Patogus užsakymo procesas biuro daiktų pervežimui į Vokietiją: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, turiu pripažinti, biuro perkėlimas yra kaip minų laukas – viena klaida, ir viskas sprogsta. Dauguma klientų mano, tai tiesiog dėžių įkėlimas į sunkvežimį, tačiau realybėje yra daugiau niuansų, ypač kai kalbame apie kelią į Vokietiją. Šalis šalia, tačiau jų tvarka ir reikalavimai kartais sugeba išgąsdinti net patį patikimą vairuotoją. Štai kaip tai atrodo iš mano pusės, be jokio „šlifuoto“ marketingo, tiesiog kaip yra. Noriu, kad jums patogus užsakymo procesas biuro daiktų pervežimui į Vokietiją nebeleistų naktų miego, todėl viską išdėstysiu čia paprastai.

Kaip pradėti ir ką tiksliai reikia žinoti

Kaip pradėti patogų užsakymo procesą biuro daiktų pervežimui į Vokietiją?

Viskas prasideda ne nu telefono skambučio, o nuo jūsų sąmoningumo. Pirmiausia, nustatykite datą – tai svarbiausia. Tada susirinkite informaciją, ką turite nešti. Nereikia mums siųsti excelio lentelių su kiekviena pieštuku, bet bendras vaizdas būtinas. Mes ne esam ekstrasensai, negalime spėti, ar jūsų biure stovi viena sofa ar dešimt. Užpildykite užklausos formą arba parašykite mums el. paštu, nurodydami adresus iš ir į. Būtina paminėti, ar yra liftų, ar reikės nešti per laiptus – tai keičia kainą ir laiką. Toliau mes susisieksime, pasiūlysime variantus, ir jei viskas tinka, pradedame planuoti.

Ar reikalingas tikslus inventorius ar apytikslis sąrašas tinka?

Tikslus inventorius yra geriau ir jums, ir mums, tačiau apytikslis sąrašas taip pat dažnai užtenka pradžiai. Jei jūsų „apytikslis“ sąrašas yra „10 dėžių ir kėdės“, o realiai yra 30 dėžių, seifas ir dvi didelės spintos, tai bus problema. Vieną kartą vykome į Miunsterį, klientas sakė, kad daiktų mažai, o pasirodo, jis dėžėmis išnešė visą gamyklą. Vairuotojas teko skambinti ir paprašyti dar vieno sunkvežimio. Taigi, geriau permokyti su inventoriumi, nei nepakakti vietos. Jei nežinote tiksliai, pasakykite, kad daugiau mažiau tiek ir tiek, mes pridėsime atsarginį laiką.

Ar būtina išmontuoti baldus prieš mūsų atvykstant?

Nebūtinai, tai priklauso nuo to, ką norite pasiekti. Jeigu mums reikia nešti didelę spintą per laiptus be lifto, geriau ją išmontuoti, nes kitaip sugadinsime sienas ar nugaras. Bet jeigu yra liftas ir erdvės, galime perkelti sumontuotą. Tiesą sakant, mūsų komanda gali tai padaryti greičiau nei jūsų darbuotojai, kurie nežino, kur įsukti varžtą atgal. Vienas kartas klientas bandė išmontuoti lentynas pats, ir jos tiesiog išlūžo – darbas mums buvo sunkesnis su atskirais detalėmis. Geriau palikite mums tai pasakyti, kai atvyksame į objektą apžiūrai.

Kiek laiko užtrunka viskas įkroti Lietuvoje?

Tai labai priklauso nuo paruošimo lygio. Jei viskas supakuota ir laukia priešais liftą, 30 kubų biuro inventoriaus įkeliame per 2-3 valandas. Jeigu turime nešti iš rūsio per uždarą kiemą, kur sunkvežimiui neįvažiuoja, tai gali užtrukti ir visą dieną. Kartais vairuotojai sako, kad „užtrunka valandą“, o tada stovi šešias, nes dėžės yra užrakintame kambaryje, kurio raktą pasiėmė direktorius su savimi į pietus. Taigi, pasirūpinkite, kad kiekvienas žinotų, kada ir kas vyksta. Patogus užsakymo procesas biuro daiktų pervežimui į Vokietiją prasideda nuo to, kad niekas nepasimesti tądien.

