Patogus biuro perkraustymas iš Vokietijos be rūpesčių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas iš Vokietijos niekada nesvyruoja tikrai lygiai. Viskas prasideda nuo to, kad vokiečiai mėgsta tvarką, o mus lietuvius dažnai vargo skubėjimas, todėl susidaro keistas mišinys. Jei norite išvengti nervų išsižadinimo, reikia žinoti keletą pagrindinių dalykų, kurie nėra parašyti jokiuose vadovuose. Čia nebus sauso dėstymo, o tiesiog patirtis, kaip viskas vyksta iš tikrųjų, kai vairuotojai pavargę, o klientai panikuoja dėl dokumentų.

Kaip viskas prasideda ir kada reikia skambinti

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą iš Vokietijos?

Gerai būtų apie tai pagalvoti bent mėnesiu iki planuojamos datos, nors žinau, kad dažniau viskas sprendžiama paskutinę minutę. Idealus variantas yra turėti laiko rezervę, nes geros pervežimo kompanijos turi užimtas datas, ypač mėnesio pabaigoje. Turime sužinoti apie liftus, automobilių stovėjimo vietą prie pat įėjimo, jei esate Vokietijos miesto centre. Vėlavimas su rezervavimu gali kainuoti brangiau arba priversti perkraustyti savaitgalį, kas visada sukelia headaches.

Ar reikia, kad jūs atvyktumėte į vietą įvertinti tūrį?

Anksčiau važiuodavome visi, dabar dažniau tiesiog prašome nuotraukų ar vaizdo skambučio, nes laikas brangsta ir degalai nebec pigia. Bet jei biure yra ypatingai brangios technikos ar didelių seifų, gyvas apžiūra praverčia, kad nenukristume su klaidingu automobiliu. Vieni klientai siunčia tik brūkšninius piešinius, kiti – detalžias 3D vizualizacijas, tiesiog žiūrime, kas yra ir pridedame prie apskaičiavimų atsargą netikėtumams.

Ar galima perkraustyti biurą penktadienį?

Galima, bet vokiečiai Vokietijoje dirba iki 16:00 valandos, o kai kurios sandėliavimo vietos uždaros dar anksčiau. Jei spėjame išvežti iki to laiko, gerai, jei ne – reikės mokėti vairuotojui laukimo už darbo valandas. Kartais geriau pradėti anksti rytoje, kad viskas baigtųsi darbo metu, nors niekas nenori atsipalaiduoti vėlai vakare penktadienį. (Beje, patikrinkite darbo laiką tose vietose, ten griežtesnis nei pas mus).

Kas daryti su vadovo brangia kėde?

Tokiems dalykams visada turime specialias dėžes su putomis arba užšaldymo plėvele, kurią užvyniojame kelis kartus. Nešime ją atskirai, ne uždėję ant kitų dalykų, kad niekas nenuslystų. Buvo atvejų, kai kėdės nebuvo išpakuotos ir stovėjo koridoriuje mėnesį – viskas tvarkoje, svarbu tik užfiksuoti būklę įraše. Tiesiog nenaudokite paprasto storio popieriaus, tai neapsaugos nuo įbrėžimų.

Ar jūs išmontuojate ir vėl surinkiate baldus?

Taip, darome tai, kas būtina, kad pritilptų į liftą ar automobilį, bet nėra mūsų pagrindinis darbas surinkti visus kompleksinius sistemos modulius. Reikia tik suprasti, kad jei baldas senas, prieš montavimą gali išlūžti sraigtas, o mes to neatsakome. Geriau, jei turite montuotoją savo pusėje, o mes padėsime fiziniu darbu. Surinkimas Vokietijoje gali būti brangu, jei reikia kvieti vietinius meistrus.

Kas bus, jei lifte suges arba per mažas?

Esi matęs, kaip nešime stalus per laiptus penktame aukšte? Tai košmaras, bet kartais vienintelis išeitis, jei norite sutaupyti. Vieną kartą Berlyne lifte užstrigo vairuotojas su didele dėže, teko laukti gaisrininkų valandą. Jei žinote apie problemas iš anksto, pasakykite, galėsime užsibrėžti daugiau laiko arba paimti mažesnę mašiną, kuri įeina pro garsiai uždaromas duris.

