Patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje: Kas tikrai svarbu?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, laikas skrenda taip greitai, kad kartais net pats susinuostu. Pervežėme viską – nuo mažų startuolių Vilniuje iki didžiulių korporacijų Miunchene. Žinoma, kiekvienas kartas kitoks, bet vienas dalykas lieka tas pats: gyventojams ir verslui Vokietijoje rūpi patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje. Kas čia per keistas sakinių rinkinys? Galbūt, bet prasmingas. Visi bijo, kad kažkas bus pavogta, sudaužyta arba, kas dar blogiau, dingo išradžiu kelionėje. Tiesą sakant, dažniausiai problemos kyla ne iš vagysčių, o iš tiesioginio neatsargumo ir blogo planavimo. Vokietija – tai ne Lietuva, čia tvarka griežtesnė, o kainos dar kartais sukelia šaltus potirnius, todėl reikia žinoti, į ką įsileisti.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia žinoti iškart

Ar tikrai reikia profesionalų, ar galiu pavogti savo darbuotojus?

Žinoma, gali, bet ar verta? Turėjau klientą iš Kelno, kuris taip padarė. Jis nuvežė kompiuterius savo "VW Transporteriu", o važiuodami per greitkelį juos užplūdo lietus. Ne viskas buvo supakuota. Rezultate – pusė technikos sugedusi, o draudimas neismokė nieko, nes nebuvo profesionalus pervežimas. Patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje priklauso nuo to, kas vairuoja ir ką turi rankose. Profesionalai turi užtikrinti, kad jūsų turtas atvyks toks pat, kaip ir išvyko. Be to, vokiečiai labai mėgga draudimus ir sertifikatus, be jų tenka būti labai įtemptam.

Kiek laiko užtrunka visoks procesas?

Tai kaip visada – kiek ilgiau keli, tiek ilgiau vargo. (Čia turiu omenyje planavimą, ne patį važiavimą). Vidutiniškai reikia skirti maždaug nuo dviejų iki keturių savaičių, jei kalbame apie didesnį biurą. Mažam gali užtekti ir savaitės, jei viskas suplanuota iš anksto. Bet dažnai būna taip, kad klientai skambina paskutinę minutę ir tada prasideda panika. Vokietijoje dėl biuro išsinuomojimo sutarčių terminų reikia tiksliai laikytis grafiko, todėl vėluoti negalima. Geriau pradėti galvoti apie tai mėnesiu anksčiau, o jei norite tikro patikimumo ir saugumo perdarant biurą Vokietijoje, pradėkite dar anksčiau.

Kodėl Vokietijoje viskas taip sudėtinga?

Nesudėtinga, tiesiog griežta. Jie turi taisykles viskam – nuo to, kaip turi būti užsegta krovinys, iki to, kokiais ratais turi važiuoti sunkvežimis mieste. Vienas kartą mums bandė uždrausti įvažiuoti į vieną aikštę Berlyne, nes mūsų mašina buvo per 3,5 tonos nors ten buvo leidžiama, bet ne tokiu laiku. Viskas priklauso nuo vietovės zonų. Todėl patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje taip pat reiškia ir teisingai parinktą transportą, kad jis nepatektų į baudas. Baudos ten didelės, tai ne mūsų 20 eurų.

Ar galiu pati susirasti vairuotojus iš Lietuvos?

Galite, bet ar jie žino Vokietijos realijas? Turiu omenyje ne kelią, o specifinius reikalavimus. Pavyzdžiui, kai reikia gauti leidimą stovėti prie "pėsčiųjų zonos" centro dalyje iškrovai. Lietuvių vairuotojai dažnai sako "aš važinėju" ir važiuoja, o paskui ateina raštas iš policijos. Geriau pasirinkti kompaniją, kuri tai daro kasdien. Tai užtikrina didesnį patikimumą ir saugumą perdarant biurą Vokietijoje, nes jie jau turi tuos kontaktus su vietine administracija.

