Patirtis organizuojant biuro perkraustymą į ir iš Vokietijos: Kas tikrai vyksta po veliais

Dirbu šioje srityje jau daugiau nei dvi dešimtmetis, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas visada yra stresas, o kai kalbame apie Vokietiją, čia dar ir biurokratija. Mano patirtis organizuojant biuro perkraustymą į ir iš Vokietijos parodė, kad nėra dviejų vienodų projektų. Vieną kartą viskas vyksta lyg pagal laikrodį, kitą – kyla problemų su parkavimu arba dėžės dingsta neaiškur. Svarbiausia yra pasiruošti, kad ne viskas eis pagal planą. Tad jei ruošiatės kelionei į Berlyną, Miuncheną ar kur atbulai, skaitykite toliau, gali praverti.

Pagrindiniai klausimai apie kainas ir planavimą

Kiek maždaug kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Čia sunku pasakyti vienu žodžiu, nes viskas priklauso nuo to, kiek daiktų turite ir kur būtent važiuojame. Jei tai tik keletas stalų ir kompiuterių į Frankfurte, tai gali būti ir kelių šimtų eurų reikalas, bet jei perkeliame visą įmonę iš Vilniaus į Hamburgą, skaičiai jau bus kiti. Be to, kainą įtakoja kuras, kuris šiais laikais brangsta kaip ne kas. Reikėtų kreiptis dėl komercinio pasiūlymo, kad gautumete tikslią sumą, o ne spėlioti.

Ar reikia mokėti už vizualinį apžiūrą?

Paprastai taip, ypač jei biuras yra didelis. Mes atvykstame, pasižiūrime, ką reikės vežti, ir tada galime pasakyti tiksliai. Kartais klientai siunčia nuotraukas, bet ant nuotraukos neįmanoma pamatyti, ar spinta yra sunki, ar tuščia viduje. Vizualinis apžiūras taupo laiką vėliau ir išvengia nereikalingų priekaištų dėl kainos pokyčių. Taigi, geriau praleisti valandą dabar, nei rūpintis vėliau, kai vairuotojas jau atvyko ir sako, kad daiktų per daug.

Kaip užtikrinti, kad kaina nepakils staiga?

Gerai klausai. Viskas turi būti užrašyta sutartyje, o ne tik žodžiu. Jei sutartyje parašyta "apie", tai tai reiškia, kad galės pakilti. Mano patirtis organizuojant biuro perkraustymą į ir iš Vokietijos moko, kad reikia fiksuotos kainos, jei tik įmanoma. Žinoma, jei patys pridėsite dešimt dėžių, kurių nebuvo sąraše, tada nėra ką nešnabždėti, mums reikės juos įvežti ir už tai paprašyti papildomai.

Kiek laiko reikia planuoti iš anksto?

Idealu – mažiausiai mėnuo. Vokiečai mėgsta tvarką, todėl jei reikia gauti leidimus stovėti mieste arba užsakyti liftą, tai gali užtrukti. Kartais įmonės skambina pirmadienį ir klausia, ar galima trečiadienį važiuoti. Atsakymas paprastai yra "ne", nebent tai tik labai mažas krovinys. Geriau nekvailoti ir skirti laiko derinimams.

Ar brangiau perkelti į Miuncheną ar į Berlyną?

Miunchenas paprastai brangesnis dėl to, kad ten yra didesnės koncentracijos ir daugiau restrikcijų centro zonoje. Berlyne taip pat gali būti brangu, bet ten daugiau variacijų. Taip pat, kai kalbame apie patirtį organizuojant biuro perkraustymą į ir iš Vokietijos, svarbu atsižvelgti į tai, kad kelių mokesčiai Vokietijoje skiriasi priklausomai nuo transporto priemonės emisijos (Toll Collect).

Procesas, technika ir baldai

Kaip surenkami kompiuteriai ir IT įranga?

IT įranga yra pati jautriausia dalis. Paprastai patys klientai ją išjungia ir pažymi laidus, o mes tiesiug kruopščiai supakuojame į specialias dėžes su burbuliukais. Buvo atvejų, kie klientai paliko viską įjungta, o tada stebėjosi, kodėl serveriai neįsijungia vėliau. Mes nesame atsakingi už duomenų praradimą, jei jūs neatsijungėte tinkamai, todėl pasiduokite su tuo prieš atvykstant mums.