Biuro perkraustymo kaina iš Vokietijos ir kas įeina į sumą

Kiek maždaug kainuoja biuro perkraustymas iš Vokietijos?

Kainos šokinėja kaip temperatūra, priklauso nuo tūrio kubiniu metrais ir nuotolio, ar tai Miunchenas ar kažkur netoli sienos. Vidutiniškai galima žiūrėti į tą pačią kainą kaip ir įprastas krovinių pervežimo paslaugas, bet su biuru daugiau problemų. Tikslios kainos negaliu pasakyti be duomenų, nedaryk to klaidos, kad klausinėi be jokių pradinių numerių. Siųskite sąrašą dalykų, tada kalbėsime realiai.

Ar pigiau, jei mes patys supakuosime dalykus?

Pigiau tikrai bus, nes mūsų darbuotojų valandos nėra nemokamos, tačiau rizikuojate, kad stiklinės durys per kelias šimtus kilometrų susilūžins. Jei supakuosite patys, mes neatsakome už tai, kas viduje, jei dėžė atrodo tvarkinga. Kartais klientai sako, kad viskas supakuota, o atvykus matome, kad serveriai stovi ant paprastų stalų be jokio fiksavimo – tai bado pradžia.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums ne, bet kitiems gali būti. Žiūrėkite į kuro priemoką, jei kuro kainos šokinėja, ar mokesčius už patekimą į miesto centrą, pvz., į "Umweltzone" Vokietijoje. Kartais pridedamas mokestis už ilgesnę iškrovą, jei vairuotojas laukia, kol susirandate raktus. Visada klauskite, ar galutinė kaina yra fiksuota, ar ji gali keistis pagal darbo valandas.

Kaip geriausia apmokėti už paslaugas?

Banko pavedimas yra saugiausias ir mums, ir jums, nors kartais sutinkame ir grynaisiais pinigais prieš išvykstant, bet tai retas atvejis. Išrašome sąskaitas faktūras su PVM, kad galėtumėte jas išsiskaityti, svarbu tik nepamiršti nurodyti teisingų rekvizitų. Vokietijoje mokėjimai dažnai užtrunka ilgiau dėl jų bankų griežtumo, tad geriau viską apmokėti iš karto, kad nebutų nesusipratimų.

Ar galima atgauti PVM, jei įmonė registruota kitur šalyje?

Taip, jei turite PVM mokėtojo kodą ir tai yra tarptautinė prekyba tarp ES šalių, taikoma 0 proc. PVM tarifas. Svarbu tik, kad krovinių gabenimo sutartyje būtų nurodytas krovimo ir iškrovimo adresas bei teisingi numeriai. Jei trūksta bent vieno dokumento ar įrašo, gali tekti mokėti pilną 21 procentą, o kas nori permokėti mokesčių? Tik patikrinkite duomenis prieš pradedant.

Kas nutinka, jei darbas užtrunka ilgiau nei numatyta?

Jei dėl mūsų kaltės, pavyzdžiui, sulėtėjome kelyje, tai mūsų problemos, papildomai neimame. Bet jei jūs nepridavėt dokumentų laiku ar nebuvo iš anksto paruošta vieta, tada skaičiuojame viršvalandžius. Vairuotojai taip pat nori namo po 8-10 valandų, o ne po 12-os. Vokietijoje yra griežti darbo įstatymai, todėl negalime juos versti dirbti be poilsio, tai reiškia, kad darbas gali būti nutrauktas ir tęsiamas kitą dieną.

Dokumentai, muitai ir vokiškas biurokratas

Ką reikia daryti su dokumentais, kai važiuoja pro sieną?

Dabar, kai esame Šengeno erdvėje, fizinės sienos tikrinimo beveik nėra, bet vis tiek reikia turėti CMR sąskaitą ir krovinių sąrašą pavadinimu "Packing List". Muitinė gali sustabdyti atsitiktinai, ir jei nėra dokumentų, baudos didelės. Biuro perkraustymas iš Vokietijos į Lietuvą laikomas vidaus prekyba, bet formuliuotės turi būti tikslios, kad neįtarus kontrabanda ar prekyba be leidimo. (Nors retai kada tikrina, geriau būti pasiruošusiam).