Dokumentai ir biurokratija (nebūtinai baisu, bet ilga)

Kokius dokumentuos reikia tur�ti?

Sąrašas ilgas, bet nieko stebëtinio. Krovinio sąrašas (packing list), draudimo polisas, CMR konosamentas, o jei pervežate techniką su duomenimis – dar ir specialūs leidimai kartais. Vieną kartą įvyko incidentas Hamburge, kur mums neleido išvežti serverių, kol nepateikėme įrodym�, kad jie priklauso mums. Vokiškas preciziškumas – tai ne tik žodis. Be dokumentų patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje lieka ant popieriaus, tiksliau, jo nėra. Be dokumentų tu tiesiog negali judėti.

Ar reikia vertėjo?

Priklauso nuo to, ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai. Jei ne, tai tikrai praverčia, ypač kalbant su muitininkais arba pastato administracija. Aš pats kartais sužinau kažką naujo apie taisykles iš pačių vokiečių, kurie su malonumu viską paaiškina, jei juos paprašai gerai. Bet jei vairuotojas moka tik "Ja, nein", tai gali kilti nesusipratimų. Geriau užtikrinti, kad komunikacija būtų sklandi, tada ir patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje bus aukštesniu lygmeniu.

Kas dėl Muitinės, jei judame iš EU šalies?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, bet vis dar yra tam tikros procedūros, ypač jei prekės yra naudotos ar tai yra tarpininkinis pervežimas. Kartais reikia pateikti EX-1 dokumentus arba susitarti dėl TIR knygelės, nors tai jau retesnis dalykas biurų pervežimuose. Vienas klientas bandė vengti deklaravimo, kad sutaupyti laiko, ir jo krovinys buvo sulaikytas trijoms dienoms. Nėra nieko blogesnio už laiką prarandantą sienoje. Todėl dokumentai yra raktas.

Ar reikia specialių leidimų biuro baldams?

Gali reikėti, jei tarp baldų yra chemikalų, arba jei pervežate brangų meną (tapybas). Paprasti stalai ir kėdės leidimų nereikia, bet jei turite didžiulę seifą, tai jau kitas reikalas. Seifų pervežimas Vokietijoje yra siaubingai griežtai reglamentuojamas dėl svorio ir saugumo. Patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje taip pat reiškia ir teisingą techninę įrangą tokiems daiktams pakelti. Negi tu manei seifą nunešti rankomis?

Baldai, technika ir kaip išvengti pykties

Kaip supakuoti kompiuterius, kad nenulūžtų?

Gerai. Ką aš galiu pasakyti? Pirmiausia, išjungti ir ištraukti laidus. Atrodo paprasta, bet žmonės visada pamiršta. Tada reikia burbuliukų plėvelės ir stiprių dėžių. Vokiški keliai gali būti lygus, bet posūkiai į sandėlius dažnai stati. Mes naudojame specialias dėžes su "antistatic" užpildu. Patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje taip pat priklauso nuo pakavimo medžiagų kokybės. Netaupykite ant dėžių, tai vėliau atsiperka.

Ar pervežiate ir augalus?

Taip, bet tai visada rizika. Augalai nemėgsta tamsos ir traukinio (ar sunkvežimio) vibracijos. Vienaskart atvežėme didelę palmę į banką Frankfurte, ir ji visiškai numetė lapus. Klientas buvo nepatenkintas, nors mes padarėme viską, kad galėtume. Ar tai įeina į patikimumą ir saugumą perdarant biurą Vokietijoje? Galbūt ne tiesiogiai, bet tai rodo, kad reikia žinoti ribas. Augalus geriausia pervežti atskirai, mažesniais automobiliais, jei jums rūpi jų išvaizda.

Kas dėl serverių ir duomenų saugumo?

