Patogūs biuro perkraustymo sprendimai iš Lietuvos į Vokietiją: vadovas iš vidaus

Dirbu srityje jau beveik dvejus dešimt metų, maždaug nuo tada, kai Lietuva įstojo į ES, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas nėra pasivaikšiojimas parke. Dažnai klientai ateina su klaustimu, kaip viskas vyktų sklandžiai, todėl stengiuosi pasiūlyti patogiausius biuro perkraustymo sprendimus iš Lietuvos į Vokietiją, kuriuos tik žinau. Kartais viskas vyksta lyg pagal užduotį, kartais vairuotojas stringa ties Kaunu dviem valandomis, o vokiškas sandėlys atidarytas tik nuo 8:00 ryto. Svarbiausia yra žinoti, ko tikėtis ir pasiruošti dokumentams, o ne tik dėžėms sulipdyti, nes be to, net ir geriausi biuro perkraustymo sprendimai iš Lietuvos į Vokietiją gali užtrukti ilgiau nei planavote. Štai kas jums tikrai reikia žinoti prieš pradedant visą šią šventę.

Pradžiamokslis: kaip viskas prasideda

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai labai priklauso nuo to, kurį tiksliai Vokietijos miestą pasirinkote – ar tai bus Berlynas, ar mažas kaimelis netoli Bavarijos. Įprastai, jei viskas eina kaip laikrodis, važiavimas užtrunka vieną ar dvi dienas, tačiau dar reikia pridėti pakavimo ir išpakavimo laiką. Esu matęs atvejų, kai krovinys iš Vilniaus į Miuncheną važiavo tris dienas tik todėl, kad vairuotojas privalėjo laikytis poilsio laiko, o ožys (krovinys) buvo labai jautrus. Geriau planuokite bent savaitę nuo pasirašymo iki galutinio įsikūrimo, o jei reikia greitų biuro perkraustymo sprendimų iš Lietuvos į Vokietiją, teks mokėti už skubą.

Kada geriausia suplanuoti perkraustymą?

Stengkitės vengti šaltųjų mėnesių pradžios ir švenčių laikotarpio, kai visi keliauja. Mano patirtis rodo, kad pavasaris ir ruduo yra ramiausias laikas logistikai, o kainos tuo metu yra šiek tiek stabilesnės. Jei galite, brangiausiai būtų perkraustytis prieš Velykas arba Kalėdas, nes tada vairuotojai taip pat nori namo. Taip pat verta atsižvelgti į darbo dienas – sandėliai Vokietijoje dažnai nedirba penktadieniais poilsio dienomis (arba dirba trumpiau), tai gali sukelti nenumatytas stabdys.

Ar verta rinktis didelę ar mažą transporto kompaniją?

Didelės firmos dažnai turi gerus maršrutus, bet mažos kompanijos gali pasiūlyti labiau individualų dėmesį. Aš, žinoma, šiek tiek šališkas, nes pats esu iš tos vidurinios kategorijos, bet mažos firmos dažnai sugeba surasti patogūs biuro perkraustymo sprendimai iš Lietuvos į Vokietiją, kuriems didelės neturi laiko. Vienintelis dalykas, kurį reikia patikrinti, ar turi draudimą, o ne tik "gražų" puslapį tinkle. Buvo atvejų, kai didelės firmos tiesiog "prarado" krovinį tarp sandėlių, o ten buvo svarbi buhalterija.

Kiek bendrai tai gali kainuoti?

Kainos šiuo metu tikrai nėra tokios žemos kaip buvo prieš penkerius metus. Kuro priedai, kurie nuolat svyruoja, taip pat įtakoja galutinę sumą, tad nenuostabu, kad biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja brangiau nei į Lietuvos gylį. Viska apskaičiuojame pagal kubinius metrus arba palečių kiekį, todėl tikslios kainos negaliu pasakyti, nepamatęs, ką turite perkraustyti. Kartais klientai stebisi, kad viena didelė sofa kainuoja tiek pat kiek trys dėžės su popieriumi. Taip yra todėl, kad tenka kitaip įtvirtinti ir užimti daugiau vietos, tad reikėtų apgalvoti biudžetą iš anksto.

Ar galima kažkaip užsisakyti "viskas įskaičiuota" paslaugą?

Taip, tai vadinama "Turnkey" paslauga, kai mes atvykstame, susirenkame, pakuojame, vežame ir išstatome. Tai yra vienas iš patogiausių būdų, ypač jei neturite laiko sukti galvos dėl lipduko ant dėžės su rašalu "lūžtantis". Tokiu atveju mes prisiimame atsakomybę už kiekvieną stalą ar kėdę, tačiau tai kainuoja brangiau nei tik transportas. Jei ieškote tikrai ramių biuro perkraustymo sprendimų iš Lietuvos į Vokietiją, nereikiančių jūsų kišimosi, tai būtent tai.

