Patikimos perkraustymo į Vokietiją biuro paslaugos: vadovas iš vidaus

Sveiki, draugai. Dirbu šitoje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo pasiduodančių vadybininkų iki sunkvežimių, užstrigusių sniege Marijampolės apylinkėse. Kai kalba eina apie biuro perkraustymą į Vokietiją, tai nėra paprasta procesėlė, kurią padaryti galima per pusę dienos su viena „Gazelė“. Čia reikalinga logistika, kantrybė ir, svarbiausia, patikimos perkraustymo į Vokietiją biuro paslaugos, kurios nebus dešimt kartų brangiau nei jūsų baldai. Dažnai klientai mane klausia, kodėl taip sudėtinga, o aš tiesiog nusišypsnuju, nes net pats kartais nežinau, kur šiandiena važiuoja vairuotojas (tik juokauju, dažniausiai žinau). Šiame straipsnyje papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be šlifavimo ir be jokių rūbų.

Apie tai, kaip viskas prasideda ir kodėl dažnai vėluoja

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Tai labai priklauso nuo to, kiek daug daiktų turite, bet įprastai nuo pirmo skambučio iki išvežimo praeina maždaug savaitė ar dvi. Jei jums reikia viską nuvežti jau rytoj, tai tikriausiai teks mokėti už skubą, o tada kaina pakyla iki dangaus. Vieną kartą turėjome klientą, kuris skambino penktadienį ir norėjo, kad pirmadienį jau jo biure Miunchene stovėtų spintos. Mes atvykome, bet be visų detalių, o ne visos patikimos perkraustymo į Vokietiją biuro paslaugos gali padaryti tokių stebuklų be papildomo mokesčio. Geriau planuoti šiek tiek iš anksto, kad ir nervai saugūs.

Ar reikia atlikti preliminarią apžiūrą?

Be abejo, tai būtinas dalykas, jeigu kalbame apie didelį biurą. Negaliu aš iš akies įvertinėti, kiek sunki yra seifo spinta ar kiek reikės dėžių vienam kompiuteriui. Vieni ką tik skamba ir sako: „Turime tris stalus, važiuokite“. O atvažiuojame – ten trys didžiuliai direktoriaus stalai su marmuro plokštėmis, kurių nekelia nė keltas (tiek pavojinga). Todėl apžiūra padeda išvengti nemalonumų, kai vairuotojas atvyksta ir pasako: „Negaliu to įvežti, per mažas vagonas“.

Kaip susitarti dėl datos?

Lengviausia yra tiesiog pasakyti, kada jums patogu, o mes tik patikrinsime ar tą dieną turime laisvą ekipažą. bet reikia atsiminti, kad savaitgaliai ir švenčių dienos Vokietijoje gali būti problematiškos, nes ten dauguma sandėlių nedirba. Vieną kartą bandėme vykti per Velykas ir teko stovėti pasienyje ilgai, o vairuotojas beveik prarado kantrybę. Geriausiai rinktis darbo dieną, tada aiškios patikimos perkraustymo į Vokietiją biuro paslaugos yra prieinamiausios ir greičiausios.

Ar į kainą įeina pakavimas?

Įvairiai, reikia tiksliai klausti. Kai kurios firmos siūlo tik transportą, kitos pilną kompleksą – nuo popieriaus iki įpakuoto kompiuterio. As visada siūlau imti pilną paslaugą, nes paspauskite mane, bet kada girdžiu, kaip klientas mėtosi su plastikiniais dėžėms ir viskas iškrenta. Jei norite sutaupyti, galite pakruosti patys, bet tada nebeklauskite, kodėl monitorius sužalojo. Mums patogiau, kai viską darome mes – taip greičiau ir saugiau.

Kas daroma su baldais, kurie neišsirenkami?

Tokie dalykai įvyksta, retai, bet įvyksta. Turiu omenyje tas situacijas, kai biuro baldai yra senieji, sovietinii (arba seni vokiški), kurie susirūkę taip, kad nei vienas varžtas neisuka. Tada tenka imti galiuką arba tiesiog judinti kaip yra. Tiesa, tokie atvejai brangiau, nes laiko eina daugiau. Užtikrintos patikimos perkraustymo į Vokietiją biuro paslaugos visada turi įrankius, o bet koks išlaisvinimas iš „glaudųjų“jų yra atskiras mokėjimas.