Tai yra jautriausia dalis. Serverius negali tiesiog įmesti į sunkvežimį su baldais. Jie turi būti supakuoti į šoku atsparias dėžes, o dar geriau – pervežti specialiu, klimatizuotu transportu. Jei serveris įkaista arba sužaloja vibracija, verslas gali stovėti. Vokietijoje daugelis įmonių labai griežtai žiūri į duomenų apsaugos standartus (GDPR ir panašiai). Todėl čia patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje yra aukščiausio prioriteto klausimas. Mes dažnai pasirašome papildomas neatskleidimo sutartis.

Ar montuojate baldus atgal?

Žinoma, kas kitaip? Atvežti dėžes ir palikti jas grindyse nėra paslauga. Mūsų komandos turi savo įrankius ir žino, kaip surinkti net sudėtingiausias sistemas "IKEA" tipo ar brangius vokiškus minkštus baldus. Kartais vienas varžtas dingsta (tai būna), bet mes visada turime atsarginių. Vienas kartas surinkome stalą, kuris stovėjo šiek tiek kreivai, bet klientas nepastebėjo (arba nepasakė). Skamba juokingai, bet mes stengiamės kuo kruopščiau.

Rizikos ir kaip išvengti blogų nuotaikų

Kas nutinka, jei kažkas sudužo?

Turiame draudimą. Bet draudimas neatskurs streso. Jei suduža tavo močiutės vazą, kuri stovėjo biure, pinigai gaišti. Todėl visada sakau klientams – pasiimkite brangiausius asmeninius daiktus namo. Patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje yra mūsų darbas, bet jūsų asmeninių daiktų saugumas – dažniausiai jūsų. Mes atsilyginame už turtą, bet ne už prisirišimą.

Ar dažnai įvyksta vagysčių?

Sėkmės, ne. Sunkvežimiai su biuro įranga yra labiausiai saugomi. Jie turi GPS, urmu spynas, o vairuotojai dažnai neina miegoti į bet kurį viešbutį, o stovi saugiose aikštelėse. Tačiau, jei paliksite dėžę su nešiojamais kompiuteriais prie įėjimo neapsaugotą naktį, tikėkitės, kad jos dings. Vokietijoje, ypač didmiesčiuose, yra nusikaltėlių. Todėl logistika turi būti tvarkinga.

Kas, jei vairuotojas susirgo?

Tai gyvenimiška situacija. Turiu atsarginius vairuotojus arba bendradarbiaujame su vietinėmis kompanijomis, kurios gali padėti pakeisti vairuotoją arba baigti maršrutą. Vienas kartas mūsų vairuotojas susirgo per Karnevalą (žinote, Kelnas), ir teko skubiai ieškoti pakeitimo. Tai nutiko per 12 valandų. Toks greitas reagavimas rodo tikrą patikimumą ir saugumą perdarant biurą Vokietijoje, nes krovinys negali stovėti.

O jei dėl blogo oro negalima važiuoti?

Tada laukiam. Vokietijoje žiemos gali būti šaltos, sniego gali būti daug. Saugumas pirmiausia. Mes pranešame klientui apie vėlavimą. Paprastai jie supranta, nors kai kurie keikia. Kas gali padaryti prieš gamtą? Nieko. Geriau vėluoti tris valandas, nei slysti automagistralėje su brangiu inventoriumi.

Kainos ir kaip nenukristi į klastos

Ar brangu pervežti biurą į Vokietiją?

Nebūtinai brangu, bet ne pigu. Viskas priklauso nuo tonažo ir atstumo. Benzinas Vokietijoje brangesnis nei Lietuvoje (nors dabar skirtumas mažesnis), o darbo jėgos kainos aukštos. Jei kas siūlo pervežti pilną sunkvežimį už 500 eurų, tai arba jis vogia, arba važiuos be draudimo. Patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje turi savo kainą. Aš visada įdedu į sąmatą degalų priedėlį ir vairuotojo dienpinigius, kad nektų stebėti.

Kaip apskaičiuojate kainą?

