Perkraustykite biurą iš Vokietijos paprastai su mūsų pagalba

Dirbu jau beveik dvidešimt penkerius metus šioje srityje, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas iš užsienio yra kaip minų laukas, jei nieko nesupranti. Ypač kalbant apie Vokietiją, kur viskas turi būti tvarkingai, o vokiškas preciziškumas kartais sukelia nervus. Žmonės visada klauso, kaip tai padaryti be galvos skausmo, todėl nusprendžiau parašyti, kaip tai veikia iš vidaus. Mūsų tikslas – kad jūs galėtumėte perkraustyti biurą iš Vokietijos paprastai su mūsų pagalba ir nenuviltumėte. Čia nėra apie tuos idealizuotus vaizdus iš reklamų, o apie realų darbą, dulkes, vėluojančius vairuotojus ir dokumentus, kurie pasimetę. Taigi, ką reikia žinoti?

Dokumentai, muitai ir Vokietijos biurokratija (kaip neprašauti)

Ar reikia mokėti PVM ar muito, pervežant biurą iš Vokietijos į Lietuvą?

Tiesiogiai sakant, jei turite PVM mokėtojo kodą ir tai yra įmonės turtas, dažniausiai ne. Bet jei perkraustote fizinio asmens daiktus ar seną įrangą be dokumentų, muitinė gali užstrigti. Vieną kartą turėjome klientą iš Berlyno, kuris bandė įvežti asmeninį automobilį kaip įmonės turtą (nepatartina), tai buvo siaubas. Rašykite mums iš anksto, patikrinsime jūsų atvejį, nes kiekviena situacija skiriasi ir vengčiau problemų pasienyje.

Kokie dokumentai būtini, kad viskas vyktų sklandžiai?

Reikės krovinio manifesto ir eksporto sąskaitos (jei reikia). Dažnai klientai pamiršta, kad reikia oficialiai perduoti turtą, o ne tik užkrauti į sunkvežimį. Geriausia turėti inventoriaus sąrašą, nors aš pats žinau, kad niekas to nedaro iki paskutinės minutės. Jei turite brangių daiktų, reikės jų apžiūros aktų. Be šių lapų vokiečiai (ypač muitinės) gali neleisti išvykti arba priversti grįžti atgal.

Ar jūsų įmonė susiduria su dažnais muitinės patikrinimais?

Nebent kas atsitinka, dažnai. Vokietija yra griežta. Kartais, ką tik paliekame Miuncheno sandėlį, sustoja muitinė ir prašo atidaryti duris. Žinoma, mes viską turime tvarkingai, bet tai sukelia vėlavimą. Vieną kartą (tai buvo prieš 3 metus) mus sulaikė 4 valandomis dėl klaidingai nurodyto svorio deklaracijoje. Tai normalu šioje veikloje, tiesiog reikia kantrybės ir gerai užpildyti dokumenta.

Kas nutinka, jei prarandu dokumentus kelionės metu?

O, tai blogiausias scenarijus. Bet nepraslyskite. Skenuokite viską į telefoną ar el. paštą iš anksto. Jei originalai dingsta, mes galime padėti suformuoti naujus dokumentus, bet tai kainuoja laiko ir pinigų. Mano patirtis sako, kad dažniausiai dingsta ne svarbūs dokumentai, o galvoje (pasišnę) (galvojau, parašiau o galvoje, bet taisau - tiesiog mintyse). Tiesa sakant, tiesiog būkite atsargūs. Vokiškas biurokratas nesupras argumentų, kad „pasidarė“.

Ar galima gauti konsultaciją dėl dokumentų prieš perkraustymą?

Žinoma, skambinkite. Esu čia ne tik tam, kad gaudyčiau užsakymus, bet ir kad išvengtume bėdų. Labai gerai, kai klientai pasiduoda sąrašus iš anksto. Tada galime pasakyti, kur gali būti problema. Aš niekada nežinau 100%, ką muitininkai galvoja ryte, bet pagal patirtį galiu numatyti 90% rizikų. Geriau klausti dabar, nei verkti vėliau.

Kainos ir mokėjimai (kodėl ne pigiau?)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas iš Vokietijos?