Ar pervežiate ir jautrią IT įrangą be papildomo mokesčio?

Įprastai taip, jeigu ji tinkamai supakuota. Monitoriai ir serveriai yra jautrūs, juos reikia uždėti į specialias dėžes su putomis. Jeigu jūs juos duodate mums „taip“, tiesiog ant stalo, mes supakuosime, bet tai gali kainuoti papildomai už medžiagas ir darbo laiką. IT įrangos pervežimas yra atsakomybė – patirties su gudru vairuotoju (kuris mėgsta važiuoti per duobę) nenorėtume. Nustatykite taisykles: kas supakuoja kompiuterius? Jei jūsų IT specialistas tai daro gerai, super. Jei ne, mums reikės skirti tam žmogų. Vieną kartą gavome serverį, kurį klientas supakavo į paprastą dėžę su laikraščiais – laimė, kad nieko nesužlugo.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Ką jūs darysite su jais namuose? Taip pat ir čia – užrakinkite juos. Jeigu turiute specialias spintas su kodais, palikite jas užrakintas, raktus pasidėkite į dangtį arba duokite atsakingam asmeniui. Mes ne skaitome jūsų kontraktus, mums tiešog reikia perkelti dėžę iš taško A į tašką B. Jeigu dokumentų yra labai daug ir jie labai svarbų, galime pasiūlyti apsaugotą pervežimą ar netgi palydovą, bet tai jau retas atvejis. Dažniausiai užtenka paprasto uždengimo dėžių su lipduku „Neatidaryti“.

Ar teikiate pakavimo medžiagas ar turiu pirkti pats?

Galime ir tiekti, ir jūs galite rasti patys. Jeigu norite, kad atvyktume ir viską supakuotume, tai atsiras sąskaita už dėžes, juostas, burbuliukus. Dažnai klientams pigiau nusipirkti pats didmenininkuose, jei turi kur laikyti. Bet tada tenka velti juos patiem. Mūsų patirtis rodo, kad kai klientas bando sutaupyti ant dėžių ir ima naudoti senas, sudūžusias, tada tenka daugiau šaltkalvio juos išlaisvinti. Geriau pasakykite mums iš karto – jūs duodate ar mes? Taip bus aiškiau ir greičiau.

Ką daryti su ofiso augalais? Jie išgyvens kelyje?

Augalai tai tikras iššūkis, ypač žiemą. Sunkvežimis šaltas, jei jo nėra įrengtas šildymas (o dauguma nėra). Jeigu turite brangų palmę, geriau ją vežti asmeniniu automobiliu arba užsisakyti specialų konteinerį. Vokietijoje augalų įvežimas be dirvožemio yra griežtai reglamentuojamas, tačiau jei tai tik paprasti ofiso puokštės be daug žemės, dažniausiai praeina be problemų. Žinoma, mes neatsakome už tai, jei jūsų fikus užšals kelyje ties Kaunu. Pakelkite juos į mažą dėžę, padėkite šone, kad nebutų užgriūta kėdėmis.

Ar reikės mokėti kažką iš karto ar po atvykimo?

Standartinė praktika yra 30-50% avansas, o likutį sumokate gavus prekes arba iš kai kurių didelių kompanijų – su sąskaita faktūra ir 30 dienų atidėjimu. Viskas priklauso nuo jūsų įmonės apyvartos ir pasitikėjimo. Jeigu esate naujas klientas ir mes siunčiame 20 tonų krovininį į Berlyną be užstatą, mes būtume kvailiai. Todėl reikia pasirašyti sutartį ir sumokėti dalį. Tai apsaugo abejas puses – žinote, kad mes atvyksime, ir mes žinome, kad mums sumokėsite.

Ką reiškia „dalinis krovinys“ ir ar tai mane liečia?