Pagal kubinius metrus (cbm) arba metrus tūrio. Taip pat atsižvelgiame į sunkumą – ar reikia kelti į trečią aukštą be lifto? (Tai mėgstamiausias dalykas... ne). Jei reikia naudoti kraną arba uždarą sunkvežimį, kainos didėja. Vokietijos miestuose, pvz., Štutgarte arba Miunchene, vietos apribojimai gali priversti naudoti mažesnes mašinas, kurias reikia daugiau kartų. Taip pat įeina į kainą.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei pervežiate daug, taip. Esu lojalus nuolatiniams klientams. Bet jei vienkartinis pervežimas į Berlyną, tai mano kaina yra galutinė. Negaliu nuolaidoti tiek, kad dirbčiau nuostoliu. Taip pat, jei sutinkate su lankstumu dėl datos (pavyzdžiui, aš galiu paimti jūsų krovinį grįžtant), tai gali būti pigiau. Tai padeda išlaikyti patikimumą ir saugumą perdarant biurą Vokietijoje be papildomų kaštų.

Organizacija ir darbuotojai (žmonių faktorius)

Kaip susitvarko su parkavimu miestuose?

Tai košmaras. Vokietijoje vietos labai brangios. Mes stengiamės iš anksto gauti leidimus (Straßenbenutzungserlaubnis) iš miesto savivaldybės. Be to, reikia uždėti nurodomuosius ženklus. Kartais teka statyti žmogų su vėliava, kad nukreiptų eismą, nors tai ne visada legalu, bet padeda. (Aš tik juokauju su ta vėliava, mes visada turime leidimus). Bet be planavimo, gausite baudą už neteisingą stovėjimą.

Ar jūsų darbuotojai yra patikimi?

Dauguma dirba su manimi jau metus. Žinau juos asmeniškai. Tai labai svarbu, kai įeini į svetimą biurą ir turi prižiūrėti jų turtą. Vienas kartas turėjau naujoką, kuris paliko savo telefoną ant kliento stalo ir jį užmiršo. Klientas mus šaukė, mes išsiuntėme kurjeriu. Tai buvo gėda, bet parodyko, kad žmonės yra žmonės. Aš asmeniškai garantuoju savo komandą.

Kas atsitinka su atliekomis?

Vokietijoje atliekų surinkimas yra griežtas. Negali tiesiog mesti visko į konteinerį. Pakuotės, popierius, plastikas – viskas turi būti surūšiuota. Mes dažnai pasiimame įpakavimo medžiagas su savimi atgal į Lietuvą arba vežame į specialias utilizavimo vietas Vokietijoje. Tai užtikrina švarą ir gerą įvaizdį. Patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje taip pat reiškia palikti vietą tokia, kokia ji buvo, ar net švaresne.

Ar priimate mažus užsakymus?

Taip, bet tai ne mūsų pagrindinis verslas. Jei reikia pervežti tik vieną biurėlį su dviem stalais, geriau ieškoti kurjerio. Mūsų mašinos didelės. Bet jei tas mažas biurėlis yra, tarkime, Niurnberge, ir mes ten važiuojame dideliu krovininiu, tai gali įtraukti kaip "priedą". Viskas priklauso nuo maršruto logikos.

Kaip elgiamės su brangia įranga?

Labai atsargiai. (Ką tu dar klausi?). Kaiža. Sunku. Bet rimčiau – jei tai yra medicinos įranga arba laboratorijos reikmenys, mes pasamdome specialistus su specialiomis fiksacijomis. Paprastus baldus mums nebijome, bet kainuojantys daiktai reikalauja ypatingo dėmesio. Vokietijoje daug įmonių dirba su tokiu turtu, todėl jos yra labai reiklios.

Ar galite padėti su biuro išplanavimu naujoje vietoje?

Mes ne dizaineriai, bet esame matę tūkstančius biurų. Galime pasakyti: "Šitas stalas čia netilps" arba "Čia reikės palikti vietos kėdėms". Kartais klientai nori padaryti viską per daug tankiai, o tada vėliau vargsta darbuotojai. Mūsų patirtis padeda išvengti tokių klaidų. Tai nėra mūsų tiesioginė pareiga, bet darydami gerą darbą mes taip elgiamės.