Klausiate, kiek kainuoja perkraustyti biurą iš Vokietijos paprastai su mūsų pagalba? Tai kaip klausti, kiek kainuoja duona – priklauso, ar tai keksiukas, ar maišas miltų. Smulkiems biurams (1-2 konteineriai) gali tekėti nuo tūkstančio eurų, o dideliems sandėliams – dešimtys tūkstančių. Kainą lemia atstumas (Hamburgas arba Berlynas yra skirtingai), krovos darbai ir pakoavimo medžiagos. Mes nesame pigiausi, bet mes atvykstame. Pigu dažnai reiškia, kad vairuotojas niekada neatvyks.

Ar galima gauti fiksuotą kainą, kad nenukristų papildomų mokesčių?

Taip, galime susitarti dėl fiksuotos sumos, jei tiksliai žinome, ką vežiame. Bet jei vietoj penkių dėžių pasirodo trysdešimt, o liftas neveikia, kainą teks koreguoti. Aš visada sakau klientams – nediskutuokite dėl kiekvieno euro, jei norite, kad jūsų kompiuteriai neatrštu į gabalus. Fiksuota kaina saugo jus, bet ji taip pat privalo apimti visą mūsų riziką, todėl ji gali būti šiek tiek aukštesnė.

Kokius mokėjimo būdus priimate iš Vokietijos klientų?

Standartiškai – banko pavedimu. Kai kurie vokiečiai mėgsta mokėti kortele vairuotojui vietoje, bet mūsų vairuotojams draudžiama gauti grynaisiais pinigais (saugumo sumetimais). Galime išrašyti sąskaitą faktūrą iš anksto arba po atliktų darbų, jei sutinkame. Vieną kartą bandė mums sumokėti „čeku“ – to mes nepriimame. Mums svarbu, kad pinigai būtų sąskaitoje prieš arba iškart po iškrovimo.

Ar atsiskaitome už PVM?

Žinoma, mes esame PVM mokėtojai Lietuvoje. Jums išrašome sąskaitą faktūrą su PVM, kurią galite naudoti savo apskaitoje. Vokiškoms įmonėms tai taip pat ne problema, mes turime VIS kodą, viskas legalu. Tik nepamirškite nurodyti savo duomenų teisingai, o ne taip, kaip paskutinis klientas, kur parašė „Vokiečių firma“ ir viskas. Jei reikia specialios formos, praneškite, padergosime.

Ar galima sumokėti dalimis?

Principai mes nelabai dirbame su daliniu mokėjimu, nes tai sukuria administracinių sunkumų. Bet jei kalbame apie didelį ilgalaikį projektą, pavyzdžiui, perkrašant kelis skyrius per mėnesį, galima susitarti dėlioti. Paprastai prašome 30-50% avanso, kad užfiksuotume datą ir neimtume kitų užsakymų. Liko kita dalis – permokėte iš karto gavę prekes. Taip saugiau abiem pusėms.

Logistika ir laikas (kada tikimybė, kad vėluos?)

Kiek laiko užtrunka nuo užsakymo iki atvykimo?

Įprastai reikia 3-5 darbo dienų organizavimui, jei viskas tvarkinga. Bet jei reikia specialių leidimų arba važiuojame į gilius kaimus, gali užtrukti ilgiau. Neberašykite mums ryte ir nelaukite tą pačią dieną, nes to mes nebeįstengiame. Geriau planuoti savaitę-dvi iki. Mano patirtis rodo, kas paskutinis minute spaudžia, tas dažniausiai patiria stresą. Geriau anksti ir ramu.

Ar garantuojate konkretų atvykimo laiką?

Garantuoti tikslų valandą ir minutę tarptautiniuose pervežimuose beveik neįmanoma. Yra eismo įvykiai, sienos, oro sąlygos. Sakome intervalą, pvz., nuo 8 iki 12 valandos. Jei vairuotojas užstringa Frankfurte dėl spūsties, mes jums pranešame. Vienas klientas buvo labai nuliūdęs, kad atvykome 14 valandą vietoje 10, bet ką padarysi, kai kelyje susprogo sunkvežimis? Toks verslas.

Ar galima susiplanuoti perkraustymą savaitgaliu arba naktį?

