Patyrusių specialistų biuro perkraustymas Vokietijos link: visas tiesa be pagražinimų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas Vokietijon niekada neina taip lygiai, kaip piešia vadovai arba "project manageriai". Viskas prasideda nuo chaoso pakavimo metu ir baigiasi, kai vokiečių muitininkas, nustatęs ranką, klausia, kodėl padėjote tuos rašalus ne toje dėžėje. Ypač kai kalbame apie patyrusių specialistų, IT ar teisines firmas, kur tūkstančiai smulkių detalių. Čia ne tik apie tai, kaip užkrauti sunkvežimį, bet ir kaip neišprotėti nuo biurokratijos. Štai realus vaizdas iš vidaus, be jokių reklamų.

Pradinis chaosas ir planavimas

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka susitvarkyti su dėžėmis?

Visada sakau klientams – pradėkite rytoj. Nė vienas niekada nepradeda laiku. Vidutiniškai, jei biuras nedidelis, 10-20 žmonių, pakavimas užtrunka 2-3 dienas, jei visi dirba. Bet realistiškai? Visada trūksta lipdukų, dėžių, arba kas nors uždaro svarbius dokumentus į "Asmeniniai daiktai" dėžę. Geriau palikti savaitę laiko atsargai, nes biuro perkraustymas Vokietijon reikalauja, kad viskas būtų pažymėta, kitaip vokiečiai gali sustabdyti krovinį.

Ar tikrai reikalingas tas inventorius sąrašas (packing list)?

Žinote, kiekvieną kartą kai klausiu, klientai sako "ah, mes viską turime Excel". O pasirodo, ten tik "Stalas, kėdė". Muitinėje Vokietijoje tai neveikia. Reikia specifinių pavadinimų, serijinių numerių (jei tai IT įranga), ir apytikslės vertės. Be šio sąrašo, biuro perkraustymas į Vokietiją gali pavirsti košmaru, nes jei trūksta dokumentų, gali tekti mokėti garantinį mokestį arba laukti dienas patikrinimo. Geriau praleisti šiek tiek laiko ir užpildyti teisingai.

Kas daryti su tais visais serveriais ir jautria įranga?

Tai yra mano baimė. Kartą vežėme vieną serverį, kurį klientas pats "apsaugo" - užvyniojo į antklodę. Nupuolė... Jei kalbame apie biuro perkraustymas Vokietijon su IT įranga, reikia specialių dėžių, pripildytų putomis. O svarbiausia – atsarginės kopijos! Niekada negalite pasitikėti transportu 100%. Jei vairuotojas staigiai stabdys kelias "A9" autostradoje, ir serveris nukris, o kopijų nėra... tuomet jūsų verslas stabdo.

Ar jums padeda supakuoti ar tai mūsų darbas?

Galime padėti, bet tai kainuoja. Dažniausiai klientai sako, kad pačiuos. Tada einu į jų biurą prieš dieną ir matau staluose stovinčius monitorius ir pilnas šiukšlių dėžes. (Čia tikrai reikia pasakyti - jei neturite laiko, mokėkite mums už tai). Mūsų komanda padės greičiau, nes žino, kaip dėžės kraunasi į sunkvežimį, kad nenukristų. Biuro perkraustymas Vokietijon nėra vieta kur reikia sutaupyti ant rankų darbo, jei jūsų darbuotojai ir taip užsiimti.

Kaip organizuoti darbuotojus, kad jie ne trukdytų?

Tai sunkiausia. Žmonės nori padėti, bet tik trukdo. Geriausia yra paskirti vieną atsakingą žmogų, kuris bendrauja su vadybininku. Kiti turi tiesiog dirbti tobuliau, jei juos iškelia iš jų darbo vietos. Jei kas nors bando "pagelbėti" nešti sunkų stalą ir susižaloja, tai taps dideliu nedarbingumo problemų šaltiniu. Rekomenduoju išsiųsti juos dirbti iš namų tą dieną, kai atvažiuoja krovininis automobilis.

Pinigai, kainos ir nesklandumai

Kiek maždaug kainuoja biuro perkraustymas Vokietijon?

