Patogūs sprendimai biurų perkraustymui į Vokietiją: kaip išgyventi tą chaosą

Sveiki, draugai. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo smulkių perkraustymų vienam kandidatui iki milžiniškų korporacijų, kurioms reikėjo išvežti visą štabą iš Vilniaus tiesiai į Berlyną arba Miuncheną. Tiesą sakant, biurų perkraustymas į Vokietiją visada yra kaip mažas nervinis krachas, jeigu viską palikiate paskutinę minutę. Dauguma klientų mano, kad tai tiesiog "Užkrauk dėžę ir važiuok", bet deja, realybė yra kiek šiurkštesnė, ypač kai kalba eina apie vokišką precizitetą ir jų griežtus taisykles. Štai kodėl reikia ieškoti patogių sprendimų biurų perkraustymui į Vokietiją, kurie sutaupytų ne tik pinigus, bet ir nervus. Ne visada viskas vyksta lygiai taip, kaip planuojame, bet apie visas tas smėlio duobelės kalbėsime toliau.

Pagrindiniai dalykai apie logistiką ir patogius sprendimus biurų perkraustymui į Vokietiją

Kiek laiko užtrunka toks perkraustymas?

Visada sakau klientams – neskubėkite. Vidutiniškai, jeigu kalbame apie standartinį biurą su 10-15 darbo vietų, reikia skirti mažiausiai dvi savaites nuo pradžios iki pabaigos. Tai nėra tas dalykas, kurį galima padaryti per penktadienio vakarą. Ypač jeigu reikia gauti leidimus išsikrauti miesto centre, pvz., Frankfurte ar Hamburge. Vokietijoj (taip, čia padariau rašybos klaidą, kas gi nelieka, kai rašai greitai) miestuose labai griežtai stebi, kur ir kiek laiko stovi sunkvežimis. Jeigu suplanuosite blogai, gausite baudą, didesnę nei perkraustymo kaina.

Ar verta rinktis "viskas įskaičiuota" paslaugą?

Mano nuomone, taip. Žinoma, kainos atrodo bauginančios, bet kai suskaičiuojate, kiek laiko prarandate samdyti savo darbuotojus dėžių lipdyti, tai pasidaro akivaizdu. Kartą buvau tokiame projekte, kur vadovas norėta taupyti ir perkraustė patys – dėžės išsilydo, kompiuteriai nukrito ir galiausiai išlaidos padvigubėjo. Patogūs sprendimai biurų perkraustymui į Vokietiją dažniausiai būna brangesni, bet jie apima draudimą, pakavimą ir, kas svarbiausia, atsakomybę, jeigu kažkas susidaužo kelyje.

Ką daryti su automobilių stovėjimu Vokietijoje?

O čia yra didžiausia bėda. Jūs negalite tiesiog sustoti "prie pavėsinės" su 12 tonų sunkvežimiu centre. Reikia iš anksto (paprastai 4-6 savaites) kreiptis į savivaldybę dėl specialių laikinų stovėjimo zonų. Be to, dažnai reikia uždėti specialius ženklus. Vokietai tai labai mėgsta – ženklai, taisyklės, leidimai. Jeigu neturite tokio patirties vadybininko, geriau jo nebandykite daryti patys, nes gali baigtis teismo procesu dėl kelio užtvenkimo.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Biuruose dažnai būna spausdintuvų kasetės, valymo priemonės ar net laboratorinės reagentai (jei tai medicinos įmonė). Vokietija turi labai griežtas taisykles (GGVS/GGVE) apie pavojingų krovinių gabenimą. Negalima tiesiog mesti tų daiktų į sunkvežimį su biurstulais. Reikia atskiro deklaravimo ir specialių dėžių. Jeigu bandysite „užslėpti“, ir sulaikys muitinė (nors tai ir ES viduje, bet kontrolės vyksta), baudos bus kosmiškos.

Kaip surenkami biuro baldai?

Profesionalai išmontuoja viską. Negaliu suprasti tų firmų, kurios veža spintas sukomplektuotas – tai kaip lošimas rulete. Vokietijos keliuose (ypač autobanus) guliųjų dėžių kiekis yra milžiniškas, o vibracija... viena vertus, sunkvežimiai modernūs, kita vertus, varžtas gali atsivelti. Geriausi patogūs sprendimai biurų perkraustymui į Vokietiją siūlo išardymą numeruojant kiekvieną detalę, kad ant galo vėl būtų galima viską surinkti be vargo.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Be abejo. Ir ne tokio, parašyto ant popieriaus lapelio ranka. Jis turi būti detalus, su serijiniais numeriais technikai. Priešingu atveju, jeigu dingsta kažkas brangaus, draudimo kompanija tiesiog atmokės nepriklausomai nuo to, kiek tu liūdėsi. Vokietai mėgsta tvarką, todėl Excel lentelė su dviem kopijomis (vienos pas vairuotoją, antros pas klientą) yra privalomas dalykas.

