Patogus biuro perkraustymas į Vokietiją su modernia logistika

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada nebeįvyksta taip, kaip planuojame ant popieriaus. Viskas atrodo paprasta: sudėkite kompiuterius į dėžes, išsikraustykite ir važiuokite, taip? Ne, realybė yra daug kraupesnė, ypač kai kalbame apie patogų biuro perkraustymą į Vokietiją su modernia logistika. Vokiečiai yra griežti, o jų keliai ir taisyklės nelinkę leisti lengvųjų situacijų, todėl reikia ne tik stiprių rankų, bet ir galvos peties. Šiandien stengsiuosi papasakoti, kaip tai vyksta be jokių gražių uždažų, tiesiog taip, kaip yra – su nesklandumais, vėlavimais ir tuo viskuo, kas su tuo susiję.

Kaip pradėti ir kada reikia skambinti

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Nebūkite naivūs ir manykite, kad pakanka savaitės. Idealus variantas – pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš du mėnesius. Kodėl? Nes reikia surasti laisvą mašiną, išsinuomoti keltuvus galbūt, o jei tenka į miesto centrą, tai dar ir specialius leidimus. Vakar kalbėjau su klientu, kuris skambino prieš penkias dienas ir norėjo viską nuvežti į Miuncheną... žinote, aš net nežinau, kaip mes su tuo susitvarkėme, bet buvo įtempta. Taip, patogus biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja laiko, o ne tik pinigų.

Ar reikia važiuoti į objektą vertinti?

Be abejo. Nors dabar yra visokie "modernios logistikos" sprendimai ir vaizdo skambučiai, niekas nepakeis akies. Reikia pamatyti, ar keltuvas įlės į liftą, ar reikės nešti per laiptus (o tai kainuoja), ar yra kur pastatyti sunkvežimį. Kartais atsiunčiate matmenis, o atvažiuojame, ir pasirodo, kelias užblokuotas statybomis. Tai realybė, su kuria susiduriame kasdien.

Ką daryti su dokumentais?

Dokumentų reikia nedaug, bet turi būti tvarkingi. Jei pervežate įrangą, turi būti inventoriaus sąrašas – tai būtina ne tiek mums, kiek jums pačiams, kad nieko dingtų. Vokietijoje muitinė (nors tai ir ES) gali sustabdyti ir paprašyti įrodymų, kad tai ne prekyba. (Viskas aišku, jei tai ne pirkdami iš Azerbaidžano, tada gali būti daugiau rūpesčių). Geriau turėti viską pasirašyta.

Ar verta rūpintis draudimu?

Tai ne klausimas, ar verta, tai privaloma. Žinote, kas nutiko prieš metus? Vairuotojas bandė įvažiuoti į kiemą Hamburge ir nutempė elektros liniją – viskiems iškrito šviesos rajone. Draudimas padengė žalą, bet be jo būtume bankrotuose. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti apdraustas nuo visų netikėtumų, nes vokiečių baudos už žalą nėra juokais.

Kainos ir pinigai

Nuo ko priklauso kaina?

Ką aš sakiau? Kaina – tai ne fiksuotas skaičius. Čia svarbu ir atstumas, ir svoris, ir tai, kiek aukštų be lifto. Jei reikia išmontuoti ir sumontuoti baldus, tai darbo valandos. Dar prisidės kuro kainos, kurios, kaip žinote, šokuoja kaip nori. Taip pat, jei reikia specialios technikos, pvz., sukonstruoti rampą, tai papildomai. Patogus biuro perkraustymas į Vokietiją su modernia logistika niekada nebus pigus, jei norite, kad būtų kokybiška.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, jei viską iš anksto išmatuojame ir nustatome sąlygas. Bet jei vietoje pasirodo, kad reikia nešti 50 metrų toliau negu planavome, arba jei klientas prideda dėžių paskutinę minutę, kaina keičiasi. Mes stengiamės būti sąžiningi, bet nebandykite mus apgauti – matome viską. Kartais (nors retai) pataisome, jei mes suklydome apskaičiuodami, bet tai išimtis.

Ką reiškia "valandinis įkainis"?

Tai reiškia, kad mokate už laiką, kurį komanda praleidžia objekte. Taip yra tada, kai sunku įvertinti darbo apimtį iš anksto. Pavyzdžiui, jei turite šimtus smulkių dalykų, kuriuos reikia supakuoti. Kai kurie klientai mėgsta skųstis, kad "važiavo per lėtai", bet pasidarykite sąskaitą – nešti stalą iš trečio aukšto be lifto nėra greita. Tai fizinis darbas.