Jeigu jūsų biuras užima tik 10 kvadratinių metrų ir telpa į vieną sunkvežimio dalį, tai yra dalinis krovinys. Mes surinkime kelis tokius užsakymus ir važiuojame pilnu. Jums tai gali būti pigiau, nes mokate tik už užimtą vietą. Bet yra ir minusas – galiu neįvykti tiksliai tada, kai norite, nes reikia susiderinti su kitais klientais. Jeigu jums svarbus laikas, geriau užsisakyti pilną mašiną, nors tai kainuos brangiau. Vokietijoje daliniai kroviniai yra populiarūs, bet tenka laukti, kol vairuotojas apšvarins kitus adresus.

Kaip aš galiu sekti savo krovinią, jis dingso tarp Lietuvos ir Vokietijos?

Nedings, jeigu pasirinksite normalią bendrovę. Mes duodame vairuotojo numerį ir stebėjimo nuorodą (GPS). Kartais vairuotojas tiesiog užmiega arba nebegali atsiliepti, važiuodamas autobanu. Tai normalu. Jeigu jam nereikia stovėti apžiūrose, kelyje trunka 12-14 valandų iki Vokietijos sienos. Nenusimaskite, jei 4 valandas nerodome judėjimo – gali būti degalai, pilnas maišymas prie prekybos centro arba tik poilsis. Tikrojo laiko stebėjimas suteikia ramybės, kai žinai, kur tavo turtas.

Kelionės detalės: kas vyksta kelyje ir atvykus

Ar vairuotojas padės iškrauti viską Vokietijoje ar tik numeta?

Žinoma, padės. Jis ne samdomas tik už vairavimą. Jis turi pakelti dėžes, nešti baldus, padėti juos pastatyti ten, kur jums reikia. Vokietijoje darbuotojų sauga yra labai griežta, todėl jeigu reikia nešti 100 kg spintą be pagalbininkų, vairuotojas gali atsisakyti dėl sveikatos. Todėl reikia iš anksto pasakyti, koks sunkumas bus. Ir nepamirškite, reikia užtikrinti, kad vairuotojas gali privažiuoti prie pat įėjimo. Vieną kartą teko nešti dėžes per pusę miesto, nes klientas negavo leidimo privažiuoti prie ofiso.

Kas jei Vokietijoje nėra liftų ir reikia nešti aukštyn?

Nešome aukštyn. Bet tai kainuoja. Yra standartiniai tarifai už aukštą (pavyzdžiui, 1,50 euro už laiptą arba fiksuota suma už aukštą). Jeigu jūsų biuras yra 4 aukšte be lifto, tai gali atsieiti brangiau nei patys pervežimai. Svarbu tai sužinoti iš anksto, kad nebūtų staigmenų pabaigoje. Mūsų vairuotojai fiziškai stiprūs, bet jie ne robotai. Vokietijose seni pastatai dažnai turi siaurus laiptus, kur netgi sofa netelpa – tada tenka įvežti per balkoną arba langą (taip, buvo ir tokių atvejų).

Ar galite pristatyti į Vokietiją konktrečiu laiku, pvz., 8:00 ryte?

Galime bandyti, bet ne garantuojame 100%. Yra daug veiksnių – sarginiai, kelių eismas, muitinė (jeigu netyčia užkliūnami). Jeigu jums būtina, kad būtų 8:00 ryto, mes paprašome vairuotojo važiuoti iš anksto ir užmigti netoliese. Bet tada gaunasi papildomų išlaidų (stovėjimas, nakvyinė). Paprastai stengiamės pristatyti tarp 9:00 ir 12:00 ryto arba dienos viduryje. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją reikalauja lankstumo, jei reikia tikslumo, tai reikia susiplanuoti kaip karinę operaciją.

Kas yra CMR sąskaita faktūra ir kodėl ji svarbi?

CMR tai ne sąskaita faktūra, o krovinio gabenimo sutartis. Vienas svarbiausių dokumentų. Jis patvirtina, kad mes perėmėme jūsų daiktus ir juos pristatėme (ar nepristatėme). Be jo, jeigu dingsta krovinys, draudimas nemokės nieko. Todėl, kai vairuotojas atvyksta įkrauti, pasirašykite, kad viskas tvarkoje. O jeigu matote, kad dėžė sutrūkinėjus, parašykite tai į CMR pastabose. Vokiškai tai vadinama „Schadensfeststellung“. Be šio popieriaus visi ginčai lieka viltimis. Nepaisykite to, nors tai atrodo kaip paprastas lapelis.