Kas daryti su serveriais?

Serveriai turi būti išmontuoti profesionaliai. Jei jie stovi stende, mes nejudinsime su juolu viduje. Gali reikėti specialios technikos arba paties IT specialisto palydėjimo. Vieną kartą teko vežti serverius į Leipcigą, ir klientas užmiršo parodyk, kuris kabelis į kurį eina. Pasirodo, jie ten pusę dienos bandė tai viską prijungti atgal. Geriau turėti gerą dokumentaciją.

Ar jie išsiruošia ar mes turim?

Mes atvežame visas dėžes, lipdukus, juostas. Jums nereikia nieko pirkti, išskyrus galbut ką nors labai specifinio. Viską supakuojame pačią dieną arba dieną prieš. Tik patikrinkite, kad nėra jokių draudžiamų daiktų, kaip kad degiųjų skysčių arba ginklų (nors biure tai retkas atvejis, bet būna).

Ar reikia liftų?

Be abejo, jei biuras ne pirmame aukšte. Bet čia yra gudrybė – kartais liftas per mažas, arba jis per toli nuo įėjimo. Mano patirtis organizuojant biuro perkraustymą į ir iš Vokietijos yra tokia, kad Vokietijoje seniuose namuose liftai dažnai būna tokie maži, kad ten netelpa net normali sofa. Tada tenka keltis per langą arba išmontuoti soją į gabalitus.

Kas su baldais, jei neina per duris?

Tada juos išmontuojame. Mūsų komandos turi įrankius, kad išsuktų kojas nuo stalų arba išmontuotų spintas. Viską surinkime atgal naujoje vietoje. Nebijokit, mums ne pirmą kartą tenka išmontuoti didžiulę direktoriaus spintą, kuri įeina tik per pusę.

Vokietijos specifika ir biurokratija

Ar sunku gauti leidimą stovėti Vokietijoje?

Gali būti labai sunku, jei tai centras. Miunchene arba Stutgarte jums gali reikėti specialaus leidimo (Verkehrszeichen), kuris leidžia stovėti ant "žaliosios zonos" arba taksi juostos. Be to, ten gali reikėti statybinių lentų, kad ne užliptumėte ant šaligatvio. Vairuotojai dažnai nemoka vokiškai, todėl viskas turi būti paruošta iš anksto dokumentais.

Ar vokiečiai yra tokie griežti dėl laiko?

Taip, ir dar kaip. Jei sutartyje parašyta, kad atvykstame 8:00 ryte, tai mes būnam ten 7:55. Vokiečiai netoleruoja vėlavimų, ypač jei tai verslo centras, kur reikia išsiregistruoti prieš įvažiavimą. Vėluoti gali reikšti, kad negausite leidimo įvažiuoti ir priversite laukti visą ekipažą.

Ar reikia mangų (pavėsinės)?

Pavėsinės (Möbelwagen) nėra būtinos, jei oras sausas, bet jei lyja, tai be jos būtų nelengva. Vokietijoje oras gali pasikeisti per valandą, todėl mes paprastai turime pasiruošę. Tačiau kai kuriuose miestuose pavėsinė užima daugiau vietos, todėl gali reikėti didesnio stovėjimo leidimo.

Kas daroma su šiukšlėmis?

Mes ne šiukšliavežiai. Mes surenkame visą įrangą, bet jei turite senų baldų, kuriuos norite išmesti, tai reikia susitarti atskirai. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl atliekų (Mülltrennung), todėl tiesiog taip padėti prie konteinerio nebus galima. Reikės specialios paslaugos arba vežti į perdirbimo centrą.

Ar galima vesti alkoholį biuro reikmenų?

Tai yra sudėtinga klausimas. Jei tai yra nedidelės dovanės partneriams, tai paprastai neproblema, jei tai deklaracijos nepriklauso. Bet jei bandysite įvežti dešimt dėžių vyno kaip "biuro atributiką", tai gali baigtis labai blogai su muitine. Geriau to nedaryti, arba deklaruoti kaip asmeninį krovinį, o ne įmonės turtą.

Dokumentai, rizikos ir problemos

Kokius dokumentus reikia turį?

Būtinai reikia sandorio, krovinio sąrašo (Packing List) ir vairuotojo CMR draudimo. Jei vežate naują techniką, gali reikėti PVM deklaracijos arba eksporto/inporto dokumentų, nors Lietuva ir Vokietija yra ES, visgi turi būti tvarkinga apskaita. Be dokumentų vokiečiai gali neleisti įvažiuoti į sandėlį.

