsisakys mokėti arba saks, kad "ką per daug". Dažniausiai reikia padaryti avansą arba sumokėti pilną sumą iš karto įmonės sąskaitą prieš išvykstant. Jei atvežate kasą (grynaisiais), reikia tai susitarti iš anksto, ir vairuotojas gali nepriimti didelės sumos sau į rankas dėl saugumo. Pinigai visada turėtų būti aiškios šaknys, kad nebūtų nepatogumų paskutinę minutę.

Vokietijos specifika ir taisyklės

Ar sunku gauti leidimą sustoti prie naujo biuro?

Gali būti labai sunkiai, jei tas biuras yra miesto centre arba "želdynų zonoje" ( Umweltzone ). Vokietija turi griežtas taisykles dėl sunkvežimių miestuose. Reikia gauti specialų leidimą iš vietos savivaldybės (Ordnungsamt), ir tai gali trukti keletą savaičių. Negalima tiesiog sustoti ant raudonos linijos ir pradėti iškrauti, nes greitai atvažiuos policija. Aš visada patariu klientams jį pasirūpinti šiuo dalyku mažiausiai prieš savaitę, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi po langu.

Ką daryti su šiukšlėmis po iškrovimo?

Vokietijoje šiukšlių sistema yra chaosas sveikam protui. Negalima tiesiog padėti visko į vieną dėžę. Yra atskira dėžė popieriui, plastikui, "Restmüll" (buitinėms atliekoms). Jei bandysite išmesti biuro baldus į bendrą konteinerą, gausite baisią baudą. Reikia susirasti "Wertstoffhof" (atsiėmimo punktą) arba užsisakyti specialų konteinerį už papildomą mokestį. Nepamirškite, kad elektros atliekų negalita mesti tiesiog taip.

Ar vokiečiai griežti dėl triukšmo?

Labai griežti. Jei perkraustymas biurui į Vokietiją vyksta gyvenamajame name arba prie jo, yra griežti laikai, kada galima triukšmingai dirbti (pagal įstatymus dažniausiai ne prieš 7 ryto ir ne po 8 vakaro, o sekmadieniais visai negalima). Jei vairuotojai pradės mesti dėžes į kėbulą sekmadienio vakare, gausite skundą iš kaimynų. Kartais netgi reikia specialaus leidimo triukšmui. Geriausia derinti laikus su namų administratorium (Hausmeister).

Ar reikia kalbėti vokiškai su vairuotojais ten?

Jei samdomi Lietuvos vairuotojai (kaip ir mes), tai jie kalba lietuviškai ir rusiškai. Bet jei ten dirba vietiniai krovikai arba reikia kalbėti su užeigu namų administratorium, vokiškai labai praverčia. Aš moku vos kelis žodžius ("Guten Tag", "Wo ist der Aufzug?"), bet dažnai tenka versti namų šeimininkus angliškai. Būtinai pasirūpinkite, kad vienas iš jūsų darbuotojų ant vietos būtų tas, kuris gali susikalbėti, jei kiltų nesklandumų.

Kaip su elgsis vokiškas biurokratas su "Gewerbeanmeldung"?

Jei steigiate naują įmonę Vokietijoje, reikės užregistruoti verslą (Gewerbeanmeldung). Pervežimo įmonė paprastai tiesiog atiduoda daiktus, ji nedalyvauja registracijoje. Tačiau jums reikės parodyti dokumentą, kad daiktai iš tikrųjų priklauso jums, nes keliaujant per pasienio kontrolės punktus (nors jų ir nebėra, bet bet kas gali sustabdyti) gali būti patikrinimas. Pasirūpinkite inventoriaus sąrašu.

Problemų sprendimas ir kritinės situacijos

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugeda pusiaukelėje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Esu matęs, kaip lūžta pavarų dėžė Lenkijoje. Tada mes turime pasiekti pagalbą iš artimiausios serviso stoties arba siųsti kitą sunkvežimį perkrauti. Jūsų daiktai gali pavėluoti dienai-dviems. Turime draudimą dėl vėlavimo (Acon), kuris padengia nuostolius, jei dėl to negalite dirbti. Bet laiku tai išspręsti neįmanoma, reikia kantrybės. (Tiesiog taip atsitinka, net mums mašinos kartais sensta).

Ar buvote matęs pavogtų daiktų atvejų?

Taip, ir tai nekanda. Dažniausiai tai nutinka ne važiuojant keliu, o sustojus pervedimo punktuose arba naktį, jei sunkvežimis stovi be apsaugos. Vokietijoje vagysčių lygis gana didelis tam tikruose rajonuose. Todėl mes niekada nepaliekame užpildyto kėbulo be priežiūros. Jei jūsų daiktai labai vertingi, gali būti reikalingas apsaugos vairuotojas, kuris tiesiog miegoja kabyje ir stebi situaciją. Nepasitikėkite likimu.

Ką daryti, jei vokiečių krovėjai sugadina stalą?

Pirmiausia, nufotografuokite žalą iš karto, kol padėjote ranką ant to. Tada parašykite defektų aktą (Schadensprotokoll). Jei tai mūsų vaiduotojai ar kompanijos žmonės, mes tai prisiimame ir atlyginame pagal draudimo sąlygas. Jei tai vietiniai samdyti žmonės (pavėluvėjai), tuokitės problemų, gali tekti eiti į teismą. Aš visada sako, kad naudokite tai, ką jums siūlo pagrindinė pervežimo kompanija, nes tada atsakomybė aiški. Nedarykite savo galvos su vietiniais "vunderkindais" be sutarties.

O jei ten tiesiog nebeužtena vietos kĚbule?

Tai įvyksta, kai klientas sako: "turime vos tris dėžes", o pasirodo, jo trys dėžės yra 3x3 metrų spintelės, kurios neina išmontuoti. Mes stengiamės įvertinti tūrį iš anksto, bet kartais realybė viršija lūkesčius. Tuomet reikia skambinti ir siųsti antrą mašiną "paskutinę milę". Tai kainuoja, bet kitaip tiesiog įsmeigsite daiktus pro langą (juokauju, bet beveik). Geriau deklaruokite tikrą kiekį iš anksto.

Kaip elgtis su durniais klausimais iš darbuotojų?

Jūsų darbuotojai klausins: "kur mano kompiuteris?", "kada aš galėsiu dirbti?", "kodėl mano augalas nukrito?". Būkite kantrūs (žinau, sunku). Geriausia sukurti grupėje "WhatsApp" ar "Telegram" ir rašyti naujienas ten, kad visi matytų. Aš mačiau, kaip vienas vadybininkas prarado nervus dėl to, kad kas 10 minučių jam skambino viena ir ta pati sekretorė. Organizuokite procesą aiškiai – kas kur eina.

Išvada

Na va, toks jis tas perkraustymas biurui į Vokietiją, iš vidaus pusės. Atrodo, kad tai tik logistika, bet iš tikrųjų tai taktinis žaidimas su taisyklėmis, biurokratija ir technika. Jei pasiruošiate ne iš vakaro o porą savaičių anksčiau (o dar geriau – mėnesį), ir pasamdate žmones, kurie žino ką daro, tai viskas vyks sklandžiai. O jei bandysite taupyti ant visko... gali gautis filmas siaubo. Sėkmės Vokietijoje ir laukiu jūsų skambučio, kai reikės grįžti atgal arba vežti kitą įmonę.