Ar mums reikia mokėti muitus už biuro įrangą?

Jeigu technika nenaudota ir yra nauja, gali būti taikomas PVM importas, jeigu jūsų įmonė nėra registruota PVM mokėtoja. Naudojama įranga, kaip kad kompiuteriai ar stalai, kurie buvo įmonės balanse, turi būti perkeliama kaip įmonės turtas be mokesčių. Svarbu turėti eksporto dokumentus iš Vokietijos pusės, kad mūsų muitinė nepradėtų klausinėti, iš kur tai atsirado ir kodėl nemokėta mokesčių ten. Aš čia ne ekspertas, bet su paprasta buitine technika dažniausiai būna gerai.

Kas, jei biure rastume alkoholio, kuris nėra įrašytas į sąrašą?

Tai yra pavojinga teritorija. Jei tai yra firmos nuosavybė, skirta reprezentacijai, reikia ją deklaruoti atskirai, nes tai yra akcizo prekė. Jei būtų paslėpta tarp dokumentų ir rasta muitinės, gali būti pradėtas tyrimas. Geriau viską sąžiningai užrašyti į sąrašą, jei norite vežti, arba palikti Vokietijoje draugams. Nedarykite experimentų su muitinės vyrais, jie turi nosį į tokias smirdes.

Ar technika yra apdrausta pervežimo metu?

Taip, mes turime standartinę atsakomybės draudimą pagal tarptautinius reglamentus, bet jis dengia tik ribotą sumą, dažniausiai pagal konvenciją. Jei vežate serverius už tūkstančius eurų, geriau pasidarykite papildomą draudimą. Vieną kartą važiavome per duobę, dėžė nukrito ir sulaužė brangų spausdintuvą – klientas gavo tik dalį sumos, nes nebuvo papildomai draudęs. Neskubėkite čia taupyti.

Kokius dokumentus turiu pateikti jums prieš išvykstant?

Reikia mums perdavinėti krovinių sąrašą, kuriame būtų nurodyta, kas yra kiekvienoje dėžėje (bent apskritai: "kompiuterinė technika", "biuro reikmenys"). Taip pat reikia eksporto sąskaitos-faktūros kopiją, jei to reikalauja, ir kontaktą asmeniui, kuris laukia galo. Jei trūksta sąrašo, mes gališkai surašysime, bet tada dėl turinio neatsakome, jei kas nueis dingst. Tikslumas čia užtikrina ramybę.

Ar reikia notarinio pavedimo, jei pervežame ne savo daiktus?

Jei tai yra įmonės turtas, pakanka įmonės antspado ant sutarties arba pavedimo, o jei asmeninis turtas pervežamas įmonės lėšomis, tai gali kelti klausimų. Mums užtenka raštiško užsakymo su rekvizitais, kad galėtume teisėtai vežti krovinius. Notarui dažniau eina, kai parduodamas verslas, ne tiesiog perkraustomas biuras, todėl nereikia iš karto bėgti pas notarus ir mokėti už tai.

Technika, serveriai ir jautrūs dalykai

Kaip saugiai pervežti serverius, kad niekas nenulūžtų?

Prieš išjungiant reikia padaryti atsarginę kopiją, o tada mes juos užfiksuoime ant specialių lentynų, kad jie nejudėtų. Serveriai yra jautrūs vibracijai, todėl negalima tiesiog padėti ant grindų po visokiais daiktais. Geriausia, jei juos įpakuoja jūsų IT specialistas į originalią dėžę, o mes tą dėžę traktuosime kaip sprogmenų – atsargiai ir ne užmesdami. Neklyskite nuo šios taisyklės.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius ir monitorius?

Būtina, ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus, kad neįstrigtų ir neplėštomės jungtys nešimo metu. Monitorių ekranai yra labai trapūs, jei paliksite juos įjungtus arba sujungtus, gali sulūžti nuo mažiausio smūgio. Pakuojuose reikia naudoti putplasčius arba storas putas, o ne laikraščius, kurie palieka dėmes ant ekranų. Paskutinis dalykas, ko norite, yra sulaužytų monitorių krūva prieš naujųjų biurų duris.