Ką daryti, jei kas nors sulūžo?

Mes turime atsakomybės draudimą. Jei mes sulaužome stalą, jį atlyginsime (arba sutaisysime). Bet jei dėžėje buvo jau sulūžęs indas, o mes žinojome, kad ten yra "brangūs daiktai", tai mes neatsakome. Todėl svarbu pažymėti dėžes su "Kruopštčiai" arba "Trapu", nors mes visvien elgsimės atsargiai.

Ar draudimas apima duomenis?

Ne, draudimas apima fizinę techniką, o ne duomenis. Jei iškrenta serveris ir sudegina diską, draudimas atlygins disko kainą, bet ne tų duomenų vertę. Todėl dar kartą sakau – pasidarykite atsarginę kopiją (backup) prieš perkraustymą. Buvo atvejų, kai įmonės prarado svarbius projektus dėl neatsargumo.

Kas vyksta su CMR sąskaita?

CMR tai tarptautinis vežimo pažymėjimas. Be jo negali važiuoti sunkvežimis. Jis patvirtina, kad krovinys buvo priimtas ir kur jis turi būti perduotas. Vokietijoje policija dažnai tikrina šiuos dokumentus, ypač jei sustabdo sunkvežimį technine apžiūrai arba greičio viršijimo kontrolės metu.

Kas jei vairuotojas susirgs?

Tuomet mes siunčiame kitą vairuotoją arba keičiamą automobilį. Tai gali prailginti procesą vieną ar dvi dienas. Tai retas atvejis, bet jis įvyksta. Mano patirtis organizuojant biuro perkraustymą į ir iš Vokietijos yra tokia, kad reikia visuomet turėti rezervinį planą, bent jau mintyse.

Ar automobilis gali užstrigti pasienie?

Nuo Lietuvos į Vokietiją važiuojant per Lenkiją, sienos tikrinimo praktiškai nėra (ES erdvė), bet jei keliaujate iš Šveicarijos arba Jungtinės Karalystės, tai ten gali būti ilgų eilių. Jei krovinys yra ne ES srities, tai reikia deklaruoti. Dabar, kai yra daugiau kontrolės dėl nelegalių migrantų, gali sustabdyti bet kur ir patikrinti sunkvežimį.

Ką daryti, jei klientas Vokietijoje negali priimti krovinio?

Tai yra košmaras. Jei vairuotojas atvyksta, o raktų nėra, arba biuras uždarytas, tai laukimas mokamas. Vokiečiškai kalbant "Wartezeit" mokama pagal valandas. Todėl būtinai pasirūpinkite, kad kas nors būtų vietoje. Kartais tenka laukti iki vakaro, kol atvyksta direktorius su raktais, ir tai kainuoja šimtus eurų.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jei kaina per žema, tai pirmasis signalas. Antrasis – jei jie neduoda sutarties arba rašo tik el. paštu be parašų. Mano patirtis organizuojant biuro perkraustymą į ir iš Vokietijos yra tokia, kad pigios firmos dažnai pasamdo "kirvius", kurie tiesiog mes daiktus į sunkvežimį kaip bulvius. Išvirkite akis ir nebijokite klausti apie draudimą bei atsiliepimus.

Papildomi klausimai ir išvados

Ar galima organizuoti perkraustymą savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vokiškose darbo sąjungos yra griežtos, ir vairuotojams reikia mokėti papildomai už darbą poilsio dienomis. Taip pat, jei reikia gauti leidimą stovėti miesto centre savaitgalį, tai gali būti neįmanoma, nes administracijos nedirba. Geriau rinktis darbo dieną.

Ar reikia depozito?

Paprastai ne, jei sutartyje fiksuota kaina. Bet jei tai yra didelis projektas su daug papildomų paslaugų (pakuotės, sandėliavimas), gali būti prašoma avanso, kad mes užsakykime dėžes ir laiką. Avansas dažnai būna 10-30 proc.

Ar imate ir atliekas?

Kaip jau minėjau, atliekas neesame vežantys, bet galime padėti surasti tiekėją arba sutvarkyti senų daiktų ivežimą į šiukšlių sąvartyną už papildomą mokestį. Vokietijoje tai yra brangu, todėl geriau atsikratyti nereikalingų daiktų prieš mus atvykstant.