Ar reikia mokėti Vokietijos PVM ar mokesčius už prekių įvežimą?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, PVM mums nebevežame (jūs jį sumokėjote pirkdami prekes), o už prekių įvežimą (importą) mokesčių nėra. Tai yra vidinis ES pervežimas. Tačiau, jeigu pervežate alkoholį ar tabaką, tai gali kilti problemų jei tai ne asmeninis vartojimas. Taip pat jeigu pervežate naujas prekes, kurios bus parduodamos Vokietijoje, jums gali reikėti pateikti Vokietijos PVM mokėtojo kodą (taip vadinamas „Intra-Community Supply“). Bet jeigu tai tik jūsų biuro baldai, kurie buvo naudojami Lietuvoje, tai nieko mokėti nereikia.

Ką daryti su ofiso šiukšlėmis ar nereikalingais daiktais?

Geriau juos išmesti dar Lietuvoje. Vokietijoje šiukšlių ivežimas yra labai brangus ir komplikuotas dalykas – tenka rasti specialią aikštelę, mokėti už išmetimą pagal svorį ar rūšį. Kartais klientai sako: „Imkite viską, mes nereikialsim“. Taip negali. Mes ne šiukšlių automobiliai. Galime padėti išmesti kelias dėžes, bet jeigu tai yra seni kompiuteriai ar statybinės atliekos, tai jūsų reikalas. Patogus užsakymo procesas biuro daiktų pervežimui į Vokietiją nenumato to, kad mes parsivešime jūsų nereikalingas kėdes atgal.

Ar saugu patikėti brangius daiktus į sunkvežimį be palydovo?

90% atvejų – taip. Sunkvežimiai turi užraktus, o vairuotojai miega kabinoje. Bet jeigu tai yra labai brangūs dalykai (tūkstančiai eurų vertės), gali būti, kad reikės palydovos. Ypatingai, jeigu atkeliama į pavojingą rajoną (nors Vokietija saugi, bet Frankfurte arba didmiesčiuose gali būti įkyrių vagių). Paprastai vagysčios atsitinka ne važiuojant, o stovint degalinėse arba pietų metu, jeigu vairuotojas neprižiūri. Užrakneme viską, bet 100% garantijos pasaulyje nėra.

Ar galima pervežti pavojingus krovinius (chemija, dažai) kartu su biuro daiktais?

Gali būti, bet labai apribotai. Jeigu tai trys dažų balionai, gerai uždaryti, paprastai neįdomu. Jeigu tai pilna kamera su rūgštimi, tai jau nebe biuro perkėlimas. Pavojingi krovinius (ADR) reikalauja specialių leidimų, ženklinimo ir papildomo mokėstio. Jeigu turite tokių daiktų, privalote tai pasakyti iš anksto. Slėpimas gali baigtis tuo, kad mes tiesiog atsisakysime vežti arba mus sustabdys policija Vokietijoje, ir tada bus didelių rūpesčių bei baudų.

Kaip elgiamės su baldų įbrėžimais, jeigu jie jau buvo seni?

Visada prieš įkrovą su vairuotoju einame per baldus ir žymime esamus pažeidimus. Jeigu ant stalo jau buvo įbrėžimas, mes jį užrašome į CMR. Taip išvengiame situacijos, kai vėliau klientas sako: „Jūs sulaužėte mano stalą!“, o jis buvo toks ir prieš metus. Nedoras, bet įprastas dalykas. Todėl nedarykite scenų, jeigu pažeidimas buvo anksčiau – mes atsakingi tik už naujus. Jeigu kur nors netyčia įbrėžsime (tai nutinka), mes apmokame draudimo likučiu arba sutvarkome.

Ar įeina į kainą draudimas ar jį reikia įsigyti atskirai?