Kaip elgiamės su pavojingais daiktais?

Biuruose kartais būna daug keistų daiktų – chemija, senos spausdintuvo kasetės ar net degiosios medžiagos. Tai negali būti metama į bendrą krovinių maišą. Vieną kartą teksime rūpinasi specialiu leidimu, nes klientas norėjo pervežti visą laboratoriją su reagentais. Jei turite tokių dalykų, privalote tai pasakyti iš karto, o ne slėpti po stalu, nes vairuotojas gali tiesiog atsisakyti vežti.

Biuro technika ir brangūs daiktai – kaip niekas nesužeistų

Ar saugu vežti serverius?

Tai, turbūt, svarbiausias klausimas. Serveriai yra jautrūs ir brangūs, juos negali tiek tiesiog mesti į sunkvežimį. Mes juos įpakuojame į specialias dėžes su putomis, o pats vairuotojas vairuoja taip, lyg vežtų kiaušinius ( nors vairuotojai sako, kad taip vairuoja tik su šampanu). Patikimos perkraustymo į Vokietiją biuro paslaugos visada įtraukia technikos apsaugą į sutartį, tad jei kas nutinka – mokame. Bet geriau, kad nenutiktų.

Kaip pakavami kompiuteriai?

Stalinius kompiuterius paprastai išjungiame, laidas surišame į vieną ryšį (kad neužkryptų), o monitoriaus dedame ant specialios putos, kad neprožiūrėtų. Nešiojamuosius – į dėžutes, pažymėtas numeriais. Nenusimąstykite, kad mes juos supakuosime į plastikinius pakus iš prekybos centrų – tai ne mūsų lygis. Buvo atvejis, kai vienas vadybininkas taip padarė ir privertė mus vėliau ieškoti nuostolių.

Ar reikia išjungti viską prieš išvežimą?

Žinoma, reikia. Negalima negana spausdintuvo, dirbančio spausdinimo režime, ir tikėtis, kad jis atvyks į Vokietiją sveikas. Klientai dažnai pamiršta tai padaryti (ypač IT direktoriai, kurie spėja tik nusišypsoti pasakyti „viskas tvarkoje“). Reikia patikrinti, ar visiškai atjungta nuo elektros, nes vibracija kelyje gali sugadinti kietuosius diskus. Geriausia palikti instrukcijas mums arba patiems IT specialistams.

Ką daryti su dideliais spausdintinais ar kopijavimo aparatais?

Tie daiktai sunkūs kaip akmuo. Juos reikia išmontuoti, jei įmanoma, arba užfiksuoti kėdei, kad nenulistų. Kartais reikia išpilti tonerį, nes jis gali išsilysti ir užtepti visą krovinių skyrių (o tą valyti truks valandas). Patikimos perkraustymo į Vokietiją biuro paslaugos paprastai turi patirtį su tokia technika, todėl nenuostabu, jei mūsų vairuotojas nešioja su savim specialų rūbą, kad neužsiteptų.

Ar draudžiate techniką?

Taip, draudimas yra privalomas, bet jis neapima visko. Pavyzdžiui, jei jūs pats neįsijungėte įrenginio prieš išvežimą ir jis sudegė, tai ne mūsų kaltė. Taip pat, jei duomenų atranka (backup) nebuvo padaryta, mes neatsakome už prarastus failus, nors technika gal ir buvo sveika. Todėl visada pasidarykite kopijas – tai paprasta taisyklė, kurią dažnai pamirštame kol būna per vėlu.

Kaip vežti smulkią elektroniką?

Telefonai, planšetėliai, ausinės – viskas turėtų būti supakuota į mažas dėžutes ir pažymėta. Geriausia, jei darbuotojai pasiduoda tai sau į rankinį bagažą, bet jei reikia vežti viską kartu, mes supakuosime. Patikimos perkraustymo į Vokietiją biuro paslaugos neleidžia tiesiog mesti šių daiktų į didelę dėžę su popieriumi, nes jie gali susigadinti nuo kitų daiktų svorio.