Ar imamas avansas?

Įprastai taip, maždaug 30-50 proc. Tai apsauga tiek jums, tiek mums, kad mes nevažiuotume tuščiomis. Yra buvę atvejų, kai atvažiavome, o klientas pasakė "pamiršau, kad šį savaitgalį nebus". Mums tai kainuoja laiką ir degalus. Avansas užtikrina, kad abiejų pusių interesai yra apsaugoti.

Ar galima mokėti grynaisiais?

Vairuotojai dažniausiai nemėgsta grynųjų, ypač didelių sumų – pavojinga ir nepatogu. Geriau bankiniu pavedimu ar kortele. Taip, žinau, kad kai kurios firmos mėgsta "grynaisiais be PVM", bet mes dirbame legaliai. Su modernia logistika viskas turi būti skaidru, kitaip vėliau problemų daugiau naudos negu.

Vokietijos specifika ir niuansai

Ar sunku važiuoti į Vokietiją?

Kelionės pačios savaime nėra blogos, keliai ten geri, bet... yra bet. Vokietijos miestuose yra daug "Umweltzone" – zonų, kur negali važiuoti senais automobiliais. Mūsų parkas atnaujintas, taigi problemų nėra, bet jei samdote ką nors pigiau, gali būti nemalonumų. Be to, ten griežtos poilsio taisyklės vairuotojams – negalima jų lenkti, kitaip baudos milžiniškos.

Kaip su parkavimu miestuose?

Tai viena didžiausių galvos skausmų. Berlyne, Miunchene ar Frankfurte vieta prie pat pastato retai kada yra laisva. Dažnai tenka statyti mašiną kito gatvės gale ir nešti per visą centrą. Jei jūsų biure nėra kur pastatyti 40 tonų sunkvežimio, tai turime žinoti iš anksto, kad galėtume užsakyti vietą arba leidimą užimti eismo juostą. Vokietijai tai svarbu.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, jei užmokestis atitinka. Bet tikrai ne viskas veikia savaitgalį – pavyzdžiui, didelės parduotuvės ar sandėliai gali būti uždaryti, todėl negalėsime nieko nusipirkti jei trūksta dėžių. Geriausia planuoti perkraustymą į Vokietiją darbo dienomis, nors suprantu, kad verslas tai visada nori padaryti taip, kad nenukentėtų darbas.

Kaip elgtis su šiukšlėmis?

Vokietijoje atliekų surinkimas yra ritualas. Negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą. Yra atskirai popierius, plastikas, šiukšlės. Jei mes iškraustome biurą ir ten yra senų baldų, kuriuos reikia išmesti, tai reikia specialių konteinerių. Negalima tiesiog palikti ant gatvės – tai baudžiama labai greitai.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Vairuotojai dažniausiai supranta pagrindinius žodžius, bet sudėtingesnius dalykus geriau sutvarkyti angliškai arba su vertėju. Jei reikia derėtis su pastatu administratoriumi dėl liftų, vokiškai padeda labai. Aš pats kalbu truputi, bet aš ten nevažiuoju (nebevažiuoju jau dešimtmetį). Bet geriau, kai klientas gali paaiškinti, kas ir kur.

Pakavimas ir technika

Ar reikia išimti dalykus iš stalčių?

Taip, absoliučiai. Neišimtas stalčius su smulkmenomis sprogsta pakeliant arba judinant. Tai viena dažniausių klaidų. Klientai sako "o čia tik popieriaus", bet tos svarstyklės tampa sunkios. Patogus biuro perkraustymas į Vokietiją prasideda nuo to, kad viskas turi būti tvarkingai supakuota į dėžes.

Kokias dėžes naudoti?

Geriau naudoti specialias, stiprias judėjimo dėžes. Jos turi būti vienodo dydžio, kad lengviau krauti į mašiną. Jei naudosite senas "Lietuvos pašto" dėžes, kurios suyra vos pamojus, tai gausite nusisklendusius kompiuterius. Parduodame ir suteikiame dėžes – tai pigiau negu pirkti naujus serverius.

Kaip pervežti IT įrangą?