Klausiate, kaip ilgai yra virvė. Kainos svyruoja labai stipriai. Jei tai tik keli stalai ir kėdės Berlyną, gali būti ir tūkstantis eurų. Jei tai pilnas biuro perkraustymas į Vokietiją su 50 darbuotojų, kainos gali siekti dešimtis tūkstančių. Taip pat įtakos turi kuras – kai benzinas brangsta, mes privalome kelti kainas, kitaip tiesiog nuvirsime. Taigi, geriau kreiptis dėl komercinio pasiūlymo, o ne klausti kainos iš karto.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Paslėptų... tiesiog žmonės dažnai pamiršta papildomus išlaidas. Pavyzdžiui, Vokietijoje daugeliu atvejų reikia mokėti už "Autobahn" mokesčius sunkvežimiams (tai ne kaip mūsų vinietės). Bet svarbiausia – jei reikia specialios technikos (kranas arba liftas) gatvėje, tai papildomai kainuoja. Taip pat, jei vairuotojas laukia, kol jūs ruošiate patalpas, laukimo laikas taip pat mokamas.

Kodėl kainuoja daugiau jei nėra lifto?

Galvojate, kad mes tikimės uždirbti daugiau? Pabandykite nešti 30 kg stalą į ketvirtą aukštą laiptais. Tai fizinis darbas, kuris užtrunka 3-4 kartus ilgiau. Vokietijoje daug senų pastatų, kur liftai yra miniatiūriniai arba jų nėra. Todėl kaina aukštėja, nes reikia daugiau žmonių ir daugiau laiko. Kartais net reikia naudoti išorinius liftus, o tai jau brangus technikos nuoma.

Ar galima mokėti po to, kai viskas atvyksta?

Galima, bet... (Čia turiu būti draugiškas). Dažniausiai imame avansą, kad užtikrintume, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę. Ypač kai kalbame apie biuro perkraustymas Vokietijon, kur reikia rezervuoti mašinas savaitėms iš anksto. Jei mes atvyksime, o jūsų nebūtų, arba būtų koks nors nesusipratimas, mes prarandame laiką ir pinigus. Todėl standartiškai reikalaujame 30-50% avanso, likusią dalį – pristatymo metu.

Ar taip, kad didelėms firmoms taikomos nuolaidos?

Žinoma, jei pervežate visą įmonę, ne tik vieną skyrių, mes galime pasiūlyti geresnes sąlygas. Taip pat, jei tai ne vienkartinis reikalas, o reguliarus logistika. Bet nedarykite prielaidos, kad kaina nukris pusiau. Mūsų išlaidos – kuras, algos, padangos – visos vienodos. Tačiau biuro perkraustymas Vokietijon dideliam klientui yra pigesnis vienam kvadratiniam metrui, nes mes efektyviau panaudojame erdvę sunkvežimyje.

Dokumentai, Vokietijos specifika ir muitinė

Ar reikia eiti pro muitinę, jei važiuojame į ES šalį?

Techniškai Lietuva ir Vokietija yra ES, tai ribos net nėra. BET! Jei vežate prekes (t.y. tai ne asmeniniai daiktai), tai vis tiek yra prekių judėjimas. Reikia turėti teisingus dokumentus: sąskaitas faktūras, kuriomis gavote turtą, arba deklaracijas, kad tai ne prekybai. Vokiečių policija arba "Zoll" (muitinė) gali sustabdyti bet kur. Jei neturite dokumentų, gali būti dideli rūpesčiai.

Kas daryti su tais "Intrastat" arba "EX1" daiktais?

O tai jau jūsų buhalterijos darbas. Aš esu vadybininkas, ne accountantas. (Na, žinau, kad Intrastat reikalingas statistikai, kai prekių vertė viršija tam tikrą slenkstį). Jei jūsų biuro perkraustymas į Vokietiją yra susijęs su įmonės reorganizacija, gali tekti pildyti mokesčių deklaracijas. Geriausia pasikalbėti su savo buhalteriu prieš kelionę, kad netyčia nepraleistumėte terminų, nes baudos Vokietijoje nėra smulkios.

Ar reikia mokėti PVM (MwSt) Vokietijoje?

Tai sudėtingas klausimas. Jei mes (pervežėjai) esame Lietuvos įmonė ir atliekame paslaugą Lietuvos įmonei, PVM mokamas Lietuvoje. Jei įkuriate filialą Vokietijoje ir jis mums moka, tai gali tekti mokėti Vokietijos PVM, jei mes neturime vietinio PVM kodą. Paprastai stengiamės viską tvarkyti taip, kad būtų paprasčiau klientui, bet kartais Vokietijos biurokratai verčia viską apversti aukštyn kojomis.