Burokratija, dokumentai ir Vokietijos niuansai (o jų yra)

Ar reikia muitinės deklaracijos pervežiant į Vokietiją?

Nors ir esame Europos Sąjungoje, biuro technikos perkėlimas gali būti traktuojamas kaip prekyba, jeigu nėra teisingai dokumentuota. Reikia pateikti pristatymo važtaraštį (CMR), kur aiškiai parašyta, kad tai yra "perkelimas įmonės būstinę", o ne pardavimas. Kartais muitinė pasidomina, ar nepervežate prekių kitoms firmoms be PVM mokėjimo. Geriau turėti visus dokumentus paruoštas iš anksto.

Kas daryti su serveriais?

Tai yra jautriausia visų įmonių vieta. Serverius negalima tiesiog išjungti ir vežti kaip bulvių maišą ( nors buvau mačiaes ir tokių "gyvulių", kurie taip darė). Jie turi būti išjungti specialiu protokolu, supakuoti į antivibracines dėžes. Be to, reikia patikrinti, ar naujame biure Vokietijoje yra tinkamas įrenginys (UPS, šaltųjų koridorių sistema). Pervežimas su technika vyksta atsakomybingai.

Ar reikia vokiškų sutarčių darbuotojams?

Jei perkeliate savo žmones (ne tik baldus), tai reikia. Darbo sutartys turi atitikti Vokietijos įstatymus. Ypatingai tai svarbu socialiniam draudimui ir mokesčiams. Aš čia ne teisininkas, bet girdėjau istorijų, kai lietuviai įmonėms įsteigė "šakę" Vokietijoje, o darbuotojams mokėjo lietuviškas algas ir... nuo to prasidėjo dideli auditai. Geriau pasitarkite su buhalteriu, išmanančiu Vokietijos rinką.

Kaip elgtis su vokiškais partneriais?

Jie labai mėgsta, kai viskas vyksta pagal planą. Jeigu sakyta, kad sunkvežimis atvyks 8:00 valandą ryte, jis turi būti ten 7:55. Vėlavimas vokiškame verslyje laikomas netoleruotinu dalyku. Todėl logistikos planavimas turi būti preciziškas, o vadybininkas turi nuolat komunikuoti, jeigu atsiranda problemų kelyje, pavyzdžiui, spūstis prie A9 autostrados (kas ten nutinka beveik kasdien).

Ar sunku gauti leidimą dideliems sunkvežimiams mieste?

Kaip jau minėjau, tai nėra lengva. Kai kuriuose miestuose (pvz., Štutgarte ar Kelne) yra environmental zones (Umweltzone), į kurias negali važiuoti seni, taršą išmeta sunkvežimiai. Reikia tikrinti, ar jūsų transportas atitinka "Euro 6" standartą ir ar yra žalia kortelė. Jeigu ne – teks važiuoti aplinkkeliais, kas padidins atstumą ir laiką.

Ar reikia draudimo?

O gi kaip be jo? Standartinis transporto draudimas (CMR draudimas) dažnai neapima visko, ypač jeigu kalbame apie jautrią techniką ar duomenų praradimą. Rekomenduoju papildomą krovinių draudimą "viskas rizika". Vieną kartą (galvojau, kad tai neįmanoma, bet...) klientas atsisakė papildomo draudimo, kad nukrito kėdė ant serverinės spintos – rezultatas nebuvo džiugus.

Ką daryti, jeigu trūksta vietos naujame biure?

Tai labai dažna problema. Vokiečiai dažnai nuomoja mažesnes patalpas, kad taupyti. Tada tenka ieškoti sandėliavimo paslaugų Vokietijoje. Mes esame susitarę su keletu vietinių partnerių, kurie gali priimti dalį baldų į laikiną saugojimą, kol įmonė įsirengs. Tai taip pat gali būti vienas iš patogių sprendimų biurų perkraustymui į Vokietiją, kai biuras dar nebaigtas remontuoti.

