Pavyzdingas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su garantija: vadovas iš vidaus

Sveiki, draugai. Šiandien kalbėsime apie tai, kas kiekvienam verslininkui sukelia prakaitą – biuro kėlimą. O konkrečiau, biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su garantija yra tas procesas, kuris atrodo paprastas tik tol, kol nepasirodo pirmoji problema. Aš šioje srityje buvau jau virš dvidešimties metų, mačiau viską – nuo subliuškusių serverių iki dingusių konteinerių kelyje tarp Kauno ir Miuncheno. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, turi žinoti keletą niuansų, kurių neparašys jokie gražūs prospectai. Čia nėra apie tuščius pažadus, o apie tai, kaip iš tikrųjų veikia logistika, kai vairuotojai pavargę, o muitinės darbuotojai yra... na, tokie, kokie jie yra. Susirinkime, nusipilkime kavos ir panagrinėkime, kaip tai padaryti taip, kad neprarastumite protų.

Dokumentai ir pradžios painiavos

Ar tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas, ar tai tik pinigų švaistymas?

Žinoma, kad reikalingas, ir nerašykite jame "vien krepšys daiktų", nes vėliau aš nepadėsiu jums susitvarkyti su vokiečių muitinės pareigūnais. Tą sąrašą reikia daryti kruopščiai, su konkrečiu kiekvienu stalčiumi ir kompiuteriu, kitaip biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su garantija tampa tik viltimi. Viena kartą turėjau klientą, kuris parašė "biuro technika", o muitinėje atsivėrė konteineris pilnas neįregistruotų telefonų – galite pasivaizduoti, kokia buva scena. Geriau praleisti valandą rašant, nei tris dienas stovint pasienyje aiškinantis.

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka visi dokumentai sutvarkyti?

Paprastai tai trunka dieną ar dvi, jei turite viską su savimi, bet jei trūksta kokių nors eksporto deklaracijų ar spec. leidimų, gali užtrukti ir savaitę. Vokiškas biurokratas yra kaip robotas – jei viena lentelė ne toje vietoje, dokumentas eina atgal. Aš asmeniškai visada patariu pasiduoti šią dalį profesionalams, kadangi biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su garantija prasideda būtent nuo popierių, o ne nuo dėžių pakrovimo.

Kas daryti, jei dėžėse yra asmeniniai daiktai, o ne tik biuro?

Nepažymėkite jų kaip "biuro įranga", nes tai yra smuklė, už kurią gausite baudą. Asmeninius daiktus geriau vežti atskirai arba aiškiai deklaruoti kaip "used household goods" (naudoti buities daiktai), tada muitinės procedūros kitokios. Vokiškai įstatymai labai griežtai skiria verslo ir asmeninį turį, ir jei bandysite užmaskuoti savo dviratį kaip kompanijos turtą, gali baigtis liūdnai.

Ar reikia mokėti PVM, jei pervežame savo paties įmonės turtą tarp filialų?

Tiesioginis pervežimas tarp savo filialų (jei abu yra PVM mokėtojai ES) paprastai yra PVM neapmokestinamas, bet reikia pateikti VMI patvirtinimą. Vokietijoje jie taip pat nori matyti tuo patį. Turiu omenyje, kad čia ne taip paprasta kaip atrodo – vienas klaidingas kodas deklaracijoje, ir jums gali tekti mokėti 19% VVM (vokiškas PVM) vėliau, nors jūs manėte, kad viskas aišku.

Kokius dokumentus reikia dėl IT įrangos, ypač jei ji sena?

Senos kompiuterinės įrangos gali būti klasifikuojamos kaip atliekos (WEEE), todėl reikės atitinkamų leidimų arba deklaracijos, kad tai nėra šiukšlės. Negalima tiesiog numesti penkių senų serverių į sunkvežimį ir sakyti, kad vežate "rezervines dalis", nes vokiečiai apie ekologiją žino daugiau, nei mes kartais norėtume manyti.

Pakavimas ir krovimas (kas dažnai nueina ne taip)

Ar verta taupyti ant dėžių ir įpakavimo medžiagų?