Galima, bet tai kainuoja brangiau. Vokiečiai turi griežtus poilsio laiko reglamentus vairuotojams, todėl reikia ypatingų leidimų (Ausnahmegenehmigung). Jei jums būtina išsikrauti sekmadienį Rygoje arba Vilniuje, turime tai suplanuoti iš anksto ir užtikrinti, kad vairuotojas nepažeidžia taisyklių. Paprastai stengiamės vengti to, nes rizikuojame baudomis, bet už papildomą mokestį viskas įmanoma.

Kas daryti, jei sunkvežimis netelpa į mūsų gatvę?

Tai klasika. Vokiški miestai senamiestyje yra siauri. Mes paprastai siunčiame mažesnį „priešgynio“ sunkvežimį (7.5t) arba suorganizuojame perkrovą į mažą furgoną už papildomą mokestį. Nereikia pykti į vairuotoją, kad jis „nepriėjo“, jis tiesiog negalėjo. Prašome tikslaus adreso su nuotraukomis iš anksto. Vieną kartą teko vežti kompiuterius 500 metrų rankomis, nes klientas nepasakė, kad gatvė uždaryta statybom.

Ar vykstate maršrutais per Lenkiją ar per kitas šalis?

Dažniausiai važiuojame per Lenkiją, nes tai trumpiausias kelias iš Berlyno arba Miuncheno. Kartais, jei yra didelės spūstys A1 autostradoje, nukrypame per Čekiją. Nenukrypime nuo temos, bet kelių būklė Čekijoje kartais prastesnė. Visada parenkame saugiausią ir greičiausią variantą tuo metu. Jums nereikia rūpintis maršrutu, mūsų dispečeriai seka situaciją realiu laiku.

Krovos darbai ir dėžės (kas su tuo viso daro?)

Ar jūsų komanda padeda supakuoti daiktus?

Taip, turime savo packer'ius. Jie ateina, duoda dėžių, viską užrašo ir užklijuoja. Jums nereikia nieko daryti, tik pasakyti, ką vežti, o ką palikti šiukšlių dėžėje. Žinoma, tai papildomai kainuoja, bet verta, jei neturite laiko. Mačiau daug biurų, kur vadovai patys bėgioja su dėžėmis – nieko gero, jie tik trukdo. Geriau mokėti mums, o patys rūpintis verslu.

Ar pateikiate dėžes ir pakavimo medžiagas?

Pateikiame. Turime standartinių dėžių, burbuliuko plėvelės, lipdukų. Brangius daiktus (pvz., serverius) supakuosime į medines dėžes. Tiesiog nurodykite, kiek reikia. Kartais klientai sako „dėžių daugiau“, o paskui pasirodo, kad reikia penkiasdešimt vietoj penkių. Geriau per daug, negu per mažai, bet stengiamės nešvaistyti medžiagų.

Ar saugu duoti jums brangią elektroniką ir serverius?

Atsiprašau, bet be jokių garantijų? Ne, mes esam profesionalai. Supakuojame taip, kad jie nenukristų net jei sunkvežimis užliptų ant šono (šypsosi). Turime patirties su IT įrangos pervežimu. Vienintelis dalykas, kurio negaliu garantuoti – tai duomenų saugumas diskuose. Visada pasidarykite backup! Mes neatsakome už jūsų failus, jei smūgio metu sugenda diskas, nors fiziškai įranga gali būti sveika. Ir dar, serverius geriau vežti išjungtus.

Kas su baldais? Ar juos išmontuojate?

Taip, jei reikia, išmontuojame didželius stalus, spinteles, sekcijas. Vėliau surinkime atgal vietoje. Turiu savo įrankių komplektą, nieko keisto. Bet yra vienas dalykas – jei baldai seni ir sulty, gali sulūžti atmontuojant. Aš visada įspėju: jei spintelė jau laikosi ant vieno suolo, geriau ją palikti kaip yra arba numesti. Nedarykime iš to problemos, tiesiog pasakykite mums iš anksto apie senus baldus.

Ar gabenate labai sunkius daiktus (safe'ai, staklės)?

