Perkėlimo paslaugos verslo biurams iš Vokietijos į Lietuvą: Kaip išgyventi chaosą ir neišprotėti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – perkėlimo paslaugos verslo biurams iš Vokietijos į Lietuvą niekada nesibaigia tiesiog dėžių įkėlimu į sunkvežimį. Visada atsiranda kažkas, ko neplanavai. Vieną kartą vairuotojas užstrigo Miuncheno centrinėje dalyje, nes negalėjo rasti vietos stovėjimui, kita – klientas pamiršo pasakyti, kad trečias aukštas be lifto, o ten reikia išnešti metalines kabinetas. Tai realus gyvenimas, o ne reklaminis klipas. Čia pasakysiu tiesą, kaip tai tik vyksta, be „gražių“ žodžių.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia žinoti pradedant

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų, bet dažniausiai nuo pirmojo susitikimo iki galutinio išsikraustymo praeina nuo savaitės iki mėnesio. Jei viskas būtų idealiai, galima spėti ir greičiau, bet kas mums yra idealus? Viskas prasideda nuo apžiūros, tai reikalauja laiko. Tada reikia suderinti datas, o vokiečiai mėgsta planuoti labai iš anksto. Taigi, nedarykite išvadų, kad tai įvyks per dieną.

Ar būtina važiuoti į apžiūrą į Vokietiją?

Labai rekomenduoju. Telefonu ar nuotraukomis galima įvertinti tik apytiksliai, o kai prieina prie sunkvežimio, paaiškėja, kad sofa per didelė arba koridoriai per siauri. Vieną kartą (aš tada dar buvau pradedantysis) sutikiau daryti be apžiūros, pagal nuotrauką, ir galiausiai teko išmontuoti langą, kad išneštume stalą. Nuo tada nebevažiuoju be akies į akį. Taip, tai kainuoja, bet sutaupote nervų.

Kada geriausia planuoti perkėlimą?

Geriausia anksti. Labai anksti. Jei galite, planuokite bent mėnesiu prieš, o idealiausia – dviem. Ypač jei perkėlimo paslaugos verslo biurams iš Vokietijos į Lietuvą reikalingos vasarą arba mėnesio pabaigoje. Tada visi pervežėjai užimti, o kainos šoka į dangų. Žinoma, skubos atveju mes padedame, bet tada tenka dirbti naktimis ir savaitgaliais, kas visiems brangu.

Ar galima perkelti biurą savaitgaliu?

Galima, ir dažnai netgi reikia, kad neinterruptumėte darbo. Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl triukšmo, todėl jei ten esate gyvenamajame name, gali būti problemų su kaimynais. Lietuvoje šiek tiek lengviau, bet vis tiek reikia derėtis su pastato administracija. Viskas įmanoma, tiesiog reikia to užsimesti iš anksto.

Kas daroma su paštomis ir smulkmenomis?

Smulkios atsiųlimų dėžutės, popieriai, spalvotukai – viską surenkame į dėžes. Jei turite daug smulkmenų, geriau jas supakuoti pačiams, kitaip mūsų pakavėjai už tai imamas papildomai mokestis. Niekas nenori mokėti už tai, kas gali būti padaryta nemokamai, tiesa? O jei paliksite visą ant stalų, mes tiesiog viską užmesime į didesnę dėžę „kaip yra“.

Ar imate už pakavimą?

Taip, tai standartinė dalis. Turime burbuliukų plėvelės, gofruoto kartono, dėžių. Brangią techniką apvyniojame dukart. Vienas klientas mums pasakė, kad jo kompiuteriai verti daugiau nei mano namas, todėl ten buvome ypatingai atsargūs. Pakavimas yra pusė sėkmės, jei norite, kad viskas atvyktų sveika.

Vokietijos specifika ir biurokratija

Kaip su vokiečių griežtumu susidoroti?

Jie tiesiog mėgsta tvarką. Jei sutartyje parašyta, kad atvykstame 8:00, mes būnam ten 7:55. Negalima vėluoti, nes vokiečiai tada pradeda panikuoti. Viskas turi būti užpildyta teisingai, inventoriaus sąrašai tikslūs. Jei kažką praleisite, gali būti problemų su išvykimu iš pastato, ten dažnai reikia patvirtinti, kad nieko nepavogiate.

Ar reikia specialių leidimų miesto centre?

Labai dažnai taip. Berlyne, Hamburge ar Frankfurte sustabdyti 7,5 tonų sunkvežimį be leidimo yra beveik nerealizuojama be baudos. Mes sutvarkome šiuos klausimus, bet tai užtrunka laiko. Kartais reikia kreiptis į vietos savivaldybę (Ordnungsamt), o tai gali šiek tiek atidėlioti procesą. Geriau, kai šitą daryti biuras, o ne vairuotojas vietoje.