Nė kiek. Jei dėžė sublyščia po pusės tonos svorio, niekada jums neatginsime to brangaus projektoriaus, kuris nukrito ant betono. Geriau biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su garantija kainuoja šiek tiek daugiau dėl kokybiškų medžiagų, nei jūs stovite su sulaužytais pečiais ir liūdnomis akimis prieš klientą Vokietijoje. Naudokite dvigubas sienas dėžėms, o ne tas, kurias gaunate iš maisto prekybos centų.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria duomenų įranga?

Serverius reikia išjungti tikrai, o ne tiesiog ištraukti kištuką, tada uždaryti į specialias kabinetas su putomis. Kartais klientai sako "palikite įjungtą, greičiau prikelsime", bet tai yra receptas katastrofai – vibracija kelyje gali sugadinti diskus. (Tikrai, buvo atvejis, kai klientas taip padarė ir prarado visus duomenis, tai dabar viską primoku išjungti).

Ar reikia išmontuoti visus biuro baldus ar galima vežti surinktus?

Didžiąją dalį reikia išmontuoti, ne tik kad tilptų, bet ir kad nesulūžtų. Stalų kojos, spintos – viskas turi eiti atskirai. Vienas kartą bandžiau įkalbėti klientą neirinti stumdomų durų spintos, ir jos, žinoma, atsiskyrė pirmajame posūkyje netoli Varšuvos. Geriau praleisti valandą darbe, nei mokėti už naują spintą.

Kas daryti su "smulkimenomis", kurios visada dingsta?

Susukite jas į maišelius ir pažymėkite. Rašikliai, knygų užsegikliai, telefonų laidai – viskas turi būti savo vietoje. Aš asmeniškai nekenčiu, kai atidarome konteinerį Vokietijoje, o ten kažkas liejasi iš atidarytų kavos puodelių, kurie buvo padėti ant stalčiaus viršaus be dangtelio. Tai yra klasikinis chaosas.

Ar galima užkrauti daugiau, nei numatyta, jei telpa?

Negalima. Sunkvežimis turi svorio limitą, o vokiečių keliuose pastovi svarstyklių kontrolė. Jei mes sūpynių viršuje, vairuotojas gali gauti didelę baudą, o sunkvežimis – nuvarytas į saugojimo aikštelę. Tada jūsų biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su garantija taps labai brangus mokymas.

Kelias ir vokiškos realybės

Kiek laiko užtrunka nuvežti krovinią į Berlyną ar Miuncheną?

Paprastai tai diena-dvi, priklausomai nuo eismo. Bet jei užstringa pasienyje arba lenda į techninę apžiūrą, gali užtrukti ir ilgiau. Vokiškai autostradai greiti, bet ten taip pat yra darbų ir spūsčių, ypač prie Ruhr srities. Neverkite vairuotojui į ausį kas valandą, kada jau bus, tai tik nervina ir nieko nepagreitina.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams Vokietijoje?

Jei vairuotojas dirba pagal "cabotage" taisykles (t.y. kelionių viduje Vokietijoje), tada yra griežti apribojimai – po tris keliones per septynias dienas. Jei tai tiesiog viena kelionė į galinį tašką ir tuščias atgal, problema nėra didelė. Bet jei planuojate važinėti po Vokietiją iš vieno biuro į kitą, reikia labai gerai susiskaityti su reglamentais, kitaip gausite baudą.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai reali situacija – varikliai sulaiko, padangos plyšta. Mes tada turime organizuoti perkrovą į kitą sunkvežimį. Tai gali užtrukti, bet biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su garantija numato ir tokius scenarijus, todėl niekada nevėluokite su pristatymu iki paskutinės minutės. Turėkite rezervą bent vienai dienai.

Ar vokiečiai tikrai taip griežtai tikrina sunkvežimius?

Taip, jie turi Bauhof ir kitas inspekcijas, kurios sustabdo sunkvežimius net ir be pažeidimų tiesiog patikrinti. Jei vairuotojas neturi poilsio laiko užpildytą tachografą, bus didelės rūpesčiai. Todėl dirbame tik su patikimais vairuotojais, kurie žino taisykles, o ne su "kaimyno sūnumi", kuris nusipirko seną "Scania".