Dokumentai, Vokietijos reikalavimai ir biurokratija

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Pagrindinis dalykas yra sandorio sutartis ir sąskaita-faktūra. Be to, reikalingas krovinių sąrašas (packing list), kuriame būtų nurodyta, kas tiksliai vežama. Jei prekės yra naudotos, tai reikia nurodyti, kad Vokietijos muitinė nebutų įtariama apie prekybą naujomis prekėmis (nors ES viduje tai labiau formalumas, bet kartais tikrinama). Be to, kiekviena patikimos perkraustymo į Vokietiją biuro paslaugos firma turi turėti tinkamą draudimo polisą.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate įmonė, turinti PVM mokėtojo kodą, ir vežate savo nuosavybę (t. y. perkeliate biurą), tai tai laikoma ne prekyba, o turtų perkėlimu, todėl PVM taikomas pagal atvirkštinį apmokestinimo mechanizmą (0 proc.) arba netaikomas visai, jei tai ne prekybinis veiksmas. Sunku paaiškinti paprastais žodžiais, bet dažniausiai klientams nereikia mokėti PVM už pervežimą, jei visi dokumentai tvarkingi. Jei ne – tada gali tekti mokėti Vokietijos tarifus.

Kas daryl, jei pritrūksta dokumentų pasienyje?

Pasienio kontrolėje tarp Lietuvos ir Vokietijos (arba per Lenkiją) dažnai niekas nebesustoją, bet jei sustabdo, tai reikia turėti viską ant rankos. Kai pritrūksta, prasideda problema. Vieną kartą mūsų vairuotojas pamiršo CMR važtaraštį ir teko siųsti skanuotą kopiją el. paštu, o laukimas truko dvi valandas. Geriau viską patikrinti du kartus prieš išvykimą, kad nereikėtų šuptis vietoje.

Ar reikia deklaruoti krovinius ES viduje?

Paprastai ne, nebent tai yra ypatingos prekės (alkoholis, tabakas, ginklai) arba didelė vertė. Bet jei vežate biuro techniką, vertą daugiau nei 10 000 eurų, gali tekti pildyti Intrastat deklaraciją. Tai ne mūsų (pervežėjų) darbas, o jūsų (gavėjo/siuntėjo), bet mes galime padėti su patarimais. Patikimos perkraustymo į Vokietiją biuro paslaugos visada primena apie šiuos niuansus.

Kokios problemos kyla su muitine?

Daugiausia problemų kyla dėl neaiškios kilmės prekių arba tais atvejais, kai viena įmonė perkelia kito įmonės turtą be tinkamų dokumentų. Vokiečai yra labai griežti dėl tvarkos, todėl jei dokumente parašyta „biuro baldai“, o viduje randa statybines atliekas – gausite didelį baudą. Geriau būti sąžiningas ir viską užrašyti kaip yra, net jei tai atrodo keista.

Ar reikia keleivių sąrašo jei važiuoja ir darbuotojai?

Jei su sunkvežimiu važiuoja ir jūsų darbuotojai, tai jie turi turėti pasus arba ID korteles. Vokiečiai dažnai tikrina, ar visi legaliai yra šalyje. Nėra nieko blogo, jei biuro vadovas nusprendžia lydėti krovinių, bet turi būti informuotas, kad jis nebus laikomas vairuotoju (nors vieną kartą teko aiškinti patruliui, kad mūsų vadybininkas tikrai nevezė sunkvežimio).

Kainos ir kas įeina į sąskaitą

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindiniai dalykai yra atstumas, kiekis (tonos arba kubiniai metrai) ir darbo valandos. Taip pat įtakos turi, ar reikia kelti daiktus aukščiau nei pirmu aukštu be lifto. Vokietijoje darbą yra brangiau už Lietuvą, todėl jei reikia iškrauti Miuncheno centre, kur reikia specialių leidimų, tai kaina svyruoja. Patikimos perkraustymo į Vokietiją biuro paslaugos nenurodo fiksuotos kainos be apžiūros, nes tai būtų neteisinga.