Į mūsų kainą įeina standartinis draudimas, dažniausiai apie 10 EUR už 1 kg krovinio (arba fiksuota suma, pvz., 10 000 EUR). Jeigu jūsų turtas vertas daugiau (pvz., 100 000 EUR), reikia papildomai sumokėti už didesnę draudimo sumą. Neklauskite „ką tai reiškia?“, tiesiog pasakykite, kiek verta, ir mes paskaičiuosime. Geriau persimokėti už draudimą ir giliau miegoti, nei gailėtis 50 eurų, kai something happens. Ypač kai vežame brangią techniką.

Iššūkiai ir sprendimai: kas gali klaidyti

Kas nutinka jei vairuotojas užstringa kelyje arba sugenda mašina?

Tai baisiausias scenažas, bet nutinka. Mašinos sensta, keliai blogi. Tada mes skubiai ieškome pagalbinės mašinos (krovininio pervežimo) arba stengiamės perkrauti į kitą sunkvežimį, jeigu jis važiuoja netoliese. Gali užtrukti dieną ar dvi. Tokiu atveju mes prisiimame visas papildomas išlaidas, o jums tiesiog reikia kantriai laukti. Deja, gamta ir technika nepriklauso nuo mūsų, bet stengiamės išspręsti kuo greičiau. Vieną kartą vairuotojas užstrigo sniege Lenkijoje – teko laukti dvi dienas, kol atėjo traktorius.

Ar galima susiplanuoti pervežimą savaitgaliu arba švenčių dienomis?

Galima, bet tai kainuoja. Vairuotojai taip pat žmonės, nori ilsėtis. Vokietijoje naktimis ir šventėmis yra griežti draudimai važiuoti sunkiasvorėmis transporto priemonėmis (naktinis poilsis / weekend ban). Jeigu norite, kad atvyktumėt sekmadienį ryte, reikės, kad vairuotojas ateitų šeštadienį ir lauktų iki pirmadienio (mokamas laukimas). Jeigu tai neleidžia Vokietijos įstatymai, mes negalime nieko padaryti. Geriau planuoti pirmadienį–penktadienį.

Kokius sunkvežimius naudojate ar tai seni „liaudies“ automobiliai?

Naudojame įvairius – nuo 3,5 tonų sunkvežimių (kai reikia greitai ir mažai) iki 40 tonų gigantų. Stengiamės, kad technika būtų ne senesnė kaip 10 metų, tačiau rinkoje daug senesnių. Visi turi pakelimo įrenginius (tail lift) – be to dabar nebeįsivaizduojame biuro perkėlimo. Jeigu reikia specifinės mašinos (pvz., su šoninėmis uždangomis ar šaldytu), tai tai derinama atskirai. Mūsų parkas yra labiau universalus, pritaikytas europiniams keliams.

Ar grąžinate pakavimo dėžes ar jas aš pasilieku?

Galite ir pasilikti, ir gražinti. Jeigu dėžės nenudėvėtos, mes jas pasiimame atgal be mokesčio (jeigu grąžinate kartu su mašina išvykstant atgal). Jeigu norite jas palinkti sau, tai jūsų reikalas. Kartais klientai paprašo atvežti daugiau dėžių, kad galėtų susirinkti pats likusius daiktus – tai čia nėra problema. Tiesiog prašome neišmesti jų iš karto, o sudėti į vieną krūvą, kad mūsų vairuotojas galėtų greitai užsimesti.

Kas daryti jei atvykstate per anksti o darbo laikas dar neprasidėjo?

Vairuotojas laukia. Jeigu jis atvyksta 7:00 ryto, o ofisas atsidaro 9:00, jis turi kur laukti – gali pietauti, gali miegoti kabinėje. Tai nedaro jokių rūpesčių jums. Viskas apskaičiuota. Vokietijoje dažnai būna, kad negalima privažiuoti prie namų iki 8:00 ryto dėl triukšmo. Todėl vairuotojai yra įprasti laukti. Vienintelis dalykas – jeigu jūs pavėluojate valandą ar dvi, tada gali kilti klausimų dėl laiko apmokėjimo, bet paprastai nuleidžiame rankas.