Kaip su parkavimu miesto centre, pvz., Frankfurte?

Ten yra siaubingai sunku. Reikia iš anksto gauti leidimą (Sondergenehmigung) stovėjimui su dideliu sunkvežimiu prie pat įėjimo. Jei tiesiog sustosite ant "geltonos linijos", automobilis bus nutemptas per valandą, o jums teks eiti į policiją mokėti išpirkos. Tai nėra mūsų kaltė, tai yra jūsų biuro vadovo pareiga pasirūpinti vieta.

Pinigai, garantijos ir nemalonumai

Kodėl kaina svyruoja, kai jau viskas sutarta?

Kartais kyla kuro kainos, arba pasikeičia muitinės mokesčiai, jei neteisingai pateikėte kodus. Taip pat, jei reikia naudoti liftą su krane, kuris nebuvo įskaičiuotas pradinėje kainoje. Aš stengiuosi kalbėti tiesiai – jei pasakiau vieną kainą, ji turėtų likti tokia, nebent jūs pats pridėjote darbų vietojeje. Sąžiningumas čia svarbiau už "marketingą".

Kokia yra ta "garantija", apie kurią visi kalba?

Garantija mūsų atveju reiškia, kad jei mes sulaužyme kažką dėl savo kaltės, mes tai atsilyginame. Bet jei dėžėje buvo jau sulūžęs vazas, o jūs nepažymėjote pakavimo aktų, tai ne mūsų problema. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su garantija veikia tik tada, krai abiejų pusių yra sąžiningumas ir dokumentinis užfiksuotas buvimo būklė.

Ar verta drausti krovinius, ar tai tik papildomas uždarbis?

Būtinai draudžiame. Standartinis draudimas (paprastai apie 10 EUR už 1 kg svorio) nedengia visos vertės, jei vežate brangią techniką. Rekomenduoju viską apdrausti pilna verte (All-risk), ypač kai vežame serverius ar medicininę įrangą. Vienas gaisras ar avarija gali sunaikinti visą verslo dalį, be kurios negalite dirbti.

Kas nutinka, jei klientas Vokietijoje atsisako priimti siuntą?

Tuomet jums teks mokėti už laiką, kurį sunkvežimis praleido stovėdamas, ir už grįžimą atgal. Vokiškai sandėliai nėra nemokami. Pasitaikė atvejis, kai vadybininkas "nepagavo" laiko ir išvyko į atostogas, o mums teko laukti porą dienų kieme. Nemanau, kad jums norėtųsi mokėti už tokią klaidą.

Ar galima apmokėti tik po pristatymo?

Galima, bet tik jei sutarta iš anksto ir turite patikimumo įrodymus. Dažniausiai reikalaujame avanso, kad padengtume degalų ir kelių mokesčių sąnaudas. Nemanau, kad aš važiuočiau į Vokietiją su tuščia talpykla, tikėdamasis, kad jūsų buhalterė man pervels pinigus laiku. Pasitikėjimas – dalykas dvipusis.

Problemos ir kaip jų išvengti (nepatogios tiesos)

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sąžiningai? Retai, bet įvyksta. Paprastai tai ne vagystė, o tiesiog "pamestumai" – dėžė nukrito į kitą konteinerį arba buvo palikta sandėlyje. Todėl inventorius yra svarbus. Ką tik girdėjau istoriją apie vieną firmą, kur dingo visas archyvas su svarbiais sutartimis – vėliau jį radome, bet buvo per vėlu. Būkite atidūs.

Kodėl kai kurios firmos siūlo neįtikėtinai low kainas?

Todėl, kad jos jums nieko nesuteiks, jei kas nors blogai nutiks. Jie neturi draudimo, jų vairuotojai yra "mėnuliai", o sunkvežimiai – griūvantis laužas. Jei kainos atrodo per geros, kad būtų tiesa, tai paprastai taip yra. Geras biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su garantija niekada nekainuoja kaip bilietas į kiną.

Kas daryti, jei vokiečių klientas skųstis, kad dėžės sužalotos?