Ar mokate už surinkimą vietoje?

Paprastai taip, tai įeina į kainą, jeigu tai nenurodyta kitaip. Turime omenyje, kad mes atvažiuojame, iškrauname, atnešame į biurą ir surinkume. Bet jei jūs norite, kad surinktume labai sudėtingą sistemą, kurią suprojektavo koks nors architektas, tai gali būti papildomas mokestis. Vieną kartą surinkome spintą tris valandas, nors planavome valandą – tokiu atveju mes prarandame pinigus, bet taip kartais būna (nors stengiamės to išvengti).

Kas yra „valandinis įkainis“ ir kodėl jis gali brangti?

Valandinis įkainis taikomas tada, kai sunku apskaičiuoti, kiek laiko užtruks. Pavyzdžiui, jei reikia išnešti daiktų iš neįrengto pastato be lifto. Tada kiekviena minučė skaičiuojama. Klientai dažnai nustemba, kai pamato, kad užtrukome ilgiau nei planavo, bet ką daryti, jei laiptai siauri o spinta didelė. Geriausia klausti dėl fiksuotos kainos, jei įmanoma.

Ar galima mokėti kortele ar grynais?

Įmonėms dažniausiai išrašome sąskaitą-faktūrą su pervedimu. Bet jei reikia sumokėti vietoje (pavyzdžiui, vairuotojui už papildomą darbą arba paslaugas, kurios nebuvo planuotos), tai galima ir grynais, ir kortele. Vokiečai mėgsta pervedimus, čia jų kultūra (grynais jie beveik nemoka), bet tarp mūsų vairuotojų grynieji vis dar egzistuoja.

Ar yra papildomi mokesčiai už parkavimą?

Taip, tai labai importantinas dalykas Vokietijos miestuose. Jei reikia statyti sunkvežimį prie biuro centro, o ten yra mokamas parkavimas arba visai uždrausta stovėti, tai reikia gauti leidimą. Kartais tai kainuoja porą dešimčių eurų, kartais – šimtus. Tai nėra mūsų pelnas, o tiesiog išlaidos, kurias pervedame klientui. Geriausia patikrinti vietą iš anksto arba pasirinkti sandėlį už miesto.

Kaip užtikrinti, kad kaina nepakis? (ar gali pakisti?)

Kaina gali pasikeisti tik tuo atveju, jei pasikeičia sąlygos – pavyzdžiui, raste daugiau daiktų nei buvo planuota arba reikia darbo, kurio nebuvo planuota. Aišku, yra ir nešventusios firmos, kurios pradžioje sako „už 500 eurų“, o paskui prideda viską – už liftą, už laiptus, už kvėpavimą. Mes stengiamės būti sąžiningi, tačiau reikia suprasti, kad jei jūs pats pasikeičiate planą, tai ir mes turime keisti pasiūlymą.

Kodėl pigiau ne visada geriau?

Todėl, kad pigiau dažnai reiškia „be draudimo“ arba „be profesionalių krovėjų“. Jūs galite rasti studentą su vardu „Gazeliu“, kuris suvežs jus už pusę kainos, bet jei jis nuskris su jūsų serveriu, kas tada? Patikimos perkraustymo į Vokietiją biuro paslaugos kainuoja, nes mes mokame mokesčius, turime draudimą ir mokame atlyginimus žmonėms, kurie nebegėda. Sutaupyti galite ant kavinės, bet ne ant logistikos.

Išvada

Na, tiek apie mūsų kasdienybę. Tiesą sakant, geriausios patikimos perkraustymo į Vokietiją biuro paslaugos – tai ne tiek apie techniką, kiek apie žmones, kuriuos pasitikite. Reikia rasti tokią komandą, kuri nepabėgs su jūsų daiktais ir nesugeis „dingti“ tarp Lietuvos ir Lenkijos pasienio (nors ir tokių istorijų girdėjau). Svarbiausia – nebijoti klausti ir reikalauti aiškumo, o mes darysime viską, kad jūsų biuras Vokietijoje veiktų kaip ir čia, tik su geresniu kavos aparatu.