Biuro technika ir įranga: kaip nieko nesugadinti

Ar galima vežti kompiuterius sujungtus?

Ne, nieko panašaus. Visi kabeliai turi būti atjungti ir pažymėti. Girdėjau atvejų (ir tai ne lietuvių kalboje), kai IT vadybininkas nusprendė, kad "užtruks per ilgai atjungti", ir juos tiesiog ištraukė iš lizdo su jėga. Rezultatas – sugadinti lizdai ir prarasti duomenys. Profesionalus perkraustymas visada įtraukia IT specialistą, kuris žymės visus laidus.

Kaip pakuoju monitorius?

Monitoriai yra labai trapūs. Juos reikia įdėti į specialias putų dėžes. Negalima dėti vieno ant kito be tarpinio sluoksnio. Kartais panaudojame originalias dėžes, jeigu jas klientas išsaugojo (kas yra retas malonumas). Jeigu ne, turime savo standartinius konteinerius.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtų gražu, jei taip būtų. Bet realybėje, baldai dažnai būna pilni dulkių ir kavos dėmių. Vokietijos gatvėse yra daug dulkių, bet nereikia vežti šiukšlių. Patariu išvalyti bent tuščias stalines lentas ir išmesti šiukšles. Vieną kartą teko nešti spintą, kurioje buvo senas sumuštinis... uff, kvepėjo neblogai (sarkazmas).

Kaip elgtis su telefonų centrais?

Telefono šakotuvai ir stotys turi būti išmontuojamos atsakingai. Dažnai reikia kvieti specialistą iš tiekėjo, kad jis "išmigtų" sistemą prieš perkraustymą ir vėl "įmigtų" naujoje vietoje. Negerai, kai pervedama įmonė, o telefonai neveikia tris dienas.

Ar saugu vežti dokumentus?

Dokumentai reikalauja specialių dėžių su spynomis arba užsegimais. Ypač jeigu tai asmeninės duomenys (GDPR! Vokietija šitą prižiūri kaip sakalį). Negalite tiesiog mesti sutarčių į atvirą dėžę. Turi būti sunumeruotos dėžės, ir tik vadovas žino, kurioje yra kas.

Ar galima vežti gėrimų automatą?

Galima, bet jis turi būti ištuštintas. Vieną kartą teko vežti pilną kavos aparatą (klientas užmiršo išpilti vandenį). Vairuotojas sustojo staigiai, ir visa vandenį išpylo ant kitų dėžių su popieriais. Buvo labai liūdna nuotaika. Taip pat, šaldytuvai turi būti išjungti ir išblus bent parą prieš kelionę.

Kainos ir neapykantos (o ypač biudžeto kontrolė)

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo ir "prieigos" sunkumo. Jeigu reikia nešti daiktus 4 aukštus be lifto (kas Vokietijoje senosiuose pastatuose įmanoma), kaina šoktels aukštyn. Taip pat, Vokietijoje darbuotojų algos yra didelės, todėl rankų darbo valanda kainuoja daugiau nei čia.

Ar galiu sutaupyti dėl savaitgalio perkraustymo?

Vokiškose firmose (ir mūsų vairuotojams) savaitgalio darbas yra brangus. Taip, galite perkraustyti sekmadienį, kad neveiktum verslą, bet tai kainuos papildomus 50-100 proc. priedą prie algų. Kartais geriau nukelti porą darbo dienų nei mokėti tuos pinigus.

Kas yra "maitinimas" kelyje?

Tai ne tik mityba. Tai yra dienpinigiai vairuotojams ir krovėjams. Jeigu jie privalo nakvytinėti (o ilgame pervežime į Miuncheną tai neįmanoma ne daryti), reikia sumokėti už viešbutį ir maistą. Tai nėra įtraukta į pagrindinę kilometrinę kainą.

Ar yra slaptų mokesčių?

Geri brokeriai jų neturi. Bet pasidomėkite "kėlimo kaina" arba "įrenginio naudojimo mokestį" (pvz., aukštinės kranas). Jeigu pastatas centre ir reikia kelti per langą, tai papildoma technika kainuoja kaip naudotas automobilis. Patikrinkite, ar tai įtraukta.

Ką daryti, jeigu biudžetas per mažas?

