Patikimumas ir saugumas biuro perkėlimui į Vokietiją: Kas tikrai svarbu

Dirbu jau beveik dvidešimt penkerius metus tarptautinių pervežimų srityje, ir geriau, kas nors pasakytų, daug mažiau žinau, nei man atrodo. Bet vienas dalykas tikras – biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tiesiog dėžių įkėlimas į sunkvežimį. Vokietija yra kita planeta, kai kalbame apie tvarką, o čia Patikimumas ir saugumas biuro perkėlimui į Vokietiją tampa ne tik rinkodaros fraze, o gyvenimo būdu. Vieniems tai atrodo per daug sudėtinga, kitiems – per brangu, bet be galo vargina, kai tenka susidurti su vokiškuoju biurokratizmu. Pasidalinsiu tuo, ką išmokiau per šiuos metus, nes noriu, kad jūsų verslas nepirštų dulkių, kol vairuotojas laukia leidimo važiuoti.

Popierinės paininos ir muitinės reikalai

Kiek laiko užtrunka paruošti visus dokumentus?

Tai vienas tokių klausimų, į kurį noriu pasakyti „kiek reikia“, tačiau negaliu. Paprastai, jei viskas tvarkinga, tai dvi trys dienos, tačiau jei trūksta vieno parašo ar prekių kodo kodekse, prasideda naktys. Mums (ir man asmeniškai) dažnai tenka gaudysi su buhalteriais, kad jie nurodytų tikslias kainas, kitaip muitinėje Vokietijoje gali būti didelių nesklandumų. Geriau pradėti ruoštis savaitę iki kelionės, tiesiog kad nereikėtų veltis iš proto paskutinę minutę.

Ar tikrai reikia eksporto sąskaitos, ar galima „kažkaip“?

„Kažkaip“ su vokiečiais nebeveikia jau nuo 2004-ųjų. Turi būti tikslios eksporto sąskaitos-faktūros, kitaip Patikimumas ir saugumas biuro perkėlimui į Vokietiją lieka ant popieriaus, o krovinys stovi sienoje. Vakar vienas klientas bandė nusiųsti įrąką kaip „asmeninį daiktą“, be sąskaitos, ir teko jam brangiai mokėti už uždelstą laiką ties Lenkijos-Vokietijos pasieniu. Geriau padarykite viskas kaip reikia iš karto.

Kas daryti, jei dėžėse nėra inventoriaus sąrašo?

Tuomet turite problemą. Vokiškai muitinės pareigūnai mėgsta tikslumą, o jei atvykstate su „keliomis dėžėmis su biuro reikmenimis“ be detalaus aprašymo, gali pradėti tikrinti kiekvieną. Tai užtrunka valandas. Kartais užtenka paprasto Excel lentelės, kurioje parašyta „kompiuteriai, 10 vnt.“, bet turi būti. Be to, tai tiesiogiai įtakoja Patikimumas ir saugumas biuro perkėlimui į Vokietiją, nes be sąrašo niekas neprisiims atsakomybės, jei kažkas dings.

Ar sunku gauti leidimą važiuoti sunkvežimiu centro mieste?

Priklauso nuo to, kur tiksliai važiuojate – į Miuncheną ar į kažkurį mažą miestelį. Berlyne ar Hamburge be vietinės registracijos (važiavimo leidimo) nepravažiuosite sunkvežimiu dideliais widergung. Privažiuoti pats biuras gali būti tiesiog neįmanoma, teks krauti į mažesnę transporto priemonę. Vieną kartą teko vežti dėžes per tris kvartalus rankomis, nes vairuotojas gavo baudą vos užvažiavęs ant pėsčiųjų tako. Reikia tikrinti vietos taisykles iš anksto.

Kodėl man sakė, kad reikia T1 dokumento?

T1 tai yra tranzito dokumentas, kuris dažnai būna reikalingas, jei pervedate turtą iš vienos bendrovės į kitą ar jei tai nėra paprastas pardavimas. Aš pats neesu ekspertas visose muitinės niansuose (ten per daug smulkmenų), bet geriau klausti savo logistikos partnerio. Jei neteisingai deklaruojate krovinių paskirtį, gali būti problema su PVM mokėjimu vokiškaiame banke. Vokietija šiuo atžvilgiu labai griežta.

Ar dažnai tikrina krovinį Vokietijos pasienyje?