Kas jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Tai dažna problema. Mūsų vairuotojai dažniausiai moka anglų arba rusų kalbą, bet vokiškai... labai retai. Jei įvyks nesklandumų su vietine policija arba su savininku pastato, kuris neleidžia užstoti kiemo, gali būti keblu. Todėl visada rekomenduoju, kad kliento atstovas būtų vietoje arba pasirūpintumėte vertėju (bent telefonu). Vokiečiai yra labai disciplinuoti, jei jie nesupranta, jie tiesiog parašo baudą.

Ar reikia kažką specifaus daryti su duomenų saugumu?

Taip, ypač jei tai biuro perkraustymas Vokietijon finansų ar medicinos sektoriui. Vokietijoje yra griežti GDPR reikalavimai. Negalite tiesiog mesti popierių su klientų duomenimis į dėžę. Jei dėžė dingsta kelyje (nors tai retai, bet įvyksta), jūs turite didelių problemų. Tokiu atveju rekomenduoju naudoti užrakstomas dėžes, kurias sekame GPS arba naudoti specializuotas duomenų naikinimo paslaugas prieš išvežant.

Kelias, mašinos ir vairuotojai

Kokio dydžio sunkvežimį reikia?

Nesakykite "didelį". Kiekvienas "didelis" yra skirtingas. Jei turite tik 10 dėžių, 40 tonų sunkvežimis yra per daug ir brangu. Jei turite 50 stalų, 3.5 tonų "Gazelle" nenuveš. Vokietijos miestuose, kaip Miunchenas arba Frankfurtas, dideli sunkvežimiai negali važiuoti į visus rajonus (Environmental zone - "Umweltzone"). Todėl reikia tiksliai žinoti tūrį, kad parinktume tinkamą mašiną, kuri praeis iki pat durų.

Ar dėžės įeina į kainą?

Standartinės dėžės dažniausiai taip, jei jas gražinate. Bet jei reikia specialių dėžių kompiuteriams, arba vyniojamo plėvelės (bubble wrap) šimtais metrų, tai papildomai. Klientai dažnai mano, kad dėžės yra nemokamos, tačiau jos kainuoja, jas reikia pirkti, gabenti ir taisyti. Geriau pasikalbėkite apie tai iš anksto, kad nenuviltumėte, kai pamačysite papildomą eilutę sąskaitoje. (Kartais duodame dėžes nemokamai, jei tai didelis kontraktas).

Kas jei mašina suirs kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Turiu savo istoriją prieš 10 metų, kai mums sugedo variklis Lenkijoje... (Nu, bet ne apie tai). Jei taip nutinka, mes turi techninę pagalbą. Duodame kitą mašiną arba remontuojame. Svarbiausia, kad jūsų daiktai nebūtų palikti kieme be priežiūros. Mūsų vairuotojai turi instrukcijas laikyti mašiną užrakstą ir stebėti krovinį. Jei vėluojame dėl gedimo, mes pranešame ir kompensuojame (jei kaltė mūsų).

Ar galima vežti chemines medžiagas (ofiso valymo priemones)?

Galima, bet yra apribojimų. Negalima vežti degiųjų medžiagų be specialaus leidimo (ADR). Paprastos valymo priemonės, jei uždarytos, dažniausiai tinka, bet vairuotojas turi žinoti, kas krovinyje yra. Jei vairuotojas sustabdomas patikrinime ir randa 10 litrų benzinio kanistro, kurio nėra dokumentuose, gali būti didelė bauda. Geriausia visas chemikas išmesti arba vežti atskirai.

Kaip sužinoti, kur yra mašina?

Mes turime GPS sekimą. Galiu jums atsiųsti nuorodą, kur matote, kur mašina važiuoja realiu laiku. Sakykime, jūsų biuro perkraustymas Vokietijon turėtų atvykti antradienį, o jūs matote, kad ji stovi lenktynių trasoje Lenkijoje (kas nutinka dėl poilsio laiko). Tai suteikia ramybės. Nereikia niekam skambinti ir klausti "kur jūs?". Tiesiog žiūrite žemėlapį.