Pinigai ir kainos: kas daro įtaką

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Pagalvokite, tai ne tik atstumas. Vieni svarbiausių dalykų yra prieiga prie jūsų biuro – ar gali sunkvežimis važiuoti tiesiai prie durų, ar reikia nešti per keturis aukštus be lifto. Taip pat įtakos turi kuro kaina, kuri, kaip žinote, šokinėja kaip šuo ant sienos. Jei krovinys yra "lūžus" (tai yra reikalaujantis ypatingo elgesio), kaina taip pat kyla. Vokiškai keliai, nors ir geri, bet mokesčiai už juos (vignette's) taip pat reikalingi.

Ar reikia mokėti už pakavimo medžiagas?

Įprastai taip, jei nenorite, kad jūsų monitoriai skrietų po kabiną kaip rutuliai. Mes suteikiame dėžes, burbuliukus, lipdukus, o tai viskas įeina į sąskaitą. Kartais klientai sako, kad jie patys supakuos, bet tada mes neatsakingi už tai, kas bus viduje, jei dėžė atsidurs sukiota. Profesionalūs biuro perkraustymo spredimai iš Lietuvos į Vokietiją visada įtraukia kokybiškas medžiagas, kadangi kelionė yra ilga.

Ką daryti, jei pasiūlymo kaina peraukšta?

Bandykite derėtis, tačiau ne per daug, nes gali pradėti taupyti ant kuro ar vairuotojo maisto. Geriau paklauskite, ką galima pašalinti iš sąskaitos – gal nereikia išpakuoti vietos, gal nereikia įrenginio. Kartais sumažinant kiekį paslaugų galima nukristi iki 10-15 procentų. Bet žiūrėkite, kad nebūtų taip, kad pigiau tiesiog padėtų viską ant gatvės ir nueitų.

Ar galima mokėti atlikus darbą?

Dažniausiai reikalaujame avanso, kadangi mes turime išleisti pinigus kurui iš anksto. Likusią dalį galima apmokėti gavus prekes arba prieš išvykstant iš Lietuvos (jei pasitikite). Esu matęs atvejų, kai klientai atsisakydavo mokėti, kol biuras nebuvo pilnai surinktas, o tai sukuria nepatogumas abiem pusėms. Geriausia susitarti dėl 50/50 padalijimo.

Ar PVM įeina į kainą?

Įprastai visos kainos nurodomos su PVM, jei nesate PVM mokėtojas (tarptautinis vežimas gali būti be PVM, jei abiejose pusėse yra PVM mokėtojai ir pateikiate PVM NR). Vokietijos įmonėms tai svarbu, tad reikia nurodyti visus duomenis iš karto. Jei pamiršite parašyti savo PVM kodą, gali tekti mokėti pilnąją sumą, o vėliau prašyti grąžinimo, o tai yra ilgas ir varginantis procesas.

Ar yra papildomi mokesčiai Vokietijoje?

Priklausomai nuo miesto, gali reikėti mokėti už leidimą stovėti sunkvežimiui miesto centre (pvz., Berlyne). Tokias išlaidas dažnai apmoka klientas tiesiogiai vietinėms tarnyboms, mes tik padedame užpildyti paraiškas. Nors tikslių biuro perkraustymo sprendimų iš Lietuvos į Vokietiją kaina dažnai yra fiksuota, šie "valstybiniai" mokesčiai yra už mūsų kontrolės ribų.

Dokumentai ir biuro technika: svarbi detalė

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinas yra krovinio sąrašas (Packing List) ir, jei reikia, eksporto deklaracija. Jei vežate techniką, reikia serialų numerių (S/N) sąrašo, nes muitinė Vokietijoje gali labai smulkiai patikrinti. Nereikia jokių ypatingų leidimų, jei tai nėra pavojingos medžiagos (chemija ar daugai tonerių). Be gerai parengto inventoriaus, net geriausi biuro perkraustymo sprendimai iš Lietuvos į Vokietiją gali sustoti sienoje.

Ar reikia draudimo?

Labai stipriai rekomenduoju. Ypatingai jei vežate brangią serverinę įrangą armenės (tiekia) baldus. Standartinis draudimas dažnai dengia tik 10 EUR už kg, tai jei serverius svers daugiau, gali pritrūkti. Ypatingai, jei krovinys yra pavojingas (lūžus) arba jei vairuotojas vairuoja rizikingai. Už papildomą draudimą verta papildomai sumokėti, kad naktimis galėtumėte miegoti ramiai.

Kaip vežti serverius ir jautrią techniką?