Gabename, bet tai ne paprasta dalykas. Seifas sveria toną, reikia specialios technikos (keltuvo). Jei jūsų biure yra tokių daiktų, privalote tai nurodyti užsakyme. Negalime važiuoti su paprasta mašina, kai reikia keltuvo su „haisais“. Vieną kartą teko kviesti gretimą statybos firmą pagalbai, nes klientas „pamiršo“ paminėti apie 2 tonų presą. Tokiu atveju kaina šokteli momentiškai.

Rizikos, problemos ir nepatogios tiesos (kas tikrai vyksta)

Ar įmanoma, kad kažkas pasiduoda pervežimo metu?

Hm, statistiškai tai labai reta, bet įvyksta. Dažniausiai dingsta smulkmenos – USB laikmenos, pelės, telefonai, kurie palikti ant stalo neįdėti į dėžę. Mes neesame vagys, bet kartais dirbame su subrangovais, kuriuos nepažįstame 100%. Mano patarimas – brangiausius daiktus pasilikite pas save arba uždarykite į užrakintą dėžę, kurios niekas neturi atidaryti be jūsų. Pasitikėjimas gerai, bet kontrolė geriau.

Kas nutinka, jei sugadinate kažką brangaus?

Apdraudžiame krovinius. Jei mes laužeme, mokame. Bet čia yra vienas „bet“. Jei daiktas buvo jau pažeistas, o mes tiesiog palietome ir jis sugriuvo, tai ne mūsų kaltė. Viskas užfiksuojame akte (protokole). Vienas klientas bandė mums priskirti lūžusį stalą, kuris buvo sulūžęs dar prieš metus. Na, su tokiais reikalais einame į draudimo įmonę, ten jie išsiaiškina, kas kaltas. Būkite sąžiningi, ir mes būsime sąžiningi.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai ar tik vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai, nes tai mūsų komanda. Bet jei pasitaiko ypatingas atvejis ir dirbame su patikimu partneriu iš Vokietijos, vairuotojas gali kalbėti tik vokiškai ar angliškai. Tada susisiekti sunkiau. Jei jums būtina, kad vairuotojas būtų lietuvis, prašome tai nurodyti. Aš asmeniškai gerbiau dirbu su lietuviais, nes lengviau paaiškinti, kur stovi ta dėžė su „svarbiaisiais failais“.

Kas daryti, jei važiuojate per miestą ir užsibarstate po žemiais tuneliais?

Tai mūsų problemos, ne jūsų. Mes planuojame maršrutą iš anksto, žinome aukščio limitus. Bet kartais GPS klaidingai nukreipia, o vairuotojas pamato, kad tunelio aukštis 3 metrai, o mašina 4 metrai. Tada tenka sukti atgal. Tai vėluoja. Niekada neleidžiau vairuotojams rizikuoti, jei abejoju aukščiu. Geriau pavėluoti valandą, nei nešioti stogo nuo sunkvežimio 200 kilometrų toliau.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro krovininiu?

Techniškai – taip, bet legaliai – nebe taip paprasta. Jei tai keletas dėžių su knygomis, niekas nežiūrės. Bet jei bandysite įvežti virtuvės komplektą ar sofą iš namų į biurą, o tai nėra įmonės turtas, gali kilti problemų su apmokestinimu. Geriau atskirti. Aš vieną kartą padėjau vežti kliento motociklą, tai buvo visa drama su dokumentais. Nenukrypime nuo temos – biuras turi likti biuru.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau negu jūs?

Kadangi jūs klausiate... Geriau neduoti į tai. Pigios firmos dažnai nėra apdraudusios krovinių, važiuoja senais sunkvežimiais, kurie gaišta pusės kelyje, arba paima užsakymą ir parduoda jį kitam brokeriui. Tada nežinai, kas atvyks. Mes laikomės kainos, kuri leidžia mums užtikrinti kokybę ir atvykti laiku. Pigu – tikrai ne visada reiškia gerai, ypač kai kalba eina apie jūsų verslo turtą.

Pabaigos darbai ir įvairūs klausimai (kas dar liko?)

Ar reikia jums padėti iškraunant arba įkraunant?