Reikia nuotraukų. Be nuotraukų iš pakavimo ir išpakavimo momento mūsų draudimo bendrovė nieko neatsiskaitys. Aš visada sakau savo vairuotojams – fotografuok viską, net tuščius grindis. Tai išgelbėjo mus ne kartą. Be įrodymų tai yra "žodis prieš žodį", ir ten dažniau laimi tas, kas kalba vokiškai.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija) biuro siuntose?

Tik su specialiais leidimais ir ženklinimu. Negalima tiesiog įmesti į dėžę dažų balionėlio ar valymo priemonių ir manyti, kad viskas bus gerai. Jei užsidegs ar nutekės, gaišite visą krovinią, o gali būti ir baudos už pavojingų krovinių nelegalų pervežimą.

Kaip elgtis su alkoholiu, jei jis yra biuro atsargose?

Tai yra labai pavojinga sritis. Jei tai verslo dovanos, tai viena, bet jei tai tiesiog "pasilikome iš vakarėlio", tai gali būti traktuojama kaip kontrabanda, jei viršijate leistinas normas. Geriau tai vežti atskirai, kaip asmeninį daiktą, o ne maišyti su biuro inventoriumi.

Ką daryti, jei pristatymo dieną Vokietijoje yra šventė?

Vokietijoje šventės yra šventės – parduotuvės ir sandėliai uždaryti, net kavinės. Reikia tiksliai žinoti kalendorių. Vieną kartą teko laukti iki pirmadienio, nes atvykome į Pfingsten (Sekmines) ir visas miestas buvo miręs. Planuokite iš anksto.

Ar verta rūpintis išankstine apžiūra vietos?

Absoliučiai taip. Jei aš galiu pamatyti, kad į liftą netilps spinta, aš pasakysiu tai iš anksto, o ne stovėsiu prie durų su nuleista galva. Nuotraukos ir matmenys sutaupo daug nervų. Kartais netgi neįsivaizduojate, kaip siauros gatvės gali būti senamiestyje.

Galima sutvarkyti visą pervežimą per savaitgalį, kad neprarastum darbo laiko?

Galima, bet tai kainuos brangiau (viršvalandžiai, naktiniai reisai). Taip pat reikia įsitikinti, kad paskirties vietoje kas nors atidarys duris. Jei jums reikia biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su garantija, kad viskas būtų prieš pirmadienio rytą, pradėkime planuoti ne paskutinį penktadienį.

Kaip sužinoti, ar firma tikrai patikima, o ne sukčiai?

Pažiūrėkite, ar jie turi realų adresą, ne tik P.O. box. Paieškokite atsiliepimų (ne tik tuos, kurie pačieji save parašė). Paklauskite draugų. Sukčiai dažnai prašo visą sumą pervesti iš anksto į užsienio sąskaitą – to niekada nedarykite.

Ar turiu būti vietoje pristatymo metu?

Geriau, kad kas nors būtų – atsakingas asmuo, kuris gali pasirašyti dokumentus. Jei nieko nėra, vairuotojas gali tiesiog iškrauti daiktus kieme arba nuvežti juos į saugojimo sandėlą už jūsų sąskaitą. Tai sukuria nereikalingą stresą.

Kokios dažniausios klaidos, kurias daro klientai?

Pagrindinė klaida – nekalbėti tiesiai. Pasakykite, kad turiu 50 dėžių, o ne "mažai daiktų". Pasakykite, kad trečias aukštas be lifto, o ne "įsivaizduojamas lengvas priėjimas". Kuo daugiau žinojau iš pradžių, tuo geresnę kainą ir paslaugą galiu pasiūlyti. Paslėpta informacija visada iškyla paviršiui blogiausiu metu.

Išvada

Na, štai ir viskas, ką norėjau papasakoti. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su garantija nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės, planavimo ir sąžiningumo. Nėra būdo viską padaryti per valandą be klaidų, bet galima sumažinti riziką iki minimumo, jei pasitikiate savo logistikos partneriu. Aš mačiau daug blogų perkėlimų, ir dažniausiai kaltė buvo ne vairuotojui, o klientams, kurie norėjo taupyti ant visko. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už ramybę, nei gyventi su nuolatiniu nerimu, kur dabra yra jūsų svarbiausi failai. Sėkmės versle ir vokiškuose keliuose!