Jie turi būti supakuoti į specialias dėžes su antistatinėmis medžiagomis. Reikia nuplėšti (išjungti) visus kabelius ir pažymėti, kur kuris eina. Patirtis rodo, kad geriausia techniką vežti atskirai nuo baldų, kad niekas nenuspirtų ant monitoriaus. Jei serverinė didelė, gali prireikti specialios technikos su liftu.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Įprastai taip, didžiąją dalį baldų reikia išardyti, kad tilptų į sunkvežimį ir neatsidurtų laužytų. Mūsų komanda tai daro, tačiau reikia pasakyti iš anksto, kad nuvežtume įrankius. Yra atvejų, kai klientai sako, kad "viskas telpa", o paskui paaiškėja, kad didžiulis stalas netilina pro duris nei Lietuvoje, nei Vokietijoje. Čia patogūs biuro perkraustymo sprendimai iš Lietuvos į Vokietiją reiškia ir tai, kad mes viską išmontuojame ir surinkime atgal.

Kas daryti, jei dingsta dokumentas tarp kelionės?

Tai yra košmaras, bet kartais nutinka. Jei dingo CMR (vežimo pažyma), reikia skambinti dispatcheriams ir prašyti kopijos. Jei dingo jūsų dokumentai – skambinkite klientui. Esu matęs, kaip vairuotojas paliko dokumentus degalinėje Vokietijoje (buvo pietų metu)... ir teko važiuoti atgal. Dabar viską stengiamės nufotografuoti iš karto. (Gera pamoka mums visiems).

Ar reikia deklaruoti elektroniką muitinei?

Jei tai yra nauja elektronika, kuri buvo nupirkta mažiau nei prieš 6 mėnesių ir vežama į Vokietiją pardavimui ar ilgam naudojimui, gali reikėti mokėti PVM Vokietijos muitinėje (Intrastat arba importas). Jei tai jūsų biuro technika, kurią naudojote metus, tai paprastai laikoma "turto perkėlimu" ir mokesčių nėra. Viską reikia užfiksuoti inventoriuje.

Vokietijos niuansai: kas gali nuvisti

Ar sunku rasti vietos stovėjimui Vokietijoje?

Miestuose kaip Miunchenas ar Frankfurtas tai yra tikras galvos skausmas. Ten griežtai stebi, kur sustoja sunkvežimis, o baudos yra milžiniškos. Reikia iš anksto pasidomėti, ar galima užsisakyti vietą (Stellplatz). Nors mes siūlome efektyvius biuro perkraustymo sprendimus iš Lietuvos į Vokietiją, vietos policija mums padėti negali, jei už jus užblokuos gatvę. Geriau, jei vietos atstovas Jums padės su leidimais.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai, o kai kurie ir rusiškai. Vokiškai kalba mažuma, tačiau su muitinėje arba su sandėlininkais dažniausiai susitarta angliškai arba rankų judesiais (ypač senos kartos vairuotojai). Bet rašytiniai dokumentai visada turi būti tvarkingi vokiškai arba angliškai, kad nebūtų nesusipratimų.

Ką daryti, jei sandėlis Vokietijoje uždarytas?

Tai nutiko praėjusiais metais vienam klientui iš Kauno – atvykome penktadienį po pietų, o vokiečiai jau buvo išvykę į alaus festivalį (galbūt ne festivalį, bet tiesiog namo). Teko laukti iki pirmadienio ir stovėti užmokestame aikštelėje. Dabar visada tikriname darbo laikus tris kartus. Dabar visada tikriname darbo laikus tris kartus (nepakartokite šios klaidos).

Ar galima savaitgalį atvežti daiktus?

Galima, bet už tai reikia papildomai sumokėti vairuotojui už viršvalandžius bei sandėlio darbuotojams, jei reikia iškrovimo. Vokietijoje darbo įstatymai yra labai griežti, ir jei kas nors sugadins sau ranką savaitgalį, baudos bus didelės. Todėl pigiau ir saugiau planuoti atvykimą darbo dienomis.

Ar dažnai tiria krovinius?

Paprasčiausių biuro krovinių dažniausia netiria, jei viskas atrodo tvarkinga. Bet jei matyti, kad dėžės pažeistos arba yra įtarimų dėl nėščių daiktų (chemijos), gali sustabdyti. Turi būti aiškus sąrašas, kas viduje, kadangi muitininkas nemėgsta spėlioti. Jei viskas tvarkoje, patogūs biuro perkraustymo sprendimai iš Lietuvos į Vokietiją leidžia praeiti sieną be stabdžių.

Ką daryti, jei vokiškas pusė nusprendžia, kad krovinys per didelis?