Ne taip dažnai kaip anksčiau, tačiau tikrinimai vyksta atsitiktinai. Jei vairuotojas atrodo įtartai ar sunkvežimis pasenęs, gali sustabdyti. Ypač jei krovinys važiuoja be TIR knygelės ar garantijų. Kartais tikrina tik dokumentus, kartais ima ir atidaryti vartus. Toks Patikimumas ir saugumas biuro perkėlimui į Vokietiją reiškia, kad mes pasirūpiname, kad viskas būtų tvarkingai uždaryta ir užsegta antspaudais, kad net ir atidarius, nėra ką kaltinti.

Technika ir dalykai, kurie gali sužlugti

Kaip apsaugoti serverius nuo suvirinijimo?

Serveriai ir jautri IT įranga yra mūsų košmaras. Statinis elektra viršutiniame rūsyje? Tikras pavojus. Visada rekomenduoju išjungti viską ir palikti atvėsti bent parą prieš pakavimą. Reikia naudoti specialias putojančias plokštes ir antstatinius. Vieną kartą matėme, kai klientas bandė vežti serverį paprastoje dėžėje su savaitgalio laikraščiais – vaizdas buvo liūdnas. Pasitikėkite profesionaliais, tiesiog.

Ar gali būti, kad monitoriai susilaužo kelyje?

Žinoma, ypač jei stovės be stovelių ar jei dėbės sukrypęs. Kelyje Vokietijoje asfalte būna daug daugiau šių niekieno nematomų duobių, nei atrodo. Vairuotojas gali staiga stabdyti, ir tada viskas, kas nestabiliai stovi, skrenda į priekį. Geriau uždėti šonines apsaugas ir užpildyti tuščias vietas. Tai tas atvejis, kur Patikimumas ir saugumas biuro perkėlimui į Vokietiją priklauso ne nuo vairuotojo įgūdžių, o nuo to, kaip gerai padėjote daiktus viduje.

Ką daryti su erdviomis spausdintuvais?

Spausdintuvai turi tonerius, kurie gali išsilipti, jei apsivers. Pirmiausia reikia išimti kasetes, kitaip bus viskas violetinė. Buvo atvejis, kai viena didelė spausdintuvo kasetė sprogo per smūgį, ir teko valyti visą kėbulą bei kitas dėžes. Nenuvilkite tonerių, jei nenorite problemų. O ir patys spausdintuvai sunkūs, tad juos reikia kelti su ratukais arba specialiomis juostomis, nelyggiomis rankom.

Ar reikia išardyti biuro stalus?

Paprastai taip. Nors kai kurie gamintojai sako, kad galima vežti sukomplektuota, bet tada jie užima tris kartus daugiau vietos. O vieta kainuoja. Be to, išardytus stalus lengviau apsaugoti nuo įbrėžimų. Vokiškose biuruose dažnai būna sudėtingos sistemos su elektros instaliacija stalo viduje – čia tikrai reikia žinoti, kaip atjungti, kad nenuodytumėte vėliau vartotojų.

Kaip sužinoti, ar viskas atvyko sveika?

Turi būti padarytas pakavimo inventorius (pakavimo aktas). Kai atvykstate į galutinį tašką, pvz., Frankfurte, turite eiti ir patikrinti kiekvieną dėžę pagal numerį. Jei dėžė sutrupėjusi, ją atidarykite dar prieš vairuotojo išvykimą. Vėliau bus per vėlu gaišti laiką ieškant kaltės. Patikimumas ir saugumas biuro perkėlimui į Vokietiją yra apie tai, kad turite įrodymų, kiek dalykų išvyko ir kiek atvyko.

Ar verta drausti techniką?

Absoliučiai taip. Yra specialus draudimas, vadinamas „pervežimo draudimu“, kuris dengia žalą kelyje. Standartinis biuro draudimas to nedaro. Vienas mūsų klientas, kai pervežė brangų inžinerinio biuro įrangą, nedoradamas pasirūpino draudimu, ir kai vairuotojas kliudė rampos, turėjo mokėti iš savo kišenės. Nerašau to, kad išgąsdintų, o tam, kad įspėčiau.

Kainos ir piniginiai klausimai

Kiek maždaug kainuoja perkelti biurą iš Vilniaus į Berlyną?

Sakyčiau, kad kainos svyruoja labai stipriai. Mažas biuras gali kainuoti porą tūkstančių eurų, o didelis verslas su trimis sunkvežimiais – dešimtis kartų daugiau. Prisideda kuro kainos, kelių mokesčiai Vokietijoje (jie ten aukšti) ir darbo užmokestis. Aš negaliu pasakyti tikslios sumos neįvertinęs apimties, bet būkite pasiruošę, kad tai nebus pigu.

Kodėl kaina kyla paskutinę minutę?