Serveriai ir tinkleliai – tai pati jautriausia dalis. Reikia išjungti viską, pažymėti kabelius (nors dažniausiai viskas sujungta chaosu), ir supakuoti į putų dėžes. Jei neturite originalios pakuotės, mes susirandame pakaitalą. Buvo atvejis, kai vienas IT vadybininkas nesupako serverio ir jis nukrito nuo palepės... ne, geriau net nekalbėti apie tą dieną.

Ar galite išmontuoti baldus?

Žinoma, tai mūsų darbas. Turime savo įrankius, žmones, kurie moka tai daryti. Svarbiausia – nepamirškite surinkimo instrukcijų, jei jos yra, arba pažymėkite dalis. Niekada nežinai, kokia būna baldų konstrukcija, ypač jei tai seni "gamykliniai" sprendimai.

Ką daryti su pavojingais krovinais?

Toneriai, skysčiai, chemija – tai turi eiti į atskiras dėžes ir būti pažymėta. Negalima mesti tonerio su įprastomis šiukšlėmis. Vokietijoje už tai gali padaryti didžiulę problemą ne tik mums, bet ir jums kaip siuntėjui. Mes apie tai primename, bet kartais žmonės tiesiog užmiršta.

Problemos ir realus gyvenimas

Kas daryti, jei vėluojame?

Kelių eismą, avarijas ar techninius gedimus niekas nekontroliuoja. Jei žinome, kad vėluojame, skambiname iš karto. Nereikia mums skambinti kas dešimt minučių ir klausti "kur jūs?". Mes važiuojame taip greitai, kaip leidžia taisyklės. Kartais (ir tai yra liūdna tiesa) klientai nenurodo teisingo adreso, ir mes važiuojame ratu.

Ar dažnai dingo daiktai?

Per mano dvidešimt penkerius metus dingo tik vienas dalykas – vienas batas, kurį kažkas pametė prie sodo. Tačiau įbrėžimų ar smulkių gėdų atsitinka. Jei turite brangų paveikslą ar vazą, geriau ją vežti patys sau automobilyje. Mes ne magai, o fiziniai žmonės, kartais pavargę, kartas nuo kada užsidega.

Kaip elgtis su blogais klientais?

Aš čia būsiu tiesus – jei klientas šaukia prie vairuotojo arba mėgina mokėti mažiau nei sutarta, mes tiesiog nebebevažiuojame. Geriau prarasti vieną užsakymą negu turėti nervų krizę. Mums patinka normalūs, žmogiški santykiai. Patogus biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti komfortabilus abiem pusėms.

Ar įmanoma viską suorganizuoti per 3 dienas?

Teoriškai – taip, praktiškai – tai bus chaosas. Jei tai nedidelis kabinetas, galima. Jei tai visa firma – ne. Reikia laiko dėžėms surinkti, pažymėti. Kai žmonės vežia dėžes su jau padarytu darbu, o jos maišosi, tada prasideda problemos. Planuokite laiką.

Ką daryti su augalais?

Augalus į Vokietiją vežti galima, bet reikia tikrinti, ar jie nėra saugomos rūšys (nors tai retai pasitaiko biurams). Žiemos metu jie gali užšalti mašinoje, jei nešildoma. Geriau juos palikti arba vežti atskirai, jei jums brangūs.

Ar verta pasamdyti "mėnulį" (nelegalius vežėjus)?

Nekalbėsiu apie tai ilgai. Jei jūsų daiktai dingsta arba mašina sugenda Vokietijos autostradoje ir niekas neduoda draudimo, ką darysite? Sutaupyti 200 eurų neverta to rizikos. Pasamdykite firmą, kuri atsako už savo darbą.

Kaip atrodo "moderni logistika" iš vidaus?

Tai ne tik robotai (juos mes dar neturime). Tai yra gps stebėjimas, skaitmeniniai sąrašai, geri vairuotojai, kurie turi telefonus ir gali siųsti nuotraukas. Tai sistemingumas. Buvau pas senus "meistrus", kurie viską rašė į užrašinę ant degalo – tenka tikėtis, kad nenusipirko duonos o ne įrašė adreso.

Galutiniai nustatymai

Ar reikia padėti vairuotojui?

Jeigu jis prašo – taip. Bet dažniausia geriau netrukdyti. Mums patinka, kai klientas parofo gėrimo arba pasako, kur yra tualetas. Kai klientas stovi virš galvos ir mėgina "koreguoti", tik trukdome. Viskas turi būti subalansuota.

Ką daryti, jei pasigendu dėžės išsikrovus?