Kas daryti su senais archyvais, kurie sveria tonas?

Tai vienas didžiausių košmarų, nes dokumentai sunkūs, o dėžės dažnai suyra. Reikia naudoti patvarių dėžių, geriausia specialiai pritaikytų popieriaus pervežimui, ir nepildyti per daug, kad neplyštų. Kartais klientai sako, kad tai nesvarbu, bet vėliau gailisi, kai reikia rinkti popierius iš asfalto. Gali būti, kad pigiau išsivežti šiukšlių mašina, o ne mums vežti tą "istoriją".

Kaip pervežti seifus arba labai sunkias spintas?

Seifus reikia žinoti svorį, nes jei jis viršija 300-400 kg, be "kelio" (keltauko) neįmanoma nuvežti. Turime patirties, bet be technikos mes nejudinsime nieko, kas gali sugadinti mūsų nugaras arba jūsų grindis. Jei seifas yra prisegtas prie sienos, reikia tai iš anksto atlaisvinti, kitaip trauksime kartu su sienos fragmentu. Tai brangi paslauga, todėl pagalvokite, ar verta vežti seną seifą, ar geriau nusipirkti naują.

Kas gali nuvilti arba sukliudyti biuro perkraustymą iš Vokietijos

Ar dažnai pasitaiko spūsties ties Lietuvos-Vokietijos siena?

Dabar, kai nėra kontrolės, spūsčių beveik nebėra, nebent yra eismo įvykis arba remontas kelyje, o juo Vokietijoje pilna. Blogiausia situacija yra A1 autostradoje prie Kauno arba ties Lenkijos siena, kur dar kartais eina greičio matavimo paslėpta mašina. Planuokite laiką su atsarga, kadangi vairuotojai negali vairuoti 24 valandas, jiems reikia poilsio, kas taip pat prailgina kelionę.

Kaip bendraujate su vokiečių policija, jei sustabdo?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai arba rusiškai, bet vokiečių pareigūnai linkę į griežtumą ir kalba tik savo kalba. Jei viskas tvarkoje su dokumentu ir krovis yra užsegta, problemų nėra, bet jei trūksta svėrimo liudijimo arba krovis per didelis, bus baudos. Kartais reikia parodyti, kad yra TIR knygelė, nors ji nebūtina, tai sukelia mažiau klausimų. Geriau neturėti jokių pažeidimų.

Ar tikrai visada įvežiate didelį sunkvežimį į miesto centrą?

Ne visada, Vokietijos miestuose, ypač senosiuose rajonuose, gatvės siauros ir daug "žaliųjų zonų". Kartais tenka išsikrauti ant mažesnės mašinos arba vežti dalimis, kas brangiau. Jei jūsų biuras yra pėsčiųjų zonoje, reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės, o tai gali trukti kelias savaites. Nepasakykite mums iš karto, kad viskas bus gerai, jei patys to nesitikrinote.

Ar galima stebėti, kur yra mano krovinių pervežimo mašina?

Taip, mes naudojame GPS stebėjimo sistemas, bet jūsų poreikis stebėti kiekvieną judesį gali šiek tiek erzinti vairuotoją, jei skambinate kas valandą. Geriau susitarti dėl pranešimų, pavyzdžiui, kai išvyksta ir kai artėja prie vietos. Vairuotojas turi vairuoti, o ne kalbėti telefonu, ypač Vokietijoje, kur tai griežtai draudžiama ir baudos didelės. Pasitikėkite mumis, mes jau ne vieną kartą tą kelią nuvažiavome.

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir detaliųjų planavimo. Nesitikėkite, kad viskas įvyks taip, kaip kalendoriuje parašyta, visada bus kažkas mažo, kas sukels vėlavimą. Pasirūpinkite dokumentais ir dėžėmis iš anksto, o mus palikite ten, kur mes geriausiai jaučiames – kelyje. Jei viską susitarsime dar ankščiau, tikrai bus mažiau streso ir daugiau linksmų istorijų po to.