Ar reikia kuriam nors mokėti „arbatpinigių“ Vokietijoje?

Oficialiai ne. Mūsų vairuotojai gauna algą, jie ne priklauso nuo jūsų užuojautos. Tačiau jei jums padėjo labai daug, nešė aukštyn žemyn nelygus laiptus arba padėjo surinkti sudėtingą lentyną, duoti 10-20 eurų vairuotojui yra labai gerai priimamas gestas. Tai nėra privaloma, bet žmonės tai prisimena ir kitą kartą dirbs dar geriau. Tai padeda sukurti gerą atmosferą, kai visi yra laimingi.

Kaip elgtis jei pasikečia planai ir reikia atšaukti pervežimą?

Skambinkite kuo greičiau. Jeigu atšaukiate prieš 3 dienas, dažniausiai baudos nėra arba ji minimali. Jeigu atšaukiate tą pačią dieną, kai vairuotojas jau važiuoja link jūsų, turėsite sumokėti už išvažiavimą ir nuostolius. Mes suprantame, kad verslas yra nepastovus, bet mūsų išlaidos (degalai, alkoholis vairuotojams, laikas) nėra nemokami. Geriau pasakyti iš karto, nei mums sužinoti, kai esame prie durų.

Ar galite sujungti biuro perkėlimą su asmeninio daikto pervežimu?

Galime, bet reikia atsargiai. Jeigu asmeninis daiktas yra kelios krepšys ar dėžė, ne problema. Jeigu tai visa buto furniture, tai gali būti painu su apskaita ir draudimu. Geriau vieną vežti kaip komercinį, kitą kaip asmeninį. Tačiau dažnai verslininkai veža ir savo dviračius, ir grilius – mes tik prašome juos gerai uždėti atskirai, kad nesumuštų tų biuro dėžių. Viskas įmanoma, jeigu sutariame iš anksto.

Ar yra kokių nors specifinių reikalavimų dėl adreso Vokietijoje?

Adresas turi būti tikslus. Vokietijoje gatvės dažnai būna ilgos, ir numeriai eina ne pagal eilę. Kartais reikia nurodyti „Hof“ (kiemas) arba „Gebäude“ (pastatas) numerį, nes viename adrese gali būti 10 skirtingų firmų. Patikrinkite Google Maps, ar ten kur važiuoja sunkvežimis. Vieną kartą nuklydome į taką, kur buvo užrašas „Anliegerfrei“ (privatu), ir teko važiuoti atgal tris kilometrus atbulai. Gerai, jeigu turite koordinates.

Kodėl kaina gali pasikeisti tarp pasiūlymo ir galutinės sąskaitos?

Tik dėl to, kad jūsų duomenys pasikeitė. Jei pasakėte „10 dėžių“, o jų atsirado 30, mes kainą kelsime. Jei pasakėte „yra liftas“, o jo nėra, taip pat kelsime. Mums niekada neišsilupti nėra įdomu, mes tiesiog norime uždirbti už atliktą darbą. Jeigu viskas eina pagal pradinį planą, kaina lieka tokia pat. Nerašome nieko paslėptame, bet jeigu darbo padaugėja 50%, tai ir pinigai turi padidėti. Tai logiška.

Išvados

Taigi, biuro daiktų pervežimas į Vokietiją nėra taip baisu, kaip atrodo iš pradžių. Svarbiausia yra nuoširdumas ir tikslumas iš abiejų pusių. Patogus užsakymo procesas biuro daiktų pervežimui į Vokietiją susideda iš gero pasiruošimo, realių lūkesčių ir pasitikėjimo logistika. Niekada nenustokite pasakyti apie savo baimes ar klausyti, jeigu kas neaišku – mes matomės kasdien ir galime padėti išvengti daugumos klaidų. Sėkmės jūsų perkėlime, tikiuosi, jis bus mažiausiai stresingas įvykis šiame mėnesyje! Ir visada patikrinkite, ar nepamiršote dėžės su kava, vairuotojai tai labai vertina (juokauju, bet ne visada).