Perkraustant biurą į Vokietiją: kas daro paslaugas patikimomis ir lanksčiomis?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, ir visada stebiuosi, kaip žmonės įsivaizduoja biuro perkraustymą. Tiesą sakant, tai ne tik baldų kraustymas iš vienos vietos į kitą, ypač kai kalbame apie Vokietiją. Čia viskas vyksta pagal taisykles, kurias vokiečiai myli, bet kurios mums dažnai kelia galvos skausmą. Ieškodami patikimos ir lanksčios paslaugos perkraustant biurą į Vokietiją, klientai dažnai pasigauna spąstuose tarp pigių pasiūlymų ir pavojingai „lankstių“ vežėjų, kurie tiesiog dingsta su kroviniu. Rašau šį tekstą ne kaip reklamą, o kaip žmogus, kuris matė viską – nuo prarastų serverių iki to, kaip vairuotojas Verdeno mieste nebegalėjo rasti vietos stovėjimui. Tegu čia bus tikra tiesa be jokio auksinio apvado.

Popieriai, kvailumai ir Vokietijos griežtumas

O kas su tais dokumentais? Ar daug jų reikia?

Vokietijoje be popierių niekur nenukeli. Visiems perkraustant biurą į Vokietiją paslaugų teikėjams tikrai reikalingas kruopštus krovinių sąrašas, vadinamas pakavimo sąrašu (Packing List). Be jo, jei sulaiko muitinė (nors tai ir ES, bet patikros būna), gali tekti praleisti naktį prie užtvankos. Geriausia, jei sąraše nurodyta ne tik „biuro stalai“, bet ir „4 stalai, ąžuoliniai, 120x60 cm“. Dažnai pamirštame, kad elektronikai reikia serijinių numerių, tai taip pat svarbu.

Ar tikrai reikia tą inventorizaciją? Negalima tiesiog užvežti?

Galima, bet rizikuojate. Vokietijos policija arba customs pareigūnai gali sustabdyti automobilį ir paklausti, kas vyksta. Jei vairuotojas negali parodyti, kad tai ne vogta prekė, o įmonės turtas, perkraustymas gali užtrukti savaitę. (Nors teisingiau sakant, dažniau tai būna tik paprasta procedūra, jei viskas tvarkinga). Patikimos firmos visada patvirtina krovinių priklausomybę dar prieš išvykdamos.

Kas tas CMR kontraktas ir kodėl jis svarbus?

CMR tai tarptautinis krovinių pervežimo kontraktas. Jis yra pagrindas, jei kas nors nutinka kelyje. Jei pasirašote jį be įspėjimų apie pažeidimus, o vėliau randate sulaužytą kompiuterį, bus labai sunku įrodyti, kad tai nutiko ne jūsų kaltė. Lanksčios paslaugos perkraustant biurą į Vokietiją visada įtraukia šį dokumentą, bet taisyklė viena: nepasirašykite, jei nesutinkate su būkle, užfiksuota dokumente.

Ar duoda garantiją, kad praeis sieną be problemų?

Garantijų neduoda niekas, netgi tas, kuris dirba jau 20 metų. Sienos kontrolė gali būti griežtesnė, jei vyksta kokios nors reidai. Tačiau jei pasirinksite profesionalą, jis žins, ką daryti. Esu matęs atvejų, kai dėl vieno trūkstamo antspaudo visą autokoloną nukreipė iš eilės. Geriau pasirinkti tai, kas atrodo patikimai.

Ką daryti, jei trūksta ką nors iš dokumentų Vokietijoje?

Tada teks laukti. Priklausomai nuo to, kas trūksta, gali tekti siųsti kurjeriu iš Lietuvos. Paprastai tai kainuoja brangiau nei pati perkraustymo paslauga. Todėl visada patikrinkite du kartus prieš išvykstant vairuotojui.

Kainos: kur pinigai dingsta ir kodėl brangu?

Kiek vidutiniškai kainuoja perkraustymas tokiems atstumams?

Noriu pasakyti, kad tai priklauso nuo dydžio, bet tiesiog nemanau, kad egzistuoja vidutinė kaina. Vieną kartą vežėme mažą architektų biurą į Miuncheną už 1200 eurų, kitą kartą didelį call centrą į Hamburgą kainavo virš 15 tūkstančių. Perkraustant biurą į Vokietiją kaina susideda ne tik iš atstumo, bet ir iš darbo valandų Vokietijoje, kurios brangesnės negu čia.