Dažniausiai dėl to, kad klientas pats nieko neįvertino. Pridėjo dar 20 dėžių, kuriose buvo knygos (jos sunkios), reikia naudoti liftą, kurio nėra, arba reikia ilgesnio laiko pakavimui. Toks Patikimumas ir saugumas biuro perkėlimui į Vokietiją reiškia, kad mes nepraleidžiame jokių detalių pradinėje sutartyje, jei norite išvengti papildomų sąskaitų. Vokiškai kalbant „Arbeitszeit“ (darbo laikas) ten skačiuojamas labai tiksliai.

Ar mokėti už valandas ar už fiksuotą kainą?

Visada rekomenduoju fiksuotą kainą, jei tik įmanoma įvertinti apimtį. Jei mokate už valandas, o vairuotojai užstrigs spūstyje netoli Kelno, jums teks mokėti už jų laukimą. Fiksuota kaina užtikrina, kad rizika už lėtų eismą ar blogą orą yra ant pervežėjo, ne jūsų. Tačiau jei darbai labai neprognozuojami, valandinis maybe geresnis, bet tik su ribojimais.

Ar į kainą įeina dėžių tiekimas?

Paprastai ne, tai papildoma paslauga. Dėžės brangios (ypač dabar), todėl jos įtraukiamos atskirai. Galite susitvarkyti patys, tačiau tada turime problemą, jei dėžės yra netvirtos. Profesionalios pervežimo dėžės atlaiko daugiau svorio. Vienas klientas bandė taupyti ir naudojo senas kiaušinių dėžes – rezultatas buvo prastas. Netaupykite ant pakavimo medžiagų.

Kas atsitinka, jei aš atšaukiu pervežimą?

Jei atšaukiate paskutinę minutę, kai sunkvežimis jau važiuoja, turėsite sumokėti baudą arba bent jau išlaidas, kurias mes jau patyrėme (depo užsakymas, vairuotojo kelionė). Mes esame žmonės ir suprantame, kad planai keičiasi, bet kai sunkvežimis stovi prie jūsų durų tai jau neatsiskaitoma. Geriau derėkis dėl atšaukimo sąlygų iš karto.

Ar galima mokėti išpardavus biurą Vokietijoje?

Techniškai taip, tai įprasta praktika tarptautinėje prekyboje, bet reikia aiškios sutarties tarp šalių. Vokiečiai labai mėgsta, kai viskas aišku sutartyje, o ne „žodžiu“. Patikimumas ir saugumas biuro perkėlimui į Vokietiją taip pat reiškia, kad mokėjimo sąlygos turi būti aiškios, kad pervežėjas neveltui neblokuotų krovinio dėl nesumokėtų pinigų.

Vairuotojai, keliai ir realus gyvenimas

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų moka pagrindinius žodžius, kad susitartų su muitininku ar policija, bet jie nėra vertėjai. Jei reikia derybų su statybos vadovu dėl įvažiavimo, gali kilti nesusipratimų. Geriau, kad vienoje pusėje būtų kas nors, kas moka kalbą, arba naudotis vertėjų programomis telefonuose (nors su vokiečiais tai visada atrodo šiek tiek neetiška).

Kas daroma, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus. Mes turime pagalbos tarnybą, bet jei tai nutinka vakare sekmadienį Vokietijos autostradoje (Autobahn), tai problemų neparodys. Tada gali vėluoti. Kartais siūlome persiųsti dalį krovinių kitu automobiliu, jei tai yra labai skubu. Kasdien tokie dalykai nutinka, tai ne filmai, tikras gyvenimas. Tokiu atveju Patikimumas ir saugumas biuro perkėlimui į Vokietiją išbandomas per stipriai.

Ar jūsų vairuotojai gali padėti iškrauti?

Taip, jie gali, tačiau jie ne fizkultūros instruktoriai. Jei reikia nešti 50 kilogramų seifą trečiu aukštu be lifto, mes rekomenduosime samdyti vietinius keltėjus Vokietijoje. Vokiškose įmonėse yra griežti saugumo reikalavimai, ir jei mūsų vairuotojas susižeis, tai bus didelių problemų su draudimu. Geriau neįsileisti per daug.

Kodėl taip ilgai važiuoja? Autobahn greičiau!

Turėtumėte pamatyti tas spūstis prie Hamburgo. Autobahn greitas tik tarp miestų, o arti pramonės zonu važiuojama 60 km/h. Be to, vairuotojai tila poilsio intervalus, kuriuos negalima pažeisti. Kartais klientai skambina ir klausia „kur jūs?“, o mes sėdime stovykloje ir laukiam, nes vairuotojas išvažiavo prieš 4 valandas. Saugumas greičiu.