Galite padėti, jei norite, kad būtų greičiau, bet nebūtina. Mūsų vairuotojai moka krauti. Bet jei matote, kad jie kažką ne taip padeda, pasakykite. Vienas klientas Berlyne padėjo nešti dėžes ir susižeidė nugarą – mes nedraudžiame, bet ir neprivalome. Geriau gerkite kavą ir sekite, ar viskas tvarkingai, o fizinius darbus palikite mums, tam mūsų ir apmokamas.

Ar surenkate baldus naujoje vietoje?

Taip, tai įeina į krovos darbų kainą, jei buvome išmontavę. Jei atvykstate su savo surinktais baldais, tai mums pigiau, bet jei reikia surinkti mums – tai darbas. Stengiamės palikti biurą paruoštą darbui. Viską surinksime, pastatysime ant kojų, nuimkime apsaugines plėveles. Neseniai surinkome labai sudėtingą konferencijos stalą, kurioje buvo šimtas varžtų, tai užtruko, bet atrodė puikiai.

Kas daryti su pakuojimo atliekomis (dėžės, plėvė)?

Galite jas palikti mums, mes išvešiame į šiukšlių perdirbimą. Jei norite palikti sau dėžių, prašome pasakyti iš anksto, kad nerašytume ant jų „išmesti“. Dažniausiai klientai nori atsikratyti dėžių, kad neužstoja vietą. Tai nemokamai (be papildomo mokesčio), jei ne per daug. Jei turite toną šiukšlių, gali tekti papildomai susitarti dėl šiukšlių konteinerio.

Ar reikia gauti leidimą iš pastato administracijos?

Būtinai. Vokietijoje, ypač verslo centruose, reikia pranešti apie sunkvežimio atvykimą. Nurodykite mums kontaktą (Hausmeister), kad galėtume susitarti dėl lifto rezervavimo arba vietos stovėjimui. Jei niekam nepasakysite, sunkvežimis gali būti nuvarytas, o jums gali tekti mokėti baudą už netinkamą stovėjimą. Mes negalime užtikrinti sklandžios veiklos be jūsų pagalbos tame etape.

Kaip elgtis, jei randama pažeidimų atvykus į vietą?

Nedėkite daiktų į šalį. Sustokite. Paskambinkite mums. Reikia sudaryti defekto aktą (protokolą) su vairuotoju. Jei viską išnešiate ir po to skambinate, mes negalėsime nieko padaryti – bus per vėlu. Fotografuokite pažeidimus. Viskas turi būti užfiksuota vietoje. Aš žinau, kad visi nori greitai baigti ir dirbti, bet šis protokolas yra jūsų draugas, jei reikės kreiptis į draudimą.

Ar galima užsakyti tik transportą be krovos darbų?

Žinoma. Turite savo žmonių Vokietijoje, kurie užkrauna? Mums tik reikia atvežti į Lietuvą. Taip pat darome. Tai pigiau. Bet tada mes neatsakome už tai, kaip buvo užkrauta, jei kažkas nulūžta kelyje. Jei užkraunate jūs, užtikrinkite, kad sunkieji daiktai apačioje, o lengri viršuje. Paprasta fizika, bet kai kurie to nemoka (ir paskui stebisi, dėl ką lūžo stiklas).

Kodėl verta rinktis būtent jus, o ne „Amazon Freight“ ar kažką panašaus?

Nes su mumis galite suskalbėti telefonu, o ne rašyti robotui. Mes žinome jūsų biurą, mes žinome, ką vežiame. Didelės firmos traktuoja kaip numerį. Jei atsiras problema, jos nebesiskambina. O aš asmeniškai prižiūriu, kad viskas vyktų taip, kaip sutarta. Tai tas „personalinis“ dalykas, kuris dabar retas. O ir perkraustykite biurą iš Vokietijos paprastai su mūsų pagalba – tai ne tik tuščiai skamba.

Išvada

Viskas susideda ne iš didelių žodžių, o iš smulkių detalių ir planavimo. Perkraustyti įmonę iš Vokietijos gali būti košmaras, jei bandote tai daryti savarankiškai be patirties, tačiau su mumis tai tiesiog darbo diena. Rūpinkitės savo verslu, o kelią, dokumentus ir rizikas palikite mums. Perkraustykite biurą iš Vokietijos paprastai su mūsų pagalba ir mėgaukitės nauja vietoje be streso. Skambinkite, aptarsime.