Ką daryti su baldais, kurie netelpa?

Arba juos išmontuojame, arba paliekame. Vokiški biurai dažnai turi didelių, integruotų spintų, kurios buvo montuojamos dar statant pastatą. Jas išnešti neįmanoma neperardant sienos. Tokiu atveju turime pasirūpinti elektriniu įrankiu. Vieną kartą teko perpjauti stalą pusiau, nes jis neįėjo į liftą. Klientas buvo nustebęs, bet mes sutvarkėme.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Biuruose dažnai būna spausdintuvų kasetės, valymo priemonės ar senos baterijos. Tai yra pavojingos krovos. Negalima tiesiog mesti jų į dėžę su knygomis. Reikia deklaruoti ir užtikrinti, kad jos nenukristų. Aš (t.y. mūsų vairuotojai) visada patikrinu, ar kas tokio nepalikta po stalais.

Kaip elgtis su vokišku šiukšlių išvežimu?

Vokietijoje tai siaubas. Jie turi atskiras dėžtes popieriui, plastikui, stiklui. Negalima tiesiog viską įmesti į vieną maišą. Jei perkeliant biurą susidaro šiukšlių, jas reikia suskirstyti. Kartais už tai reikia papildomai sumokėti vietinėms kompanijoms, nes mūsų sunkvežimis neveža atliekų atgal į Lietuvą, tai nėra ekonomiška.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Mane, kaip logistikos vadovą, ne, bet vairuotojams labai praverčia bent pagrindai. Nors dauguma vokiečių kalba angliškai, senos kartos darbininkai gali ir nesuprasti. Geriau, kai su mumis važiuoja kas nors, kas supranta instrukcijas, ypač jei reikia derėtis dėl laikymosi vietos ar keltų.

Kainos ir mokėjimai

Kaip susiformuoja kaina?

Tai nėra fiksuota suma. Skaičiuojame pagal valandas, darbuotojų kiekį, nuvaziuotus kilometrus ir kuro kainą. Taip pat įeina pakavimo medžiagos. Perkėlimo paslaugos verslo biurams iš Vokietijos į Lietuvą kainuoja brangiau nei vidutinis Lietuvos vidaus pervežimas, tiesiog dėl atstumo ir to, kad Vokietijoje darbo rankos brangios.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, jei tiksliai žinome, ką vežiame. Atėjome, viską pamatėme, parašėme sąrašą – tada kaina fiksuota. Jei darbas prasideda vietoje ir pasirodo, kad dėžių yra dvigubai daugiau, nei sakėte, kaina irgi didėja. Tai natūralu. Nemanau, kad jūs dirbtumėte už tas pačias pinigus, jei darbo padarytumite dvigubai daugiau.

Kada reikia mokėti avansą?

Įprasta praktika – 30-50 procentų avanso sutarties pasirašymo metu. Tai užtikrina, kad rezervuojame jums sunkvežimį ir darbuotojus. Jei atšaukiate paskutinę minutę, mes prarandame uždarbį, todėl avansas dažnai negrąžinamas, jei nėra svarbios priežasties.

Ar priimate korteles?

Taip, bet mums daugiausia patinka banko pavedimai. Vokietijos klientai dažnai moka "Rechnung" (sąskaitą-faktūrą) per 14 dienų, tai normalu. Bet jei esate privatus asmuo ar maža įmonė, reikės sumokėti iš karto. Pinigai visada yra jautri tema.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Liftas. Jo nebuvimas gali padidinti kainą dviem ar trims kartomis. Jei turite nešti 30 dėžių per trečią aukštą laiptais, tai užtrunka valandas. Vokietijoje daug senų pastatų be lifto, todėl visada klauskite apie tai. Taip pat, kelias į Lietuvą gali būti užstrigęs dėl eismo įvykių, tai taip pat gali paveikti kainą, jei mokate už valandas.

Ar kainuoja brangiau, jei važiuoja sabato dieną?

Taip, darbo užmokestis poilsio dienomis yra didesnis. Jei norite išvengti triukšmo darbo dieną, turite sumokėti už tai papildomai. Nėra būdo aplenkti šios taisyklės, nebent jūsų darbuotojai patys sutys nešti dėžes, o tai abejotina.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastas draudimas (transportavimo) įeina, bet jis padengia tik ribą, pvz., 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangią serverinę įrangą, reikia sudaryti papildomą draudimo sutartį (All Risk). Tai nedidelis mokestis, bet suteikia ramybės. Geriau užsidėti už galvą, nes aš girdėjau istorijų, kai sunkvežimiai užsidegdavo.