Ar galima sekti, kur yra krovinys?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS sekimą, tačiau kartais signalas dingsta tuneliuose arba kalnuose pietų Vokietijoje. Galime duoti apytikslę vietą, bet ne realiu laiku kaip taksiste. Būkite kantrūs, mes stebime situaciją. Aš pats dažnai žiūriu žemėlapį, kai klientai veržiasi, bet negaliu priversti sunkvežimio skristi.

Kas, jei vokiškai policija nustoja?

Tada tikriname dokumentus. Jei viskas tvarkoje – važiuojame toliau. Jei ne – baudos. Vokiškai policininkai yra labai mandagūs, bet labai griežti. Jei vairuotojas per daug pavargo, jie gali uždrausti jam važiuoti toliau ikiils. Tai vėlgi tas dalykas, kad Patikimumas ir saugumas biuro perkėlimui į Vokietiją priklauso nuo to, kad mūsų vairuotojai laikosi taisyklių.

Pabaigos ir priežiūra

Kiek laiko reikia iškrauti biurą Vokietijoje?

Jei tai mažas biuras, pusė dienos. Jei tai didelė korporacija, gali užeiti ir savaitę. Viskas priklauso nuo to, ar reikia montuoti baldus, ar jungti IT sistemą. Reikia suprasti, kad vokiškai darbuotojai dirba tiksliai pagal grafiką, o ne po 12 valandų be pertraukos. Planuokite iškrovą savaitės pradžioje, ne penktadienį po pietų.

Ar jūs padedate su statybomis ten?

Mes pagrindiniai pervežimai, bet turiame partnerių Vokietijoje, kurie gali padėti su montavimu ar su baldų surinkimu. Nerekomenduoju samdyti atsitiktinių žmonių iš gatvės, kad pigiau. Vokiškai standartai yra tokie, kad jei suėjote kabelį neteisingai, gali neveikti visas aukštas. Geriau pasitarti su mumis iš anksto.

Kas daryti su šiukšlėmis po iškrovos?

Reikia susitarti dėl šiukšlių išvežimo. Parduoti dėžes kažkam kitam arba išmesti į konteinerius. Negalima palikti viso to šalia biuro, tai duos blogą įspūdį. Vokietijoje šiukšlių rūšiavimas be galo griežtas, tad negalima mesti visko į vieną krūvą. Gausite baudą.

Ar galima padaryti visą tai savaitgaliu?

Galima, bet brangiau. Vairuotojai turi teisę atsisakyti darbo savaitgaliu, nebent tai numatyta sutartyje, o tada reikia mokėti priedus. Be to, jei reikia įlepti sunkvežimį į miesto centrą savaitgalį, gali būti lengviau su eismo apribojimais, tačiau biurai dažnai uždaromi. Sutarkite dėl raktų prieš.

Kaip įvertinti paslaugos kokybę po viso?

Jei viskas atvyko sveika, o vairuotojas buvo mandagus – puiku. Jei kažkas buvo sulaužyta, bet greitai pataisyta – tai dar geri atsiliepimai. Mes vertiname atsiliepimus, nes tai mūsų veidas rinkoje. Jei ką nors nusiskundžiate, mes visada tiriam. (Nors retai kas nors skundžiasi, kai dėl paslėpto alkoholio susiduria su muitine – o ne, tai šipuliavimas, tokių atvejų nevengiama).

Kodėl verta rinktis jus o ne pigų „Facebook“ vežėją?

Kadangi turiems „Facebook“ vežėjams Patikimumas ir saugumas biuro perkėlimui į Vokietiją yra tik sakinys, o ne veiksmai. Jie nežino, ką daryti, jei sulaiko muitinė. Jie neturi draudimo. O mes? Mes gyvename iš to, kad klientai grįžta ir rekomenduoja. Nėra nieko geriau, nei kai vokiečių partneris pasako „gerai dirbote“, o tu bijai išgirsti „ką tu padarei mano biului“.

Išvada

Viskas su šiuo reikalu nėra taip paprasta kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio, tačiau su patirtimi viskas įmanoma. Patikimumas ir saugumas biuro perkėlimui į Vokietiją nėra tik apie tai, kad padarome dėžę, tai apie tai, kad jūsų verslas nenukentės ir dirbs toliau. Aš neesu tobulas ir kartais klystu, bet stengiuosi, kad kiekvienas krovinys pasiektų kelią saugiai. Gerai susiplanuokite, pasikalbėkite su specialistais ir tikėkis geriausio, nes Vokietija myli tvarką, o mes jums ją padėsime užtikrinti.