Kodėl viena firma klausia 200, o kita 500 eurų?

Tai klasika. Tas, kas klausia 200, turbūt neįskaičiuoja kuro papildymo arba „užmiršo“ paminti, kad reikia du vairuotojų (regos ir poilsio laiko normos). Žemiausia kaina dažnai būna brangiausia iš visų, jei reikės išgelbėti daiktus iš pašalinių sandėlių. Pasitikėkite patirtimi, o ne kalkuliatoriumi.

Ar įskaičiuoja pakavimo medžiagas į kainą?

Dažniausiai ne, arba tai įskaičiuojama kaip „bazinis paketas“, kurio neužtenka biurui. Knygoms, dokumentams ir serveriams reikia specifinių dėžių. Prieš sutariant dėl patikimos ir lanksčios paslaugos, klausime, ar kaina apima ir dėžes, ir lipdukus, ir pleistrą. Kartais išsiunčia sąskaitą už plėvelę, kuri kainuoja tiek, kiek nedaug.

Kas daro įtaką galutinei sumai?

Priklausomai nuo prieigos prie objekto. Jei Berlyne centre negalima privažiuoti arti, reikės nešti per gatvę 200 metrų. Tai laikas, o laikas Vokietijoje – pinigai. Taip pat, jei reikia išmontuoti ir vėl sumontuoti baldus, tai atskira paslauga.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėliojimo?

Galima, jei esate didelis klientas arba turite ilgalaikę sutartį. Bet mažoms firmoms dažniausiai reikalauja 50% avanso, o likutį – pristatymo metu. Tai saugo ir vežėją, ir klientą. (Nors yra buvę atvejų, kai mokėjome tik po to, kai viska surinkome, bet tai išimtis).

Pakavimas ir biuro „aukso turtas“

Ar jie patys supakuos viską, ar aš turiu?

Tai priklauso nuo jūsų užsakymo. Pilnas pakavimas brangesnis, bet sutaupo nervų. Ypač tų pačių serverių arba branduolinių duomenų saugyklų. Aš visada patariu kreiptis į patikimas ir lanksčias paslaugas, kurios įtraukia pakavimą, nes darbuotojai dažnai bando „sukrauti“ viską į vieną dėžę tą paskutinę valandą.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Jei juos krauna samdomi žmonės, reikia arba juos užsegti jūsų spynomis į dėžes, arba vežti patys. Nors profesionalios komandos sąžiningos, bet kodėl rizikuoti? Vokietijoje duomenų apsauga labai griežta (GDPR), o perkraustant biurą į Vokietiją nereikia papildomų problemų dėl nutekėjusios informacijos.

Ar tinkamai supakuos IT įrangą?

Tik jei pasakysite. Dažnai vairuotojai nešiojami kompiuterius kaip buitinę techniką, o tai yra klaida. Turi būti specialios dėžės su putomis. Pats mačiau, kaip vienas vadybininkas gavo „šukę“ vietoj kompiuterio, nes dėžė nukrito iš sunkvežimio. Pasitikrinkite, ar jie tai skęsta įrankiais.

Kiek dėžių reikės mažam biurui, tarkime, 10 žmonių?

Sunku pasakyti be apkrovos. Galbūt 50, galbūt 100. Kasdienybės daiktai, užrašų knygelės, asmeniniai daiktai – viskas susikaupia. Geriausia, jei atvyksta vadybininkas ir pamato akimi. Neklauskite manęs, aš čia ne matematas.

O kas dėl augalų? Galima vežti?

Galima, bet tai problemuota. Sienoje gali uždelsti dėl parazitų tikrinimo. Ir vairuotojai jų nemėgsta vežti, nes jie „kvepia“ (ne visada maloniai). Ir jei šaltas oras, giri žūtų.

Kelionė, vairuotojai ir realus gyvenimas kelyje

Kiek laiko užtrunka nuvykti į Vokietiją?

Teoriškai iki Berlyno 10-12 valandų. Praktiškai? 14-16 valandų su sustojimais ir eismo kamščiais ties Lenkija. Jei reikia būti vietoje ryte, reikia važiuoti iš vakarų. Žiemos metu viskas dar lėčiau. Lanksčios paslaugos perkraustant biurą į Vokietiją leidžia išvykti tuomet, kai jums patogu, bet ne visada taip paprasta surasti laisvą automobilį.