Kas jei dėžės drūzgti kelyje?

Mūsų vairuotojai vairuoja saugiai, bet kelyje gali būti duobų (ypač Lenkijoje). Jei dėžės sugadintos ir daiktai pažeisti, rašome defektų aktą. Žinoma, jei dėžės buvo blogai surinktos (naudojamos senos dėžės), tai mes neatsakome. Mes rekomenduojame naudoti mūsų naujas dėžes.

Ar reikia sąrašo?

Būtinai. Sąrašas padeda ne tik tikrinti, ar viskas atvyko, bet ir yra būtinas draudimo bei muitinės (jei reikia) tikslais. Be sąrašo vairuotojas gali tiesiog uždaryti sunkvežimį ir važiuoti, o jūs niekada nežinosite, kur dingo tas vienas printeris.

Ką daryti su augalais?

Augalus vežti galima, bet turi būti tikrinami dėl kenkėjų. Perkraustant biurą, augalai dažnai nugenda. Reikia juos gerai uždengti nuo vėjo ir saulės, jei vasarą. Žiema reikia užtikrinti, kad nešaltų kelyje, nes sunkvežimys gali būti nešiltas.

Ar galima užsakyti pakuotojus?

Taip, tai viena pagrindinių mūsų paslaugų. Mūsų komanda ateina, išpakoja visus stalus, spintas, įrašo ant dėžių, kas yra viduje. Tai labai palengvina gyvenimą, kai atvykstate į naują biurą – tiesiog žiūrite, kur stovi "Finansų skyrius" dėžė.

Kas su serverių patalpa?

Serverių patalpa turi būti ištuštinta prieš atvykstant statybininkams (jei ten reikia kasinėti). Mes neįsileisime į patalpą, jei ten veikia oro kondicionierius ir yra drėgmės, nes gali sugadinti techniką. Tenka derinti su IT vadovu.

Ar ten būna muitinė?

Tarp ES šalių formaliai muitinės nėra, bet yra fiskinės policijos kontrolės. Jei krovinys atrodo įtartai (pvz., nauji neįregistruoti kompiuteriai), gali sustabdyti. Todėl reikia turėti visus pirkimų čekius arba sutartis, kad įrodytumėte daiktų kilmę.

Ką veikti, jei vairuotojas prasilenkia laiku?

Jei tai ne jūsų kaltė (pvz., užstrigo eismo įvykyje), tai laukiate. Jei tai mūsų klaida, mes kompensuojame. Bet dažniausiai vėlavimai būna dėl eismo arba blogų kelių. Vokietijoje dažnai vyksta remonto darbai, ir eilės gali būti ilgos.

Ar reikia specialių leidimų Vokietijos miestuose?

Dažnai taip. Ypatingai Miunchene, Hamburge, Berlyno centre. Be "Sondergenehmigung" (specialaus leidimo) gausite baudą, o automobilis gali būnu nutemptas. Mano patirtis organizuojant biuro perkraustymą į ir iš Vokietijos rodo, kad geriau šį klausimą išspręsti per mūsų partnerius vietinėse savivaldybėse, nei rizikuoti.

Kaip pasirinkti datą?

Venkite švenčių. Vokietijoje švenčių yra daug, ir jos skiriasi priklausomai nuo žemės (federacinės žemės). Pavyzdžiui, Bavarijoje gali būti šventė, kai Hesene ji nėra. Geriau pasikonsultuoti su mumis, kad nevažiuotumėte į tuščią miestą.

Ar galima įsivaizduoti be jokių problemų?

Sąžiningai? Ne. Visada kažkas klysta – pasimeta raktas, užsikerta kelyn su kitu automobiliu, arba klientas pamiršo pasakyti apie trečią aukštą be lifto. Bet su geru planavimu šios problemos tampa tik nedideliais nepatogumais, o ne katastrofa.

Išvada

Viskas sukalama iš smulkmenų, o mano patirtis organizuojant biuro perkraustymą į ir iš Vokietijos leidžia sakyti, kad niekada nepasitikėkite 100 proc. planu. Ruošiatės kruopščiai, klauskite klausimų ir būkite kantrūs, nes logistika – tai gyvas organizmas. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti didžiausių klaidų ir jūsų darbas nebus sustabdytas ilgam laikui.