Technika, baldai ir IT infrastruktūra

Kaip elgtis su serveriais?

Tai labai atsakinga dalis. Serverius negaliau tiesiog „mesti“ į dėžę. Reikia juos išjungti tinkamai, pažymėti kabelius (nusifotografuoti, kur kas jungiasi), o geriausiai – kvieti IT specialistą, kuris viską išmontuoja ir vėliau Lietuvoje montuoja. Mes tik fiziškai pervežame, neatsakingi už jų programinę įrangą.

Ar sugebate išnešti erdvinius stalus?

Erdviniai staliniai kompleksai („landšaftai“) yra blogis. Jie sunkūs, netvarkingi, daug detalių. Taip, sugebame, bet tai užtrunka. Reikia išsukti visus varžtus, sudėti į maišus, kad nepasimestų. Vieną kartą teko nešti tokį stalą pro siaurą durų angą, beveik nuplėšėme tapetus. Žinokite, tai ne paprasta.

Ką daryti su vitrinomis?

Vitrinos yra labai trapios. Jas reikia supakuoti į minkštą medžiagą, o ant viršaus uždėti storią gofruotą kartoną. Jei vitrina yra didelė ir sveria toną, reikia specialių juostų nešimui. Neklauskite, kodėl taip brangu, tiesiog pabandykite nešti 200 kg vitriną laiptais be įrangos, ir suprasite.

Ar reikia išjungti visą techniką?

Būtinai. Ne tik išjungti, bet ir ištraukti kištukus. Pervežimo metu sunkvežimis gali stipriai suplyšti, ir jei kompiuteris bus įjungtas, gali sudegti maitinimo blokas. Mes neatsakome už tokius dalykus, jei apie tai nebuvo kalbama. Nusiminkite: išjunkite viską.

Kaip pažymėti dėžes?

Galite rašyti marškinėlių rašalu ant dėžės, arba mes užklijuokime lipdukus. Svarbu, kad būtų nurodytas kambarys (pvz., „Direktoriaus kambarys“) ir turinys. Taip Lietuvoje bus daug lengviau iškrautyti. Ką daryti, jei užmiršote? Tada viskas nukraunama į vieną krūvą ir jūs pačiai ieškote savo peiliukų ar popieriaus.

Ar vežiate augalus?

Biuro augalus vežti galima, bet ne žiemą. Sunkvežimyje šalta, net jei yra šildymas (o jis ne visada veikia važiuojant). Jei šaltas oras, augalai gali užšalti. Taip pat reikia patikrinti, ar augaluose nėra kenkėjų, nes muitinė (jei tikrinimas) gali neleisti įvežti. Žinoma, tarp ES ribų tikrinimas retas, bet rizika yra.

Problemos ir kaip jų išvengti (arba bent jau sumažinti skausmą)

Kas daryti, jei lūžta kelią?

Tai blogiausias scenarijus. Mes turiam draudimą, bet tada reikia eiti į biurokratiją. Jei lūžta kėdė koja, mes ją sutvarkome arba kompensuojame. Jei lūžta brangus paveikslas – čia jau ilgas procesas su vertinimu. Geriausia tiesiog nenešti labai brangių daiktų patys, o juos vežti specializuotu transportu.

Ar buvote atvejų, kai dingo daiktų?

Per 20 metų buvo vienas ar du kartai, kai dingdavo smulkmenų – nešiojamieji kompiuteriai, telefonai. Tai ne mes pavogėme, bet kartais stovyklos vietose arba perkraunant gali ką nors „pasiimti“. Todėl brangias daiktas (nešiojamus, piniginus) reikia nešti su savimi mažame automobilyje, o ne palikti sunkvežimyje.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tai vargu ar „jei“, tai „kada“. Mes turime pagalbinių automobilių, tačiau jei sugenda Vokietijos autobane, gali užtrukti, kol atvyks techninė pagalba. Tada jūsų biuras gali laukti dieną ilgiau. Nėra ko daryti, mechanika yra mechanika. Stengiamės naudoti naujus sunkvežimus, tačiau gedimai visada pasitaiko.

Kaip elgtis su nepatenkintais kaimynais?

Jei perkeliate biurą gyvenamajame name, kaimynai gali pykti dėl triukšmo. Geriausia iškabinti skelbimą prie įėjimo: „Atsiprašome už triukšmą, perkeliam biurą“. Kartais padeda nupirkti kava ar pyragus namų valdytojai. Žmogiškasis faktoras veikia daugiau nei įstatymai.

Ar dažnai pasitaiko vėlavimų?