Ar vairuotojai kalba angliškai ar vokiškai?

Tai loterija. Dažniausiai mūsiškiai kalba tik lietuviškai ir rusiškai, šiek tiek „trileria“ angliškai. Vokiečiai kalba vokiškai. Jei reikia kalbėtis su sargu prie pastato Vokietijoje, gali kilti problemų jei vairuotojas nemoka paaiškinti, kodėl čia stovi didelis sunkvežimis. Geriau pasirinkti kompaniją, kuri turi dispečerius, kurie gali padėti telefonu.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis kelyje?

Tada turi būti planas B. Patikimos firmos turi draudimą ir galimybę išsiųsti kitą automobilį arba krovininį mikroautobusą, kad bent dalį daiktų pristatytų į laiką. Pats mačiau, kaip viena firma nepristatė rytoja posėdžiui reikalingų dokumentų, kadangi variklis užsidegė ties Poznaniu. Skandalas buvo didelis.

Ar gali atvežti savaitgalį?

Gali, bet už tai reikia papildomai mokėti. Vokietijoje darbo laikas ir poilsio taisyklės labai griežtos. Jei vairuotojas krobia sekmadienį, jam reikia mokėti viršvalandžius. Tačiau biurai dažnai prašo būtent to, kad neketrinti darbo proceso.

Kas dėl to, kad negalima privažiuoti?

Tuomet reikia leisti kojų (paprastai vairuotojų). Bet jei reikia specialios leidimų arba vietų užsakymo miesto centre, tai turite sutvarkyti jūs, klientas. Mes iš Lietuvos nežinome, kas ten dabra ties Eifelio bokštu.

Specifika: IT ir baldų surinkimas

Ar jie sugeba surinkti sudėtingus stalus?

Geriau klausti prieš. Kai kurie vairuotojai yra „auksinės rankos“, kiti tik moka padėti dėžę ant žemės. Jei turite sudėtingų sisteminių stalų, prašykite, kad atvyktų meistras surinkimas. Papildomai tai kainuos, bet išsaugos nervus.

Kaip elgtis su serverių kabinetais?

Tai atskira istorija. Serverius reikia išjungti tinkamai, pažymėti laidus. Vėliau – vėl viską pajungti. Svarbu, kad perkraustant biurą į Vokietiją technika nebūtų gulyta kaip bulvės. Jei neturite savo IT žmogaus, ieškokite perkraustytojo, kuris turi patirties su IT įranga.

Ar atsakinga, jei sulaužo baldą?

Jei tai užfiksuota CMR arba priėmimo-perdavimo akte, taip. Jei pasirašėte, kad „viskas tvarkoje“, o vėliau namie pastebėjote, kad kojos skyla – neįrodysite. Todėl tikrinkite viską darbo vietoje. Nekantraukite, vairuotojai nori išvykti.

Kas dėl šiukšlių? Ar išveš supakuotąs dėžes?

Kai kurios įmonės tai daro nemokamai (jei dėžės geros), kitos – už papildomą mokestį. Vokietijoje šiukšlių išvežimas brangu. Susitarkite iš anksto, kad nebeliktumėte su kalnu dėžių naujajame biure.

Ar gali padėti su technikos išmontavimu?

Taip, bet tai papildoma paslauga. Nėra įprasta, kad vairuotojas išmontuoja jūsų kompiuterius iš stalo. Jis užkrauna tai, kas jau paruošta. Tačiau paprastai galima susitarti dėl „rankų“ pagalbos.

Išvada

Galiausiai viskas sumažėja iki vieno – pasitikėjimo. Patikimos ir lanksčios paslaugos perkraustant biurą į Vokietiją ne visada reiškia brangiausią kainą, bet tikrai reiškia ramų miegą naktį. Neduokite apgauti pigių variantų, kurie pažada auksą, o pristato problemų krūvą. Geriau pasirinkti tą, kuris atviras pasakoja, kas gali nueiti ne taip, ir pasirūpina dokumentais bei saugumu. Sekmės jūsų verslui Vokietijoje, o aš tą puodelį kavos jau gėriau – laikas eiti toliau.