Patikrinkite inventoriaus sąrašą. Jei dėžės nėra, pažymėkite tai aktoje. Negalima pasirašyti, kad viskas geroje būklėje, jei dar neįžėjote į patalpas. Vėliau padaryti išvadas bus beveik neįmanoma. Mes visada stengiamės rasti pradingusius daiktus, bet kartais jie tiesiog nukrenta už spintos.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Biuro perkraustymo metu dažnai taip ir būna – žmonės įmeta savo kuprinę arba dviratį. Jei tai nedaug ir ne trukdo, mes nebijome. Bet jei tai jau tampa pilnas asmeninis šeimos perkraustymas, tai tada keičiasi sutarties sąlygos ir kaina.

Kaip apmokėjimas vyksta paprastai?

Standartiškai – paskutinį įkrovą arba iškrovą, kai darbas baigtas. Jei tai didelė kompanija, dirbame pagal pvm sąskaitas su atidėjimu. Viskas pagal apskaitą.

Kodėl pasirinkti jus?

Nes aš čia dirbu jau beveik ketvirtį amžiaus ir žinau, kur yra kiekvienas duobė kelyje. Mums nebereikia žiūrėti į žemėlapį, kad sužinotume, kur yra Berlyno centras. Patogus biuro perkraustymas į Vokietiją mums yra kasdienybė, o ne eksperimentas.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Jei mes apie tai kalbame iš anksto – jų nėra. Jei jūsų poreikiai keičiasi vietje – tada atsiranda. Mes neįmonė, kuri grobia pinigus, mes norime, kad klientas grįžtų kitą kartą.

Ką daryti su senais serveriais?

Jei jie nereikalingi, galime ivežti į perdirbimo centrą Vokietijoje, tai mokama paslauga, bet legalu. Negalima juos tiesiog mesti šiukšliadėžėje.

Ar reikia valyti patalpas po perkraustymo?

Tai nebūtinai mūsų darbas, bet galime susitvarkyti, jei pageidaujate. Dažniausiai klientai patys susitvarko, nes jie žino, kas kur turi stovėti.

Kaip elgtis su nulūžusiu kėde?

Nebijokite pasakyti. Jei tai nutiko pervežimo metu, mes atlyginame. Jei kėdė buvo jau sujaukta prieš tai – tai jau kitas klausimas. Svarbu sąžiningumas.

Ar dirbate naktį?

Galiame, jei to reikalauja situacija (pavyzdžiui, kad neklaidžiotų prekybos centre), tačiau tai brangiau. Ir, tiesą sakant, naktimis vairuotojai dirba blogiau, dėl ko gali kilti nereikalingų rūpesčių.

Kas ypač nervina vairuotojus?

Kai klientas sako "o, aš pamiršau pridėti šią dėžę", kai mašina jau užrakinta ir paruošta važiuoti. Tai užtrunka valandą. Prašau, sudėkite viską iš anksto.

Ar turite atsiliepimų?

Turime, daugelį. Bet geriausia reklama yra tai, kai didelės Lietuvos firmas, kurios atidarė filialus Vokietijoje, mus kviečia vėl. Tai kalba už save.

Ką daryti, jei reikia sandėliavimo?

Mes turime sandėlius Lietuvoje, galime padėti laikinai. Vokietijoje tai brangiau, tačiau partnerių turime. Jei biuras dar nebaigtas, galima laikinai padėti daiktus pas mus.

Ar saugu?

Taip, saugu. Mes turime visus licencijas, draudimus ir patirtį. Neklauskite kaimyno, kuris sako, kad "vežia pats", klauskite profesionalų.

Paskutinis patarimas?

Nepanikuokite. Viskas išsprendžiama. Biuro perkraustymas į Vokietiją tik atrodid baisus, bet kai mes atvažiuojame su komanda, viskas pasidaro tvarkinga.

Išvada

Galiausiai, viskas suvenda prie vieno – planavimo ir pasitikėjimo. Per šiuos dvidešimt metų mačiau viską: nuo gaisrų sandėliuose iki džiaugsmingų šeimų, kuriančių verslą užsienyje. Patogus biuro perkraustymas į Vokietiją su modernia logistika nėra burtas, tai tiesiog darbas, kurį reikia atlikti protingai. Jei pasiruošę ir sąžiningi, mes padarysime viską, kad jūsų kompiuteriai ir stalai atvyktų saugiai. O jei kas nors nueina ne taip – tiesiog paskambinkite, mes kažką sugalvosime, visada kažką sugalvojame.