Tuomet reikia ieškoti kompromisų. Galima sumažinti pakavimo paslaugas (daryti patys), galima derėtis su grafiku (laukti, kol vairuotojas turi grįžtantis tuščias sunkvežimis – tada kaina gali būti žemesnė). Bet nepamirškite, kad pigiau nebūtinai reiškia geriau, ypač kalbant apie patogius sprendimus biurų perkraustymui į Vokietiją.

Ar grąžinama užstatas?

Dauguma firmų ima užstatą (depozitą) apie 10-20 proc. Jis grąžinamas po sėkmingo perkraustymo. Jeigu kažkas buvo sulaužyta arba neapmokėta iš karto, jis dedamas į sąskaitą. Visada derėkitės dėl mokėjimo sąlygų prieš pradedant darbus, kad nereikėtų ginčytis prieš vairuotoją.

Praktiniai niuansai ir smulkmenos, kurios užgriūna ant galvos

Ką daryti su augalais?

Daugelis nori pasiimti savo biuro augalus į Vokietiją. Tai įmanoma, bet reikia tikrinti, ar augale nėra kenkėjų (fitosanitarinė kontrolė). Be to, augalai negali būti vežami šaltame sunkvežimyje žiemos metu – jie tiesiog užšals. Reikia specialios temperatūros.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilna ašara. Darbuotojai dažnai bando mesti savo kepures, paltus ar net naminius daiktus į dėžes su "biuro siuntomis". Taip negalima. Muitinė gali tai laikyti kontrabanda arba neapmokestinta prekyba. Reikia aiškiai atskirti įmonės turtą nuo asmeninio.

Kaip susitarti su namų savininkais (Hausverwaltung)?

Vokietijoje kiekvienas daugiabutis turi savo valdytoją. Jie yra galingesni nei prezidentai (juokauju, bet tik dalį). Reikia gauti jų leidimą naudoti liftą, dėti apsaugas grindims, naudti rūsius. Jeigu nenorite su jais kalbėti, gausite raštą, kad jūsų firma yra "unerwünscht" (pageidautina).

Ar reikia apsaugoti grindis?

Absoliučiai taip. Niekada nežinai, kokia grindų danga naujame biure. Jeigu vairuotojas su purvinu batau įžengs į šviežią auksinės spalvos parketą, reikalavimas jį atnaujinti gali siekti tūkstančius eurų. Mes visada turime savo apsauginius kilimėlius ir klijuojamas plėveles.

Kas daryti, jeigu dėžės dingsta?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Jeigu turite inventoriaus sąrašą, viskas aišku. Jeigu neturite... tada prasideda "žodis prieš žodį". Visada darykite nuotraukas prieš uždarant sunkvežimį (seal). Tai yra jūsų draudimas prieš neteisingus kaltinimus.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Tai nėra privaloma, bet labai pageidautina. Jeigu pasirūpinsite sumuštiniu ar kavai, vairuotojas dirbs greičiau ir geriau. Vokiškas humoras sako: "Alkanas vairuotojas – lėtas vairuotojas". Nemanau, kad tai taisyklė, bet psichologika tai veikia.

Kaip elgtis su parkavimo bilietu?

Jei gavote leidimą stovėti, jis turi būti iškabintas priekyje ir galinėje sunkvežimio. Vietos policija (Ordnungsamt) Vokietijoje nėra jokia šašlykų gėlė – jiems nesvarbu, kad tu perkraustai biurą, jeigu bilieto nėra, parašo baudą ir gali net priversti vežti automobilį į aikštelę. O iš ten jį išgelbėti brangu.

Ar galima vežti vėluojant?

Galima, bet kaina auga eksponentiškai. Jeigu jums reikia biuro rytoj, o skambinate šiandien... mes jums padėsime (kadangi mes profesionalai), bet tai kainuos kaip paskutinis bilietas į rojų. Geriau šauktis mums anksčiau.

Išvada

Na, štai ir viskas apie tą nuostabią (ir šiek tiek stresingą) kelionę. Biurų perkraustymas į Vokietiją nėra būtinai košmaras, jeigu pasiruošiate ir renkatės patikimus partnerius. Svarbiausia yra ne rasti pigiausią pasiūlymą, o rasti patogius sprendimus biurų perkraustymui į Vokietiją, kurie užtikrins, kad jūsų verslas ne sustos ir nenukentės. Atsiminkite, kad gerai suplanuotas perkraustymas – tai tas dalykas, apie kurį po metų jau net ir prisiminti nenori (nes viskas vyko sklandžiai). Sėkmės versle Vokietijoje, ir kad viskas pasiektų vietą saugiai!