Ką daryti, jei naujieji patalpos nebaigtos remontuoti?

Tai klasika. Vieną kartą atvykome į Fiurte, o grindys dar drėgnos. Teko laukti dieną sandėlyje. Tokias situacijas reikia numatyti. Gerai, kad turime sandėliavimo paslaugas Vokietijoje. Jei biuras nebaigtas, mes galime laikinai padėti daiktus pas save. Tai užtikrina, kad patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje neišsivaikščiotų dėl pastatininkų vėlavimo.

Ar reikia klientui būti vietoje?

Ne būtinai, bet rekomenduoju. Bent pašto dėžutės raktą reikia paduoti. Jei klientas negali būti, mes susitvarkome su jo atstovu. Bet geriau, kai yra kas nors, kas gali parodyti, kur ką dėti, ir pasirašy dokumentus. Vokiškas biurokratas mėgsta parašus.

Kaip vyksta apmokėjimas?

Įprasta yra 30% avansas, likčio – atlikus darbą. Tačiau didelėms korporacijoms, su kuriomis turime sutartis, mokėjimas vyksta pagal sąskaitas per 30 dienų. Tai standartinė praktika. Jei kas nors reikalauja 100% iš anksto, būkite atsargūs. Mes tikime savo klientams, o jie mums.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galiu užtikrinti patikimumą ir saugumą perdarant biurą Vokietijoje net ir savaitgalį, jei to reikia. Tačiau tai kainuoja brangiau, nes vairuotojai turi gauti papildomai už viršvalandžius. Dažnai verslas renkasi pervežti šeštadienį, kad neprarastų darbo laiko. Suprantu tai.

Kas dėl draudimo poliso?

Mes turime atsakomybės draudimą (CMR insurance). Jis apima krovinio praradimą ar sugadinimą. Klientas visada gali paprašyti jo kopijos. Be šio dokumento jokia rimta įmonė Vokietijoje su jumis nekalbės. Tai pagrindas.

Kaip sekti krovinio buvimo vietą?

Duodame nuorodą arba SMS pranešimus. Bet dažniausiai aš tiesiog užsiųstu žinutę "Važiuojame" arba "Atvykome". Šiuolaikinės sistemos leidžia sekti GPS realiu laiku, bet dažniausiai klientams pakanka paprasto skambučio. Asmeninis kontaktas visada geriau už šaltą sistemą.

Ar galima pervežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Tik su specialiais leidimais. Biure tai gali būti valymo priemonės ar spausdavimo kasetės. Jas reikia deklaruoti. Negali tiesiog mesti į vidų, jei ten yra degiųjų mišių. Vokietijos transporto inspekcija (BAG) labai griežtai tikrina tai.

Kodėl rinkčiais būtent jus?

O, čia klausimas klausimas. Gal todėl, kad aš pats rašiu šiuos atsakymus ir nežinau, ką reiškia "kliento aptarnavimo scenarijus"? Aš tiesiog darau savo darbą. Esu matęs daug, padariau daug klaidų ir išmokęs iš jų. Patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje neįsigyjamas už pinigus, jis uždirbamas metų eigoje. Tikiuosi, tai jus įtikina.

Išvada

Taigi, trumpai tariant – biuro perkėlimas į Vokietiją nėra rocket science, bet ir ne vaikų žaidimas. Reikia kantrybės, gerų dokumentų ir partnerio, kuris nebegėda paskambinti ir pasakyti tiesą, kai kažkas nepavyksta. Patikimumas ir saugumas perdarant biurą Vokietijoje priklauso ne tik nuo sunkvežimių, bet ir nuo to, kaip gerai suprantame tų vietų specifiką. Jei pasiruošę ir turite kantrybės (ir pakankamai kavos), viskas gerai sueis. Sekmės!