Statistika tokia: 10% atvejų vėluojame dėl techninių priežasčių, 20% dėl klientų (nesupakuota laiku), 70% viskas vyksta pagal planą. Taigi, tikimybė pavėluoti yra, tačiau stengiamės šią tikimybę sumažinti. Jei jums labai skubia, geriau planuokite su atsarga vienai dienai.

Kas nutinka, jei klientas nepasirodo vietoije?

Tai buvo. Vairuotojas atvažiuoja į adresą, o durys užrakintos, nieko neatsiliepia. Tuomet prasideda skambinimas, ieškojimas. Jei negalime susisiekti, sunkvežimis turi važiuoti toliau, o tai kainuoja pinigus. Prašome, būkite vietoije arba palikite atsakingą žmogų.

Atvykimas į Lietuvą ir pabaiga

Kaip vyksta iškrovimas Vilniuje (ar kitame mieste)?

Jei yra liftas ir vietos parkavimui – viskas vyksta greitai. Jei gyvenatės senamiestyje, kur sunku privažiuoti dideliam sunkvežimiui, gali tekti perkrauti į mažesnį automobilį („šlykštę“). Tai papildomas darbas ir papildoma kaina, bet dažnai būtina. Vilniaus senamiestyje su dideliu sunkvežimiu be leidimo neapsieisi.

Ar padedate surinkti baldus?

Taip, tai mūsų darbas. Iškrauname dėžes, atnešame į kabinetus, surinkame stalus, kėdes, spinteles. Montejimas dažnai trunka ilgiau nei išmontavimas, nes reikia, kad būtų lygu ir gražu. Verslo biuras turi atrodyti reprezentatyviai, o ne kaip sandėlis.

Ką daryti su tuščiomis dėžėmis?

Mes jas surenkame ir išvežame. Jei dėžės geros, galite jas palikti sau, jei blogos – išmesime. Kartais klientai prašo palikti dėžių kiekį, kad galėtų dar ką nors padaryti, tai ne problema. Svarbu tik pasakyti iš anksto, kad neišmestume.

Ar galima iš karto pradėti dirbti?

Jei viskas suplanuota, taip. Atvežame, iškrauname, surinkime, IT specialistas sujungia kompiuterius – ir galite dirbti. Bet dažniausiai reikia bent dienos, kad išsituokti, išvėduoti patalpas. Nepulkite dirbti tuoj pat, pamilkite savo naująją erdvę pirmiausia.

Kaip susitvarkyti su šiukšlėmis po perkėlimo?

Vokietijoje likusios šiukšlės ten ir lieka (jei sutarta), o Lietuvoje susidariusias šiukšles (pakavimo popierius, plėvelės) mes surinkame ir išvežame į sąvartyną. Tai įeina į paslaugą, nebent jų yra per daug, tada gali būti papildomas mokestis už savivarčio iškvietimą.

Ar išrašote sąskaitas-faktūras?

Žinoma, viską oficialiai. Perkėlimo paslaugos verslo biurams iš Vokietijos į Lietuvą yra mūsų kasdieninė veikla, todėl viskas tvarkingai su PVM. Jums reikės mums pateikti savo įmonės duomenis, o mes atsiųsime dokumentą el. paštu arba atsiųsime kurjeriu, jei reikia popierinio varianto.

Kas daryti, jei po iškrovimosi trūksta dėžės?

Pirmiausia paieškite aplinkui, gal ji nukrito po stalą arba liko kelyje prie lifto. Jei tikrai nerandate, skambinkite mums. Kartais būna, kad dėžė pasilikta ankstesnėje stovykloje arba patejo į neteisingą sunkvežimį (jei juos buvo keletas). Mes tada ją organizuojame atvežti, nors tai gali šiek tiek užtrukti.

Ar turite rekomendacijų?

Turime, ir jų daug. Ilgametės patirties vaisiai. Galite paprašyti susisiekti su buvusiais klientais, nors dažniausiai žmonės tiesiog palieka komentarą „Facebook“ ar „Google Maps“ reitinguose. Patikrinkite ten, jei abejojate. Geriausia reklama yra patenkintas klientas, kuras nustoja galvoti apie perkėlimą, kai jis baigtas.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti – nereikia bijoti šio proceso. Taip, perkėlimo paslaugos verslo biurams iš Vokietijos į Lietuvą gali atrodyti kaip košmara, su biurokratija ir kilometrais, bet viskas įmanoma su geru planavimu. Rūpinkitės savo IT ir brangiausiais daiktais, o likusį „sunkųjį darbą“ palikite mums. Mes jau matėme viską – nuo dešimtų aukštų be lifto iki vokiško tvarkos manijos, todėl su jūsų biuru tikrai susidorosime.