Tai įvyko vieną kartą – jie atsisakė priimti konteinerį, nes jis buvo 5 cm per ilgas (galbūt buvo klaida matavimuose). Tekko iškrauti pusę krovinio gatvėje. Dabar visada matuojame du kartus. Jei matuojate gerai, tokios problemos neturėtų būti. Vokietijai tikslumas yra antras vardas.

Bendri klausimai ir praktiniai patarimai

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Teoriškai negalima, nes tai tarptautinis krovininis transportas, o ne taksi. Yra draudžiama vežti keleivių be specialių leidimų (licencijų). Esu matęs, kaip baudžia vairuotojus už keleivius, todėl nedarykite mums problemų. Geriausia susitikti tiesiog vietoje.

Kaip apsaugoti dėžes nuo drėgmės?

Naudokite plastikines dėžes vietoj kartoninių, jei turite labai jautrių daiktų. Kartonas sugers drėgmę, jei lija arba jei sunkvežimis šaltas. Mes stengiamės uždengti krovinį plėvele, bet orai Vokietijoje gali būti neprognozuojami. Ypatingai rudenį.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtų labai mandagu. Niekas nenori vežti purvinų kėdžių, kurios po to purvina visą sunkvežimį. Be to, dulkės gali pakenkti technikai. Nereikia jų blizginti, tiesiog nuplaukite dulkes. Tai pagerina įvaizdį ir padeda išvengti pykti vokiškų klientų.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Geriausia išmesti viską čia, Lietuvoje. Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra labai brangus ir reikalauja daug dokumentų (atsižvelgiant į rūšį). Neneškite ten senų spausdintuvų ar suskilusių dėžių, jei jų nereikia. Mes tai žinome iš patirties.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą, todėl galite tiesiog paklausti dispečeriaus, kur jis yra. Nerašau jums nuorodos, nes sistema pasikeitė (mes keičiame tiekėją kitą savaitę), bet visada sužinosite vietą.

Kas nutinka, jei susiduria su avarija?

Tai blogiausias scenarijus, bet mes turiam draudimą ir pagalbos aptarnavimą. Vairuotojas skambins dispečeriui, o dispečeris skambins jums. Krovinys gali būti perkrautas į kitą sunkvežimį. Tai gali užtrukti, bet mes padarysime viską, kad atgautumėte daiktus.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Ne privaloma, bet vairuotojai to vertina. Ypač jei jie ilgiau laukia. Tai užtikrina, kad jie elgsis atsakingiau su jūsų daiktais. Paprastas žmogiškas ryšis dažnai padeda išvengti nemandagių situacijų.

Kodėl vienos firmos brangesnės už kitas?

Gali būti daug priežasčių – geresnis draudimas, naujesni sunkvežimiai, arba tiesiog didelis marža. Užklauskite kelis pasiūlymus ir palyginkite, kas įeina. Kartais pigiausias pasiūlymas tampa brangiausiu, kai pradedami skaičiuoti pridėtines paslaugas.

Kaip elgtis su brangiais daiktais ( paveikslais, taurėmis)?

Jie turi būti pakuojami į medines dėžes ir uždraudžiami. Neneškite juos kartu su biuro kėdėmis. Tam reikalinga speciali "White glove" paslauga, kurią ne visi tiekėjai gali pasiūlyti. Biuro perkraustymo sprendimai iš Lietuvos į Vokietiją tokiu atveju tampa tikslesniais ir brangesniais.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidedimo?

Įmonėms dažnai galime suteikti atidėjimą iki 30 dienų, pasirašius sutartį. Privatus asmenys turi mokėti iš karto. Tai paprasta taisyklė, kadangi mums reikia mokėti vairuotojams ir kurui.

Kas daryti, jei randama trūksta po iškrovimo?

Reikia nedelsiant parašyti CMR pastabą (protokolą) vietoje. Jei pasirašote, kad viskas tvarkoje, o paskui randama trūksta, draudimas to nepriims. Esu matęs, kaip vienas klientas prarado brangų projektorių taip būdamas pernelyg pasitikintis.

Ar labai svarbu, kad būtų "Patogūs biuro perkraustymo sprendimai iš Lietuvos į Vokietiją"?

Svarbiausia yra tai, kad jums nereikėtų rūpintis niekuo. Patogumas čia reiškia, kad jūs tiesiog paimkite rankinę ir išvykite iš seno biuro, o naujame jis jau laukia. Tai yra mūsų tikslas, nors ir niekas nesako, kad bus paprasta.

Trumpai tariant, biuro perkraustymas yra sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės ir tikslių dokumentų. Rinkdamiesi tiekėją, nežiūrėkite tik į kainą, bet ir į tai, kaip jie su jumis kalba. Gerai suplanuoti biuro perkraustymo sprendimai iš Lietuvos į Vokietiją padės išvengti daugybės streso ir nesusipratimų sienoje. Sėkmės persikraustant.