Atvykimas ir galutinis išsikrovimas

Ar sunku rasti vietos stovėjimui Vokietijos miestuose?

Labai sunku. Vokiečiai labai griežtai laikosi taisyklių. Jei vairuotojas pastos sunkvežimį "uždraustame" zone arba ant "Gehweg" (takelių), gaus baudą, o mašina gali būti nutempta. Todėl reikia iš anksto pasirūpinti leidimu stovėti (Verkehrsbehörde). Kartais reikia net uždaryti gatvę. Jei to nepadarysite, vairuotojas tiesiog nebus kur užstoti ir iškrauti.

Kas jei naujasis biuro savininkas neleidžia įsivažiuoti?

Tai buvo viena keisčiausių situacijų. Atvažiavome, o kiemo vartai užrakinti, nes nebuvo mokėta "Hausgeld" (namo priežiūros mokestis). Turėjome laukti valandą, kol atvyko advokatas. (Nepasitikėkite niekuo). Todėl BŪTINA, kad jūsų atstovas Vokietijoje būtų pasirūpinęs priėjimu. Mūsų vairuotojai negali spręsti teisinių ginčų su vokiečiais.

Ar galima pristatyti savaitgalį arba naktį?

Galima, bet už papildomą mokestį. Vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus. Negali tiesiog vairuoti 24 valandas per parą. Jei reikia atvykti sekmadienį ryte, kad darbuotojai pirmadienį dirbtų, reikia planuoti kelionę taip, kad vairuotojas atvyktų laiku ir būtų pailsėjęs. Taip pat, vokiečių taisyklės draudžia triukšmą sekmadieniais, tai iškrovimas gali būti problematiškas gyvenamųjų namų rajonuose.

Kas daryti su pakuotėmis ir šiukšlėmis po to?

Mes paėmame tuščias dėžes, jei susitariau, kad jas gražinate. Jei dėžės vienkartinės, jas tiesiog išmetame į šiukšliadėžes (jei leidžiama). Bet jei turite daug statybinių atliekų, senų baldų, kuriuos norite atsikratyti, mes galime juos nuvežti į utilitinių atliekų aikštelę Vokietijoje. Tai kainuoja, nes ten taikomi mokesčiai už šiukšlių išvežimą ("Entsorgung").

Ar reikia iš anksto užsakyti liftą naujame biure?

Absoliučiai taip. Ypač jei tai verslo centras su daug įmonių. Jei ne, gali būti, kad liftas bus užimtas kitos firmos perkraustymui arba remontui. Vieną kartą laikėmės 3 valandas prieš liftą, nes buvo uždrausta juo naudotis be registracijos. Biuro perkraustymas Vokietijon reikalauja detalaus plano: kur užsimesti dėžes, kur laikyti laikinai, kad neužtrukdume.

Kas nutinka jei kažkas sužaloja arba susidaužo?

Mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas). Bet jis padengia tik turtą, o ne žmones. Jei vairuotojas užlipa ant sofos ir sulaužo koją, tai darbo įvykis. Jei pas mus sulūžta brangus vitržas, mes kompensuojame (iki tam tikros sumos, priklausomai nuo draudimo). Todėl labai svarbu turėti tą inventoriaus sąrašą ir pažymėti, jei kažkas jau buvo sužeista prieš išvežimą.

Kaip elgtis su vokiškomis taisyklėmis dėl triukšmo?

Vokiečiai myli ramybę ("Ruhezeit"). Paprastai nuo 13:00 iki 15:00 ir po 20:00 negalima triukšmingai iškrauti. Jei jūsų biuro perkraustymas Vokietijon įvyksta gyvenamajame rajone, o pradėsite daužyti dėžes 21:00 valandą, gali būti iškviesta policija. Mes stengiamės planuoti atvykimą taip, kad iškrovimas būtų darbo laiku, arba gautume specialų leidimą (bet tai labai retai).

Išvada

Viskas su biuro perkraustymu Vokietijon atrodo sudėtinga tik tol, kol pradedi planuoti. Jei pasitikėsi profesionalais ir pasirūpinsi dokumentais, viskas nueis sklandžiai. Nors, turiu pripažinti, visada kažkas nepasisekia – užstringa vartai, dingsta raktas arba lietus. Bet su 20 metų patirtimi mes sugebame išspręsti bet ką. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, o techninius dalykus palikite mums.